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Aula PMBOK Parte II

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Universidade Paulista (UNIP)
Instituto de Ciências Exatas e Tecnológicas (ICET)
Disciplina: Gestão de projetos
Prof. MSc. Vladimir Camelo
PMBOK 4.0
As 9 áreas de especialização em gerenciamento de projetos.
Gestão de Projetos - Gestão de escopo
PMBoK ® define Gestão do Escopo do Projeto como:
“Os processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso“. (Project Management Institute)
Problemas com projetos – Estatísticas
	Situação 
	 1999 
	 2009 
	Cancelados antes do término 
	40% 
	24% 
	Overbudget ou Overtime (mudança radical de Escopo) 
	33% 
	44% 
	Atingiram o sucesso 
	27% 
	32% 
	Perdas para Empreendedores USA 
	US$ 195 bi 
	US$ 55 bi 
Fonte: Chaos Report – Standish Group Intrernational Inc 
O "CHAOS REPORT" identifica a gestão de escopo como sendo um dos principais fatores críticos de sucesso em projetos: 
Envolvimento do usuário, 
Estabelecimento claro da missão do projeto, 
Uma clara declaração dos requerimentos e um planejamento apropriado 
Diversos autores e profissionais da área de Gestão de Projetos atestam que a falta de uma definição de projeto e de escopo adequados são duas das principais razões de fracassos em projetos. Problemas com projetos – Causas Externas: Fora do controle da equipe:
Alterações na estrutura organizacional 
Riscos incontroláveis no meio ambiente 
Mudanças imprevisíveis na Tecnologia Disponível 
Evolução imprevista de preços e prazos 
Cenário político / econômico desfavorável 
Metas e objetivos mal estabelecidos ou não compreendidos 
Prazo incompatível com o número e complexidade das atividades 
Estimativas pobres e incompletas, feitas por empirismo 
Projeto embasado em dados insuficientes ou inadequados 
Sistema de controle inadequado 
Falta ou excesso de gerentes, falta de liderança 
Treinamento e capacitação inadequados
Expectativas cliente/equipe conflitantes ou opostas
Solução para os problemas com Projetos 
Melhores Práticas;
Fazer o que fazem as empresas que têm sucesso em GP: 
Buscar os diferenciais competitivos (Melhores Práticas) 
Assimilar os procedimentos 
Planejar e executar um plano de implementação 
Gerenciar expectativas
A equipe de projeto e os "stakeholders" devem possuir o mesmo entendimento de quais produtos serão produzidos como resultado do projeto, além dos processos necessários para produzi-los. Satisfação = (Percepção - Expectativa). Um dos pontos críticos de gerenciar expectativas é justamente o desafio de fazer com que as necessidades implícitas sejam descritas 
Conceitos
Escopo - Soma dos produtos, serviços e resultados fornecidos pelo projeto.
Escopo do Produto - Requisitos (características/funções) que descrevem um produto, serviço ou resultado.
Escopo do Projeto - Trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. 
Processos
Processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso. 
Processos de Planejamento
Coletar os requisitos - Definição e documentação das necessidades das partes interessadas para alcançar os objetivos do projeto.
Definir o escopo - Desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto.
Criar a EAP – Subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.
Processos de Monitoramento e Controle 
Verificar o escopo - Formalização da aceitação das entregas terminadas do projeto. 
Controlar o escopo - Monitoramento do progresso do escopo do projeto e escopo do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo. 
Coletar requisitos
Visão Geral 
Definir e documentar as funções e funcionalidades do projeto e do produto necessárias para atender as necessidades e expectativas das partes interessadas. 
Os requisitos incluem as necessidades quantificadas e documentadas, e as expectativas do patrocinador, cliente e outros stakeholders. 
Coletar os requisitos é definir e gerenciar as expectativas do cliente. 
