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1 UNIDADE 1 CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM PLANO DE ESTUDOS A partir do estudo desta unidade, você estará apto(a) a: • compreender alguns programas, ferramentas e metodologias utilizadas no Controle total da qualidade; • entender o conceito do Programa 5S, que é uma ferramenta de melhoria, bem como a metodologia para implantar e monitorar o programa em uma organização; • conhecer e aplicar as principais ferramentas criadas para auxiliar na solu- ção de problemas amplamente utilizadas em organizações que buscam a melhoria contínua de seus processos; • verificar o funcionamento das metodologias de identificação, análise e so- lução de problemas que utilizam as ferramentas de solução de problemas. Esta primeira unidade será dividida em três tópicos. No final de cada tópico, você encontrará atividades que contribuirão para sua reflexão e análise dos estudos já realizados. TÓPICO 1 – PROGRAMA 5S TÓPICO 2 – FERRAMENTAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS TÓPICO 3 – MÉTODO DE ANÁLISE DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 2 3 TÓPICO 1 UNIDADE 1 PROGAMA 5S 1 INTRODUÇÃO Caro(a) acadêmico(a), o Programa 5S – Cinco Sensos – é um dos principais programas do Controle Total da Qualidade, em minha opinião talvez o programa mais importante, pois junto com a implantação dos Cinco Sensos deve haver principalmente uma mudança no modo de pensar e de agir das pessoas. Sem esta mudança, esta conscientização, após a implantação o programa, acaba caindo no esquecimento. FONTE: O autor U T IL IZ A Ç Ã O O R D E N A Ç Ã O L IM P E Z A S A Ú D E AU TO -D IS CI PL IN A 5S FONTE: Disponível em: <http://www.pucrs.br/feng/5s/fotos/sensos. gif>. Acesso em: 11 nov. 2009. FIGURA 1 – PROGRAMA 5S –“UMA DOSE DE BOM SENSO EM TUDO QUE A GENTE FAZ” FIGURA 2 – A BASE DA QUALIDADE UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 4 O Programa 5S surgiu a partir de maio de 1950, quando a equipe do Professor Kaoru Ishikawa lançou um método de combate aos desperdícios, visando otimizar os parcos recursos existentes em um país destruído pela guerra. Portanto, o programa é de origem japonesa e o nome 5S vem das cinco premissas do programa que em japonês iniciam com S. FONTE: Disponível em: <www.telecursotec.org.br/.../blog/5s_baixa.jpg>. Acesso em: 11 nov. 2009. O programa 5S não deve ser somente uma iniciativa do colaborador, mas a alta diretoria deve “abraçar” o programa principalmente para: • demonstrar para seus colaboradores a sua preocupação com a dignificação do ambiente de trabalho; • demonstrar para seus clientes a preocupação com a qualidade de seus produtos e serviços prestados, além do tratamento adequado dos ativos sob a sua responsabilidade; • criar uma motivação interna através de uma competição sadia entre equipes; • mostrar para seus acionistas a sua preocupação pela otimização dos recursos materiais e humanos disponíveis; • demonstrar para a sociedade e órgãos fiscalizadores a sua preocupação com o meio ambiente, segurança e saúde. Costumo dizer que para empresas que queiram implantar ou mesmo melhorar o controle da qualidade, o Programa 5S ajuda provendo a primeira grande “faxina” tanto em nossas mentes como no ambiente de trabalho, promovendo um ambiente favorável à prática do trabalho, em que todos devem sentir-se bem consigo mesmos e com os demais membros da organização. FIGURA 3 – ORIGEM 5S TÓPICO 1 | PROGRAMA 5S 5 FONTE: Disponível em: <www.qualidadeemquadrinhos.com.br>. Acesso em: 11 nov. 2009. Além da importância para qualidade, podemos ainda citar algumas vantagens do programa para quem está implantando a Manufatura Enxuta (Lean Manufacturing). Dentre elas: • conseguimos gerenciar visualmente a produção; • enxergar os desperdícios e eliminá-los; • podemos enxergar melhor o fluxo de processo para podermos alinhá-lo com a puxada do cliente; • podemos enxergar o que realmente cria valor e o cliente paga. 2 SENSO DE UTILIZAÇÃO – SEIRI O senso de utilização é o primeiro “S” do programa e sua base é separar o útil do inútil, eliminando tudo que for desnecessário. FIGURA 4 – MANUAL PROGRAMA 5S – ED. QUALIDADE EM QUADRINHOS UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 6 FONTE: Disponível em: <www.eboyz.net/5S_index.jpg>. Acesso em: 11 nov. 2009. FONTE: Disponível em: <2.bp.blogspot.com/.../s200/utiliza.gif>. Acesso em: 11 nov. 2009. Primeiro falaremos do útil. A figura a seguir representa um exemplo que encontramos diariamente em nossas vidas. Ela mostra vários documentos ou materiais que muitas vezes podem ser úteis, mas não utilizados com certa frequência; materiais que utilizamos muitas vezes para consultas semanais, mensais ou até mesmo anuais, e que na maioria das situações ficam misturados, causando transtorno quando queremos achar algo que utilizamos com maior frequência. FIGURA 5 – REPRESENTA SENSO DE UTILIZAÇÃO FIGURA 6 – REPRESENTAÇÃO – ÚTIL/INÚTIL TÓPICO 1 | PROGRAMA 5S 7 FONTE: Disponível em: <3.bp.blogspot.com/.../s400/Kaizen.jpg>. Acesso em: 11 nov. 2009. Olhando esta figura, você pode estar pensando duas coisas: a primeira é “como nunca reparei nisto antes?” E a segunda: “No meu dia a dia, não encontro este tipo de situação normalmente.” Claro que aqui utilizei um exemplo bem claro e com certo exagero para demonstrar como devemos proceder com as coisas que são úteis, mas vamos analisar outras duas figuras que devem ser mais comuns no seu dia a dia. FONTE: O autor FONTE: Disponível em: <1.bp.blogspot.com/.../ S240/ gavetaa.jpg.>. Acesso em: 11 nov. 2009. FIGURA 7 – EXEMPLO – “MATERIAIS NO DIA A DIA” FIGURA 8 – ESCANINHO FIGURA 9 – GAVETA Quanto ao escaninho, é um objeto que deveríamos utilizar de forma adequada, processando as informações e dando fluxo aos processos, mas normalmente acabamos utilizando como arquivo e colocamos materiais de consulta ou de processo que utilizamos raramente. Quando falamos da gaveta, esta provavelmente você lembra, pode ser a da empresa ou da sua casa, que muitas vezes está transbordando de papéis e objetos que são raramente utilizados. Portanto, para darmos início à prática do primeiro senso, devemos separar e guardar os úteis conforme o uso. Por exemplo: UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 8 • materiais de uso diário devem ficar mais próximos de você (em sua gaveta de escritório ou bancada de trabalho por exemplo); • materiais de uso semanal perto do seu local de trabalho (em áreas comuns, armários dentro dos departamentos ou fábrica, pois outros colegas também podem precisar utilizá-los); • materiais de uso mensal mais afastados do local de trabalho (em almoxarifados por exemplo); • materiais de pouco uso devem ser destinados a um local específico (sala de arquivos ou almoxarifado). Então, mãos à obra: FONTE: Disponível em: <www.qualidadeemquadrinhos.com.br>. Acesso em: 11 nov. 2009. E o que fazemos com o que é inútil? O inútil para você pode ser transformado em útil para a empresa ou para outra pessoa, sendo consertado, utilizado por outro, vendido, doado ou reciclado. Em últimos casos, devemos somente eliminar. FIGURA 10 – SEPARAÇÃO DOS MATERIAIS – MANUAL PROGRAMA 5S – ED. QUALIDADE EM QUADRINHOS Quando eliminamos o que é inútil, devemos nos preocupar com o meio ambiente. Lembre-se: Tenha cuidado ao descartar; não jogue resíduos perigosos nem nada com óleo contaminado em lixo comum; pilhas, baterias e lâmpadas de mercúrio devem ter destino adequado. NOTA TÓPICO 1 | PROGRAMA5S 9 Lembrando que, organizando o local de trabalho, estamos: • evitando desperdícios; • eliminando materiais que não são úteis e • liberando espaço para trabalhar de maneira mais segura e confortável. Mas como fazemos isto? Promovendo o “Dia do Descarte”, que é o primeiro grande mutirão em prol do 5S. Devemos reservar e identificar uma área em que todos devem colocar o que é inútil. Este material deve ser classificado para ser: • Consertado: Muitas vezes podemos consertar em vez de adquirir outro. Com esta atitude, reduzimos custos e ajudamos o meio ambiente. • Utilizado por outra pessoa ou área: Este tópico é muito interessante, pois descobrimos no dia do descarte vários objetos e ferramentas que podem ser necessárias em outras áreas ou ainda por outras pessoas. Algumas áreas da empresa muitas vezes necessitam comprar novos materiais ou ferramentas e as compram, sem saber, infelizmente, que esses objetos já existiam em outras áreas e eram inúteis. Por isso, a área criada no dia do descarte deve ser mantida constantemente. • Doado: O que não é mais útil para você pode ser útil para muita gente. Tenho certeza que você conhece uma série de instituições que vivem de doações de pessoas e organizações. O que pode ser inútil para você pode ser fonte de trabalho para outras pessoas. • Reciclado: O material pode retornar ao mesmo processo (Ex.: vidro, papel, alumínio) ou ainda pode se transformar em outro produto. Há muita gente que vive do reaproveitamento do lixo. Este tópico é interessante para enxergarmos também o desperdício. Não se esqueça de que o resíduo tem valor e pode gerar dinheiro. • Vendido: Muitas organizações já possuem a cultura de vender alguns resíduos oriundos do processo, como cavaco, plástico, óleo etc. Mas é importante atentar que muitas vezes temos materiais em estoque, que também poderiam ser vendidos: material obsoleto, restos de matéria prima e material de processo, que guardamos no instinto de utilizar algum dia e raramente utilizamos. Isto gera ocupação de espaço valioso dentro da empresa e estoque desnecessário que em ambos os casos tem custo para empresa. Lembre-se que estoque é dinheiro parado!!! • Eliminado: Quando realmente esgotarmos todas as possibilidades, devemos eliminar o material. Lembremos que alguns tipos de material não podem ser eliminados em lixo comum. (pilhas, baterias, lâmpadas de mercúrio, objetos contaminados com óleo etc.). A classificação é importante, pois todo material que não é aproveitado vira resíduo, que é um grande problema, pois teve um custo para ser fabricado e terá um custo para armazenar, transportar e destinar. Até para os resíduos que consideramos inevitáveis devemos nos perguntar se podemos fazer algo antes de simplesmente jogá-los no lixo. UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 10 FONTE: O autor 3 SENSO DE ORGANIZAÇÃO – SEITON O segundo “S” é o Senso de Organização ou também conhecido como Senso de Ordenação ou Arrumação e seu lema é “Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar!”