NEGOCIAÇÃO E SEUS ESTILOS

Prévia do material em texto

NEGOCIAÇÃO: UMA FERRAMENTA QUE PODE FAZER A DIFERENÇA
Leonardo de Lima Francisco - Administrador de Empresas e Especialista em Gestão Estratégica da Logística pelo IETEC.
O presente artigo apresenta uma abordagem sobre Negociação, procura fornecer informações específicas sobre técnicas e estratégias de negociação, além de prover conteúdo das etapas que compõem o processo de negociação com base em conceitos, afim de que o mesmo possa compreender a importância da Negociação para as organizações.
O assunto negociação vem assumindo uma importância cada vez maior no mundo empresarial. A todo o momento os meios de comunicação estão se referindo às fusões, incorporações, joint-ventures e alianças estratégicas como necessidades de uma economia moderna, dinâmica e competitiva. As negociações estão presentes não só quando se firmam os acordos, mas também nas suas implementações.
A negociação está presente no dia-a-dia, mesmo sem se dar conta, as pessoas negociam o tempo todo. Desta forma, o profissional que domina e tem essa habilidade acaba conseguindo vantagens e resultados positivos. Ou seja, a negociação é uma competência indispensável ao desenvolvimento profissional.
No mundo empresarial, a negociação se apresenta com uma forte ferramenta para obter melhores resultados e é uma competência muito valorizada. E importante destacar que os princípios da negociação valem para todas as organizações, independentemente do segmento, tamanho ou lucro.
NEGOCIAÇÃO E PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO
Negociação é relacionamento. Saber negociará uma das habilidades mais exigidas da equipe de compras/suprimentos. A negociação não é uma competição em que uma das partes ganha e a outra perde. De acordo com Alto, et. al (2009), negociação é o processo dinâmico por meio do qual duas partes buscam um acordo mutuamente satisfatório, em que cada parte procura obter um grau ótimo de satisfação. As negociações são baseadas em relações assertivas, onde as pessoas se encontram e falam francamente sobre seus interesses, expectativas, vantagens, benefícios, medos, dúvidas, apreensões, pontos mal aclarados, desconfianças etc. É neste ponto que a confiança começa a consolidar-se.
Desta forma, conclui-se que a negociação é o processo de se buscar um acordo e todo acordo é consequência de decisões entre as partes. A grande questão que se coloca é a qualidade da decisão; se ela atende aos interesses das partes envolvidas ou se apenas aos de uma delas. Mais ainda, se estes interesses são ou não atendidos de forma criativa com o encontro de soluções novas, não previstas inicialmente e de qualidade superior.
Muitas vezes, pessoas negociam inconscientemente, mesmo não percebendo que o fazem. Entretanto, são poucas as pessoas que atingem o resultado desejado numa negociação.
Em um processo de negociação, existem importantes elementos que estão relacionados com as estratégias, táticas e técnicas utilizadas, como: informação, tempo e poder, segundo Alto, et. al (2009). Ou seja, qualquer que seja o objetivo da negociação, sua importância e oportunidade, haverá três variáveis básicas que condicionam este processo, são elas: informação, tempo e poder (figura I).
A variável “informação” constitui em saber o máximo possível sobre o outro. Informação é o ato ou efeito de se informar acerca de alguém ou de algo. Raramente se prevê com antecedência a necessidade de informações numa negociação. Normalmente, isso só vem a acontecer quando ocorre uma crise. A informação está intimamente relacionada com o poder de conhecer as necessidades do outro. O ponto-chave na negociação é a busca das necessidades dos envolvidos.
O “tempo” é essencial para o sucesso de uma negociação, podendo até influenciar o relacionamento, além de favorecer tanto um como o outro lado dependendo das circunstâncias, e normalmente, as partes envolvidas definem um prazo limite.