Entradas:
Termo de Abertura do Projeto - Usado para fornecer os requisitos e a descrição do produto em alto nível:
Oficializar a existência de um projeto
Autorizar seu início
Designar o Gerente de Projeto
Conteúdo 
OBJETIVO: Especificar objetivos, produtos e/ou serviços gerados pelo projeto, de forma realista e quantificada 
ESCOPO: Relato resumido do entendimento comum dos envolvidos em relação ao que o projeto deve produzir (principal produto), e, quando aplicável, um detalhamento que defina o 1º nível dos componentes do produto 
REQUISITOS DE APROVAÇÃO DO PROJETO: O que constitui sucesso, quem decide isso, quem assina 
AUTORIZAÇÕES PARA O PROJETO: 
Autorização para Execução do Projeto 
Gerente do Projeto 
Sponsor 
RESULTADOS E IMPACTOS SOBRE O NEGÓCIO - METAS: Especifique as metas em termos de prazos e financeiras, produtos e/ou serviços gerados pelo projeto, de forma realista e quantificada
PRAZO ESTIMADO: Forneça a data final ou o prazo do projeto 
INVESTIMENTOS: Informe o investimento necessário do projeto 
ASSINATURAS
Ferramentas e Técnicas 
Documentar as funções e funcionalidades do projeto e do produto
Capturar os requisitos do projeto e do produto
Registrar as expectativas do patrocinador, cliente e outras partes interessadas
	Entrevistas 
	Brainstorming 
	Observações 
	Dinâmica de grupo 
	Mapas mentais 
	Questionário / pesquisa 
	Oficinas 
	Técnicas de grupo nominais 
	Técnicas de tomada de decisão em grupo 
	Técnica Delphi 
	Diagrama de afinidades 
	Protótipos 
Entrevistas: obter informações das partes interessadas através de conversas diretas com as mesmas, usando perguntas preparadas ou espontâneas e o registro das respostas; 
Dinâmicas de grupo: um moderador treinado guia o grupo (stakeholders e especialistas) através de uma discussão interativa, planejada para ser mais informal do que uma entrevista individual; 
Oficinas: sessões focadas que unem as partes interessadas multifuncionais para definir os requisitos do produto. É considerada uma técnica para definir rapidamente requisitos multifuncionais e de reconciliar as diferenças entre as partes interessadas; 
Técnicas de criatividade em grupo
Brainstorming - usada para gerar e coletar múltiplas ideias 
Técnica de grupo nominal - amplia o brainstorming, adicionando um processo de votação para ordenar as melhores ideias (priorização) 
Técnica Delphi - especialistas respondem, individualmente, questionários e comentam as respostas dos demais, com o anonimato preservado, exceto para o facilitador 
Mapas mentais - consolidação do resultado do brainstorming no formato de um mapa mental, buscando entendimento comum e geração de novas ideias 
Diagrama de afinidade - organização, em grupos, de um grande número de ideias para revisão e análise. 
Técnicas de tomada de decisão em grupo: avaliação de múltiplas alternativas onde uma resolução com ações futuras é esperada. Ex.: Unanimidade, Maioria, Ditadura; 
Questionários e pesquisas: conjuntos escritos de questões projetadas para acumular rapidamente informações a partir de um amplo número de entrevistados; 
Observações: fornecem uma maneira direta de se examinar indivíduos em seu ambiente e como desempenham o seu trabalho ou tarefas e executam processos; 
Protótipos: método para se obter respostas iniciais sobre os requisitos através de um modelo funcional do produto esperado, antes de construí-lo; 
Saídas 
Documentação dos requisitos: contribuição dos requisitos à concretização da necessidade do negócio. Precisos, rastreáveis, completos, consistentes e aceitáveis para as principais partes interessadas. 
Plano de gerenciamento dos requisitos: como os requisitos serão analisados, documentados e gerenciados 
Matriz de rastreabilidade de requisitos:ligação dos requisitos às suas origens 
Documentação dos requisitos: descreve como cada requisito contribui para a concretização da necessidade de negócio do projeto.
Os requisitos podem começar em alto nível e se tornar progressivamente mais detalhados conforme mais informação é obtida.
Antes de serem congelados em uma linha de base, os requisitos precisam ser precisos (sem ambiguidade, mensuráveis e passíveis de testes), rastreáveis, completos, consistentes e aceitáveis para as principais partes interessadas.
O formato de um documento de requisitos pode variar de um simples documento listando todos os requisitos por parte interessada e prioridade, até formulários mais elaborados contendo sumário executivo, descrições detalhadas e documentos anexos.
Conteúdo - Os componentes da documentação dos requisitos podem incluir, mas não estão limitados a: 
necessidade ou oportunidade de negócio a ser atendida (incluindo as limitações da situação atual e por que o projeto foi empreendido);
Objetivos de negócio e do projeto;
Requisitos funcionais (processos de negócio), os quais podem ser documentados textualmente em uma lista de requisitos, em modelos conceituais ou em ambos;
Requisitos não funcionais (nível de serviço, desempenho, segurança, conformidade);
Critérios de aceitação;
Regras de negócio;
Premissas e restrições sobre os requisitos; 
Plano de gerenciamento dos requisitos: documenta como os requisitos serão analisados, documentados e gerenciados do início ao fim do projeto. Contempla:
Como as atividades referentes aos requisitos serão planejadas, rastreadas e relatadas;
Atividades de gerenciamento da configuração, incluindo análise, rastreamento e níveis de autorização;
Processo de priorização dos requisitos;
Métricas do produto que serão usadas e os argumentos que justificam usá-las;
Estrutura de rastreabilidade (quais atributos dos requisitos serão capturados na matriz de rastreabilidade e quais outros documentos de requisitos serão rastreados). 