. FIGURA 11 – ÁREA DESTINADA PARA O DIA DO DESCARTE Lembre-se de que este senso pode ser utilizado em nossa vida pessoal. Examine o que está guardado dentro de você e elimine os ressentimentos. Guardar rancor só faz mal a você mesmo. Por isso, perdoe! NOTA TÓPICO 1 | PROGRAMA 5S 11 FONTE: Disponível em: <2.bp.blogspot.com/.../s320/armaraioo.jpg>. Acesso em: 11 nov. 2009. Quais são os sinais de desordem que geralmente encontramos: • áreas entulhadas e desarrumadas; • empilhamento desordenado; • material empilhado danificando outros materiais; • corredores obstruídos; • material acumulado nos cantos e nos locais; • quantidade excessiva de itens; • áreas, prateleiras e armários super entulhados e desarrumados; • lixeiras desorganizadas e trasbordando. Veja alguns exemplos a seguir: FIGURA 12 – DEMONSTRAÇÃO DE DESORDEM UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 12 FONTE: O autor FONTE: Disponível em: <bp2.blogger.com/.../s320/Z469_017.jpg>. Acesso em: 11 nov. 2009. FIGURA 13 – EXEMPLOS DE EMPILHAMENTO DESORDENADO FIGURA 14 – EMPILHAMENTO DESORDENADO Vale lembrar aqui o caso da avaliação inicial de uma empresa que estava iniciando o programa 5S. Durante a auditoria na produção foi evidenciado que um operador levara mais de cinco minutos para encontrar uma broca no porta-ferramentas, pois o operador tinha que selecionar e medir várias delas para achar a que queria, devido à mistura de todas as brocas na gaveta, à falta de identificação e à quantidade exagerada de brocas de mesma medida com vida útil comprometida. NOTA TÓPICO 1 | PROGRAMA 5S 13 FONTE: Disponível em: <www.manutencaodeaeronaves.eng.br/principal.as.>. Acesso em: 11 nov. 2009. Como devemos implantar o senso de organização? Identificar e arrumar tudo para que qualquer pessoa possa localizar facilmente. As coisas devem ser organizadas em locais em que possam ser encontradas facilmente. Sempre é interessante lembrarmos que todos devem participar do processo de organização. FONTE: Disponível em: <www.qualidadeemquadrinhos.com.br>. Acesso em: 11 nov. 2009. FIGURA 15 – FERRAMENTAS DESORDENADAS FIGURA 16 – EXEMPLO DE ORDENAÇÃO • Padronizar as nomenclaturas, usar rótulos, etiquetas, placas, palavras-chave e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão, guardar objetos UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 14 FONTE: Disponível em: <www.qualidadeemquadrinhos.com.br>. Acesso em: 11 nov. 2009. • Todo produto químico deve ter rótulo, mesmo que seja um simples. Não devemos colocar produtos em frasco de outros produtos. Materiais perigosos devem ter estocagem segura e ser identificados com etiquetas especiais. • Fazer da comunicação visual uma leitura rápida e fácil, usando palavras-chave, ilustrando as ideias-chave usando frases curtas e diretas. • No final de cada trabalho ou atividade, guardar as coisas em seus devidos lugares. Todos os usuários devem manter a ordem estabelecida. FIGURA 17 – SEPARAÇÃO DO MATERIAL RECICLÁVEL EM LOCAL APROPRIADO É importante observar que nos dois primeiros S´s utiliza-se bastante o raciocínio. Por isso, deve-se ter muita atenção para não se cometer erros ou exageros. NOTA diferentes em locais diferentes. Cada coisa deve ter um nome e um lugar definido para que todos saibam onde está. • Mostrar visualmente os pontos críticos, tais como extintor de incêndio, locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção. Sinalizar o chão de fábrica. • Cada tipo de resíduo (material reciclável) deve ter um local definido em um recipiente adequado, que evite vazamentos, derramamentos e contaminações. É preciso colocar cada resíduo no recipiente certo. TÓPICO 1 | PROGRAMA 5S 15 FONTE: O autor FONTE: O autor FONTE: Disponível em: <http://www.tpslean.com/images/5s1.jpg>. Acesso em: 11 nov. 2009. FIGURA 18 – EXEMPLOS DE BOAS PRÁTICAS NO SENSO DE ORGANIZAÇÃO FIGURA 19 – BOAS PRÁTICAS NO SENSO DE ORGANIZAÇÃO FONTE 20 – BOAS PRÁTICAS NO SENSO DE ORGANIZAÇÃO O senso de organização deve também ser aplicado aos arquivos que temos em nossos computadores e na rede da empresa. Pastas e sistemáticas de armazenamento devem ser implantadas. “5S Eletrônico”. NOTA UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 16 FONTE: Disponível em: <http://gerenciamentovisual.blogspot.com/>. Acesso em: 11 nov. 2009. FONTE: O autor FIGURA 21 – EXEMPLOS DE ANTES E DEPOIS DO SENSO DE ORGANIZAÇÃO FIGURA 22 – OUTROS EXEMPLOS DE ANTES E DEPOISDO SENSO DE ORGANIZAÇÃO Um bom exercício para verificar se o senso de organização está funcionando é encontrar um objeto ou arquivo em menos de três minutos. NOTA TÓPICO 1 | PROGRAMA 5S 17 4 SENSO DE LIMPEZA – SEISO FONTE: Disponível em: <2http://napesca.files.wordpress.com/2009/06/lixo.jpg>. Acesso em: 7 dez. 2009. FIGURA 23 – LIXO Lembre-se que este senso pode ser utilizado em nossa vida pessoal. Não deixe sua vida a mercê da sorte. Organize sua vida. Defina objetivos de curto, médio e longo prazo. NOTA O terceiro “S” é o Senso de Limpeza e seu lema é “Mais importante do que limpar é aprender a não sujar!”. Devemos sempre manter o ambiente limpo devendo eliminar a sujeira, inspecionando para descobrir e atacar as fontes de problemas. As ações devem ser contínuas para manter nosso corpo, nossa área de trabalho e nossa empresa limpas. Como implantar o senso de limpeza: • manter o ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar; • limpar sempre os equipamentos após o seu uso. Considerando que se passa no local de trabalho ou máquina com que se trabalha, mais tempo do que em casa, nada mais lógico que se mantenha o estado de limpeza; UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 18 • manter os equipamentos, ferramentas, sempre na melhor condição de uso possível. Ao limpar um equipamento, detectam-se vazamentos de óleo e ar, bem como peças defeituosas; • definir responsáveis pelas áreas. Estabeleça responsabilidade pela manutenção de limpeza; • limpar o local de trabalho, dando atenção para os cantos e para cima, pois é ali que se acumula muita sujeira. A preocupação é manter as coisas que se utilizam limpas, e também implica ter um cuidado preventivo com elas, através da remoção das causas que possam gerar sujeira, pó, contaminação e vazamentos; • não suje ambientes públicos. Não jogue lixo pela janela do carro ou do ônibus. Lembre-se: O ambiente externo reflete o ambiente interno. Toda área limpa é mais agradável, atrai a aproximação de outras pessoas e reforça os relacionamentos, tornando-a mais agradável, mais segura e tem-se mais vontade de permanecer nela. Cuide do asseio pessoal. Mantenha todos os hábitos de higiene, rigorosamente. Cuide da sua aparência e não se esqueça: “Você tem apenas uma chance de causar boa impressão.” Seja transparente: faça tudo de coração. NOTA NOTA TÓPICO 1 | PROGRAMA 5S 19 Veja alguns exemplos a seguir: FONTE: O autor FONTE: Disponível em: <http://www.hploco.com/oquefazerdolixo/images/ reciclagem_lixo.jpg>. Acesso em: 7 dez. 2009. FIGURA 24 – EXEMPLOS DE ORGANIZAÇÃO E LIMPEZA FIGURA 25 – ORGANIZAÇÃO E HIGIENE A exemplo dos outros sensos, lembre que devemos aplicar o senso de limpeza em nosso computador e na rede da empresa. Lembre-se que estes espaços podem ser comunizados para que não haja arquivos repetidos ou arquivos sem utilidade. Sua empresa tem um custo alto tanto para adquirir quanto para manter servidores, muitas vezes sem necessidade, pois temos informações que podem ser descartadas. NOTA UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 20 5 SENSO DE SAÚDE, HIGIENE E PADRONIZAÇÃO – SEIKETSU FONTE: Disponível em: <http://4.bp.blogspot.com/_HmtxTVm6GPM/SUzmk7hqX7I/ AAAAAAAADTo/GEMmWoiHIY/s400/Sinaliza%C3%A7ao+de+seguran%C3%A7a. jpg>. Acesso em: 21 jan. 2010. O quarto “S” é o Senso de Saúde, Higiene e Padronização e consiste em manter a satisfação alcançada criando hábitos saudáveis e procedimentos que garantam a segurança, a organização e limpeza do meio de trabalho. Como implantar o senso de Saúde Higiene e Padronização: • deixar e manter o ambiente de trabalho sempre favorável à SAÚDE e HIGIENE; • ter os 3 Ss implantados e conscientizados; • eliminar as condições inseguras; • humanizar o local de trabalho; • divulgar e difundir material educativo sobre saúde e higiene; • respeitar os colegas cumprindo