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UNIVERSIDADE PAULISTA INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO – ICSC CURSO DE ADMINISTRAÇÃO APS - ATIVIDADES PRÁTICAS SUPERVISIONADAS SÃO PAULO - SP 2011 CARLOS CESAR QUIRINO SANTOS R.A: A6063A-8 ELDIVAN GOMES DA ROCHA R.A: A41844-0 GABRIELA PRATES RODRIGUES R.A: A478DE-6 MARINALVA GOMES ROCHA R.A: A6109G-8 VICTOR AUGUSTO DO NASCIMENTO R.A: A6807D-7 A ORGANIZAÇÃO COMO FUNÇÃO ADMINISTRATIVA: um estudo sobre a estrutura organizacional e o processo de decisão em uma microempresa visando a sugestões de melhoria Atividades Práticas Supervisionadas – trabalho apresentado como exigência para a avaliação do segundo bimestre, em disciplinas do 3o/2o semestres, do curso de Administração da Universidade Paulista, sob orientação dos professores do semestre SÃO PAULO - SP 2011 Autorizamos a reprodução e divulgação total ou parcial deste trabalho, por qualquer meio convencional ou eletrônico, para fins de estudo e pesquisa, desde que citada a fonte. Catalogação da Publicação Serviço de Documentação Universidade Paulista – Campus Marquês Santos, Carlos Cesar Quirino; Rocha, Eldivan Gomes da; Rodrigues, Gabriela Prates; Rocha, Marinalva Gomes; Nascimento, Victor Augusto do. A organização como função administrativa: um estudo sobre a estrutura organizacional e o processo de decisão em uma microempresa visando a sugestões de melhoria. Estudo de caso: AWR Express / Carlos Cesar Quirino Santos. Eldivan Gomes da Rocha. Gabriela Prates Rodrigues. Marinalva Gomes Rocha. Victor Augusto do Nascimento, São Paulo – SP, 2011. 64f. Bibliografia: 1f. Orientadora: Elizete Fagundes Montalvão. PIPA III (Graduação) – Universidade Paulista – Campus Marquês. 1. Organização. 2. Processos. 3. Melhoria. I. Santos, Carlos Cesar Quirino; Rocha, Eldivan Gomes da; Rodrigues, Gabriela Prates; Rocha, Marinalva Gomes; Nascimento, Victor Augusto do (Elizete Fagundes Montalvão). II. Universidade Paulista – Campus Marquês. Nomes: Santos, Carlos Cesar Quirino; Rocha, Eldivan Gomes da; Rodrigues, Gabriela Prates; Rocha, Marinalva Gomes; Nascimento, Victor Augusto do. Título: A Organização como Função Administrativa: um estudo sobre a estrutura organizacional e o processo de decisão em uma microempresa visando a sugestões de melhoria. Estudo de caso: AWR Express Transportes Ltda.-EPP Atividades Práticas Supervisionadas – trabalho apresentado como exigência para a avaliação do segundo bimestre, em disciplinas do 3o/2o semestres, do curso de Administração da Universidade Paulista, sob orientação dos professores do semestre. Aprovado em: ____/____/______ Banca Examinadora: Examinador(a) 1 Examinador(a) 2 Examinador(a) 3 AGRADECIMENTOS Agradecemos aos professores Léo Eduardo Pastori Noronha e Luiz Fernando Cardozo Martins, pelas orientações e pela expertise ao transmitir de maneira objetiva seus conhecimentos nas disciplinas de Processos Decisórios e Estruturas Organizacionais, que foram imprescindíveis na condução e conclusão deste trabalho. A coordenadora do Curso de Administração/COMEX do Campus Marquês, professora Sandra Castilho, por seu apoio. Somos especialmente gratos ao sócio-diretor da AWR Express, Alex Rodrigues, e ao Responsável Técnico, Maurício Baptiston Nunes, que, com muita boa vontade, concedeu-nos a entrevista que resultou neste trabalho, possibilitando livre acesso às informações e por colocarem-se à nossa disposição no que mais fosse necessário. Agradecemos também ao estímulo intelectual de amigos e colegas que muito têm contribuído nesta caminhada rumo a excelência. Àquele que sustenta todo o Universo com as Suas santas mãos e do Qual flui força, vida e sabedoria em abundância. “O ambiente externo, incluindo a competição global, é a fonte das principais ameaças com que se defrontam as organizações atuais. O ambiente muitas vezes impõe restrições importantes sobre as decisões que os gerentes tomam para a organização.” Richard L. Daft Santos, Carlos Cesar Quirino; Rocha, Eldivan Gomes da; Rodrigues, Gabriela Prates; Rocha, Marinalva Gomes; Nascimento, Victor Augusto do. ATIVIDADES PRÁTICAS SUPERVISIONADAS. AWR Express Transportes Ltda.-EPP. A Organização como Função Administrativa: um estudo sobre a estrutura organizacional e o processo de decisão em uma microempresa visando a sugestões de melhoria. São Paulo, 2011: Universidade Paulista. Instituto de Ciências Sociais e Comunicação – ICSC. Curso de Administração. RESUMO A ORGANIZAÇÃO COMO FUNÇÃO ADMINISTRATIVA: um estudo sobre a estrutura organizacional e o processo de decisão em uma microempresa visando a sugestões de melhoria O presente estudo é resultado do acompanhamento das atividades da empresa AWR Express desde o primeiro semestre de 2010. Ocasião na qual entrevistamos seus principais diretores sobre o tema "Liderança e Clientes" - com o objetivo de conhecer os processos administrativos e de gestão ali em uso. No último semestre daquele ano, voltamos a entrevistá-los sobre os sistemas de informação e gestão. Desta vez, o objetivo de nossa pesquisa e entrevista foi analisar a estrutura organizacional e os processos decisórios na AWR e, a partir das informações obtidas, apresentar-lhes sugestões de melhoria. Dá prosseguimento ao estudo da AWR Express, permitiu-nos um melhor embasamento para o desenvolvimento deste trabalho e uma melhor compreensão das dinâmicas do setor em questão - serviços de entrega rápida. Palavras-chave: Organização, Processos, Melhoria. Santos, Carlos Cesar Quirino; Rocha, Eldivan Gomes da; Rodrigues, Gabriela Prates; Rocha, Marinalva Gomes; Nascimento, Victor Augusto do. ATIVIDADES PRÁTICAS SUPERVISIONADAS. AWR Express Transportes Ltda.-EPP. A Organização como Função Administrativa: um estudo sobre a estrutura organizacional e o processo de decisão em uma microempresa visando a sugestões de melhoria. São Paulo, 2011: Universidade Paulista. Instituto de Ciências Sociais e Comunicação – ICSC. Curso de Administração. ABSTRACT THE ORGANIZATION AS ADMINISTRATIVE FUNCTION: a study about the organisational structure and the process of decision in a microcompany aiming at the improvement suggestions The study follows the operation of AWR Express from the first half of 2010. At that time we interviewed the directors of the company to gain their views on the management processes then in use. At the end of 2010 we interviewed the same directors, asking about the information and management systems employed by the company. In these third interviews, the intention was to conduct an analysis of the organisational structure of the company, as well as it its decision-making processes. The aim of the study is to present to the company's shareholders some suggestions as to how the organisation structure and decision-making processes can be improved. This study has been a valuable tool in gaining a more complete understanding of the dynamics of the sector involved. Key-words: Organisation, decision-making processes, improvement. Santos, Carlos Cesar Quirino; Rocha, Eldivan Gomes da; Rodrigues, Gabriela Prates; Rocha, Marinalva Gomes; Nascimento, Victor Augusto do. ATIVIDADES PRÁTICAS SUPERVISIONADAS. AWR Express Transportes Ltda.-EPP. A Organização como Função Administrativa: um estudo sobre a estrutura organizacional e o processo de decisão em uma microempresa visando a sugestões de melhoria. São Paulo, 2011: Universidade Paulista. Instituto de Ciências Sociais e Comunicação – ICSC. Curso de Administração. RESUMO LA ORGANIZACIÓN COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA: un estudio acerca de la estructura organizacional y el proceso de la decisión en un micro compañía teniendo como objetivo las sugerencias de la mejoraLo presente estudio resultó del acompañamiento de las actividades de la compañía AWR Express desde el primer semestre de 2010. Ocasión en la cual entrevistamos sus directores principales acerca del asunto “Dirección y Clientes” - con el objetivo de conocer los desarrollos administrativos y de gestión allí en uso. En el semestre pasado de ese año, volvemos a entrevistalos acerca de los sistemas de información y gestión. Ahora, el objetivo de nuestra investigación y entrevista fue analizar la estructura organizacional y los procesos de decisiónes en AWR y, con las informaciónes obtenidas, presentarles sugerencias de mejora. Da continuidad a lo estudio de AWR Express, permitió un mejor embasamiento y fundamentación en lo desarrollo diste y una mejor comprensión de las dinámicas del sector en cuestión. Palabras-llaves: Organización, Procesos, Mejora. LISTA DE FIGURAS Figura 1 – Exemplo de sistema. .....................................................................................23 Figura 2 – As diferenças entre a organização linear e a organização funcional. ............29 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 – Organograma da AWR Express. ..................................................................33 Gráfico 2 – Organização centralizada versus descentralizada. ......................................34 LISTA DE QUADROS Quadro 1 - As descrições e objetivos das 8 etapas do MASP. .......................................40 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ABRAM Associação Brasileira de Motociclistas ABRAMET Associação Brasileira de Medicina do Tráfego AD Servidor Active Directory CEO Chief Executive Officer CET Companhia de Engenharia de Tráfego CIO Chief Information Officer CONDUMOTO Cadastro de Condutor CONTRAN Conselho Nacional de Trânsito DETRAN-SP Departamento Estadual de Trânsito de São Paulo FENAMOTO Federação dos Mototaxistas e Motofretistas do Brasil ID Identificação NTU Associação Nacional de Transportes Urbanos OS Ordem de Serviço PCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais SCOR Suplay Chain Operations Reference (modelo de referência das operações na cadeia de suprimentos) SEBRAE Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas SETCESP Sindicato das Empresas de Transportes de Carga de São Paulo e Região SINDIMOTO Sindicato dos Trabalhadores Motociclistas Empregados no Transporte de Pequenas Cargas e Volumes Mediante a Utilização de Motocicletas e Motonetas da Cidade de São Paulo SMT Secretaria Municipal de Transportes TI Tecnologia da Informação SUMÁRIO INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 13 1 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA (REFERENTE AO TEMA E AO(S) ASPECTO(S) OU DESAFIO(S) QUE SERÁ(ÃO) ANALISADO(S) E PARA O(S) QUAL(IS) HAVERÁ SUGESTÕES DE MELHORIA) ........................................................................................... 