Matriz de rastreabilidade de requisitos: tabela que liga os requisitos às suas origens e efetua seu rastreamento ao longo do ciclo de vida do projeto. Ajuda a garantir que os requisitos capturados e aprovados no início do projeto sejam entregues. Fornece a estrutura para gerenciar mudanças no escopo do produto. Contempla o rastreamento entre:
Requisitos das necessidades do negócio, oportunidades, metas e objetivos;
Requisitos para os objetivos do projeto;
Requisitos para as entregas do escopo/EAP do projeto;
Requisitos para o design do produto;
Requisitos para o desenvolvimento do produto;
Requisitos para o teste de estratégia e de cenários;
Requisitos de alto nível para requisitos mais detalhados. 
Definir o escopo
Visão Geral: Desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto 
Declaração do Escopo do Projeto 
essencial para o sucesso do projeto 
fornece entendimento comum do escopo do projeto 
permite a realização de um planejamento mais detalhado 
orienta o trabalho da equipe
 
Conteúdo: 
Descrição do escopo do produto; 
Critérios de aceitação do produto; 
Entregas do projeto; 
Exclusões do projeto; 
Restrições do projeto; 
Premissas do projeto. 
PREMISSAS - (Suposições) - Inputs 
Suposições sobre o mundo FORA DO CONTROLE do Gerente de Projetos: Fatores ambientais, cliente, órgãos reguladores, governo, patrocinador, fornecedores não subordinados, mercado, áreas da organização 
RESTRIÇÕES - (Limitações) - Entregas 
Os fatores que limitam o trabalho da equipe do projeto estão DENTRO da fronteira do projeto, no âmbito de CONTROLE do Gerente de Projetos : Prazos, custos, qualidade, limites técnicos, líder, recursos, fornecedores 
Criar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto)
Visão Geral: EAP (Estrutura Analítica do Projeto) = WBS (Work Breakdown Structure – Estrutura de divisão de trabalho). "É uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe, para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias“. GuiaPMBoK®
Organiza e define o escopo total do projeto;
Subdivide o trabalho do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis;
Cada nível descendente da EAP representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto.
Para o nível mais baixo da EAP (pacote de trabalho) é possível agendar, estimar custos, monitorar e controlar o trabalho planejado 
Entradas 
Declaração do escopo do projeto 
Documentação dos requisitos:Ativos de processos organizacionais 
Ferramentas e Técnicas 
Decomposição: técnica onde se decompõe um trabalho em partes menores e mais facilmente gerenciáveis, até que o trabalho do projeto associado à realização do escopo do projeto e ao fornecimento das entregas seja definido em detalhes suficientes para dar suporte à execução, ao monitoramento e ao controle do trabalho. 
Saídas 
Estrutura Analítica do Projeto- EAP 
Dicionário da EAP:documento complementar, que detalha o conteúdo da EAP descrevendo cada caixa (inclusive pacotes de trabalho) em mais detalhes; 
Linha de base do escopo: corresponde à declaração do escopo do projeto, EAP e dicionário da EAP aprovados; 
Exemplo de EAP
A definição do escopo do projeto (trabalho) é um processo interativo, normalmente realizado pela equipe de projeto utilizando-se a EAP, permitindo ao time capturar e decompor todo o trabalho (escopo) do projeto. 
Define o "Baseline" do escopo do projeto. 
É utilizado para organizar as estimativas de custo e prazos, e garantir que todo o trabalho identificado foi estimado. 