os horários; • manter o refeitório, os vestiários e os banheiros sempre limpos; • respeitar e obedecer as regras de segurança do trabalho e usar EPIs; • usar uniformes e roupas limpas; • zelar pelo ambiente de trabalho; • criar padrões de organização, arrumação, higiene e limpeza, adotando sistemas de controle visuais e auditivos, que permitam perceber rapidamente os desvios em relação ao padrão estabelecido; • manter continuamente as ações acima, no sentido de manter as coisas organizadas, arrumadas e limpas, incluindo-se aspectos pessoais e os relacionados à produção. FIGURA 26 – SEGURANÇA TÓPICO 1 | PROGRAMA 5S 21 Este é o momento de prepararmos o manual do 5S. Ele deve ser feito com a participação de todos. É uma maneira de criar o comprometimento das pessoas envolvidas no programa 5S, e a oportunidade de praticar o 4º senso. Não se esqueça de colocar algumas fotos do antes e depois do 5S. Devemos utilizar este material para o treinamento e reciclagem de colaboradores. Algumas fotos junto com alguns dizeres sobre o respectivo senso devem ser espalhadas nos murais e pontos estratégicos da fábrica. A gestão visual é uma forte ferramenta para o aprendizado. Cultive bons hábitos, não tenha vícios. Tenha cuidado com sua alimentação, faça exercícios regularmente e exames periódicos. Cuide da saúde mental, leia um bom livro sempre, não seja fanático por nada, cuide da autoestima. Cultive boas relações. Seja educado sempre, até mesmo numa discussão. Respeito é fundamental para conviver. Trate os idosos com carinho. Um dia você também será um deles. NOTA NOTA O que é padronização? Padronização é a atividade sistemática de estabelecer e utilizar padrões definidos, de forma a conseguir melhores resultados. Oferece uma linguagem e prática comum em toda organização. IMPORTANT E 6 SENSO DA DISCIPLINA, AUTODISCIPLINA E RESPEITO – SHITSUKE O quinto “S” é o Senso da Disciplina ou Autodisciplina. É o senso mais difícil de se manter, pois está relacionado diretamente com a cultura das pessoas e da empresa. Devemos neste senso praticar continuamente as lições aprendidas com os outros sensos, cumprindo as normas e tudo que foi estabelecido até agora, utilizando sempre o Manual ou Cartilha do 5S. É obediência a tudo o que foi estabelecido. Criar o hábito é o segredo final do programa. Padronização e gestão à vista é uma técnica para tornar transparentes aos colaboradores todos os aspectos relevantes da empresa, de modo a evidenciar a importância e necessidade de ações imediatas e inibir acomodações e/ou negligência no trato dos dados/informações. UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 22 FONTE: Disponível em: <http://dereismo.files.wordpress.com/2009/10/respeito.jpg>. Acesso em: 21 jan. 2010. Isto também é um sinal de respeito por todos que trabalharam para implantação do programa e pelos seus colegas de trabalho. Gosto particularmente de enfatizar que todo o esforço feito para a implantação dos outros sensos vai “por água abaixo” se não mantivermos a autodisciplina praticando todos os dias o 5S. FONTE: Disponível em: <http://adestramento.files.wordpress.com/2008/06/image. png?w=480&h=358>. Acesso em: 21 jan. 2010. FIGURA 27 – TERRA FIGURA 28 – DISCIPLINA TÓPICO 1 | PROGRAMA 5S 23 Esta é a principal causa de falha no programa 5S. Visitando inúmeras empresas que “dizem” ter o programa 5S, constatamos que em 90% dos casos foram implantados os três primeiros sensos e os dois últimos caem no esquecimento. Conseguimos enxergar algumas evidências desses sensos, mas percebemos que o 5S com o tempo cai no esquecimento justamente por falta de disciplina. Isto não significa ter o programa 5S. Lembre-seque a base deste senso é a melhoria contínua. FONTE: O autor Como devemos praticar o senso da disciplina: • fazendo do 5S um modo de vida. Um hábito. Compartilhando visão e valores. O trabalho em equipe é essencial; FONTE: Disponível em: <http://www.mundodomarketing.com.br/images/materias/ pit_stop_ferrari.jpg>. Acesso em: 21 jan. 2010. FIGURA 29 – BANNER 5S FIGURA 30 – TRABALHO EM EQUIPE UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 24 • seguindo normas, procedimentos e regras da organização e de seus respectivos departamentos. Devemos agir como se sempre estivéssemos sendo observados e avaliados. “Não burlar as regras do jogo”; • solicitando as atividades do dia a dia de maneira clara, registrando o que foi repassado e questionando se a informação foi bem interpretada; • definindo responsabilidades e delegando autoridade. Não se esqueça do reconhecimento e do elogio aos esforços e atitudes da sua equipe, dos pares e dos superiores; • treinando com paciência e persistência, melhorando a comunicação entre as pessoas. Dê exemplo àqueles que estão ao seu redor. Ensine os conceitos e incentive a prática; • praticando os processos de melhoria, inovação e criatividade. Lembre-se, “criatividade não é sinônimo de bagunça ou desrespeito”; • criando mecanismos de avaliação e reconhecimento para manter viva a chama dos 5S em toda a organização. Devemos avaliar periodicamente o processo obtido e informando as pessoas o quão bem elas vão indo. Além disso, realizando constantemente atividades de educação e treinamento até que todos os sensos se tornem um hábito incorporado nas pessoas e na empresa. FONTE: Programa 5S (2010) FIGURA 31 – RADAR AUDITORIA Lute contra a preguiça, não desanime. Cada vez que praticar, procure fazer melhor. NOTA TÓPICO 1 | PROGRAMA 5S 25 7 IMPLANTANDO O 5S Sugestão para implantação dos 5S: • Diretoria – escolher um líder para “puxar” o programa. • Líder – convocar um grupo de trabalho formado por pessoas que já tenham algum conhecimento em 5S. • Líder – Pegar uma máquina fotográfica e circular por toda a empresa, incluindo pátios e sala da diretoria. O objetivo aqui é mostrar a situação atual da empresa para que possamos comparar o antes e o depois. • Líder – Treinar o grupo explicando todos os sensos e mostrando as fotos com a situação atual da empresa. A presença da diretoria neste primeiro treinamento seria de boa importância. O objetivo aqui não é constranger ninguém, pelo contrário, é conscientizar os gestores que toda a empresa necessita do programa, inclusive a alta diretoria. • Grupo – preparar material escrito e/ou com fotos, dos modelos que o grupo deseja implantar na fábrica e escritórios. (Colocar a “mão na massa”). Preparar os locais com os modelos a serem fotografados. • Grupo – montar cronograma com todas as etapas (1º, 2º, 3º, 4º e 5º S). • Grupo – escolher “talentos” na fabrica para atuarem como multiplicadores. • Grupo – treinar os e distribuir material (cartilha) para os multiplicadores. • Multiplicadores - fazer palestras de aproximadamente uma hora, com todos os funcionários da fábrica (divida em grupos por área de atuação). • Grupo – comprar material (fitas adesivas, tinta, material de limpeza etc.) caso necessário para implantação dos 5S. • Todos – Mãos à obra. Próximos passos e dicas: • dividir o grupo em subgrupos e fazer um levantamento do que seria interessante identificar para a sua empresa. (Ex.: Área de entrada, saída, retrabalho, refugo, placas de identificação, áreas comuns, materiais tóxicos, lixos etc.); • análise com cada grupo, montar uma única lista e criar um padrão de cores; • escrever a cartilha 5S da sua empresa, montar um cronograma, criar uma planilha de auditoria e uma agenda de auditorias; • montar mais grupos de trabalhos por seção: padrinhos e multiplicadores. UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 26 Finalizo este tópico com uma citação de Campos (1992, p. 24) em seu livro TQC: A definição da filosofia da empresa visa trazer um ideal comum e possível de ser atingido. É necessário que a filosofia da empresa possa ser desdobrada num [plano de doutrina] a ser repassado a todas as pessoas da empresa e se constituir no seu ideal. A filosofia deve ser sustentada no dia a dia da organização até tornar-se a crença de todos. “Você tem 5S implantado na sua casa?” Tem sim! Só que você não percebe! Tudo arrumadinho e no lugar certo. Correto? Vamos verificar? • você sabe em que gaveta ficam as suas meias, cuecas etc.; • há pessoas que têm as roupas separadas até por cor; • de olho fechado, você entra na cozinha e pega um copo no armário; • a sua caixa de ferramentas está sempre arrumada e no mesmo lugar; • ninguém joga lixo no chão! Se cai, alguém logo recolhe; • ninguém deixa toalha molhada sobre a cama e sapatos pela casa; • xixi na tampa da privada, nem pensar; • lixo no lugar correto. NOTA 27 Caro(a) acadêmico(a)! Neste primeiro tópico, você estudou os seguintes aspectos: • O escopo do programa 5S. • O senso de utilização que tem como base separar o útil do inútil eliminando tudo que for desnecessário. • O senso de organização. • O senso de limpeza. • O senso de saúde, higiene e padronização. • O senso de disciplina. • Ainda vimos o roteiro para implantação do programa 5S. RESUMO DO TÓPICO 1 28 Caro(a) acadêmico(a)! Para exercitar seus conhecimentos, resolva a atividade a seguir: Monte uma folha para verificação periódica (auditoria) do programa 5S em sua empresa ou residência. Inclua no mínimo cinco pontos que devem ser verificados para cada senso. Pontue cada tópico colocando um peso maior para as questões de maior importância. Compare sua folha com os outros colegas da equipe e debata sobre as questões que na sua opinião devem ter maior peso. AUTOATIVIDADE 29 TÓPICO 2 FERRAMENTAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS UNIDADE 1 1 INTRODUÇÃO Prezado(a) acadêmico(a), neste tópico veremos as principais ferramentas que auxiliam na solução de problemas. As ferramentas e o método que será visto no próximo tópico são partes do TQC ou Controle Total da Qualidade. Lembrando que, segundo Campos (1999, p.17), “[...] o objetivo da utilização do TQC (Total Quality Control, ou CQT – Controle da Qualidade Total), como abordagem gerencial nas empresas, é justamente criar condições internas que garantam a sobrevivência das organizações a longo prazo”. Também de acordo com Silva e Peso (2001, p.166), o TQC tem sido adotado em muitas empresas como forma de garantir a sobrevivência da organização em longo prazo. FONTE: Disponível em: <http://forumeja.org.br/go/files/images/engrenagem. preview.gif>. Acesso em: 21 jan. 2010. FIGURA 32 – ENGRENAGEM UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 30 A seguir, teremos uma noção da utilização destas ferramentas bem como alguns exemplos. 