Manual do Almoxarifado

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MANUAL DO
ALMOXARIFADO
 
Foz do Iguaçu – PR 
2016
Manual de Almoxarifado 2
MANUAL DO ALMOXARIFADO
Pró-Reitoria de Administração, Gestão e infraestrutura – PROAGI
Luiz Marcos de Oliveira Silva
Coordenadoria de Infraestrutura – COINFRA
Edson Carlos Thomas
Elaboração:
Evandro Cesca Mezzari
Versão 1.0 – 01/2016
Manual de Almoxarifado 3
Sumário
INTRODUÇÃO.................................................................................................................................4
1.OBJETIVOS, PRINCÍPIOS E VALORES APLICÁVEIS À LOGÍSTICA DE SUPRIMENTOS.........5
1.1.Objetivo da gestão de estoques.........................................................................................................................................................5
1.2.Princípios e Valores............................................................................................................................................................................5
1.3.Código de Ética...................................................................................................................................................................................5
2.ESTRUTURA FUNCIONAL...........................................................................................................6
2.1.Departamento de Logística.................................................................................................................................................................6
2.2.Seção de Almoxarifado.......................................................................................................................................................................6
2.3.Seção de Patrimônio..........................................................................................................................................................................7
2.4.Área Técnica.......................................................................................................................................................................................7
3.AGENTES RESPONSÁVEIS DIRETOS DA ESTRUTURA LOGÍSTICA.......................................8
3.1.Responsável Conferente....................................................................................................................................................................8
3.2.Servidores da Seção de Almoxarifado...............................................................................................................................................8
3.3.Servidores da Seção de Patrimônio...................................................................................................................................................8
3.4.Requisitor de Material.........................................................................................................................................................................8
4.ENTRADA DE MATERIAIS...........................................................................................................9
4.1.Sala de recebimento provisório..........................................................................................................................................................9
4.2.Verificação de conformidade – Nota Fiscal......................................................................................................................................10
4.3.Verificação de conformidade – Conferência de volumes.................................................................................................................10
4.4.Verificação de conformidade – Inconformidade de entrega.............................................................................................................10
4.5.Cláusulas editalícias vinculantes......................................................................................................................................................11
4.6.Regularização de inconformidades..................................................................................................................................................11
4.7.Comunicação formal de chegada.....................................................................................................................................................12
4.8.Recebimento definitivo.....................................................................................................................................................................12
4.9.Entrada do bem no Sistema Integrado de Gestão – SIG.................................................................................................................13
4.10.Destinação do bem.........................................................................................................................................................................13
4.10.1.Entrada para o estoque................................................................................................................................13
4.10.2.Entrada com saída imediata.........................................................................................................................13
4.11.Recebimento de Bens Permanentes..............................................................................................................................................13
4.12.Fluxograma de Entrada de Materiais.............................................................................................................................................14
5.GESTÃO DE MATERIAIS...........................................................................................................15
5.1.Sala de itens de alto risco.................................................................................................................................................................15
5.2.Almoxarifado Central........................................................................................................................................................................15
5.2.1.Estoques de bens de consumo comum..........................................................................................................15
5.3.Almoxarifado Especial......................................................................................................................................................................16
5.4.Manutenção dos estoques................................................................................................................................................................16
5.5.Inventário..........................................................................................................................................................................................17
5.5.1.Inventário eventual..........................................................................................................................................17
5.5.2.Inventário anual..............................................................................................................................................17
5.5.3.Inventário de transferência.............................................................................................................................17
6.SAÍDA DE MATERIAIS...............................................................................................................18
6.1.Prazos para requisições...................................................................................................................................................................18
6.2.Atendimento da demanda.................................................................................................................................................................186.3.Dupla conferência de saída física....................................................................................................................................................18
6.4.Fluxograma de atendimento de demanda........................................................................................................................................18
7.CONTROLES..............................................................................................................................19
7.1.Metodologia de renovação dos estoques.........................................................................................................................................19
7.2.Método de análise – Curva ABC......................................................................................................................................................20
8.DISPOSIÇÕES GERAIS.............................................................................................................21
9.ANEXOS.....................................................................................................................................22
9.1.ANEXO I - Termo de Recebimento Provisório de Bens...................................................................................................................22
9.2.ANEXO II - Termo de Recebimento Definitivo (Superior a R$ 80.000,00)......................................................................................23
9.3.ANEXO III – Termo de Recebimento Definitivo (Inferior a R$ 80.000,00).......................................................................................24
9.4.ANEXO IV - Termo de Recebimento Definitivo Tácito.....................................................................................................................25
9.5.ANEXO V – Modelo de Notificação Formal de Chegada de Materiais............................................................................................26
9.6.ANEXO VI - Formulário de solicitação de retirada de material para atesto.....................................................................................27
9.7.ANEXO VII – Quadro de atribuições dos servidores.......................................................................................................................28
9.8.ANEXO VIII - Modelo de Comprovante de Entrega de Material......................................................................................................29
9.9.ANEXO IX – Instrução Normativa 205/88 – SEDAP........................................................................................................................30
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Manual de Almoxarifado 4
MANUAL DO ALMOXARIFADO
INTRODUÇÃO
O controle dos bens materiais e patrimoniais de uma Instituição de Ensino, Pesquisa e Extensão
deve se pautar em controles formais, regras claras e metodologias específicas para o correto
dimensionamento dos quantitativos demandados, além de um controle fidedigno de todo o ativo da
organização.
Com papel crucial na análise qualitativa e quantitativa da cadeia de suprimentos da Universidade, o
Almoxarifado deve desempenhar suas atividades pautado em regramentos específicos do setor público,
porém sem abrir mão de ferramentas comumente utilizadas na gestão privada. Desta forma, a correta
manutenção do fluxo dos materiais que adentram e saem da Universidade possibilita que toda a
comunidade acadêmica consiga desempenhar satisfatoriamente suas atividades, não criando gargalos que
gerem atrasos nos processos, e, assim, se possa alcançar uma eficiente Administração de Materiais. 
O atual prédio do Almoxarifado dispõe de uma área total de, aproximadamente, 1500m² de área
livre, onde serão instaladas as estantes e prateleiras para verticalização dos materiais. Além da área livre
onde serão construídas as prateleiras e porta-pallets, o prédio ainda dispõe de salas administrativas
divididas em 2 (dois) andares. 
Além das estruturas que acondicionem os pallets (porta-pallets), são demarcados limites horizontais
que sinalizem as áreas restritas ou permitidas para determinados objetos, como por exemplo, demarcações
de alocação de pallets no chão, limites das prateleiras, demarcações para entrada e manobras de veículos,
entre outros. 
Para o manuseio dos itens em estoque e os bens patrimoniais sob a guarda do Almoxarifado os
equipamentos empilhadeira semi-elétrica, paleteira hidráulica manual, carrinhos para transporte e pallets
foram adquiridos ou estão em fase de aquisição.
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1. OBJETIVOS, PRINCÍPIOS E VALORES APLICÁVEIS À LOGÍSTICA DE SUPRIMENTOS
Com o intuito de servir como base para a tomada de decisões, os objetivos, princípios e valores a
serem aplicados na rotina diária devem estar claros a todos que estarão diretamente envolvidos na gestão
dos recursos materiais.
1.1. Objetivo da gestão de estoques
Todas as atividades-meio de uma Universidade visam à manutenção das atividades de ensino,
pesquisa e extensão. A correta manutenção destas atividades-meio possibilita que toda a comunidade
acadêmica consiga desempenhar satisfatoriamente suas atividades, entregando, assim, o melhor resultado
para a sociedade.
No contexto setorial da gestão dos insumos materiais, é possível verificar quais são os resultados
esperados dos agentes envolvidos, sendo a satisfação das necessidades, em quantidades suficientes e em
tempo hábil para o pleno exercício das atribuições de cada servidor/unidade, o principal objetivo desta
Seção.
1.2. Princípios e Valores
Para que todos os esforços da equipe seja traduzida a uma gestão eficiente e eficaz dos bens da
instituição, alguns valores e princípios devem nortear as ações, necessariamente dos envolvidos do setor, e
desejavelmente por todos os utilizadores de recursos públicos. São eles:
• Compromisso com as normas institucionais;
• Desburocratização das atividades;
• Manutenção das relações intersetoriais;
• Compromisso com a ética profissional;
• Zelo e evitação de desperdícios. 
