Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 1 / 250 APOSTILA DE EXCEL 2013 COMPLETA Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 2 / 250 Apostila desenvolvida por Alessandro Trovato de acordo com conhecimentos adquiridos e experiência em trabalhos realizados na área. Microsoft Office 2013 é uma marca registrada da Microsoft. Essa apostila é de livre distribuição (mas com ressalvas). Caso deseje aproveita-la em treinamentos, cursos, ou para uso pessoal mantenha apenas os créditos por sua elaboração. Contato: aletrovato@gmail.com Canal no Youtube: http://www.youtube.com/user/aletrovato/videos Facebook: http://www.facebook.com/sigaonerdpontocom Twitter: @aletrovato Data de elaboração: Julho / 2014 Revisão 008 Conteúdo: Microsoft Excel 2007 Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 3 / 250 CURSO COMPLETO ONLINE Clique na imagem, conheça o conteúdo programático e adquira-o! Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 4 / 250 Conteúdo Iniciando o Excel ........................................................................................................... 7 Criando um atalho de teclado para carregar o Excel ...................................................... 8 O ambiente de trabalho do Excel .................................................................................. 12 Teclas de atalho .......................................................................................................... 25 Os componentes do Excel ............................................................................................ 28 Coluna ......................................................................................................................... 28 Linha ........................................................................................................................... 30 Entendendo Funções ................................................................................................... 31 1. Mesclar células ..................................................................................................... 33 2. Função Soma ..................................................................................................... 35 3. Subtração .......................................................................................................... 37 4. Multiplicação ..................................................................................................... 38 5. Divisão ............................................................................................................... 38 6. Porcentagem ..................................................................................................... 39 7. Função Máximo .................................................................................................. 41 8. Função Mínimo ................................................................................................... 42 9. Função Maior ..................................................................................................... 42 10. Função Menor .................................................................................................... 43 11. Função Média..................................................................................................... 44 12. Função Cont.núm ............................................................................................... 44 13. Função Cont.Valores .......................................................................................... 45 14. Função Contar.Vazio .......................................................................................... 46 15. Função Hoje ....................................................................................................... 47 16. Função Agora .................................................................................................... 48 17. Função Hora ...................................................................................................... 48 18. Função Minuto ................................................................................................... 49 19. Função Segundo ................................................................................................ 49 20. Função Tempo ................................................................................................... 50 21. Função Dia ......................................................................................................... 51 22. Função Mês........................................................................................................ 52 23. Função Ano ........................................................................................................ 52 24. Função Data....................................................................................................... 53 25. Função Esquerda ............................................................................................... 54 26. Função Direita ................................................................................................... 54 27. Função Ext.texto ................................................................................................ 55 28. Função Concatenar ............................................................................................ 55 29. Função Texto ..................................................................................................... 57 30. Função Maiúscula .............................................................................................. 58 31. Função Minúscula .............................................................................................. 58 32. Função Pri.Maiúscula ......................................................................................... 59 33. Importar arquivos de texto ................................................................................. 59 34. Correção de exercícios sobre as funções de texto .............................................. 59 35. Função Romano ................................................................................................. 59 36. Função Valor ...................................................................................................... 60 37. Função Mod ....................................................................................................... 61 38. Função Rept ...................................................................................................... 62 39. Função Int .......................................................................................................... 63 40. Função Arred ..................................................................................................... 64 41. Validação ........................................................................................................... 64 42. Formatação Condicional .................................................................................... 68 43. Função Comentário ............................................................................................ 71 44. Função SE.......................................................................................................... 71 45. Identação de funções ......................................................................................... 7646. Função E ............................................................................................................ 77 Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 5 / 250 47. Função OU ......................................................................................................... 78 48. Função Éerros ................................................................................................... 79 49. Função Cont.se .................................................................................................. 81 50. Função Somase ................................................................................................. 82 51. Autofiltro ............................................................................................................ 83 52. Subtotais ........................................................................................................... 87 53. Estrutura de Tópicos .......................................................................................... 91 54. Função Escolher ................................................................................................ 97 55. Função ProcV (Procura Vertical) ........................................................................ 99 56. Função ProcH (Procura Horizontal) ................................................................... 