Já a variável “poder” refere-se à capacidade de fazer com que o outro faça alguma coisa diferente daquilo que faria sem essa influencia, ou seja, capacidade de exercer controle sobre as pessoas e influenciá-las em pensamentos e comportamentos. A negociação utiliza essa forma positiva de poder exercendo autoconfiança, defendendo interesses e realizando acordos satisfatórios para todas as partes. Os poderes podem ser subdivididos em: poderes pessoais (moralidade, atitude, persistência e capacidade persuasiva); e poderes circunstanciais (especialista, posição hierárquica, precedente, conhece as necessidades e barganha).
Os elementos acima citados estão vinculados ao processo de tomada de decisão. Este processo é considerado como um conjunto de princípios, regras e procedimentos que permitem selecionar, em determinados tipos de problemas, as linhas de ação, saída ou alternativa mais convincente. Ou seja, a tomada de decisão e a negociação, são, portanto, escolhas entre ações alternativas para atingir um objetivo e o resultado desejado.
O processo de decisão pode ser considerado um risco numa situação onde não se tem 100% de certeza e os acontecimentos possíveis são mais de um. Isso acontece também com a negociação, a falta de domínio dos elementos faz com que a negociação não seja concluída com êxito, prejudicando assim as organizações e todos os envolvidos.
Ao conhecer os fatores fundamentais que envolvem o processo de negociação, o profissional de suprimentos deve entender quais são as etapas da negociação e quais os estilos de negociadores.
ETAPAS DA NEGOCIAÇÃO E ESTILOS DE NEGOCIADOR
A clareza e a objetividade são fundamentais para que todas as etapas da negociação sejam concluídas com sucesso. As etapas são: preparação; abertura; exploração dos objetivos e expectativas; apresentação de objetivos, expectativas e alternativas; clarificação; ação final/acordo; e controle/avaliação. A seguir, estão descriminados os detalhes de cada etapa (figura 2).
• Preparação: levantamento de informações, planejamento da Negociação, análise do histórico das relações, objetivos desejáveis e necessários, desenvolvimento de um plano de ação, estabelecimento dos objetivos que devem ser alcançados e os que a realidade permitirá atingir
• Abertura: criar um clima de abertura para reduzir a tensão, descontração do ambiente, definição do propósito, concordância quanto ao processo, deixar claro os benefícios esperados do trabalho conjunto, não inicie discutindo valores, não tenha pressa nem demonstre ansiedade, use dados mensuráveis ou comparáveis, cuide da sua postura e aparência, não aceite um não sem saber porquê, permita que todos falem e apresentem suas ideias e propostas, trate as objeções como questões e não como ataque.
• Exploração dos objetivos e expectativas: estabelecer uma reciprocidade psicológica, em que as pessoas tendem a tratar os outros da mesma forma que são tratadas; descobrir fatores, motivações e necessidades de outra parte; e buscar interesses em comum.
• Apresentação de objetivos, expectativas e alternativas: enunciar as expectativas, objetivos e alternativas relacionando isto com necessidades mútuas e mostrando as soluções e benefícios, deve-se colocar claramente os objetivos e expectativas iniciais de ambas as partes.
• Clarificação: dúvidas reais e superação da resistência; responder às objeções com dados e informações; superar impasses; efetuar concessões.
• Ação final/acordo: sinais de aceitação, e fechamento do negócio (se as etapas anteriores foram bem desenvolvidas, essa etapa é facilitada).
• Controle/avaliação: controle do que foi acordado em termos de prazos, custos e condições, medidas para implantação do que foi negociado, comparação do que foi previsto com o realizado na negociação, análise das concessões e suas consequências.
São necessários que sejam observados alguns pontos de atenção durante as etapas, como: cuidado com a sequência de concessões; deixe espaço para negociação; faça o outro lutar pela concessão; não conceda demais, nem muito rapidamente; peça algo em troca; passar para assuntos não conflitantes; anote todas as propostas; registre todos os avanços econcessões; formalize imediatamente os acordos; e evite comentar eventuais ganhos em detrimento da outra parte.
As etapas do processo de negociação estão diretamente relacionadas com o planejamento das atividades. objetivos e metas definidas. Isso facilita o desenvolvimento dos negociadores no alcance de melhores negócios, com qualidade e menores custos.
