Aula Processos na Farmácia Hospitalar OK

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Processos na Farmácia Hospitalar
Administração de Suprimentos.
Padronização
Prof Renato Antônio Campos Freire
 Farmacêutico Hospitalar 
2017
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Introdução
O HOSPITAL é uma EMPRESA muito COMPLEXA
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Introdução
Exige uma ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA
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Introdução
Utilização de algum MATERIAL em qualquer SETOR do hospital
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Introdução
Os estoques exercem grande INFLUÊNCIA sobre ATIVOS
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Introdução
Convivemos com ESCASSEZ de recursos FINANCEIROS
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Introdução
Necessidade de FORMAR ESPECIALISTAS
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Um pouco de HISTÓRIA
 TEMPOS REMOTOS
trocas
caças
utensílios
MAIS ADIANTE
trocas mercantis
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Um pouco de HISTÓRIA
Com a REVOLUÇÃO INDUSTRIAL
necessidade de produzir
ATOS DE COMÉRCIO
COMPRA
VENDA
necessidade de formação de estoques
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Um pouco de HISTÓRIA
Com a REVOLUÇÃO COMERCIAL
meios de transporte (navegação)
expansão dos mercados
existência de estoques reguladores
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Um pouco de HISTÓRIA
NOVOS MÉTODOS FORAM CRIADOS
TECNOLOGIA ADMINISTRATIVA
MAIOR DESENVOLVIMENTO COM A 
II GRANDE GUERRA
pesquisa operacional
outras técnicas : estatística
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Importância da Adm. Materiais
operacionaliza o sistema logístico da Instituição
compõe a estratégia competitiva
compõe o “TRIPÉ” de recursos:
FINANCEIROS
HUMANOS
MATERIAIS
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Importância da Adm. Materiais
UMA ABORDAGEM LOGÍSTICA :
“ É o processo de planejamento, implementação e controle de fluxo eficiente e eficaz de insumos, bem como de informações a eles relativas, desde a origem até o consumo, com o propósito de atender aos requisitos dos clientes. “
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No contexto hospitalar
Desenvolve-se de acordo com as características destes fatores :
Organização do sistema de saúde( pagamentos prospectivos ou retrospectivos)
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No contexto hospitalar
Desenvolve-se de acordo com as características destes fatores :
Globalização
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No contexto hospitalar
Desenvolve-se de acordo com as características destes fatores :
Administração profissional
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No contexto hospitalar
Desenvolve-se de acordo com as características destes fatores :
Gestão pela qualidade 
ACREDITAÇÃO
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No contexto hospitalar
Desenvolve-se de acordo com as características destes fatores :
Tecnologia da informação
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Análise estrutural do segmento hospitalar
Poder de negociação dos fornecedores
Poder de negociação dos compradores
“LUCRO” com atendimento SUS
Margem de lucro convênios e privados
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Análise estrutural do segmento hospitalar
Governo maior comprador fixa preços
Possibilidade de cartel de fornecedores
Medicina de grupo pressiona para diminuição dos preços
Pressão para “pacotes” ou “contas fechadas”
Poucas parcerias institucionais
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Paradigma do consumo
ANOS 60/70 : era da quantidade, não havia escolha; pouca produção e muita procura; modelos padronizados; eficiência.
ANOS 80/90 : era da qualidade, o cliente escolhe; muita produção e procura seletiva; modelos personalizados; criatividade; flexibilidade
ATUALMENTE ????