102 57. Função Índice ................................................................................................... 106 58. Função Corresp ................................................................................................ 109 59. Função Desloc .................................................................................................. 112 60. Atribuição de nomes ......................................................................................... 118 61. Tabela Dinâmica ............................................................................................... 121 62. Gráficos ............................................................................................................ 134 63. Gráfico Dinâmico .............................................................................................. 149 65. Impressão no Excel ........................................................................................... 154 66. Modos de Visualização ...................................................................................... 164 67. Autosalvamento ................................................................................................ 166 68. Compartilhando Planilhas do Excel .................................................................... 168 69. Vincular células entre planilhas ......................................................................... 172 70. Vincular documentos do Word ........................................................................... 173 71. Classificando os dados ..................................................................................... 177 72. Controlando alterações na planilha ................................................................... 181 73. Auditoria de Fórmulas ....................................................................................... 185 74. Suplementos: Histograma ................................................................................. 195 75. Cenários ........................................................................................................... 200 76. Atingir Meta ...................................................................................................... 206 77. Solver ............................................................................................................... 209 78. Tabela de Dados ............................................................................................... 220 79. Função Pgto ...................................................................................................... 226 80. Macros.............................................................................................................. 228 Exercícios .................................................................................................................. 242 Agradecimentos ......................................................................................................... 250 Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 6 / 250 Microsoft Excel 2013 Sem dúvida nenhuma esse é um dos principais aplicativos do Pacote Office da Microsoft. O Excel é um programa para criar e gerenciar planilhas eletrônicas, e se resumirmos podemos falar que é uma grande ferramenta de cálculos. Nas versões atuais torna-se um grande aliado na análise de grandes quantidades de dados. Com o Excel podemos construir desde operações simples até cálculos mais avançados como financeiros, matemáticos, lógicos, estatísticos, etc. Podemos fazer o controle de nossas despesas financeiras pessoais ou controlar o fluxo de caixa de uma empresa. Controlar fluxo de materiais em estoques, estatisticamente analisar como a empresa está, extrair e analisar dados de BI (Business Intelligence) além de outras funcionalidades. Os principais recursos que encontramos no aplicativo são: Planilhas: permite a montagem e organização dos dados para análise. Bancos de dados: podemos classificar, ordenar, pesquisar e agrupar informações para formar banco de dados e cruzar informações entre eles. Gráficos: Com os gráficos do Excel poderemos utilizar recursos visuais avançados para análise das informações obtidas com suas planilhas. Apresentações: Com recursos de formatação avançados, podemos utilizar o Excel também para demonstrar nossos resultados. Macros: Tarefas simples ou complexas podem ser resolvidas com a criação de macros. Podemos também através da utilização do VBA (Visual Basic for Application) criar nossas próprias funções e sistemas de controles complexos. Há empresas que utilizam o Excel como base para seus sistemas de análise. Você aprenderá com este material a criar operações matemáticas básicas, recursos de análise de dados e terá muitas dicas de recursos avançados. Essa apostila servirá como referência inclusive para futuras consultas a conceitos deste aplicativo. Em caso de dúvidas podemos contar também com a Ajuda do próprio programa. Utilizando o assistente acionado pela opção Ajuda, localizado na Faixa de Opções (Ribbon), conforme indicado na imagem abaixo, ou pressionando a tecla <F1> a qualquer momento. Para este manual utilizarei a Versão 2013 do Excel e o sistema operacional Windows 7 da Microsoft. Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 7 / 250 Iniciando o Excel Para carregar o Excel devemos seguir os passos abaixo: 1.Clique no botão Iniciar (localizado no canto inferior esquerdo da tela) 2. Posicione e clique com o botão esquerdo do mouse sobre todos os programas. A lista acima da opção Todos os programas será atualizada. 3. Clique sobre o grupo Microsoft Office. 4. Na lista que será aberta, clique sobre o atalho Microsoft Excel 2013. Veja na imagem abaixo a área em destaque. A partir deste ponto o Excel é carregado e estará pronto para ser utilizado. Nas próximas páginas você encontrará informações sobre a descrição da nova tela INICIAR . Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 8 / 250 Criando um atalho de teclado para carregar o Excel Além do modo tradicional explicado acima, podemos também carregar o Excel atribuindouma tecla de atalho para sua execução. Quando a sequência de teclas atribuída é pressionada, automaticamente o Excel é carregado. Esse é um recurso do sistema operacional e não do Excel. Você poderá inclusive atribuir atalhos para os programas que você mais utiliza. Veja os passos abaixo. 1. Clique no botão Iniciar. 2. Clique em Todos os Programas 3. Clique no grupo Microsoft Office 4. Posicione o mouse sobre o ícone do Microsoft Office Excel 2013 e clique com o BOTÃO DIREITO DO MOUSE. O menu de opções ao lado será exibido. 5. Clique sobre Propriedades. A janela abaixo será exibida. 6. Clique sobre o campo Tecla de Atalho, posicionando o cursor neste campo. 7. Pressione as teclas Ctrl + Alt + E (simultaneamente). Observe que pressionando a sequência acima no campo Tecla de Atalho as teclas aparecerão na ordem pressionada. 8. Caso a mensagem de segurança abaixo seja exibida, clique no botão Continuar Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 9 / 250 9. Após esse passo clique no botão OK (apenas se a mensagem de segurança acima não foi exibida). Pronto, para carregar o Excel basta pressionar a sequência de teclas cadastrada: CTRL + ALT + E. Para eliminar o atalho atribuído devemos repetir os passos acima mas pressionando a tecla Backspace no campo Tecla de atalho. Aparecerá a palavra Nenhum indicando a remoção da tecla de atalho. Com este recurso você terá um considerável aumento de produtividade! A tela INICIAR do Excel 2013 A nova tela iniciar do Excel 2013 possui recursos para facilitar a abertura de documentos recentemente fechados ou para criar um novo trabalho a partir de modelos pré-existentes. Observe a imagem abaixo: À esquerda desta janela estão os arquivos recentemente abertos. Podem ser acessados os arquivos a partir de um clique com o botão esquerdo do mouse sobre a pasta de trabalho desejada. À esquerda encontramos modelos de Pastas de trabalho que podem ser baixados no site da Microsoft, sem custos. Caso deseje procurar um modelo específico, basta digitar o nome do modelo na parte indicada na imagem abaixo. http://bit.ly/1KVnhLO Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 10 / 250 Na parte superior direita da tela encontramos informações a respeito da conta associada ao Office. Quando adquirimos uma versão oficial do aplicativo, obtemos também acesso ao serviço chamado ONEDRIVE da Microsoft, que permite a você salvar seus arquivos na nuvem. Caso você não tenha uma conta cadastradas nos serviços da Microsoft será necessário cria-la. Para abrir uma nova pasta de trabalho, o