1.3. Código de Ética
O servidor envolvido na gestão dos materiais da Universidade deve sempre basear-se nas condutas
éticas e morais em todos os atos praticados. Conforme demonstra o Decreto nº 1.171, de 22 de junho de
1994, que aprova o Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil, Cap. I, Seção I, Inciso I: 
O servidor público não poderá jamais desprezar o elemento ético de sua conduta.
Assim, não terá que decidir somente entre o legal e o ilegal, o justo e o injusto, o
conveniente e o inconveniente, o oportuno e o inoportuno, mas principalmente entre
o honesto e o desonesto, consoante as regras contidas no art. 37, caput, e § 4°, da
Constituição Federal. 
Portanto, o servidor deve sempre observar com análise crítica cada caso, em que o principal
objetivo dos atos seja sempre atingir o bem comum, sempre preservando o comportamento e atitudes em
favor da honra da Instituição.
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2. ESTRUTURA FUNCIONAL
2.1. Departamento de Logística
O MANUAL DE ATRIBUIÇÕES DAS UNIDADES ACADÊMICO-ADMINISTRATIVAS da
Universidade Federal da Integração Latino-Americana – UNILA, traz um rol de atribuições aplicadas a todos
os setores da Universidade. Para melhor compreensão das atribuições do Departamento de Logística, será
apresentada a seguir:
• Planejar e dimensionar os espaços destinados a armazenagem de materiais de uso comum,
garagens para veículos oficiais e arquivo central daUNILA; 
• Gestão patrimonial relativa a bens móveis e imóveis da UNILA; 
• Gerir o controle de documentos referentes aos imóveis próprios e locados da Universidade; 
• Apoiar as unidades e subunidades no fornecimento de materiais da UNILA; 
• Gestão das atividades relativas ao transporte da comunidade acadêmica;
• Planejar e dimensionar a necessidade de pessoal e material para atender as necessidades do
DELOG; 
• Gerenciar o módulo “Catálogo de Materiais” do SIG / SIPAC; 
• Coordenar a normatização de procedimentos sobre materiais, uso veículos oficiais, protocolo,
arquivo, e diárias e passagens; 
• Supervisionar as atividades de protocolo, arquivo e serviço de informação ao cidadão; 
• Supervisionar as atividades de diárias e passagens; 
• Responsabilidade funcional pelos locais de almoxarifado, garagem e arquivo; 
• Melhoria de técnicas de ressuprimento e controle de material. 
2.2. Seção de Almoxarifado
De acordo com o MANUAL DE ATRIBUIÇÕES DAS UNIDADES ACADÊMICO-ADMINISTRATIVAS
da Universidade Federal da Integração Latino-Americana - UNILA, a Seção de Almoxarifado é a unidade
que tem por finalidade receber e conferir todo o material da UNILA, bem como armazená-los e distribuí-los
em quantidade adequada e com a qualidade necessária, visando o melhor atendimento da demanda da
universidade. 
Atribuições: 
• Armazenar o material de propriedade da UNILA com segurança e qualidade adequados; 
• Guardar provisoriamente o material permanente da UNILA;
• Planejar e distribuir o material de consumo com qualidade e nos prazos estabelecidos; 
• Centralizar o levantamento de novas demandas de material de consumo; 
• Pesquisa e propor novas de técnicas de suprimento e armazenagem; 
• Emitir relatórios de controle contábil; 
• Cadastrar, tramitar e receber processos de interesse do setor; 
• Fiscalizar contratos referentes ao setor; 
• Gerenciar o módulo Almoxarifado do SIG / SIPAC. 
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2.3. Seção de Patrimônio
Ainda conforme exposto no Manual, a Seção de Patrimônio é responsável por planejar,
dimensionar, movimentar e controlar o material permanente de propriedade da UNILA. 
Atribuições: 
• Planejar e movimentar o material permanente da UNILA; 
• Levantar novas demandas de material permanente de uso comum; 
• Pesquisar e propor novas técnicas de controle do material permanente; 
• Emitir relatórios de controle contábil; 
• Realizar os procedimentos de descarga e desfazimento do material permanente; 
• Realizar o levantar da necessidade de contratação de serviço de manutenção do material
permanente de uso comum da Unila; 
• Gerenciar o módulo Patrimônio do SIG / SIPAC. 
2.4. Área Técnica
Entende-se por Área Técnica o setor com o melhor corpo de técnicos administrativos capacitados
em áreas específicas, como por exemplo, a Tecnologia de Informação, Secretaria de Apoio Científico e
Tecnológico, a Secretaria de Comunicação Social, entre outros.
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3. AGENTES RESPONSÁVEIS DIRETOS DA ESTRUTURA LOGÍSTICA
Neste tópico serão retratados os principais agentes que compõem o fluxo responsável pela cadeia
de suprimentos da Instituição.
3.1. Responsável Conferente
O responsável conferente é o agente designado para atuar na recepção das mercadorias no
depósito e para controle das saídas. Tem a função principal de analisar quantitativamente os bens que estão
sendo recepcionados provisoriamente na sala de recebimento provisório, que posteriormente serão
verificados para o recebimento definitivo. Também fará a conferência dos volumes e quantidades dos itens
que serão entregues para as áreas, após seleção dos itens pela Seção de Almoxarifado e Seção de
Patrimônio.
3.2. Servidores da Seção de Almoxarifado
O chefe de Almoxarifado deverá acompanhar toda a cadeia de suprimentos, verificar se os
procedimentos estão sendo corretamente executados e auxiliar toda a equipe para manutenção dos bens
armazenados, além de planejar as aquisições sob responsabilidade do Almoxarifado.
Os demais servidores lotados nesta seção deverão realizar os procedimentos de acordo com as
políticas e normativas da Instituição. Os casos atípicos não descritos neste manual deverão ser tratados em
conjunto, sempre buscando atender às boas práticas administrativas. 
A lista das atribuições específicas dos servidores lotados na Seção de Almoxarifado encontra-se no
Anexo VII deste manual.
3.3. Servidores da Seção de Patrimônio
O chefe de Patrimônio deverá proceder com todo o controle de tombamento e depreciação dos bens
patrimoniais da Universidade. Deverá proceder o recebimento definitivo dos bens de sua responsabilidade e
deverá controlar a distribuição dos bens patrimoniais para toda a Universidade. 
Os demais servidores deverão prestar suporte e executar as tarefas designadas.
3.4. Requisitor de Material
Os agentes requisitores setoriais de materiais são os servidores incumbidos de requisitar materiais
para aquisição, suprimento dos itens em estoque e para o consumo da unidade em que estão lotados. São
de fundamental importância para a correta destinação dos materiais e para o planejamento da demanda.
Cumpre destacar que toda requisição, necessariamente, deverá passar por autorização da chefia imediata
do setor.
O servidor pode ser cadastrado como Requisitor de Material no SIG mediante solicitação formal via
memorando eletrônico, autenticado pela chefia imediata, para a Seção de Almoxarifado.
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4. ENTRADA DE MATERIAIS
O local de recebimento físico dos itens, como regra, será sempre o depósito do Almoxarifado, no
endereço: Rua Mineirão, 177 – Portal da Foz, Foz do Iguaçu – Paraná, com prévio agendamento pelo e-mail
almoxarifado@unila.edu.br ou pelo telefone (45) 3529-2132. Como exceção, os materiais poderão ser
recebidos em outras unidades da UNILA, quando, pela natureza do bem, seja necessário. 
O acesso ao prédio do Almoxarifado será restrito aos servidores e terceirizados previamente
identificados e autorizados. O acesso ao depósito dos bens de Patrimônio, bem como, os itens que
compõem os estoques do Almoxarifado, será restrito à Seção de Almoxarifado e a Seção de Patrimônio
para manutenção, guarda e acondicionamento dos mesmos, não podendo quaisquer servidores ou
terceirizados adentrar no depósito, alterar a localização física, retirar ou inserir bens sem prévia autorização
dos referidos setores.
Todas e quaisquer entradas e saídas de materiais e bens patrimoniais no depósito são registradas
pela Seção de Almoxarifado, não sendo admitido que outro setor ou servidor registre a entrada ou sua saída
no sistema, ou até mesmo retire o bem do depósito sem prévia anuência da referida Seção.
