arquivologia para concursos

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
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SUMÁRIO 
Conteúdo 
ARQUIVOS: ORIGEM, HISTÓRICO, FUNÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E PRINCÍPIOS ................................................................ 4 
ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE: CONCEITO .................................................................................................... 4 
ORIGEM E HISTÓRICO ......................................................................................................................................... 4 
Idade Antiga ......................................................................................................................................................... 5 
Idade Média .......................................................................................................................................................... 6 
Idade Moderna ..................................................................................................................................................... 6 
Idade Contemporânea .......................................................................................................................................... 7 
FUNÇÃO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS................................................................................................................... 7 
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS ............................................................................................................................... 8 
Classificação segundo as entidades mantenedoras ............................................................................................. 8 
Classificação segundo a natureza dos documentos ............................................................................................. 8 
Classificação segundo os estágios de sua evolução ............................................................................................. 8 
Classificação segundo à extensão de sua atuação ............................................................................................... 8 
PRINCÍPIOS ................................................................................................................................................................ 8 
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos ......................................................................................... 8 
Princípio da Cumulatividade ................................................................................................................................. 9 
Princípio da Indivisibilidade .................................................................................................................................. 9 
Princípio da organicidade ..................................................................................................................................... 9 
Princípio da Unicidade .......................................................................................................................................... 9 
Princípio do Respeito à Ordem Original ............................................................................................................... 9 
ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO: CARACTERÍSTICAS DOS ACERVOS .............................................................................. 9 
DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA ............................................................................................................. 9 
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES) ..................................................................................... 9 
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS .......................................................................................................................... 10 
QUANTO À NATUREZA ............................................................................................................................................ 10 
QUANTO À ESPÉCIE / TIPOLOGIA ........................................................................................................................... 11 
QUANTO AO GÊNERO ............................................................................................................................................. 11 
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA .................................................................................................................................. 11 
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS .............................................................................................................................. 16 
NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO PREVENTIVA ............................................................................................... 16 
PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAÇÃO, REGISTRO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS ............ 18 
RECEBIMENTO ........................................................................................................................................................ 19 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
2 
REGISTRO ................................................................................................................................................................ 19 
AUTUAÇÃO ............................................................................................................................................................. 19 
CLASSIFICAÇÃO ....................................................................................................................................................... 19 
EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO ..................................................................................................................................... 19 
CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO) .................................................................................................. 19 
PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS ..................................................................................... 19 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ........................................................................................................... 20 
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS .............................................................................. 20 
VALOR DOS DOCUMENTOS .................................................................................................................................... 20 
PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21 
DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21 
TABELA DE TEMPORALIDADE ................................................................................................................................. 21 
SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................................. 23 
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................... 23 
SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO. ............................................................................................................ 23 
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL / VERTICAL ........................................................................................................... 23 
MÉTODOS DIRETOS / INDIRETOS ........................................................................................................................... 24 
MÉTODO ALFABÉTICO ............................................................................................................................................24 
Regras de Alfabetação ........................................................................................................................................ 25 
MÉTODO NUMÉRICO .............................................................................................................................................. 27 
Método Numérico Simples ................................................................................................................................. 27 
Método Numérico‐Cronológico ......................................................................................................................... 28 
Método Numérico‐dígito‐terminal ..................................................................................................................... 28 
MÉTODO GEOGRÁFICO .......................................................................................................................................... 28 
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) ............................................................................................................... 29 
Aplicação Prática do Método Ideográfico .......................................................................................................... 30 
ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO ............................................................................................................... 31 
NOÇÕES DE APLICAÇÕES DE TECNOLOGIAS ............................................................................................................... 32 
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED .................................................................................... 32 
CERTIFICAÇÃO DIGITAL ........................................................................................................................................... 32 
CRIPTOGRAFIA .................................................................................................................................................... 32 
ALGORITMOS CRIPTOGRÁFICOS DE CHAVE PÚBLICA ........................................................................................ 33 
CONFIDENCIALIDADE .......................................................................................................................................... 33 
AUTENTICIDADE ................................................................................................................................................. 33 
ASSINATURA DIGITAL ......................................................................................................................................... 33 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
3 
DOCUMENTO EM PAPEL X DOCUMENTO ELETRÔNICO ..................................................................................... 34 
CERTIFICADO DIGITAL ......................................................................................................................................... 34 
RESPONSABILIDADE ............................................................................................................................................ 35 
VALIDADE ............................................................................................................................................................ 35 
DIGITALIZAÇÃO ....................................................................................................................................................... 36 
MICROFILMAGEM ................................................................................................................................................... 36 
LEGISLAÇÃO ................................................................................................................................................................ 37 
Lei 8.159, de 08/01/1991 – Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras 
providências. .......................................................................................................................................................... 37 
Decreto 4.073, de 03/01/2002 – Regulamenta a Lei 8.159, de 08/01/1991, que dispõe sobre a política nacional 
de arquivos públicos e privados e dá outras providências. .................................................................................... 39 
Decreto 4.915, de 12/12/2003 – Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da 
Administração Pública Federal, e dá outras providências...................................................................................... 43 
Lei 5.433, de 08/05/1968 – Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. ............. 45 
Decreto 1.799, de 30/01/1996 – Regulamenta a Lei 5.433, de 08/05/1968, que regula a microfilmagem de 
documentos oficiais e dá outras providências. ...................................................................................................... 46 
Resolução Conarq 10, de 06/12/1999 – Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem 
utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos. .............................................................. 48 
Decreto 4.553, de 27/12/2002 – Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais 
sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá 
outras providências. ............................................................................................................................................... 51 
Resolução Conarq 14, de 24/10/2001 – Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução 4, de 28/03/1996, 
que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: 
Atividades ‐ Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes 
do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos 
na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades ‐ Meio da 
Administração Pública. ........................................................................................................................................... 58 
ÉTICA PROFISSIONAL .................................................................................................................................................. 59 
Código de Ética do Arquivista – Conselho Internacional de Arquivos .................................................................. 59 
 
 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
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ARQUIVOS: ORIGEM, HISTÓRICO, FUNÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E 
PRINCÍPIOS 
 
ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE: 
CONCEITO 
 
O arquivo de uma instituição funciona como o 
guardião das informações ali existentes. Para entendermos 
o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três 
conceitos básicos que integram a área: informação, suporte 
e documento. 
 
Informação: pode ser definida como idéia ou 
conhecimento. 
Suporte: meio no qual a informação é registrada. 
 
Entende-se por suporte qualquer meio utilizado 
para gravar a informação. O papel é hoje o suporte mais 
utilizado, mas não é o único. No passado, tivemos o 
pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. 
Com o avanço de novas tecnologias ligadas à informática, 
é cada vez maior o número de instrumentos capazes de 
servir de suporte para a informação. Dentre os meios mais 
utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita 
VHS. 
 
Documento: é toda informação registrada em um 
suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e 
pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida 
e pensamentosdo homem numa determinada época ou 
lugar. 
 
No momento em que o indivíduo registra uma 
informação em um suporte, dá origem a um documento. 
Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos 
criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a 
necessidade de se criarem técnicas que permitissem 
organizar esta massa documental de forma a permitir sua 
imediata localização quando necessário. A partir de então 
surgiram os primeiros arquivos. 
 
Quanto à conceituação moderna, Solon Buck, 
arquivista dos EUA assim definiu: 
 
“Arquivo é o conjunto de documentos 
oficialmente produzidos e recebidos por um 
governo, organização ou firma, no decorrer de 
suas atividades, arquivados e conservados por 
si e seus sucessores para efeitos futuros”. 
 
Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo 
como sendo: 
 
“a acumulação ordenada dos documentos, em 
sua maioria textuais, criados por uma 
instituição ou pessoa, no curso de sua 
atividade, e preservados para a consecução de 
seus objetivos, visando a utilidade que poderão 
oferecer no futuro”. 
 
Heloísa Almeida Prado define arquivo como 
 
“a reunião de documentos conservados, 
visando à utilidade que poderão oferecer 
futuramente”, destacando que, “para ser 
funcional, um arquivo deve ser planejado, 
instalado, organizado e mantido de acordo com 
as necessidades inerentes ao setores” e que 
“para realizar o trabalho de arquivamento, o 
arquivista precisa conhecer a natureza do 
arquivo que lhe será entregue”. 
 
