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Universidade Paulista (UNIP) Instituto de Ciências Exatas e Tecnológicas (ICET) Disciplina: Gestão de projetos Prof. MSc. Vladimir Camelo PMBOK 4.0 As 9 áreas de especialização em gerenciamento de projetos. Gestão de Projetos - Gestão de escopo PMBoK ® define Gestão do Escopo do Projeto como: “Os processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso“. (Project Management Institute) Problemas com projetos – Estatísticas Situação 1999 2009 Cancelados antes do término 40% 24% Overbudget ou Overtime (mudança radical de Escopo) 33% 44% Atingiram o sucesso 27% 32% Perdas para Empreendedores USA US$ 195 bi US$ 55 bi Fonte: Chaos Report – Standish Group Intrernational Inc O "CHAOS REPORT" identifica a gestão de escopo como sendo um dos principais fatores críticos de sucesso em projetos: Envolvimento do usuário, Estabelecimento claro da missão do projeto, Uma clara declaração dos requerimentos e um planejamento apropriado Diversos autores e profissionais da área de Gestão de Projetos atestam que a falta de uma definição de projeto e de escopo adequados são duas das principais razões de fracassos em projetos. Problemas com projetos – Causas Externas: Fora do controle da equipe: Alterações na estrutura organizacional Riscos incontroláveis no meio ambiente Mudanças imprevisíveis na Tecnologia Disponível Evolução imprevista de preços e prazos Cenário político / econômico desfavorável Metas e objetivos mal estabelecidos ou não compreendidos Prazo incompatível com o número e complexidade das atividades Estimativas pobres e incompletas, feitas por empirismo Projeto embasado em dados insuficientes ou inadequados Sistema de controle inadequado Falta ou excesso de gerentes, falta de liderança Treinamento e capacitação inadequados Expectativas cliente/equipe conflitantes ou opostas Solução para os problemas com Projetos Melhores Práticas; Fazer o que fazem as empresas que têm sucesso em GP: Buscar os diferenciais competitivos (Melhores Práticas) Assimilar os procedimentos Planejar e executar um plano de implementação Gerenciar expectativas A equipe de projeto e os "stakeholders" devem possuir o mesmo entendimento de quais produtos serão produzidos como resultado do projeto, além dos processos necessários para produzi-los. Satisfação = (Percepção - Expectativa). Um dos pontos críticos de gerenciar expectativas é justamente o desafio de fazer com que as necessidades implícitas sejam descritas Conceitos Escopo - Soma dos produtos, serviços e resultados fornecidos pelo projeto. Escopo do Produto - Requisitos (características/funções) que descrevem um produto, serviço ou resultado. Escopo do Projeto - Trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. Processos Processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso. Processos de Planejamento Coletar os requisitos - Definição e documentação das necessidades das partes interessadas para alcançar os objetivos do projeto. Definir o escopo - Desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. Criar a EAP – Subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. Processos de Monitoramento e Controle Verificar o escopo - Formalização da aceitação das entregas terminadas do projeto. Controlar o escopo - Monitoramento do progresso do escopo do projeto e escopo do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo. Coletar requisitos Visão Geral Definir e documentar as funções e funcionalidades do projeto e do produto necessárias para atender as necessidades e expectativas das partes interessadas. Os requisitos incluem as necessidades quantificadas e documentadas, e as expectativas do patrocinador, cliente e outros stakeholders. Coletar os requisitos é definir e gerenciar as expectativas do cliente. Entradas: Termo de Abertura do Projeto - Usado para fornecer os requisitos e a descrição do produto em alto nível: Oficializar a existência de um projeto Autorizar seu início Designar o Gerente de Projeto Conteúdo OBJETIVO: Especificar objetivos, produtos e/ou serviços gerados pelo projeto, de forma realista e quantificada ESCOPO: Relato resumido do entendimento comum dos envolvidos em relação ao que o projeto deve produzir (principal produto), e, quando aplicável, um detalhamento que defina o 1º nível dos componentes do produto REQUISITOS DE APROVAÇÃO DO PROJETO: O que constitui sucesso, quem decide isso, quem assina AUTORIZAÇÕES PARA O PROJETO: Autorização para Execução do Projeto