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Olá! Nesta videoaula iremos continuar a tratar das abordagens que definem grande parte das estruturas gerenciais das organizações. Abordaremos as concepções que definem as Organizações orientadas por processos. Caso você não tenha assistido à videoaula que tratou das Organizações Orientadas por funções, sugiro que a veja antes desta. Organizações orientadas por processos Em 1997 Hammer afirmou que a orientação por processos é uma forma organizacional alternativa para o século XXI e busca uma gestão focada nos processos que geram valor. Os princípios que a regem são os processos, e não as funções, ou quebra em áreas funcionais. A organização por processos (também conhecida como OPP) é estruturada de forma horizontal e busca a melhoria do desempenho através da implantação de execução racional de processos e da busca de práticas de evolução constante. Nestas organizações as atividades são pensadas e organizadas de forma interdependente para alcançar os objetivos comuns e expectativas dos clientes. Se nas organizações por funções a hierarquia e a função eram definidoras das práticas, nas organizações por processos o trabalho individualizado perde espaço para equipes multifuncionais. Um dos grandes objetivos desta forma de estruturação é a melhoria contínua das práticas, serviços ou produtos, através do pensar, da projeção e realização das mesmas em um contexto processual. Nesta forma de organização objetiva-se que os colaboradores percebam a sistemática do funcionamento e como as atividades individuais se inserem no sistema e devem estar voltadas a atingir os objetivos comuns. Na OPP (Organização por Processos), o mobilizador do funcionamento da organização é a demanda do cliente, os requisitos que ele apresenta, e o propósito de entregar-lhe a satisfação destes. O processo deve ser definido a partir dos requisitos do cliente, com vistas a oferecê-lo a satisfação. Para isso, é comum que se tenha que perpassar as fronteiras dos departamentos. Título: Organizações Orientadas por processos Autor: Jorge Sündermann Abaixo, uma representação deste movimento que ultrapassa os departamentos, para atender demandas de clientes: Figura – Organização por Processos Fonte: adaptado de COSTA, L. S. S., CAULLIRAUX, H. M. Manufatura integrada por computador: sistemas integrados de produção: estratégia, organização, tecnologia e recursos humanos. Rio de Janeiro: Campus: SENAI: COPPE/UFRJ, 1995 As OPP precisam de pessoas qualificadas, capazes de ver além de tarefas específicas, capazes de perceber e entender o processo todo, o funcionamento sistêmico da organização. Para conseguir colaboradores capazes de pensar os processos e dar respostas às demandas dos clientes, é necessário um esforço de qualificação destes, espaços para aprender e obter informações sobre os clientes, sobre a empresa e sobre os concorrentes. Para Hammer (2001), os funcionários precisam ser capacitados para responder às seguintes perguntas: 1. De quais processos você faz parte? 2. Qual é o objetivo de cada um dos processos dos quais você participa? Como criam valor para o cliente? 3. Como você colabora na criação de valor? 4. Qual a contribuição das pessoas que trabalham com você para a criação de valor? 5. O que fazem as pessoas que trabalham nos processos anteriores e posteriores aos seus? 6. Como a empresa avalia o rendimento dos processos nos quais você está envolvido? Alta Gerência Desenvolvimento Produção Marketing Finanças Demanda do Cliente Atendimento do Cliente 7. Como você sabe se está fazendo bem seu trabalho? 8. Que outros processos estão relacionados com o que você realiza? O que esses processos necessitam do seu e vice-versa? 9. Que iniciativas estão em desenvolvimento, para melhorar os processos nos quais você está envolvido? Para Hammer (1997), a abordagem por processos exige que se repense o que as pessoas fazem, como elas são acompanhadas, avaliadas e recompensadas, exige repensar a definição da carreira e as políticas, orientações e estratégias adotadas. A percepção de gestão por processo considera a importância da interfuncionalidade para atender aos clientes. A OPP deve focar o cliente externo, pois este move os processos de negócios, que são estruturados para atender suas demandas. É no cliente que inicia e termina um processo de negócio e, por isso, ele deve ser sempre o foco, motor primeiro das práticas da organização. A percepção do processo deve habilitar os colaboradores a compreender o que o cliente quer e também capacitá-lo a fornecer exatamente aquilo que o cliente precisa, ou quer, na sua relação com a organização. Focar no cliente permite superar o problema comum do fracionamento que costuma acontecer em empresas que focam em produtos pelos quais grupos diferentes de pessoas são responsáveis por produtos diferentes e, muitas vezes, não sabem nada sobre as tarefas dos outros. O problema de trabalhar com foco em produtos é a perda de tempo, dinheiro e informações com atividades que não agregam valor à organização. As OPP buscam entender o fluxo do processo e a interação entre as unidades da empresa de forma a gerar sinergia e resultados compartilhados por toda organização e com foco na agregação de valor para os clientes. Focar os processos de negócio, na prática é uma mudança na percepção e gestão da empresa, deixando de lado uma administração tradicional com foco em gestão de atividades executadas individualmente, para uma gestão com visão sistêmica e de compreensão da organização como um todo. De uma visão particionada, passa-se para uma visão integrada, dinâmica e global da organização. A compreensão do processo é uma compreensão do sistema, da organização como um todo e como os objetivos dos clientes são atendidos. Quais são as principais Vantagens da Organização por Processos? 1. Habilitar a organização a ter seu foco direcionado aos clientes; 2. Melhorar a coordenação e integração do trabalho; 3. Proporcionar tempos de respostas mais rápidos; 4. Permitir antecipação e controle de mudanças; 5. Auxiliar o gerenciamento efetivo dos inter-relacionamentos; 6. Prover uma visão sistêmica das atividades; 7. Manter o foco no processo; 8. Prevenir a ocorrência de erros; 9. Auxiliar o melhor entendimento da cadeia de valor; 10. Proporcionar aos funcionários maior satisfação com o trabalho. Em suma, as vantagens da OPP são o aumento da satisfação dos clientes, a melhora das relações de trabalho, da comunicação, da compreensão da organização, das competências dos colaboradores e a criação de sinergia organizacional. Quais as maiores Desvantagens da OPP? Uma das grandes desvantagens da OPP é que ela ainda é pouco difundida nas organizações e, por isso, há pouca prática neste modelo. Além disso, sua gestão é mais complexa, os conflitos podem ser ampliados já que se aplicam ao todo organizacional. Pode-se citar três desvantagens principais: 1. Dificuldade de identificação da carreira funcional: o que é que pode vir a ser alguém que é um faz tudo? Esta é a angústia que assola a quem participa de estruturas voltadas para processos; 2. Pouca ou nenhuma especialização: o que conta é a capacidade do trabalhador de entender, operar, consertar, sugerir mudanças em todas as atividades que compõem o processo, assim sendo, não há como especializá-lo numa única atividade; 3. Gastos maiores com instalações e equipamentos: porque cada processo precisa ter seu próprio conjunto de máquinas, equipamentos e facilidades para ser operado. Concluindo, pode-se afirmar que a OPP é um avanço em relação à OPF,na medida em que as organizações criam maior sinergia e estruturam os processos para agregar valor aos clientes. Espero que o conteúdo dessa videoaula tenha ajudado a compreender a evolução das concepções de estruturas organizacionais e a importância que os processos possuem quando se quer agregar valor ao cliente. Caso considere necessário, estou à disposição para esclarecer possíveis dúvidas. Obrigado e bons estudos!
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