Ao analisarmos tais definições, poderemos concluir 
que: 
 
1 – Os documentos de arquivo, além de serem 
produzidos pela instituição, podem também ser 
recebidos pela mesma; 
2 – Os documentos de arquivo podem estar 
registrados em variados suportes e serem de 
vários gêneros (textual, iconográfico, 
audiovisual...), ao contrário da idéia básica de 
que documentos de arquivo seriam basicamente 
no gênero textual e em suporte papel. Alguns 
documentos, inclusive, têm seu suporte alterado 
pelos arquivos, visando garantir a permanência 
das informações ali depositadas (processo de 
microfilmagem, mudança de mídia de 
documentos digitais etc) ; 
 
O termo arquivo pode também ser usado para 
designar: 
• conjunto de documentos; 
• móvel para guarda de documentos; 
• local onde o acervo documental deverá ser 
conservado; 
• órgão governamental ou institucional cujo 
objetivo seja o de guardar e conservar a 
documentação; 
• títulos de periódicos – geralmente no plural, 
devido à influência inglesa e francesa. 
 
 
ORIGEM E HISTÓRICO 
 
Sendo a Suméria, por volta de 3300 a.C., um pólo 
comercial havia o surgimento de muitas contas, elaboração 
de registros etc. assim dando origem às escrituras e aos 
arquivos. 
 
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5 
 
Segundo Manuel Romero Tallafigo a história dos 
arquivos está dividida em duas etapas: Antigo Regime e 
Novo Regime. Tendo a Revolução Francesa como pontapé 
inicial para a Soberania Nacional, isto é, os arquivos como 
uma propriedade da nação. 
 
Idade Antiga 
 
Como característica geral, na Idade Média, não 
existia uma divisão dos arquivos em correntes e 
intermediários gerando um princípio de que o arquivo é 
considerado todo o tipo de documento. 
 
Na Mesopotânia e Síria os documentos eram 
basicamente formados por tabletes de argila, madeira ou 
marfim. Na maioria das vezes surgiam de necessidades 
administrativas. No caso da madeira o conteúdo (a escrita) 
não era escrita diretamente sobre ela, mas havia uma 
pequena camada de cera onde era feita a impressão. A 
argila atendia ao público do comércio com registros de 
impostos e balancetes comerciais. Era de fácil manejo e 
tinha forma quadrada com as pontas arredondadas. 
 
Ernst Posner sugere três tipos de arquivamento dos 
tabletes. Primeiramente ele se refere ao ordenamento dos 
tabletes em filas horizontais. Depois sugere um sistema de 
estantes abertas onde serão colocados os tabletes um ao 
lado, encostado no outro da mesma forma que livros em 
bibliotecas. Por último ele indica a guarda dos tabletes em 
caixas de madeiras ou argila onde os tabletes eram 
identificados. 
 
Os tabletes que têm sido encontrados estão 
revelando várias correspondências entre muitos povos 
revelando o valor dos arquivos para a sociedade. 
 
Tablete de argila 
 
No Egito a existência dos documentos está 
fortemente ligada ao Estado burocrático, que articula os 
documentos tanto para a administração quanto para o 
registro e aplicação de suas leis. 
 
O material mais usado no Egito era o papiro. 
Também havia a existência de outros materiais para 
registro. Os egípcios usavam como suporte couro de 
animais, madeira, tabletes de argila, pedaços de cerâmica 
etc. 
 
 
Devido à leis como o registro de transações 
comerciais e outros, a constante elaboração de decretos 
por parte do faraó, havia uma crescente acumulação de 
documentos no antigo Egito. Havendo a necessidade de 
organização destes documentos. Na época havia a divisão 
em quatro departamentos. 
 
papiro 
 
A Grécia, segundo Aristóteles, tinha grande 
afinidade com os arquivos pois sua política se identifica 
com os princípios arquivísticos. 
 
Com o material mais usado sendo o papiro podiam 
ser conservados em nichos. Devido a resistência os 
documentos importantes eram impressos em tabletes de 
madeira ou bronze. 
 
O único estabelecimento arquivístico registrado na 
época na Grécia era o Metroon de Atenas. Onde eram 
guardados os documentos privados e públicos (autógrafos 
- documentos originais, antígrafos - cópias documentais). 
 
Segundo Posner na Grécia já havia uma distinção 
entre arquivo corrente e não corrente. 
 
A história do arquivo romano tem sido dividida nas 
etapas da República e Império. 
 
Independente da etapa o material mais usado era o 
tablete de argila, pois era barato e de fácil obtenção na 
Itália. Os papiros e pergaminhos também eram usados, 
porém em menor quantidade. Em Roma podemos ver a 
existência de arquivos privados situados dentro de 
residências. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
6 
 
Com a instituição da República o Arquivo Central 
do Senado se encontrava como tesouro nacional. Guardava 
tabletes públicos e atas do senado (leis, decretos, sensos, 
cópias de projetos etc.) 
 
Com a Roma Imperial o uso do papiro espalhou-se, 
contudo os tabletes nunca desapareceram. 
 
Devido a centralização do poder o Tabularium 
(lugar onde eram arquivados os tabletes) perdeu seu 
caráter de arquivo público, pois os documentos passaram a 
ser de interesse somente do império. 
 
Com a divisão do império e Ocidental e Oriental 
houve um crescente aumento do número de documentos 
provocando uma grande desorganização onde não se 
encontrava determinados documentos, obrigando os 
oficiais recorrerem a arquivos provinciais e privados para 
obter cópias de documentos não encontrados. 
 
A China tem arquivos de documentos ligados à 
dinastia Shang. Os materiais usados foram casco de 
tartaruga assim como ossos de animais principalmente o 
omoplata bovino. Esse tipo de escritura é denominada 
jinwen. 
 
Com constantes evoluções no suporte da escrita a 
China é marcada por essas mudanças. A Cai Lun foi 
atribuído o caráter de inventor do papel. Ele era um 
servidor do imperador que incentivou esse trabalho. Com 
o baixo custo foi levado para o ocidente pelos árabes 
dando origem à produção de um grande volume de 
documentos. A partir daí deu-se início à preocupação com 
as técnicas de preservação e restauração. 
 
Na África não vamos nos deparar com grandes 
acervos arquivísticos, mascom a - tradição oral -. Em 
Senegal existe um método de preservação da memória 
muito interessante, o Cantante. Neste método as pessoas 
narram grandes epopéias de heróis africanos, informações 
que são transmitidas de geração em geração. 
 
A Mesoamérica é uma área de definição cultural 
(Olmeca, Tolteca, Maya, Azteca etc.). Na cultura Olmeca 
a origem das escrituras é registrada através de hieróglifos 
encontrados em pedras. Os suportes utilizados são muitos 
diversificados (pedras, madeiras, pele de animais, pinturas 
sobre muros, recipientes de cerâmica etc.) 
 
A aparição do arquivo para os aztecas foi 
importante para o registro dos territórios conquistados. 
 
Na Sudamérica, ou América do Sul, o 
questionamento sobre a existência de um arquivo é geral. 
Devido a problemas coloniais os investigadores negam o 
arquivo durante essa época. Há, porém, depoimentos que 
afirmam a existência de primitivos e pequenos arquivos. 
 
Idade Média 
 
Devido às invasões dos bárbaros-germanos quase 
todos os arquivos foram destruídos. 
 
O período compreendido entre os séc. V e X foi o 
trecho da história onde mais se destruíram arquivos e a 
época onde havia poucas pessoas que praticavam a 
atividade arquivística. 
 
Com a expansão árabe para o Ocidente através da 
conquista da Espanha e a técnica de produção de papel, 
algumas práticas arquivísticas já se tornaram usuais, mas 
não havia nenhum Arquivo na Europa. 
 
Um fator que determinou o ressurgimento do 
arquivo na Europa foi a implantação de estudos voltados à 
Roma Antiga, onde foram analisados os instrumentos de 
registro como os documentos e os arquivos. 
 
Os arquivos foram surgindo de forma independente. 
 