Os materiais classificam-se, de acordo com o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público,
6ª Edição, como material de consumo ou material permanente.
• Material de Consumo: aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei nº
4.320/1964, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos; 
• Material Permanente: aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade
física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos. 
De acordo com a IN 205/88, o “recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é entregue
ao órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação. Transfereapenas a
responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor”. Como pode
ser observado, o recebimento é ato prévio à aceitação do material, transferindo apenas a responsabilidade
pela guarda e não se confundindo com a aceitação. Temos neste caso o RECEBIMENTO PROVISÓRIO.
Para que o recebimento não ocasione problemas futuros, deverão ser analisados, no mínimo, os
aspectos fiscais (Nota Fiscal) e aspectos físicos das embalagens. Ainda, de acordo com a supracitada IN,
são documentos hábeis para o recebimento das mercadorias: 
a) Nota Fiscal, Fatura e Nota fiscal/Fatura;
b) Termo de Cessão/Doação ou Declaração exarada no processo relativo à Permuta;
c) Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferência; ou
d) Guia de Produção. 
4.1. Sala de recebimento provisório
A sala de recebimento provisório é o local onde os materiais recém-recebidos que aguardam o
recebimento definitivo ficam alocados, provisoriamente, até que a área técnica/demandante ateste a Nota
Fiscal. O acesso a esta sala é restrita à Seção de Almoxarifado, que detém a incumbência de receber
provisoriamente os bens adquiridos. 
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A área técnica/demandante será sempre acompanhada por um responsável da Seção de
Almoxarifado enquanto realiza o recebimento definitivo, e, como medida de segurança, os bens deverão ser
atestados sempre na sala de recebimento provisório.
Somente serão realizados testes em outro local designado pelo setor técnico/demandante em casos
excepcionais, devidamente justificados e solicitados via formulário específico. 
4.2. Verificação de conformidade – Nota Fiscal
A maior parte das entradas será realizada através de Nota Fiscal de venda, sendo esta, portanto,
instrumento de maior necessidade de estudo. 
Como verificação inicial e imprescindível para o recebimento da mercadoria, deverão ser verificados
os dados constantes no CNPJ, Razão Social, Endereço, Bairro, CEP, número da nota de empenho, as
informações do transportador, quantidade de volumes, espécies e, se possível, o peso do material entregue.
Neste último, caso seja inviável a mensuração exata do peso, deve-se analisar se não há notável
discrepância do relatado na NF e no efetivamente entregue.
Além disso, segundo a IN 205/88, constarão, necessariamente, as informações “descrição do
material, quantidade, unidade de medida, preços (unitário e total)”.
4.3. Verificação de conformidade – Conferência de volumes
O quantitativo efetivamente relatado na Nota Fiscal deve conferir com os volumes efetivamente
entregues. Deve-se observar, entretanto, sobre a possibilidade de haver duas notas que complementam o
quantitativo total a ser entregue. 
Como em alguns casos possa ser inviável a contagem unitária de todos os componentes no ato da
entrega, quando estes forem de quantitativos demasiadamente elevados, deve-se atentar aos volumes
(pacotes, caixas etc) que foram entregues, desde que estejam descritos como tais na Nota Fiscal. Ou seja,
caso a nota fiscal não descreva que, por exemplo, as mil unidades de carimbos estejam acondicionados em
1 (uma) caixa (1 volume), deve-se proceder a conferência unitária do bem. 
Todos estes métodos contribuem para uma melhor aquisição, principalmente, no tocante a possíveis
futuras discussões acerca de erros no transporte e entrega ou perdas no depósito, sendo aquelas de não
responsabilidade da Universidade e estas, inaceitáveis.
4.4. Verificação de conformidade – Inconformidade de entrega
São três os principais motivos de inconformidades passíveis de identificação no ato da entrega do
material:
Divergência de volumes: Havendo divergência quanto ao quantitativo entregue com o da Nota
Fiscal, o conferente deve negar o recebimento, não assinando a Nota Fiscal e orientando a transportadora a
devolver ao remetente. Deve, ainda, entrar em contato imediatamente com a empresa que enviou o
material, via correio eletrônico institucional, e relatar o ocorrido.
Constatação de avarias: Constatando-se avarias na embalagem do produto, deve-se analisar a
integridade do conteúdo do volume, se constatado visualmente que este sofreu algum dano, deve ser
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recusado de imediato. Se não houver indícios de danos ao conteúdo da embalagem, pode ser aceito,
entretanto o fato deve constar no termo de recebimento provisório.
Entrega de produto errado: Havendo divergência completa entre o material a ser entregue e o
relatado na Nota Fiscal, o recebedor deverá recusar a entrega, informando o licitante acerca do ocorrido,
sempre via correio eletrônico (e-mail) corporativo.
4.5. Cláusulas editalícias vinculantes
Os prazos estipulados no Edital e seus anexos são claros quanto ao recebimento. Deve-se salientar
que o conteúdo é de caráter vinculatório, e, somente se solicitado e justificado a necessidade de
prorrogações é que esta deve ser concedida. Neste aspecto, os prazos para recebimentos provisórios e
definitivos estão sempre estipulados no Termo de Referência. 
Nos editais de licitação lançados pela Universidade sempre são estipuladas as cláusulas
determinantes de prazos como, no texto abaixo, o prazo para substituição de material em desacordo com o
solicitado : 
“Os bens poderão ser rejeitados, no todo ou em parte, quando em desacordo com
as especificações constantes neste Termo de Referência e na proposta, devendo
ser substituídos no prazo de .... (...) dias, a contar da notificação da contratada, às
suas custas, sem prejuízo da aplicação das penalidades”.
Sendo assim, todos os bens que não estiverem em acordo com o Termo de Referência e Edital
deverão ser substituídos no prazo estipulado, às custas da empresa licitante. 
Por fim, de acordo com o previsto no Art. 74 da Lei 8.666/93, o recebimento provisório poderá ser
dispensado em alguns casos: 
“Art. 74. Poderá ser dispensado o recebimento provisório nos seguintes casos: 
I - gêneros perecíveis e alimentação preparada;
II - serviços profissionais;
III - obras e serviços de valor até o previsto no art. 23, inciso II, alínea "a", desta
Lei, desde que não se componham de aparelhos, equipamentos e instalações
sujeitos à verificação de funcionamento e produtividade.
Parágrafo único. Nos casos deste artigo, o recebimento será feito mediante
recibo.”
4.6. Regularização de inconformidades
A responsabilidade de regularizar todas e quaisquer inconsistências no produto a ser entregue é do
fornecedor, sendo, inclusive, obrigado a arcar com os custos logísticos de substituição e envio do produto
correto.
Havendo problemas na entrega do material solicitado, o responsável pelo atesto definitivo deverá
anotar preferencialmente em formulário padrão do Almoxarifado os problemas encontrados que
impossibilitam o aceite. Após o preenchimento do termo, a Seção de Almoxarifado entrará em contato com o
fornecedor para corrigir o problema encontrado. 
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4.7. Comunicação formal de chegada
No ato do recebimento, conforme já mencionado, é transmitida apenas a responsabilidade pela
guarda dos bens, até o aceite definitivo. Neste momento (recebimento provisório), o setor de Almoxarifado
deve proceder a comunicação formal de chegada dos materiais ao setor demandante ou área técnica no
prazo de até 48 (quarenta e oito) horas, através de notificação via correio eletrônico e agendamento de data
no correio eletrônico. A partirda ciência, o setor técnico/demandante ficará responsável pelo aceite da
mercadoria, procedendo e firmando o aceite definitivo. 
No texto do e-mail e no agendamento deverá constar o prazo para recebimento definitivo, transcrito
do Termo de Referência ou Edital, a localização física do material, a área responsável pelo aceite e as
implicações que o não recebimento no prazo pode ocasionar. O setor de Almoxarifado deve sempre ter
certeza de que o e-mail ou memorando foi recebido pela área técnica responsável. O modelo de
comunicação formal encontra-se no Anexo V deste documento.
