03 COMO ORGANIZAR SUA AGENDA DO TEMPO ok

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AN02FREV001/REV 4.0 
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PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA A DISTÂNCIA 
Portal Educação 
 
 
 
 
 
 
CURSO DE 
 COMO ORGANIZAR SUA AGENDA 
DO TEMPO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Aluno: 
EaD - Educação a Distância Portal Educação 
 
 
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CURSO DE 
O COMO ORGANIZAR SUA AGENDA 
DO TEMPO 
 
 
 
 
 
MÓDULO III 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Atenção: O material deste módulo está disponível apenas como parâmetro de estudos para este 
Programa de Educação Continuada. É proibida qualquer forma de comercialização ou distribuição 
do mesmo sem a autorização expressa do Portal Educação. Os créditos do conteúdo aqui contido 
são dados aos seus respectivos autores descritos nas Referências Bibliográficas. 
 
 
 
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MÓDULO III 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
8 ORGANIZAÇÃO DE SUA “AGENDA DO TEMPO” 
 
 
Vamos criar uma tabela real do que você faz atualmente com o seu tempo? 
Essa tabela chamará “Agenda do Tempo”. Assim poderemos ver as más 
distribuições para posteriormente providenciar um plano de ação para mudar esse 
quadro. 
 
FIGURA 8 
 
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-images-appointment-
calendar-image13739>. Acesso em: 27 maio 2010. 
“A vida já é curta e nós a encurtamos ainda mais desperdiçando 
o tempo.” Victor Hugo 
 
Assista ao vídeo: Administração do tempo 
Disponível em: http://migre.me/57YKb 
Acesso em: 27 jun.2011 
 
 
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 Esta tabela (agenda) é pessoal, não necessitará ser apresentada ao tutor ou 
à outra pessoa. A finalidade é dar uma visão global de como você está empregando 
o seu tempo atualmente, será útil e servirá como ponto de partida para qualquer 
modificação que você pretender fazer no uso do seu tempo, no futuro. Mas antes 
vamos conversar um pouco sobre as cinco atividades básicas da vida. 
De uma maneira geral, podemos classificar como atividades básicas da vida 
de qualquer um de nós, as seguintes: 
1. Dormir; 
2. Trabalhar; 
3. Vida familiar e social; 
4. Atividades pessoais, recreação e outros interesses; 
5. Atividades comunitárias, religiosas ou de caridade. 
 
 Passo Nº 1 - Na tabela 1 (apresentada a seguir), iremos examinar o que 
realmente estamos fazendo durante nosso tempo. Na coluna “Especificação”, os 
registros precisam ser exatos, porque além da investigação sobre como estamos 
gastando o nosso tempo de trabalho, vamos estabelecer o controle que cada um 
tem sobre o uso desse tempo. Isso será muito importante para qualquer mudança a 
ser planejada. Você deve anotar a cada 30 minutos: o que você está fazendo e com 
quem. É importante que você seja sincero consigo mesmo. Anote o que vem 
fazendo com seu tempo atualmente e não como pretende fazer. 
 
 Passo Nº 2 - Na próxima coluna da Tabela 1, designada “Grau de Controle”, 
deverá ser registrado o grau de controle que poderemos exercer sobre cada meia 
hora gasta, em relação ao nosso trabalho, apenas. O que não estiver relacionado ao 
seu trabalho marque um risco ou um zero, pois não irá nos interessar nesta tabela. 
Essa coluna mostrará como estamos controlando nosso tempo no trabalho. E para 
isto, vamos adotar a classificação de Auren Uris (livro “O Executivo Eficiente”), que 
distingue três tipos básicos de atividade do trabalho: 
 
 
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• Atividade Fixa (F): São aquelas atividades da semana de trabalho que 
são regulares e que não podem ser eliminadas. Exemplo: reuniões, elaboração de 
relatórios. 
• Atividade Semifixa (S): São aquelas em que podemos nos ajustar, dentro 
de certos limites. Exemplos: despacho de documentos, atendimento de alguns 
vendedores. 
• Atividade Variável (V): São aquelas em que você exerce domínio total, 
podendo realizá-las ou não, na hora em que bem entender. Exemplo: leitura de 
jornal, ligações a colegas, hora do cafezinho, fofocas, assuntos pessoais que podem 
ser adiados. 
É importante determinar os critérios da classificação da atividade, conforme 
a função/tipo de trabalho que exerce, pois se para alguém “fazer ligações” é uma 
necessidade que decorre do tipo de trabalho que exerce, logicamente não será 
classificada como “variável”, porque não poderá ser eliminada. O mais próprio será 
classificar essa atividade como “semifixa”, já que poderá ser realizada em qualquer 
hora do expediente; ou até mesmo como “fixa” em caso de funcionário de 
telemarketing. 
 