No séc. XIII e XIV foi marcado como a Era dos 
registros, formando grandes acervos perante as corte 
soberanas. 
 
Idade Moderna 
 
O Estado continua usando o arquivo como um 
instrumento para o governo e de administração de muita 
importância para a organização. Para muitos estados ou 
impérios o arquivo tem sido uma forma de sigilo em 
relação a seus bens contratuais, decretos etc. 
 
Já havia a preocupação com que iria manusear os 
documentos. Também havia uma preocupação na criação 
de cópias para o empréstimo de documentos, limpeza dos 
documentos, ordem de classificação e regras para o acesso 
evitando a deterioração dos originais. 
 
No ano de 1632, Baldassarp Bonifácio escreveu o 
primeiro tratado que determinava o método de uso e 
manuseio do arquivo. Em seguida vários decretos foram 
emitidos por, praticamente, toda a Europa. 
 
Com a busca do Novo Mundo (Américas) a 
Espanha levou consigo seu costumes arquivísticos. Com a 
fundação de novas cidades houve o surgimento da atas de 
fundação, testamentos, cartas, inventários etc. Como na 
Europa, os documentos foram cuidadosamente reunidos e 
organizados. O regimento de segurança e uso foram os 
mesmos que aplicados na península. Ao invés do Estado 
eram os órgãos eclesiásticos que tomavam conta do 
documentos civis. 
 
A partir do séc. XVIII os arquivos começaram a ser 
implantados nas universidades associada a um caráter 
diplomático. Também surge a carreira universitária 
Arquivística na Universidade de Maguncia (Alemanha). 
 
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7 
 
Idade Contemporânea 
 
No fim do séc. XVIII a arquivística é vista como 
ciência assim como nos dias de hoje. 
 
Com a Revolução Francesa há uma troca 
significativa nos métodos de administração, métodos de 
governo implantados pelo Antigo Regime. Essas trocas 
levam os arquivos mudarem completamente as suas 
teorias arquivísticas. 
 
A criação de um serviço de arquivo próprio foi uma 
das primeiras medidas da Assembléia Nacional. A 
Assembléia decretou a custódia e exibição de suas atas a 
uma instituição que posteriormente se tornou o Arquivo 
Nacional de Paris. 
 
Principais conseqüências do período 
revolucionário. 
 
O fim do conceito de que o acervo arquivístico era 
somente para o acesso de autoridades trouxe um novo 
público para os fundos arquivísticos. O valor cultural e 
histórico do arquivo foi decisivo para a abertura de 
Arquivos Históricos. 
 
Em 1790 foi estabelecido Arquivo Nacional. Com o 
objetivo de centralizar os documentos de origem pública e 
privada e eclesiásticos. Devido a falta de espaço físico foi 
laçada uma lei que determinava a criação dos Arquivos 
Departamentais. 
 
Ao contrário que na Espanha, na Itália, os arquivos 
eram organizados separadamente das bibliotecas. 
Consequentemente, começam a surgir associações de 
arquivos separadas dos bibliotecários. 
 
Em 1841 foi definido pela primeira vez o princípio 
de proveniência. Segundo o arquivista, diplomata e 
historiador francês Natalis de Wailly, todos os documentos 
que vem de um corpo, um estabelecimento, família ou um 
indivíduo formal, um fundo, devem ser guardados juntos 
segundo a sua proveniência. 
 
Em 1880 foi definido outro princípio, o respeito a 
ordem original. Para Max Lehmann, consiste em respeitar 
a ordem que foi dada aos documentos pelo seu órgão 
gerador. Esse princípio é a essência da ciência arquivística 
moderna. 
 
 
FUNÇÃO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS 
 
A importância do arquivo para a instituição está 
ligada ao aumento expressivo do volume de documentos 
que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades e a 
necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de 
eliminação de documentos, quando estes já não são mais 
úteis para a organização. A adoção de técnicas 
arquivísticas adequadas permite não apenas a localização 
eficiente da informação desejada, mas também a economia 
de recursos para a instituição. 
 
Podemos destacar como finalidades do arquivo: 
 
1 – Guarda dos documentos que circulam na 
instituição, utilizando para isso técnicas que 
permitam um arquivamento ordenado e 
eficiente ; 
2 – Garantir a preservação dos documentos, 
utilizando formas adequadas de 
acondicionamento, levando em consideração 
temperatura, umidade e demais aspectos que 
possam danificar os mesmos; 
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e 
desarquivamento de documentos pelos diversos 
setores da instituição, de forma a atender 
rapidamente à demanda pelas informações ali 
depositadas. 
 
Além destas funções principais podemos destacar 
outras, de relativa importância, como a expedição da 
correspondência, criação dos modelos para documentos e 
criação das normas de gestão documental da instituição. 
 
Para alcançar estes objetivos é necessário que o 
arquivo disponha dos seguintes requisitos: 
a) contar com pessoal qualificado e em número 
suficiente; 
b) estar instalado em local apropriado; 
c) dispor de instalações e materiais adequados; 
d) utilizar sistemas racionais de arquivamento, 
fundamentados na teoria arquivística moderna; 
e) contar com normas de funcionamento; 
f) contar com dirigente qualificado, preferencial, 
mas não obrigatoriamente, até pela escassez dos 
mesmos, formado em Arquivologia. 
 
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade 
dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, 
com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da 
história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é 
tornar disponível as informações contidas no acervo 
documental sob sua guarda ”. Observa-se, portanto, que o 
arquivamento não consiste apenas em guardar 
documentos, mas servir de fonte de pesquisa para toda a 
administração, servindo de base para eventuais tomadas de 
decisões e ainda para a preservação da história. 
 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 
 
Dependendo do aspecto sobo qual os arquivos são 
estudados, eles podem ser classificados segundo: 
• as entidades mantenedoras (públicos ou 
privados); 
• a natureza dos documentos (especial ou 
especializado); 
• aos estágios de sua evolução (corrente, 
intermediário e permanente) ; 
• à extensão de sua atuação (setorial e central). 
 
Classificação segundo as entidades 
mantenedoras 
 
De acordo com a Lei 8.159/1991, os arquivos 
podem ser classificados segundo a instituição em que 
estejam inseridos da seguinte forma: 
 
Arquivos públicos: são aqueles mantidos por 
entidades de caráter público, ou ainda, por entidades 
privadas encarregadas da execução de serviços públicos, 
seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo 
do STJ, arquivo da Prefeitura de São Paulo e arquivo do 
Senado Federal. 
 
Arquivos privados: são aqueles mantidos por 
instituições de caráter particular. Ex.: arquivo do 
Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da 
Rede Globo. 
 
Para Marilena Leite Paes, segundo as entidades a 
que estão vinculados, os arquivos podem ser classificados 
em: 
públicos, quando mantidos por um órgão 
público, em qualquer esfera de atuação; 
institucionais: quando mantidos por 
associações, igrejas ou entidades sem fins 
lucrativos; 
comerciais: quando mantidos por firmas, 
empresas ou indústrias; 
pessoais ou familiares: quando mantidas por 
pessoas físicas. 
 
Classificação segundo a natureza dos 
documentos 
 
Arquivos especiais: Arquivos que mantêm sob sua 
guarda documentos de formas físicas variadas e que 
exijam cuidados especiais em sua guarda e conservação. É 
o caso de arquivos que guardam documentos em meio 
digital (CDs, disquetes, DVDs), fotografias, slides, 
microfilmes, fitas de vídeo etc. 
 
Arquivos especializados: Arquivos que mantêm sob 
guarda documentos de determinada área do conhecimento. 
São exemplos os arquivos médicos, os arquivos 
jornalísticos e os arquivos de engenharia. 
 
Classificação segundo os estágios de sua 
evolução 
 
Com relação ao estágio de evolução, os arquivos 
classificam-se em correntes, intermediários e permanentes. 
 
Arquivos correntes: São aqueles que guardam os 
documentos mais novos e mais utilizados na 
instituição. 
Arquivos intermediários: São aqueles que guardam 
os documentos menos utilizados na instituição, 
mas que ainda podem ser utilizados para fins 
administrativos; 
Arquivos permanentes: São aqueles que guardam os 
documentos que, já tendo cumprido sua função 
administrativa, agora são conservados pelo 
valor histórico para a instituição. 
 