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Conceito
Previsão
Aquisição
Recebimento
Armazenamento
Distribuição
Controle
Cobrança
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Importância
Assegura reabastecimento racional
Leva o administrador a postura científica
Prevê quantidade e qualidade
Prevê sistema de reposição
Aquisição a custo mínimo
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Importância
Armazenamento com tecnologia
Distribuir com rapidez e economia
Favorecer classificação
Relação custo x receita
Razões técnicas
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Objetivos
Baixo custo de aquisição
Baixo custo de manutenção
Baixo custo de reposição
Rotatividade dos estoques
Capacitação dos colaboradores
Continuidade de fornecimento
Qualidade das aquisições
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Objetivos
Boa relação com fornecedores
Registros e cadastros
Padronização
Otimização no atendimento
Maximização de retornos
Centralização de atividades
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Fases da gestão de materiais e
 medicamentos:
PRIMEIRA
 prevalência das distribuidoras
 afastamento dos fabricantes
 administração empírica
 baixa lucratividade dos hospitais
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Fases da gestão de materiais e
Medicamentos
SEGUNDA
 fabricantes nacionais
 redução de preços
 administração profissional
 média lucratividade dos hospitais
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Fases da gestão de materiais e 
Medicamentos:
TERCEIRA
 importação
 globalização
 preços em níveis mundiais
 melhor lucratividade dos hospitais
 informação e qualificação como referencial
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Fases da gestão de materiais
ATUAL
 parcerias institucionais
 globalização
 preços mundiais como referencial
 redução na lucratividade dos hospitais
 não imobilização de capital em estoques
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Função da Adm. Materiais
 prever
 comprar
 receber
 conferir
 estocar
 distribuir
 controlar
 cobrar
 analisar
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Posição hierárquica
é função administrativa
subordinação a área administrativa
assessoramento área técnica
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Inter-relação 
é um prestador de serviços
todas os setores consomem algum tipo de material
faturamento
recepção
PS
nutrição
lavanderia
Corpo clínico
enfermagem
CLIENTE
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Classificação de materiais
“ordenar segundo critérios pré-estabelecidos, agrupando-os conforme características semelhantes, ou não semelhantes”
quanto a estocagem
quanto a aplicação
quanto a criticidade ( XYZ)
quanto ao valor de consumo (ABC)
outras de acordo com a necessidade
razões técnicas e humanas
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Classificação de materiais
Quanto a criticidade 
 X - menor importância ( não interfere): esparadrapo, caneta
 Y - média importância ( interfere sem prejudicar): fios cirúrgicos, dispositivos para infusão endovenosa
 Z - grande importância ( prejudica o paciente): oxigênio
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Classificação de materiais
Quanto ao valor de consumo :
 A : elevado valor de consumo total
 B : relativo valor de consumo total
 C : baixo valor de consumo
Este método se constitui em importante ferramenta gerencial, por isso um maior detalhamento.
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Classificação de materiais
Quanto ao valor de consumo :
Contribui decisivamente para :
definição de política de compras
definição de política de controle de estoques
racionalização de estoques
racionalização do consumo
hierarquização do processo de aquisição
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Classificação ABC
		CLASSE
		% ITENS
		% VALOR
		A
		5 a 10
		+ 60
		B
		10 a 30
		10 a 30
		C
		+ 60
		(-) 10
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EXEMPLO PRÁTICO DE ELABORAÇÃO DA CURVA “ABC”
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Especificação de materiais
“ descrição minuciosa, que identifica de forma clara, completa e precisa um item de consumo”
“ identifica de forma EXCLUSIVA cada item de consumo”
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EXEMPLO DE ESPECIFICAÇÃO
Compressa de gaze, 100% algodão, com 8 dobras, 13 fios por cm2, altamente absorvente, medida aproximada de 7,5 cm x 7,5 cm, estéril, embalagem contendo 500 unidades, constando identificação do fabricante e do produto, data de esterilização e validade, processo de esterilização, registro no MS. Embalagem externa de acordo com o Código de Defesa do Consumidor.
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ALGUNS EXEMPLOS QUE PODEM CAUSAR CONFUSÃO
Equipo de soro
Sonda foley
Fio cat gut
Compressa de gaze
Sonda de aspiração
Luva cirúrgica 
Soro glicosado
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PADRONIZAÇÃO
Como padronizar?
O que Padronizar?
Para que Padronizar?