 Passo Nº 3 - Este passo será feito em conjunto com o Passo Nº 1 e 2, 
quando vamos classificar na próxima coluna o “Tipo de Atividade”, utilizando o 
número referente a cada uma delas, conforme o apresentado: 
1. Dormir; 
2. Trabalho; 
3. Vida familiar e social; 
4. Atividades pessoais, recreação e outros interesses; 
5. Atividades comunitárias, religiosas ou de caridade; 
 
Provavelmente o tempo do trabalho será contínuo para grande maioria, já 
que a jornada de trabalho normalmente é continua, retirando-se os intervalos de 
almoço. Algumas atividades podem ser classificadas em mais de uma categoria. 
 
 
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Assim, um almoço sozinho poderá ser uma “atividade pessoal” número 4; enquanto 
que almoçar em casa poderá ser uma “atividade familiar” número 3; ou um almoço 
em uma entidade de classe ou com clientes e representantes poderá ser uma 
“atividade de trabalho” número 2. O importante é que o critério a ser utilizado para 
registro na respectiva coluna da Tabela 1 seja sempre uniforme. É recomendável 
que durante essa semana você mantenha a tabela sempre junto de você, para que o 
registro de tempo gasto seja absolutamente fiel. 
Observação: Logicamente, o que for registrado na coluna “Grau de Controle” terá ao 
seu lado o número 2 da coluna “Atividade de Trabalho”, pois a coluna Grau de 
Controle se refere apenas ao seu trabalho. 
 
Passo N.º 4 - No final da semana utilizaremos a Tabela Nº 2, para fazer a soma de 
horas de cada dia da semana, distribuída pelo Grau de Controle de cada uma e o 
total. Agora é bem simples, bastará fazer as somas. Na tabela Nº 3 você fará a 
somas das horas classificadas conforme o Tipo de Atividade, só para termos uma 
ideia de como você vem distribuindo seu tempo, nas cinco atividades básicas de 
nossa vida. 
 
Passo N.º 5 – Análise - Está pronta nossa “Agenda do Tempo”. Lembramos que 
teremos 7 (sete) Tabelas 1, cada uma relacionada com um dia da semana. De 
posse de todas (inclusive a Tabela 2 e a 3), você pode fazer um resumo e uma 
análise dos resultados. Veja quanto tempo você gastou em assuntos realmente 
importantes, quanto tempo foi gasto inutilmente e quanto foi dedicado à rotina. 
Nesta fase, é muito provável que você comece a interpretar as informações 
que registrou e comece a fazer indagações mais ou menos assim: “Tenho muito 
mais flexibilidade no uso do meu tempo do que eu pensava”, “Estou gastando 
quantidade enorme de tempo em atividades variáveis, em detrimento de atividades 
fixas que estão a me exigir mais atenção”, entre outros. 
Antes de prosseguirmos, é necessário que você faça sua tabela atual do 
tempo. Reveja as atividades que estão tomando grande parte de seu tempo sem a 
real necessidade. Não se esqueça de definir suas metas e desejos com o tempo que 
 
 
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irá sobrar, pois, afinal, é você quem deve ter bem claro para si o que deseja realizar 
com o tempo disponível que irá sobrar. Essas metas devem ser realistas, se tem 
uma ambição ampla, divida em etapas menores, que será mais fácil concretizá-la.Na tabela 1 anote suas atividades! 
 
TABELA 1 - TEMPO 
 
Dia da Semana: 
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T
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a
d
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: 
1
; 
2
; 
3
; 
4
; 
5
. 
00h / 01h 
01h / 02h 
02h/ 03h 
03h / 04h 
04h / 05h 
05h / 06h 
06h / 07h 
07h / 08h 
08h / 09h 
10h / 11h 
11h / 12h 
12h / 13h 
13h / 14h 
14h / 15h 
15h / 16h 
16h / 17h 
17h / 18h 
18h / 19h 
 
 
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19h / 20h 
20h / 21h 
21h / 22h 
22h / 23h 
23h / 00h 
Imprima uma cópia para cada dia da semana (de segunda a domingo). 
 