Por se tratar de assunto exaustivamente cobrado em 
concursos públicos, esta classificação merecerá um tópico 
à parte (ciclo vital dos documentos), onde serão abordados 
com maior profundidade. 
 
Classificação segundo à extensão de sua 
atuação 
 
Com relação à extensão de sua atuação (localização 
física), os arquivos classificam-se em setoriais ou 
centrais/gerais. 
 
Arquivos setoriais: São aqueles instalados nos 
próprios setores que utilizam os documentos no 
dia-a-dia. 
Arquivos centrais/gerais: São aqueles que estão 
localizados fora dos setores de trabalho e 
acumulam, em um único local, documentos 
provenientes dos diversos setores da instituição, 
de forma centralizada. 
 
 
PRINCÍPIOS 
 
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos 
Fundos 
 
Princípio básico da arquivologia segundo o qual o 
arquivo produzido por uma entidade coletiva coletiva, 
pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras 
entidades produtoras produtoras. Também chamado 
princípio do respeito aos fundos. 
 
De um modo geral, este princípio fixa a identidade do 
documento, relativamente a seu produtor. Por este 
princípio, os arquivos devem ser organizados em 
obediência à competência e às atividades da instituição ou 
pessoa legitimamente responsável pela produção, 
acumulação ou guarda dos documentos. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
9 
 
Fundo: Conjunto de documentos de uma mesma 
proveniência (instituição) 
 
Fundo aberto: Fundo ao qual podem ser 
acrescentados novos documentos em função 
do fato de a entidade produtora continuar em 
atividade. 
Fundo fechado: Fundo que não recebe mais 
acréscimos de documentos, em função de a 
entidade produtora não se encontrar mais em 
atividade. 
 
Princípio da Cumulatividade 
 
O arquivo é uma formação progressiva, natural e 
orgânica. 
 
Princípio da Indivisibilidade 
 
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem 
dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada 
ou adição indevida. 
 
Princípio da organicidade 
 
O acervo deve refletir a estrutura interna e as 
competências / atribuições de seu órgão produtor, 
mantendo a inter-relação dos conjuntos de um fundo. 
Segundo este princípio, os documentos de arquivo mantêm 
estreita relação com os demais documentos pertencentes 
ao conjunto e com à entidade que os acumula. Um 
documento de arquivo retirado de seu conjunto perde 
muito do seu significado. 
 
Princípio da Unicidade 
 
Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os 
documentos de arquivo conservam seu caráter único, em 
função do contexto em que foram produzidos. 
 
Princípio do Respeito à Ordem Original 
 
Os documentos devem ser mantidos no arquivo na 
mesma ordem que lhe foi atribuída nos setores que os 
criaram. Não se explica quando os documentos na fase 
corrente não receberam uma organização adequada. 
 
 
ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO: CARACTERÍSTICAS DOS ACERVOS 
 
DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO E 
BIBLIOTECA 
 
Embora arquivo e biblioteca tenham a mesma 
finalidade (guardar e permitir o acesso às informações), 
sua forma de atuação e suas características básicas são 
diferentes. Poderíamos assim definir cada instituição: 
 
Arquivo: é o conjunto de documentos, criados ou 
recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de 
sua atividade, preservados para garantir a consecução de 
seus objetivos. 
 
Biblioteca: é o conjunto de material, em sua 
maioria impresso e não produzido pela instituição em que 
está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e 
consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas 
e seus documentos são adquiridos através de compra, 
doação ou permuta, diferentemente dos arquivos, cujos 
documentos são produzidos ou recebidos pela própria 
instituição. 
 
Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem 
finalidade funcional (preservar as informações que 
evidenciam o funcionamento da instituição ao longo do 
tempo), a finalidade das bibliotecas é essencialmente 
cultural (guarda de informações para estudo). 
 
Destaca-se, ainda, que os documentos de arquivo 
são produzidos em uma única via ou em limitado número 
de cópias, enquanto que os documentos das bibliotecas 
(livros) são produzidos em numerosos exemplares, 
espalhados pelas inúmeras bibliotecas existentes. 
 
 
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES) 
 
A Arquivologia adota a chamada Teoria das três 
idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os 
estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro 
da instituição (corrente, intermediária e permanente). 
 
Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette 
(1973) como as três idades dos arquivos: corrente, 
intermediária e permanente, e são assim descritas: 
1. “Arquivo de primeira idade ou corrente, 
constituído de documentos em curso 
(emprestados a outros setores com relativa 
freqüência) ou consultados freqüentemente, 
conservados nos escritórios ou nas repartições 
que os receberam e os produziram ou em 
dependências próximas de fácil acesso”. Por 
documentos em curso entenda-se que, nesta fase, 
os documentos tramitam bastantede um setor 
para outro, ou seja, podem ser emprestados a 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
10 
outros setores para atingirem a finalidade para a 
qual foram criados, o que não quer dizer que, 
necessariamente, estes documentos devam estar 
tramitando todo o tempo. 
 
2. “Arquivo de segunda idade ou intermediário, 
constituído de documentos que deixaram de ser 
freqüentemente consultados, mas cujos órgãos 
que os receberam e os produziram podem ainda 
solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou 
retomar um problema novamente focalizado. Não 
há necessidade de serem conservados próximos 
aos escritórios. A permanência dos documentos 
nesses arquivos é transitória. São por isso 
também chamados, em alguns países que adotam 
esta teoria, de limbo ou purgatório”. 
 
3. “Arquivo de terceira idade ou permanente, 
constituído de documentos que perderam todo 
valor de natureza administrativa e que se 
conservam em razão de seu valor histórico ou 
documental e que constituem os meios de 
conhecer o passado e sua evolução. Estes são os 
arquivos propriamente ditos, pois ali os 
documentos são arquivados de forma definitiva”. 
 
São classificados como permanentes os documentos 
: 
– que revelam a origem e a constituição da 
instituição; 
– que mostram como a instituição funcionou ao 
longo do tempo; 
– normas e regulamentos; 
– demais documentos que se caracterizem como 
históricos para a instituição. 
 
Essas fases são complementares, pois os 
documentos podem passar de uma fase para outra, e cada 
uma das fases corresponde a uma maneira diferente de 
conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, 
uma organização adequada, ou seja, as unidades de 
acondicionamento (pastas suspensas, pastas A-Z etc) 
adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades 
mais adequadas ao funcionamento das fases intermediária 
e permanente, nas quais é muito comum a utilização de 
caixas-arquivo. 
 
 
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
 
QUANTO À NATUREZA 
 
Quanto à natureza do assunto os documentos 
podem ser ostensivos ou sigilosos. 
 
A classificação de ostensivo ou ordinário é dada 
aos documentos cuja divulgação não prejudica a 
administração. 
 
Consideram-se sigilosos os documentos que, por 
sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, 
portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para 
sua custódia e divulgação. 
 
Graus de sigilo 
 
Segundo a necessidade do sigilo e quanto à 
extensão do meio em que pode circular, são quatro os 
graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em 
ordem do maior para o menor grau de sigilo : 
– ultra-secreto; 
– secreto; 
– confidencial; 
– reservado. 
 
A classificação de ultra-secreto é dada aos assuntos 
que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor 
ou características só devam ser do conhecimento de 
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. 
 
São assuntos normalmente classificados como ultra-
secretos aqueles da política governamental de alto nível e 
segredos de Estado. 
 
Consideram-se secretos os assuntos que requeiram 
alto grau de segurança e cujo teor ou características podem 
ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem 
intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam 
autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. 
 
São assuntos geralmente classificados como 
secretos os referentes a planos, programas e medidas 
governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra-
secreta que, sem comprometer o excepcional grau de 
sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, 
tais como: planos ou detalhes de operações militares; 
planos ou detalhes de operações econômicas ou 
financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já 
existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, 
políticos, econômicos, psicossociais e militares de países 
estrangeiros e meios de processos pelos quais foram 
obtidos; materiais criptográficos importantes que não 
tenham recebido classificação inferior. 
 