primeiro modelo de Pasta de Trabalho pode ser utilizado. Clique uma vez com o botão esquerdo do mouse sobre a área marcada na imagem abaixo para carregar uma pasta de trabalho em branco. Para abrir uma pasta de trabalho, que não esteja listada na lista de arquivos recentes, o controle localizado na parte inferior esquerda da tela pode ser utilizado. Clique uma vez sobre Mais pastas de trabalho A tela se atualizará com opções para abertura dos arquivos Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 11 / 250 http://bit.ly/1LE61LP Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 12 / 250 O ambiente de trabalho do Excel A versão 2013 do Excel manteve as principais características da versão 2007 e 2010 do aplicativo. A mudança mais significativa sem dúvida é a interação com a WEB e com os recursos de compartilhamento, busca e informações na Internet. Minha dica para você que está interessado neste material de estudo é dedicar-se a aprender bem uma versão do aplicativo para que o aprendizado das futuras versões seja mais simplificado! Não se preocupe quando uma nova versão do aplicativo for lançada. Os conhecimento que podem ser objetivos por você com este material e com a prática farão, com certeza, que você aprenda e não tenha dificuldades de utilizar qualquer versão posterior do Excel. Conhecimento que adquiri na primeira versão do Excel, a versão 2.0 ainda são utilizadas por mim quando trabalho com esse aplicativo. Gravei e gravarei uma série de vídeo aulas que complementarão seus estudos, por isso não deixe de acompanhar meu canal no Youtube (http://www.youtube.com/user/aletrovato/videos). Envie dicas e sugestões e com certeza você poderá assistir uma aula, com o conteúdo desejado ... Vamos identificar os principais recursos da área de trabalho do Excel. Botão Backstage: Substituto do Botão Office, lançado na versão 2007 e extinto na versão 2010. Ele agrupa os principais controles para manipulação dos arquivos, impressão e publicação. São itens do botão Backstage: Informações, Novo, Abrir, Salvar, Salvar Como, Imprimir, Compartilhar, Exportar, Fechar, Conta, Opções e Suplementos. Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 13 / 250 a. Informações: Entre suas funções estão: Proteger a pasta de trabalho, Inspecionar a pasta de trabalho, Gerenciar Versões, Opções de Exibição no navegador, Exibir a propriedade do documento ativo b. Novo: Permite abrir uma nova Pasta de Trabalho. c. Abrir: Permite abrir Pastas de Trabalho salvas anteriormente. É acessível ao abrir o Excel. d. Salvar: Permite salvar arquivos que estão sendo alterados e utilizados no momento. Permite também salvar um arquivo novo que não tenha ainda sido salvo. Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 14 / 250 e. Salvar Como: permite gerar uma cópia do arquivo aberto, mantendo as características do arquivo original preservadas. Podemos salvar inclusive a Pasta de trabalho em outras versões do Excel e outros tipos de arquivos como somente texto. Neste item de menu encontramos o atalho para realizar o salvamento de uma pasta de trabalho na nuvem, utilizando o serviço OneDrive da Microsoft. Na imagem abaixo há um atalho, à direita para uma pasta chamada Documentos similar à pasta documentos da sua máquina local. f. Imprimir: Permite a impressão da Pasta de trabalho aberta. Podemos inclusive visualizar a impressão em um dos subitens desse grupo. g. Compartilhar: Este recurso permite salvar a pasta de trabalho no OneDrive e compartilha-la para que outros usuários possam fazer alterações simultaneamente com você na planilha. Houve grandes melhorias neste item pois agora pode-se conversar em tempo real, visualizar as alterações que estão sendo feitas e enviar a planilha por e-mail. Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 15 / 250 h. Exportar: Permite exportar a Pasta de Trabalho. Na primeira parte do recurso pode- se exportar a planilha para um arquivo PDF ou XPS (padrão da Microsoft, similar ao PDF) ou exportar a planilha para outros formatos como versões antigas do aplicativo, como um documento OpenDocumento, CSV, entre outros formatos. Seria um equivalente à opção Salvar Como. i. Fechar: Fecha a pasta de trabalho. Se houver itens não salvos, será solicitada a confirmação para salvamento ou não. j. Conta: Apresenta informações da conta pessoal associada ao pacote Office. Há possibilidade de alterar a conta e visualizar informações do tipo de pacote adquirido. Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 16 /250 k. Opções: Exibe o painel de controle do Excel. Neste painel podemos alterar algumas características do aplicativo, funcionalidades, configurações de segurança, ativar ou desativar suplementos, mudar algumas características operacionais entre outros recursos. Utilize-o com cuidado. l. Suplementos: Permite configurar suplementos de terceiros, como por exemplo recursos de programas que geram PDF como o PDF Architect 2. Barra de Acesso Rápido: Permite que alguns dos principais recursos acessados do Excel sejam colocados nesta barra. No exemplo são exibidos os botões Nova Pasta de Trabalho, Salvar, Desfazer e Refazer. 3. Personalizar Barra de Menus de Acesso Rápido. http://bit.ly/1KVo6o5 Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 17 / 250 Através do botão assinalado na imagem acima, podemos configurar quais botões serão exibidos ou ocultados. Apresenta também alguns botões padrão que podem ser selecionados. Observe que os quatro botões visíveis na barra de acesso rápido estão marcados (Novo, Salvar, Desfazer e Refazer). 4. Barra de Títulos: Exibe o nome da pasta de trabalho que está aberta no momento e o programa. 5. Guias: As guias trazem o conjunto de comandos abrigados pela Faixa de Opções (ribbon). São elas: Página Inicial, Inserir, Layout da página, Fórmulas, Dados, Revisão e Exibição. A guia PDF Architect foi instalada por um programa de terceiro. Há também uma guia oculta chamada Desenvolvimento que traz recursos associados às macros, aos controles ActiveX e a linguagem de programação VBA (Visual Basic for Application) 6. Botão Minimizar: Minimiza a Janela ativa para a Barra de Tarefas do Windows. 7. Botão Restaurar / Maximizar: Permite restaurar o tamanho de uma janela de aplicativo ou maximizá-la. 8. Botão Fechar Aplicativo: Fecha o aplicativo quando pressionado. http://bit.ly/1R71dPe Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 18 / 250 9. Botão Opções de exibição da Faixa de Opções: Controla a forma com que a faixa de opções é exibida em tela. 10. Botão Ajuda: Carrega o assistente do Excel de Ajuda. 11. Cursor: A representação da posição de onde está posicionado o cursor e onde serão inseridos os dados em nossa planilha quando digitados. 12. Barra de Fórmulas: onde serão inseridas as fórmulas nas células. A barra de fórmulas exibe o conteúdo de uma célula quando esta estiver selecionada. 13. Inserir função: Permite carregar o assistente do Excel para utilização das funções. A janela abaixo é exibida quando o botão Inserir função é pressionado. http://bit.ly/1MOZDTx Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 19 / 250 14. Caixa de nome. A caixa de nome possui alguns recursos que utilizaremos com frequência. Nos vídeos explico diversas ocasiões onde podemos utilizar esse recurso. a) Exibe a referência da célula que está selecionada no momento. b) Permite atribuir nomes a faixas de células. c) Permite mover o cursor para células específicas quando digitamos sua referência. Por exemplo: se digitarmos BC123 o cursor será transportado para a coluna BC, linha 123. 15. Galeria: http://bit.ly/1iAX765 http://bit.ly/1LE7dij Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 20 / 250 Visualizamos na imagem acima a galeria Fonte. As galerias agrupam os comandos por suas similaridades. Perceba que na Galeria Fonte somente aparecem os comandos referentes a formatação de fonte. Para cada Guia há um conjunto diferente de Galerias. Na Guia Página Inicial encontramos: Área de Transferência, Fonte, Alinhamento, Número, Estilo, Células e Edição. Dependo da seleção do cursor ou do recurso ativado nem todos os controles ficam disponíveis. Há muitas outras funções de formatação de fonte que podem ser acessadas quando clicamos no botão Formatar Células. Esse botão está localizado na parte inferior da Galeria, representado por uma seta. Veja a imagem abaixo. Quando pressionado a janela abaixo é exibida. Veja que é a tradicional tela de formatação de células que, possivelmente você já conhece. 16. Selecionar Tudo: Quando pressionado esse controle, todas as linhas e colunas da sua planilha são selecionadas. 