2 FOLHA DE VERIFICAÇÃO A folha de verificação é utilizada para determinar quantas vezes ocorre um evento ou problema ao longo de um período de tempo determinado e de que forma ele se manifesta. Também é utilizada para registrar informações sobre o desempenho de um processo e acompanhar defeitos em itens ou processos, evitando decisões por opinião, e embasando-as em fatos. É uma ferramenta que permite obter informações dos eventos que estão acontecendo ou que já aconteceram (serve para gerar um histórico). Além de permitir qual problema devemos observar, ele nos permite observar: l o número de vezes em que alguma coisa acontece; l o tempo necessário para que alguma coisa seja feita;l o custo de uma determinada operação ao longo de certo período de tempo; l o impacto de uma ação ao longo de um dado período de tempo. 2.1 METODOLOGIA Primeiramente é importante determinar o que deve ser observado, para que todos possam visualizar a mesmo problema ou fato. Depois devemos definir o tamanho da amostragem, isto é, o período que os dados serão coletados. Construímos um formulário (folha de verificação) simples e de fácil manuseio para anotar os dados. Então, coletamos os dados e registramos a frequência com que os problemas ou eventos ocorrem. No fim do período de estudo ou coleta de dados, somamos a frequência de cada item para que possamos avaliar os dados obtidos. Desta forma, teremos informações precisas sobre o problema, e podemos mais facilmente encontrar a sua solução. A seguir, exemplo de folha de verificação. TÓPICO 2 | FERRAMENTAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 31 FONTE: Manual de Ferramentas da Qualidade – SEBRAE Podemos utilizar também o desenho do produto para auxiliar o preenchimento da folha de verificação ou identificar o local do problema. Vide exemplo a seguir: FONTE: O autor FIGURA 33 – LISTA VERIFICAÇÃO FIGURA 34 – CARRO VISUAL UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 32 FONTE: Disponível em: <//portal.ferramentasdaqualidade.com/fotos/Image/folha_de_verifica_2. gif>. Acesso em: 21 jan. 2010. 3 TEMPESTADE DE IDEIAS (BRAINSTORMING) “Criando ideias mais amplas e melhores.” FONTE: Disponível em: <http://blogs.informa.com/forum/files/2008/11/brainstorming. jpg>. Acesso em: 21 jan. 2010. FIGURA 35 – LISTA VERIFICAÇÃO 2 FIGURA 36 – LÂMPADA A Lista de Verificação também pode ser utilizada para verificação de tarefas (Check-list). NOTA TÓPICO 2 | FERRAMENTAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 33 Mais do que uma ferramenta de solução de problemas, o brainstorming ou "tempestade de ideias" é uma atividade que trabalha com a criatividade do grupo. Lembrando que seu criador foi um publicitário americano chamado Alex Osborn e esta técnica é ainda muito utilizada por seus seguidores nas áreas de relações humanas, publicidade e propaganda. Utilizamos esta ferramenta com o objetivo de estabelecer um método simples e comum para um grupo criar um alto volume de ideias para solução de problema (ou também para qualquer outro tópico), utilizando um processo livre de críticas e julgamento. Para esta sistemática, algumas regras devem ser lembradas: l Criatividade é sempre bem-vinda: os participantes devem ser encorajados a sugerir qualquer ideia que lhe venha à mente, sem preconceitos e sem medo. É necessário deixar as inibições para trás enquanto se geram ideias. Quando seguimos esta regra, criamos automaticamente um clima de brainstorming apropriado. Isso aumenta também o número de ideias geradas. l Críticas são rejeitadas: para estimular a criatividade não podemos criticar. Esta deve ser a regra mais importante, e que primariamente diferencia um brainstorming de outros métodos tradicionais. l Quantidade: Quanto mais ideias surgirem, mais oportunidades teremos de encontrar uma boa solução para o problema em questão. Quantidade gera qualidade. l Combinação e aperfeiçoamento são necessários: o objetivo desta regra é encorajar a geração de ideias adicionais às ideias já sugeridas por outros participantes. 3.1 METODOLOGIA Para fazer um Brainstorming, precisamos, no nosso caso, primeiramente ter um problema identificado. Após a identificação do problema, reunimos um grupo de 8 a 12 pessoas, de preferência de diversas áreas da empresa - interligadas ou não com o problema (lembre-se que o objetivo é estimular a criatividade, e ideias interessantes podem vir de pessoas que às vezes não conhecem o processo e que podem ter uma visão diferenciada do todo) – escolhemos um facilitador, que é a pessoa que irá gerenciar a ferramenta para que todos possam ser escutados e para que todas as ideias sejam anotadas. Existem dois métodos básicos para execução do Brainstorming e estes dois podem ser feitos em voz alta ou em silêncio utilizando folha de anotações: l Estruturado: Cada membro do grupo tem sua vez de sugerir ideias. A regra do número de ideias por participante por vez fica por conta da equipe. l Não estruturado: Todos sugerem ideias ao mesmo tempo. UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 34 Em qualquer um dos métodos, as ideias que vão surgindo sobre a causa do problema devem ser anotadas em um flipchart ou quadro. Também podemos anotar em cartões ou post-its e colar no quadro o que pode facilitar se quisermos organizar as ideias em tópicos posteriormente. FONTE: Disponível em: <http:/ /www.kartron.com.br/flip_ chart_rodizios.jpg>. Acesso em: 21 jan. 2010. FONTE: Disponível em: <http://natebu.f i les.wordpress. com/2007/04/brainstorming.jpg>. Acesso em: 21 jan. 2010. Após ter lançado as ideias, devemos revisá-las e eliminar as repetidas. Descarte apenas as praticamente idênticas, pois muitas vezes se faz interessante preservar estas diferenças e enunciados ligeiramente diferentes. Depois de todas as ideias exauridas, devemos separá-las e classificá-las em tópicos. Para esta classificação, podemos utilizar o Diagrama de Afinidades, que tem por objetivo separar as ideias em agrupamentos inter-relacionados, ou ainda, o Diagrama de Ishikawa. FONTE: Disponível em: <http://natebu.files.wordpr ess.com/2007/05 /brainstorming.jpg>. Acesso em: 21 jan. 2010. FONTE: Disponível em: <http://www.message- engineers.com/images/brainstorming.jpg>. Acesso em: 21 jan. 2010. FIGURA 38 – QUADRO COM POST-ITSFIGURA 37 – FLIPCHART FIGURA 39 – CLASSIFICAÇÃO 1 FIGURA 40 – CLASSIFICAÇÃO 2 TÓPICO 2 | FERRAMENTAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 35 4 DIAGRAMA DE ISHIKAWA O Diagrama de Ishikawa ou “Espinha de Peixe” ou ainda chamando de Diagrama de Causa-Efeito é uma ferramenta largamente utilizada na solução de problemas. É um diagrama que mostra as possíveis causas para um determinado problema (evento ou efeito). FONTE: Disponível em: <http://blogs.informa.com/forum/files/2008/11/brainstorming. jpg>. Acesso em: 21 jan. 2010. Esta ferramenta permite estruturar hierarquicamente as causas de determinado problema ou oportunidade de melhoria, bem como seus efeitos sobre a qualidade dos produtos. Permite também estruturar qualquer sistema que necessite de resposta de forma gráfica e sintética, pois temos uma melhor visualização das causas. FIGURA 41 – ESPINHA PEIXE UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 36 FONTE: O autor É uma ferramenta ideal para ser utilizada na sequência de um Brainstorming. E se vocês utilizarem a sistemática dos cartões ou post-its fica ainda mais fácil montar o diagrama. 