GPJ_un2

Prévia do material em texto

Gestão de Projetos
1ª edição
2017
Gestão de Projetos
2
3
Unidade de Estudo 2
Documentos Importantes – 
Declaração do Escopo 
e Descrição dos Requisitos 
do Projeto
Para iniciar seus estudos
Iniciamos esta atividade demonstrando a importância da utilização de 
documentação na Gestão de Projetos e apresentando quais documentos 
e modelos devem ser utilizados.
Objetivos de Aprendizagem
• Apresentar e demonstrar os dois principais documentos para o 
início de um projeto.
4
Gestão de Projetos | Unidade de estudo 2 – Documentos Importantes
2.1 Declaração do escopo
De forma resumida a unidade inicia-se com a declaração do escopo do projeto elencando suas etapas para exe-
cução, e utilizando-se de um plano de gerenciamento de escopo. Em seguida a importância e construção do 
plano-mestre e, por fim, todos os requisitos necessários para a construção de uma DRP (Descrição de Requisitos 
do Projeto).
Com base nessa estrutura conseguiremos identificar todos os principais requisitos e documentos necessários na 
utilização do gerenciamento de projetos.
Basicamente definem-se os objetivos nos aspectos em que o projeto atenderá “necessidades e desejos”, incluindo 
e omitindo os resultados em objetivos principais claros, critérios de sucesso, custo da qualidade e duração.
Faz-se necessário estabelecer um plano de gerenciamento de escopo, que mostrará como o escopo será defi-
nido, desenvolvido, monitorado e controlado. O plano de gerenciamento de escopo inclui:
• o processo de preparação da especificação detalhada do escopo do projeto;
• o processo que habilita a criação da estrutura analítica do projeto (EAP) a partir da especificação deta-
lhada do escopo do projeto;
• o processo que estabelece como a EAP será mantida e aprovada;
• o processo que especifica como será obtida a aceitação formal das entregas do projeto concluídas;
• o processo para controlar como as solicitações de mudanças na especificação detalhada do escopo do 
projeto são processadas.
Fonte: XAVIER, Carlos Magno da Silva. Gerenciamento de projetos: como definir e controlar o escopo do projeto. 2. ed. 
São Paulo: Saraiva, 2009.
A declaração do escopo do projeto é descrita como “a soma dos produtos e serviços a serem 
fornecidos como um projeto”
O plano de gerenciamento permite ser formal ou informal, da mesma forma amplamente 
estruturado ou altamente detalhado, tudo com base nas necessidades do projeto.
5
Gestão de Projetos | Unidade de estudo 2 – Documentos Importantes
Para todo o escopo é importante a busca mais precisa dos requisitos, e para isso é possível utilizar-se de técnica 
que permite a coleta de requisitos.
• Entrevistas: pode-se utilizar formalmente ou informalmente na coleta de informações importantes e 
relevantes sobre o escopo. Ao executar entrevistas com especialistas, todo o processo de identificação e 
definição dos requisitos vai fluir de forma rápida e assertiva.
• Grupos de discussão: a principal finalidade é proporcionar uma discussão entre todos os interessados 
do projeto, de forma a criar um melhor entendimento de todos dos resultados que possam ser gerados 
após a conclusão do projeto.
• Workshops/Oficinas Facilitadas: diferentemente dos grupos de discussão, a intenção é a unificação de 
diversas partes envolvidas no projeto, com diferentes funções, experiências e objetivos, de forma a definir 
de modo abrangente as especificações finais do projeto. Os workshops normalmente iniciam coletando 
as experiências das partes interessadas (stakeholders) de forma qualitativa.
• Técnicas de criatividade em grupo: ajudam a definição de especificações, funcionalidades e objetivos. 
O quadro 2.1 demonstra algumas delas:
Quadro 2.1 – Técnicas de criatividade em grupo
TÉCNICA DESCRIÇÃO
Brainstorming 
(tempestade de ideias)
Consiste na geração de ideia sem restrições. Qualquer pensamento relacionado 
ao projeto deve ser coletado. Uma posterior avaliação das ideias surgidas vai 
classificá-las.
Classificação
Após a coleta de ideias geradas no brainstorming, o grupo faz uma análise delas, 
classificando-as em grupos. A partir dessa priorização, o grupo detalhará as 
ideias preferidas.