 
Na tabela 2 anote apenas as horas gastas com o trabalho, conforme 
distribuição da coluna “Grau de Controle de Trabalho”. A soma das três últimas 
colunas deverá ser igual ao total de horas trabalhadas! 
 
TABELA 2 - REGISTRO DE MINHAS HORAS DE TRABALHO 
 
Dia da Semana N.º Total de 
Horas 
Trabalhadas 
N.º Total de 
Horas 
Variáveis 
N.º Total de 
Horas 
Semivariáveis 
N.º Total de 
Horas 
Fixas 
Segunda 
Terça 
Quarta 
Quinta 
Sexta 
Sábado 
Domingo 
Total em Horas 
Total em % 
 
 
 
 
 
 
 
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TABELA 3 – DISTRIBUIÇÃO DO TEMPO EM RELAÇÃO ÀS CINCO ATIVIDADES 
BÁSICAS DA VIDA (EM HORAS) 
 
Dia da Semana Dormir Trabalho Vida Familiar e 
Social 
Atividades 
Pessoais; 
Recreação e 
Outros 
Interesses 
Atividades 
comunitárias, 
religiosas ou de 
caridade; 
 
Segunda 
Terça 
Quarta 
Quinta 
Sexta 
Sábado 
Domingo 
Total em 
Horas 
 
Total em % 
Obs.: Nesta Tabela, 100% equivalem a 168 horas. Ou seja, 24 horas X 7 Dias. 
 
 Agora nesta tabela você deverá colocar as suas metas! 
 
O que gostaria de fazer se tivesse tempo disponível? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
9 A BOA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 
 
 
Vivemos fazendo observações deste gênero: 
- “É sempre assim: não consigo cumprir todos os compromissos pessoais 
e profissionais que assumo!” 
 
 
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- “Por mais que eu trabalhe, meu serviço está sempre aumentando...” 
- “Trabalho, trabalho... chego tarde em casa, cansado e sem energia para 
atender à família e ainda tenho sempre serviços atrasados” 
- “As preocupações não me largam, mesmo na hora do lazer!...” 
No mundo atual, as pessoas, independentemente de sua atividade, vivem 
em um ritmo agitado: estão cada vez mais apressadas, sempre se queixando de não 
ter tempo para nada, com excesso de trabalho e de compromissos sociais e 
profissionais. É aquela correria! E por isto a maioria ainda se queixa dizendo que o 
tempo é pouco e que gostaria que o dia tivesse 30, 40 ou 50 horas. 
O fato é que com o mesmo tempo disponível, algumas pessoas 
desenvolvem suas atividades com alta qualidade e satisfação, enquanto outras não 
conseguem e se justificam dizendo: Não houve tempo suficiente! Na verdade todos 
têm igualmente 24 horas por dia e a diferença está em que muitas pessoas 
administram bem o seu tempo e outras não, gerando diferenças na produtividade e 
na qualidade de vida. 
 
FIGURA 9 
 
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photo-photo-of-imitation-signboard-on-
time-concept-image4159970>. Acesso em: 27 maio 2010. 
 
 
 
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Para administrar bem o tempo é necessário ter hábitos que facilitem a sua 
administração e também conhecer os “desperdiçadores de tempo”, que são os 
fatores que efetivamente prejudicam a boa gestão deste recurso tão importante. 
Além disso, é preciso ter força de vontade e disciplina para conseguirmos enfrentar 
os desperdiçadores de tempo e fazer as mudanças de hábitos inadequados, 
inclusive quebrando velhos paradigmas. 
Entre os desperdiçadores de tempo mais comuns no dia a dia nas empresas 
e até mesmo na vida pessoal temos: 
 - Falta de definição de prioridades; 
- Planejamento inadequado; 
- Desorganização pessoal e profissional; 
- Falta de delegação (à semelhança das empresas, em casa devemos delegar 
atividades para filhos, empregada, etc.). 
- Incapacidade de dizer não; 
- Problemas de comunicação; 
- Uso inadequado do telefone; 
- Parar uma atividade sem terminar para iniciar outra; 
 - Tentar realizar várias coisas ao mesmo tempo. 
 