Gerente do Projeto Sponsor RESULTADOS E IMPACTOS SOBRE O NEGÓCIO - METAS: Especifique as metas em termos de prazos e financeiras, produtos e/ou serviços gerados pelo projeto, de forma realista e quantificada PRAZO ESTIMADO: Forneça a data final ou o prazo do projeto INVESTIMENTOS: Informe o investimento necessário do projeto ASSINATURAS Ferramentas e Técnicas Documentar as funções e funcionalidades do projeto e do produto Capturar os requisitos do projeto e do produto Registrar as expectativas do patrocinador, cliente e outras partes interessadas Entrevistas Brainstorming Observações Dinâmica de grupo Mapas mentais Questionário / pesquisa Oficinas Técnicas de grupo nominais Técnicas de tomada de decisão em grupo Técnica Delphi Diagrama de afinidades Protótipos Entrevistas: obter informações das partes interessadas através de conversas diretas com as mesmas, usando perguntas preparadas ou espontâneas e o registro das respostas; Dinâmicas de grupo: um moderador treinado guia o grupo (stakeholders e especialistas) através de uma discussão interativa, planejada para ser mais informal do que uma entrevista individual; Oficinas: sessões focadas que unem as partes interessadas multifuncionais para definir os requisitos do produto. É considerada uma técnica para definir rapidamente requisitos multifuncionais e de reconciliar as diferenças entre as partes interessadas; Técnicas de criatividade em grupo Brainstorming - usada para gerar e coletar múltiplas ideias Técnica de grupo nominal - amplia o brainstorming, adicionando um processo de votação para ordenar as melhores ideias (priorização) Técnica Delphi - especialistas respondem, individualmente, questionários e comentam as respostas dos demais, com o anonimato preservado, exceto para o facilitador Mapas mentais - consolidação do resultado do brainstorming no formato de um mapa mental, buscando entendimento comum e geração de novas ideias Diagrama de afinidade - organização, em grupos, de um grande número de ideias para revisão e análise. Técnicas de tomada de decisão em grupo: avaliação de múltiplas alternativas onde uma resolução com ações futuras é esperada. Ex.: Unanimidade, Maioria, Ditadura; Questionários e pesquisas: conjuntos escritos de questões projetadas para acumular rapidamente informações a partir de um amplo número de entrevistados; Observações: fornecem uma maneira direta de se examinar indivíduos em seu ambiente e como desempenham o seu trabalho ou tarefas e executam processos; Protótipos: método para se obter respostas iniciais sobre os requisitos através de um modelo funcional do produto esperado, antes de construí-lo; Saídas Documentação dos requisitos: contribuição dos requisitos à concretização da necessidade do negócio. Precisos, rastreáveis, completos, consistentes e aceitáveis para as principais partes interessadas. Plano de gerenciamento dos requisitos: como os requisitos serão analisados, documentados e gerenciados Matriz de rastreabilidade de requisitos:ligação dos requisitos às suas origens Documentação dos requisitos: descreve como cada requisito contribui para a concretização da necessidade de negócio do projeto. Os requisitos podem começar em alto nível e se tornar progressivamente mais detalhados conforme mais informação é obtida. Antes de serem congelados em uma linha de base, os requisitos precisam ser precisos (sem ambiguidade, mensuráveis e passíveis de testes), rastreáveis, completos, consistentes e aceitáveis para as principais partes interessadas. O formato de um documento de requisitos pode variar de um simples documento listando todos os requisitos por parte interessada e prioridade, até formulários mais elaborados contendo sumário executivo, descrições detalhadas e documentos anexos. Conteúdo - Os componentes da documentação dos requisitos podem incluir, mas não estão limitados a: necessidade ou oportunidade de negócio a ser atendida (incluindo as limitações da situação atual e por que o projeto foi empreendido); Objetivos de negócio e do projeto; Requisitos funcionais (processos de negócio), os quais podem ser documentados textualmente em uma lista de requisitos, em modelos conceituais ou em ambos; Requisitos não funcionais (nível de serviço, desempenho, segurança, conformidade); Critérios de aceitação; Regras de negócio; Premissas e restrições sobre os requisitos; Plano de gerenciamento dos requisitos: documenta como os requisitos serão analisados, documentados e gerenciados do início ao fim do