Técnica de Delphi
Consiste em um questionário com perguntas técnicas, a fim de descobrir 
opiniões de especialistas sobre as especificações do projeto. O processo do 
método de Delphi começa com a realização de um questionário; posteriormente, 
as respostas são analisadas e se busca um consenso entre elas, agrupamento de 
resultados, por último, em um resumo final.
Mapa mental
O mapa mental é um formato de diagrama, de forma a realizar uma possível 
integração de ideias, com o objetivo final de determinar uma organização das 
informações, representando-as graficamente.
Legenda: Descrição das técnicas de criatividade em grupo.
Fonte: Xavier (2009, p. 91-92).
6
Gestão de Projetos | Unidade de estudo 2 – Documentos Importantes
• Técnicas de tomada de decisão em grupo: é a tomada de decisão em grupo com alternativas que pro-
porcionam alcançar o objetivo desejado do projeto. Essa tomada de decisão pode ser:
 » unânime, quando todos optam por uma única alternativa;
 » majoritária, quando mais de 50% optam por uma alternativa;
 » por consenso, quando a maioria decide e a minoria concorda em aceitar;
 » por pluralidade, quando o maior grupo opta por uma alternativa, mesmo que a maioria não tenha sido 
atingida;
 » ditatorial, quando uma pessoa toma a decisão por todos.
Fonte: XAVIER, Carlos Magno da Silva. Gerenciamento de projetos: como definir e controlar o escopo do projeto. 
2. ed. São Paulo: Saraiva, 2009.
• Questionário e pesquisa: basicamente compostos de questões objetivas, buscando atingir um maior 
volume de participantes e a finalidade de acumular informações relevantes de forma rápida.
• Observações: é uma técnica que permite em ambientes com muitos detalhes e grande complexidade 
avaliar o desempenho das pessoas que a executam, da mesma forma quando as pessoas envolvidas têm 
dificuldade de definir as especificações do trabalho que realizam.
• Protótipos: é a melhor forma de obtenção de resposta rápida, de forma simples; é o modelo físico do 
produto final.
• Benchmarking: trabalha as melhores práticas reais ou planejadas de outras organizações, em relação 
aos processos e operações.
• Diagramas de contexto: O diagrama de contexto é um exemplo de modelo de escopo. Esse diagrama descreve 
visualmente o escopo do produto, mostrando um sistema de negócios (processo, equipamentos, sistema compu-
tacional etc.) e como as pessoas e outros sistemas (atores) interagem com ele. O diagrama de contexto também 
mostra as entradas no sistema de negócios, o agente (ou agentes) que fornece a entrada, as saídas do sistema de 
negócios e o agente (ou agentes) que recebe a saída. Fonte: XAVIER, Carlos Magno da Silva. Gerenciamento de projetos: 
como definir e controlar o escopo do projeto. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2009.
• Análise de documentos: o próprio nome já diz do que se trata, é uma forma de analisar toda a documen-
tação existente, na intenção de buscar informações relevantes aos requisitos.
7
Gestão de Projetos | Unidade de estudo 2 – Documentos Importantes
2.2 Plano-mestre e Project Charter
O plano-mestre vai demonstrar o que deve ser feito para atingir o objetivo principal, contendo detalhes sobre as 
atividades-chave, com prazo de conclusão e quem serão responsáveis por sua execução, da mesma forma todos 
os objetivos secundários e detalhamento de cada atividade.
O quadro 2.2 demonstra todas as etapas necessárias para a elaboração do plano-mestre.
Quadro 2.2 – Plano-mestre – passos básicos
CARACTERÍSTICAS DESCRIÇÃO
1. Listar Liste as atividades do projeto e a duração dessas atividades.
2. Relacionar 
Considere quais atividades são independentes e quais dependem de 
relacionamentos.3. Identificar 
Reordene a lista de atividades em ordem cronológica de forma a revelar 
quais delas podem não ocorrer até a conclusão (ou conclusão parcial de uma 
atividade anterior). 
4. Revisar 
Discuta e obtenha as melhores informações sobre métodos alternativos, 
quando aplicáveis.
5. Mapear
Mapeie o progresso, faça um gráfico das principais atividades e eventos/ 
considere formule (ou reformule) os objetivos ou atividades-chave. 