13 2 ESTUDO DE CASO.................................................................................................... 14 2.1 PERFIL DA ORGANIZAÇÃO ........................................................................................ 14 2.1.1 Denominação e forma de constituição, dados e fatos relevantes da origem da organização, natureza e ramo de atuação, informações sobre o porte da empresa.... 14 2.1.2 Principais equipamentos, principais produtos e processos e composição da força de trabalho......................................................................................................... 17 2.1.3 Principais mercados e, no ramo de atuação, principais segmentos desses mercados onde se encontram os clientes-alvo. .......................................................... 18 2.1.4 Principais concorrentes da organização e aspectos relevantes de cada um. 19 2.1.5 Ambiente competitivo: posicionamento competitivo da organização, atual e desejado; principais mudanças que estão ocorrendo no ambiente competitivo que podem afetar o mercado ou a natureza das atividades............................................... 20 2.1.6 Estágio da introdução de novas tecnologias importantes para a empresa/organização, incluindo as de gestão. ........................................................... 23 2.1.7 Histórico da Busca pela Excelência e principais certificações nacionais e internacionais.............................................................................................................. 25 2.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL................................................................................. 26 2.2.1 Descrição das condições ambientais encontradas ........................................ 26 2.2.2 Descrição da estrutura organizacional........................................................... 28 2.2.3 Avaliação da empresa/organização quanto à sua eficácia, eficiência e adaptabilidade, com ênfase na implantação de estruturas organizacionais ágeis e flexíveis, capazes de estimular a satisfação pessoal e o comprometimento das partes interessadas. .............................................................................................................. 31 2.3 PROCESSOS DECISÓRIOS......................................................................................... 33 2.3.1 A hierarquia e a tomada de decisão .............................................................. 33 2.3.2 Descrição das etapas do processo de tomada de decisão na empresa/organização ................................................................................................. 35 2.3.3 Descrição do(s) método(s) de análise e solução de problema(s) na empresa/organização ................................................................................................. 36 3 ANÁLISE E SUGESTÕES DE MELHORIA................................................................ 37 3.1 ANALISAR OS ITENS DE 2.2 E 2.3 TENDO COMO REFERÊNCIA OS CONCEITOS – FUNDAMENTOS TEÓRICOS - APRESENTADOS EM 1. .............................................................. 37 3.2 SUGERIR MELHORIA(S)............................................................................................. 38 CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................................................. 41 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.................................................................................... 42 APÊNDICES........................................................................................................................ 43 APÊNDICE A – CRONOGRAMA DE ATIVIDADES PREVISTAS ..................................... 43 APÊNDICE B – REGISTRO DE ATIVIDADES REALIZADAS........................................... 46 APÊNDICE C – DECLARAÇÃO DA VISITA TÉCNICA..................................................... 47 ANEXOS ............................................................................................................................. 48 ANEXO A – LEI Nº. 14.491, DE 27 DE JULHO DE 2007 ......................................................... 48 ANEXO B – DECRETO Nº. 48.919, DE 9 DE NOVEMBRO DE 2007 .......................................... 60 ANEXO C – LEI Nº. 12.009, DE 29 DE JULHO DE 2009 ......................................................... 62 13 INTRODUÇÃO 1 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA (referente ao tema e ao(s) aspecto(s) ou desafio(s) que será(ão) analisado(s) e para o(s) qual(is) haverá sugestões de melhoria) Este trabalho é resultado da continuidade de nossas pesquisas na empresa AWR Express iniciadas desde o primeiro semestre de 2010. Desta vez, voltamos a entrevistar o Senhor Rodrigues sobre o tema abordado neste e, para uma melhor fundamentação, pesquisamos também a literaturae demais fontes sobre o assunto. A empresa escolhida para este Estudo de Caso é um prestadora de serviços do segmento de entregas rápidas (motofrete) que atua, principalmente, na cidade de São Paulo e região. A seguir serão analisados seus mais importantes aspectos e desafios sob o olhar das disciplinas Estruturas Organizacionais e Processos Decisórios, estudadas ao longo deste semestre, para, assim, melhor compreendermos as dinâmicas do setor no qual a empresa está inserida e indicarmos algumas sugestões de melhoria para que ela venha a alcançar mais rapidamente suas metas e objetivos. 14 2 ESTUDO DE CASO 2.1 Perfil da Organização 2.1.1 Denominação e forma de constituição, dados e fatos relevantes da origem da organização, natureza e ramo de atuação, informações sobre o porte da empresa. A AWR Express é uma microempresa localizada no Bairro da Lapa, zona oeste, município de São Paulo, que atua no setor de prestação de serviços e é especializada em transporte de entrega rápida, também denominado Serviço "Courier" - popularmente conhecido como motofrete. Sua principal área de atuação geográfica é a própria cidade de São Paulo e Grande São Paulo; mas, também presta serviços para todas as cidades do interior do Estado e, até mesmo, para outras cidades do país. Quanto à origem da organização, a AWR surgiu da dificuldade inicial que seu sócio proprietário, Alex Rodrigues, teve diante da necessidade de ter que emitir Notas Fiscais pelos serviços que prestava como motoboy, a uma grande empresa (Siemens Ltda.). Dessa necessidade, surgiu a Alex dos Santos Rodrigues ME, hoje AWR Express Transportes Ltda.-EPP, no mercado de entregas rápidas desde 2006 e com sede no Bairro da Lapa. No seu ramo de atuação, destacam-se os seguintes serviços: Coleta e entrega de pequenos volumes, Pagamentos em bancos, Serviços em cartórios, Distribuição de brindes e convites, Troca de malotes entre filiais, Coleta e entrega de documentos, Despachos aéreos, 15 Apoio em área técnica, Cotações de preços, apoio ao setor de compras, Distribuição de produtos vendidos via telemarketing, Serviços diversos em despachantes, Serviços diversos em órgãos públicos, Despachos em correios, Entrega de propostas, Entregas de cotações de preços, Entregas de presentes, Entregas e coletas de documentos contábeis, Coletas de assinaturas em contratos. De acordo com a Circular No 11/2010, publicada pelo Banco Nacional de Desenvolvimento Social (BNDS), são Microempresas as empresas com Receita Operacional Bruta anual ou anualizada de até R$ 2.400.000,00 (dois milhões e quatrocentos mil reais). A AWR Express registrou no ano de 2009 o faturamento de R$ 378.096,66 (trezentos e setenta e oito mil, noventa e seis e sessenta e seis centavos de Real), portanto, enquadra-se nesse porte. Tendo em vista o crescimento do setor que, cada vez mais, exige um bom nível de transporte que seja ágil e eficiente para atender as necessidades dos clientes, a AWR investe continuamente na ampliação de seus serviços. A empresa objetiva atuar mais intensamente no segmento de Logística e Distribuição, por perceber que esse é um mercado que está em franca expansão. Portanto, o moderno conceito de Just-in-time que a empresa já faz uso, favorece-a e alinha-se com os seus atuais objetivos e à crescente demanda do mercado. Para melhor visualizarmos uma das diversas oportunidades que podem ser aproveitadas pelo segmento, apresentamos no Gráfico 1 da página a seguir, a evolução do crescimento do comércio eletrônico a partir do ano de 2001 até 2009: 16 Gráfico 1 - Evolução do Faturamento do e-commerce, dos 1os. Semestres de 2001 a 2009 (em milhões de Reais). Fonte: E-bit (2009). Adaptado pelos autores. Como a empresa cresceu, foram criados os departamentos de Recursos Humanos e Financeiro e, mais recentemente, os departamentos de Qualidade e o Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC). Em agosto de 2010 foi feita uma alteração no quadro societário da AWR. O senhor Rodrigo Arimochi foi substituído por sua esposa, Renata Arimochi, que já trabalhava na empresa administrando o Departamento de Recursos Humanos, e passou a cuidar apenas do Departamento de Marketing. O sócio-diretor, Alex Rodrigues, além da sua posição estratégica dentro da organização, também cuida do Departamento Operacional, que é considerado o “coração” da empresa - onde é feita toda a logística dos portadores (motofretistas/motoristas). 