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aquilo que denominamos acuracidade das informações traz benefícios efetivos sob os pontos de vista das diversas partes interessadas: * * Empresarial: Para acionista e diretores a informação é o subsídio para a tomada de decisões críticas, de forma que confiabilidade é fundamental. Cabe à alta administração enfatizar a importância da disciplina diária e viabilizar meios para que a organização alcance metas desafiadoras da acuracidade. Para ilustramos com um caso real, uma empresa obteve um grande financiamento de agentes governamentais que Viabilizou sua estratégia de crescimento graças, entre outros fatores, à expressiva melhoria na sua acuracudade de estoques; * * Contábil: Para quantificar com precisão a riqueza da empresa, é preciso que os registros de valores, entradas, saídas e saldos sejam lançados e processados corretamente. Desta forma, é usual em muitas empresas, que os saldos sejam sistematicamente auditados por terceiros. Em mais de uma ocasião, por exemplo, constatamos que o software de gestão empresarial da empresa, desenvolvido internamente, continha falhas lógicas de codificação que ocasionavam erros de processamento; * * Vendas: Até uma atividade simples como a de aceitar um pedido e determinar um prazo de entrega imaginando dispor dos materiais pode acabar comprometendo a imagem da empresa caso uma simples informação esteja errada. Quando estas ocorrências tornam-se repetitivas, perdemos clientes e o relacionamento interno também vai se deteriorando; Logística: O abastecimento contínuo requer informação precisa e atualizada, sem a qual corremos o risco de comprometer o atendimento aos clientes, ou então optamos por comprometer a produtividade para assegurar o reabastecimento elevando os custos logísticos; * * Operacional: A produtividade da produção depende de máquinas operando continuamente. Quantas vezes sua linha de produção interrompeu a operação por falta de algum insumo ou mesmo pela quebra de algum material? Nesta ocasião percebemos o tamanho do custo da falta de acuracidade das informações. Os inventários também servem para avaliar a qualidade dos processos operacionais, podendo apontar necessidades de melhorias e de reciclagem de treinamento de operadores. * * Efeito avalanche ativado pela falta de acuracidade Vendas perdidas; Falha nas programações de manufatura; Excesso de estoque – Itens indesejados; Desbalanceamento dos estoques; Decisões ineficazes; Aquisições erradas; Erros no custeio; Saldos errados; Falta de acuracidade das informações; Baixa taxa de sobrevivência da Empresa. * * Retirada de Material sem autorização ou informalidade das Saídas. Depósitos sem Segurança. Pessoal não treinado na Ferramenta dos Registros (software). Registros de Transações indevidas ou Transações mal definidas. Falha de Capacidade em Realizar Auditorias Preventivas. Causas de erro em registros de estoque * * Definições fundamentais relacionadas com os processos de inventários: 1. Acuracidade: Acuracidade é um adjetivo, sinônimo de qualidade e confiabilidade da informação. Segundo o novo dicionário Aurélio, “acurado” significa feito ou tratado com muito cuidado, desvelo ou apuro. E acurácia, que é o substantivo feminino que indica exatidão, na física está associado à propriedade de uma medida de uma grandeza física que foi obtida por instrumentos e processos isentos de erros sistemáticos. Naturalmente, existem diversos possíveis indicadores de acuracidade, tais como: * * Definições fundamentais relacionadas com os processos de inventários: Acuracidade da estrutura de produtos (fatores de conversão e rendimentos); Acuracidade dos roteiros de produção (processos, tempos e recursos); Acuracidade dos lead times; Acuracidade da previsão (forecast); Acuracidade dos saldos de estoque; Acuracidade dos custos dos materiais; Acuracidade da locação (endereços), entre outros. * * ESTA É A SUA ACURACIDADE = 87,50% X 100 Exemplo = 1750 Itens com saldo Correto 2000 Itens verificados * * Definições fundamentais relacionadas com os processos de inventários: 2. Acuracidade de saldo: Na gestão de materiais, a acuracidade de saldo é um indicador gerencial, expresso em percentagem, da proporção de informações corretas, isto é, da quantidade física disponível no estoque comparada com a informação do saldo conforme consta no sistema de informações, em um determinado momento. * * * * QTDE ESTOQUE QTDE FISICA ACURACIDADE CONTABIL VERIFICADA VERIFICADA A1 2.500 1.850 A2 4.550 38.540 A3 12.000 12.000 A4 89.500 88.000 A5 135.000 134.980 ITEM Dinâmica da Acuracidade * * Resultado da Dinâmica * * NÃO PODEMOS TAPAR O SOL COM UMA PENEIRA. O MAIOR IMPACTO CONTINUA SENDO OS “ ERROS DE REGISTRO” E ESTES ERROS SÃO OS RESULTADOS DE: SISTEMAS RUINS DE MANUTENÇÃO DOS REGISTROS; PESSOAL MAL TREINADO. O MAIOR IMPACTO NA ACURACIDADE * * Acuracidade de saldo em função da tecnologia empregada Gráf2 0.3 0.9 0.98 0.999 Acuracidade Plan1 Desoganizado Periódico Rotativo CB/AutoID 30% 90% 98% 99.9% Plan1 0 0 0 0 Acuracidade Plan2 Plan3 * * 3.Divergência: para procurar melhorar a acuracidade de cada item do estoque é interessante medir o grau do desvio relativo entre o dado físico e o dado sistêmico, expressando-o como uma percentagem. 105 - 100 100 x 100 ESTA É A SUA DIVERGÊNCIA = 5,00% EXEMPLO: * * 4.Tolerância: é o grau de aceitação da divergência, sem que este desvio seja efetivamente contabilizado como um erro ou diferença no sistema. trata-se de uma simples aplicação do bom senso, pois a determinação de uma tolerância reduz a necessidade de reconciliações e ajustes de saldo desnecessários, em contraste com a política de tolerância zero. * * Detalhes visuais DAS TOLERANCIAS: TABELA DE REGISTRO DE TOLERÂNCIA * * PRECISÃO DOS REGISTRO DO ESTOQUE COM TOLERÂNCIA * * * * Existem diversas alternativas de procedimentos para inventários, cada uma mais adequada às diferentes necessidades, recursos e exigências existentes. Conhecê-las é o primeiro passo para a escolha da mais apropriada. Inventários geral: É um processo de contagem física de todos os itens em poder da empresa, a portas fechadas e em uma data pré-fixada. Pode ser programado periodicamente. Tipos de Inventários * * Inventário gratuito: Nas organizações onde se pratica inventario rotativo é possível implementar técnicas para incremento da produtividade do processo. Por exemplo, aproveitando procedimentos de apanhe ou acesso aos itens, quando identificamos um saldo zerado ou na troca de número de lotes. Também pode ser classificado como inventario gratuito àquelas oportunidades em que utilizamos a ociosidade da mão-de-obra no deposito, recurso que alguns sistemas WMS e coletores de dados conectados por radiofreqüência já exploram. Inventário por grupo de materiais: Nesta variação focaliza-se uma parcela especifica dos materiais em estoque, algumas vezes em virtude de alguma característica especial, como os bartitúricos, que são rigorosamente controlados, em freqüências diárias e até horárias. * * Inventário por amostra: Principalmente empregada em procedimentos de auditoria, valendo-se de uma abordagem estatística, serve para o reconhecimento parcial da situação mediante inferência de que aquela parte verificada representa o todo. Inventário por posição física: Com o advento da tecnologia de informação viabiliza-se mais facilmente a opção da contagem por