Com relação ao fato de, ocasionalmente, não ocorrer o aceite definitivo dentro do prazo estipulado
em Edital, deve constar no corpo da mensagem que neste caso será aberto processo de pagamento de
ofício, independente de aceitação técnica. Isso deve ocorrer pois o fornecedor não deve arcar com os
custos da inércia da Administração, respeitando a razoável duração do processo administrativo. Neste caso,
o setor técnico/demandante que ensejar no aceite tácito ficará sujeito a apuração de responsabilidade.
4.8. Recebimento definitivo
O responsável pelo recebimento definitivo é a área técnica ou demandante, dependendo do caso.
No caso de itens de almoxarifado, a área técnica será confundida com o responsável pelo recebimento e,
neste caso, o recebimento provisório e o definitivo deverão ser realizados por servidores diferentes. 
Com relação ao recebimento definitivo, a Administração Pública tem prazo para realizá-la. Na IN
205/88 é entendida como o exame qualitativo, este que poderá ser realizado através de técnico
especializado ou comissão especial, da qual, em princípio, fará parte o encarregado do almoxarifado, nos
moldes da referida IN. Normalmente o prazo é definido em dias, conforme modelo de Termo de Referência
comumente utilizada pela Universidade:
X.1 Os bens serão recebidos definitivamente no prazo de ......(.....) dias, contados
do recebimento provisório, após a verificação da qualidade e quantidade do material
e consequente aceitação mediante termo circunstanciado.
X.1.1 Na hipótese de a verificação a que se refere o subitem anterior não ser
procedida dentro do prazo fixado, reputar-se-á como realizada, consumando-se o
recebimento definitivo no dia do esgotamento do prazo.
Após a constatação da área técnica de que os bens correspondem de fato ao que foi aceito no
certame licitatório, ou que foi acordado previamente, surge o RECEBIMENTO DEFINITIVO. A partir deste
momento, a Universidade reconhece a entrega nos conformes, e autoriza o pagamento do material
entregue. 
Diante da omissão da Administração em atestar o recebimento da mercadoria, tem-se o
recebimento tácito, conforme já mencionado. Nesta hipótese, extinguindo o prazo para atesto, o
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Manual de Almoxarifado 13
Almoxarifado deverá, de ofício, relatar o ocorrido, quer seja a omissão da área técnica/demandante, e
apontar o recebimento tácito, encaminhando o referido processo para pagamento, pois o particular
contratante não pode arcar com a inércia injustificada da Administração, ressalvando-se a possibilidade de
caso fortuito ou força maior. Caberá, neste caso, apuração de responsabilidade.
4.9. Entrada do bem no Sistema Integrado de Gestão – SIG 
Após o recebimento definitivo, a Seção de Almoxarifado efetivará a entrada do bem no sistema
SIPAC, cadastrando a respectiva Nota Fiscal, conforme procedimento administrativo específico disponível
em <www.unila.edu.br/almoxarifado>.
4.10. Destinação do bem
O bem definitivamente recebido será encaminhado ao setor demandante, exceto os materiais que
irão compor o estoque do Almoxarifado Central.
Para os bens que por algum motivo deverão permanecer sob guarda do Almoxarifado, será criado o
“Almoxarifado Especial”, que será o local reservado para a custódia dos bens até a entrega.
4.10.1. Entrada para o estoque
A estratégia de manutenção de estoques será utilizada especificamente para os itens de
almoxarifado, ou seja, os itens de uso comum da Universidade. Para estes serão feitas entradas para
composição do estoque, restrito ao gestor de tais itens, como no caso, o Almoxarifado.
Para os demais, as entradas serão dadas como “saída imediata” ou para o “almoxarifado especial”,
sendo que este ainda depende de criação no sistema. 
4.10.2. Entrada com saída imediata
Para os bens com demanda líquida e certa, cuja função do Almoxarifado for apenas o de
recebimento, serão dadas entradas com saída imediata, sendo o material entregue diretamente ao
demandante.
4.11. Recebimento de Bens Permanentes
O recebimento de materiais permanentes obedecerá fluxo específico, visto sua necessidade de
tombamento. Nas entradas de bens permanentes, por vezes a área técnica será a própria Seção de
Patrimônio, e noutras, quando forem bens específicos, como equipamentos de laboratórios, por exemplo, o
aceite definitivo ficará sob responsabilidade da área demandante. Nestes casos, anteriormente ao envio do
bem para a área demandante, o bem deverá, necessariamente, ser encaminhado para a Seção de
Patrimônio para o tombamento e recebimento da etiqueta correspondente ao patrimônio especificado no
sistema SIPAC. Todo o processo de recebimento, alocação e guarda até a entrega ficará sob
responsabilidade da Seção de Almoxarifado. 
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4.12. Fluxograma de Entrada de Materiais
O fluxo de entrada de materiais, buscando uma visão simplificada do processo, pode ser ilustrada
conforme abaixo:
Figura 03: Fluxograma de Recebimento de Materiais
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Manual de Almoxarifado 15
5. GESTÃO DE MATERIAIS
A gestão dos estoques deve ser baseada em dados que possibilitem a melhor utilização dos
recursos disponíveis visando a melhor alocação destes entre materiais permanentes e de consumo, sempre
visando a segurança e correto acondicionamento dos materiais.
5.1. Sala de itens de alto risco
Como forma de prevenção de danos ou eventuais furtos, é destinada uma sala exclusivamente para
o acondicionamento de itens de alto risco, que por razões de alto valor ou de facilidade de danos ou furtos,
terá seu acesso restrito.
O acesso às salas será restrito ao responsável do prédio, tarefa incumbida ao Chefe da Seção de
Almoxarifado, e nas suas ausências, pelo substituto. Todo e qualquer acesso é registrado pelos seguranças
patrimoniais e, também, pelo circuito interno de imagens. 
5.2. Almoxarifado Central
Em consonância com a IN nº 205 de 08 de abril de 1988, em seu tópico “Racionalização”, a
responsabilidade de ressuprimento dos itens essenciais de uso comum será CENTRALIZADA no
Almoxarifado, através de reposições constantes dos itens, mantendo o estoque necessário para atender a
Universidade em suas atividades.
Para a melhor gestão dos recursos, serão utilizadas duas classificações básicas acerca dos
materiais de consumo comuns: os essenciais e os demandados.
Cabe ressaltar que a Seção de Almoxarifado é responsável somente pelo suprimento dos
insumos necessários às atividades administrativas da Instituição. Os bens de uso e consumo para os
laboratórios ficarão sob responsabilidade dos Institutos e da Secretaria de Apoio Científico e Tecnológico –
SACT, sendo o setor de Almoxarifado somente responsável pela guarda dos bens para melhor utilização
dos espaços físicos, quando necessário e justificado.O mesmo ocorre com projetos de Extensão que possuem demandas elevadas de determinados
materiais. Para projetos de Extensão que demandam grande vulto de materiais deverão, necessariamente,
ser inseridos no planejamento de ressuprimento do Almoxarifado. Neste caso, deverá haver planejamento
prévio para as aquisições, respeitando o Calendário de Compras anual. 
5.2.1. Estoques de bens de consumo comum
Os bens de consumo comuns essenciais a toda comunidade acadêmica e administrativa, como por
exemplo, canetas, clips, lápis, borrachas etc., serão mantidos com estoques que atendam às demandas da
Universidade, sempre com uma projeção de abastecimento de, pelo menos, 3 (três) meses. A lista dos
materiais considerados de consumo comuns será taxativa e poderá ser revista sempre que houver a
necessidade de inclusão ou supressão de itens. Para a referida lista, a área responsável pelo
gerenciamento e reposição dos estoques será a Seção de Almoxarifado, não sendo necessário, portanto,
a requisição para compra por outras unidades. Para estes itens será utilizada a estratégia de
Versão 1.0 – 01/2016
Manual de Almoxarifado 16
ressuprimento sempre que o estoque atingir o mínimo determinado no sistema.
Para os bens demandados, não serão mantidos estoques ou atas de registro de preços, sendo a
aquisição somente realizada sob demanda, no prazo do Calendário de Compras anual correspondente. 