4.1 METODOLOGIA Primeiro precisamos identificar o problema sendo o mais específico possível e anotá-lo na cabeça do esqueleto (Efeito). Na sequência, devemos definir quais as principais categorias de possíveis causas e colocá-las no diagrama (na extremidade da espinha de peixe/Causas). FIGURA 42 – DIAGRAMA CAUSA EFEITO A pessoa que inventou e desenvolveu o Diagrama de Ishikawa foi um senhor japonês chamado Kaoru Ishikawa, enquanto trabalhava na Kawasaki nos anos 60. NOTA TÓPICO 2 | FERRAMENTAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 37 FONTE: Disponível em: <http://z.hubpages.com/u/7037_f496.jpg>. Acesso em: 21 jan. 2010. As categorias podem ser criadas de acordo com cada situação, mas também podemos utilizar algumas características que são padrão para alguns seguimentos. Seguem as mais utilizadas: l 6 Ms, para a indústria. Esta categoria é a mais utilizada e é dividida em: Manpower(Mão de Obra/Pessoas), Machines (Máquinas/Equipamentos), Materials (Materiais), Methods (Métodos/Procedimentos), measurements (Medidas/Registros), Mother Nature (Meio Ambiente). FONTE: Disponível em: <http://www.lugli.org/wp-content/uploads/2009/08/diagrama01.PNG>. Acesso em: 21 jan. 2010. FIGURA 43 – CAUSA EFEITO 2 FIGURA 44 – ISHIKAWA UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 38 l 8 Ps, para serviços: Price (Preço), Promotion (Promoção/Saldo), People (Pessoas), Processes (Processos), Place (Local), Policies (Políticas/normas), Procedures (Procedimentos) & Product (Produto/serviço). l 4 Ss, também para serviços - Surroundings (envolvimento), Suppliers (fornecedores), Systems (sistemas), Skills (aptidões). Após definidas as categorias, distribuímos pelo diagrama as idéias/causas oriundas do Brainstorming, colocando-as na categoria certa. A seguir, alguns exemplos de diagrama: FONTE: Disponível em: <http://www.ogerente.com.br/qual/dt/imagens/causaeefeito2.JPG>. Acesso em: 21 jan. 2010. FIGURA 45 – ISHIKAWA 2 Nas categorias que tem poucas ideias/causas, promover mais um brainstorming para encontrar mais opções. Isto ajudará a evitar que só se concentrem numa das categorias, normalmente nas que estão mais familiarizados. Não há problema em confiar nos instintos e na experiência das pessoas. NOTA TÓPICO 2 | FERRAMENTAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 39 FONTE: Disponível em: <http://www.ciclocapd.com.br/imagens/capd/c/c9/c9_760.gif>. Acesso em: 21 jan. 2010. FONTE: Disponível em: <http://www.datalyzer.com.br/site/suporte/administrador/info/arquivos/ info48/fig2.gif>. Acesso em: 21 jan. 2010. FIGURA 46 – ISHIKAWA 3 FIGURA 47 – ISHIKAWA 4 UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 40 Depois, revisamos o diagrama com o objetivo de eliminar as ideias/causas que não se aplicam e discutimos o resultado final. Dentre as causas restantes, devemos discutir e atacar com a equipe as causas mais prováveis. Nesta fase, se faz interessante um plano para coleta de dados para utilização em ferramentas que comprovem a relação, ou não, da causa com o problema. Veremos algumas delas a seguir. Lembre-se, não devemos desenvolver planos de ação para as causas sem ter antes identificado que essas são relacionadas com o problema em si. 5 DIAGRAMA DE PARETO O Diagrama de Pareto é uma importante ferramenta de qualidade desenvolvida pelo Dr. Joseph Juran em homenagem ao economista italiano - Vilfredo Pareto – que, analisando a população concluiu que grande parte da riqueza (80%) estava em poder de um número reduzido de pessoas. (20%). Essa mesma conclusão foi depois constatada em outras situações, sendo estabelecida a relação que ficou conhecida como Principio de Pareto ou a relação 20-80. Segundo esse princípio, 20% das causas são responsáveis por 80% dos efeitos. No campo da qualidade, o Dr. Juran aplicou esse princípio demonstrando que alguns poucos fatores são responsáveis pelas maiorias dos efeitos observados, O Diagrama de Ishikawa pode também ser utilizado na verificação e validação de software . Para a implementação do diagrama de Ishikawa, não deve haver limites. As empresas que preferem ir além dos padrões convencionais podem identificar e demonstrar em diagramas específicos a origem de cada uma das causas do efeito, isto é, as causas das causas do efeito. A riqueza de detalhes pode ser determinante para uma melhor qualidade dos resultados do projeto. Quanto mais informações sobre os problemas da empresa forem disponibilizadas, maiores serão as chances de livrar-se deles. Essa ferramenta nos dá uma lista de itens para serem conferidos por meio dos quais se consegue uma rápida coleta de dados para várias análises. Essas informações são utilizadas para se obter uma localização da causa dos defeitos. NOTA NOTA TÓPICO 2 | FERRAMENTAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 41 estabelecendo assim um método que permite classificar os problemas da qualidade, identificando os poucos problemas que são vitais e diferenciando-os dos muitos que são triviais. Esse método foi por ele denominado Análise de Pareto. Podemos utilizar este método para escolher o ponto de partida para a solução de problemas, avaliar o progresso de um processo, ou ainda, identificar a causa básica de um problema. A forma gráfica de apresentar os dados estudados por esse método é conhecida como Gráfico ou Diagrama de Pareto. O Gráfico ou Diagrama de Pareto é uma forma especial de gráfico de barras verticais que dispõe, em ordem, os itens analisados desde o mais frequente até o menos frequente. Tem por objetivo estabelecer prioridades na tomada de decisão, a partir de uma abordagem estatística. FONTE: Disponível em: <http://qualiblog.files.wordpress.com/2008/11/graf-pareto.jpg>. Acesso em: 22 jan. 2010. 5.1 METODOLOGIA Primeiro precisamos definir o que analisar (Ex.: Não conformidade do produto). Escolha as causas ou problemas que serão observados, comparados e classificados, usando dados já existentes ou brainstorming. Escolha a unidade de medida mais significativa (frequência ou custo, por exemplo) e decida quanto à duração do estudo. Quanto mais estratificarmos o problema (linha, máquina, turno, operador, dia da semana etc.) melhor. Colete os dados necessários para cada categoria de problema (Ex.: utilizando folhas de verificação). Classifique FIGURA 48 – PARETO 1 UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 42 em ordem decrescente e calcule a porcentagem acumulada. Construímos então o gráfico determinando as escalas dos eixos verticais e horizontais junto com a curva da porcentagem acumulada (esta curva oferece uma visão mais clara da relação entre as contribuições individuais de cada fator). A somatória das causas deve gerar uma porcentagem acumulada de 100%. Vide Exemplo a seguir. FONTE: Disponível em: <http://www.lugli.org/wp-content/uploads/2008/02/16apostila_ completa_img_19.jpg>. Acesso em: 22 jan. 2010. Interprete os resultados. Geralmente as barras mais altas indicam os maiores contribuintes do problema como um todo. É uma questão de bom senso atacar essas causas em primeiro lugar, mas preste atenção, pois o mais frequente ou mais caro nem sempre é o mais importante. Podemos também continuar estratificando as causas e construindo novos gráficos de Pareto para elas. FIGURA 49 – PARETO 2 TÓPICO 2 | FERRAMENTAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 43 6 HISTOGRAMA O histograma é uma forma de descrição gráfica com barras verticais, as quais representam dados quantitativos agrupados em classes de frequência. Ele é utilizado para resumir dados de um processo durante certo período e também na solução de problemas para avaliarmos como está a distribuição sobre a população. As vantagens são a visualização de grande quantidade de dados que são de difícil interpretação na forma de tabela; conseguimos revelar a tendência central, variação e forma dos dados bem como ajuda a indicar se houve mudanças no processo. FONTE: Disponível em: <http://portal.ferramentasdaqualidade.com/fotos/Image/histograma1. gif>. Acesso em: 22 jan. 2010. FIGURA 50 – HISTOGRAMA 1 Joseph Juran nasceu em 1904, na Romênia, e emigrou para os Estados Unidos em 1912. Licenciado em Engenharia e Direito, começou a sua atividade como gestor de qualidade na Western Eletric Company. Professor de Engenharia na New York University, iniciou a carreira de consultor em 1950. Juran é considerado o outro pai da revolução da Qualidade do Japão (a par de Deming) e também o primeiro que aplicou a qualidade à estratégia empresarial. NOTA UNIDADE1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 44 6.1 METODOLOGIA Primeiramente precisamos obter uma amostragem. (O ideal seria de 50 a 100, mas podemos utilizar outros valores). Após o registro desta amostragem, devemos determinar qual o maior e o menor valor (xmáx. e xmín) e a diferença entre o maior e o menor valor (R = xmáx –xmin = Amplitude). Depois, determinamos o número de classe k = √n e os limites destas classes. Na sequência, construímos a tabela de frequências e traçamos o diagrama. Vide exemplo a seguir: Exemplo: Construir um histograma para as viscosidades (Cps) a seguir, obtidas de 50 lotes de certo produto químico. Dados Histograma 1 Limites das Classes Contagem 155 a 159 2 160 a 164 5 165 a 169 10 170 a 174 12 175 a 179 7 180 a 184 11 185 a 189 3 Total 50 Solução: a) Tamanho da Amostra: n = 50 b) Valores de xmax e xmin = 189 e 156 c) Amplitude Total: R = xmax - xmin = 189 – 156 = 33 d) Número de Classes: k = √n = 7,0710678 = 7 e) Amplitude de cada Classe: h = R/k = 4,7 = 5 f) Tabela de frequências: g) Gráfico: FONTE: http://www.datalyzer.com.br/site/suporte/administrador/info/arquivos/info44/44.html. Os dados de uma amostra servem como base para uma decisão sobre a população. Quanto maior o tamanho da amostra mais informação temos sobre a população. Porém, um aumento de tamanho da amostra também significa um aumento da quantidade de dados e torna-se difícil compreender a população a partir destes dados, mesmo quando eles são dispostos em tabelas. Em tal caso, precisamos de um método que nos vai possibilitar conhecer a população, e um histograma atende às nossas necessidades. NOTA TÓPICO 2 | FERRAMENTAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 45 FONTE: O autor 6.2 TIPOS DE HISTOGRAMA É possível obter informações úteis sobre o estado da população através da análise do perfil do histograma. Os perfis seguintes são típicos, e podemos utilizá- los como modelos para análise de um processo. 