projeto. Contempla: Como as atividades referentes aos requisitos serão planejadas, rastreadas e relatadas; Atividades de gerenciamento da configuração, incluindo análise, rastreamento e níveis de autorização; Processo de priorização dos requisitos; Métricas do produto que serão usadas e os argumentos que justificam usá-las; Estrutura de rastreabilidade (quais atributos dos requisitos serão capturados na matriz de rastreabilidade e quais outros documentos de requisitos serão rastreados). Matriz de rastreabilidade de requisitos: tabela que liga os requisitos às suas origens e efetua seu rastreamento ao longo do ciclo de vida do projeto. Ajuda a garantir que os requisitos capturados e aprovados no início do projeto sejam entregues. Fornece a estrutura para gerenciar mudanças no escopo do produto. Contempla o rastreamento entre: Requisitos das necessidades do negócio, oportunidades, metas e objetivos; Requisitos para os objetivos do projeto; Requisitos para as entregas do escopo/EAP do projeto; Requisitos para o design do produto; Requisitos para o desenvolvimento do produto; Requisitos para o teste de estratégia e de cenários; Requisitos de alto nível para requisitos mais detalhados. Definir o escopo Visão Geral: Desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto Declaração do Escopo do Projeto essencial para o sucesso do projeto fornece entendimento comum do escopo do projeto permite a realização de um planejamento mais detalhado orienta o trabalho da equipe Conteúdo: Descrição do escopo do produto; Critérios de aceitação do produto; Entregas do projeto; Exclusões do projeto; Restrições do projeto; Premissas do projeto. PREMISSAS - (Suposições) - Inputs Suposições sobre o mundo FORA DO CONTROLE do Gerente de Projetos: Fatores ambientais, cliente, órgãos reguladores, governo, patrocinador, fornecedores não subordinados, mercado, áreas da organização RESTRIÇÕES - (Limitações) - Entregas Os fatores que limitam o trabalho da equipe do projeto estão DENTRO da fronteira do projeto, no âmbito de CONTROLE do Gerente de Projetos : Prazos, custos, qualidade, limites técnicos, líder, recursos, fornecedores Criar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) Visão Geral: EAP (Estrutura Analítica do Projeto) = WBS (Work Breakdown Structure – Estrutura de divisão de trabalho). "É uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe, para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias“. GuiaPMBoK® Organiza e define o escopo total do projeto; Subdivide o trabalho do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis; Cada nível descendente da EAP representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto. Para o nível mais baixo da EAP (pacote de trabalho) é possível agendar, estimar custos, monitorar e controlar o trabalho planejado Entradas Declaração do escopo do projeto Documentação dos requisitos:Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Técnicas Decomposição: técnica onde se decompõe um trabalho em partes menores e mais facilmente gerenciáveis, até que o trabalho do projeto associado à realização do escopo do projeto e ao fornecimento das entregas seja definido em detalhes suficientes para dar suporte à execução, ao monitoramento e ao controle do trabalho. Saídas Estrutura Analítica do Projeto- EAP Dicionário da EAP:documento complementar, que detalha o conteúdo da EAP descrevendo cada caixa (inclusive pacotes de trabalho) em mais detalhes; Linha de base do escopo: corresponde à declaração do escopo do projeto, EAP e dicionário da EAP aprovados; Exemplo de EAP A definição do escopo do projeto (trabalho) é um processo interativo, normalmente realizado pela equipe de projeto utilizando-se a EAP, permitindo ao time capturar e decompor todo o trabalho (escopo) do projeto. Define o "Baseline" do escopo do projeto. É utilizado para organizar as estimativas de custo e prazos, e garantir que todo o trabalho identificado foi estimado. Benefícios Identificar os pacotes de trabalho para estimar, definir, monitorar e controlar o trabalho Ajuda a evitar que o trabalho seja esquecido Facilita a comunicação e a cooperação interna (integração) Concentra a experiência da equipe no que precisa ser feito (foco) Fornece base para planejar pessoal, custo, tempo e risco Definir linha de base para medir desempenho; Facilitar atribuição de responsabilidades; Ajuda a evitar mudanças É a base do projeto Todo planejamento realizado após sua criação está relacionado à EAP