Esses desperdiçadores de tempo são como tijolos de tamanhos variados 
que vão “construindo um muro” à nossa frente, até quando estamos com o nosso 
tempo completamente desorganizado, com um muro de difícil transposição. Cada 
um desses desperdiçadores pode representar um tijolo maior ou menor, conforme o 
impeditivo da boa administração do tempo que podem constituir. Alguns são maiores 
e outros menores. Atuar sobre eles significa ir diminuindo esse muro à medida que 
são eliminados ou minorados os desperdiçadores de tempo. 
Tendo disciplina, força de vontade, bons hábitos, identificando e eliminando 
os desperdiçadores que atuem sobre cada um de nós teremos uma boa 
administração do tempo, que poderá nos proporcionar melhorias na qualidade da 
 
 
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vida pessoal, na medida em que conseguimos realizar o que planejamos, 
disponibilizando tempo para o lazer e para a vida pessoal, deixando para trás os 
problemas do trabalho. Na qualidade de vida no trabalho, onde passamos 
significativa parte de nosso dia, temos que tentar trabalhar sem os efeitos nocivos da 
pressão do tempo, como o estresse, dificuldades de concentração, 
comprometimento do bem-estar físico e aumento da tendência a doenças 
ocupacionais. 
Em um ambiente em que não há boa administração do tempo as pessoas 
têm mais dificuldade em trabalhar em equipe, havendo irritação geral, dificuldades 
na comunicação, desrespeito aos aspectos individuais, gerando menor 
sociabilidade. Isso também reflete na produtividade do trabalho, quando 
conseguimos efetivamente produzir mais e melhor, dentro de um planejamento que 
nos permite concentrar na qualidade, nas prioridades e atividades que nos permitem 
alcançar melhores e maiores resultados. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
10 COMO PLANEJAR MELHOR O TEMPO 
 
 
 Ao avaliar a utilização do tempo é necessário questionar a correta 
distribuição do mesmo. Você já deve ter feito isso ao analisar sua “Agenda do 
Tempo”. Deve ter questionado que os resultados seriam melhores se passasse o 
E Lembre-se... 
 
Em uma época em que o tempo é um dos recursos mais escassos da 
humanidade, está provado que administrá-lo é condição essencial 
para se produzir mais e com melhor qualidade no trabalho e se obter 
melhoria na qualidade de vida na esfera pessoal e durante as 
jornadas das atividades profissionais. 
 
 
 
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tempo trabalhando em outra atividade? Como poderia executar as tarefas mais 
importantes com mais frequência e eficiência? Você irá observar que o trabalho 
tende a adaptar-se ao tempo disponível ou alocado para ele. Por exemplo, se você 
alocar uma hora para uma determinada tarefa terá mais chances de terminar o 
trabalho dentro desse prazo. Caso estabeleça duas horas para o mesmo trabalho 
provavelmente utilizará as duas horas para o trabalho. 
 
 
FIGURA 10 
 
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-image-effective-plan-image10898781>. 
Acessoem: 27 maio 2010. 
 
 
 Estabeleça sempre a quantidade de horas e datas para a conclusão de 
projetos. Dessa forma, provavelmente descobrirá um meio de fazê-lo dentro do 
prazo estabelecido por você e sua produtividade aumentará bastante. Existe um 
princípio chamado de Princípio de Pareto, que se aplica à maioria das pessoas e 
companhias e indica que o tempo não é aproveitado nas prioridades corretas. 
 O Princípio de Pareto afirma que existe um forte desequilíbrio entre causas e 
efeitos, entre esforços e resultados e entre ações e objetivos alcançados. O princípio 
afirma, de uma maneira genérica, que 80% dos resultados que obtemos estão 
relacionados com 20% dos nossos esforços. Em outras palavras: uma minoria de 
ações leva a maior parte dos resultados, em contrapartida, uma maioria de ações 
 
 
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leva a menor parte dos resultados. A seguir alguns fatos que ilustram o Princípio de 
Pareto: 
 • 80% do total de vendas estão relacionados com 20% dos produtos; 
• 80% dos lucros de uma empresa estão relacionados com 20% dos 
produtos; 
• 80% dos lucros estão relacionados com 20% dos clientes; 
• 80% dos acidentes de trânsito são causados por 20% dos motoristas; 
• 80% dos usuários de computador usam apenas 20% dos recursos 
disponíveis; 
• 80% do tempo usamos 20% de nossas roupas; 
• 80% das pessoas preferem 20% dos sabores ou cores disponíveis; 
• Pareto descobriu, em uma pesquisa do Século XIX, que 80% da renda, na 
Inglaterra, iam para 20% da população; 
 • 80% dos resultados são obtidos por 20% dos funcionários. 
 
