aula 6

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OSM e o Design
Organizacional
Aula 6
Prof. Homero Pampolini Jr.
Introdução
� Na aula de hoje, visando 
expandir os conhecimentos 
e aprendizado a respeito de 
OSM, abordaremos temas 
relacionados à construção de 
diagramas representativos 
de processos e fluxos (...)
(...) organizacionais, 
ensejando melhor organizar os 
procedimentos de gestão e de 
diagnósticos organizacionais
� Dentre estas técnicas de 
representação referimo-nos 
ao organograma e nesta aula 
passaremos aos estudos 
relativos aos fluxogramas
� Adicionalmente estendendo 
a proposta de estudo, 
abordaremos também outras 
formas de representação de 
processos organizacionais, 
denominados eventograma, 
infograma e funcionograma
Problematização
� O funcionamento das 
empresas depende de 
diversificados fatores que 
determinam características 
dos vários modelos de 
gestão utilizáveis, que (...) 
(...) demandam a execução 
de técnicas de construção 
de fluxos dos processos 
organizacionais diferenciados 
com os quais se pretende 
obter os resultados finalísticos 
desejados pelas empresas
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� Assim, pergunta-se: quais 
são estas técnicas? Como elas 
são elaboradas? Que tipo de 
técnicas e de ferramentas de 
representação gráfica se pode 
utilizar para representar 
os fluxos operacionais? 
Objetivos da Aula
� Conhecimento efetivo: dominar 
as terminologias relacionadas 
a técnicas e ferramentas para 
elaboração de fluxogramas e de 
outras técnicas de representação 
gráfica de fluxos operacionais, 
conhecidos como infograma, 
eventograma e funcionograma
� Conhecimento conceitual: 
conhecer e diferenciar os 
conceitos, fundamentos e 
características das ferramenta 
aplicáveis para elaboração 
de fluxogramas e de outras 
técnicas de representação 
gráfica de fluxos operacionais, 
conhecidos como infograma, 
eventograma e funcionograma
� Conhecimento procedural: 
identificar e distinguir os tipos 
de elementos de representação 
gráfica para elaboração de 
fluxogramas e de outras 
técnicas de representação 
gráfica de fluxos operacionais, 
conhecidos como infograma, 
eventograma e funcionograma
� Conhecimento metacognitivo: 
reconhecer, cotejar e integrar 
os diversos tipos de símbolos, 
técnicas e ferramentas que 
auxiliem na elaboração de 
fluxogramas e de outras técnicas 
de representação gráfica de fluxos 
operacionais, conhecidos como 
infograma, eventograma e (...)
(...) funcionograma, bem como 
dominar as técnicas de construção 
de tais diagramas que possam 
atender a necessidades diferentes 
em função das características 
específicas das organizações e 
de seus processos de gestão e 
procedimentos operacionais
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Aplicação e Análise de 
Técnicas para Construção 
de Fluxogramas
� O fluxograma é, sem 
dúvida, uma das técnicas de 
representação gráfica mais 
utilizadas nas empresas (...)
(...) e com ele se busca 
traduzir e mostrar de forma 
diferenciada, não apenas 
textual, as diversas formas 
e maneiras que traduzem 
como as coisas acontecem 
dentro de uma organização
Construção de 
Fluxogramas 
� Conceitualmente, o autor 
Araujo (2001, 64/65) nos 
ensina que “o fluxograma é 
todo e qualquer gráfico que 
demonstre algum fluxo. (...) 
(...) O fluxograma, de maneira 
geral, procura apresentar o 
processo passo a passo, ação 
por ação. Toda ocorrência em 
determinado processamento 
deve merecer o registro na 
folha de fluxograma. (...) 
(...) Há fluxogramas que 
exigem menos registros e, por 
consequência, nem toda ação é 
registrada. Pode ocorrer que o 
fluxograma não demonstre, a 
rigor, nenhuma ação, nenhum 
passo. Revelará apenas o fluxo 
de documentos.”
� Para além disto, complementa 
o autor, o fluxograma também 
objetiva:
• padronizar a representação 
dos métodos e procedimentos 
administrativos
• maior rapidez na descrição 
dos métodos administrativos
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• facilitar a leitura e o 
entendimento
• facilitar a localização e a 
identificação dos aspectos 
mais importantes
• maior flexibilidade
• melhor grau de análise
Construção de Fluxogramas 
� Para realização de um fluxograma, 
o autor Cury (2007, 341/344), 
apresenta uma proposta de roteiro 
que inclui inicialmente uma ação 
de comunicação da execução da 
tarefa, e de seus objetivos, aos 
funcionários e aos gestores 
envolvidos nas operações
� Posteriormente passa-se a 
tarefa de coleta de dados que 
é, de fato, uma das fases mais 
importantes, uma vez que 
com elas se irão subsidiar os 
trabalhos a serem realizados
� Uma vez colhidos os dados, 
passa-se para a fase de 
“fluxogramação”, que consiste 
na “escolha do tipo e modelo 
de fluxograma que será 
utilizado” e elaborando-se, 
em seguida o seu rascunho
� Na sequência procede-se 
uma análise criteriosa sobre 
a proposta do fluxograma; 
nesta fase o analista deverá 
questionar a respeito de 
diversas propostas e eventos 
descritos no formulário
� Finalmente se deve apresentar 
o trabalho mediante a 
apresentação dos formulários, 
reunindo e comunicando as 
pessoas envolvidas a respeito, 
promovendo-se a discussão 
sobre o documento e prestando 
eventuais esclarecimentos
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Modelos e Tipos 
de Fluxograma
1. Fluxograma de rotina de 
trabalho ou administrativo
� Com o fluxograma de rotina de 
trabalho, será possível conhecer 
a rotina de trabalho de cada 
pessoa, ou do processo, ou da 
tarefa, de forma ordenada, (...)