6. Descrever 
Complete o gráfico de atividades e eventos com anotações escritas quando for 
necessário.
7. Estabelecer o ritmo 
Analise e controle o tempo, se as atividades estão sendo realizadas conforme o 
planejado.
8. Custear 
Basicamente realize um orçamento para a execução do projeto, de forma a ter 
um fluxo de caixa gerado para atendimento financeiro do projeto.
9. Considerar 
É importante realizar um procedimento de avaliação de alternativas para 
execução de atividades. É comum a utilização de recursos internos, para isso 
deve-se considerar a possibilidade de métodos alternativos, considerando 
sempre custo, qualidade e tempo. 
10. Revisar 
Confira mais de uma vez o plano para validação e tenha a garantia de que 
nenhum passo importante foi omitido. 
Legenda: Etapas necessárias para a elaboração do plano-mestre. 
Fonte: Keelling (2010, p. 195). 
8
Gestão de Projetos | Unidade de estudo 2 – Documentos Importantes
Com maior detalhamento que o plano-mestre, o plano de atividades e recursos mostra as principais atividades 
ordenando os métodos e quais os seus recursos provisionados. Fique atento, pois requisitos não são objetivos 
nem metas, mas sim a especificação das metas ou dos resultados, portanto reflita se os requisitos podem auxiliar 
no sucesso do projeto.
O Termo de Abertura do Projeto (TAP) é a tradução efetiva de Project Charter, sendo o documento utilizado para 
formalizar o início do projeto. Da mesma forma, é utilizado para determinar autoridade ao gerente de projeto e 
também no uso dos recursos organizacionais das atividades do projeto.
O project é conhecido como o contrato do projeto, um documento interno no qual a empresa reconhece e comu-
nica o escopo aprovado do projeto aos gerentes funcionais ou de linha, tendo como testemunhas os gerentes 
funcionais, da mesma forma as responsabilidades do gerente de projeto e dos gerentes funcionais.
O project normalmente é assinado por um gerente externo ao projeto, dentro da hierarquia organizacional para 
atendimento às demandas do projeto, que permita dar ao gerente de projeto a autoridade adequada para que 
possa empregar os recursos organizacionais nas atividades planejadas.
Normalmente o gerente de projeto é responsável pela elaboração do Project Charter, de forma que fique bem 
claras a sua autoridade e responsabilidade, o que facilita toda a condução do projeto.
O Project Charter deve conter os seguintes pontos, conforme Quadro 2.3:
Quadro 2.2 – Plano-mestre – passos básicos
ITENS DESCRIÇÃO EXEMPLO
Justificativa 
do Projeto: as 
necessidades 
do negócio às 
quais o projeto 
está incumbido 
de atender, que 
justificam sua 
autorização.
Todo projeto precisa de um 
alinhamento diretamente 
relacionado aos objetivos 
estratégicos da organização. Por 
que o projeto foi autorizado? Quais 
são os resultados esperados com a 
entrega do(s) produto(s)?
Devido à cada vez maior restrição dos espaços 
físicos entre as habitações mais atuais, a 
Móveis S.A está desenvolvendo um novo 
formato de móveis modulares. O fato de ser a 
primeira nesse novo segmento proporcionará 
a fixação da marca, o domínio do mercado e 
a expansão nos demais segmentos de móveis 
no mercado.
Escopo (visão 
do cliente) ou 
requisitos de alto 
nível.
Todo o escopo deve conter todos 
os itens que vão ser gerados com 
o projeto, sempre que possível 
o detalhamento utilizando-se 
recursos gráficos, além de possíveis 
protótipos e marketing de 
lançamento. Se o projeto é originado 
de um contrato, o escopo do 
contrato deve estar de acordo com a 
visão do cliente.
Fabricação de um novo computador, para 
atendimento à especificação de utilização 
em ambientes não apropriados para o uso 
do recurso de computador, que poderá ser 
utilizado na empresa Minérios ABC, avaliando 
e executando as atividades pertinentes à 
operação da empresa.
Designação 
do gerente de 
projeto e sua 
autoridade.
Por meio do Project Charter, a 
empresa estabelece a autoridade do 
gerente de projeto, divulgando-a 
para toda a empresa. 
