(507506790) AULA 3 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS (1)

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ORGANIZAÇÃO OPERACIONALIZAÇÃO DE UM
EVENTO: ROTEIRO BÁSICO
AULA 3
PROF. CLEITON BARROS
•	Depois de definidas as características gerais do evento, deverá ser elaborado um plano de operações ou roteiro detalhado de atividades a serem desenvolvidas.
• 1.1 CARACTERÍSTICAS DO EVENTO PROGRAMADO
A) Título: Descrever o título
B) Objetivo/ tema
_ Negócios/ workshop;
•_ Exposição/ feira;
_ Palestra/ conferência;
C) Promotora do evento
_ Empresa/ entidade;
_ Nome/ razão social;
_ Endereço;
_ Telefone/ fax.
D) Período/ data/ horários
E) Características gerais e discriminação dos
participantes
_ Casais;
_ Homens;
_ Mulheres;
_ Solteiros.
F) Dados pessoais dos participantes
_ Profissão/ atividades;
_ Cargos/ funções;
_ Local/ residência;
_ Total estimado de participantes.
G) Participantes especiais
_ Diretores;
_ Homenageados;
_ Convidados vip;
_ Coordenadores/ mediadores.
H) Serviços de suporte
_ Transporte de passageiros;
_ Traslados;
_ Passeios/ tours;
_ Recreação para adultos.
1.2 HOSPEDAGEM
Apartamento single;
_ Apartamento double;
_ Apartamento triplo;
_ Suíte;
_ Cortesias;
I) Locais de ocupação e
serviços
_ Sala de reuniões;
_ Auditório;
_ Restaurante;
_ Estacionamento;
_ Salas de apoio;
_ Business center;
_ Heliporto.
_ Hospedagem para o pessoal de serviço e apoio.
1.3.2 CARDÁPIOS
A) Coquetel de abertura/
encerramento
_ Canapés variados:
− Delícias de queijo;
− Salgadinhos;
− Risoles;
− Pastéis;
− Empadas
_ Bebidas:
− Coquetel de frutas;
− Batidas;
− Martini doce;
− Caipirinha;
− Whisky;
− Refrigerantes.
1.3 ALIMENTOS E BEBIDAS
1.3.1 Tipos de serviços
_ À la carte; (Cardápio)
_ Buffet; ( À americana)
_ Coquetel. (sem estar acomodados em mesas).
Dentre muitas outras opções de coffee break e outros tipos de alimentos, classificam-se esses como sendo os principais.
N° 1:
− Café;
− Chá;
B) COFFEE BREAK
N° 2:
− Café;
− Chá;
− Leite;
− Água mineral com gás e sem gás;
− Água mineral com gás e sem gás;
− Amanteigados e salgadinhos;
− Suco de laranja.
− Refrigerante;
− Vitamina de frutas;
− Suco de laranja e uva;
− Amanteigados e salgadinhos;
− Bolo de laranja;
− Sanduíche frio;
− Geleias;
− Mel;
− Cesta de frutas;
− Chocolate quente.
1.4 MATERIAIS DE APOIO
_ Lápis/ borracha;
_ Papel ofício;
_ Pincel atômico;
_ Fita adesiva;
B) ÁUDIO E VISUAL
Projetor
Microfone
Som
C) DECORAÇÃO
_ Bloco / clip;
_ Barbante;
_ Régua/ grampo;
_ Grampeador / furador / tesoura;
Iluminação
Malhas
Tecidos leves
Arranjos florais
Toalhas de mesa
_ Pastas com logomarca, sem logomarca, náilon;
_ Fichas de inscrição;
_ Certificados de cursos;
_ Etiqueta adesiva / envelopes;
_ Cola / almofada e tinta para carimbo;
_ Corretivo líquido / caneta;
D) Prêmios e troféus
_ Taças;
_ Placas;
_ Medalhas;
_ Diplomas;
_ Brindes.
E) Móveis e utensílios
_ Cadeiras;
_ Mesas;
_ Escadas;
_ Mesa da diretoria;
_ Poltronas para mesa da diretoria;
_ Vasos;
_ Lixeiras.
F) Material publicitário
_ Logotipos;
_ Decalques promocionais;
_ Boletins;
_ Adesivos para carros;
_ Fita de inauguração;
G) Medicamentos de pronto-socorro e emergência
H) Material de segurança e proteção
I) Material de higiene e limpeza
K) Material para sanitários e
banheiros
_ Toalhas;
_ Sabonetes;
_ Papel higiênico.
J) Material de apoio aos participantes
_ Jornais e revistas;
_ Guias/ roteiros turísticos;
_ Horários de vôos;
_ Relação de endereços e telefones úteis;
_ Programa oficial.
ETAPAS DE UM EVENTO
Seja qual for o tipo de evento que organizamos, existem três grandes etapas que
são bastante distintas em termos de gerência do tempo, quantidade de
recursos necessários e ações que devemos realizar.
Pré-evento
Vai desde o momento em que começamos a levar a cabo a primeira ideia que tínhamos,
tendo início com o planejamento. O estágio termina quando passamos ao local escolhido para o evento e começamos a prepará-lo.
PROMOÇÃO E DIVULGAÇÃO
ESTABELECER
OBJETIVOS REALIZAÇÃO DE
CADA UM DELES
Programa com a agenda de atividades que
serão realizadas nos dias de evento
Busca e seleção de fornecedores
DURANTE O EVENTO
Durante o evento: Essa etapa começa quando se move a organização para o local do evento
e tem início a montagem das instalações temporárias do mesmo.
Essa etapa é a mais intensa;
Requer maior nível de coordenação e
supervisão;
Nesse momento tudo tem de estar funcionando, com funções e tarefas delegadas
Logística bem planejada e com uma agenda
a ser seguida.
– Montagem
– Credenciamento de participantes
– Agenda de atividades do evento
– Desmontagem
PÓS-EVENTO
Essa etapa é tão importante quanto as anteriores, uma vez que é concluído o
evento.
AVALIAR E ANALISAR SEUS RESULTADOS E
METAS ALCANÇADAS.
Além da avaliação interna, é importante agradecer por escrito aos participantes e colaboradores de todas as diferentes atividades.
Semana depois do evento
PARA REFLETIR
“Nenhuma mente que se abre para uma nova ideia voltará a ter o tamanho original.”
(Albert Einstein)