(...) completa e mais fidedigna 
possível, podendo, inclusive, 
conter a previsão de tempo 
para a respectiva realização
� Determinados tipos de 
fluxograma de rotina de 
trabalho, ou administrativo, 
são também conhecidos como 
“mapeamento de atividades”
2. Fluxograma de processo
� Com o fluxograma de processo, 
pode-se estabelecer os passos, 
a sequência e as ações que se 
pretende realizar visando à 
execução de determinadas 
tarefas da organização
� Da mesma forma, com 
ele, se pode representar 
a unificação de diversas 
tarefas, as quais, somadas, 
produzirão os resultados 
finais aguardados
De forma mais simples
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Ou mais complexo Outras Formas de 
Representação Gráfica: 
Eventograma, Infograma 
e Funcionograma
� A transformação dos meios e 
dos métodos de trabalho tem 
levado as pessoas a serem 
bombardeadas diariamente 
por um grande e extensa, 
massa de informações (...)
(...) sobre assuntos variados, 
de diversas categorias e temas, 
criando demandas pessoais 
e profissionais que estão 
sempre exigindo formas mais 
descomplicadas de análise, 
compreensão e solução de 
problemas para que os resultados 
empresariais sejam mais efetivos 
e competitivos
� O estudo e aplicação das 
técnicas e ferramentas de 
OSM buscam, dentre outros 
objetivos, estruturar e propor 
métodos e sistemas de gestão 
que visam facilitar o sistema 
de gestão organizacional
� Dentre as alternativas adotadas 
pelas técnicas de OSM para 
buscar resolução destas 
dificuldades, de lidar com muitas 
informações e demandas, bem 
como estruturar processos 
eficazes e apropriados para a 
resolução dos problemas, (...)
(...) com resultados eficazes, 
encontram-se a construção e 
proposição de outras técnicas 
de ordenação e direcionamento 
das tarefas e atividades a 
serem resolvidas, para além 
das técnicas tradicionais de 
fluxograma e organograma
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� Estas formas de representação 
gráfica, para além dos 
organogramas e fluxogramas, 
de uso diário nas organizações, 
mas muitas vezes elaborados de 
forma empírica, sem o devido 
cuidado a respeito delas, (...)
(...) se propõe na sequência 
tratar de algumas destas formas 
diferenciadas de representação 
gráfica, a saber:
• eventograma
• infograma
• funcionograma
Eventograma
� O autor Cruz (2003), apresenta 
um conceito para explicar o 
eventograma, que é: “técnica 
paradecompor um processo 
de negócio em eventos, a fim de 
estudar suas causas e condições, 
nas atividades geradoras, e suas 
abrangências e seus efeitos, 
nas atividades receptoras.”
� Seguindo os ensinamentos 
do autor, o eventograma é 
um “microcosmo do universo 
chamado processo. O que 
existe num processo existe 
e acontece primeiro em cada 
atividade que o compõe”
� O autor Cruz (2003) 
apresenta algumas regras e 
passos para que possamos 
realizar um eventograma:
1. liste todas as atividades 
que supostamente farão 
parte do processo
2. descubra qual atividade, 
ou quais atividades, 
terminam o processo
3. construa o formulário “E-P-S” 
(apresentaremos a descrição 
na sequência) para cada uma 
das atividades que finalizam 
o processo
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4. calcule, levante, o tempo de 
processo para cada atividade
5. calcule, levante, o tempo 
de ciclo de cada atividade
6. crie o procedimento da 
atividade
7. detalhe o procedimento 
por meio de suas tarefas
8. crie as regras de negócios 
onde forem aplicáveis
9. descubra se existe alguma 
exceção em cada atividade
10. crie o plano de contingência 
para tratar cada exceção
11. crie o eventograma
12. preencha o formulário 
“matriz de dados”
13. repita os passos 3 a 12 para 
todas as atividades que 
tenham sido listadas como 
supostas partes do processo 
em folhas separadas
14. mapeie o resultado total 
num fluxograma”
Infograma
� Não há como negar que para 
desenvolver nossas atividades 
pessoais e profissionais 
estamos sempre à procura 
de informações, exemplos e 
modelos com os quais (...)