17. RIBBON ou FAIXA DE OPÇÕES: Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 21 / 250 Principal mudança na versão 2007 do Excel e dos aplicativos do pacote Office. A faixa de Opções ou Ribbon fornece todos os comandos antes encontrados no Excel nas barras de ferramentas de forma categorizada. Perceba que as guias fornecem a categoria principal do recurso que será acessado e, dentro das guias, separado por galerias encontram-se os comandos. Para utilizar o comando basta clicar uma vez com o botão esquerdo do mouse sobre os botões. Caso tenha dúvidas quanto à característica do botão, uma ajuda rápida poderá ser exibida se o ponteiro do mouse ficar posicionado sobre o botão. Em alguns segundos uma tela é aberta com a descrição da opção, qual sua tecla de atalho (caso tenha) e uma dica do que a ferramenta pode fazer. Veja abaixo um exemplo de tela de ajuda para o recurso Mesclar e Centralizar. 18. Barra de rolagem Vertical: Quando arrastada para baixo ou para cima há uma rolagem na área de visualização das células. 19. Zoom: O zoom pode ser aumentado e diminuído de acordo com a rolagem do controle de Zoom. Podemos também pressionar o botão + ou – para interagir com o nível de zoom na planilha. Ao clicar sobre a porcentagem de zoom exibida, uma janela é aberta (muito semelhante a janela de Zoom da versão do Excel 2003). Veja a imagem abaixo. Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 22 / 250 Há uma outra forma também de aumentarmos ou diminuirmos o Zoom. Podemos utilizar o mouse e um atalho de teclado. Todo mouse possui um botão de rolagem, geralmente localizado entre os botões esquerdo e direito. Para aumentar o Zoom: segure a tecla CTRL pressionada. Mova o rolete para cima, você verá que o zoom será incrementado. Movendo o rolete para baixo o zoom é diminuído. Experimente! 20. Barra de rolagem horizontal: Quando deslocada para a direita ou para a esquerda permite a navegação pelas colunas de sua planilha. 21. Modos de visualização: Há três formas de visualização dos dados em sua planilha. a) Normal geralmente é utilizado para a criação de fórmulas e utilização de funções. b) Layout de Página: Permite a visualização da planilha em páginas (esse é um modo novo de visualização). Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 23 / 250 c) Visualização de Quebra de Página: Permite a configuração das páginas para a impressão através da visualização na planilha das quebras de página. 22. Barra de Status: A barra de status traz informações sobre o ambiente. Podemos encontrar funções pré- configuradas, informações sobre o modo de trabalho, situação das teclas Caps lock e Num lock, um atalho para salvarmos macros, entre outros recursos. Na imagem acima encontramos a mensagem Pronto que significa que a planilha está pronta para receber dados. Para alterar as funções exibidas, basta clicar com o botão direito do mouse sobre qualquer parte da barra de status para encontrar e configurar novos recursos.Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 24 / 250 23. Inserir Planilha: Ao clicarmos neste botão uma nova planilha é inserida em sua Pasta de Trabalho. O atalho de teclado para esse recurso é SHIFT + F11. 24. Planilhas: As planilhas representam os espaços de trabalho do Excel. Por padrão, na versão 2013 apenas uma planilha (Plan1) é inseridas. Essa configuração poderá ser alterada posteriormente no painel de controles do Excel. Para alternar entre as planilhas, basta clicar com o botão esquerdo do mouse sobre a planilha desejada. O Atalho de teclado para navegar nas planilhas é CTRL + PAGE DOWN ou CTRL + PAGE UP. 25. Movimentação pelas planilhas: http://bit.ly/1Fzh9bJ Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 25 / 250 Esses dois controles permitem a navegação pelas planilhas. Rolando a região de identificação das planilhas para a direita e para a esquerda. Até a versão 2010 eram quatro controles. Pressionando o botão direito do mouse na região selecionada da imagem acima uma caixa de diálogo de seleção de planilha será exibida. Muito útil quando houver muitas planilhas para navegação na pasta de trabalho. 26. Gravação de Macro: Pressionando esse botão o assistente para gravação de macro é exibido permitindo o início da gravação de uma nova macro. A macro é um recurso que permite automatizar processos realizados no Excel. Teclas de atalho Muito útil para ganho de produtividade. As teclas de atalho são sequências de teclas pré-configuradas para executar uma ação. Por exemplo: para abrir uma Pasta de Trabalho nova podemos pressionar CTRL + O. Abaixo as principais teclas de atalho: MENUS E BARRAS DE FERRAMENTAS http://bit.ly/1LceWp3 Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 26 / 250 F10 ou ALT Seleciona a barra de menus e indica nesta versão, qual a tecla de atalho pode ser utilizada para a maioria dos botões. ENTER Abre o menu selecionado, ou executa a ação do botão ou comando selecionado. ALT+BARRA DE ESPAÇOS Exibe o menu de atalho da barra de título. REDIMENSIONAR FONTES CTRL+ SHIFT + F - Abre a janela Formatar Célula, na Guia Fonte TECLAS DE FUNÇÃO F1 - Abre a Ajuda ou o Microsoft Office Online. F2 - Edita a célula F3 - Janela Gerenciador de Nome F4 - Repete a última ação. F5 - Escolhe o comando Ir para F6 - Vai para o próximo painel ou quadro. Quando a área de exibição estiver dividida F7 - Escolhe o comando Ortografia (menu Ferramentas). F8 - Estende uma seleção. F9 - Atualiza as células F10 - Ativa a barra de menus. F11 - Insere uma Guia para Gráfico F12 - Escolhe o comando Salvar como (menu Arquivo). SHIFT + TECLA DE FUNÇÃO SHIFT + F2 – Insere um Comentário na célula SHIFT + F3 – Inserir função SHIFT + F6 - Vai para o painel ou quadro anterior. SHIFT+F10 - Exibe um menu de propriedades da célula em que o curso está posicionado SHIFT+F11 – Insere uma nova planilha na pasta atual. SHIFT+F12 - Escolhe o comando Salvar CTRL + TECLAS DE FUNÇÃO CTRL + F4 - Fecha a janela. CTRL + F6 - Vai para a próxima janela. CTRL + F9 – Minimiza a planilha CTRL + F10 – Maximiza / Restaura a janela do documento. ALT + TECLAS DE FUNÇÃO ALT + F4 - Encerra o Microsoft Excel ALT + F8 - Abre a Janela Macro ALT + F11 - Exibe o ambiente do Microsoft Visual Basic. Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 27 / 250 CRIAR, SALVAR E ABRIR DOCUMENTOS CTRL + O - Cria um novo documento CTRL + A - Abre um documento. CTRL + W - Fecha um documento. CTRL + B - Salva um documento. MOVIMENTAÇÃO E SELEÇÃO, CTRL + T – Seleciona todas as células da planilha ativa. SHIFT + Setas de direção – Seleciona as células conforme movimentação das setas CTRL + Setas de direção – Cursor salta até encontrar a célula que contém os últimos dados CTRL + HOME – Cursor é posicionado na célula A1 CTRL + END – Cursor é posicionado na última célula alterada da planilha. CTRL + BARRA DE ESPAÇOS – Seleciona a coluna inteira SHIFT + BARRA DE ESPAÇOS – Seleciona a linha inteira LOCALIZAR E SUBSTITUIR TEXTOS CTRL + L - Localiza texto, formatação e itens especiais. CTRL + U - Substitui texto IMPRESSÃO E VISUALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS CTRL + P - Imprime um documento. TECLAS DE DIREÇÃO. Movimentação pela planilha no modo de visualização PAGE UP ou PAGE DOWN - Movimentação pela página de visualização quando ela está com menos zoom. CTRL+HOME - Vai para a primeira página de visualização quando ela está com menos zoom. CTRL+END - Vai para a última página de visualização quando ela está com menos zoom. http://bit.ly/1KVnhLO Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 28 / 250 Os componentes do Excel Este aplicativo possui cinco partes fundamentais, que são: 1. Pasta de Trabalho - É denominada pasta de trabalho todo arquivo que for criado no Excel. 2. Planilha - Uma planilha é considerada a parte onde será executado todo o trabalho por isso esta é fundamental. Cada planilha possui no total de 17.179.869.184 células (isso mesmo! Dezessete bilhões, cento e setenta e nove milhões, oitocentos e sessenta e nove mil, cento e oitenta e quatro células). 3. Coluna - As colunas do Excel são representadas em letras de acordo com a ordem alfabética crescente sendo que a ordem vai de A até XFD, e são no total de 16.384 colunas. 4. Linha - As linhas de uma planilha são representadas em números, formam um total de 1.048.576 linhas e estão localizadas na parte vertical esquerda da planilha. 