5.3. Almoxarifado Especial
Os bens específicos que serão utilizados pelos Institutos, Coordenadoria de Tecnologia da
Informação, Secretaria de Implantação do Campus e Secretaria de Apoio Científico e Tecnológico serão
mantidos em Almoxarifado separado do Almoxarifado Central. O papel da Seção de Almoxarifado será de
recebimento provisório e guarda dos bens. Toda a distribuição, planejamento da demanda e métodos de
ressuprimento será de responsabilidade da área técnica correspondente.
O Almoxarifado Especial é o local em que são alocados e armazenados os bens/materiais que
serão utilizados pelos Institutos (em atividades acadêmicas, ou seja, não-administrativas), pela
Coordenadoria de Tecnologia de Informação (para bens/equipamentos de tecnologia de informação) e pela
Secretaria de Apoio Científico e Tecnológico (para os materiais/equipamentos dos laboratórios). Quando
houver necessidade de manter a guarda dos bens no depósito, será mantido no sistema como Almoxarifado
Especial.
5.4. Manutenção dos estoques
A movimentação dos materiais deve sempre ser realizada com máxima cautela e segurança, a fim
de evitar perdas de materiais e, ainda, acidentes de trabalho. Para que o manuseio seja efetuado de forma
segura, alguns pontos devem ser destacados e observados, obrigatoriamente, por todos os responsáveis:
• Os materiais paletizados com maior peso deverão ser alocados no chão, apenas sobre o pallet. Ou
seja, não deverá ser alocado nos primeiros ou segundos níveis das estruturas porta-pallets;
• Não é permitido o acondicionamento de caixas, materiais ou embalagens diretamente no solo, visto
que a umidade danifica toda a proteção e pode, inclusive, danificar o bem;
• Materiais de mesma natureza deverão ser alocados próximos nas prateleiras para facilitar a
localização e o inventário;
• Não é permitido estocar materiais, mesmo que provisoriamente, nos corredores, áreas livres ou
áreas demarcadas para outros fins. As áreas de circulação deverão sempre permanecer livres.
• O empilhamento dos materiais não deve incorrer em riscos para os trabalhadores, além de
preservar as características dos materiais, levando em consideração a pressão ocasionada no
empilhamento;
• Materiais inflamáveis deverão ficar armazenados isoladamente dos demais;
• Os extintores de incêndio deverão sempre estar livres para alcance, não podendo ser obstruído por
materiais, mesmo que temporariamente;
• Materiais estranhos ao pertencente à Universidade não devem permanecer, em hipótese alguma,
no prédio;
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Manual de Almoxarifado 17
• Materiais inservíveis ou em desuso deverão ser separados para desfazimento.
• Produtos mais antigos ou com prazos de vencimento menores deverão ser entregues primeiro.
5.5. Inventário
Conforme demonstra a IN 205/88 os tipos de inventários físicos são:
a) anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada
unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício;
b) inicial - realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos
bens sob sua responsabilidade;
c) de transferência de responsabilidade - realizado quando da mudança do dirigente de uma
unidade gestora;
d) de extinção ou transformação - realizado quando da extinção ou transformação da unidade
gestora;
e) eventual - realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por
iniciativa do órgão fiscalizador.
5.5.1. Inventário eventual
Para o controle de todos os itens, sejam estes incorporados ao Almoxarifado Central ou o
Almoxarifado Especial, serão realizados inventários periódicos mensais, com amostragem de pelo menos
20 (vinte) itens escolhidos aleatoriamente. 
Os resultados mensais servirão como base para analisar o andamento dos controles, verificar a
efetividade e grau de acerto entre o disponível fisicamente e o do sistema de controle.
5.5.2. Inventário anual
Anualmente será realizado o inventário anual dos bens disponíveis do Almoxarifado. A contagem
compreenderá o universo de 100% dos itens, a fim de levantar informações acerca do andamento do
controle dos materiais.
A realização será através de comissão especialmente designada por Portaria específica para o
inventário.
5.5.3. Inventário de transferência
O inventário de transferência é prática recomendada em todas as alterações de gestores envolvidos
no gerenciamento dos materiais da Instituição, visto a necessidade de se relatar as condições exatas dos
estoques e patrimônio no momento da transferência. 
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Manual de Almoxarifado 18
6. SAÍDA DE MATERIAIS
6.1. Prazos para requisições
O agente requisitor setorial deve implantar a solicitação de fornecimento de material de uso comum
disponível em estoque no sistema, conforme manual disponível em <www.unila.edu.br/almoxarifado>
sempre na primeira e terceira semana de cada mês para atendimento na segunda e quarta semana,
respectivamente. Caso o material não esteja em estoque e for necessário solicitar a compra, o prazo será
maior, dependendo do prazo disposto no Termo de Referência e Edital.
6.2. Atendimento da demanda
Após recebida a demanda pela Seção de Almoxarifado, será impresso o pedido, feita a separação
do material pelo responsável, acondicionados em caixas, e, após, serão distribuídos para os demandantes.
O requisitor que realizar o pedido de material deverá ser o recebedor. Na falta deste no ato da
entrega, o superior imediato deverá assinar o termo de recebimento de material ou, na falta deste, seu
substituto. O modelo de comprovante de recebimento de material encontra-se no anexo VIII deste
documento.
6.3. Dupla conferência de saída física
Sempre após a separação do material pela Seção de Almoxarifado, o Responsável Conferente
verificará o quantitativo que está fisicamente deixando o depósito, conferindo a descrição do item e a
quantidade do pedido. 
Neste momento será feita a segunda conferência, como forma de evitar equívocos de entregas a
maior ou amenor. O conferente deverá assinar em conjunto com o responsável pela separação dos bens.
6.4. Fluxograma de atendimento de demanda
Para melhor ilustrar o processo de atendimento de uma demanda, desde o pedido até a entrega, foi 
modelado o processo representado abaixo:
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Manual de Almoxarifado 19
7. CONTROLES
7.1. Metodologia de renovação dos estoques
Como método de análise de renovação dos estoques da Instituição, será utilizada a metodologia
adotada na IN 205/88, através dos seguintes conceitos:
a) Consumo Médio Mensal (c) - média aritmética do consumo nos últimos 12 meses;
b) Tempo de Aquisição (T)- período decorrido entre a emissão do pedido de compra e o
recebimento do material no Almoxarifado (relativo, sempre, à unidade mês);
c) Intervalo de Aquisição (I)- período compreendido entre duas aquisições normais e sucessivas;
d) Estoque Mínimo ou de Segurança (Em)- é a menor quantidade de material a ser mantida em
estoque capaz de atender a um consumo superior ao estimado para um certo período ou para
atender a demanda normal em caso de entrega da nova aquisição. É aplicável tão somente aos
itens indispensáveis aos serviços do órgão ou entidade. Obtém-se multiplicando o consumo médio
mensal por uma fração (f) do tempo de aquisição que deve, em princípio, variar de 0,25 de T a 0,50
de T;
e) Estoque Máximo (EM) - a maior quantidade de material admissível em estoque, suficiente para o
consumo em certo período, devendo-se considerar a área de armazenagem, disponibilidade
financeira, imobilização de recursos, intervalo e tempo de aquisição, perecimento, obsoletismo etc.
Obtém-se somando ao Estoque Mínimo o produto do Consumo Médio Mensal pelo intervalo de
Aquisição;
f) Ponto de Pedido (Pp) - Nível de Estoque que, ao ser atingido, determina imediata emissão de um
pedido de compra, visando a recompletar o Estoque Máximo. Obtém-se somando ao Estoque
Mínimo o produto do Consumo Médio Mensal pelo Tempo de Aquisição;
g) Quantidade a Ressuprir (Q) - número de unidades adquirir para recompor o Estoque Máximo.
Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Mensal pelo Intervalo de Aquisição.
As fórmulas aplicáveis à gerência de Estoques são:
a) Consumo Médio Mensal c = Consumo Anual / 12
b) Estoque Mínimo Em = c x f
c) Estoque Máximo EM = Em + c x I
d) Ponto de Pedido Pp = Em + c x T
e) Quantidade a Ressuprir Q = C x I
No que se refere ao tempo de aquisição (T), que corresponde ao período de tempo entre o pedido
de compra e o recebimento no Almoxarifado, deve-se salientar aos diferentes prazos obedecidos para os
diferentes tipos de ressuprimento. Como poderão ocorrer pedidos em atas já registradas, o tempo de
ressuprimento tende a ser menor do que os pedidos que ainda deverão ser licitados. 