6.2.1 Histograma simétrico (distribuição normal, modal) Característica: a frequência é mais alta no centro e decresce gradualmente para as caudas de maneira simétrica (forma de sino). A média e a mediana são aproximadamente iguais e localizam-se no centro do histograma (ponto de pico). Quando ocorre: forma usualmente observada em processos padronizados, estáveis, em que a característica de qualidade é contínua e não apresenta nenhuma restrição teórica nos valores que podem ocorrer. FIGURA 51 – HISTOGRAMA 3 UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 46 FONTE: O autor 6.2.2 Histograma tipo pente (multimodal) Característica: As classes possuem frequências altas e baixas alternadamente. Quando ocorre: Este perfil ocorre quando a quantidade de dados incluídos na classe varia de classe para classe, ou quando existe uma tendência particular no modo como os dados são arredondados. FONTE: O autor FIGURA 52 – HISTOGRAMA SIMÉTRICO FIGURA 53 – HISTOGRAMA PENTE TÓPICO 2 | FERRAMENTAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 47 6.2.3 Histograma assimétrico (apenas um pico) Característica: a frequência decresce bruscamente em um dos lados de forma gradual no outro, produzindo uma cauda mais longa em um dos lados. A média localiza-se fora do meio da faixa de variação. Quando a assimetria é à direita, a mediana é inferior a média. Quando a assimetria é à esquerda, a mediana é superior à média. Quando ocorre: possivelmente, a característica de qualidade possui apenas um limite de especificação e é controlada durante o processo, de modo que satisfaça a essa especificação. FONTE: O autor 6.2.4 Histograma tipo declive (despenhadeiro) Característica: o histograma termina abruptamente de um ou dos dois lados, dando a impressão de faltar um pedaço na figura. Quando ocorre: possivelmente, foram eliminados dados por uma inspeção 100%; nesse caso o “corte” coincide com os limites de especificação. FIGURA 54 – HISTOGRAMA ASSIMÉTRICO UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 48 FONTE: O autor 6.2.5 Histograma tipo pico duplo Característica: ocorrem dois picos e a frequência é baixa entre eles. Quando ocorre: em situações em que há mistura de dados com médias diferentes, obtidos em duas condições distintas. Por exemplo, dois tipos de matérias-primas, duas máquinas ou dois operadores. A estratificação dos dados, segundo esses fatores, poderá confirmar ou não tais conjecturas. FONTE: O autor 6.2.6 Histograma tipo “platô” Característica: classes centrais possuem aproximadamente a mesma frequência. FIGURA 55 – HISTOGRAMA DECLIVE FIGURA 56 – HISTOGRAMA PICO DUPLO TÓPICO 2 | FERRAMENTAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 49 Quando ocorre: aspecto possível quando há mistura de várias distribuições com médias diferentes. FONTE: O autor 6.2.7 Histograma tipo pico isolado Característica: algumas faixas de valores da característica de qualidade observada ficam isoladas da grande maioria dos dados, gerando barras ou pequenos agrupamentos separados. Quando ocorre: possivelmente ocorreram anormalidades temporárias no processo, erros de medição, erros de registro ou transcrição dos dados, produzindo alguns resultados muito diferentes dos demais. FONTE: O autor FIGURA 57 – HISTOGRAMA PLATÔ FIGURA 58 – HISTOGRAMA PICO ISOLADO UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 50 7 GRÁFICO OU DIAGRAMA DE CORRELAÇÃO (DISPERSÃO) O Diagrama de Correlação constitui a melhor maneira de visualizar a relação entre duas variáveis quantitativas. Coleta dados aos pares de duas variáveis (causa/efeito) para verificar a existência real da relação entre essas variáveis. FONTE: Disponível em: <http://www.scielo.br/img/revistas/prod/v12n1/a04q09.gif>. Acesso em: 22 jan. 2010. Exemplo de correlações: já ouvimos dizer que o aumento do número de crimes está relacionado com o aumento da taxa de desemprego. Também ouvimos falar que os preços sobem quando a procura por determinado produto aumenta. Para podemos ter evidências que os exemplos anteriores realmente são verdadeiros, precisamos avaliar os dados das duas relações utilizando justamente o Diagrama de Correlação. FONTE: Disponível em: <http://www.proceedings.scielo.br/img/eventos/ agrener/n3/14690f1.gif>. Acesso em: 22 jan. 2010. FIGURA 59 – CORRELAÇÃO 1 FIGURA 60 – CORRELAÇÃO 2 TÓPICO 2 | FERRAMENTAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 51 7.1 METODOLOGIA Para fazer o diagrama de dispersão, siga os seguintes passos: • colete os pares de dados (x, y) entre os quais deseja estudar relações, dispondo- os em uma tabela. É desejável ter, pelo menos, 30 pares de dados; • encontre os valores máximos e mínimos para x e y, e defina as escalas dos eixos horizontal e vertical, de forma que ambos os comprimentos venham a ser aproximadamente iguais para facilitar a leitura. Se uma das duas variáveis for um fator e a outra uma característica da qualidade, usar o eixo horizontal x para o fator e o eixo vertical y para a característica da qualidade; • trace o plano cartesiano e lance os dados no papel. Quando forem obtidos os mesmos valores de dados de diferentes observações, mostre estes pontos, ou traçando círculos concêntricos, ou lançando o segundo ponto imediatamente próximo do primeiro; • inserir todos os itens e informações necessárias como intervalo de tempo, quantidade de pares de dados, nome e unidade de medidas de cada eixo etc., e após isso, analisar o diagrama, verificando a existência de correlação. Exemplos: FONTE: O autor FIGURA 61 – TIPOS DE CORRELAÇÃO UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE– FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 52 7.2 EXEMPLO Um fabricante de tanques plásticos pelo processo de injeção encontrou problemas com tanques defeituosos que tinham paredes finas. Suspeitou-se que a variação da pressão do ar, que mudava de dia para dia, foi a causa das paredes finas, fora da especificação. Veja a tabela a seguir. TABELA 1 – DADOS DE PRESSÃO DO AR E DA PERCENTAGEM DE TANQUES PLÁSTICOS DEFEITUOSOS Data Pressão do Ar (Kgf/cm3) Produtos com defeitos (%) Data Pressão do Ar (Kgf/cm3) Produtos com defeitos (%) Out./01 8,6 0,889 Out./22 8,7 0,892 02 8,9 0,884 23 8,5 0,877 03 8,8 0,874 24 9,2 0,885 04 8,8 0,891 25 8,5 0,886 05 8,4 0,874 26 8,3 0,896 08 8,7 0,886 29 8,7 0,896 09 9,2 0,911 30 9,3 0,928 10 8,6 0,912 31 8,9 0,886 11 9,2 0,895 Nov./01 8,9 0,908 12 8,7 0,896 02 8,3 0,881 15 8,4 0,894 05 8,7 0,882 16 8,2 0,864 06 8,9 0,904 17 9,2 0,922 07 8,7 0,912 18 8,7 0,902 08 9,1 0,925 19 9,4 0,905 09 8,7 0,872 FONTE: Disponível em: <http://www.datalyzer.com.br/site/suporte/administrador/info/arquivos/ info43/43.html>. Acesso em: 22 jan. 2010. l Conforme visto na tabela anterior, há 30 pares de dados. l Neste exemplo, vamos indicar a pressão do ar por x (eixo horizontal) e a percentagem de produtos defeituosos por y (eixo vertical). Assim temos: l O valor máximo de x: x máx. = 9,4 (kgf/cm2) l O valor máximo de x: x min. = 8,2 (kgf/cm2) l valor máximo de x: y máx. = 0,928 (%) l valor máximo de x: y min. = 0,864 (%) Marcamos o eixo horizontal com intervalos de 0,5 (kgf/cm2), de 8,0 a 9,5 (kgf/cm2) e o eixo vertical com intervalos de 0,01 (%), de 0,85 (%) a 0,93 (%). l Traçamos o plano cartesiano usando papel milimetrado e lápis ou utilizando um software como no exemplo a seguir. TÓPICO 2 | FERRAMENTAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 53 FONTE: O autor FIGURA 62 – CORRELAÇÃO 4 Fluxograma e cartas de controle são ferramentas que estudaremos em tópicos específicos na próxima unidade, pois também podem ser utilizadas na prevenção de problemas. ATENCAO 54 RESUMO DO TÓPICO 2 Caro(a) acadêmico(a)! Neste segundo tópico você estudou os seguintes aspectos: l A importância das ferramentas da qualidade e sua aplicação. l A folha de verificação que serve para registrar informações e defeitos de um processo. l O brainstorming (tempestade de ideias) que estimula a criatividade e possibilita a participação de todos no intuito de resolver o problema. l O diagrama de Ishikawa que mostra ordenadamente as possíveis causas para solução de problemas. l O diagrama de Pareto que parte do princípio de que 20% das causas são responsáveis por 80% dos defeitos. l O histograma que possibilita agrupar dados quantitativos em classes de frequência. l O diagrama de correlação ou dispersão que nos ajuda a verificar a correlação entre causas e efeitos. 55 Caro(a) acadêmico(a)! Para exercitar seus conhecimentos, resolva os seguintes exercícios: 1 Monte um gráfico de Pareto para os seguintes defeitos apontados no exemplo de lista de verificação de frequência do Tópico 2.1, apontado a seguir. Exemplo de Lista de Verificação de Frequência Problema: Reclamação de defeitos na porta do carro Período: 1 mês Processo: Fabricação de porta do carro Responsável: Sr. X Período: 01/08/20XX a 30/08/20XX Total de itens produzidos: 480 AUTOATIVIDADE Tipo de Defeito Frequência Total Mancha na porta IIIII IIIII IIIII IIIII I 21 Risco IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII 35 Defeito na Tranca IIIII IIIII IIIII II 17 Folga IIIII IIIII IIIII IIIII IIIII IIII 29 Amassado III 03 Defeito no vidro IIIII 05 TOTAL 110 2 Para o defeito de maior incidência da lista anterior, faça um Brainstorming e classifique as possíveis causas, utilizando o Diagrama de Ishikawa. Discuta o resultado com o grupo. Exercite sua criatividade! 