Organização de Eventos

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EVENTO:
“É um acontecimento previamente planejado, com objetivos claramente definidos. Tem um perfil marcante: esportivo, social e cultural. Sua realização obedece a um cronograma e uma de suas metas é a interação entre seus participantes, público, personalidades e entidades”.
“É um conjunto de ações profissionais previamente planejadas, que segue uma seqüência lógica de preceitos e conceitos administrativos, com o objetivo de alcançar resultados que possam ser qualificados e quantificados junto ao público alvo”.
TIPOS DE EVENTOS:
- Feiras;
- Convenções de vendas;
- Congressos;
- Workshops;
- entre outros.
Quando o evento é esportivo, o mesmo comporta algumas sub-divisões:
CAMPEONATO: Forma de competição onde os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. Recomendável quando há disponibilidade de tempo e recursos.
TORNEIRO: Competição de caráter eliminatório que é realizada num curto espaço de tempo. Neste tipo de competição, dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Recomendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes. 
OLIMPÍADAS: Competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias.
TAÇA OU COPA: Com exceção à Copa Mundial de Futebol e a alguns eventos tradicionais, normalmente se utiliza Taça ou Copa juntamente com o nome oficial do torneio para poder prestar alguma homenagem ou promover um patrocinador.
FESTIVAL: Evento esportivo participativo e informal. Visa a integração, promoção da modalidade e, principalmente, motivar os participantes e familiares.
ENCONTRO: Reunião de profissionais de uma mesma categoria visando expor e debater temas polêmicos relativos a sua área.
GINCANA: Atividade desportiva recreativa que conta com diversas estações criativas e ou objetivos a serem atingidos.
DESAFIOS: Competições, normalmente individuais, que tem os processos de escala como referência.
	Ao organizar um evento é imprescindível que tenhamos um claro entendimento do que é administração. Justificamos esta informação lembrando que qualquer evento, por menor que seja, É SEMPRE ADMINISTRADO, ou seja, administração é uma complexa atividade que precede as outras funções básicas que são: planejamento, organização, direção e controle.
	Ao estudarmos administração, devemos tomar como referência as cinco variáveis básicas da Teoria Geral da Administração: as TAREFAS, as ESTRUTURAS, as RELAÇÕES PESSOAIS, o AMBIENTE e a TECNOLOGIA.
Tendo como referência um evento esportivo, podemos exemplificar as variáveis administrativas da seguinte forma:
TAREFAS: Atribuições das diversas comissões cumprimento dos objetivos, etc.
ESTRUTURAS: Infra-estrutura do evento, estrutura organizacional, etc.
RELAÇÕES PESSOAIS: Contato com o público, trabalho em equipe, contatos externos, comunicação interpessoal, etc.
AMBIENTE: Local de trabalho, clima de evento, espaço utilizado, recinto das disputas, etc.
TECNOLOGIA: Equipamentos utilizados, sistema de disputa escolhido, processos e procedimentos empregados, etc.
FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS
PLANEJAMENTO:
“Se você não sabe para onde está indo, 
todos os caminhos o levarão a lugar nenhum.”
(Henry Kissinger)
	Sem um planejamento, as decisões ficariam entregues ao acaso e seriam tomadas de última hora, o que é ruim em qualquer empreendimento. O planejamento tem uma grande importância na medida em que diminui as incertezas, os imprevistos e os improvisos. Ao concentrar as atenções nos objetivos, ele assegura um funcionamento econômico e efetivo dos meios disponíveis.
	Em resumo, planejar é identificar quais são os objetivos de uma entidade ou equipe de trabalho, quais os meios disponíveis para alcançá-los e quais as formas de utilizá-los.
	O principal objetivo de um planejamento é realizar uma determinada atividade de maneira eficiente e eficaz, lembrando que eficiência é aquilo que é bem feito e eficaz, aquilo que realmente precisa ser feito e é feito com competência.
	Ao iniciarmos um planejamento de um evento, devemos utilizar a seguinte divisão básica:
PESQUISA: é a verificação, análise e avaliação das condições e possibilidades em geral.
PROGRAMAÇÃO: é a elaboração do planejamento, sendo o seu conteúdo determinados em função das informações conseguidas na pesquisa.
EXECUÇÃO: É o cumprimento do planejamento e do programa passo a passo
AVALIZAÇÃO: é uma atividade permanente. Antes, durante e após o evento.