Como regra, os itens terão sua estimativa de consumo determinada com base no histórico de
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Manual de Almoxarifado 20
consumo com projeção para os próximos 12 (doze) meses, sendo tal demanda registrada em ata e
disponível para entrega parcelada, conforme determina o Decreto 7.892/2013, Art. 3º, Inciso II: 
Art. 3º O Sistema de Registro de Preços poderá ser adotado nas seguintes
hipóteses:
[...]
II - quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas
parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em
regime de tarefa;
[...]
O planejamento da demanda para o período de 12 (doze) meses será realizado, preferencialmente,
nos 3 (três) primeiros meses de cada ano, para registro de preços dos itens ou aquisição imediata,
conforme necessário para o ano corrente. 
7.2. Método de análise – Curva ABC
Mensalmente são publicizados pelo site do almoxarifado (www.unila.edu.br/almoxarifado)
informações sobre o histórico de consumo e rotatividade dos bens. A metodologia a ser utilizada para
análise dos itens que compõem o estoque da Instituição será através da representação gráfica de dados
tabulados pelo sistema, por meio de informações claras sobre o consumo, percentual correspondente de
cada grupo de itens em relação aos estoques e o total dos itens que compõem o estoque. 
A análise será transmitida através da Curva ABC, ferramenta que possibilita a análise dos itens com
maior custo, maior rotatividade, maior saída, dentre outras informações relevantes. 
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Manual de Almoxarifado 21
8. DISPOSIÇÕES GERAIS
Foram utilizados como referências:
• IN 205/88 - Dispõe sobre a racionalização com minimização de custos o uso de material no âmbito
do SISG através de técnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gestão com as desejáveis
condições de operacionalidade, no emprego do material nas diversas atividades. 
• Lei 4.320/64 - Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e contrôle dos
orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. 
• Decreto 1.171/94 - Aprova o Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder
Executivo Federal.
• Lei 8.666/93 - Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para
licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. 
Os procedimentos administrativos citados neste manual estão disponíveis no endereço eletrônico
<www.unila.edu.br/almoxarifado>. Estes documentos serão revistos sempre que houver alterações nos
procedimentos de trabalho.
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Manual de Almoxarifado 22
9. ANEXOS
9.1. ANEXO I - Termo de Recebimento Provisório de Bens
TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO DE BENS
Declaro, para fins de recebimento provisório, que recebemos neste endereço os bens abaixo relacionados com a
respectiva Nota Fiscal:
Nota de Empenho: Valor: R$ ENDEREÇO:
Rua Mineirão, 177 –
Portal da Foz 
Foz do Iguaçu – PR
CEP: 85859-250
Nota Fiscal: Valor: R$ 
Fornecedor: CNPJ:
Volumes – NF
Confere quantidade de volumes da Nota Fiscal
com o físico?
( ) SIM – em
conformidade
( ) NÂO – devolução 
Obs.: 
CHECK-LIST
Dados da UNILA na Nota Fiscal ( ) CONFERE ( ) NÃO CONFERE*
Quantitativo de volumes (NF X Físico) ( ) CONFERE ( ) NÃO CONFERE*
Verificação de avarias ( ) CONSTAM* ( ) NADA CONSTA
Produto correto ( ) CONFERE ( ) NÃO CONFERE*
Acondicionamento apropriado ( ) CONFERE ( ) NÃO CONFERE*
* - Descrever abaixo os tipos de problemas constatados na entrega:
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
Foz do Iguaçu, ____/____/____.
_______________________________________
Assinatura e carimbo do Servidor
Declaro que foi dado ciência para a área técnica / demandante na data:
Data limite para aceite definitivo:
 / / 
 / / _
Meio informado:
( ) Correio Eletrônico
( ) Telefone
( ) Ciência no Processo
( ) Outro: ____________
Responsável (Almoxarifado): ____________________________
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Manual de Almoxarifado23
9.2. ANEXO II - Termo de Recebimento Definitivo (Superior a R$ 80.000,00)
TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO
(VALOR SUPERIOR A R$ 80.000,00)
Nota de Empenho: Valor: R$ ENDEREÇO:
Rua Mineirão, 177 –
Portal da Foz 
Foz do Iguaçu – PR
CEP: 85859-250
Nota Fiscal: Valor: R$ 
Fornecedor: CNPJ:
Volumes – NF
CONCLUSÃO DA ÁREA TÉCNICA: 
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
Para fins de ACEITE DEFINITIVO, atesto que os bens relacionados na supracitada
Nota Fiscal estão em:
( ) CONFORMIDADE TÉCNICA (poderá ser enviado para pagamento).
( ) INCONFORMIDADE TÉCNICA (pelos motivos acima expostos). 
_______________________________________
Assinatura e carimbo do Servidor
(ÁREA TÉCNICA)
Para fins de ACEITE DEFINITIVO, a Comissão Permanente de Recebimento de
Materiais, instituída pela Portaria PROAGI nº 92, de 09 de novembro de 2015, em
atendimento à Portaria PROAGI nº 65, de 11 de novembro de 2013, atesta que foram
recebidos os materiais nos termos discriminados na supramencionada Nota Fiscal.
Foz do Iguaçu, ___/___/___.
_____________________________
Nome
CARGO
SIAPE
_____________________________
Nome
CARGO
SIAPE
_____________________________
Nome
CARGO
SIAPE
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Manual de Almoxarifado 24
9.3. ANEXO III – Termo de Recebimento Definitivo (Inferior a R$ 80.000,00)
TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO
Nota de Empenho: Valor: R$
ENDEREÇO:
Rua Mineirão, 177 – Portal
da Foz 
Foz do Iguaçu – PR
CEP: 85859-250
Nota Fiscal: Valor: R$ 
Fornecedor:
Volumes – NF
PARECER DA ÁREA TÉCNICA: ______________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
ACEITAÇÃO DEFINITIVA
Declaro para fins de ACEITE DEFINITIVO que os bens acima relacionados estão em:
( ) CONFORMIDADE (poderá ser enviado para pagamento).
( ) INCONFORMIDADE (pelos motivos acima expostos). 
DESTINAÇÃO DOS MATERIAIS EM CONFORMIDADE
(Preenchimento OBRIGATÓRIO. É dispensável apenas no caso de preenchimento do formulário TERMO DE
SOLICITAÇÃO DE RETIRADA PARA ATESTO)
( ) Solicito que os materiais relacionados na supracitada Nota Fiscal fiquem sob guarda da Seção de Almoxarifado 
até a requisição formal do demandante.
( ) Declaro que retirei os materiais da supracitada Nota Fiscal nesta data e informo serão encaminhados para o
seguinte endereço:
OU
( ) Solicito a entrega imediata dos materiais no seguinte endereço: 
( ) Prédio UNILA Vila “A” - Sala:______Obs.: __________________________________________
( ) Prédio UNILA PTI – Sala:______Obs.: ____________________________________________
( ) Prédio UNILA Jd. Universitário – Sala:______Obs.:___________________________________
( ) Prédio UNILA Almada – Sala:______Obs.: _________________________________________
Foz do Iguaçu, ____/____/____.
_______________________________________
Assinatura e carimbo do Servidor
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Manual de Almoxarifado 25
9.4. ANEXO IV - Termo de Recebimento Definitivo Tácito
TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO TÁCITO
(para uso exclusivo do Almoxarifado, se for o caso)
Atesto para fins de ACEITE DEFINITIVO TÁCITO que a Área Técnica / Demandante,
após devidamente notificada e ciente do prazo estipulado em Edital, não realizou o
recebimento DEFINITIVO dentro do prazo máximo e não se manifestou. Desta forma,
encaminha-se o processo para pagamento, visto a inércia da Administração na verificação
qualitativa do bem recebido provisoriamente. 
Histórico de contatos: ___/___/___ - ( ) e-mail | ( ) telefone | ( ) ciência no processo ( ) outro: __________
___/___/___ - ( ) e-mail | ( ) telefone | ( ) ciência no processo ( ) outro: __________
___/___/___ - ( ) e-mail | ( ) telefone | ( ) ciência no processo ( ) outro: __________
___/___/___ - ( ) e-mail | ( ) telefone | ( ) ciência no processo ( ) outro: __________
___/___/___ - ( ) e-mail | ( ) telefone | ( ) ciência no processo ( ) outro: __________
Foz do Iguaçu, ___/___/___.