56 57 TÓPICO 3 MÉTODO DE ANALISE DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS UNIDADE 1 1 INTRODUÇÃO Prezado(a) acadêmico(a), neste tópico, estudaremos a metodologia do MASP. O MASP (Método de Analise de Solução de Problemas) é uma metodologia simples e prática que visa à utilização das ferramentas da qualidade, das quais você já teve contato no tópico anterior, de uma maneira lógica e ordenada, facilitando a análise de problemas, determinação das suas causas, elaboração do plano de ação e avaliação das lições aprendidas. É uma peça fundamental para a implementação eficiente e eficaz das várias ideias e propostas que surgem das várias pessoas envolvidas no processo de solução de problemas. Também pode ser utilizado para manutenção e melhoria dos padrões. FONTE: Disponível em: <http://rafaeldw.files.wordpress.com/2008/08/pdca.jpg>. Acesso em: 22 jan. 2010. FIGURA 63 – PDCA 58 UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS Dentre algumas ferramentas da qualidade utilizadas, podemos citar: l Brainstorming; l coleta de dados, folhas de verificação; l diagrama de correlação; l gráfico sequencial, histogramas, fluxogramas; l diagrama de causa e efeito; l distribuição de frequências; l curva de Gauss, probabilidades na curva normal; l capacidade dos processos, índices cp, cpd, cpe, cpk; l carta de controle; l diagrama de Pareto; l métricas do seis sigma DMAIC; l Fmea. 2 PROBLEMAS Como exposto acima, utilizamos o MASP quando nos deparamos com algum problema. Mas o que é um problema? Problema é o resultado indesejável de um trabalho. É uma palavra muito comum no nosso dia a dia que acaba impedindo as organizações de obterem melhor qualidade e produtividade nos seus produtos e serviços. Isto acarreta perdas e afetam a “saúde” da empresa. Podemos ter problemas em várias etapas do processo. Os principais indícios são: l baixa qualidade dos produtos e serviços; l nível alto de desperdício; l refugo interno alto; l alto índice de reclamação de clientes externos; l queda na produtividade ou baixa produtividade; l número elevado de horas de máquina parada; l manutenções corretivas constantes; l perda de negócios. Perda de competitividade no mercado; O MASP foi criado pelo pedagogo e filósofo John Dewey, um dos mais importantes nomes da Escola Pragmática da filosofia moderna. Dewey propôs o método, partindo da premissa que “O homem não pensa a menos que tenha um problema para resolver”. NOTA TÓPICO 3 | MÉTODO DE ANÁLISE DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 59 l pessoas desmotivadas; l elevado número de acidentes; l alto índice de absenteísmo. É importante ressaltar aqui que, a maioria das vezes, procuramos, erroneamente, os culpados para os problemas existentes e não atacamos as causas. 3 PDCA - FASES Para aplicarmos o MASP, utilizaremos o ciclo PDCA. Campos (1996) define o Método de Melhorias – ou Ciclo – PDCA na seguinte citação: “O PDCA é um método de gerenciamento de processos ou de sistemas. É o caminho para se atingirem as metas atribuídas aos produtos dos sistemas empresariais.” (CAMPOS, 1996, p. 262). Moura descreve o ciclo PDCA como “[...] uma ferramenta que orienta a sequência de atividades para se gerenciar uma tarefa, processo, empresa etc. (MOURA, 1997, p. 90). O ciclo PDCA é também conhecido como Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming, e parte da premissa de que o problema pode ser dividido em quatro fases. São elas: l Plan (Planejar): Consiste em estabelecer uma meta ou identificar o problema, analisar os dados e características relativas a este problema, descobrir as causas fundamentais do problema e na sequência já elaborar um plano de ações. l Do (Executar): Como o nome já diz, consiste em colocar em prática, executar o plano de ações e coletar os dados para serem analisados na próxima fase. l Check (Verificar): Estafase consiste em avaliar frequentemente os resultados e alterações de processo oriundos das ações executadas na fase anterior, devemos comparar estes resultados em relação às ações planejadas e aos objetivos definidos por meio de relatórios em que consolidaremos todos os dados. l Act (Atuar): Nesta fase, após eliminarmos as causas principais dos problemas, criaremos padrões das ações que foram efetivas para mantê-las. Também fazemos uma avaliação do trabalho para verificar quais ações deram certo e quais não deram. Abrimos um novo plano de ações (corretivas, preventivas ou de melhorias), com objetivo de melhorar continuamente, e iniciamos o ciclo novamente. A maior parte dos problemas é gerada, muitas vezes, por falta de um desenvolvimento robusto que inclui a utilização de ferramentas preventivas no desenvolvimento. Veremos nas unidades seguintes algumas delas. NOTA 60 UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS Executamos o ciclo PDCA quantas vezes forem necessárias até que obtemos a qualidade desejada. O Método PDCA é “[...] um caminho para se atingir uma meta” (CAMPOS, 1996, p. 263). FONTE: Disponível em: <http://www.knower.com.br/arquivoseditor_knower/image/pdca2. jpg>. Acesso em: 22 jan. 2010. FIGURA 64 – PDCA 2 Shewhart foi o idealizador do ciclo PDCA e Deming foi quem divulgou e efetivamente o aplicou. NOTA TÓPICO 3 | MÉTODO DE ANÁLISE DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 61 4 PDCA – METODOLOGIA Para aplicar o ciclo PDCA utilizaremos oito passos conforme a figura a seguir. FONTE: Campos (1999) A seguir, abordaremos estes passos mais detalhadamente. 4.1 IDENTIFICAÇÃO/CARACTERIZAÇÃO DO PROBLEMA – PASSO - 1 FIGURA 65 – PDCA 3 QUADRO 1 – PASSO 1 Et Tarefas Ferramentas Empregadas Observações 1 ESCOLHA DO PROBLEMA Diretrizes gerais da área de trabalho (qualidade, custo, atendimento, moral, segurança) Um problema é o resultado indesejável de um trabalho (esteja certo de que o problema escolhido é o mais importante baseado em fatos e dados). Por exemplo: perda de produção por parada de equipamento, pagamentos em atraso, porcentagem de peças defeituosas etc. 2 HISTÓRICO DO PROBLEMA Gráficos Filmes Fotografias Qual a frequência do problema? Como ocorre? 62 UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 3 MOSTRAR PERDAS ATUAIS E GANHOS VIÁVEIS O que se está perdendo? (custo da qualidade) O que é possível ganhar? 4 FAZER A ANÁLISE DE PARETO A análise de Pareto permite priorizar temas e estabelecer metas numéricas viáveis. Subtemas podem também ser estabelecidos se necessário. Nota: Não se procuram causas aqui. Só resultados indesejáveis. As causas serão procuradas no processo 3. 5 NOMEAR RESPOSÁVEIS Nomear Nomear a pessoa responsável ou nomear o grupo responsável e o líder. Propor uma data limite para ter o problema solucionado. FONTE: Campos (1999) 4.2 OBSERVAÇÃO – PASSO 2 QUADRO 2 – PASSO 2 Et Tarefas Ferramentas Empregadas Observações 1 DESCOBERTA DAS CARACTE- RÍSTICAS DO PROBLEMA ATRAVÉS DE COLETA DE DADOS. IMPORTANTE: Quanto mais tempo você gastar aqui, mais fácil será para resolver o problema) NÃO SALTE ESTA PARTE ANÁLISE DE PARETO ESTRATIFICAÇÃO LISTA DE VERIFICAÇÃO (Coleta de dados) GRÁFICO DE PARETO PRIORIZE (Escolha os temas mais importantes e retorne) Observe o problema sob vários pontos de vista (estratificação) Tempo = Os resultados são diferentes de manhã, à tarde, à noite, às segundas feiras, feriados etc? Local = Os resultados são diferentes em partes diferentes de uma peça (defeitos no topo, na base, periferia)? Tipo = Os resultados são diferentes dependendo do produto, matéria-prima, do material usado? Sintoma = Os resultados são diferentes se os defeitos são cavidades ou porosidade, se o absenteísmo é por falta Ou licença médica, se a parada é por queima de um motor ou falha mecânica etc? Individuo = Que turma? Que operador? Deverá também ser necessário investigar aspectos específicos, por exemplo: Umidade relativa do ar ou temperatura ambiente, condições dos instrumentos de medição, confiabilidade dos padrões, treinamento, quem é o operador, qual a equipe que trabalhou, quais as condições climáticas etc. “5W 1H” Faça as perguntas: o que, quem, quando, onde, por que e como, para coletar TÓPICO 3 | MÉTODO DE ANÁLISE DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 63 dados. Construa vários tipos de gráficos de Pareto conforme os grupos definidos na estratificação. 2 DESCOBERTA DAS CARACTE- RÍSTICAS DO PROBLEMA ATRAVÉS DE OBSERVAÇÃO NO LOCAL Análise no local da ocorrência do problema pelas pessoas envolvidas na investigação. Deve ser feita não no escritório, mas no próprio local da ocorrência, para coleta de informações suplementares que não podem ser obtidas na forma de dados numéricos. Utilize filmagens e fotografias. 3 CRONOGRA- MA, ORÇAMENTO E META Análise no local da ocorrência do problema pelas pessoas envolvidas na investigação. Estimular um cronograma para referência. Este cronograma pode ser atualizado em cada processo. Estimar um orçamento. Definir uma meta a ser atingida. FONTE: Campos (1999) 4.3 ANÁLISE – PASSO 3 QUADRO 3 – PASSO 3 Et Tarefas Ferramentas Empregadas Observações 1 DEFINIÇÃO DAS CAUSAS INFLUENTES Tempestade cerebral e diagrama de causas e efeito. Pergunta: por que ocorre o problema? Formação do grupo de trabalho: Envolva todas as pessoas que possam contribuir na identificação das causas. Diagrama de causa e efeito: Anote o maior número possível de causas. Estabeleça a relação de causa e efeito entre as causas levantadas. Construa o diagrama de causa e feito colocando as causas mais gerais nas espinhas maiores e causas secundarias, terciárias etc nas ramificações menores. 