197 495 974 2600 4800 1º sem 2001 1º sem 2003 1º sem 2005 1º sem 2007 1º sem 2009 Evolução do Faturamento do e-commerce, dos 1ºs. Semestres de 2001 a 2009 (em milhões de Reais). 17 2.1.2 Principais equipamentos, principais produtos e processos e composição da força de trabalho. A AWR Express oferece serviços de entrega rápida de documentos e pequenos volumes, serviços de banco e cartório, entregas de malotes etc. Além do transporte rotineiro usando motocicletas para as entregas, faz uso também de carros utilitários e caminhões de pequeno porte, geralmente usados para a distribuição de jornais e revistas, malas-direta, entre outros itens. Compõem a força de trabalho da AWR 16 funcionários registrados, sendo, na maioria, do sexo masculino, maiores de 25 anos, casados e com experiência de cinco (5) anos, pelo menos, como motofretistas ou motoristas. Esses profissionais possuem o Curso de Formação de Profissionais de Motofrete – curso que capacita o motofretista, desenvolvendo neles conhecimentos e competências relativas tanto ao seu desempenho profissional quanto à condução responsável da motocicleta. Todos os colaboradores da AWR são registrados, possuem Plano de Saúde, Odontológico e Seguro de Vida. A empresa possui o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) e o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA). É cadastrada na Prefeitura Municipal de São Paulo e está em busca de Certificados de Qualidade, como o Selo Trânsito Seguro, selo dado às empresas de motofrete com menor índice de acidentes de trânsito, que possuem cuidados e promoção de saúde e educação de trânsito para seus funcionários, equipamentos de proteção para os portadores, manutenção das motocicletas e controle de infrações de trânsito. Para obtê-lo, procura proporcionar uma melhor qualidade de trabalho para seus colaboradores, especialmente para os motoboys e motoristas, por ser esta uma profissão sujeita a constantes riscos de acidentes. Recentemente a empresa contratou um Responsável Técnico e criou o Departamento de Qualidade para melhor se adequar às exigências legais 18 do mercado para o transporte de cargas específicas como medicamentos, alimentos e afins. Para tanto, está padronizando e documentando, por meio de Manuais, todos os seus processos funcionais e operacionais, visando obter, dos órgãos reguladores, os Selos e Certificados de Qualidade então requeridos. 2.1.3 Principais mercados e, no ramo de atuação, principais segmentos desses mercados onde se encontram os clientes-alvo. Os mercados onde atua a AWR são os mais diversos. Entre os quais destacamos os de prestação de serviços, conforme listados a seguir: Empresas Multinacionais: envios de contrato, serviços bancários e entregas de documentos; Escritórios de Advocacia: serviços de fórum, principalmente; Mecânicas e Retíficas: entregas (urgente) de peças; Empresas de Pequeno e Médio Porte: serviços bancários, cartório e entregas de documentos; Bancos: entregas de contratos; Home Care: entregas de medicamentos a domicilio. Clientes-alvo: Como já mencionado num dos tópicos acima, a principal meta daempresa é atuar mais intensamente no segmento de Logística e Distribuição, principalmente de entregas de medicamentos para farmácias e empresas de Home Care; entregas de exames para Planos de Saúde; e, manuseio e distribuição de revistas e jornais. O objetivo é investir em grandes empresas, como as multinacionais, por possuírem grande volume de serviço. Estes são os clientes-alvo da AWR atualmente. Entre os principais clientes da AWR, podemos citar: 19 Siemens Ltda. – Mabe Eletrodomésticos - Banco Itaú - Banco Santander - Mecânica Eloy - BBD Editora - Lopes Moço Construtora - Ethos Prime Corretora de Seguros - P3Image. 2.1.4 Principais concorrentes da organização e aspectos relevantes de cada um. A AWR possui diversos concorrentes. Na região da Lapa podemos enumerar os principais: 1. Liderança Express – destaca-se por possuir uma ótima prospecção de vendas de seus serviços; 2. Bora Service – oferece um serviço de qualidade e mantém um bom relacionamento com seus clientes; 3. Conexão Courrier – também se destaca por oferecer um serviço de qualidade e um ótimo relacionamento com seus clientes. Dentre as grandes empresas do seguimento em São Paulo, podemos citar: Velocity, JC Express e Ferreira Barreto Express. AWR Express mantem-se no setor por buscar oferecer um serviço de qualidade, focado num bom atendimento e relacionamento com os clientes - o que gera confiança e credibilidade. Um exemplo prático do nível desse relacionamento é o fato de seus portadores (motoboys e motoristas) serem orientados a entrarem em contato imediatamente com o Departamento Operacional da empresa no caso de não localizarem um determinado endereço ou número quando forem cumprir qualquer Ordem de Serviço (OS); para que a empresa entre em contato com o cliente e, assim, consiga evitar o retorno do portador e a abertura de uma nova OS - o que geraria um ônus a mais para o cliente. Além do exposto, a AWR também busca manter um bom relacionamento com seus colaboradores, procurando propiciar um ambiente de trabalho sempre harmônico e cordial. 20 2.1.5 Ambiente competitivo: posicionamento competitivo da organização, atual e desejado; principais mudanças que estão ocorrendo no ambiente competitivo que podem afetar o mercado ou a natureza das atividades. O sucesso de uma organização é resultado da interação de seus pontos fortes e fracos com as oportunidades e ameaças do ambiente externo. Ao estudarmos a AWR Express, foi possível observar que se trata de uma empresa que busca aproveitar as oportunidades oferecidas pelo mercado, sempre levando em consideração seu ambiente interno. O principal serviço oferecido pela AWR, hoje, é a entrega rápida de pequenos volumes, conforme descrito no item 2.1.2. O serviço de entregas rápidas surgiu por volta da década de 80, sem nenhum tipo de regulamentação. O que favoreceu o surgimento de empresas clandestinas que contratavam mão de obra sem oferecer registro em Carteira ou qualquer benefício. O negócio ganhou tamanha proporção, que hoje são mais de 500.000 (quinhentos mil) motociclistas somente no Estado de São Paulo. Afim de solucionar os problemas gerados pela clandestinidade, a cidade de São Paulo regulamentou a profissão de “motociclista” no ano de 2007 através da Lei nº. 14.491 (vide Anexo A). Então, as empresas que operam na cidade passaram a ser obrigadas a cumprirem a uma série de exigências: possuírem Licença para Operação de Serviço concedia pela Prefeitura Municipal, contratar apenas funcionários que possuem o Curso de Motofrete e o CONDUMOTO (documento que habilita o profissional a exercer a profissão) etc. Finalmente em 2009, a Lei Federal nº. 12.009, de 29 de julho de 2009, passou a regulamentar todo o setor (vide Anexo C). No entanto, mesmo com todas as exigências da Lei, segundo dados da CET, só no Estado de São Paulo, mais ou menos metade das empresas de motofrete são clandestinas, o que representa um grande entrave para as 21 empresas que são legalizadas. Pois, as empresas clandestinas não emitem Notas Fiscais, não registram seus funcionários e, consequentemente, não oferecem os benefícios que eles têm por direito. Além do fato desses profissionais trabalharem sob constante pressão, o que os tornam mais suscetíveis a sofrerem acidentes de transito e, evidentemente, a prestarem um serviço de má qualidade para seus clientes. Existe também uma discussão na Câmara dos Deputados sobre a questão do crescimento do serviço de entrega rápida. Por um lado, alguns defendem que é necessário dificultar o crescimento desse setor porque há um imenso gasto com saúde pública devido a grande quantidade de acidentes com motos. A quantidade de acidentes graves com motoboys é três vezes maior do que com motoristas e, em São Paulo, morrem, por dia, pelo menos dois motoboys. Por outro lado, existem aqueles que defendem que deve haver um crescimento desse setor, pois esse mercado tem um grande peso na economia uma vez que, segundo o documentarista Caito Ortiz (produtor do Documentário “Motoboy – Vida Loca”), o Estado de São Paulo já possui uma cultura de rapidez e agilidade e o motoboy serve para viabilizar isso. Sem esse segmento de mercado, a economia estaria fadada ao engessamento. Essas questões provocam uma grande instabilidade para as empresas legalizadas do setor - que buscam oferecer um serviço de qualidade e observam as leis. Empresas preocupadas não somente com a eficiência na prestação de serviços, mas, principalmente, com a qualidade de vida dos seus colaboradores e das demais pessoas envolvidas no processo. Observamos, portanto que, a AWR, consegue ser referência na sua área de atuação por ser uma empresa que procura satisfazer e, até mesmo, superar as expectativas de seus clientes, oferecendo-lhes um serviço honesto, ágil e seguro - sem colocar a vida de seus funcionários em risco. A AWR Express não registra acidentes com afastamento há mais de um ano. Hoje, a empresa está focada em aproveitar novas oportunidades que estão surgindo. Dentre as quais, a entrega de insumos hospitalares. E para 22 tal, a empresa contratou um Responsável Técnico, conseguiu o Cadastro no Conselho Regional de Farmácia (CRF) do Estado de São Paulo e está em fase final de aprovação para obtenção do Cadastro na Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA). Está tentando aumentar a sua frota de veículos, inclusive de caminhões de pequeno e grande porte para, em pouco tempo, também atuar no mercado de transporte de cargas, pois esse segmento fatura hoje no Brasil mais de R$ 40 bilhões e movimenta 2/3 do total de carga do país. O Gráfico 2, mostra o crescimento do transporte de cargas no Brasil e os meios usados para a sua distribuição: Gráfico 2 – Crescimento e os meios de distribuição de cargas no Brasil. Fonte: ANTT (2006). 