A classificação de confidencial é dada aos assuntos 
que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu 
conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser 
prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços 
administrativos. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
11 
São assuntos, em geral, classificados como 
confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e 
outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das 
partes, como por exemplo: informações sobre a atividade 
de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: 
rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que 
devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e 
negativos que indiquem instalações consideradas 
importantes para a segurança nacional. 
 
Reservados são os assuntos que não devam ser do 
conhecimento do público, em geral. Recebem essa 
classificação, entre outros, partes de planos, programas e 
projetos e as suas respectivas ordens de execução: cartas, 
fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações 
importantes. 
 
No Brasil, a atribuição do grau de sigilo e o 
controle dos documentos sigilosos é regulamentada pelo 
Decreto nº 4.553/2002, transcrito no capítulo referente à 
legislação arquivística. 
 
 
QUANTO À ESPÉCIE / TIPOLOGIA 
 
Denomina-se espécie de um documento o seu 
aspecto formal, ou seja, a aparência que o mesmo assume 
a partir das informações nele contida. Em geral, há nas 
instituições diversas espécies de documentos, como 
ofícios, memorandos, atas, declarações, avisos, 
requerimentos etc. 
 
Quando reunimos a determinada espécie a função 
ou atividade que o documento irá exercer, criamos uma 
tipologia documental. Desta forma, a tipologia documental 
resulta da soma da espécie do documento com sua 
atividade. 
 
Exemplos: 
Contrato (espécie) 
Contrato de trabalho (tipologia documental) 
Contrato de locação (tipologia documental) 
 
Declaração (espécie) 
Declaração de imposto de renda (tipo documental) 
Declaração de bens (tipologia documental) 
 
Alvará (espécie) 
Alvará de funcionamento (tipologia documental) 
Alvará de construção (tipologia documental) 
 
QUANTO AO GÊNERO 
 
Quanto ao gênero, os documentos são classificados 
em: 
 
– Documentos escritos ou textuais: documentos 
cuja informação esteja em forma escrita ou 
textual. 
 Ex.: contratos, atas, relatórios, certidões. 
 
– Documentos iconográficos: documentos cuja 
informação esteja em forma de imagem estática. 
 Ex.: fotografias, negativos, diapositivos (slides), 
desenhos e gravuras. 
 
– Documentos sonoros: documentos cuja 
informação esteja em forma de som/áudio. 
 Ex.: escuta telefônica, discurso gravado em fita 
cassete. 
 
– Documentos filmográficos: documentos cuja 
informação esteja em forma de imagem em 
movimento (com ou sem som). 
 Ex.: filmagens e vídeos. 
 
– Documentos informáticos ou digitais: 
documentos gravados em meio digital e que, por 
isso, necessitam de equipamentos eletrônicos 
para que sejam lidos. 
 Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word. 
 
– Documentos cartográficos: documentos que 
representem, de forma reduzida, uma área maior. 
 Ex.: mapas e plantas. 
 
– Documentos micrográficos: documentos em 
microformas. 
 Ex.: microfilmes e microfichas. 
 
 
 
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA 
 
A seguir estão relacionados os temos técnicos 
utilizados nesta publicação, de acordo com as definições 
dadas pelo Arquivo Nacional, em seu Dicionário de 
Terminologia Arquivística. 
 
ACERVO 
Totalidade dos documentos sob custódia de um 
arquivo. 
 
ACESSO 
Possibilidade de consulta a documentos.Função arquivística destinada a tornar acessíveis os 
documentos e a promover sua utilização mediante a 
preparação e a publicação de instrumentos de pesquisa, a 
organização de serviço educativo, de referência e 
divulgação. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
12 
 
ACONDICIONAMENTO 
Ato ou efeito de embalar documentos de forma 
apropriada à sua preservação e manuseio. 
 
ACUMULAÇÃO 
Reunião de documentos produzidos e recebidos no 
curso das atividades de uma instituição ou pessoa. 
 
ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS 
Direção, supervisão e coordenação das atividades 
de arquivo. 
 
ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Ver GESTÃO DE DOCUMENTOS. 
 
AMOSTRAGEM 
Técnica de seleção de documentos representativos 
de um conjunto. 
 
ANEXAÇÃO 
Juntada em caráter definitivo, na qual prevalece, 
para referência, o número do processo mais antigo. 
 
ANEXO 
Documento juntado a outro ou a um processo por 
afinidade de conteúdo, em caráter definitivo. 
 
APENSAÇÃO 
Juntada em caráter temporário, feita com o objetivo 
de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando 
cada processo a sua identidade e independência. 
 
APENSO 
Documento juntado a processo sem, contudo, 
passar a integrá-lo. 
 
ARMAZENAMENTO 
Ato ou efeito de guardar documentos em áreas 
utilizadas para este fim. 
Ver também ACONDICIONAMENTO 
 
ARQUIVAMENTO 
1. Seqüência de operações que visam à guarda 
ordenada de documentos 
2. Ação pela qual uma autoridade determina a 
guarda de um documento cessada a sua 
tramitação 
 Ver também ARRANJO e MÉTODO DE 
ARQUIVAMENTO. 
 
ARQUIVO 
1. Conjunto de documentos independente da 
natureza dos suportes, acumulados por uma 
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, ao 
longo de suas atividades. 
2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a 
custódia, o processamento técnico, a conservação 
e a utilização de arquivos. 
 
ARQUIVO ADMINISTRATIVO 
1. Arquivo com predominância de documentos 
decorrentes do exercício das atividades-meio de 
uma instituição; expressão usada em oposição a 
arquivo técnico. 
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado 
do arquivo administrativo. 
 
ARQUIVO CENTRAL 
Unidade responsável pela normalização dos 
procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma 
administração, podendo ou não assumir a centralização do 
armazenamento. Também chamado de arquivo geral. 
Ver também ARQUIVO SETORIAL. 
 
ARQUIVO CORRENTE 
1. Conjunto de documentos em tramitação ou não, 
que pelo seu valor primário é objeto de consultas 
freqüentes pela entidade que o produziu, a quem 
compete a sua administração. 
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado 
do arquivo corrente. 
 
ARQUIVO ESTADUAL 
Arquivo público mantido pela administração 
pública estadual. 
 
ARQUIVO GERAL 
Ver ARQUIVO CENTRAL. 
 
ARQUIVO HISTÓRICO 
Ver ARQUIVO PERMANENTE. 
 
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
1. Conjunto de documentos originários de arquivos 
correntes, com uso pouco freqüente e que 
aguarda destinação. 
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado 
do arquivo intermediário. 
3. Depósito especialmente construído para 
armazenamento de arquivos intermediários. 
 
ARQUIVO MUNICIPAL 
Arquivo público mantido pela administração 
pública municipal. 
 
ARQUIVO NACIONAL 
Arquivo público mantido pela administração central 
ou federal de um país. 
 
ARQUIVO PARTICULAR 
Ver ARQUIVO PRIVADO. 
 
ARQUIVO PERMANENTE 
1. Conjunto de documentos preservados em caráter 
definitivo em função de seu valor. 
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado 
do arquivo permanente também chamado de 
arquivo histórico. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
13 
 
ARQUIVO PRIVADO 
Arquivo acumulado por pessoa física ou jurídica de 
direito privado. 
 
ARQUIVO PÚBLICO 
1. Arquivo acumulado por instituição pública no 
exercício de suas funções, independente de seu 
âmbito de ação e do sistema de governo do país. 
2. Arquivo integrante da administração pública. 
 
ARQUIVO REGIONAL 
Arquivo encarregado de arquivos de uma 
determinada região. 
 
ARQUIVO SETORIAL 
1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou 
serviço de uma administração 
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado 
do arquivo setorial, existindo um arquivo central, 
estará a ele tecnicamente subordinado. 
 
ARQUIVO TÉCNICO 
1. Arquivo com predominância de documentos 
decorrentes do exercício das atividades-fim de 
uma instituição; expressão usada em oposição a 
arquivo administrativo. 
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado 
do arquivo técnico. 
 
ARRANJO 
Seqüência de operações que, de acordo com um 
plano ou quadro previamente estabelecido, visa à 
organização dos documentos de um arquivo ou coleção, 
utilizando-se diferentes métodos. 
 
