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Tudo o que você precisa 
saber sobre Kanban 
para serviços!
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Conteúdo
O que é Kanban?���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������3
Quais são os prós e contras do quadro Kanban? �������������������������������������������������������������������������������������7
Como implementar o Kanban? ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 11
Como potencializar seu Kanban? ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 18
O que é 
Kanban?
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O que é Kanban?
No Japão da década de 1950, a Toyota, uma das 
principais empresas do país, passava por um momento 
extremamente conturbado� Lidando com escassez de 
recursos e um atraso tecnológico, a gigante japonesa se 
encontrava em dificuldade.
Buscando desenvolver um novo sistema de 
produção que trouxesse um maior lucro com 
menos desperdício, a Toyota criou o que mais tarde 
viria a ser conhecido como o sistema Toyota de 
produção. Além da busca pelo lucro por meio da 
sustentabilidade, essa filosofia também tem como 
um dos pilares “Just in Time” que muitas vezes é 
confundido com o Kanban.
O “Just in Time”, ou JIT, é uma técnica que busca 
produzir por meio das necessidades do mercado, ou 
seja, eliminando os custos da manutenção de estoque e 
produzindo por demanda� Enquanto o JIT é o processo 
de fabricação de produtos na quantidade exata e 
no momento certo, o sistema Kanban constitui uma 
ferramenta criada para administrar o JIT�
Um dos conceitos básicos desse sistema é produzir no 
menor lote possível, idealmente 1 item por vez� Esse 
conceito pode ser aplicado em empresas de serviço 
para ajudar a administrar o cenário muitas vezes 
caóticos de diversas atividades sendo feitas ao mesmo 
tempo… e nenhuma sendo entregue� Assim, o Kanban 
é uma ferramenta com um ótimo potencial de aumento 
de produtividade em atividades transacionais�
Introdução
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O que é Kanban?
Como funciona o método?
Na tradução literal do japonês, o termo Kanban significa 
“cartão”� E essa é uma ótima maneira de descrever o 
sistema Kanban para atividades� O método consiste 
na utilização de cartões (normalmente são usados os 
famosos post-its) para a indicação e acompanhamento 
visual do andamento do fluxo de produção da empresa. 
Esse sistema ainda ficou famoso por utilizar pouquíssimos 
recursos, se tornando prático e de fácil entendimento�
O sistema Kanban corresponde a um quadro 
em que estarão dispostas todas as tarefas de 
um determinado projeto ou setor da empresa. A 
natureza altamente visual do Kanban permite um 
fácil entendimento dos colaboradores acerca dos 
prazos e etapas que precisam ser cumpridos.
Dessa maneira, é possível organizar esse quadro se 
pautando, basicamente em dois eixos principais: o 
das tarefas e o das etapas� No primeiro, estarão todos 
os cartões das tarefas que precisam ser realizadas� 
Já o segundo eixo é composto por diferentes status, 
como “em andamento”, “finalizado” ou “aguardando 
execução”� A partir desse layout, basta inserir o post-it 
da tarefa no eixo correspondente ao seu status� Simples 
assim�
Tudo isso pode parecer muito simples e, em 
comparação com a tecnologia de hoje em dia, até 
mesmo ultrapassado� Mas acredite: o Kanban ainda 
funciona muito bem� Funcionários podem ter acesso 
a e-mails corporativos, agendas compartilhadas, 
Como funciona o método?
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O que é Kanban?
smartphones e tablets� Mas essas ferramentas, na 
verdade, apenas atrapalham a visualização das tarefas 
de cada um�
Informações textuais nem sempre são bem 
compreendidas por todos, sendo muitas vezes 
necessário reformulá-las e até mesmo explicá-
las� Pensando nisso, o Kanban buscou se valer do 
famoso ditado que “uma imagem vale mais do que mil 
palavras”� E é nesse preceito que o sistema explora a 
capacidade de processamento visual do nosso cérebro, 
que funciona de maneira muito mais rápida do que a 
leitura de um texto�
Nesse sentido, ao organizar o fluxo de atividades de um 
projeto ou setor da empresa em um quadro altamente 
visual, você estará ajudando todos os colaboradores a 
enxergarem de maneira muito mais fácil o andamento 
do trabalho. Isso significa que a comunicação entre os 
envolvidos sobre as tarefas pendentes será feita de 
maneira mais simples e ilustrativa�
Como funciona o método?