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Padronização
“ é o processo pelo qual se elimina variedades desnecessárias, obtendo um menor número possível de variedades de um determinado produto”
UNIFICAÇÃO
SIMPLIFICAÇÃO
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Padronização - vantagens
 favorece diminuição de itens em estoque
 simplifica trabalho da estocagem
 permite obtenção de melhores preços
 reduz o trabalho de compras
 diminui custos de estocagem
 agiliza aquisição de itens
 economia em consertos
 facilita controle dos estoques
 facilita trabalho enfermagem
 facilita a prescrição médica
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Padronização
O QUE PADRONIZAR
???
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Padronização
meios auxiliares
consulta de catálogos
informações dos fornecedores
análise dos estoques existentes
informações do setor usuário
ANÁLISE TÉCNICA DE MATERIAIS
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Codificação
É a identificação dos itens utilizados através de códigos.
NUMÉRICO SEQUENCIAL
ALFABÉTICO
ALFANUMÉRICO OU MISTO
NUMÉRICO DECIMAL ( SIMPLIFICADO)
 classificador - MATERIAL DE ENFERMAGEM
 individualizador - AGULHAS
 caracterizador - AG. DESC. 25 x 7
			00.00.000
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Planejamento
Não é característico em nossas Instituições
É entendido como despesa e não investimento
Ações reativas - BOMBEIRO
Alegada falta de recursos
Situações de emergência
Aumento no custo
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Planejamento - funções
determinar o que ficar em estoque
determinar quando repor o estoque
determinar quanto de estoque
acionar setor de compras
identificar pontos críticos de estoque
definir estratégias para aquisição
assessorar demais setores
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Planejamento
CAUSAS PARA A FALTA DE MATERIAIS
brusca variação no consumo
atraso no processo de compras
atraso na entrega
incorreção nos pedidos
qualidade inadequada
entrega de materiais divergentes do pedido
falta de critérios para distribuição
diferenças entre estoque físico x contábil
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Planejamento
DIMENSIONAMENTO DE ESTOQUES - OBJETIVOS
fixação de limites
verificar direções
prever tendências (sazonalidade)
indicar medidas corretivas
prover informações/estatística
evitar desvios
reduzir/racionalizar o consumo
colaborar na redução de custos
eliminar risco de vencimentos
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Planejamento
FATORES QUE INFLUENCIAM
a natureza da empresa
disponibilidade financeira
dimensão da área de armazenamento
facilidade na aquisição
procura ou demanda do item
custo de manutenção dos estoques
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Planejamento
FATORES QUE INFLUENCIAM
padronização
sistema de controle utilizado
consistência das informações
subestoques
rotação dos estoques
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Planejamento
É POSSÍVEL , NOS HOSPITAIS, ADOTAR O SISTEMA 
JUST IN TIME ???
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Reposição de estoques
Por quantidade
consumo médio mensal
tempo de espera
ponto de pedido
estoque máximo e mínimo
lote de reposição
Por tempo
Lote econômico
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Reposição de estoques
Ponto de Pedido
Fórmula
PP = CM x TE + ES
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PONTO DE PEDIDO
Temos um consumo médio mensal de 90 unidades
O tempo de espera é de 10 dias
Queremos manter estoque de segurança para 10 dias
Qual é o nosso ponto de pedido ?
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CÁLCULO
PP = CM x TE + ES
PP = (90 x 0,3) + 30
PP = 27 + 30
PP = 57 unidades
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INTERPRETAÇÃO
Quando o meu estoque estiver em 57 unidades, devo desencadear o processo de compras.
A quantidade a comprar depende da política da instituição.
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Reposição de estoques
Estoques máximo e mínimo
política adotada pela empresa
custos de aquisição
custos de armazenamento
condições de mercado
disponibilidade do mercado
outros específicos de cada item
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Tipos de consumo
horizontal
crescente
decrescente
aleatório
sazonal
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Compras
“ A arte de comprar está se tornando sempre, e cada vez mais, uma profissão e cada vez menos um jogo de sorte.”