Um lembrete importante: para ser um bom planejador é imprescindível que você seja “UMA PESSOA DE EXPECTATIVA”.
	Tendo você uma boa dose de EXPECTATIVA, haverá uma natural orientação para um bom planejamento e você evitará os exageros e as limitações.
	Segundo CORREA (1996), se existisse um profissional perfeito, com certeza sua principal característica seria a previsão e, a competência para administrar todas as ações futuras.
	Além da expectativa e da previsão, podemos acrescentar outras características ao bom planejador: curiosidade, perspicácia, dedicação, entre outras.
	Um planejamento contém basicamente: titulo, objetivo, desenvolvimento, estratégias, orçamento, recursos, cronogramas, etc.
	Quanto melhor for o planejamento, maiores serão as chances de obtermos sucesso e alcançarmos nossos objetivos. Todo bom planejamento deve responder com clareza as seguintes perguntas:
O que pretendemos alcançar?
Em quanto tempo pretendemos alcançar?
Como podemos alcançar o que pretendemos?
O que fazer e como fazer?
Quem vai fazer o que?
Em que seqüência será feito?
Quais são os recursos necessários?
Como avaliar se o que pretendemos está sendo alcançado?
Como avaliar se o que pretendemos será alcançado?
Como avaliar se o que pretendemos foi alcançado?
Podemos também utilizar a formula dos cinco “W” e dos três “H” para montarmos um planejamento:
What? – O quê?
Who? – Quem?
When? – Quando?
Where? – Onde?
Why? – Por quê?
How? – Como?
How much? – Quanto (custo)?
How many? – Quanto (quantidade de pessoas)?
	Existem três categorias de planejamento:
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: é aquele que mostra para onde vamos.
PLANEJAMENTO TÁTICO por sua vez, define o que fazemos.
PLANEJAMENTO OPERACIONAL define como devemos fazer.
	“Planejamento é a determinação antecipada de ações necessárias ao sucesso de uma tarefa.”
	“Sem um objetivo bem definido, somente por acaso chegaremos a algum lugar.”
	“Planejamento é a definição de um futuro desejado e de meios eficazes de alcança-los.”
	“Planejamento é uma das atividades intectuais mais complexas e difíceis que um homem pode se envolver. Não fazê-lo bem não é um pecado, mas contentar-se em fazê-lo pior do que seria possível, é imperdoável.” 
	“Planejamento é algo que fazemos antes de agir; isto é, tomada antecipada de decisão.”
	“Planejar é preparar bem cada ação, ou organizar adequadamente um conjunto de ações interdependentes.”
ORGANIZAÇÃO:
	Na organização é estabelecida uma estrutura formal de autoridade (Hierarquia funcional”. Estas autoridades são as responsáveis pela coordenação e definição dos métodos de trabalho para se atingir os objetivos propostos e alocar os recursos disponíveis de forma otimizada.
DIREÇÃO ou LIDERANÇA:
	Uma maneira simplificada de explicar liderança é: conseguir que as pessoas certas façam as coisas certas na hora certa e da maneira certa.
	Liderar é a manutenção das rotinas específicas, estímulo às iniciativas inovadoras, sustentação de um alto grau de motivação e a interatividade entre os objetivos da entidade e os indivíduos que dela fazem parte.
RESUMO DOS TRÊS TIPOS DE LIDERANÇA:
AUTORITÁRIO ou AUTOCRÁTICO: Apenas o líder fixa as diretrizes e determina as providências para a execução das tarefas. Determina também, qual é a tarefa de cada um e como deve ser executada.
DEMOCRÁTICO: As diretrizes são debatidas e decididasem grupo, sempre estimuladas pelo líder, o próprio grupo esboça as providências e as técnicas para atingir os principais objetivos, apenas solicitando aconselhamento técnico ao líder quando o grupo julga necessário. Os debates são comuns e o líder procura ser um membro normal do grupo.
LIBERAL: Há liberdade completa para as decisões grupais ou individuais, com uma mínima participação do líder. Neste tipo de liderança há uma absoluta falta de participação do líder.
CONTROLE ou AVALIAÇÃO:
É a identificação de problemas internos ou externos e manutenção do processo de planejamento em um ciclo contínuo. Assinalar e encaminhar as falhas e erros para que possam ser corrigidos sem prejuízo do objetivo principal.