23 2.1.6 Estágio da introdução de novas tecnologias importantes para a empresa/organização, incluindo as de gestão. O sistema em uso na organização é o MotoboyNet (sistema de automação desenvolvido especialmente para empresas de motofrete) e o Pacote Microsoft Office. Também utiliza de outros recursos em seu sistema de gestão e comunicação, como: uma central de PABX, telefone Nextel, celular, computadores interligados e interconectados em rede e com acesso a internet. Além de possuir um web site <http://www.awrexpress.com/>, através do qual pode receber os pedidos dos clientes. A Figura 1 mostra um exemplo de sistema: Figura 1 – Exemplo de sistema. Fonte: Adaptado do Livro ITGA. CHIAVENATO, Idalberto (2004 p.328). A tecnologia em uso permite estreitar e agilizar a relação entre a empresa e o cliente,seja através de seu web site, telefones ou e-mail. O cliente poder solicitar, por exemplo, o serviço de um motoboy através do web site da AWR Express. Para isso, ele deve fazer o seu cadastro no site para 24 obter um nome de usuário e senha. Através do web site, então, o cliente poderá, além de solicitar os serviços desejados, também ter acesso a todo o histórico de seus pedidos, tais como: data, hora inicial e de termino, valor, itinerário etc. Entretanto, o sistema MotoboyNET, por ser um sistema terceirizado, limitado e não customizado para a organização, já não está conseguindo atender as necessidades atuais da AWR que está se reestruturando para atuar de maneira mais efetiva no setor de Logística e Distribuição, o que, consequentemente, aumentará a demanda de serviços. Portanto, acreditamos que a solução que resolveria definitivamente esse problema e que realmente garantiria uma melhor integração das informações e dos sistemas na AWR Express, visando atender as suas atuais e futuras necessidades, seria a aquisição de um Servidor Active_Directory1 (AD) próprio. Os sócios da empresa têm consciência da importância do uso das tecnologias da informação nos ambientes organizacionais e da contribuição e apoio que ela pode oferecer para o seu sucesso nos dias de hoje. E, por isso mesmo, possuem planos de investir mais em Tecnologias da Informação (TI) e utilizá-la como um recurso-chave e estratégico para expansão da empresa. 1 Servidor Active Directory (AD) é o serviço de diretório que armazena informações sobre objetos em uma rede e disponibiliza essas informações a usuários e administradores de rede. 25 2.1.7 Histórico da Busca pela Excelência e principais certificações nacionais e internacionais. A AWR Express começou, de fato, a preocupar-se em buscar a excelência no início deste ano (2011), quando surgiu a oportunidade de transportar insumos hospitalares. A empresa, então, necessitou contratar um farmacêutico para assumir o cargo de Responsável Técnico e, assim, conseguir, junto aos órgãos responsáveis (COVISA, ANVISA), as autorizações necessárias para transportar tais insumos. Foi quando surgiu, também, a necessidade de se criar na empresa o Departamento de Qualidade para cuidar das seguintes responsabilidades: 1. Levantamento de dados “in company”: entendimento das rotinas operacionais e formação da base de dados para a elaboração dos Manuais de Qualidade e de Procedimentos de acordo com a realidade da empresa; 2. Montagem dos Manuais de Qualidade e de Procedimentos; 3. Qualificação da equipe operacional para o correto entendimento da adequação e aplicação das exigências regulatórias. Portanto, a AWR Express, até o momento, não possui nenhuma certificação nacional ou internacional. No entanto, ela está se adequando para conseguir o Certificado da ANVISA, conforme mencionado linhas atrás, e já possui o cadastro no CRF-SP (Conselho Regional de Farmácia do Estado de São Paulo) e a Licença para Operação de Serviço de Motofrete da Prefeitura Municipal de São Paulo. 26 2.2 Estrutura Organizacional 2.2.1 Descrição das condições ambientais encontradas O domínio organizacional da AWR Express estende-se desde a sua atual localização (bairro da Lapa) até a Grande São Paulo. Os setores que a influenciam são, respectivamente: (a) Setor de serviços (competidores e afins); (b) Setor industrial (fornecedores, serviços); (c) Setor de Recursos Humanos (mercado de trabalho); (d) Setor de Recursos Financeiros (bancos, empréstimos, financiamentos); (e) Setor de Mercado (clientes, possíveis usuários de serviços); (f) Setor de Condições Econômicas (taxa de desemprego, taxa de inflação, taxa de investimentos, economia, crescimento); (g) Setor de Tecnologia (tecnologia da informação, logística); (h) Setor Governamental (Leis e regulamentações municipais, estaduais e federais, impostos, serviços, sistema judicial, processos politícos). O principal recurso tecnológico da AWR é o Sistema MotoboyNet - que integra e organiza os departamentos e serviços da empresa. No entanto, como já citado, esse sistema já não está conseguindo atender as suas atuais necessidades. Portanto, ela necessitará, em breve, de recursos para adquirir um Sistema e um Servidor AD próprio. Pontos fortes do ambiente interno: Desenvolvimento de metas e projetos para o curto e médio prazos; 27 Estabelecimento de agendas de trabalho por períodos determinados de tempo que permitam a organização trabalhar com prioridades estabelecidas o com exceções justificadas; Recurso financeiro próprio; Comunicação e liberdade para inovar; Franqueza, confiança e comunicação entre os trabalhadores e a administração; Grupo interessado e unido em torno dos objetivos da empresa; Organização interna, lealdade e dedicação. Pontos fracos do ambiente interno: Faltam recursos de apóio às operações (exemplo: os moto condutores não possuem localizadores tipo GPS); A empresa não possue projetos para o longo prazo; Capital insuficiente para médios e grandes investimentos (exemplo: para compra de caminhões, vans e tecnologia); Oportunidades: Trasporte e distribuição para: insumos hospitalares; artigos de luxo; produtos de cuidados com a beleza (Natura, Avon etc); importados; rede hoteleira; cargas pesadas e afins. Ameaças: Falta de captação de recursos financeiros - privados ou do Estado. Exemplo: a empresa não possui recursos financeiros como empréstimos do BNDS ou de outros Bancos, o que facilitaria e aceleraria a implementação de seus projetos de expansão; Concorrência ilegal e desleal. 28 2.2.2 Descrição da estrutura organizacional A estrutura organizacional é a que define como as tarefas são formalmente divididas, agrupadas e coordenadas em uma empresa. Ao definir a estrutura, a empresa estudada levou em consideração, em primeiro lugar, o seu tamanho (microempresa), sua estratégia (em qual nicho de mercado pretende atuar, o que pretende alcançar a curto, médio e longo prazo etc.) e o ambiente externo (oportunidades e ameaças, certezas e incertezas). Os cargos dentro da AWR Express são divididos por especialização de trabalho e agrupados de acordo com as tarefas desenvolvidas, isto é, a empresa é departamentalizada. Essa departamentalização é funcional, pois agrupam funções comuns ou atividades semelhantes para formar uma unidade organizacional. Os Departamentos existentes na AWR são: Recursos Humanos; Financeiro; Qualidade; Operacional. A estrutura da empresa é linear por ser de fácil operacionalização e satisfazer as suas atuais necessidades. A Figura 2 apresentada na página seguinte, mostra as diferenças entre a organização linear e a organização funcional. 