ATIVIDADE-FIM 
Expressão que designa as atividades desenvolvidas 
em decorrência da finalidade de uma instituição. 
Ver também ARQUIVO TÉCNICO e 
ATIVIDADE-MEIO. 
 
ATIVIDADE-MEIO 
Expressão que designa as atividades que dão 
suporte à consecução das atividades-fim de uma 
instituição. 
Ver também ARQUIVO ADMINISTRATIVO. 
 
AVALIAÇÃO 
Processo de análise e seleção de documentos de 
arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os 
valores que lhes são atribuídos. 
Ver também COMISSÃO DE AVALIAÇÃO. 
 
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS 
Sucessivas fases por que passam os documentos de 
um arquivo, da sua produção até sua eliminação ou guarda 
permanente. 
Ver também TEORIA DAS TRÊS IDADES 
 
CLASSE 
Cada divisão que compõe um sistema de 
classificação. 
 
CLASSIFICAÇÃO 
1. Organização dos documentos de um arquivo ou 
coleção, de acordo com um Plano de 
Classificação ou Quadro de Arranjo. 
2. Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo 
de documentos, selecionar a categoria de assunto 
sob a qual devem ser arquivados e determinar o 
código para a sua recuperação. 
3. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou às 
informações neles contidas, graus de restrição de 
acesso. Também chamada classificação de 
segurança. 
 
CLASSIFICAÇÃO DECIMAL 
Ver MÉTODO DECIMAL. 
 
CÓDIGO 
Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou 
números que mediante uma convenção, representam 
dados. 
Ver também NOTAÇÃO. 
 
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Sistema de código derivado de um Plano de 
Classificação. 
 
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO. 
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de 
documentos de um arquivo. 
 
CONSERVAÇÃO 
Ato ou efeito de promover a preservação e a 
restauração de documentos. 
 
CONSULTA 
Busca direta ou indireta de informações. 
 
DATA DE ACESSO 
Período a partir do qual, terminado o prazo de 
restrição de acesso, o documento está liberado para 
consulta. 
 
DATAS-LIMITE 
Elemento de identificação cronológica, em que são 
mencionados o início e término do período abrangido por 
um conjunto de documentos. 
 
DESCARTE 
Exclusão de documentos do acervo de um arquivo, 
após avaliação, com a finalidade de encaminhá-los a uma 
instituição ou pessoa. 
Ver também ELIMINAÇÃO 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
14 
 
DESCRIÇÃO 
Conjunto de procedimentos que, levando em conta 
os elementos formais e de conteúdo das unidades de 
arquivamento, representam-nas nos instrumentos de 
pesquisa. 
 
DESTINAÇÃO 
Decisão, a partir da avaliação, quanto ao 
encaminhamento dos documentos para guarda permanente 
ou eliminação. 
Ver também: TABELA DE TEMPORALIDADE. 
 
DOCUMENTAÇÃO 
1. Conjunto de documentos. 
2. Ato ou serviçode coleta, organização, 
processamento técnico e disseminação de 
informações e documentos. 
 
DOCUMENTO 
Unidade de registro de informações qualquer que 
seja o suporte utilizado. 
Ver também, ITEM DOCUMENTAL. 
 
DOCUMENTO OFICIAL 
Documento emanado do poder público ou de 
instituições de direito privado que produz efeitos de ordem 
jurídica na comprovação de um fato. 
 
DOCUMENTO PÚBLICO 
1. Do ponto de vista da acumulação, documento de 
arquivo público. 
2. Do ponto de vista da propriedade, documento de 
propriedade do poder público. 
3. Do ponto de vista da produção, documento 
emanado do poder público. 
 
DOSSIÊ 
O dossiê é um conjunto de documentos 
relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, 
lugar, projeto), que constitui uma unidade de 
arquivamento. 
 
ELIMINAÇÃO 
Destruição de documentos que, na avaliação, foram 
considerados sem valor para a guarda permanente. 
 
ESPÉCIE DOCUMENTAL 
Divisão de gênero documental, que reúne tipos 
documentais por suas características comuns de 
estruturação da informação, como ata, carta, decreto, 
fotografia, memorando, ofício, plantas, relatório. 
 
FICHÁRIO 
1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critérios 
pré-estabelecidos, utilizado para fins de controle 
e recuperação de documentos e informações. 
2. Móvel utilizado para guarda de fichas. 
 
FUNDO 
Conjunto de documentos de uma mesma 
proveniência; termo que eqüivale a arquivo. Também 
referido como núcleo. 
 
FUNDO ABERTO 
Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos 
documentos, em função do gerador do arquivo continuar 
em atividade. Também referido como núcleo aberto. 
 
FUNDO FECHADO 
Fundo que, em função do fato do gerador do 
arquivo não se encontrar mais em atividade, não receberá 
acréscimos de documentos de data posterior a sua 
existência. Também referido como núcleo fechado. 
 
GÊNERO DOCUMENTAL 
Reunião de espécies documentais que se 
assemelham por seus caracteres essenciais, 
particularmente o suporte e a forma de registro da 
informação, como documentação audiovisual, 
documentação cartográfica, documentação iconográfica, 
documentação informática, documentação micrográfica, 
documentação textual. 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
Administração da produção, tramitação, 
organização, uso e avaliação de documentos, mediante 
técnicas e práticas arquivísticas, visando a racionalização e 
eficiência dos arquivos. Também referida como 
administração de documentos. 
 
GUIA DE RECOLHIMENTO 
Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO. 
 
GUIA DE TRANSFERÊNCIA 
Ver RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA. 
IDENTIFICAÇÃO 
Processo de reconhecimento, sistematização e 
registro de informações sobre arquivos com vistas ao seu 
controle físico e/ou intelectual. 
 
ITEM DOCUMENTAL 
Unidade documental materialmente indivisível. 
Também referido como peça. 
Ver também DOCUMENTO. 
 
JUNTADA 
Ato ou efeito de apensação ou anexação de um 
processo a outro. Termo também aplicado à junção de 
documentos a um processo. 
 
LISTA DE ELIMINAÇÃO 
Relação de documentos cuja eliminação foi 
autorizada. 
Ver também TERMO DE ELIMINAÇÃO 
 
LISTA DE RECOLHIMENTO 
Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
15 
 
LISTA DE TRANSFERÊNCIA 
Ver RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA. 
 
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO 
Seqüência de operações que determina a disposição 
dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação 
aos outros, e a identificação de cada unidade. 
 
MÉTODO DECIMAL 
Método de ordenação que tem por eixo um plano 
prévio de distribuição dos documentos em dez grandes 
classes, cada uma podendo ser subdividida em dez 
subclasses e assim por diante. 
 
NOTAÇÃO 
Código de identificação das unidades de 
arquivamento, constituído de números, letras e/ou sinais, 
que permite sua ordenação ou localização. 
 
NÚCLEO 
Ver FUNDO. 
ORDENAÇÃO 
Ato ou efeito de dispor documentos ou informações 
segundo um determinado método. 
 
PEÇA 
Ver, ITEM DOCUMENTAL 
 
PERÍODO DE RETENÇÃO 
Período de tempo, baseado em estimativas de uso, 
em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos 
correntes, antes de serem transferidos para um arquivo 
intermediário, ou em um arquivo intermediário, antes de 
serem recolhidos ao arquivo permanente. 
 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas 
e funções da instituição e análise do arquivo por ela 
produzido, pelo qual se distribuem os documentos em 
classes, de acordo com métodos de arquivamento 
específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos 
correntes. 
Ver também CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO 
 
PRAZO DE ELIMINAÇÃO 
Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para 
eliminação de documentos não considerados de valor 
permanente. 
 
PRAZO DE GUARDA 
Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim 
do qual a destinação é efetivada. Também referido como 
prazo de retenção. 
Ver também PERÍODO DE RETENÇÃO 
 
PRAZO DE RETENÇÃO 
Ver PRAZO DE GUARDA 
 
PRESERVAÇÃO 
Prevenção da deterioração e danos em documentos, 
por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento. 
 
PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA 
Princípio básico da Arquivologia segundo o qual os 
arquivos gerados por uma instituição ou pessoa não devem 
ser misturados aos de outros geradores. 
PRINCÍPIO DO RESPEITO AOS FUNDOS 
Ver PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA. 
 