Benefícios 
Identificar os pacotes de trabalho para estimar, definir, monitorar e controlar o trabalho 
Ajuda a evitar que o trabalho seja esquecido 
Facilita a comunicação e a cooperação interna (integração) 
Concentra a experiência da equipe no que precisa ser feito (foco) 
Fornece base para planejar pessoal, custo, tempo e risco 
Definir linha de base para medir desempenho; 
Facilitar atribuição de responsabilidades; 
Ajuda a evitar mudanças 
É a base do projeto 
Todo planejamento realizado após sua criação está relacionado à EAP 
Dicionário da EAP 
Um documento que descreve cada componente da EAP. Para cada componente da EAP, o dicionário da EAP inclui informações detalhadas, tais como:
Código identificador da conta;
Descrição do trabalho;
Organização responsável pela execução;
Lista de marcos do cronograrna;
Atividades do cronograrna associadas;
Recursos necessários;
Estimativa de custos;
Requisitos de qualidade;
Critérios de aceitação;
Referências técnicas;
Informações do contrato 
Planejamento - EAP - O que não está na EAP?
De um modo geral detalhes do produto do projeto :
Software : Não estão na EAP as funcionalidades do software ...
Casamento : as músicas que deverão tocar, o cardápio do jantar, ... 
Construção de uma casa : Não estão na EAP as dimensões e especificações dos quartos, sala, cozinha, banheiros, etc...
Níveis de Decomposição 
Quando o trabalho for subcontratatado => 3 níveis
Para o subcontratatado que recebeu o Trabalho => 3 níveis
EAP de forma geral <= 6 níveis 
EAP - Quando "parar" a decomposição ? 
6 níveis: um parâmetro máximo 
Quando for possível definir uma organização responsável pelo planejamento e execução do "Pacote de Trabalho" 
Verificar escopo
Visão Geral:
obtenção da aceitação formal pelas partes interessadas do escopo do projeto terminado e das entregas associadas.
Inclui a revisão das entregas para garantir que foram terminadas de forma satisfatória.
Realizada a cada entrega (término de fase), independente de ser o término do projeto. 
Entradas: 
Plano de gerenciamento do projeto: contém a linha de base do escopo, composta por: Declaração do escopo do projeto, EAP e Dicionário da EAP aprovados; 
Documentação dos requisitos 
Matriz de rastreabilidade de requisitos 
Entregas Validadas: entregas resultantes da execução do projeto, via grupo de processos de execução, validadas pelo processo"Realizar o controle de qualidade". 
Ferramentas e Técnicas:
Inspeção: inclui atividades como medição, exame e verificação para determinar se o trabalho e as entregas atendem aos requisitos e aos critérios de aceitação do produto. 
Exemplos: "o controle de qualidade identificou mais não conformidades que o aceitável/combinado?";
"todos os artefatos combinados foram entregues?"
Pode ser chamada de: Revisão;	Auditoria; Homologação 
Saídas: 
Entregas aceitas: documentação formal das entregas aceitas, assim como eventuais justificativas de não aceitações (cada artefato entregue possui uma folha de aceite para coleta de assinaturas de aprovação); 
Solicitações de mudança: documentação das entregas finalizadas que formalmente não foram aceitas é enviada para revisão no processo Realizar o controle integrado de mudança; 
Erros de escopo
Controlar escopo
Visão Geral 
monitoramento do andamento do escopo do projeto e do produto 
gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo. 
garante que as mudanças serão processadas através do controle integrado de mudanças. 
Nota: A mudança é inevitável, daí a necessidade de controlá-la. 
Entradas
Plano de gerenciamento do projeto: contém a seguinte informação, utilizada para controlar o escopo: Linha de base do escopo e Planos de gerenciamento do escopo, das mudanças, da configuração e dos requisitos
Informações sobre o desempenho do trabalho: Informações a respeito do progresso do projeto, tais como quais entregas foram iniciadas, os seus progressos e quais foram concluídas.
Documentação dos requisitos
Matriz de rastreabilidade de requisitos
Ativos de processos organizacionais: políticas, procedimentos, diretrizes formais, modelos, base de conhecimento, etc.;
Ferramentas e Técnicas 
Análise da variação: Medições do desempenho do projeto são usadas para avaliar a magnitude de variação a partir da linha de base do escopo. 
Saídas
Medição do desempenho do trabalho: As medições podem incluir desempenho técnico planejado vs. real ou outras medições de desempenho do escopo. Essa informação é documentada e comunicada às partes interessadas.
Atualizações de ativos de processos organizacionais: causas das variações; ação corretiva escolhida e suas razões e lições aprendidas a partir do controle do escopo do projeto.
Solicitações de mudança: linha de base ou de outros componentes do plano de gerenciamento do projeto. Podem incluir ações preventivas ou corretivas e reparos de defeitos. Realizar o controle integrado de mudanças.
Atualizações do plano de gerenciamento do projeto: Atualizações da linha de base do escopo (custos e cronograma)

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