5. Célula - As células são formadas através da intersecção (cruzamento) de uma coluna com uma linha e, cada célula tem um endereço referencial que é mostrado na caixa de nomes que se encontra na parte superior da Planilha. Coluna O Excel possui 16.384 colunas representadas por letras de nosso alfabeto, podemos localizar uma coluna na tela do Excel através das letras que se encontram acima da área de trabalho. As colunas podem serajustadas em tamanho para aceitarem corretamente ao dados inseridos. Se uma célula recebe a entrada de valor maior do que ela suporta é mostrada a sequência de símbolos ########## indicando que não coube a representação númerica. Para aumentar o tamanho da coluna proceda da seguinte forma: Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 29 / 250 1) Clique duas vezes com o botão esquerdo do mouse na união de duas colunas (conforme assinalado na imagem abaixo) 2) Automaticamente a coluna ficará da largura da maior célula preenchida. Ou 1) Posicione o ponteiro do mouse entre as duas colunas 2) Segure o botão esquerdo do mouse e arraste-o para a direita ou para a esquerda para aumentar ou diminuir a coluna. 3) Quando soltar o botão do mouse a coluna terá a dimensão que vocês desejar. Ou 1) Clique no campo Selecionar Tudo para selecionar a planilha inteira. 2) Clique duas vezes entre as colunas para dimensionar TODA a planilha. Todas as células da planilha serão corretamente adequadas ao maior tamanho do conteúdo preenchido. Ou 1) Clique com o botão direito na célula que identifica a coluna 2) Clique em Largurada Coluna e faça o ajuste Ou 1) Clique na Guia Página Inicial 2) Localize a Galeria Células 3) Clique no botão Formatar. Um menu de opções será exibido. Clique sobre a opção Largura da Coluna. A mesma tela acima será exibida. OBS.: O Excel não trabalha com uma régua como o Word, ele trabalha com Pontos, Pixels e Centímetros. Quando você configura uma Coluna está ajustando o número provável de caracteres que caberão na célula. Veja a tabela abaixo: Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 30 / 250 Uma conversão aproximada de pontos e pixels para centímetros é mostrada na tabela abaixo. Pontos Pixels Centímetros 18 24 0,635 36 48 1,27 72 96 2,54 108 144 3,81 144 192 5,08 Linha O Excel possui 1.048.576 linhas que podem receber formatações individuais, cada linha possui 16.384 células. Elas são representadas por números, em ordem crescente e encontram-se a esquerda da planilha. Para dimensioná-las siga os mesmos passos anteriores, mas clicando na barra que as separa conforme indicado na imagem abaixo. http://bit.ly/1Fzh9bJ Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 31 / 250 Entendendo Funções O Excel é uma ferramenta muito poderosa para execução de cálculos. Além das operações básicas (soma, subtração, divisão, multiplicação, potenciação e porcentagem) pode trabalhar com suas funções internas que agregam muito mais potencialidades. Um detalhe muito importante é que uma fórmula ou função no Excel deve ser precedida, obrigatoriamente pelo sinal de = (igual) pois o programa reconhece uma fórmula ou função a partir do momento que for iniciado com o sinal de igual. A função é um método para tornar mais rápido a montagem de fórmulas que envolvem cálculos mais complexos e matrizes de valores. Existem funções para cálculos matemáticos, financeiros, estatísticos, datas, texto, entre outros. Por exemplo: vamos analisar a função =SOMA(A1:C10) Utilizaremos a função SOMA para somar todos os valores do intervalo da célula A1 até a célula C10, sem você precise informar célula por célula em sua fórmula. Para uma correta utilização das funções devemos dar preferência pelo uso das referências das células nas fórmulas. Sempre que uma célula for atualizada, automaticamente o resultado final que se utilizou daquela referência será atualizado também. Utilizando as referências das células nas fórmulas você ficará livre para se preocupar com o que realmente interessa: o RESULTADO FINAL ou QUAL INFORMAÇÃO VOCÊ QUER EXTRAIR DA SUA PLANILHA. Sobre funções... A seguir encontraremos uma pequena relação das funções mais utilizadas. O Excel na versão 2013 oferece mais de 300 funções (que podem ser aumentadas com a ativação de Suplementos, baixadas na Internet ou criadas através do VBA). Vamos conhecer algumas delas a partir de agora. Lembre-se de que os resultados aparecerão na célula onde está digitada a fórmula. http://bit.ly/1iAX765 Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 32 / 250 Os operadores matemáticos utilizados pelo Excel Multiplicação * Divisão / Adição + Subtração - Potenciação ^ Porcentagem % Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 33 / 250 1. Mesclar células Em algumas situações, necessitamos juntar ou mesclar células para fazerem parte de um título ou representação de um dado que normalmente não caberia em uma célula apenas. A este processo chamamos de Mesclar células. O processo para criação é muito simples. 1. Selecione as células que deseja mesclar. 2. Clique na guia Página Inicial 3. Na Galeria Alinhamento, clique no botão Mesclar e Centralizar. Veja abaixo o botão em destaque. 4. As células serão mescladas. Veja o resultado abaixo. Observação: Perceba que esse botão de mesclagem é composto por duas partes. A parte principal do botão representada pelo desenho e a parte secundária representada pela seta apontando para a parte inferior da tela. Quando pressionamos a seta o menu de opções ao lado é exibido com mais opções de mesclagem. Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 34 / 250 Há outra forma de mesclar as células. 1. Clique no botão Opções de Alinhamento (conforme destacado na imagem ao lado). 2. Ao ser pressionado, a tela abaixo será exibida. Perceba que é a tela tradicional de configuração da guia Alinhamento. 3. Selecione a opção Mesclar células 4. Pressione o botão OK. As células serão mescladas. Dica: Para que o texto seja distribuído uniformemente pela célula sem extrapolar seus limites devemos utilizar o recurso Quebrar texto automaticamente indicado pelo botão destacado na imagem abaixo. Lembre-se de selecionar a célula antes de aplicar a quebra do texto. O resultado final, em uma célula com o recurso aplicado de quebra de texto ficaria como a imagem abaixo: Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 35 / 250 2. Função Soma Sintaxe: =SOMA(...) A função exige uma célula ou um intervalo de células para somar. A função irá somar todos os valores que se encontram na faixa de valores ou matriz de dados selecionada e passada como argumento para a função. No exemplo abaixo essa soma será das células A1 até a célula D1. Na fórmula =SOMA(A1:D1) os dois pontos (:) indicam ATÉ, ou seja, some de A1 ATÉ D1. Esta regra de formação de faixa de células deve ser aplicada sempre que se deseja trabalhar com funções. Para somar muitos valores, em intervalos indique a faixa de células desejada. Antes de iniciar a digitação da função SOMA ou qualquer outra função e fórmula do Excel, devemos posicionar o cursor na célula onde o resultado será exibido. Neste exemplo estamos somando todos os valores da referência A1 até a referência D1. A fórmula seria digitada como no exemplo e ao teclar ENTER o resultado da função é exibido. O resultado está na célula E1: 102,5. Os valores não aparecem formatados, pois ainda não aplicamos qualquer formatação à eles. Outra maneira de você somar é utilizando o Botão da Autosoma. Veja o exemplo: 1. Selecionar os valores que desejar somar. No exemplo abaixo foi selecionada as células de A1 até A5 (A1:A5). 2. Clique na Guia Página Inicial 3. Na Galeria Edição, clique sobre o botão Autosoma (conforme identificado na imagem ao lado). 4. Automaticamente será inserida na célula A6 a função =SOMA(A1:A5). Se a seleção for de linha, o resultado será exibido à direita da seleção. Se a seleção for de coluna, o resultado será exibido abaixo da seleção. Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 36 / 250 Veja mais um exemplo de Soma Agora você deseja somar todos os valores dispostos nesta planilha usando uma única fórmula. Para criar a função, clique sobre a célula D6. Digite =SOMA e abra o parêntese. Agora posicione o cursor na primeira célula (A1) com as setas de direção. Segure a tecla SHIFT e com as setas de direção selecione o restante dos valores. Com isso estaremos somando todos os valores numa única fórmula, é o que chamamos de somar intervalo de valores. O resultado ficaria como a imagemabaixo: Desta vez você deseja somar números dispostos de maneira alternada, ou seja, em endereços diferentes (B5, D5 e F5). O resultado para a operação acima: Perceba que entre as células somadas (B5, D5 e F5) há um ponto e vírgula (;). Ele é utilizado quando queremos somar células não adjacentes. Ele separa também argumentos de uma função. Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 37 / 250 3. Subtração Ao contrário da função SOMA não existe uma função chamada SUBTRAIR. Para contas de subtração os valores devem ser indicados um a um. No exemplo abaixo você deseja saber qual o salário líquido de um funcionário. 1) Digite o valor do Salário Bruto na célula B2. 2) Digite o valor total dos descontos na célula C2. 