Quais são os prós e contras 
do quadro Kanban?
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quais sãO Os prós e cOntras dO quadrO Kanban?
Antes de resolver implantar o sistema Kanban na 
sua empresa, é preciso analisar se ele realmente se 
encaixa na sua realidade. Para isso, nada melhor do 
que analisar seus prós e contras antes de tomar essa 
decisão.
PONTOS POSITIVOS
Comunicação
Melhor comunicação entre os colaboradores, por meio 
de um sistema visual de fácil entendimento� Com o 
Kanban, é fácil dispor visualmente o fluxo de trabalho 
para que todos fiquem sempre cientes do andamento 
das tarefas�
Produtividade
Maior capacidade produtiva� Isso acontece porque, 
utilizando o Kanban, cada setor produtivo da empresa 
é mais bem aproveitado, buscando realizar as tarefas 
certas no tempo certo�
Aplicação
Não exige mudanças radicais na cultura da empresa, 
pois consiste em um sistema de fácil entendimento e 
aplicação� Ideal para o trabalho em equipe, pois, além 
de permitir que todos contribuam na sua organização, 
ainda dá a possibilidade de designação de tarefas para 
Pontos positivos
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quais sãO Os prós e cOntras dO quadrO Kanban?
funcionários (ou setores da empresa) por meio de um 
sistema de cores ou mesmo pela identificação direta 
nos post-its�
Visualização
Visualização das cargas de trabalho dos colaboradores 
e equipes. Utilizando-se da identificação de 
responsabilidade pelas tarefas, é fácil verificar qual time 
ou funcionário está sobrecarregado ou sem trabalho�
PONTOS NEGATIVOS
Imprevisibilidade
Por ser uma ferramenta de planejamento de tarefas por 
meio do estabelecimento de cartões e prazos, o Kanban 
fica vulnerável a incertezas, como atrasos, condições 
ambientais desfavoráveis, trânsito… Assim, alguma tarefa 
que naturalmente possa sofrer um atraso é capaz de 
prejudicar o andamento de todo o quadro� Para diminuir 
esse risco pode ser interessante utilizar a técnica do 
5W2H para cada atividade designada�
Centralização da organização
Apesar de ser um sistema relativamente simples de ser 
manipulado, o Kanban acaba por se concentrar nas mãos 
dos setores produtivos, que vão atualizá-lo de acordo com 
o andamento das tarefas� E, caso algum dos colaboradores 
não esteja tão familiarizado com seu funcionamento, é 
possível perder sua organização facilmente�
Existem ferramentas, como o Trello, que ajudam a criar 
quadros Kanban online�
Pontos Negativos
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quais sãO Os prós e cOntras dO quadrO Kanban?
Por ser um sistema com mais de 50 anos de criação, 
o Kanban está sujeito a pequenos problemas dos 
tempos modernos. Entretanto, ainda é completamente 
funcional, desde que seja adaptado para a realidade 
da sua empresa.
Criado inicialmente para fábrica com um sistema 
de produto mais linear, o Kanban pode aparentar 
ultrapassado quando inserido em realidades 
multifacetadas� Porém, é possível implementá-lo de 
maneira simples se pensarmos que cada setor possui o 
seu conjunto de tarefas� Portanto, um quadro Kanban 
por setor é completamente viável�
É importante salientar que o sistema Kanban constitui 
uma ferramenta muito útil para a organização do 
fluxo de trabalho, mas que não necessariamente 
precisa ou deve atuar sozinha� Existem diversas outras 
metodologias que podem agregar e mesmo preencher as 
falhas que o Kanban pode explicitar no seu negócio�Na 
sequência do artigo, vamos abordar outras filosofias de 
trabalho que podem preencher as lacunas do Kanban�
Sistema Kanban
Como implementar 
o Kanban?
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cOmO implementar O Kanban?
A implementação do sistema Kanban é, 
teoricamente, simples. Mas antes de saber como 
introduzi-lo na sua empresa, é importante conhecer 
seus princípios.