2 ESCOLHA DAS CAUSAS MAIS PROVÁVEIS (HIPÓTESES) Identificação no diagrama de causa e efeito. Causas mais prováveis: As causas assinaladas na tarefa anterior têm que ser reduzidas por eliminação das causas menos prováveis baseadas nos dados levantados no processo de observação. Aproveite também as sugestões baseadas na experiência do grupo e dos superiores hierárquicos. Baseado ainda nas informações colidas na observação, priorize as causas mais prováveis. Cuidado com efeitos “cruzados”: Problemas que resultam de dois ou mais fatores simultâneos. Maior atenção nestes casos. 64 UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 3 ANÁLISE DAS CAUSAS MAIS PROVÁVEIS (VERIFICAÇÃO DAS HIPÓTESES) Coletar novos dados sobre as causas mais prováveis usando a lista de verificação. Analisar dados coletados usando Pareto, Diagramas de Relação, Histogramas, Gráficos. Testar as causas. Visite o local em que atuam as hipóteses. Colete informações. Estratifique as hipóteses, colete dados utilizando a lista de verificação para facilidade. Use o Pareto para priorizar, o Diagrama de Relação para testar a correlação entre a hipótese e o efeito. Use o Histograma para avaliar a dispersão e gráficos para verificar a evolução. Teste as hipóteses através de experiências. ? HOUVE CONFIRMAÇÃO DE ALGUMA CAUSA MAIS PROVÁVEL? Se não houver volte a etapa 1 deste processo. Com base nos resultados das experiências, será confirmada ou não a existência de relação entre o problema (efeito) e as causas mais prováveis (hipóteses). ? TESTE DE CONSISTÊNCIA DA CAUSA FUNDAMENTAL Senão houver volte a etapa 1 deste processo Existe evidência técnica de que é possível bloquear? O bloqueio geraria efeitos indesejáveis? Se o bloqueio é tecnicamente impossível ou se pode provocar efeitos indesejáveis (sucateamento, alto custo, retrabalho, complexidade etc.), pode ser que a causa determinada ainda não seja a causa fundamental, mas um efeito dela. Transforme a causa num novo problema (F) e que pergunte outro porque voltando ao início do fluxo deste processo. 4.4 PLANO DE AÇÃO – PASSO 4 Et Tarefas Ferramentas Empregadas Observações 1 ELABORAÇÃO DA ESTRATÉGIA DE AÇÃO. Discussão com o grupo envolvido. Certifique-se de que as ações serão tomadas sobre as causas fundamentais e não sobre seus efeitos. Certifique-se de que as ações propostas não produzam efeitos colaterais. Se ocorrerem, adote ações contra eles. Teste as hipóteses através de experiências. Proponha diferentes soluções, analise a eficácia e cisto de cada uma escolha a melhor. QUADRO 4 – PASSO 4 TÓPICO 3 | MÉTODO DE ANÁLISE DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 65 2 ELABORAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO PARA O BLOQUEIO E REVISÃO DO CRONOGRAMA E ORÇAMENTO FINAL Discussão com o grupo envolvido. “5W 1H”. Cronograma. Custos. Defina O QUÊ será feito (“WHAT”). Defina QUANDO será feito (“WHEN”). Defina QUEM fará (“WHO”). Defina ONDE será feito (“WHERE”). Defina POR QUÊ será feito(“WHY”). Detalhe ou delegue o detalhamento de COMO será feito (“HOW”). Determine a meta a ser atingida e quantifique ($, toneladas, defeitos etc.) Determine os itens de controle e verificação dos diversos níveis envolvidos. FONTE: Campos (1999) 4.5 AÇÃO – PASSO 5 Et Tarefas Ferramentas Empregadas Observações 1 TREINAMENTO Divulgação do plano a todos. Reuniões participativas. Técnicas de treinamento. Certifique-se de quais ações necessitam da ativa cooperação de todos. Dê especial atenção a estas ações. Apresente claramente as tarefas e a razão delas. Certifique-se de que todos entendem e concordam com as medidas propostas. 2 EXECUÇÃO DA AÇÃO Plano e cronograma. Durante a execução, verifique fisicamente e no local em que as ações estão sendo efetuadas. Todas as ações e os resultados bons ou ruins devem ser registrados com a data em que foram tomados. FONTE: Campos (1999) 4.6 VERIFICAÇÃO – PASSO 6 QUADRO 5 – PASSO 5 Et Tarefas F e r r a m e n t a s Empregadas Observações 1 COMPARAÇÃO DOS RESULTADOS Pareto, cartas de controle, histograma. Deve-se utilizar os dados coletados antes e após a ação de bloqueio para verificar a efetividade da ação e o grau de redução dos resultados indesejáveis. Os formatos usados na comparação devem ser os mesmos antes e depois da ação. Converta e compare os efeitos, também em termos monetários. 2 LISTAGEM DOS EFEITOS SECUNDÁRIOS Toda alteração do sistema pode provocar efeitos secundários positivos ou negativos. 66 UNIDADE 1 | CONTROLE TOTAL DA QUALIDADE – FERRAMENTAS PARA MELHORIA E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 3 VERIFICAÇÃO D A CONTINUIDADE OU NÃO DO PROBLEMA Gráfico sequencial Quando o resultado da ação não é tão satisfatório quanto o esperado, certifique- se de que todas as ações planejadas foram implementadas conforme o plano. Quando os efeitos indesejáveis continuam a ocorrer, mesmo depois de executada a ação de bloqueio, significa que a solução apresentada foi falha. 4 O BLOQUEIO FOI EFETIVO Pergunta: A causa fundamental foi e f e t i v a m e n t e encontrada e bloqueada? Causa Fundamental Utilize as informações levantadas nas tarefas anteriores para a decisão. Se a solução foi falha retornar ao processo 2 (Obsevação). 4.7 PADRONIZAÇÃO – PASSO 7 Et Tarefas Ferramentas Empregadas Observações 1 ELABORAÇÃO OU ALTERAÇÃO DO PADRÃO Estabeleça um novo procedimento operacional ou reveja o antigo pelo 5W 1H Incorpore sempre que possível um poka- yoke. Esclareça no procedimento operacional “o quê”, “quem”, “quando”, “onde”, “como” e principalmente “por quê”, para as atividades que devem ser incluídas ou alteradas nos padrões já existentes. Verifique se as instruções, determinações e procedimentos implantados no PROCESSO 5 devem sofrer alterações antes de serem padronizados, baseado nos resultados obtidos no PROCESSO 6. Use a criatividade para garantir o não- reaparecimento dos problemas. Incorpore no padrão, se possível, no mecanismo “à prova de bobeira”, de modo que o trabalho possa ser realizado sem erro por qualquer trabalhador. 2 COMUNICAÇÃO Comunicados, circulares, reuniões etc. Evite possíveis confusões. Estabeleça a data de início da nova sistemática, quais as áreas que serão afetadas para que a aplicação do padrão ocorra em todos os locais necessários ao mesmo tempo e por todos os envolvidos. 3 EDUCAÇÃO E TREINAMENTO Reuniões e palestras. Manuais de treinamento. Treinamento no trabalho. Garanta que os novos padrões ou as novas alterações existentes sejam transmitidas a todos os envolvidos. Não fique apenas na comunicação por meio de documento. É preciso expor a razão da mudança e apresentar com clareza os aspectos importantes e o que mudou. Certifique-se de que os funcionários estão aptos a executar o procedimento operacional padrão. Explique o procedimento no trabalho no próprio local. Providencie documentos no local e na forma que forem necessários. QUADRO 7 – PASSO 7 TÓPICO 3 | MÉTODO DE ANÁLISE DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 67 4 ACOMPANHA- MENTO DA UTILIZAÇÃO DO PADRÃO Sistema de verificação do cumprimento do padrão. Evite que um problema resolvido reapareça devido à degeneração no cumprimento dos padrões: Estabelecendo um sistema de verificações periódicas; Delegando o gerenciamento por etapas; O supervisor deve acompanhar periodicamente sua turma para verificar o cumprimento dos procedimentos operacionais padrão. FONTE: Campos (1999) 4.8 CONCLUSÃO – PASSO 8 Et Tarefas Ferramentas Empregadas Observações 1 RELAÇÃO DOS PROBLEMAS REMANSCENTES Análise dos resultados. Demonstrações gráficas. Buscar a perfeição, por um tempo muito longo, pode ser improdutivo. A situação ideal quase nunca existe, portanto, delimite as atividades se o limite de tempo original for atingido. Relacione o que e quando não foi realizado. Mostre também os resultados acima do esperado, pois são indicadores importantes para aumentar a eficiência dos futuros trabalhos. 2 PLANEJAMENTO DO ATAQUE AOS PROBLEMAS REMANESCENTES Aplicação do Método de Solução de Problemas nos que forem importantes. Reavalie os itens pendentes, organi- zando-os para uma futura aplicação do Método de Solução de Problemas. Se houver problemas ligados à própria forma que a solução de problemas foi tratada, isto pode se transformar em tema para projetos futuros. 3 REFLEXÃO Relação cuidadosa sobre as próprias atividades da solução de problemas Analise as etapas executadas do Método de Solução de Problemas nos aspectos: Cronograma Houve atrasos signi- ficativos ou prazos folgados demais? Quais os motivos? Elaboração do diagrama causa-efeito Foi superficial? Isto dará uma medida de maturidade da equipe envolvida. Quanto mais completo o diagrama, mais habilidosa a equipe. Houve participação dos membros? O grupo era o melhor para solucionar aquele problema? As reuniões eram produtivas? O que melhorar? As reuniões ocorreram sem problemas (faltas, brigas, imposições de ideias)? O grupo ganhou conhecimentos? O grupo melhorou a técnica de solução de problemas, usou todas as técnicas? FONTE: Campos (1999) QUADRO 8 – PASSO 8 68 UNIDADE 1
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