A gerente de projetos terá plena autoridade 
sob todos os recursos disponibilizados para 
o projeto, como utilização dos recursos 
financeiros, contratação de pessoal, terceiros, 
estando todos dentro da programação 
financeira do projeto aprovado.
9
Gestão de Projetos | Unidade de estudo 2 – Documentos Importantes
Restrições
As restrições são os principais 
aspectos que determinam as 
limitações do projeto, podendo ser 
através de cláusulas contratuais, 
prazos que devam ser cumpridos e 
orçamentos.
O projeto de reforma deverá ser conduzido 
com o laboratório em funcionamento, sem 
afetar nem interromper o processo de análise 
de controle de qualidade. – Prazo de 90 dias 
a partir da aprovação do projeto básico, para 
elaboração do projeto executivo da nova 
pista de pouso e decolagem. – O projeto 
tem um prazo total de 12 meses, devendo, 
no final do primeiro mês, ser iniciados os 
trabalhos de construção no campo. – A verba 
do orçamento a ser utilizada nesse projeto é 
de R$ 1.500.000, não podendo ultrapassar 
10% desse valor no primeiro mês. – Todos os 
funcionários deverão ser treinados em cursos 
de segurança administrados pela própria 
usina, e participar durante dez minutos do 
Diálogo Diário de Segurança (DDS), fornecido 
por técnicos de segurança contratados para a 
obra. – Os serviços só poderão ser executados 
de segunda a sexta-feira, das 9 às 18 horas.
Premissas 
(hipóteses, 
suposições)
As premissas são de grande 
importância no controle de riscos 
aos projetos, de forma a identificar 
possíveis fatores e responsabilidades 
dentro do projeto, que de fato vão 
diretamente ao encontro dos riscos 
que o projeto possa ocorrer devido 
à determinação dessas premissas. 
Durante etapa de planejamento, 
vêm surgindo diversas dúvidas 
e hipóteses, que correspondem 
ao bom andamento do projeto, 
como: quantas pessoas serão 
disponibilizadas para o projeto? 
Qual o grau de importância desses 
recursos para o bom andamento 
do projeto? Da mesma forma essas 
premissas vão garantir um bom 
andamento do projeto e também 
trabalhar as hipóteses na ausência 
do gerente de projeto, como: quem 
poderia aprovar os recursos caso 
não esteja, ou sob uma autorização 
prévia?
Serão alocados analistas da área de recursos 
humanos e sistemas da informação, em 
período integral.
Toda a infraestrutura de tecnologia da 
informação terá disponibilidade até o dia 
01/01/20xx.
A documentação gerada será revisada 
pelo cliente e sempre retornada ao gerente 
de projeto para avaliação e com prazo de 
cinco dias úteis para retorno e tratativas se 
necessário. A instalação dos equipamentos e 
a disponibilidade de prazo podem ser feitos a 
partir de 01/01/20xx.
Toda a equipe de projeto está autorizada a 
entrar e sair das dependências dentro do 
horário comercial, sendo que, após este 
horário, com prévia comunicação terão 
acesso normalmente.
Legenda: Descrição dos pontos do Project Charter.
Fonte: Xavier (2009, p. 60-64).
10
Gestão de Projetos | Unidade de estudo 2 – Documentos Importantes
2.3 Plano-mestre
Entende-se que os requisitos são as especificações ou pré-requisitos necessários que formam um produto ou 
serviço que está sendo produzido pelo projeto.
O plano de atividades e recursos é composto por:
• plano de atividades;
• plano de recursos;
• planode finanças;
• plano do maquinário e equipamentos;
• plano de mão de obra;
• plano de materiais e mercadorias.
O plano de atividades é composto de todas as atividades do projeto, com todo o detalhamento de cada atividade. 
Para toda atividade é necessário haver um plano separado, mas as atividades de maior complexidade ou difíceis 
incluirão conforme Quadro 2.4.
Quadro 2.4 – Plano de Atividades
Plano de Atividades
 » Descrição da atividade;
 » Objetivo(s) da atividade;
 » Métodos e processos a serem adotados;
 » Sequência e aprazamento das tarefas;
 » Recursos (para inclusão nos orçamentos do projeto e planos de recursos);
 » Listas de operações, sequência, fluxo de trabalho e coordenação;
 » Limitações de tempo para a conclusão da atividade e escala de tempo;
 » Padrões e requisitos de qualidade;
 » Controle, monitoração e relatórios de andamento; e
 » Ligações com o plano de recursos mostrando arranjos de aprovisiona-
mento. 