3) Digite a fórmula da subtração na célula D2 (=B2-C2) 4) Pressione Enter. O resultado será exibido. Se houver muitos valores para serem subtraídos podemos utilizar a função soma em conjunto com a subtração. Observe o exemplo abaixo: Soma e Subtração http://bit.ly/1VjlstI http://bit.ly/1KDt6wf Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 38 / 250 4. Multiplicação A função MULT tem a função de multiplicar os valores apresentados como argumentos. Podem ser uma faixa de valores ou uma matriz de dados. Sintaxe: =MULT(núm1;núm2;...) A função exige quais valores deverão ser multiplicados ou ainda uma matriz de dados. Repare que os argumentos são separados por um ponto e vírgula (;) Outra maneira de efetuar o cálculo Podemos utilizar na fórmula a referência das células para efetuar os cálculos e o operador da multiplicação * (asterisco). No exemplo abaixo estamos multiplicando a célula B4 pela célula B1, o resultado está sendo exibido na célula C4, onde inserimos a função originalmente. Multiplicação, Divisão e Potenciação 5. Divisão Para se dividir um valor, utilizaremos também o mesmo método. Indicaremos as referências das células separadas pelo símbolo da divisão (/). No exemplo abaixo temos uma conta de Restaurante que deve ser dividida por sete pessoas. Quanto cada um deve pagar? http://bit.ly/1KYf0Xt Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 39 / 250 O total da conta (A2) foi dividido pelo número de pessoas (B2), o resultado está sendo exibido na célula C2. Multiplicação, Divisão e Potenciação 6. Porcentagem Porcentagem é a fração de um número inteiro expressa em centésimos. Representa-se com o símbolo % (que se lê "por cento"). Os cálculos de porcentagens são muito usados para avaliação de resultados ou comparativos entre resultados. No Excel o cálculo da porcentagem se realiza multiplicando-se o valor pela porcentagem que se deseja obter. Devemos preferencialmente utilizar as referências das células para a operação. Veja o exemplo: Um cliente de sua empresa fez uma compra semestral antecipada. Você concedeu um desconto de 7% sobre o valor total. Para obter o valor do desconto (C2), multiplicamos o valor da compra (A2) pela porcentagem obtida de desconto (B2) IMPORTANTE: Uma consideração importante sobre a porcentagem é que não devemos somar ou subtrair valores utilizando o símbolo de porcentagem. As duas únicas operações possíveis com o Excel são a multiplicação e a divisão. Quando multiplicamos um valor por sua porcentagem, o resultado será somente o valor dessa porcentagem. Se você quiser somar o valor da porcentagem com o principal, devemos fazer a operação abaixo. Veja o exemplo. Gostaria de somar 9,5% ao valor de R$ 2.380,00. Qual é o resultado final? http://bit.ly/1KYf0Xt Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 40 / 250 No exemplo acima observe que iniciamos a fórmula com a referência A2 (Valor) para depois somar pela multiplicação do valor (A2) e a porcentagem (B2). O Excel utiliza as mesmas prioridades das operações, primeiro realiza a multiplicação e divisão para depois realizar a soma e a subtração. Outra forma de realizar a operação é multiplicarmos o valor do principal pelo valor decimal da porcentagem. Por exemplo: 10% é o mesmo que 0,1 25% é o mesmo que 0,25 1% é o mesmo que 0,01 Para achar o valor de 10% de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 0,1 = R$ 750,00 Para achar o valor de 3% de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 0,03 = R$ 225,00 Para somar 10% ao valor de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 1,1 = R$ 8.250,00 Para descontar 10% de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 0,9 = R$ 6.750,00 Dica: Esta forma de se calcular porcentagem é mais simples, pois fazemos a conta diretamente, utilizando o valor decimal que representa a porcentagem. No caso da última operação para subtrair uma porcentagem devemos colocar na fórmula quando “sobrará” após a retirada. No exemplo com 10% de desconto sobrarão 90% ou 0,9 em notação decimal. Porcentagem Exercícios de Operação Matemática – Parte 1 http://bit.ly/1KYf2yN Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 41 / 250 Exercícios de Operação Matemática – Parte 2 7. Função Máximo A função MÁXIMO retorna, de uma matriz de dados ou faixa de valores o maior valor encontrado (valor máximo). Sintaxe: =MÁXIMO(...) A função exige uma faixa de valores ou matriz de dados. Exemplo: Em uma linha de produção, o supervisor deseja saber qual o apontamento mais alto lançado durante um determinado período. Veja o resultado abaixo. Onde: (B2:E7) – matriz de valores que serão verificados pela função MÁXIMO. http://bit.ly/1MyaaiS http://bit.ly/1VjlkdC http://bit.ly/1h03C1a Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 42 / 250 8. Função Mínimo A função MÍNIMO, em uma matriz de dados ou faixa de valores, exibe o menor valor lançado (valor mínimo). Sintaxe: =MÍNIMO(...) A função exige uma faixa de valores ou matriz de dados. Exemplo: Em uma linha de produção, o supervisor deseja saber qual é o menor valor de apontamento lançado durante um determinado período. Veja o resultado abaixo. Onde: (B2:E7) – matriz de valores que serão verificados pela função MÍNIMO. 9. Função Maior A função MAIOR é muito parecida com a função Máximo. Ela retorna o maior valor de uma matriz de dados dependendo da posição na escala desejada (o 2º maior, o 3º maior e assim por diante). Sintaxe: =MAIOR(matriz;k) Matriz faixa de valores que serão analisados ; separador dos argumentos da função k posição de referência do valor a ser encontrado. Exemplo: Na matriz abaixo, retornar o valor máximo, o 2º e o 5º maior valor. http://bit.ly/1h03C1a Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 43 / 250 10. Função Menor A função MENOR faz a operação inversa da função Maior. Ela retorna, dependendo da posição desejada, qual é o menor número de uma matriz de dados (o 2º menor, o 3º menor, e assim por diante). Sintaxe: =MENOR(matriz;k) Matriz faixa de valores que serão analisados ; separador dos argumentos da função k posição de referência do valor a ser encontrado. Exemplo: Na matrizabaixo, retornar o 2º menor valor e o 5º menor valor. http://bit.ly/1h03C1a Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 44 / 250 11. Função Média A função é utilizada para calcular a média de uma faixa de valores ou uma matriz de dados. Após serem somados, os valores são divididos pela quantidade de valores utilizados, inclusive por valores zerados. Sintaxe: =MÉDIA(...) A função exige uma faixa de valores ou matriz de dados. Exemplo: Em uma linha de produção, o supervisor deseja saber qual é a média dos valores lançados durante um determinado período. Veja o resultado abaixo. DICA: Outra maneira de se calcular é somando os termos e dividindo pelo número de elementos. Futuramente você poderá utilizar uma função de contagem para substituir o último argumento da função: =SOMA(B2:E7)/24 12. Função Cont.núm A função CONT.NÚM deve ser utilizada para contar quantas células de uma faixa de valores contém números. Use CONT.NÚM para obter o número de entradas em um campo de número que estão em um intervalo ou matriz de números. http://bit.ly/1h03C1a http://bit.ly/1h03C1a Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 45 / 250 Esta função NÃO CONTA textos inseridos na planilha. A função conta somente números. Sintaxe: =CONT.NÚM(...) A função exige uma faixa de valores ou matriz de dados. Exemplo: Na amostragem de produção, contar quantos números de apontamentos foram realizados. 