_______________________________________
Assinatura e carimbo do Servidor
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Manual de Almoxarifado 26
9.5. ANEXO V – Modelo de Notificação Formal de Chegada de Materiais
NOTIFICAÇÃO FORMAL DE CHEGADA DE MATERIAIS
(UTILIZAÇÃO DO CORREIO ELETRÔNICO INSTITUCIONAL E AGENDAMENTO)
Prezado Sr. Responsável Técnico,
Foi dado recebimento provisório por esta Seção de Almoxarifado do(s) material(s)
relacionados na Nota Fiscal em anexo. Solicita-se que seja realizada a conferências
técnica necessária para aceitação DEFINITIVA, nos termos e prazos estipulados no Edital
da referida licitação. 
Nota de Empenho: Valor: R$
ENDEREÇO FÍSICO DO
MATERIAL:
Rua Mineirão, 177 – Portal da Foz
Foz do Iguaçu – PR
CEP: 85859-250
Nota Fiscal: Valor: R$ 
Fornecedor: CNPJ:
Volumes – NF
ATENÇÃO
Data limite para aceite definitivo: 00/00/2015
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES
- A partir da notificação da Área Técnica, esta torna-se responsável pelo recebimento definitivo.
- O não recebimento definitivo ocasionará o Recebimento Tácito pela Administração, ficando o setor
técnico responsável pelo Atesto Definitivo com o ônus do recebimento sem verificação técnica. Neste caso
será dado andamento de ofício pelo setor de Almoxarifado, PROSSEGUINDO PARA O PAGAMENTO;
- O setor de Almoxarifado não levará os bens para Atesto nos setores, sendo necessário que o
Servidor/Comissão dirija-se até o endereço de localização física do material e realize o “Atesto” na Sala de
Testes/Recebimento Provisório.
(assinatura do e-mail)
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9.6. ANEXO VI - Formulário de solicitação de retirada de material para atesto
TERMO DE SOLICITAÇÃO DE RETIRADA PARA ATESTO
Solicito, por razões de
que os materiais recebidos provisoriamente na NOTA FISCAL Nº 
sejam transportados para o endereço:
 Obs.: 
 Obs.: 
 Obs.: 
 Obs.: 
para que sejam realizados os testes necessários para verificação de conformidade dos
materiais, ficando os mesmos sob minha responsabilidade durante este período.
Após, os materiais serão:
 Devolvidos ao depósito do Almoxarifado para tombamento e guarda provisória.
 Serão alocados definitivamente no seguinte local:
 Obs.: 
 Obs.: 
 Obs.: 
 Obs.: 
Observações: 
_______________________________________
Assinatura e carimbo do Servidor
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Prédio UNILA Vila “A” - Sala
Prédio UNILA Jd. Universitário – Sala
Prédio UNILA Almada – Sala
Prédio UNILA Vila “A” - Sala
Prédio UNILA PTI – Sala
Prédio UNILA Jd. Universitário – Sala
Prédio UNILA Almada – Sala
Prédio UNILA PTI – Sala
Manual de Almoxarifado 28
9.7. ANEXO VII – Quadro de atribuições dos servidores
SEÇÃO DE ALMOXARIFADO
SERVIDOR TAREFAS ESPECÍFICAS TAREFAS SECUNDÁRIASTAREFAS COMUNS
(Chefe de Divisão)
TAREFAS DE GESTÃO
- Dar apoio necessário para toda a equipe;
- Verificar o andamento das atividades;
- Acompanhar a assiduidade;
- Cobrar o cartão ponto mensal;
- Resolver problemas pontuais, em conjunto 
com a equipe;
- Prestar informações para a Coordenadoria 
de Infraestrutura e demais setores;
TAREFAS OPERACIONAIS
- Auxiliar as áreas no planejamento da 
demanda;
- Acompanhamento das datas-base 
estipuladas;
- Preparar as demandas para Licitação;
- Sugerir a melhor estratégia;
- Planejar o calendário de compras;
- Alimentar o banco de dados do 
sistema;
- Dar treinamento e apoio a usuários;
- Propor melhorias necessárias;
- Análise contínua do SIG;
- Propor alteração em relatórios 
gerenciais de Almoxarifado;
- Propor alternativas a situações 
esporádicas de demandas excepcionais;
- Propor melhorias nos métodos de 
trabalho;
- Dar apoio necessário às demais áreas: 
DELOG; SEPAT E COINFRA.
TAE nível médio – I
(Substituto da Chefia)
TAREFAS OPERACIONAIS
- Receber os materiais das transportadoras 
e/ou fornecedores;
- Preencher o Termo de Recebimento 
Provisório;
- Alocar os bens na sala de recebimento 
provisório;
- Receber os pedidos de materiais das 
unidades e separar o material;
- Outras tarefas designadas.
TAREFAS OPERACIONAIS
- Auxiliar no planejamento das 
compras;
- Realizar cotação de preços;
- Notificar área técnica para 
recebimento definitivo;
- Acompanhar os certames licitatórios 
dos bens sob responsabilidade do 
Almoxarifado;
- Outras tarefas designadas.
TAE nível médio – II
TAREFAS OPERACIONAIS
- Auxiliar no planejamento das compras;
- Realizar cotação de preços;
- Notificar área técnica para recebimento 
definitivo;
- Acompanhar os certames licitatórios dos 
bens sob responsabilidade do Almoxarifado;
- Outras tarefas designadas.
TAREFAS OPERACIONAIS
- Receber os materiais das 
transportadoras e/ou fornecedores;
- Preencher o Termo de Recebimento 
Provisório;
- Alocar os bens na sala de 
recebimento provisório;
- Receber os pedidos de materiais das 
unidades e separar o material;
- Outras tarefas designadas.
TAE nível médio – III
TAREFAS OPERACIONAIS
- Receber o Termo de Recebimento 
Provisório, Termo de Recebimento Definitivo,
Nota Fiscal e abrir processo de pagamento;
- Lançar data de recebimento dos materiais 
na planilha de controle;
- Entrar em contato com o fornecedor no 
caso de problemas na entrega;
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9.8. ANEXO VIII - Modelo de Comprovante de Entrega de Material
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9.9. ANEXO IX – Instrução Normativa 205/88 – SEDAP
PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Gabinete do Ministro
O MINISTRO-CHEFE DA SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA-SEDAP/PR, no uso
da competência delegada pelos Decretos nº 91.155, de 18.03.85 e nº 93.211, de 03.09.86, e considerando que a SEDAP é o órgão
Central do Sistema de Serviços Gerais SISG (Decreto nº75.657, de 24.04.75), responsável pela orientação normativa dos órgãos
setoriais integrantes do referido sistema, RESOLVE:
Baixar a presente Instrução Normativa - I.N., com o objetivo de racionalizar com minimização de custos o uso de material no âmbito
do SISG através de técnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gestão com as desejáveis condições de operacionalidade, no
emprego do material nas diversas atividades.
Para fins desta Instrução Normativa considera-se:
1. Material - Designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e
outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais, independente de qualquer fator,
bem como, aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente
aproveitáveis.
DA AQUISIÇÃO
2. As compras de material, para reposição de estoques e/ou para atender necessidade específica de qualquer unidade, deverão, em
princípio, ser efetuadas através do Departamento de Administração, ou de unidade com atribuições equivalentes ou ainda, pelas
correspondentes repartições que, no território nacional, sejam projeções dos órgãos setoriais ou seccionais, (delegacias, distritos, etc.).
RACIONALIZAÇÃO
2.1. É recomendável que as unidades supracitadas centralizem as aquisições de material de uso comum, a fim de obter maior
economicidade, evitando-se a proliferação indesejável de outros setores de compras.
2.2. A descrição do material para o Pedido de Compra deverá ser elaborada através dos métodos:
2.2.1. Descritivo, que identifica com clareza o item através da enumeração de suas características físicas, mecânicas, de
acabamento e de desempenho, possibilitando sua perfeita caracterização para a boa orientação do processo licitatório e deverá ser
utilizada com absoluta prioridade, sempre que possível;
2.2.2. Referencial, que identifica indiretamente o item, através do nome do material, aliado ao seu símbolo ou número de referência
estabelecido pelo fabricante, não representando necessariamente preferência de marca.
