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* Gerenciamento pelas Diretrizes - GPD Prof.ª Marília Barbosa de Azevedo Fontes * GPD e as Artes Marciais Para o autor a evolução de uma pessoa nas artes gerenciais tem muito de semelhante com a evolução da artes marciais. Um breve comparativo dessas duas artes, a de gerenciar e a de luta marcial. * GPD e as Artes Marciais Nas artes marciais, para se tornar um bom lutador, a pessoa deve cultivar a sabedoria e o espírito, adquirindo conhecimento e habilidades e dominando os diferentes caminhos das artes, um de cada vez. O conhecimento e as habilidades são de extrema importância na arte de gerenciar. Os administradores necessitam de certas competências específicas para desempenho de seus cargos, que variam de acordo com o nível organizacional. * Nos embates individuais, ela deve purificar seu corpo e sua mente para que sua percepção e seus movimentos sejam puros e rápidos. Nos embates em grupo, ao assumir a posição de comando, deve conhecer o caráter humano de seu exército, suas necessidades espirituais e de destreza e saber extrair a verdadeira vontade de lutar. É preciso ter foco nos objetivos organizacionais, não desviar o seu pensamento. É preciso que o administrador tenha habilidades humanas para trabalhar com pessoas, compreender suas atitudes e motivações e liderar grupos de pessoas para que elas possam atingir os objetivos e metas organizacionais. * Um participante das artes marciais deve dominar a estratégia da luta, aprender os golpes, um a um, e praticá-los de modo a ter a habilidade necessária na hora certa. Só é possível aprender os golpes de uma faixa depois de aplicar, na prática, os golpes da faixa anterior. A competição entre as empresas no mercado global é uma luta de vida ou morte. Vencerá essa luta a empresa que tiver uma equipe de pessoas que, pelo seu preparo e entusiasmo, consiga atingir metas que as equipes dos adversários não consigam. Só é possível atingir um nível hierárquico mais alto, quando os conhecimentos dos outros níveis forem dominados * Dessa maneira, desenvolvendo seu espírito e seu equilíbrio, aprendendo a praticando os golpes, a pessoa vai subindo na hierarquia das artes marciais até atingir a ambicionada faixa preta. Não basta conhecer os golpes: é preciso ter a habilidade para aplicá-los conhecendo-se a si mesmo, o seu adversários e as condições do local e da luta. As pessoas da sua empresa irão progredindo na ordem das faixas à medida que tiverem habilidades de utilizar cada vez mais informações para atingir suas metas Informação não é poder. O verdadeiro poder reside na habilidade de coletar, processar e dispor a informação de tal modo a transformá-la em conhecimento que pode ser utilizado para atingir metas. * Não basta que somente você adquira essas habilidades. É necessário que todos sejam hábeis planejadores para que a empresa atinja as metas que necessita para a sua sobrevivência. * Gerenciamento Pelas Diretrizes - GPD HO = Método, forma SHIN = Bússola, Direção KANRI = Gerenciamento, Controle HOSHIN KANRI = Gerenciamento pelas Diretrizes Significado e definição HOSHIN = Metodologia para estabelecimento do rumo estratégico * Significado de Gerenciamento pelas Diretrizes Conceito O gerenciamento pelas diretrizes é uma atividade voltada para solucionar os problemas relativos aos temas prioritários da organização. Quando as exigências do mercado e o desempenho dos concorrentes crescem mais rapidamente que a capacidade de melhoramento do gerenciamento da rotina em sua organização, é necessário introduzir o gerenciamento pelas diretrizes, para responder a esse desafios. * Gerenciamento Pelas Diretrizes - Conceito * GPD Gerenciamento pelas Diretrizes é um mecanismo que concentra toda força intelectual de todos os funcionários, focalizando-a para as metas de sobrevivência da organização. Quando utilizamos o gerenciamento pelas diretrizes: Quando as rotinas de trabalho do dia a dia não consegue atingir as metas; Para resolver os problemas crônicas e difíceis da organização. Para resolver os problemas importantes e desafiantes que aparecem pela necessidades de sobrevivência da organização * GPD São Condições Vitais: Liderança da alta administração (comprometimento e participação intensa) Focalização da emoção, do entusiasmo e do conhecimento de todos os funcionários nos temas estabelecidos para solução. * Premissas para o GPD * GPD Para trabalharmos com o GPD iremos estabelecer e executar o Plano anual. As metas anuais a empresa que são o ponto de partida para o GPD. Para se estabelecer as metas anuais e preciso um plano de longo prazo. O plano anual consta das metas anuais concretas, seus respectivos planos de ação (5W1H) e um orçamento para da suporte às ações e aos projetos prioritários e suficientes para atingir essas metas. Administração