 Os resultados que obtemos e os objetivos que alcançamos estão 
relacionados única e exclusivamente as nossas ações. Ninguém é responsável pela 
nossa felicidade ou por nossas frustrações, muito menos temos o direito de jogar 
esta responsabilidade em quem quer que seja. Todos nós temos sonhos e 
gostaríamos de transformar em realidade. Para transformar estes sonhos em 
realidade é preciso muito trabalho, esforço e dedicação, e para isto o Princípio de 
Pareto é um auxiliar muito valioso. 
 Identifique claramente, por escrito, quais são os seus objetivos de vida. Aqui 
não cabe questionar se os seus objetivos são legítimos ou não, se são corretos ou 
não. Quais são os seus objetivos? Se realizar profissionalmente? Estar bem 
financeiramente? Ser um profissional respeitado e admirado? Trabalhar para um 
mundo mais humano e solidário? Combater as drogas? Enfim, identifique 
claramente quais são os seus objetivos de vida. 
 Suas metas descritas estarão relacionadas diretamente com a realização de 
seus objetivos, pois elas devem apresentar subsídios para a concretização de seus 
 
 
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objetivos, e para isso você necessitará de tempo disponível. Ninguém é capaz de 
atingir um objetivo se não for capaz de visualizá-lo claramente e identificar as ações 
(metas) necessárias para atingir, afinal de que adianta correr se você estiver no 
caminho errado. E você somente saberá se está no caminho correto se souber para 
onde está indo. 
 Identificando seus objetivos, você tem a obrigação de focar os seus esforços 
e o seu precioso tempo, nas ações (metas) que estejam alinhadas com estes 
objetivos. O tempo é escasso para todo mundo, mas para isso vamos aprender a 
administrá-lo melhor! 
 Precisamos conciliar trabalho, desenvolvimento profissional, família, amigos 
e tantas outras coisas, e como a maioria dos resultados que obtemos (talvez 80%), 
estará relacionado com uma pequena parcela de nossas ações (quem sabe 20%). 
Assim podemos utilizar o Princípio de Pareto para priorizar o uso do nosso tempo, 
nos dedicando mais àquelas ações que geram a maioria dos resultados. É muito 
importante lembrar que os resultados desejados estão relacionados com os 
objetivos pessoais de cada um. 
 Se tiver de optar, por falta de tempo, entre executar uma ou outra ação, 
considere qual ação está mais alinhada com os seus objetivos pessoais. Sempre 
que estiver desanimado, sem motivação, lembre dos seus objetivos, imagine o 
momento em que você consegue realizá-los e a felicidade por ter conseguido. O 
Princípio de Pareto deve ser utilizado para concentrar-se mais nas ações que irão 
gerar os resultados desejados. 
 Nunca se deixe levar pelos objetivos de outras pessoas, não deixe que 
ninguém conduza a sua vida. 
 
 
 
 
 
 
 
 Então se reorganize: 
E não esqueça! 
 
Você é o único responsável pela sua vida. Se você consegue 
vencer o mérito é todo seu; se não consegue também. 
 
 
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• Defina seus objetivos e estabeleça prioridades; 
• Não perca tempo com trivialidades; 
• Saiba dizer não às tarefas que não são de sua responsabilidade direta; 
• Aprenda a delegar; 
• Desenvolva métodos eficazes no trabalho, analisando o que é feito do 
seu dia. 
 
 
 
 
 
 
 
 
11 AS CATEGORIAS DE UTILIZAÇÃO DO TEMPO 
 
 
FIGURA 11 
 
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photo-melting-
hands-of-time-image3732985>. Acesso em: 27 maio 2010. 
 