PRINCÍPIOS DO KANBAN
Como qualquer sistema de trabalho e produção, o 
Kanban se norteia por alguns princípios, sendo os 
quatro essenciais:
1. Visualização do trabalho
A partir da criação de um modelo visual do trabalho 
e do fluxo de tarefas, é possível enxergar dentro do 
sistema a movimentação das atividades� Tornando 
o fluxo de trabalho como uma ferramenta visível, o 
Kanban facilita a percepção de gargalos, bloqueios e 
atrasos, o que incentiva a comunicação e colaboração 
entre os envolvidos�
2. Limitação do trabalho em andamento
Limitando a quantidade de tarefas em andamento, você 
consegue reduzir o tempo que leva para um determinado 
cartão passar pelos estágios do sistema Kanban� Assim, 
é possível reduzir os problemas relativos às constantes 
mudanças de responsabilidade para cada tarefa, além de 
diminuir também a alternância de prioridade dos cartões�
Princípios do Kanban
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cOmO implementar O Kanban?
3. Foco no fluxo
Utilizando o sistema Kanban por meio da limitação, 
priorização e repartição das tarefas em andamento 
para toda a equipe, você pode otimizar a organização 
da sua empresa, focando sempre no fluxo de trabalho. 
Se bem trabalhado, o Kanban pode fornecer dados 
que permitirão ajustes nesse fluxo, de maneira a 
atingir o máximo de produtividade possível�
4. Melhoramento contínuo
A partir do momento em que o sistema Kanban está 
ativo na sua empresa, ele se torna uma importante 
ferramenta de estabelecimento de uma cultura que 
busca sempre se aprimorar� As equipes são capazes 
de analisar sua efetividade a partir da observação do 
fluxo de trabalho e da distribuição de tarefas.
Princípios do Kanban
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cOmO implementar O Kanban?
Entendendo esses princípios, é possível implementar 
o sistema em quatro passos, conforme explicitado a 
seguir:
1. Preparação e treinamento da equipe
Antes de tudo, é extremamente necessário haver um 
treinamento completo da equipe, de modo que todos 
estejam preparados para assimilar e entender os 
conceitos do sistema Kanban de produção�
É possível e completamente compreensível que 
exista resistência da parte de algum colaborador� 
Isso acontece porque o Kanban tem como grande 
consequência a transparência do fluxo de trabalho, o 
que invariavelmente vai explicitar tanto os colaboradores 
produtivos quanto, principalmente, os improdutivos�
Para uma melhor assimilação, é indicado apresentar 
os conceitos e princípios do Kanban, trabalhando 
inicialmente um exemplo básico da sua aplicação� A 
partir daí, elenque com sua equipe todos os benefícios da 
implantação do sistema�
Independentemente da ferramenta escolhida para se 
trabalhar o fluxo de trabalho, é essencial lembrar que a 
peça mais importante é a equipe e seus componentes� 
Por isso, tome o tempo que for para que seus 
colaboradores assimilem completamente o Kanban e se 
motivem para utilizá-lo na sua rotina de trabalho�
Quatro passos para implementação do Kanban
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cOmO implementar O Kanban?
2. Identificação dos estágios, categorias e regras
Com uma equipe preparada, é hora de analisar seu 
fluxo de trabalho. Para isso, busque identificar todos 
os estágios que são percorridos por sua equipe para 
atingir o objetivo final, seja ele a fabricação de um 
produto ou a finalização de um projeto/serviço.
A partir disso, é hora de adequar o fluxo do quadro 
Kanban de acordo com as necessidades da sua equipe� 
O fluxo mais comum é composto pela sequência 
de estágios “To Do” (a fazer), “Work in Progress – 
WIP” (em andamento) e “Done” (finalizado). Mas 
é completamente possível incluir quantos estágios 
forem necessários para adaptar a metodologia à sua 
realidade�
Após isso, é a hora de identificar as classes de trabalho. 
Aqui, podem ser incluídas diversas categorias, que 
vão variar de acordo com a atividade da sua empresa� 
Procure usar termos de fácil identificação, que serão 
inseridos antes da descrição da tarefa� Em uma equipe 
de desenvolvedores de jogos, por exemplo, é possível 
utilizar termos como “bug”, “melhoria”, “teste”, entre 
outros�
Com as categorias e os estágios definidos, é a hora 
de estipular regras para a manipulação do quadro� 
Um bom exemplo é definir um prazo máximo que uma 
tarefa de determinada categoria pode ficar no estágio 
“a fazer”�
Quatro passos para implementação do Kanban
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cOmO implementar O Kanban?