Estratégia. Que é composta pelo GPD e pelas GRT do dia a dia. * Conceito de Planejamento Estratégico Para Bateman e Snell (1998), a administração estratégica é um processo envolvendo administradores de todos os níveis da organização, que formulam e implementam objetivos estratégicos. Já o Planejamento Estratégico seria o processo de elaboração da estratégia, na qual se definiria a relação entre a organização e o ambiente interno e externo, bem como os objetivos organizacionais, com a definição de estratégias alternativas (MAXIMIANO, 2006). * Planejamento Estratégico O planejamento consta de: Plano de longo prazo- (5 a 10 anos) Define estratégias (meios) para se atingir a visão de futuro (fins) da empresa. Essas estratégias visam trazer mudanças estruturais no negócios (devem contemplar medidas radicais reformuladoras da estrutura organizacional, que proporcionaram a competitividade nos próximos anos); * Planejamento Estratégico Plano de médio prazo: (3anos) estabelece metas sobre as estratégias do plano de longo prazo e faz projeções financeiras que suportem as medidas para o atingimento das metas; * Planejamento Estratégico Metas - É um alvo a ser atingido. Uma meta deve ser clara, concisa, estar definida no tempo, ser mensurável e, preferencialmente, ser numérica. Meta - “ Aumentar a produtividade da empresa em 12% até o final de 2017” Medidas- São as ações estabelecidas para atingir as METAS. Medidas 1 - Reduzir o custo fixo. 2 - Reduzir o custo variável. 3 - Aumentar a disponibilidade dos equipamentos. 4 - Aumentar as vendas * Planejamento Estratégico Plano Anual – Traz o detalhamento do primeiro ano dos planos de longo e médio prazos, com metas concretas, até o ponto de construir os planos de ações e o orçamento anual. As estratégias serão implementadas ao longo dos anos e são a base para o plano de longo prazo. O plano de longo prazo é o documento que ilumina o plano anual, dando-lhe a direção a seguir. * O estabelecimento de um plano estratégico torna-se a tarefa mais importante da alta administração. O GPD tem como objetivo transformar as estratégias da organização em realidade. * Sistema de Gestão * Métodos de Gerenciamento Quando se fala em implantação do gerenciamento pelas diretrizes, não se está introduzindo nada de novo. A única coisa realmente importante é que se irá gerenciar pelo método PDCA. * Definição de Método Método: Palavra de origem grega Método = Meta + Hodos (Caminho) * Método PDCA O PDCA é um método de gestão MÉTODO Situação atual Meta * P - Planeje – tendo um problema ou uma meta conhecida, estude, analise, decida o que fazer, e faça um Plano de Ação. (Estabeleça diretrizes para todos os níveis gerenciais) D - Execute – conforme o planejado. Total ou parcialmente.(execução das medidas prioritárias e suficientes) C - Verifique – confronte os resultados reais com os resultados esperados.(resultados e do grau de avanço das medidas) A - Reaja – aja onde necessário. Faça ajustes onde preciso.Assegure o bom resultado.(recomendação das medidas corretivas) Qualquer organização tem suas diretrizes, do contrário teria sua sobrevivência ameaçada. PDCA * PDCA Quando um diretor ou um gerente verifica o resultado das metas e detecta metas não alcançadas, é necessário que o responsável pela meta apresente sua reflexão(análise). Essa reflexão significa analisar através de informações (fatos e dados) a diferença entre o resultado obtido e o valor previsto no plano, identificar as causas que geraram tal diferenças e apresentar as contramedidas a essas causas. * Gerenciando para Melhorar – Meta de Melhoria * Gerenciando para Manter – Meta Padrão *ON THE JOB TRAINING - OJT : Treinamento no Local de Trabalho * PDCA Aplicado com os Objetivos de Manter e Melhorar DIRETRIZES ANUAIS DA ALTA ADMINISTRAÇÃO PROBLEMAS CRÔNICOS PRIORITÁRIOS S D A C AÇÃO CORRETIVA PADRONIZAÇÃO P D A C MELHORIA MANTÉM PRODUTOS * * O ciclo PDCA é uma ferramenta da qualidade muito utilizada pelas organizações para realizar o processo de melhoria contínua e resolver problemas. Temos um post que explica com mais detalhes as fases do ciclo PDCA, mas resumindo consiste em planejar, executar, verificar e agir corretivamente sobre uma atividade ou resultado. Entretanto, mesmo que você execute o PDCA criteriosamente e obtenha os resultados esperados, não vai garantir que esse aprendizado seja permanente na empresa, que geram resultados sistêmicos. Então, o que é preciso fazer para alcançar o resultado da maneira certa? Padronizar é a resposta! E com isso iniciamos o ciclo SDCA, que segue a mesma linha do PDCA, mas a diferença é que ao invés de planejar iremos padronizar. * S (Standard): é padronizar o processo para que todos os envolvidos executem a mesma tarefa da mesma forma. Nessa fase é criado procedimentos, instruções de trabalho, POP’s e outros tipos de