29 Figura 2 – As diferenças entre a organização linear e a organização funcional. Fonte: Adaptado do Livro ITGA. CHIAVENATO, Idalberto (2004 p. 157). Todavia, segundo Chiavenato (2004, p. 155), esse tipo de estrutura pode levar à rigidez e inflexibilidade da organização, dificultando a inovação e a adaptação da organização a novas situações ou condições externas. Concordamos com o que ele diz, principalmente porque a AWR está em um atual processo de mudança. Portanto, o modelo em uso deverá ser repensado, senão, mudado. No entanto, as mudanças devem ser adotadas com planejamento, a fim de evitar estresse, perda de autoridade e comando durante esse processo. A mudança para um tipo de estrutura mais funcional, por exemplo, pode ser iniciada aos poucos. Assim procedendo, possibilitará um melhor planejamento na distribuição dos cargos de acordo coma especialização, domínio e competências de seus talentos, no qual eles possam aplicar seus conhecimentos e saibam o que fazer, quando fazer, por que fazer e para quem fazer. As principais decisões da empresa são tomadas pela alta direção. Ou seja, trata-se de uma administração centralizada. No entanto, segundo informações do sócio-diretor, Alex Rodrigues, depois de concluídos os Manuais de Procedimentos, o interesse é, em médio prazo, descentralizar as decisões para que os problemas possam ser solucionados com mais 30 rapidez, uma vez que quanto mais próximo da ação estiver a pessoa responsável pela solução, haja mais agilidade e eficiência nesse processo. A formalização, que diz respeito ao grau com que os cargos são padronizados na organização, existe na AWR. As descrições dos cargos são explícitas. Há regras que devem ser cumpridas e os procedimentos são claramente definidos. Ou seja, os comportamentos são programados, principalmente nos baixos níveis da organização. Por estar inserida em um ambiente muito dinâmico, com novas leis sendo impostas ao setor constantemente, a AWR tem procurado ajustar também, a cada ano, a sua estrutura organizacional, por fazer parte desse ambiente incerto e em constante mudança. Para uma melhor compreensão dessa dinâmica, vale lembrarmos um fato curioso: até o ano passado os profissionais motociclistas não podiam circular com mochila na cidade de São Paulo, somente com baú, neste ano quem estiver circulando com baú sem possuir motocicleta do modelo cargo ou placa vermelha, poderá ter o veículo apreendido. Em 2010, a AWR possuía um Gerente Geral, que no organograma da empresa estava diretamente subordinado aos diretores e gerenciava todas as demais áreas. No final daquele ano, esse organograma foi redefinido e o cargo de Gerente Geral foi excluído, possibilitando aos gerentes dos demais departamentos acesso direto a diretoria. 31 2.2.3 Avaliação da empresa/organização quanto à sua eficácia, eficiência e adaptabilidade, com ênfase na implantação de estruturas organizacionais ágeis e flexíveis, capazes de estimular a satisfação pessoal e o comprometimento das partes interessadas. A tarefa de se avaliar uma empresa quanto a sua eficácia requer conhecimento profundo do seu dia a dia, de suas metas e estratégias organizacionais. E isto não é uma tarefa fácil. Pois eficácia é um conceito muito abangente e exige do avaliador além de tempo, paciência e de uma percepção clara de todas as partes envolvidas que devem ser levadas em consideração, responsabilidade e imparcialidade, sob pena de se fazer um diagnóstico precipitado e incoerente com a realidade da organização avaliada. Portanto, como meros observadores externos, não temos a pretensão aqui de fazer o diagnóstico que um profundo conhecedor da realidade da empresa faria. Contentamo-nos, no entanto, em relatar, de forma breve, as impressões que tivemos sobre ela ao longo dessa pesquisa. Observamos, em nossa visita à AWR Express, que há um grupo de colaboradores realmente interessados e comprometidos com o seu desempenho, dando-lhe apóio para que ela alcance seus objetivos e, consequentemente também, o sucesso. Isso parece óbvio, por tratar-se de uma empresa familiar, nas mãos dos quais estão os principais cargos de confiança, como: a alta direção da empresa, as gerências dos departamento Financeiro, Recursos Humanos e Operacional. Percebemos, entretanto, uma preocupação recente em se delegar autoridade para os demais funcionários. Como já mencionamos, no início deste ano foi contratado um Responsável Técnico e foi criado um departamento na empresa para ele dirigir - o Departamento de Qualidade. O senhor Nunes está a readequar e a implementar novas diretrizes na empresa e orientando o senhor Rodrigues sobre as suas atuais e futuras 32 necessidades estratégicas (metas e projetos). Além de também orientar os colaboradores responsáveis pelo transporte sobre as regras e normas legais para o manuseio e transporte adequados de medicamentos, alimentos e afins e sobre a aferição dos veículos - para que estes estejam sempre limpos, em temperatura correta e controlada etc. Foi observado também que o desempenho atual no ambiente interno e externo foram melhorados (funcionários e clientes mais satisfeitos, mais qualidade nos serviços prestados e obediência às leis e regulamentações). Assim, constatamos que os departamentos e os funcionários da AWR são eficazes e eficientes pois cumprem com a sua função cotidiana e que há um ótimo relacionamento com os clientes. Não foi constatado conflitos internos, o que geralmente acontece em empresas familiares. 33 2.3 Processos Decisórios 2.3.1 A hierarquia e a tomada de decisão A AWR Express é dirigida pelo sócio-diretor, Alex Rodrigues, que é quem decide sobre os principais rumos da empresa e também cuida do Departamento Operacional – que representa o “coração” da organização, onde o serviço é distribuído e monitorado. Os demais departamentos são dirigidos conforme organograma abaixo: Gráfico 3 – Organograma da AWR Express. O processo de tomada de decisão na AWR é burocrático (centralizado), porém, está em processo de migração para a descentralização, como podemos observar no Gráfico 4 apresentado na página seguite. 34 Gráfico 4 – Organização centralizada versus descentralizada. (Os quadrados reticulados indicam o grau de autoridade para decidir.). Fonte: Adaptado do Livro ITGA. CHIAVENATO, Idalberto (2004 p.133). Observamos, também, um aspecto interessante e curioso: o sócio- diretor, Rodrigues, também ocupa posição de comando no departamento Operacional. Isso demonstra flexibilidade nas relações interpessoais, participação e envolvimento com a equipe o que facilita as tomadas de decisões. Estas acontecem quase, senão, instantaneamente, o que é positivo para os objetivos imediatos da empresa. Essa posição estratégica garante, a seu líder principal, ter uma visão global do que acontece na organização, além de encurtar distâncias entre departamentos e colaboradores, eliminar esforços desnecessários, reduzir custos, a informação fluir, e, assim, neutralizar possíveis aspectos negativos. Detectamos, portanto, que as posições de liderança estão distribuídas no organograma da AWR de acordo o porte da empresa e, então, podemos concluir que o senhor Rodrigues, possui competência e expertise adequadas para dirigi-la. 35 2.3.2 Descrição das etapas do processo de tomada de decisão na empresa/organização Os processos de tomada de decisão na empresa são centralizados no principal sócio, Alex Rodrigues. É ele quem toma as principais decisões e soluciona os principais problemas da empresa. As seis etapas do processo de tomada de decisão: P Indentificação da situação Diagnóstico da situação D Desenvolvimento de alternativas C Avaliação [e escolha] de alternartivas A Seleção e implementação Monitoração e feedback As decisões importantes na AWR Express não são tomadas de imediato. Ou seja, primeiro é analisada cada situação apresentada (reconhecimento), para então se tomar alguma decisão (ou não). Algumas decisões são tomadas individualmente enquanto outras são tomadas por grupos ou por meio de consultas a grupos. No caso de se identificar algum problema, Rodrigues, reúne-se com seus principais colaboradores para discuti-lo e, após esse processo, passa a desenvolver ou a adotar a alternativa mais viável naquele momento. Para escolher a melhor alternativa a ser implementada, ele também avalia as variáveis de custo e beneficio (baseado em informações dos relatórios gerados pelo sistema da empresa). Emcasos extremos, nos quais ele não dispõe de tais informações, costuma usar a intuição para tomar suas decisões. Quando uma decisão é tomada, faz-se a implementação. Após a implementação, faz-se o monitoramento para identificar possíveis problemas e, caso seja necessário, repete-se todas essas etapas (feedback). 36 Segundo Rowe, o senhor Rodrigues pertence ao Estilo Diretivo de Tomada de Decisão. “Os administradores que adotam esse estilo de tomada de decisão são lógicos, focados no curto prazo e eficientes. (...) Não se sentem confortáveis em situações pouco estruturadas, preferindo tomar decisões com base nas regras e procedimentos existentes na organização.” “Raramente um administrador adota um único estilo de tomada de decisão. De modo geral, todos possuem um estilo dominante, mas frequentemente utilizam outros estilos nas decisões que tomam diariamente.” (Sobral, 2008: 116/117) 2.3.3 Descrição do(s) método(s) de análise e solução de problema(s) na empresa/organização Observamos que a AWR Express não usa nenhum método de análise e solução de problema, conforme abordagem das Ferramentas de Controle da Qualidade, como o MASP, por exemplo, estudas ao longo deste semestre nas disciplinas Estruturas Organizacionais e Processos Decisórios. No entanto, inferimos que, a empresa pode até ter usado alguns de seus aspectos em algum momento de sua vida organizacional, mesmo sem os conhecer didaticamente, para encontrar a solução de alguns de seus problemas. De qualquer maneira, sugerimos na página 39 que a AWR passe a adotar tais ferramentas. 