Henry Ford
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Compras - objetivos
estabelecer um fluxo contínuo de suprimentos, a fim de atender às necessidades previstas na prestação de serviços assistenciais e administrativos de uma empresa prestadora de serviços de saúde
adquirir materiais de qualidade adequada, aos menores custos possíveis, na quantidade previamente planejada e no prazo corretos
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Compras - objetivos
possuir um cadastro de fornecedores de materiais com as alternativas de fornecimento conhecidas
manter relações positivas com os fornecedores, buscando uma parceria equilibrada entre as duas partes
pesquisar constantemente novas fontes de fornecimento, buscando encontrar novos produtos e materiais que possam atender as necessidades da instituição
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Compras - requisitos
adequado planejamento de suprimentos
política adequada de pagamento de fornecedores
definição do grau de complexidade da assistência, compatível com a disponibilidade financeira
compromisso do corpo técnico e administrativo como uso adequado de materiais
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Compras - problemas
compras em emergência
especificações incorretas
falhas de fornecedores
ingerências
burocracia excessiva
execução de atividades de outra área
incertezas econômicas
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Compras - organização
CENTRALIZADO
maior poder de pressão
uniformização de preços
melhor gestão dos estoques
homogeneidade de procedimentos
menor sobreposição de esforços
redução de investimentos em materiais
garantia de qualidade
facilita controle e auditoria
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Compras - organização
DESCENTRALIZADO
maior afinidade
mais agilidade
maior autoridade e responsabilidade
ATENÇÃO ESPECIAL AOS ITENS “A” DA CURVA ABC
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Compras - fluxo básico
detecta necessidade			aciona compras
localiza e seleciona fornecedores
decide a compra
pedido				acompanha entrega
recebe e inspeciona			libera para uso
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Compras - tipo de fornecedores
fabricantes nacionais
fabricantes internacionais
distribuidor
tradicionais
automáticos
exclusivos ou obrigatórios
especializados ou ocasionais
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Compras - formas de relação
parcerias 
contratos
consignação
centrais de compras
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Negociação
“ É o processo que ocorre quando duas ou mais partes, cada uma das quais controladora de recursos que o outro deseja, conferenciam para obter um acordo de mútua troca de recursos.”
Denis A . Hewver
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Negociação
fatores norteadores
princípios e táticas
ética dos profissionais
“LEI DE GÉRSON”
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Almoxarifado
CAF
Central de abastecimento Farmacêutico
Local destinado à recepção, armazenamento, controle e distribuição ordenada dos materiais necessários ao funcionamento do hospital.
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Almoxarifado - funções
Recebimento de materiais
Conferência de materiais
Guarda ou estocagem
Distribuição
Levantamento periódico
Preservação e conservação
Manutenção de sistema de acesso racional
Controle
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Almoxarifado - localização
Quanto possível, andar térreo
Eqüidistante de consumidores
Fácil acesso externo
Boa ventilação
Área segura
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Almoxarifado - áreas
Recebimento e conferência
Armazenamento
Distribuição
Serviços burocráticos/controle
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Para discussão
SUB-ALMOXARIFADOS
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Controle de estoques
Aquilo que é reservado para ser utilizado em tempo oportuno
Custaram dinheiro
Valem dinheiro
Zelados como dinheiro
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Controle de estoques - ações
Quando da compra e recebimento
Situação de estocagem
Distribuição
Contagem física
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Controle de estoques - sistemas
Empírico
Manual
Automatizado
Informatizado
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Controle de estoques - funções
Controlar entrada e saída
Manter inventários periódicos
Controlar quantidades e valores
Subestoques setoriais
Identificar itens obsoletos
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Controle de estoques - características
Economia
Oportunidade
Amplitude
Duração
Clareza
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Sistemas de avaliação de estoques
PEPS
CUSTO MÉDIO SIMPLES
CUSTO MÉDIO PONDERADO(*)
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Sistemas de avaliação de estoques
CUSTO MÉDIO PONDERADO(*)