Dicionário da EAP Um documento que descreve cada componente da EAP. Para cada componente da EAP, o dicionário da EAP inclui informações detalhadas, tais como: Código identificador da conta; Descrição do trabalho; Organização responsável pela execução; Lista de marcos do cronograrna; Atividades do cronograrna associadas; Recursos necessários; Estimativa de custos; Requisitos de qualidade; Critérios de aceitação; Referências técnicas; Informações do contrato Planejamento - EAP - O que não está na EAP? De um modo geral detalhes do produto do projeto : Software : Não estão na EAP as funcionalidades do software ... Casamento : as músicas que deverão tocar, o cardápio do jantar, ... Construção de uma casa : Não estão na EAP as dimensões e especificações dos quartos, sala, cozinha, banheiros, etc... Níveis de Decomposição Quando o trabalho for subcontratatado => 3 níveis Para o subcontratatado que recebeu o Trabalho => 3 níveis EAP de forma geral <= 6 níveis EAP - Quando "parar" a decomposição ? 6 níveis: um parâmetro máximo Quando for possível definir uma organização responsável pelo planejamento e execução do "Pacote de Trabalho" Verificar escopo Visão Geral: obtenção da aceitação formal pelas partes interessadas do escopo do projeto terminado e das entregas associadas. Inclui a revisão das entregas para garantir que foram terminadas de forma satisfatória. Realizada a cada entrega (término de fase), independente de ser o término do projeto. Entradas: Plano de gerenciamento do projeto: contém a linha de base do escopo, composta por: Declaração do escopo do projeto, EAP e Dicionário da EAP aprovados; Documentação dos requisitos Matriz de rastreabilidade de requisitos Entregas Validadas: entregas resultantes da execução do projeto, via grupo de processos de execução, validadas pelo processo"Realizar o controle de qualidade". Ferramentas e Técnicas: Inspeção: inclui atividades como medição, exame e verificação para determinar se o trabalho e as entregas atendem aos requisitos e aos critérios de aceitação do produto. Exemplos: "o controle de qualidade identificou mais não conformidades que o aceitável/combinado?"; "todos os artefatos combinados foram entregues?" Pode ser chamada de: Revisão; Auditoria; Homologação Saídas: Entregas aceitas: documentação formal das entregas aceitas, assim como eventuais justificativas de não aceitações (cada artefato entregue possui uma folha de aceite para coleta de assinaturas de aprovação); Solicitações de mudança: documentação das entregas finalizadas que formalmente não foram aceitas é enviada para revisão no processo Realizar o controle integrado de mudança; Erros de escopo Controlar escopo Visão Geral monitoramento do andamento do escopo do projeto e do produto gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo. garante que as mudanças serão processadas através do controle integrado de mudanças. Nota: A mudança é inevitável, daí a necessidade de controlá-la. Entradas Plano de gerenciamento do projeto: contém a seguinte informação, utilizada para controlar o escopo: Linha de base do escopo e Planos de gerenciamento do escopo, das mudanças, da configuração e dos requisitos Informações sobre o desempenho do trabalho: Informações a respeito do progresso do projeto, tais como quais entregas foram iniciadas, os seus progressos e quais foram concluídas. Documentação dos requisitos Matriz de rastreabilidade de requisitos Ativos de processos organizacionais: políticas, procedimentos, diretrizes formais, modelos, base de conhecimento, etc.; Ferramentas e Técnicas Análise da variação: Medições do desempenho do projeto são usadas para avaliar a magnitude de variação a partir da linha de base do escopo. Saídas Medição do desempenho do trabalho: As medições podem incluir desempenho técnico planejado vs. real ou outras medições de desempenho do escopo. Essa informação é documentada e comunicada às partes interessadas. Atualizações de ativos de processos organizacionais: causas das variações; ação corretiva escolhida e suas razões e lições aprendidas a partir do controle do escopo do projeto. Solicitações de mudança: linha de base ou de outros componentes do plano de gerenciamento do projeto. Podem incluir ações preventivas ou corretivas e reparos de defeitos. Realizar o controle integrado de mudanças. Atualizações do plano de gerenciamento do projeto: Atualizações da linha de base do escopo (custos e cronograma)
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