13. Função Cont.Valores A função CONT.VALORES é utilizada para contagem de células preenchidas em uma planilha. Em uma planilha pequena, utilizamos o visual para identificar e fazer a contagem. Em uma planilha grande, para não cometermos erros devemos utilizar a função CONT.VALORES. No exemplo ao lado, a função contará somente as células que estiverem preenchidas na faixa de valores de C4 a C13. Conforme formos marcando os campos de pago, a função automaticamente é recalculada exibindo a quantidade correta de pagantes. Sintaxe: =CONT.VALORES(...) A função exige uma faixa de valores ou matriz de dados. http://bit.ly/1h03C1a Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 46 / 250 14. Função Contar.Vazio Função utilizada para contagem de células vazias dentro de uma matriz de dados. Sintaxe: =CONTAR.VAZIO(intervalo) O intervalo deve ser a faixa de células que se deseja contar as células vazias. Exemplo: Quantos apontamentos em branco foram feitos na planilha abaixo? Observe que o resultado (5) refere-se às células vazias no conjunto de dados (de B2 até E6) http://bit.ly/1h03C1a Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 47 / 250 Correção dos exercícios – funções estatísticas 15. Função Hoje Esta função insere a data do sistema operacional automaticamente em uma célula selecionada em sua planilha. Essa função é muito utilizada em planilhas utilizadas como matrizes, pois não há a necessidade da digitação constante da data. Requer um pouco de atenção, pois se esta função for inserida por exemplo em um orçamento, exibirá sempre a data em que o arquivo estará sendo aberto. Sintaxe: =HOJE() A função não exige parâmetros adicionais. Veja o exemplo: Para inserir rapidamente a data atual na sua planilha pressione CTRL + ; (CONTROL + PONTO E VÍRGULA) http://bit.ly/1h03C1a http://bit.ly/1NUVmfO http://bit.ly/1LVkfDV Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 48 / 250 16. Função Agora A função AGORA insere automaticamente a DATA e a HORA do sistema operacional na célula selecionada. Sintaxe: =AGORA() A função não exige parâmetros adicionais. Veja o exemplo: 17. Função Hora A função HORA extrai a hora de uma célula que contenha uma hora válida. Sintaxe: =HORA(núm_série) num_série refere-se a célula que possui da hora completa. Veja o exemplo: Para inserir rapidamente a HORA em uma célula selecionada pressione CTRL + SHIFT + : (CONTROL + SHIFT + DOIS PONTOS) http://bit.ly/1R9qf08 Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 49 / 250 18. Função Minuto A função MINUTO extrai os minutos de uma célula que contenha uma hora válida. Sintaxe: =MINUTO(núm_série) num_série refere-se a célula que possui da hora completa. Veja o exemplo: 19. Função Segundo A função SEGUNDO extrai os segundos de uma célula que contenha uma hora válida. Sintaxe: =SEGUNDO(núm_série) num_série refere-se a célula que possui a hora completa. Veja o exemplo: http://bit.ly/1R9qf08 http://bit.ly/1R9qf08 Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 50 / 250 20. Função Tempo A função TEMPO é utilizada para unir as células separadas pelas funções HORA, MINUTO e SEGUNDO formando uma nova célula com a hora completa. Pode ser utilizada também para concatenar esses valores se sua planilha deriva de um sistema cujas informações são dadas em colunas separadas (como SAP, sistemas legados, etc.). Sintaxe: =TEMPO(hora;minuto;segundo) hora: célula que possui o valor das horas (B3) minuto: célula que possui o valor dos minutos (B4) segundo: célula que possui o valor dos segundos (B5) Veja o exemplo: Observação: O resultado da função TEMPO é uma célula formatada no formato AM/PM. Para convertê-la para o padrão 24h devemos formatar a célula. http://bit.ly/1R9qf08 http://bit.ly/1R9qf08 Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 51 / 250 Correção dos exercícios de hora 21. Função Dia A função DIA é utilizada para extrair, de uma data, o valor inteiro do dia. Sintaxe: =DIA(núm_serie) A função exige apenas uma data para a extração do dia. Veja o exemplo. http://bit.ly/1LVkfDV http://bit.ly/1iCZi9e Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 52 / 250 22. Função Mês A função MÊS é utilizada para extrair, de uma data, o valor inteiro do mês. A palavra mês da função deve ser acentuada. Sintaxe: =MÊS(núm_serie) A função exige apenas uma data para a extração do mês. Veja o exemplo: 23. Função Ano A função ANO é utilizada para extrair, de uma data, o valor inteiro do ano. Sintaxe: =ANO(núm_serie) A função exige apenas uma data para a extração do ano. Veja o exemplo: Exemplo utilizando as três funções (DIA, MÊS e ANO): http://bit.ly/1LVkfDV Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 53 / 250 NA PRÁTICA: Podemos utilizar essas funções quando precisamos agrupar as datas por mês, por dia ou por ano, o que não dá para ser feito quando as datas estão lançadas em uma única célula (criando listas de aniversariantes, lista de vencimento de boletos, organização de um evento por data de inscrição, entre outrasaplicações). 24. Função Data A função DATA é utilizada para juntar as células DIA, MÊS, ANO. A função junta esses dados para formar uma data válida. Esta data poderá ser utilizada inclusive para realização de cálculos. Sintaxe: =DATA(ano;mês;dia) Deve-se informar a função as células que contém o ano, mês e dia nesta ordem para composição da data válida. Veja o exemplo: Correção dos exercícios com Data http://bit.ly/1LVkfDV http://bit.ly/1LVkfDV http://bit.ly/1LeQ3cr Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 54 / 250 25. Função Esquerda A função ESQUERDA é utilizada para extrair parte do texto à esquerda de uma célula. Deve- se indicar qual a célula que possui o texto e a quantidade de caracteres que se deseja extrair. Sintaxe: =ESQUERDA(texto;núm_caract) texto refere-se a célula que contém o texto. núm_caract refere-se ao número de caracteres (letras) que se deseja extrair. Veja o exemplo: Resultado: Extraído 17 caracteres do texto localizado em A2 (Treinamento de Ex). 26. Função Direita A função Direita é utilizada para extrair parte do texto à direita de uma célula. Deve-se indicar qual a célula que possui o texto e a quantidade de caracteres que se deseja extrair. Sintaxe: =DIREITA(texto;núm_caract) texto refere-se a célula que contém o texto. núm_caract refere-se ao número de caracteres (letras) que se deseja extrair. Veja o exemplo: Resultado: Extraído 15 caracteres do texto localizado em A2 (amento de Excel). http://bit.ly/1OAXoDF Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 55 / 250 27. Função Ext.texto A função EXT.TEXTO é utilizada para extrair parte do texto de acordo com o número de caracteres estipulado e a partir de uma posição pré-definida. Utilizada quando a função esquerda e a função direita não atendem a necessidade. Os espaços entre as palavras também são considerados como texto e devem ser incluído na contagem de posição. Sintaxe: =EXT.TEXTO(texto;núm_inicial;núm_caract) texto refere-se a célula que contém o texto. núm_inicial refere-se a posição inicial de onde será extraído o texto. núm_caract refere-se ao número de caracteres (letras) que se deseja extrair. Veja o exemplo: Resultado: Extraído 10 caracteres do texto localizado a partir da posição 5 (namento de). 28. Função Concatenar A função CONCATENAR é muito utilizada para agrupar duas ou mais células para formar um resultado único. Podemos juntar resultados de fórmulas, trechos de textos, datas e qualquer informação que esteja contida em células alternadas. A função também permite que criemos códigos únicos de produtos quando há duplicidades de registros em nossa base de dados. Podemos unir um registro duplicado com um campo de identificação para criar campos únicos. No caso de datas que sejam concatenadas a formatação padrão é perdida e o formato exibido é o número inteiro que representa a data. Para suprir essa limitação devemos utilizar função texto para formatar o resultado da concatenação. http://bit.ly/1OAXoDF http://bit.ly/1OAXoDF Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 56 / 250 Sintaxe: =CONCATENAR(...) (...) insira várias células separadas pelo ponto e vírgula Resultado: Em cada uma das linhas de Resultado ocorre a junção das células das colunas A, B e C. Observe que existe um separador entre os campos. Se não for colocado o separador, o resultado da primeira fórmula seria (Show MusicalBanda EstrelaEstádio Aberto), observe que o resultado da fórmula fica ilegível. Para colocar separadores, insira entre os ponto e vírgula o separador barra “ / “. Exemplo: =CONCATENAR(A2; “ / “;B2; “ / “; C2) Outro exemplo é a concatenação com datas. No exemplo abaixo farei a concatenação do valor da célula A1 com a célula B1. O resultado pode ser visto na célula D1 (com a formatação da data removida). Para corrigir, utilizamos a função TEXTO, conforme a imagem abaixo: http://bit.ly/1OAXoDF Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 57 / 250 29. Função Texto A função TEXTO converte valores numéricos para texto, inclusive alterando o padrão de visualização de datas, conforme vimos no item anterior. Pode ser utilizado quando é necessário converter valores para texto e ainda aplicar formatação específica sobre esta conversão. Sintaxe: =TEXTO(valor;formato_texto) valor: célula que contém o valor a ser convertido para texto. formato_texto: formato que pode ser aplicado ao texto. Resultado: No exemplo acima, convertemos o texto 100 para o texto R$ 100,00 formatado como moeda. Observe o parâmetro de formato (“R$ 0,00”). Abaixo converteremos uma data para exibir apenas o dia da semana, por extenso. E abaixo converteremos a data para o dia do mês por extenso Outros padrões para datas: d = dia com um dígito dd = dia com dois dígitos ddd = dia da semana abreviado dddd = dia da semana por extenso m = mês com um dígito mm = mês com dois dígitos mmm = mês abreviado mmmm = mês por extenso Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 58 / 250 30. Função Maiúscula A função MAIÚSCULA converte valores digitados em minúscula para maiúscula. É utilizado quando a planilha já está pronta e deseja-se converter os valores sem redigitá-los. Não conseguimos converter o texto da própria célula por isso é comum utilizar uma coluna adicional para realizar a conversão. Sintaxe: =MAIÚSCULA(texto) texto – célula em que o texto se encontra. 