informações documentadas. Devem ser descritas da forma mais simples e prática possível, com todos os passos e informações necessários para realizar a tarefa e alcançar o bom desempenho. D (Do): é a execução dos padrões e a orientação ou treinamento de todos os envolvidos para aprender a nova forma de fazer o trabalho. O acompanhamento ajudará as pessoas absorverem o novo método com menos resistência, fazendo com que o processo de padronização seja mais ágil. * C (Check): o check segue o mesmo princípio do PDCA, verificar o cumprimento dos padrões, ou seja, se a execução do processo está conforme o que foi padronizado e avaliar os resultados da alteração. Obviamente, se os resultados não forem atingidos devemos agir corretivamente. A (Act): o agir corretivamente visa realizar ajustes necessários quando as pessoas não conseguirem executar o novo método por falta de recurso, ou qualquer outro motivo e também quando os resultados não atingiram as metas estabelecidas. * PDCA O maior erro cometido por um diretor ou um gerente é permitir que o não atingimento da meta fique sem a devida reflexão. Se não houver a análise do mau resultado, é preferível não conduzir o gerenciamento pelas diretrizes. A força desse gerenciamento é a boa reflexão. * Ações Gerenciais na Busca da Excelência * Relacionamento entre o Gerenciamento pelas Diretrizes e o Gerenciamento da Rotina. A base do trabalho de uma empresa é o gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia. Todo faturamento da organização decorre do trabalho executado através desse gerenciamento. Rotina - Modo como se realiza alguma coisa, sempre da mesma forma, caminho habitual, que se faz todos os dias. * Relacionamento entre o gerenciamento pelas diretrizes e o gerenciamento da rotina. O gerenciamento pelas diretrizes só se mostrará totalmente eficiente quando o gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia estiver entendido e completamente praticado. É importante entender os procedimentos que estão sendo executados. O gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia é uma atividade que busca a manutenção (confiabilidade) e a melhoria incremental (competitividade) do nível de controle (resultados). * GPD é uma atividade que busca a melhoria da organização promovendo o rompimento da situação atual (breakthrough) para atingir os resultados necessários à sua sobrevivência. Existe dois tipos de melhorias: A incremental (dentro do gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia) e a rompedora (dentro do gerenciamento pelas diretrizes). * * Esse dois tipos de gerenciamento se relacionam através da padronização. O objetivo do gerenciamento pelas diretrizes é modificar os padrões de trabalho para alcançar resultados necessários. Ambas as atividades são conduzidas simutaneamente. * Sistema de Gerenciamento pelas Diretrizes Para que o gerenciamento ocorra se faz necessário cumprir fielmente as etapas do PDCA. Para que isso ocorra se faz necessário estabelecer um sistema de gerenciamento pelas diretrize,padronizá-lo e treinar as pessoas. * P D C A Figura: Sistema de Gerenciamento pelas Diretrizes * Nos primeiros dois anos de prática do GPD, a ênfase vai estar no estabelecimento dessa sistema( padronização do sistema e treinamento das pessoas envolvidas) Quando o sistema estiver em funcionamento, a ênfase será colocada no desenvolvimento da prática do planejamento de forma a transformar todos os participantes em verdadeiros dragões. * Filosofia do Gerenciamento pelas Diretrizes O GPD é centrado na concepção de que os resultados são conseguidos pela atuação criativa das pessoas. É uma sistema que focaliza o esforço de todos. O GPD é implantado para conduzir as mudanças que se façam necessárias para que se possa atingir os resultados. A inovação é a base da GPD. É uma busca permanente da melhor forma de fazer as coisas. * Filosofia do Gerenciamento pelas Diretrizes Sabemos que o mercado impõe metas desafiadoras, de difícil atingimento. Se nada for feito consequentemente não atingiremos as metas previstas, e para que isso aconteça deveremos conduzir mudanças rigorosas na organização. * Filosofia do Gerenciamento pelas Diretrizes Não se pode almejar um sistema de GPD que seja perfeito e complexo no seu primeiro ano. Dentro da mentalidade do melhoramento contínuo, devemos começar de forma bem simples, envolvendo todas as pessoas da organização e ,então aperfeiçoar gradativamente a prática do sistema. * Assuntos abordados Significado do gerenciamento pelas diretrizes Conceito de gerenciamento pela diretrizes Conceito de planejamento estratégico Método de gerenciamento Relacionamento entre o gerenciamento pelas diretrizes e o gerenciamento de rotina Filosofia do gerenciamento pelas diretrizes * * INIT * * INIT * * INIT
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