No artigo “Administração do Tempo” (Disponível em: 
http://migre.me/57YVI. Acesso em: 27 jun. 2011), você irá 
encontrar dicas de como planejar bem o seu tempo, de modo a 
conseguir mais qualidade de vida e melhor equilíbrio na relação 
vida–trabalho. 
 
 
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De acordo com Edwin C. Bliss, um norte-americano que escreveu o livro 
“Como Conseguir que as Coisas Sejam Feitas - O ABC da administração do tempo”, 
as cinco categorias de utilização do tempo são: 
1) Importante e Urgente: São as tarefas que devem obrigatoriamente ser 
executadas imediatamente ou em um futuro bastante próximo. Geralmente estas 
missões têm um alto grau de urgência e importância e devem ser passadas à frente 
de quaisquer outras. 
2) Importante Mas Não Urgente: Segundo o autor, esta categoria separa as 
pessoas eficientes das ineficientes. Se pensarmos bem, grande parte das coisas 
importantes em nossa vida não são urgentes, ou seja, podemos realizá-las agora ou 
deixar para depois. Na verdade, muitas delas nós nunca começamos a executar, 
como um curso para aperfeiçoamento profissional prometido há vários anos, a 
apresentação de um novo projeto para seus superiores, um regime para “perder uns 
quilinhos”, um livro que gostaria de escrever, já tem a ideia, mas nunca sentou à 
frente do micro para começá-lo. Em comum, todas são tarefas ligadas a 
enriquecimento pessoal, saúde, família e por isso mesmo sempre são trocadas por 
projetos profissionais urgentes. 
3) Urgente Mas Não Importante: Aqui se enquadram aquelas missões imediatas, 
mas que após uma boa avaliação transformam-se em objetivos com prioridade 
inferior para você. O problema é que geralmente dizem respeito a solicitações de 
terceiros, seja para tocar um projeto, fazer um discurso. E por não encontrar uma 
forma educada de recusar, você acaba aceitando e criando uma expectativa em que 
lhe solicitou esta missão. 
4) Trabalho Diligente: São aquelas tarefas marginais, que nem são urgentes nem 
muito importantes. Mas elas têm uma característica peculiar: são realizadas antes de 
todas, pois possuem as chamadas táticas diversivas, isto é, proporcionam sensação 
de atividade e realização, enquanto nos fornecem uma desculpa para adiar – 
novamente – as tarefas importantes, mas não urgentes, que, se pensarmos bem, 
nos traria um benefício muito maior. Às vezes trabalhamos em tarefas de prioridade 
inferior tentando nos justificar por protelar a tarefa que realmente é necessária. 
5) Tempo Perdido: Essa é uma definição subjetiva, que parte, em geral, da cabeça 
de cada pessoa. Seassistirmos televisão durante toda uma tarde com a “intenção 
 
 
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de nos instruir e aprender” a sensação de tempo perdido será com certeza menor do 
que se pensarmos que poderíamos ter aproveitado o tempo para fazer algo útil 
pessoal ou profissionalmente. Em suma, as pessoas perdem tempo porque passam 
mais tempo executando tarefas urgentes, mas não importantes e trabalhos diligentes 
do que tarefas importantes, mas não urgentes. 
 
 
12 ADMINISTRE SUAS TAREFAS 
 
 
FIGURA 12 
 
FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photo-melting-hands-of-time-
image3732985>. Acesso em: 27 maio 2010. 
 
 
1. Não se apresse: Os erros ocorrem mais frequentemente quando um 
trabalho é feito com pressa. 
2. Na dúvida, pergunte: Comunicação inadequada é um verdadeiro “ralo” 
por onde o tempo escoa. Perguntar é bem mais rápido do que tentar remendar. 
3. Ponha no papel: Nós todos precisamos de ajuda – lembretes – para 
impedir que uma miríade de tarefas essenciais morra de negligência. 
 