3. Priorização
Após a construção do quadro e a definição e explicação 
das regras para toda a equipe, é o momento de avançar 
para o estágio mais importante da implantação do 
Kanban: a priorização das atividades� É a partir dela que 
o foco da equipe vai se dirigir para tarefas específicas, 
mantendo o foco da equipe naquilo que deve ser feito com 
mais urgência�
Apesar de ser extremamente importante, a priorização 
de tarefas é um dos estágios de implantação de maior 
simplicidade� E isso pode ser feito a partir de ações 
simples, como:
 » posicionamento do que é mais importante na parte 
superior do quadro Kanban� Isso permite uma melhor 
visualização, em lista, do que deve ser feito primeiro;
 » identificação por cores. Seja nos sistemas Kanban 
digitais ou por meio dos cartões post-its, é possível 
estabelecer uma hierarquia de cores que identifiquem 
as tarefas mais urgentes� Uma simples escala de cores 
que possua cartões verdes, amarelos e vermelhos já 
ajuda a visualizar as prioridades;
 » hierarquização de valor� Existem tarefas que 
possuem maior valor agregado à sua finalização e 
devem ter prioridade� Ao utilizar o posicionamento 
combinado à escala de cores, é possível criar uma 
hierarquia de valor das tarefas mais importantes�
Com a priorização, é possível evitar problemas como 
clientes insatisfeitos com o prazo, demora na entrega 
de produtos ou serviços e mesmo a dificuldade na 
alocação de tarefas para equipes�
Quatro passos para implementação do Kanban
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cOmO implementar O Kanban?
4. Medição e aprimoramento
De nada adianta ter um fluxo de trabalho explicitado 
pelo Kanban se ele não for usado para a melhoria 
contínua da produtividade da equipe� Por isso, é 
essencial se atentar nas informações que o próprio 
sistema oferece�
Procure estabelecer, de início, um sistema simples 
de medição, se baseando na quantidade de tarefas 
que precisam ser feitas (“To Do”) versus tudo aquilo 
que já foi feito até o momento (“Done”)� Com isso, 
você terá uma noção inicial do andamento das 
tarefas� A vantagem do Kanban é que ele torna essa 
quantificação extremamente visual.
Com o sistema bem implementado na rotina da 
equipe, faça simulações que levem em consideração 
os riscos de gargalo no fluxo de trabalho. Assim, 
você vai se antecipar a possíveis problemas, sendo 
capaz de elaborar planos de prevenção, diminuindo 
consideravelmente os bloqueios no fluxo.
Finalmente, para estar sempre em melhoria, é preciso 
se adaptar� Não cometa o equívoco de achar que o 
Kanban produzido no início vai se manter o mesmo 
para sempre� Além de ser um sistema que praticamente 
exige uma análise contínua, o Kanban demanda 
que seus utilizadores tenham a mente aberta para 
enxergar possíveis erros e oportunidades de melhoria e 
adaptação�
Quatro passos para implementação do Kanban
Como potencializar 
seu Kanban?
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cOmO pOtencializar seu Kanban?
O Kanban é uma metodologia de fluxo de trabalho 
extremamente útil� Mas não necessariamente precisa 
ser utilizada sozinha. Isso significa que é possível 
utilizá-lo emconjunto com várias outras filosofias de 
trabalho� A seguir, vamos citar as duas principais: Lean 
e Scrum�
LEAN
Assim como o sistema Toyota de produção, também 
no Japão dos anos 1950 surgiu o movimento Lean, 
ou Lean Manufacturing. Largamente aplicado na 
indústria automotiva, principalmente na Toyota, o 
Lean passou a ser difundido nos últimos 20 anos em 
startups e empresas de outros segmentos.
Segundo o empreendedor Eric Ries, responsável pela 
adaptação da cultura Lean nas startups, seu objetivo é 
o de “desenvolver produtos e serviços em um ambiente 
de extrema incerteza”� Em 2008, Eric desenvolveu o que 
ficou conhecido como os 5 princípios Lean:
 » Empreendedores podem ser encontrados em 
qualquer lugar;
 » Empreendedorismo e administração são a mesma 
coisa;
 » Aprendizagem validada;
 » Contabilidade para inovação;
 » Construir, medir e aprender�
Lean
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cOmO pOtencializar seu Kanban?