A. estoque inicial de 100 um c/ CMU 1,00
B. Compra de 200 um a R$ 1,15
C. Consumo(SA) de 50 um.
D.Compra de 200 um a R$ 1,10
E.Consumo(SA) de 150 um
F. Compra de 200 um a R$ 1,35
G. Consumo(SA) de 180 un
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Sistemas de avaliação de estoques
CUSTO MÉDIO PONDERADO(*)
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Auditoria em materiais
Disponibilidade
Pesquisa
Aquisição
Preço
Recepção
Quantidade
Qualidade
Custos
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Auditoria em materiais
Custódia
Embalagem
Acesso
Preservação
Deterioração
Consumo
Seguro e segurança
Transporte
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Utilização da informática
Sistemas disponíveis no mercado
Sistema de informações gerenciais
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Indicadores
ROTAÇÃO DOS ESTOQUES
CONSUMO MENSAL($) / ESTOQUE($)
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ROTAÇÃO DE ESTOQUES
EXEMPLO(1)
Valor de consumo = R$ 124.000,00
Valor do estoque no final do período = R$ 248.000,00
Rotação do estoque = 124 / 248
Rotação do estoque = 0,5 , ou seja, meu estoque girou 0,5 vezes no período
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ROTAÇÃO DE ESTOQUES
EXEMPLO(2)
Valor de consumo = R$ 248.000,00
Valor do estoque no final do período = R$ 248.000,00
Rotação do estoque = 248 / 248
Rotação do estoque = 1,0 , ou seja, meu estoque girou 1 vez no período
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ROTAÇÃO DE ESTOQUES
META
Deve-se buscar a meta de rotação de estoques = > 1, ou seja, nosso estoque vai girar mais de uma vez, demonstrando não imobilização de ativo em estoques.
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Indicadores
COMPROMETIMENTO DO 
FATURAMENTO COM COMPRAS
TOTAL DE COMPRAS($) / TOTAL FATURAMENTO($)
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Indicadores
ESTOQUE EM DIAS DE CONSUMO
TOTAL ESTOQUE($) / (CONSUMO($) / 30)
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Indicadores
MARGEM DE COMERCIALIZAÇÃO
RECEITA COM MAT.MED. / 
TOTAL COMPRAS
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Relação com o faturamento
Em alguns hospitais, a receita com medicamentos materiais chega a 50% da receita total.
Existem perdas de até 15% de não cobrança, principalmente áreas fechadas.
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Relação com o faturamento
Necessidade de implantar sistemas para otimizar cobrança.
Cobrar tudo que é “cobrável” , não superfaturar !!
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Farmácia Hospitalar
 As atividades de gerenciamento são as mesmas, deve haver perfeita integração.
Atualmente há desenvolvimento unificado das atividades – centralização.
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Uma pequena história
Um navio ancorou no porto apresentando problemas no sistema de caldeiras.
O Capitão ordenou a seu imediato que chama-se um técnico . E assim foi feito.
O técnico chegou e passou aproximadamente 15 minutos observando todo o sistema, ao mesmo tempo que cantarolava antigas canções.
Passado este tempo, retirou do bolso de seu impecável macacão um pequeno e cintilante martelo, com o qual deu uma batida numa vistosa válvula vermelha.
Pronto !! Todo sistema voltou a funcionar normalmente.
 
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Uma pequena história
 Terminado o trabalho, o técnico tratou de apresentar a conta.
O valor cobrado foi de R$ 1.000,00 !!!
Quando viu a conta, o capitão quase enfartou.
Logo mandou chamar o técnico para que pormenorizasse sua conta.
E, foi esta a conta detalhada que ele apresentou :
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Uma pequena história
 Martelar........................R$ 1,00
Saber onde martelar.....R$ 999,00
TOTAL.......................R$ 1.000,00
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