37 3 ANÁLISE E SUGESTÕES DE MELHORIA 3.1 Analisar os itens de 2.2 e 2.3 tendo como referência os conceitos – fundamentos teóricos - apresentados em 1. Como a preocupação com a eficácia e a eficiência é uma abordagem nova para a empresa, que vêm buscando melhorar a maneira de executar seus processos e aperfeiçoá-los a fim de diminuir o custo dos serviços prestados e, assim, utilizar o máximo do potencial humano e intelectual de que dispõe, passou, desde então, a focar seu olhar para a forma como o serviço é realizado e não somente para o resultado. Dessa forma está conseguido reduzir custos desnecessários e evitar problemas simples que surgiam com frequência, mas que consumiam tempo e recursos para serem solucionados. Então, a administração da empresa, passou a focar naquilo que é realmente importante para o cumprimento de sua missão: oferecer um serviço de entrega de qualidade, rápido, prático e seguro, objetivando a satisfação e fidelização do cliente. E, para alcançá-la, estão se adequando às normas e procedimentos legais passando a adotar práticas que contribuam para o desenvolvimento organizacional. Analisamos também que hoje, na AWR, como ela está migrando do estilo centralizado para o descentralizado, é praticado mais o estilo de liderança democrático. Assim, empresa vem dando mais liberdade de expressão para os seus colaboradores que passaram a sentir-se mais à vontade para opinar e participar nas decisões da empresa. Sem receio de apresentar suas idéias para os processos em uso ou a implementar. O que vem gerado novas oportunidades e soluções efetivas para os problemas do dia a dia organizacional. Portanto, é evidente que há entre eles enorme potencial a ser aproveitado nos processos de tomada de decisão da empresa e também para a prática da liderança. 38 3.2 Sugerir melhoria(s). É oportuno, portanto, - depois das observações, análises e avaliações feitas da estrutura organizacional e dos processos de tomada de decisão na AWR Express, que procuramos expor ao longo deste trabalho -, indicarmos algumas sugestões de melhorias que, acreditamos e desejamos, possam vir a ser úteis no seu ambiente organizacional: Produtos/Serviços Desenvolver novos serviços; Ampliar os serviços oferecidos através do web site da empresa; Prospectar novos clientes (no setor hoteleiro e aduaneiro, por exemplo). Processos e Tecnologia Investir em recursos de apóio às operações da empresa (Exemplos: rastreamento via satélite e equipar os motocondutores e motoristas com aparelhos de GPS ou tecnologia equivalente); Adquirir um Sistema e um Servidor AD próprios; Contratar um CIO (profissional da área de Ciência da Informação) para cuidar das informações e gerenciá-las da maneira mais adequada e útil às necessidades da empresa e seus clientes. Práticas de gestão Descentralizar decisões e delegar responsabilidades; Estimular a criatividade e a participação de todos nos processos decisórios (novas habilidades + competências = desempenho individual e organizacional melhorados); Focar na valorização da eficiência, pois uma equipe bem preparada, desde o processo de seleção, com competências 39 bem definidas fará com que a empresa possa inovar mais do que o normal; Respeitar a diversidade e saber que um funcionário que não seja comunicativo, jamais deverá assumir responsabilidade que exija essa competência. Isso significa entender o perfil de cada pessoa para dar-lhe um tratamento adequado; Elaborar campanhas internas como, por exemplo, o oferecimento de prêmios em benefícios, proporcionando uma competição saudável entre os colaboradores, o que contribui para melhorar o clima no ambiente organizacional, o desempenho de cada um e, consequentemente, também da empresa; Praticar o reconhecimento da equipe. Pois não adianta ter os melhores talentos, é necessário praticar o reconhecimento; Com o objetivo de controlar e melhorar a qualidade de seus serviços, sugerimos à empresa a adoção mais efetiva das Ferramentas de Controle da Qualidadade, como, por exemplo, a Curva ABC (Diagrama de Pareto) ou o MASP (vide Quadro 1 da próxima página); Captar recursos financeiros afim de financiar os projetos da empresa. Elaborar metas, projetos e estratégias para curto, médio e longo prazos. 40 MASP PDCA Etapa Descrição da Etapa Objetivo da etapa P 1 Identificação do problemas Definir claramente o problema e reconhecer a sua importância 2 Observação Investigar as características do problema com uma visão ampla e sob vários pontos de vista 3 Análise Descobrir as causas fundamentais 4 Plano de Ação Conceber um plano para bloquear as causas fundamentais D 5 Ação Bloquear (realizar o Plano) C 6 Verificação Verificar se o bloqueio foi efetivo A 7 Padronização Se o bloqueio não foi efetivo planejar e implementar novas contramedidas voltando à etapa 5; se foi efetivo: padronizar para evitar o ressurgimento do problema 8 Conclusão Relatar o MASP e reavaliar as ações tomadas como ciclo de aprendizagem. Quadro 1 - Descrição e objetivo das 8 etapas do MASP. (Adaptado do material didático disponibilizado pelo professor Léo Noronha) 41 CONSIDERAÇÕES FINAIS Constatamos ao longo deste trabalho que, no contexto atual, os processo de tomada de decisão em uma empresa são bastante dinâmicos e que eles podem impactar não só a sua estrutura organizacional, mas, também, o ambiente no qual ela está inserida. Isto porque as organizações são entidades sociais e, como tal, interferem e moldam a vida das pessoas (ambientes interno/externo) de diversas maneiras. E, da mesma forma que influencia a sociedade é, também por ela influenciada. E essa interação é fator determinante para a sua sobrevivência (ou não). Diante desta realidade cada vez mais complexa, mutável, incerta e instável, as organizações devem se modificar continuamente, adaptar-se e está sempre em sintonia com o ambiente. Sabendo se apropriar dos sinais por ele emitidos (informações), interpretá-los e transformá-los (resposta)para antecipar-se e superar as suas expectativas e não serem por ele surpreendidas. E este é o papel atual do administrador: está sensível as tendências e reagir ao ambiente, tomando decisões seguras e assertivas a fim de garantir o sucesso da empresa em um futuro incerto. Pois, segundo Daft (2002: 122), “o ambiente externo, incluindo a competição global, é a fonte das principais ameaças com que se defrontam as organizações atuais. O ambiente muitas vezes impõe restrições importantes sobre as decisões que os gerentes tomam para a organização.” Não por acaso as empresas estão, mais do que nunca, valorizando decisores comprometidos que levam em consideração aspectos do seu cotidiano, da sua cultura, do que é lícito e bom para todos e que tragam esses valores na hora de tomarem suas decisões. Portanto, cabe aqui um conselho: “antes de decidir, olhe ao seu redor, analise os riscos, reflita em todas as probabilidades, crie novas alternativas e faça sua escolha ser a melhor em sua decisão.” Agindo assim, o tomador de decisão garantirá, não apenas a sobrevivência da organização, mas também, o seu próprio sucesso. 42 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria Geral da Administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. Edição compacta / Idalberto Chiavenato. 3. ed. rev. e atualizada. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004 - 4ª Reimpressão. DAFT, Richard L. Organizações: teorias e projetos. São Paulo: Editora Pioneira Thomson Learning, 2002. E-BIT - Disponível em: <http://www.ebitempresa.com.br/>. Acesso em: 05/11/2010. Motoboy - Disponível em: <http://www.motoboy.org.br/noticia_6_reais_a_hora.php> Acesso em: 26 maio de 2011. MotoboyNET - Disponível em: <http://www.motoboynet.com.br/> Acesso em: 26/05/2011. OSVALDO, Luis e Rocha, Leal da, Organização e Métodos. São Paulo: Editora Atlas,1995. ROBBINS, Stephen P. Administração mudanças e perspectivas. São Paulo: Editora Saraiva, 2005. SEDERSP - Metade das empresas de motoboy de SP é clandestina, diz diretor da CET. Disponível em: <http://www.sedersp.org.br/website/informativos_detalhes.php?noticia_id=171&P HPSESSID=d53ed1cade6968e79194ee26b136ce5d> Acesso em: 26 maio de 2011. SOBRAL, Filipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson/Prentice Hall, 2008. TRAXX - Brasil tem o maior número de motofretes do mundo. Disponível em: <http://www.traxx.com.br/521/brasil-tem-o-maior-numero-de-motofretes-do- mundo> Acesso em: 26 maio de 2011. 43 APÊNDICES APÊNDICE A – CRONOGRAMA DE ATIVIDADES PREVISTAS PIPA III – 2011 PROGRAMA DE INICIAÇÃO ÀS PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS EMPRESA: AWR Express Transportes Ltda.-EPP. TEMA: A organização como função administrativa: um estudo sobre a estrutura organizacional e o processo de decisão em uma microempresa visando a sugestões de melhoria. REPRESENTANTE DA EQUIPE: Carlos Cesar Quirino Santos. R.A: A6063A-8 Mês Semana ATIVIDADES PREVISTAS Mar. 1 - Definição dos membros da equipe; - Elaboração da Ficha de Composição da Equipe; - Escolha da empresa a ser estudada e entrevistada. Mar. 2 - Entrega da Ficha de Composição da Equipe. Mar. 3 - Definição do roteiro da entrevista; - Entrevista com sócios da empresa. 