PROCESSO 
Conjunto de documentos reunidos em capa 
especial, e que vão sendo organicamente acumulados no 
decurso de uma ação administrativa ou judiciária. 
 
PROJEÇÃO 
Saliência colocada, ou existente, na parte superior 
das fichas, guias ou pastas suspensas destinada ao registro 
de informações, permitindo rápida visualização. 
 
PROTOCOLO 
Serviço encarregado do recebimento, registro, 
classificação, distribuição, tramitação e expedição de 
documentos. 
Ver também ARQUIVO CORRENTE. 
 
RECOLHIMENTO 
1. Entrada de documentos em arquivos 
permanentes, em conformidade com a sua 
jurisdição arquivística. 
2. Operação pela qual um conjunto de documentos 
passa da custódia do arquivo intermediário para o 
arquivo permanente. 
Ver também RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO. 
 
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO 
Ato ou efeito de identificar ou localizar a 
informação desejada. 
 
RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO 
Instrumento de controle da entrada de documentos 
em arquivos permanentes. 
 
RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA 
Instrumento de controle da entrada de documentos 
em arquivos intermediários. 
 
SELEÇÃO 
Eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos 
documentos de valor permanente e dos passíveis de 
eliminação, mediante critérios e técnicas previamente 
estabelecidos. 
 
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO 
Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de 
arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a 
organização e conservação de documentos ou arquivos, 
bem como acesso ágil às informações neles contidas. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
16 
 
SISTEMA DE ARQUIVOS 
Conjunto de arquivos que, independentemente da 
posição que ocupam nas respectivas estruturas 
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado 
na persecução de objetivos comuns. 
 
TABELA DE TEMPORALIDADE 
Instrumento de destinação, aprovado pela 
autoridade competente, que determina prazos de 
transferência, recolhimento ou eliminação de documentos. 
 
TEORIA DAS TRÊS IDADES 
Teoria segundo a qual os arquivos são correntes, 
intermediários ou permanentes de acordo com a 
freqüência de uso por seus geradores e a identificação de 
seus valores primário e secundário. 
Ver também CICLO VITAL DE DOCUMENTOS. 
 
TERMO DE ELIMINAÇÃO 
Instrumentoque reúne informações sucintas sobre 
os documento que, após terem cumprido o prazo de guarda 
estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram 
eliminados. 
Ver também LISTA DE ELIMINAÇÃO. 
 
TIPO DOCUMENTAL 
Divisão de espécie documental que reúne 
documentos por suas características comuns em termos de 
fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do 
registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-
patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos 
legislativos, fotografias temáticas, retratos, daguerreótipos, 
litogravuras, serigrafias, xilogravuras. 
 
TIPOLOGIA DOCUMENTAL 
Ver TIPO DOCUMENTAL. 
 
TRANSFERÊNCIA 
Passagem de documentos do arquivo corrente para 
o arquivo intermediário. 
 
TRIAGEM 
Ver SELEÇÃO. 
 
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO 
Documento ou conjunto de documentos que se 
toma por base para fins de armazenamento, notação e 
arranjo. 
 
VALOR ADMINISTRATIVO 
Valor que um documento possui para a 
administração produtora do arquivo, na medida em que 
informa ou aprova seus atos presentes ou futuros. 
Ver também VALOR PRIMÁRIO. 
 
VALOR FISCAL 
Valor atribuído a documentos ou arquivos para 
comprovação de operações financeiras ou fiscais. 
 
VALOR HISTÓRICO 
Ver VALOR PERMANENTE. 
 
VALOR INFORMATIVO 
Valor que um documento possui pelas informações 
nele contidas, independente de seu valor probatório. 
 
VALOR LEGAL 
Valor que um documento possui perante a lei para 
comprovar um fato ou constituir um direito. 
Ver também VALOR PROBATÓRIO. 
 
VALOR PERMANENTE 
Valor probatório ou valor informativo que justifica 
a guarda permanente de um documento em um arquivo. 
Ver também VALOR SECUNDÁRIO. 
 
VALOR PRIMÁRIO 
Valor atribuído aos documentos em função do 
interesse que possam ter para o gerador do arquivo, 
levando-se em conta a sua utilidade para fins 
administrativos, legais e fiscais. 
 
VALOR SECUNDÁRIO 
Valor atribuído aos documentos em função do 
interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para 
outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins 
diferentes daqueles para os quais foram originalmente 
produzidos. 
 
 
 
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO 
PREVENTIVA 
 
Além da guarda do documento, o arquivo deverá se 
preocupar também com a preservação dos documentos da 
instituição. 
 
A preservação envolverá as atividades de 
conservação, armazenamento e restauração dos 
documentos. 
 
O principal objetivo da conservação é o de estender 
a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais 
próximo possível do estado físico em que foram criados. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
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A restauração tem por objetivo revitalizar a 
concepção original, ou seja, a legibilidade do documento. 
 
Agentes exteriores que danificam os documentos 
 
Físicos: 
– Luminosidade : a luz é um dos fatores mais 
agravantes no processo de degradação dos 
materiais bibliográficos, por isso deve-se evitar a 
exposição dos documentos à luz natural (luz 
solar) e à reprodução, pois tais fatores causam o 
envelhecimento do papel. 
– Temperatura : – Temperaturas demasiado altas 
ou baixas aceleram a degradação do papel, que 
encontra na casa aproximada dos 22º sua 
temperatura ideal. 
– Umidade: o excesso de umidade, bem como o 
clima muito seco também contribuem para a 
aceleração do processo de envelhecimento do 
documento. 
 
Esses dois últimos fatores (temperatura e umidade) 
são extremamente comuns a nossa realidade de país de 
clima tropical. A umidade é o conteúdo de vapor d’água 
presente no ar atmosférico, resultante da combinação dos 
fenômenos de evaporação e condensação d’água, que 
estão diretamente relacionados à temperatura do ambiente. 
 
Todo o papel possui uma característica comum: o 
seu caráter higroscópio, ou seja, toda a fibra de papel 
absorve água e perde água de acordo com a taxa de 
umidade existente no local em que está sendo mantido. 
Essa oscilação de umidade faz com que as fibras se 
dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao 
perder umidade. Esse movimento brusco de contração e 
dilatação ocasiona rupturas na estrutura do papel, 
causando o seu enfraquecimento. 
 
A taxa adequada para a manutenção de um acervo é 
a seguinte: temperatura de 22º a 25ºC, umidade relativa de 
55%. A medição da temperatura se faz com o uso de 
termômetros, e a de umidade com higrômetros, podendo-
se utilizar também o termoigrômetro (junção dos dois 
equipamentos). 
 
Químicos: 
– Poluição atmosférica: a poluição atmosférica é 
uma das principais causas da degradação 
química, representada normalmente pela poeira e 
fumaça. 
– Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos 
documentos contribui para sua deterioração. 
– Gordura e oleosidade: o próprio manuseio dos 
documentos acaba por danificá-los, pois as mãos 
deixam oleosidade nos mesmos. Alguns 
documentos, como fotografias e negativos são 
ainda mais sensíveis que o papel comum, sendo 
recomendado a utilização de luvas de algodão ao 
manuseá-los. 
– Objetos metálicos: deve-se evitar o uso de 
objetos metálicos, como grampos, clipes e 
colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e, 
conseqüentemente, acabarão por danificar os 
documentos. A opção, sempre que possível, 
deverá recair sobre clipes e colchetes (hastes) de 
plástico, que não causam tal problema. 
 
Biológicos: 
– Insetos: Vários são os insetos que atacam os 
documentos causando a deterioração dos 
mesmos. Dentre estes, podemos destacar as 
baratas, traças e brocas. 
– Microorganismos: fungos. 
– Roedores: ratos. 
– Homem: danifica os documentos, por utilizá-lo 
constantemente e nem sempre observar a melhor 
forma de conservá-los. 
 