A redução dos desperdícios é, inclusive, a principal 
filosofia da cultura Lean original, que buscava uma 
maior produtividade com menores gastos� Assim, por 
meio da conjunção Lean e Kanban, é possível organizar 
o fluxo de trabalho de modo que se produza mais e se 
desperdice menos�
Inclusive, alguns estudiosos chegaram a considerar a 
criação de uma nova metodologia, chamada de Lean 
Kanban, que teria o objetivo de evitar os extremos de 
produção (tanto a falta quanto o excesso), evidenciando 
os problemas e incitando a resolução dos mesmos� 
SCRUM
Assim como o Kanban, a metodologia Scrum é 
uma ferramenta que busca agilidade na gestão 
e no planejamento de projetos. Nela, cada 
projeto é dividido em ciclos denominados Sprints. 
Normalmente, esses ciclos são mensais, mas é 
possível adaptá-lo à realidade do seu negócio.
O Sprint corresponderá a uma janela de tempo, na qual 
um certo conjunto de atividades precisa ser executado� 
A partir dessa organização de prazo, é possível elencar 
os principais pontos da metodologia:
 » planejamento semanal: são pequenos objetivos 
a serem cumpridos que, em conjunto, correspondem à 
finalização de um projeto maior;
 » reuniões: podem ser feitas tanto diária quanto 
semanalmente e servem para estimular a interação 
entre os colaboradores, mantendo o processo 
consistente e alinhado;
 » empoderamento da equipe: é o ponto responsável 
Scrum
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cOmO pOtencializar seu Kanban?
por circular as informações de maneira mais ágil� Assim, 
é possível aumentar a velocidade com que as tarefas 
precisam ser desempenhadas;
 » times pequenos e interdisciplinares: a partir da 
montagem de pequenas e heterogêneas equipes, a 
rotina do gestor do projeto não ficará conturbada, 
sendo possível atender cada uma sem a perda de 
eficiência. Esse ponto específico ajuda também na 
independência de certos membros da equipe�
Scrum
Na metodologia Scrum, existem diversos papéis que 
precisam ser ocupados por membros específicos da 
equipe. Por ser uma filosofia mais rígida, que delega 
funções e atividades, o Scrum pode ser complementado 
pelo Kanban de modo a ajudar na visualização do fluxo 
de trabalho, tanto de cada equipe quanto da empresa 
de maneira geral�
A potencialização do sistema Kanban vai depender da 
maneira como sua empresa funciona, da complexidade 
do seu fluxo de trabalho e, principalmente, do quanto 
sua equipe está envolvida na prática da metodologia� 
É possível, então, utilizar princípios de cada filosofia 
de trabalho, agregando organização e agilidade nos 
processos da empresa, sem perder o foco nas melhorias 
e adaptações�
A implantação de um sistema de controle do fluxo de 
trabalho na sua empresa, por si só, já é uma atitude 
de quem pretende ser cada vez mais estratégica, 
buscando maior produtividade e menores gastos e 
desperdícios�
Marcelo Petenate é diretor executivo da Escola
EDTI. É professor em cursos da Unicamp e tem
mais de 10 anos de experiência em Estatística
Aplicada e Seis Sigma, tendo coordenado alguns
programas de implantação dessa metodologia. É
formado em Estatística pela Unicamp e mestre
em Estatística pela USP.
Utiliza a análise de dados para construir histórias
e basear as decisões de negócio da própria
equipe executiva, além de gostar de compartilhar
esse conhecimento com quem se interessar
pelo assunto. Acredita que a análise de dados é
uma ferramenta extremamente importante para
melhorar as decisões de negócios e aumentar a
competitividade das organizações brasileiras.
A Escola EDTI, com base em uma longa experiência 
de trabalho de consultoria em diversas indústrias, está 
plenamente capacitada para treinar e orientar equipes em 
atividades de melhoria e dar suporte à análise de dados
(inteligência analítica) para subsidiar decisões de negócios.
Nós acreditamos que a formação sólida de nossos 
consultores e professores, aliada à experiência e 
conhecimento do mercado, são fundamentais para ajudar 
pessoas e empresas a na exploração de oportunidades de 
crescimento.
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Outros links úteis
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