44 Mar. 4 -Reunião do grupo para discussão referente ao trabalho. Mar. 5 - Início da elaboração do trabalho escrito. Abr. 1 - Finalização do trabalho escrito. Abr. 2 - Revisão, impressão e encadernação do trabalho escrito. Abr. 3 Abr. 4 Mai. 1 Mai. 2 45 Mai. 3 31/05/2011 – DATA DA ENTREGA DO TRABALHO ESCRITO 46 APÊNDICE B – REGISTRO DE ATIVIDADES REALIZADAS APS – 2011 – CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DATA ATIVIDADES REALIZADAS Tempo Gasto 09/03/2011 Definição dos membros da equipe 10 minutos 11/03/2011 Escolha da empresa a ser estudada 10 minutos 15/03/2011 Elaboração da Ficha de composição de equipe 20 minutos 28/03/2011 Documentos referente ao PIPA foram distribuídos entre o grupo 10 minutos 05/04/2011 Entrega da Ficha de composição de equipe 5 minutos 02/05/2011 Elaboração do roteiro da entrevista 4 dias 14/05/2011 Entrevista com sócio da empresa 2 horas 14/05/2011 Elaboração do trabalho escrito 11 dias 25/05/2011 Reunião da Equipe para última discussão do trabalho 1 hora 26/05/2011 Revisão do trabalho 2 dias 30/05/2011 Impressão e encadernação do trabalho 30 minutos __/__/2011 __/__/2011 __/__/2011 __/__/2011 __/__/2011 __/__/2011 __/__/2011 __/__/2011 31/05/2011 ENTREGA DO TRABALHO ESCRITO 47 APÊNDICE C – DECLARAÇÃO DA VISITA TÉCNICA 48 ANEXOS ANEXO A – Lei nº. 14.491, de 27 de julho de 2007 (Projeto de Lei nº 135/05, do Vereador Adolfo Quintas - PSDB) Regulamenta a atividade de transporte de pequenas cargas denominado motofrete e dá outras providências. GILBERTO KASSAB, Prefeito do Município de São Paulo, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei, faz saber que a Câmara Municipal, em sessão de 27 de junho de 2007, decretou e eu promulgo a seguinte lei: Art. 1º O serviço de entrega e coleta de pequenas cargas por meio de motocicletas no Município de São Paulo, denominado motofrete, a que se refere o art. 63 da Lei nº 7.329, de 11 de julho de 1969, poderá ser executado mediante prévia e expressa autorização da Prefeitura, nos termos da presente lei. Art. 2º O serviço poderá ser prestado por condutor autônomo ou por pessoa jurídica, constituída sob a forma de sociedade empresária, associação ou cooperativa, que explore esse serviço, por meio de frota própria ou de terceiros, desde que tenha licença para operação do serviço e conte com condutores devidamente cadastrados na Secretaria Municipal de Transportes. DAS DEFINIÇÕES Art. 3º Para os efeitos desta lei, denomina-se: I - autorização - ato pelo qual a Secretaria Municipal de Transportes autorizará a terceiros a execução do serviço de entrega e coleta de pequenas cargas em motocicletas, nos termos e condições estabelecidos nesta lei; II - condutor - motociclista inscrito no Cadastro Municipal de Condutores; III - pessoa jurídica - sociedade empresária, associação ou cooperativa; IV - termo de credenciamento - documento expedido para a sociedade empresária, associação ou cooperativa, que autorize a exploração do serviço de motofrete, após cumprimento das exigências e condições estabelecidas nesta lei; V - condumoto - documento concedido ao condutor inscrito no Cadastro Municipal de Condutores; VI - licença para operação de serviço - documento expedido em relação às motocicletas utilizadas por condutores autônomos ou pelas pessoas jurídicas após aprovação em vistoria e cumprimento das demais exigências desta lei; VII - motofrete - modalidade de transporte remunerado de pequenas cargas ou volumes em motocicleta, com equipamento adequado para acondicionamento de carga, nela instalado para esse fim; 49 VIII - baú - equipamento para transporte de pequenos volumes, com tampa convexa no lado superior e fixado por suportes metálicos na posição traseira da motocicleta; IX - colete - colete de proteção aprovado segundo padrões definidos pela Secretaria Municipal de Transportes, contendo elementos de identificação do condutor; X - capacete de segurança - capacete automotivo certificado pelo INMETRO, contendo elementos de identificação do condutor. DO CREDENCIAMENTO DA PESSOA JURÍDICA Art. 4º À pessoa jurídica que explorar o serviço de motofrete ou àquela que se utilizar com motocicleta própria do mesmo serviço será outorgado Termo de Credenciamento, observados os seguintes requisitos: I - dispor de sede ou filial em São Paulo; II - estar inscrita no Cadastrode Contribuintes Mobiliários - CCM; III - estar inscrita no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas - CNPJ; IV - apresentar contrato social ou ato constitutivo e última alteração, registrada no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas ou na Junta Comercial do Estado de São Paulo; V - apresentar certidões comprobatórias de regularidade com a Fazenda Federal, expedidas pela Receita Federal e pela Procuradoria da Fazenda Nacional, bem como de regularidade com a Fazenda do Município de São Paulo, relativamente aos tributos mobiliários e imobiliários, expedidas pelos órgãos competentes da Prefeitura; VI - apresentar certidões comprobatórias de regularidade perante o Instituto Nacional do Seguro Social - CND e do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS; VII - apresentar certidão negativa de protestos dos últimos 5 (cinco) anos; VIII - comprovar a disponibilidade de imóvel, com área mínima a ser definida em portaria da Secretaria Municipal de Transportes, destinado ao estacionamento dos veículos, às dependências para escritório e aos condutores no aguardo de ordens de serviço. Art. 5º O Termo de Credenciamento deverá ser renovado a cada 2 (dois) anos, mediante a apresentação de documentação comprobatória do atendimento dos requisitos estipulados no art. 4º desta lei e outros que poderão ser definidos pela Secretaria Municipal de Transportes. Art. 6º As cooperativas ou as associações deverão ser constituídas exclusivamente por profissionais autônomos, portadores de licença para o serviço de motofrete. Art. 7º O Termo de Credenciamento poderá ser cancelado, a qualquer tempo, em razão de interesse público, mediante processo administrativo, sem que disso decorra qualquer direito a indenização. Art. 8º A pessoa jurídica deverá apresentar, trimestralmente, por meio eletrônico, relação de todos os condutores em operação, bem como fornecer outras informações pertinentes à atividade que lhe sejam solicitadas. Parágrafo único. Sob pena de descredenciamento, deverão ser comunicados à Secretaria Municipal de Transportes, no prazo máximo de 72 (setenta e duas) horas contadas da ocorrência, os afastamentos e os óbitos dos condutores, decorrentes de acidentes. 50 DO CADASTRO DO CONDUTOR Art. 9º Para operar o serviço de motofrete, os condutores deverão estar inscritos no Cadastro Municipal de Condutores - CONDUMOTO da Secretaria Municipal de Transportes. Art. 10. Para a inscrição no Cadastro, os condutores deverão apresentar os seguintes documentos: I - Carteira Nacional de Habilitação, categoria A, válida e expedida há pelo menos 1 (um) ano; II - prontuário de condutor expedido pelo Departamento Estadual de Trânsito - DETRAN, com extrato de pontuação por infrações de trânsito, anotada em cumprimento ao Código de Trânsito Brasileiro; III - certidão de antecedentes criminais, expedida pelo Cartório do Distribuidor Criminal e pela Vara das Execuções Criminais da Comarca da Capital, bem como pela Justiça Federal, com as devidas certidões de objeto e pé e/ou execução penal explicativas quando houver anotação; IV - certificado de conclusão de Curso Especial de Treinamento e Orientação, fornecido por escolas ou entidades reconhecidas pela Secretaria Municipal de Transportes. § 1º O Curso Especial de Treinamento e Orientação destina-se a propiciar aos condutores o perfeito atendimento e observância das normas de trânsito e das obrigações a que se refere o presente decreto, incluindo conhecimentos sobre prevenção de acidentes, socorros de emergência, princípios de relações humanas, de cortesia e higiene, entre outros julgados convenientes para sua formação profissional. § 2º Será negada a inscrição no Cadastro do condutor que tiver ultrapassado 20 (vinte) pontos no prontuário apresentado em atendimento ao inciso II do "caput" deste artigo, até que sejam excluídos pelo Departamento Estadual de Trânsito - DETRAN. § 3º Será negada a inscrição no Cadastro se constar dos documentos referidos no inciso III do "caput" deste artigo mandado de prisão expedido contra o interessado. § 4º Poderá ser concedido o CONDUMOTO provisório, pelo período de 180 (cento e oitenta) dias, renovável até decisão final, se constar dos documentos previstos no inciso III do "caput" deste artigo processo criminal em andamento. Art 11. O CONDUMOTO terá validade de 3 (três) anos ou até o término do prazo de vigência da Carteira Nacional de Habilitação, caso esse venha a ocorrer antes, devendo ser renovado em, no máximo, 30 (trinta) dias, após seu vencimento, sob pena de cancelamento. Parágrafo único. Para a renovação do CONDUMOTO deverão ser atendidos todos os requisitos exigidos para sua concessão, previstos no art. 10 desta lei. DA MOTOCICLETA Art 12. A motocicleta a ser utilizada no serviço remunerado de motofrete deverá ser submetida à prévia aprovação da Secretaria Municipal de Transportes e atender aos seguintes requisitos: I - ser original de fábrica; II - ter no máximo 8 (oito) anos, excluído o ano de fabricação; III - ter cilindrada mínima de 120 c.c.; IV - estar identificada nos termos do art. 117 do Código de Trânsito Brasileiro e dos demais padrões de visualização definidos pela Secretaria Municipal de Transportes; 51 V - possuir os equipamentos obrigatórios definidos no Código de Trânsito Brasileiro e nos demais dispositivos estabelecidos pela Secretaria Municipal de Transportes, aplicáveis à modalidade motofrete; VI - ser licenciada como veículo de categoria aluguel destinado ao transporte de carga; VII - ser aprovada em vistoria anual, realizada pela Secretaria Municipal de Transportes ou por empresas por ela credenciadas para esse fim; VIII - ser dotada de compartimento fechado, tipo baú, ou outro equipamento específico para transporte de carga, na forma estabelecida em regulamentação pertinente expedida pelo Conselho Nacional de Trânsito - CONTRAN e nas especificações editadas pela Secretaria Municipal de Transportes; IX - ter equipamento de segurança (tipo antena) para proteção da