A melhor estratégia preventiva para evitar a 
presença de insetos e roedores: 
• manter o local de guarda do acervo longe de 
fontes de alimentos; 
• evitar comer e manter alimentos no local de 
guarda do acervo ; 
• evitar que a cantina ou refeitório fiquem em sala 
ao lado de guarda do acervo; 
• retirar o lixo do dia após o final do expediente, 
evitando o pernoite do lixo; 
• substituir os vidros quebrados das janelas; 
• arejar os armários onde os livros estejam 
guardados, abrindo suas portas por algumas 
horas. 
 
Cuidados gerais na conservação dos 
documentos: 
 
Documentos em papel: 
– As estantes e arquivos devem ser de metal 
revestido de pintura (para evitar ferrugem) ; 
– Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os 
documentos ; 
– Evitar qualquer tipo de comida junto aos 
documentos; 
– Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas 
crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de 
um fragmento de um volume em degradação. 
Esses materiais possuem alta acidez, provocam 
manchas irreversíveis onde aplicado ; 
– Não escrever nos documentos; 
– Não dobrar as páginas; 
– Não apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou 
consultar; 
– Não umedecer os dedos com saliva ou qualquer 
outro líquido; 
– Para a remoção do pó das lombadas e partes 
externas dos livros, pode-se usar o aspirador com 
a escova circular especial para livros, adaptada 
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com tecido de filó ou gaze, para maior proteção 
do documento; 
– Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, 
escovas macias e flanelas de algodão; 
– Durante a limpeza, removem-se grampos 
metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e 
cartões ácidos; 
– Quando houver necessidade de observações nos 
documentos, utilizar lápis, que não agridem tanto 
o papel quanto as canetas, e ainda permitem 
eventuais correções, se necessário. 
 
Fotografias: 
– Devem receberproteção individual de boa 
qualidade; 
– Devem ser manuseadas com as luvas de algodão 
e arquivadas em mobiliário de aço; 
– Não forçar a separação de uma fotografia da 
outra; 
– Escrever o necessário somente no verso, com 
lápis macio. 
 
Diapositivos (slides): 
– Utilizar materiais de acondicionamento 
adequados (cartelas flexíveis de polietileno ou 
polipropileno); 
– Utilizar mobiliário metálico; produzir duplicatas 
para projeções freqüentes. 
 
Microfilmes: 
– Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou 
armários à prova de fogo e colocados em latas 
vedadas à umidade; 
– Devem ser feitas duplicatas; 
– A sujeira deve ser removida com um pano limpo 
que não solte fiapos, umedecido com Kodak Film 
Cleaner. 
 
Disquetes e CD-ROM: 
– Usar os disquetes de boa qualidade; 
– Manter os disquetes em local fresco, seco e longe 
do computador; 
– Usar programas antivírus; 
– Proteger o CD contra arranhões e poeira. 
 
 
 
Caixas de arquivo: 
– Utilizar caixas de papelão ao invés das de 
plástico, pois estas últimas tendem a transpirar 
quando submetidas a altas temperaturas, 
observando que as mesmas deverão ser maiores 
do que os documentos que nelas estejam 
inseridos (para evitar que os mesmos se dobrem e 
rasguem) e utilizando, quando necessário, calços, 
evitando que os mesmos se dobrem dentro delas ; 
 
Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo 
devem ser feitas periodicamente para revisá-lo e manter a 
limpeza, pois higiene e limpeza são fatores essenciais de 
preservação e devem ser realizados em todas as fases do 
arquivamento. 
 
Limpeza do assoalho: 
– Para se evitar a possibilidade dos documentos 
serem molhados, o que traz danos irreversíveis 
para os mesmos, é recomendável que não haja a 
entrada de água no arquivo, devendo-se optar, 
para a limpeza do mesmo, panos úmidos e 
aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do 
piso com água ; 
– A remoção da poeira depositada no assoalho deve 
ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu 
deslocamento para a superfície das estantes e 
para os documentos. Idealmente deve ser 
realizada com o auxílio de aspirador de pó, pois 
assim evita-se que a poeira fique em suspensão. 
Não se deve utilizar vassoura ou espanadores 
como na higienização doméstica, esse 
procedimento faz com que a poeira se desloque 
de um local para outro. Procurar utilizar, na 
impossibilidade de ter aspirador de pó, a vassoura 
revestida de pano levemente umedecido. É 
necessário que a poeira grude no pano, evitando o 
seu deslocamento para outra área do acervo. 
– Em todo esse processo é fundamental que o pano 
de chão nunca esteja molhado. Para saber se está 
no ponto correto de utilização, deve-se torcer o 
pano até não pingar nenhum excesso de líquido. 
Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser 
lavado ou substituído por outro. A utilização do 
pano sujo causará apenas o deslocamento de 
sujidade de uma área para outra. 
 
 
 
PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAÇÃO, REGISTRO, TRAMITAÇÃO 
E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
Entende-se por protocolo o conjunto de operações 
visando o controle dos documentos que ainda tramitam no 
órgão, de modo a assegurar a imediata localização e 
recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à 
informação. A atividade de protocolo é típica da fase 
corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam 
bastante. 
 
O protocolo realiza as seguintes atividades : 
 
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– Recebimento 
– Registro 
– Autuação 
– Classificação 
– Expedição/Distribuição 
– Controle/Movimentação 
 
RECEBIMENTO 
 
É a etapa que consiste em receber os documentos 
que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos 
próprios setores do órgão para que sejam formalizados. 
 
REGISTRO 
 
É o procedimento no qual o protocolo cadastra os 
dados básicos do documento em um sistema de controle 
(informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados 
quando da localização do documento por parte do 
interessado. 
 
AUTUAÇÃO 
 
É o procedimento no qual documentos são 
transformados em processos. Tal operação exige a 
inserção de capa específica, a numeração das páginas que 
irão constituir o processo e ainda a atribuição de um 
número que o identificará. Na prática, esta atividade é 
conhecida como abertura ou formação de processos. 
 
CLASSIFICAÇÃO 
 
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo 
efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos 
documentos, classificando-os de acordo com os códigos 
existentes no Plano de Classificação da instituição. Os 
documentos que, porventura, forem recebidos em 
envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, 
para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde 
que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou 
sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou 
reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) 
deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos 
destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, 
pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão 
abrir estes documentos. 
 
Os documentos de natureza ostensiva (nem 
sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e 
analisados, classificando-os de acordo com o assunto 
tratado, antes de serem encaminhados aos seus 
destinatários. 
 
EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO 
 
É a atividade que consiste em enviar o documento 
ao seu destinatário. 
 
Distribuição é a remessa dos documentos às 
unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro 
do próprio órgão. 
Expedição é o envio do documento para outro 
órgão da administração pública. 
 
CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO 
(TRAMITAÇÃO) 
 
É a atividade realizada pelo protocolo que consiste 
em identificar os setores pelos quais passam os 
documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando 
necessário, bem como identificar possíveis atrasos na 
tramitação destes. Tal movimentação é realizada através 
de sistemas informatizados de protocolo ou de controles 
manuais (livros ou fichas de protocolo). 
 
 
 
PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
A Lei nº 8.159/1991, em seu parágrafo 3º define 
gestão de documentos como o conjunto de procedimentos 
e operações técnicas referentes às atividades de produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos 
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação 
ou recolhimento para guarda permanente. 
 
Assim, podemos entender que qualquer atividade 
que vise controlar o fluxo de documentos existente na 
instituição, de forma a assegurar a eficiência das 
atividades administrativas, estará inserida na gestão de 
documentos. 
 
A gestão de documentos é atingida através do 
planejamento, organização, controle, coordenação dos 
recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, 
com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo 
documental. 
 
A gestão de documentos tem os seguintes objetivos 
: 
• assegurar, de forma eficiente, a produção, 
administração, manutenção e destinação de 
documentos; 
• garantir que a informação governamental esteja 
disponível quando e onde seja necessária ao 
governo e aos cidadãos; 
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• assegurar a eliminação dos documentos que não 
tenham valor administrativo fiscal, legal ou para 
a pesquisa científica; 
• assegurar o uso adequado da micrográfica, 
processamento automatizado de dados e outras 
técnicas avançadas de gestão da informação; 
• contribuir para o acesso e preservação dos 
documentos que mereçam guarda permanente por 
seus valores histórico e científico. 
 
Fases 
 
As três