Legenda: Plano para atividades de maior complexidade.
Fonte: Keelling (2010, p. 196). 
Planos de recursos constituem-se de recursos necessários para a administração do projeto, de forma a auxiliar na 
conclusão de cada atividade, em que são especificados, orçados e incluídos em uma lista consolidada. Somente 
os recursos principais exigirão um plano em separado.
Plano de finanças é um recurso em comum para todo o projeto. Independentemente do porte e da necessidade 
do projeto, sempre é necessária a realização de um plano formal, tendo sua abrangência conforme Quadro 2.5.
11
Gestão de Projetos | Unidade de estudo 2 – Documentos Importantes
Quadro 2.5 – Plano de Finanças
Plano de Finanças
 » Limites financeiros disponíveis;
 » Fonte e método para garantia do financiamento;
 » Custo do financiamento;
 » Orçamento do projeto;
 » Fluxo de caixa – previsões de cobertura do projeto;
 » Procedimentos para controlar os custos do projeto;
 » Procedimentos para autorização de pagamentos e obtenção de fundos; e
 » Procedimentos contábeis.
Legenda: Abrangência de um Plano de finanças.
Fonte: Keelling (2010, p. 197). 
O plano do maquinário e equipamentos basicamente é composto dos seguintes itens:
• necessidades de maquinário e equipamentos;
• especificações e datas de entrega;
• cálculos de custos;
• método de aquisição, por exemplo empréstimo, compra, aluguel, fonte de abastecimento etc.;
• serviço de manutenção e reparos;
• necessidades de treinamento de operador e serviço (se necessário);
• necessidades de energia ou combustível associadas aos principais equipamentos; e
• alienação de máquinas e equipamentos após a conclusão da atividade. 
O plano de mão de obra, as pessoas e todas as habilidades nelas encontradas são o principal fator de recurso para 
o projeto, utilizando-se de um trabalho intensivo e muitas vezes uma consultoria especializada em determinadas 
necessidades ou demandas.
Normalmente o plano de mão de obra pode ser composto pelos seguintes pontos:
• necessidades de recursos humanos por categorias, qualificações e habilidades;
• quando e por quanto tempo cada quantidade e categoria serão requeridas;
• método de contratação – emprego eventual, contrato, subcontrato, emprego por tempo determinado;
• método de recrutamento – registro de disponibilidade, anúncio internacional, sociedade, profissional, 
consultoria, agência de empregos, anúncio local;
• custo orçado (salário, ordenados, horas extras orçadas, gratificações, adiantamentos, pagamento de 
incentivos, acomodação, alimentação, seguros, presentes, viagem, fundo de subsistência e assim por 
diante);
12
Gestão de Projetos | Unidade de estudo 2 – Documentos Importantes
• especificações de cargo e recrutamento para gerentes-chave e membros especializados da equipe do 
projeto;
• políticas de emprego e métodos de seleção: por exemplo, processos de triagem, emprego de pessoal 
local, oportunidades iguais;
• procedimentos especiais de seleção; e
• saúde e segurança ocupacional e cláusulas de bem-estar social. 
O plano de materiais e mercadorias constitui-se na aquisição e fornecimento das suas necessidades, os forneci-
mentos de bens adquiridos podem incluir, conforme Quadro 2.6:
Quadro 26 – Plano de Materiais e Mercadorias
Plano de materiais e mercadorias
 » Políticas e cronogramas de compra, concorrência e contrato;
 » Descrição, especificações de quantidade e qualidade;
 » Arranjos de transporte para suprimentos de grandes quantidades; e
 » Cláusulas de penalidades para atraso na entrega. 
Legenda: Itens de um plano de materiais e mercadorias.
Fonte: Keelling (2010, p. 198). 
2.4 Plano de gerenciamento de escopo
O planejamento de escopo é um conjunto de produtos e serviços que devem ser entregues para que possam 
atingir os objetivos do escopo. A Figura 2.1 mostra um exemplo para controle de gerenciamento de projeto.
Figura 2.1 – Componentes do processo de planejar o gerenciamento de escopo.