2.3. Quando se tratar de descrição de material que exija maiores conhecimentos técnicos, poderão ser juntados ao pedido os
elementos necessários, tais como: modelos, gráficos, desenhos, prospectos, amostras, etc.
2.4. Todo pedido de aquisição só deverá ser processado após verificação da inexistência, no almoxarifado, do material solicitado ou
de similar, ou sucedâneo que possa atender às necessidades do usuário.
2.5. Deve ser evitada a compra volumosa de materiais sujeitos, num curto espaço de tempo, à perda de suas características normais
de uso, também daqueles propensos ao obsoletismo (por exemplo: gêneros alimentícios, esferográficas, fitas impressoras em geral,
corretivos para datilografia, papel carbono e impressos sujeitos serem alterados ou suprimidos, etc.).
DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO
3. Recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao órgão público no local previamente designado, não
implicando em aceitação. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão
recebedor. Ocorrerá nos almoxarifados, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a
entrega se fará nos locais designados. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material será sempre no
Almoxarifado.
3.1. O recebimento, rotineiramente, nos órgãos sistêmicos, decorrerá de:
a) compra;
b) cessão;
c) doação;
d) permuta;
e) transferência; ou
f) produção interna.
3.2. São considerados documentos hábeis para recebimento, em tais casos rotineiros:
a) Nota Fiscal, Fatura e Nota fiscal/Fatura;
b) Termo de Cessão/Doação ou Declaração exarada no processo relativo à Permuta;
c) Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferência; ou 
d) Guia de Produção.
3.2.1. Desses documentos constarão, obrigatoriamente:
descrição do material, quantidade, unidade de medida, preços (unitário e total).
3.3. Aceitação é a operação segundo a qual se declara, na documentação fiscal, que o material recebido satisfaz às especificações
contratadas.
3.3.1. O material recebido ficará dependendo, para sua aceitação, de:
a) conferência; e, quando for o caso;
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b) exame qualitativo.
3.4. O material que apenas depender de conferência com os termos do pedido e do documento de entrega, será recebido e aceito
pelo encarregado do almoxarifado ou por servidor designadopara esse fim.
3.5. Se o material depender, também, de exame qualitativo, o encarregado do almoxarifado, ou servidor designado, indicará esta
condição no documento de entrega do fornecedor e solicitará ao Departamento de Administração ou à unidade equivalente esse
exame, para a respectiva aceitação.
3.6. O exame qualitativo poderá ser feito por técnico especializado ou por comissão especial, da qual, em princípio, fará parte o
encarregado do almoxarifado.
3.7. Quando o material não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, o encarregado do
recebimento providenciará junto ao fornecedor a regularização da entrega para efeito de aceitação.
DA ARMAZENAGEM
4. A armazenagem compreende a guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido, a fim de suprir adequada
mente as necessidades operacionais das unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade.
4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros são:
a) os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegidos contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças
climáticas, bem como de animais daninhos;
b) os materiais estocados a mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar, (primeiro a entrar, primeiro a sair - PEPS), com a
finalidade de evitar o envelhecimento do estoque;
c) os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário;
d) os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de
expedição e o material que possui pequena movimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição;
e) os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. É preciso utilizar corretamente os acessórios de
estocagem para os proteger;
f) a arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso as partes de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de
pessoal especializado para combater a incêndio (Corpo de Bombeiros);
g) os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e inventário;
h) os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os
riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação;
i) os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento
parcelado, ou por ocasião da utilização;
j) a arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da
embalagem (ou etiqueta) contendo a marcação do item, permitindo a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações
registradas;
l) quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas, de modo a não afetar sua
qualidade pelo efeito da pressão decorrente, o arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente
das paredes).
DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO
5. As unidades integrantes das estruturas organizacionais dos órgãos e entidades serão supridas exclusivamente pelo seu
almoxarifado.
5.1. Distribuição é o processo pelo qual se faz chegar o material em perfeitas condições ao usuário.
5.1.1. São dois os processos de fornecimento:
a) por Pressão;
b) por Requisição.
5.1.2. O fornecimento por Pressão é o processo de uso facultativo, pelo qual se entrega material ao usuário mediante tabelas de
provisão previamente estabelecidas pelo setor competente, e nas épocas fixadas, independentemente de qualquer solicitação posterior
do usuário. Essas tabelas são preparadas normalmente, para:
a) material de limpeza e conservação;
b) material de expediente de uso rotineiro;
c) gêneros alimentícios.
5.1.3. O fornecimento por Requisição é o processo mais comum, pelo qual se entrega o material ao usuário mediante apresentação
de uma requisição (pedido de material) de uso interno no órgão ou entidade.
5.2 As requisições/fornecimentos deverão ser feitos de acordo com:
a) as tabelas de provisão;
b) catálogo de material, em uso no órgão ou entidade.
5.3 As quantidades de materiais a serem fornecidos deverão ser controladas, levando-se em conta o consumo médio mensal dessas
unidades usuárias, nos 12 (doze) últimos meses.
5.4. Nas remessas de material para unidades de outras localidades, o setor remetente, quando utilizar transporte de terceiros, deverá
atentar para o seguinte:
a) grau de fragilidade ou perecibilidade do material;
b) meio de transporte mais apropriado;
c) valor do material, para fins de seguro pela transportadora; e 
d) nome e endereço detalhado do destinatário de forma a facilitar o desembaraço da mercadoria ou a entrega direta a esse
destinatário.
5.5. A guia de remessa de material (ou nota de transferência), além de outros dados informativos julgados necessários, deverá
conter:
a) descrição padronizada do material;
b) quantidade;
c) unidade de medida;
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d) preços (unitário e total);
e) número de volumes;
f) peso;
g) acondicionamento e embalagem; e 
h) grau de fragilidade ou perecibilidade do material.
5.6. O remetente comunicará, pela via mais rápida, a remessa de qualquer material, e o destinatário, da mesma forma, acusará o
recebimento.
5.7. Para atendimento das requisições de material cujo estoque já se tenha exaurido, caberá ao setor de controle de estoques
encaminhar o respectivo pedido de compra ao setor competente para as devidas providências.
DA CARGA E DESCARGA
6.Para fins desta I.N., considera-se:
a) carga - a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatário;
b) descarga - a transferência desta responsabilidade.
6.1. Toda movimentação de entrada e saída de carga deve ser objeto de registro, quer trate de material de consumo nos
almoxarifados, quer trate de equipamento ou material permanente em uso pelo setor competente. Em ambos os casos, a ocorrência de
tais registros está condicionada à apresentação de documentos que os justifiquem.
6.2. O material será considerado em carga, no almoxarifado, com o seu registro, após o cumprimento das formalidades de
recebimento e aceitação.
6.3. Quando obtido através de doação, cessão ou permuta, o material será incluído em carga, à vista do respectivo termo ou
processo.
6.4. A inclusão em carga do material produzido pelo órgão sistêmico será realizada à vista de processo regular, com base na
apropriação de custos feita pela unidade produtora ou, à falta destes, na valoração efetuada por comissão especial, designada para
este fim.
6.5.1. O valor do bem produzido pelo órgão sistêmico será igual à soma dos custos estimados para matéria-prima, mão-de-obra,
desgaste de equipamentos, energia consumida na produção, etc.
6.5. A descarga, que se efetivará com a transferência de responsabilidade pela guarda do material:
a) deverá, quando viável, ser precedida de exame do mesmo, realizado, por comissão especial;
b) será, como regra geral, baseada em processo regular, onde constem todos os detalhes do material (descrição, estado de
conservação, preço, data de inclusão em carga, destino da matéria-prima eventualmente aproveitável e demais informações); e 
c) decorrerá, no caso de material de consumo, pelo atendimento às requisições internas, e em qualquer caso, por cessão, venda,
permuta, doação, inutilização, abandono (para aqueles materiais sem nenhum valor econômico) e furto ou roubo.
6.5.1. Face ao resultado do exame mencionado na alínea "a" deste subitem, o dirigente do Departamento de Administração ou da
unidade equivalente aquilatará da necessidade