integridade do condutor contra linhas de cerol, fios e cabos aéreos; X - ter equipamento de segurança para proteção de membros inferiores ("mata cachorro"); XI - possuir fixação superior e inferior na placa de identificação da motocicleta. Parágrafo único. A Secretaria Municipal de Transportes poderá estabelecer prazos de vistoria inferiores ao previsto nesta lei. DA LICENÇA PARA OPERAÇÃO DA MOTOCICLETA Art. 13. A pessoa jurídica credenciada deverá requerer à Secretaria Municipal de Transportes a expedição de licença, que poderá ser vinculada a mais de um condutor, para cada motocicleta de sua frota. Parágrafo único. A licença será concedida em nome da pessoa jurídica credenciada, em caráter intransferível, devendo ser devolvida à Secretaria Municipal de Transportes quando não houver mais interesse na sua utilização. Art. 14. Para obter a licença de operação a pessoa jurídica credenciada deverá apresentar apólice de seguro de vida complementar, em favor do condutor, com coberturas não inferiores a R$ 22.974,00 (vinte dois mil, novecentos e setenta e quatro reais), e apólice por invalidez permanente não inferior a R$ 11.487,00 (onze mil, quatrocentos e oitenta e sete reais). Art. 15. Ao condutor autônomo, devidamente inscrito no Cadastro Municipal de Condutores, será concedida apenas uma licença, desde que cumpridas as seguintes exigências: I - apresentar motocicleta de sua propriedade; II - estar inscrito no Cadastro de Contribuintes Mobiliários - CCM; III - estar em situação regular perante o Instituto Nacional do Seguro Social - INSS; IV - apresentar apólice de seguro de vida complementar não inferior a 3 (três) vezes o valor do seguro obrigatório. Parágrafo único. A licença será concedida em nome do condutor autônomo cadastrado, em caráter intransferível,devendo ser devolvida à Secretaria Municipal de Transportes quando não houver mais interesse na sua utilização. 52 Art. 16. A renovação da licença para operação da motocicleta deverá ser solicitada anualmente, em época determinada pela Secretaria Municipal de Transportes, e só será concedida mediante aprovação em vistoria. Parágrafo único. O pedido de renovação deverá ser instruído com os documentos que forem exigidos em regulamento expedido pela Secretaria Municipal de Transportes. Art. 17. A motocicleta registrada na licença de operação poderá ser substituída, desde que aprovada em vistoria específica. Art. 18. Não será expedida a licença para operação do serviço se houver, em nome do interessado, débito tributário relativo à atividade ou multas municipais que digam respeito à motocicleta ou ao serviço autorizado, até que se comprove o pagamento dos débitos correspondentes. Art. 19. Quando afastado do serviço por inatividade atestada em documento hábil, o condutor autônomo poderá registrar preposto devidamente inscrito no CONDUMOTO, pelo tempo que perdurar a incapacidade. DAS OBRIGAÇÕES DAS PESSOAS JURÍDICAS CREDENCIADAS E DOS CONDUTORES CADASTRADOS Art. 20. As empresas credenciadas e os condutores cadastrados deverão respeitar as disposições legais federais, estaduais e municipais pertinentes, especialmente: I - cumprir o disposto no Código de Trânsito Brasileiro e a legislação do Município de São Paulo; II - transportar carga somente em condições e limites de quantidade, peso e dimensões aprovados em legislação pertinente; III - conduzir a motocicleta com os equipamentos de segurança e dispositivo de controle aprovados e exigidos em legislação específica; IV - portar os documentos originais válidos que autorizem o serviço; V - agir com respeito e urbanidade nas relações interpessoais da atividade; VI - comparecer às convocações feitas pela Administração Pública, bem como aos cursos de orientação exigidos; VII - estacionar a motocicleta sempre em local adequado e permitido; VIII - manter a motocicleta em boas condições de tráfego; IX - fornecer à Secretaria Municipal de Transportes todas as informações que forem solicitadas sobre as atividades exercidas; X - comunicar à Secretaria Municipal de Transportes quaisquer alterações contratuais, do estatuto, de endereço e área destinada ao estacionamento das motocicletas; XI - atender a todas as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias; XII - utilizar capacete e colete com identificação do condutor, aprovados pela Secretaria Municipal de Transportes. DAS INFRAÇÕES E PENALIDADES 53 Art. 21. O descumprimento das obrigações estabelecidas nesta lei, bem como dos demais dispositivos normativos expedidos para sua regulamentação, sujeitará o infrator às seguintes penalidades: I - multa; II - suspensão do Termo de Credenciamento; III - suspensão da Inscrição no Cadastro de Condutores; IV - suspensão da Licença para Operação do Serviço; V - cassação do Termo de Credenciamento; VI - cassação na Inscrição no Cadastro de Condutores; VII - cassação da Licença para Operação do Serviço. Art. 22. Às pessoas jurídicas credenciadas e aos condutores do serviço de motofrete serão aplicadas penalidades em razão das informações classificadas nos Grupos A, B, C e D, conforme segue: I - infrações do Grupo A: a) não se trajar adequadamente; b) não tratar o público com polidez e urbanidade; c) não apresentar na motocicleta, no capacete e no colete os elementos de identificação ou orientação exigidos pela Secretaria Municipal de Transportes; d) deixar de comunicar à Secretaria Municipal de Transportes, no prazo de 30 (trinta) dias, a alteração de endereço da sede social da pessoa jurídica credenciada ou de residência do condutor cadastrado ou fornecê-lo erroneamente; e) transportar carga em desacordo com os requisitos legais regulamentares; f) conduzir a motocicleta sem um ou mais equipamentos de segurança e/ou dispositivo de controle, exigidos em legislação específica ou em regulamentação expedida pela Secretaria Municipal de Transportes; g) deixar de atender a convocação expedida pela Secretaria Municipal de Transportes; h) aguardar ordem de serviço com a motocicleta estacionada na via pública em local não permitido; i) transportar passageiro; II - infrações do Grupo B: a) transitar com a motocicleta em más condições de funcionamento e conservação; b) utilizar, no serviço, motocicleta com equipamentos que não sejam aprovados pela Secretaria Municipal de Transportes; c) conduzir a motocicleta com a inscrição no Cadastro Municipal de Condutores - CONDUMOTO ou com a Licença para Operação do Serviço vencidas; 54 d) utilizar a motocicleta para fins não autorizados; e) recusar-se a exibir à fiscalização os documentos que forem exigidos ou evadir-se quando por ela abordado; f) transitar sem a Inscrição no Cadastro Municipal de Condutores - CONDUMOTO; g) transitar sem Licença para Operação do Serviço; h) transitar com intimação expedida pela Secretaria Municipal de Transportes com prazo vencido; III - infrações do Grupo C: a) permitir que condutor não registrado como preposto dirija a motocicleta; b) abandonar a motocicleta na via pública para impossibilitar a ação da fiscalização; c) transitar com a motocicleta em más condições de segurança; d) danificar propositadamente veículo de terceiros; e) ostentar qualquer tipo de propaganda não autorizada pela Prefeitura; f) alterar ou danificar sinalização de trânsito ou bens públicos; g) alterar, danificar ou rasurar documento ou informação entregue à Prefeitura; IV - infrações de Grupo D: a) adulterar placas de identificação da motocicleta; b) utilizar placas não pertencentes à motocicleta; c) utilizar motocicleta movida por combustível não autorizado em legislação específica; d) efetuar transporte remunerado sem que a motocicleta esteja devidamente autorizada para esse fim; e) dirigir em estado de embriaguez alcoólica ou sob o efeito de substância tóxica de qualquer natureza; f) dar fuga a pessoa perseguida pela polícia sob acusação de prática de crime; g) transportar produtos inflamáveis, explosivos ou qualquer outra carga que possa causar risco ao condutor ou a terceiros. Art. 23. As penalidades de natureza pecuniária e as demais previstas nesta lei são aplicáveis aos serviços de motofrete por força dos dispositivos da Lei nº 7.329, de 1969, e suas alterações, sem prejuízo das demais normas aplicáveis. Art. 24. A penalidade de suspensão do Termo de Credenciamento, da Licença para Operação do Serviço ou da Inscrição no Cadastro Municipal de Condutores - CONDUMOTO acarretará a retenção do respectivo documento durante o prazo de sua duração. 55 Art. 25. A aplicação das penalidades será procedida pela fiscalização, exercida por servidores devidamente credenciados pelo Diretor do Departamento de Transportes Públicos, da Secretaria Municipal de Transportes, cabendo ao Secretário Municipal de Transportes ou à comissão especialmente designada para esse fim decidir em grau de recurso. § 1º Os recursos deverão ser oferecidos no prazo de 30 (trinta) dias, contados da data de notificação feita diretamente ao infrator, ou por meio de publicação no Diário Oficial do Município de São Paulo. § 2º A Secretaria Municipal de Transportes poderá criar mais de uma comissão para decidir em grau de recurso, composta, cada uma, por 3 (três) membros na seguinte conformidade: I - um presidente, indicado pelo Secretário Municipal de Transportes; II - um representante do Departamento de Transportes Públicos, da Secretaria Municipal de Transportes; III - um representante dos condutores, indicado por entidade de classe reconhecida. Art 26. Além das penalidades
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