ENTRADAS
- Opinião especializada
- Reuniões
TÉCNICAS E 
FERRAMENTAS
- Plano de gerenciamento de projeto
- Termo de Abertura do Projeto
- Fatores ambientais da empresa
- Ativos de processos organizacionais
- Plano de gerenciamento do escopo
- Plano de gerenciamento 
 dos requisitos
SAÍDAS
Legenda: Exemplo para controle de gerenciamento de projeto.
Fonte: Xavier (2009, p. 76).
O escopo do projeto é essencial para interligar todos os elementos do plano do projeto, podendo utilizar a 
seguinte lista de verificação, conforme demonstrado no Quadro 2.7:
13
Gestão de Projetos | Unidade de estudo 2 – Documentos Importantes
Acesse o link disponível de um escritório de projetos, que aprofunda mais sobre os docu-
mentos, em < http://escritoriodeprojetos.com.br/component/tags/tag/35-entradas-e-sai-
das-do-guia-pmbok>.
1. Objetivo do projeto
2. Entregas
3. Marcos
4. Requisitos técnicos
5. Limites e exclusões
6. Verificações com o cliente
Quadro 2.7 – Lista de Verificação
LISTA DE VERIFICAÇÃO DESCRIÇÃO
Objetivo do projeto 
Determinar um objetivo geral que vem ao encontro da(s) necessidade(s) do 
cliente. 
Entregas
Definição das entregas mais importantes – os produtos mais esperados 
durante o ciclo de vida do projeto.
Marcos
É um evento significante do projeto, que ocorre em um momento específico. 
O planejamento do marco mostra os blocos mais importantes do trabalho. 
Requisitos técnicos
Quase sempre um produto ou serviço terá requisitos técnicos para garantir o 
desempenho apropriado. 
 Limites e exclusões
Falhas podem levar a falsas expectativas e ao dispêndio de recursos e tempo 
no problema errado, assim os limites do escopo devem ser definidos. 
Verificações com o cliente
Lista de atividades relacionadas ao escopo termina com a revisão junto com o 
cliente. A principal preocupação é o entendimento e acordo das expectativas. 
Legenda: Itens da lista de verificação do escopo do projeto.
Fonte: Gray; Larson (2009, p. 92-93). 
Descrição do escopo, o gerenciamento de escopo e técnicas para busca de informações sobre requisitos, plano-
-mestre e descrição dos requisitos do projeto e/ou plano de atividades e recursos são documentos necessários 
para uma breve descrição de todas as atividades e recursos necessários para a execução.
14
Considerações finais
Nesta unidade fizemos o detalhamento dos principais documentos utili-
zados no início do projeto, os quais são a base para o início do detalha-
mento do projeto.
A declaração do escopo permite o entendimento de qual objetivo do pro-
jeto será atendido e entregue com o projeto, como mecanismo de verifi-
cação dos principais requisitos a serem entregues.
Da mesma forma permite aplicar técnicas para busca de informações 
para elaborar os requisitos necessários.
O plano-mestre é uma forma de determinar pontos importantes do pro-
jeto,de forma a não esquecer nenhum deles, como as atividades que 
serão executadas.
O Project Charter é de fato o documento de abertura, com a sua principal 
responsabilidade na utilização como documento (contrato) para condu-
ção do projeto, definindo e dando autorização para que o Gerente de Pro-
jeto possa conduzir da melhor forma todo o projeto.
A descrição dos requisitos define todos os pontos de forma bem abran-
gente, os requisitos para confecção e elaboração de todo o planejamento 
do projeto, pensando e analisando todas as necessidades para que o pro-
jeto possa ser conduzido da melhor forma possível.
Referências bibliográficas
15
GRAY, Clifford F.; LARSON, Erik W. Gerenciamento de Projetos. Quarta 
Edição, 2010, Porto Alegre, Editora AMGH
KEELLING, Ralph, Gestão de projetos: uma abordagem global. São Paulo: 
Saraiva, 2010.
KERZNER, Harold. Gestão de projetos: as melhores práticas. 2 ed. São 
Paulo: Bookman, 2008.
XAVIER, Carlos Magno da Silva. Gerenciamento de projetos: como defi-
nir e controlar o escopo do projeto. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2009.