31. Função Minúscula A função MINÚSCULA converte valores digitados em letras maiúsculas para minúsculas. É utilizado quando a planilha já está pronta e deseja-se converter os valores sem redigitá-los. Não conseguimos converter o texto da própria célula por isso é comum utilizar uma coluna adicional para realizar a conversão. Sintaxe: =MINÚSCULA(texto) texto – célula em que o texto se encontra. http://bit.ly/1OAXGKJ http://bit.ly/1OAXGKJ Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 59 / 250 32. Função Pri.Maiúscula A função PRI.MAIÚSCULA converte a primeira letra de uma palavra para maiúscula. Muito útil para conversão de nomes quando digitados em letras minúsculas. As emendas de nomes (de, dos, das, do, etc.) também são convertidos. Sintaxe: =PRI.MAIÚSCULA(texto) texto – célula em que o texto se encontra. 33. Importar arquivos de texto 34. Correção de exercícios sobre as funções de texto 35. Função Romano Lembra-se o quanto era difícil ficar guardando na escola que a letra M representava 1000 em algarismos romanos? Lembra aquelas conversões de número complicadas? Com a função Romano isso deixou de existir. Veja abaixo a sintaxe do comando. Sintaxe: =ROMANO(núm, forma) http://bit.ly/1OAXGKJ http://bit.ly/1OAXoDF http://bit.ly/1iUqlgZ Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 60 / 250 núm célula em que o número se encontra. forma Há quatro formas diferentesde exibição, a clássica é o número 0 (zero). Veja o exemplo: 36. Função Valor A função VALOR é utilizada quando importamos arquivos de texto para o Excel e há necessidade de realizar cálculos com esses valores. Ao trazer os dados para a planilha, estes são inseridos nas células no formato de texto. Algumas funções não trabalham com números formatados para texto, então há a necessidade da conversão. Sintaxe: =VALOR(texto) texto – célula em que o texto se encontra. Veja o exemplo: Se a função retornar #VALOR! Significa que você tentou converter um texto para valor inválido. Corrija a fórmula. Veja o exemplo: Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 61 / 250 37. Função Mod A função MOD retorna o resto depois da divisão de um número por seu divisor. É uma função útil para checarmos múltiplos ou para checar se os números são pares ou ímpares. O resultado possui o mesmo sinal que divisor. Sintaxe: =MOD(núm;divisor) núm: é o número para o qual você deseja encontrar o resto. divisor: é o número pelo qual você deseja dividir o número. Veja um exemplo. Estou checando qual o resto da divisão da célula A1 pela célula B1. O resultado da função MOD é 0 (zero) pois representa o resto da divisão de 74 por 2. Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 62 / 250 38. Função Rept A função REPT repete um caractere pelo número de vezes que for estipulado. Essa função serve para incrementar nossos dados criando um pequeno gráfico ilustrando graficamente o resultado de sua fórmula ou função. Sintaxe: =REPT(texto;núm_vezes) texto – célula em que o texto se encontra ou o texto que você deseja repetir. núm_vezes – número de vezes que você deseja repetir o caractere. Normalmente utilizamos uma célula com o resultado para referência. Veja o exemplo: “|” – caractere barra vertical . Todo caractere deve estar entre aspas. Ax – célula que contém o total de vezes que desejo repetir a barra. Observação: Para conjuntos de números muito altos recomendo inserir uma “regra de três” para fazer a proporção das barras corretamente. Imagine que você deseja desenhar em uma escala de 100 o valor de 80 barras. Ficará muito largo. Veja o exemplo abaixo: Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 63 / 250 Para representar um número grande de amostras calculamos com uma regra de três a proporção: Linha 1: 99 está para 100 assim como X está para 10, onde X é o valor que apuramos. Se suas amostras forem maiores do que 100 o cálculo poderá ser substituído o fator pelo maior valor da sua amostragem. 39. Função Int A função INT arredonda um número para baixo até o número inteiro mais próximo. Muito indicado para resultados que não podem exibir números decimais, interferindo no resultado final. A função exige apenas um argumento que é o valor ou a operação que resultará no valor final para extração. Veja duas situações nos exemplo abaixo. O valor positivo foi arredondado para 8 enquanto o valor negativo foi arredondado para -9 pois é o valor inteiro mais próximo. No outro exemplo há um cálculo de idade. Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 64 / 250 40. Função Arred A função ARRED arredonda um número com casas decimais, até uma quantidade especificada de dígitos. Esta função é utilizada para controle do número de casas decimais que um resultado deverá apresentar. Sintaxe: =ARRED(núm;núm_digitos) Núm é o número que você deseja arredondar. Núm_dígitos especifica o número de dígitos para o qual você deseja arredondar núm. Observações Se núm_dígitos for maior que 0, então núm será arredondado para o número especificado de casas decimais. Se núm_dígitos for 0, então núm será arredondado para o inteiro mais próximo. Se núm_dígitos for menor que 0, então núm será arredondado para a esquerda da vírgula decimal. Exemplos: =ARRED(2,15; 1) Arredonda 2,15 para uma casa decimal. Resultado 2,2 =ARRED(-1,475; 2) Arredonda -1,475 para duas casas decimais Resultado -1,48 =ARRED(21,5; -1) Arredonda 21,5 p/ uma casa à esquerda da vírgula Resultado 20 41. Validação Para formulários, normalmente utilizamos o comando de Validação para restringir o tipo de informação lançadas pelos usuários. Por exemplo, em um campo idade, restrinja a faixa etária, para controle de acesso a uma festa, a um concurso, etc. Veja o exemplo: Neste exemplo, foi estipulado que o campo permite somente idade entre 18 e 25 anos. O usuário digitou 10 então o erro foi apresentado. Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 65 / 250 Estipulei também que abaixo do campo de entrada de dados da idade, uma caixa descritiva mostraria ao usuário os valores que deveria digitar. Ela é chamada Caixa de Entrada. Abaixo segue a sequência de telas para chegar a esta configuração. 1. Clique na Guia Dados. 2. Localize a galeria Ferramentas de Dados. 3. Clique no botão VALIDAÇÃO DE DADOS. Veja o botão em destaque ao lado. Será exibida a tela abaixo. Neste ponto definimos que é permitido somente Números Inteiros, com faixa de dados entre 18 e 25. Neste ponto definimos a mensagem que será exibida quando o usuário colocar o cursor sobre o campo ou quando a célula receber o foco (como exibido na próxima imagem). Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 66 / 250 Neste ponto definimos a mensagem que será exibida quando o usuário inserir um valor inválido na célula com a validação. A validação também poderá ser feita com base em uma lista de dados. Muitas vezes é mais fácil fazer a validação com base em dados já existentes. Para fazer a validação por uma lista, devemos inicialmente criar a faixa de dados quer servirá como base. Veja abaixo um exemplo. 1. Selecione a célula ou as células que receberão a validação. 2. Clique na Guia Dados. 3. Localize a Galeria Ferramentas de Dados. 4. Clique no botão Validação de Dados. 5. No campo Permitir escolha LISTA 6. No campo Fonte clique no botão de captura de células localizado no canto direito da caixa de preenchimento ( ). Marque da primeira à última célula da sua lista (BA2: B11). 7. Clique no botão OK. As células selecionadas serão validadas. As mensagens de entrada e de erro poderão ser preenchidas posteriormente. Veja acima o resultado final. A lista de departamentos lançada servirá como base para a caixa de seleção da Validação. Alessandro Trovato http://www.sigaonerd.com Apostila Excel 2013 Página: 67 / 250 Existe uma desvantagem nesse método. Se você aumentar a lista de departamentos verá que a lista não é atualizada. Para que ela seja reconhecida há necessidade do acerto da área de dados da validação. Podemos utilizar nesse caso uma lista de dados dinâmica, utilizando as funções DESLOC, CONT.VALORES e nomeação de células para executar esse recurso. Veja o tópico DESLOC para mais informações. Outra forma é utilizando a atribuição de nomes para a validação também. Digamos que eu tenha nomeado os departamentos acima e atribuído o nome DEPTO para os departamentos. Repito o procedimento acima, mas, na hora de
Compartilhar