 
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4. Organize sua área de trabalho: Um local de trabalho bem organizado 
não é sinal de uma mente doentia; é sinal de uma mente organizada. 
5. Planeje seu dia: Planos são corrimões que o guiam por meio das 
distrações do dia e o mantém no curso. 
6. Programe suas tarefas: Os trabalhos da lista “para fazer” mostram 
apenas sua intenção em trabalhar nelas; mas programar tarefas importantes revela 
um compromisso para terminá-las. 
7. Mantenha seus arquivos em ordem: Quanto mais papelada se tem, 
mais difícil fica para encontrar qualquer coisa. Não mantenha documentos que 
podem ser encontrados em algum outro lugar. Arquive temporária, não 
permanentemente, marcando um “jogar fora no dia “___” nos papéis que poderá 
necessitar no futuro. Na dúvida, jogue fora. Faça uma “limpeza” em seu material 
regularmente. 
8. Se for delegar tarefas, marque prazos para o término: Nunca passe 
uma tarefa a alguém sem indicar quando deve ser terminada. E anote a data em 
uma lista de follow-up (acompanhamento de ação realizada, a fim de aumentar ou 
avaliar a efetividade desta). Nunca use termos como “urgente” ou “para ontem”; seja 
específico. 
9. Não seja perfeccionista: Se for fazer, faça-o bem. Mas não gaste 
muito tempo em tarefas que não requerem um alto grau de exatidão ou de perfeição. 
10. Separe um momento diário de “sossego”: Não tem de ser uma hora 
de silêncio total, nem mesmo precisa durar uma hora. Mas todos precisam de um 
tempo para pensar em soluções, ou para permitir que sua criatividade floresça. Se o 
ambiente não o permitir, mude de ambiente mesmo que seja por algum tempo X. 
11. Respeite o tempo dos outros: Se tratássemos os outros como 
gostaríamos de ser tratados, não haveria tantas interrupções desnecessárias, tantos 
telefonemas, e-mails e correspondência sem finalidade. 
12. Não procrastine (adie, demore, delongue): Para que deixar para 
depois o que pode ser agora, com calma e cuidado? Se for uma tarefa muito 
complexa ou extensa, divida-a e faça um pouco de cada vez. Se não for agradável, 
faça-a agora e livre-se dela de uma vez por todas. 
 
 
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13. Livre-se das revistas: Não as deixe acumular. Assim que receber 
uma revista, destaque os artigos que lhe interessam, guarde-os em uma pasta (que 
pode se chamar “artigos interessantes”) e jogue fora o resto. 
14. Programe um tempo com sua família: Não use o planejamento de 
tempo só para o trabalho. Programe seu tempo pessoal e o tempo com sua família 
também. 
15. Diga não com mais frequência: Algumas pessoas dizem “sim” 
simplesmente porque estão disponíveis ou não querem ofender quem está pedindo. 
Certifique-se que o pedido é compatível com seus objetivos antes de concordar em 
ajudar. Tenha tanto respeito por seu tempo como tem pelo tempo dos outros. 
16. Delegue mais: Delegar resgata seu tempo para as tarefas mais 
importantes. Se não tiver ninguém para delegar suas tarefas, delegue ao seu 
computador. Ele pode ajudar, por exemplo, se você for um educador, em seus 
planejamentos de aula, ou em seu controle de presenças e notas. Esteja sempre 
informado sobre novidades da informática que podem poupar seu tempo. 
17. Tenha apenas um planejamento de tempo: Você é uma pessoa só, 
sendo assim, mantenha somente um planejamento ou você logo terá prioridades 
brigando entre si. Use a mesma agenda para atividades programadas para o 
trabalho e para a família. E sempre a leve quando for a reuniões, cursos, ou para 
casa. 
18. Evite o estresse: Reconheça que não pode fazer e ser tudo ao 
mesmo tempo. Seja organizado, eficaz e eficiente sem se martirizar porque não 
pode fazer o impossível. Não é o ambiente estressante, mas sua reação a ele o que 
causa danos. Sua saúde deve ser sua prioridade número um. 
19. Pratique o “Princípio de Pareto”: A regra “80-20” sugere que 80% de 
seus resultados são conseguidos por apenas 20% das coisas que você faz. Foque 
em suas prioridades e se não conseguir fazer tudo, deixe para depois as tarefas 
menos importantes. 
20. Ponha seus objetivos por escrito: Tempo é vida. Não o deixe passar 
em brancas nuvens. Determine onde gostaria de estar daqui a 10 ou 5 anos e 
coloque estas metas no papel. Programe então o momento em que vai trabalhar 
 
 
 AN02FREV001/REV 4.0 
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nesse sentido. Onde você estará é determinado pelo que você está fazendo hoje, 
amanhã e na semana seguinte. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FIM DO MÓDULO III