(...) podemos elaborar e 
desenvolver determinados 
processos, compará-los com 
os eventualmente existentes, 
ou semelhantes, para assim 
obtermos as conclusões e 
os resultados com o sucesso 
que desejamos
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� Como elaborar um infograma:
• deve-se iniciar 
preferencialmente com a 
sensibilização das pessoas 
acerca da necessidade de 
permitir o fluxo normal 
das informações internas, 
de qualquer natureza
• incentivar as pessoas a 
aprender a lidar com as 
informações, a fim de 
aprender a selecioná-las 
adequadamente
• preocupar-se com a fonte 
de onde estão sendo obtidas 
as informações. São fontes 
confiáveis? É possível 
confirmá-las? Qual é(são) 
a(s) mídia(s) que está(ão) 
sendo consultada(s)?
• utilizar um formulário que 
conterá a identificação 
das características das 
informações tratadas
• o resumo sumarizado poderá 
ser feito por intermédio de 
um pequeno texto, ou mesmo 
por meio de palavras-chave, 
que permitirão compreender 
rapidamente sobre os temas 
tratados
• produzir material 
de forma adequada 
visando atender 
demandas específicas
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Funcionograma
� Propõe alternativas para 
elaborar de maneira formal e 
descritiva os papeis, tarefas 
e responsabilidades funcionais 
de cada cargo, especificando, 
inclusive, as competências e 
habilidades necessárias para 
desenvolver suas atividades
� É comum nas empresas 
a confusão entre o nome 
da função e o nome da 
atividade sobre a qual 
está se referindo
� Deve-se entender que 
quem assume cargos são 
integrantes de áreas da 
estrutura organizacional, 
mas podem desenvolver 
atividades, constituídas por 
seus papeis funcionais, 
que envolvem elementos 
e ações de outras áreas
� O autor Cruz (2003) apresenta 
um roteiro para elaboração:
1. liste todas as atividades
2. analise e documente a área 
responsável por cada uma 
das atividades
3. comece a criar uma “árvore” 
organizacional com base na 
raiz principal da estrutura 
que vai suportar o processo
4. liste toda(s) a(s) área(s) 
que esteja(m) abaixo da(s) 
áreas(s) listada(s) no passo 
anterior, mas somente as 
que façam parte do processo
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5. repita o procedimento da 
etapa 4 para a(s) área(s) 
que esteja(m) abaixo das 
que foram listadas no passo 
anterior, de forma a chegar ao 
mais baixo nível da estrutura
6. para cada área documentada, 
escreva o papel funcional
7. para cada papel funcional 
descreva as responsabilidades 
e os resultados esperados
8. analise o perfil profissional 
necessário ao desenvolvimento 
das atividades
9. juntamente com a área 
de gestão de pessoas, 
descreva os papeis 
funcionais, as funções 
e os cargos
� Segue modelo, destacando 
que podem haver outras 
formas de representação:
Área de atuação: financeira
Cargo: Gerente financeiro
Atividades essenciais: gestão de caixa; orçamentos; 
planejamento financeiro, gestão de investimentos; gestão 
de contratos; gestão de conflitos; contratar; gestão de 
fornecedores; gestão de clientes; cobrança e pagamentos.
Competências: habilidades de cálculos; raciocínio logico e 
matemático; conhecer mercado financeiro, negócios com 
títulos e bancos; negociação com clientes; negociação de 
contratos; estratégia e planejamento são essenciais.
Experiências: ter atuado em área financeira de pequenas ou 
médias empresas; relacionamento com bancos; ter atuado 
com cobrança e gestão de clientes; ter atuado na gestão de 
contratos e fornecedores; atuação em planejamento 
estratégico.
Formação técnica: formação superior em administração de 
empresas com pós-graduação em finanças ou áreas afins.
Síntese
� Nesta aula estudamos temas 
que tratam das técnicas de 
elaboração e de representação 
gráfica aplicáveis a ferramentas 
conhecidas como fluxogramas 
e, adicionalmente a estes, 
estendeu-se a proposta (...)
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(...) para conhecer as técnicas e 
ferramentas de OSM, aplicáveis 
a outros tipos de representação 
de processos organizacionais 
denominados eventograma, 
infograma e funcionograma
� Estas técnicas de representação 
gráfica vinculam-se essencialmente 
a compreensão e explicitação 
de como funcionam alguns 
dos processos organizacionais 
existentes nas organizações e 
com eles se permite concluir
como ocorrem fluxos de produção 
e também os demais fluxos de (...)
(...) movimentos internos e 
externos à organização, tais 
como fluxos de pessoas, fluxos de 
papeis, fluxo de rotinas, enfim, os 
diversos fluxos com os quais será 
possível dimensionar e organizar 
uma série de tarefas, fracionadas 
em função de suas especificidades, 
visando melhorá-las