Os estilos de negociadores são características predominantes de comportamento de cada profissional da área, podendo ser definidos em: catalisador; apoiador, controlador e analítico. De acordo com Alto, et. AL (2009), seguem as características.
Catalisador: é orientado para ideias e conquistas, tem mais clareza e menos credibilidade, possui dinamismo, cnatividade, persuasão e espírito empreendedor; valoriza o reconhecimento, e necessita aprender autodisciplina e moderação. Sob tensão, fala alto e rápido, agita-se e explode.
Apoiador: tem mais receptividade e menos coerência, é orientado para relacionamentos, busca harmonia e trabalha sempre para o grupo, veste a “camisa da empresa”, e precisa aprender a fixar metas. Sob tensão finge concordar; e não se manifesta.
Controlador: assume riscos e responsabilidades, é orientado para resultados, tem coerência e menos receptividade, tem confiança na eficiência, valoriza o cumprimento de metas e pode ser visto como exigente. Para obter apoio confia na eficiência, no bom trabalho feito e entregue no prazo combinado, sob tensão ameaça, impõe, torna-se tirânico.
Analítico: é organizado, equilibrado, orientado para informações, valoriza segurança, possui controle e disciplina. Às vezes é visto como perfeccionista detalhista em excesso, meticuloso, maçante, indeciso, teimoso e adiando a entrega para fazer sempre o melhor Para obter apoio mantém-se atualizado, a par do que está acontecendo, demonstra que conhece o trabalho, que é especializado. Sob tensão, cala-se, retira-se ou evita conflito.
Em um mesmo ambiente de negócio, podem existir os quatro estilos de negociadores, porém cabe ao gestor da organização definir e direcionar qual negociador será responsável pelo processo. Com capacitação e o desenvolvimento dos profissionais, é possível integrar as características dos estilos, para facilitar a condução do processo de negociação, e trazer o melhor resultado para a empresa. Após conhecer as etapas do processo de negociação e os estilos de negociadores, é importante que sejam estabelecidas estratégias e táticas para alcançar os objetivos.
ESTRATÉGIAS E TÁTICAS DE NEGOCIAÇÃO
Algumas sugestões podem ser adotadas para facilitar as etapas de negociação, tais como:
• Criar escolhas/alternativas.
• Estabelecer objetivos e metas alcançáveis.
• Equipe deve estar preparada fisicamente e psicologicamente para a reunião.
• Definir as possíveis concessões (permissões).
• Estabelecer uma agenda de comum acordo.
• Criar prazos para decisões.
• Evitar impasses.
• Manter um clima entre os envolvidos estável.
• Estar bem-disposto.
• Conhecer antecipadamente a outra parte (pontos fortes e fracos).
• Conhecer e pesquisar o mercado quanto a fornecedores, materiais e/ou serviços, e tendências atuais e futuras.
E importante que o profissional coloque sempre o interesse da organização como fator primordial. A negociação em que ambas as partes saem satisfeitas com o que foi planejado, principalmente, quando envolve comprador e vendedor, é possível criar parcerias para atender as necessidades dos clientes internos e externos da organização. Ou seja, por meio de parceira, cria-se uma fidelização entre as partes envolvidas, cujo resultado é um melhor atendimento, fornecimento de produtos/serviços com qualidade, preços justos, redução de custos e satisfação dos clientes.
Em relação às técnicas de negociação, de acordo com Alto, et. al (2009), elas caracterizam um processo essencialmente pessoal, ou seja, as técnicas definem o que fazer para desenvolver as estratégias e táticas durante o processo de negociação. Seguem abaixo, algumas técnicas que podem ser usadas:
• Ser pontual e atencioso.
• Cultivar a paciência.
• Evitar pré-jugamento.
• Saber reconhecer os erros.
• Saber escutar os envolvidos.
• Ter autocontrole.
• Possuir raciocínio rápido.
• Possuir capacidade de análise e síntese.
• Ter flexibilidade.
• Ter coragem e otimismo.
• Deixar que a outra parte fale na maior parte do tempo.
• Saber enfrentar e tolerar conflitos.
• Desenvolver a capacidade de pesquisa, planejamento e controle.
• Demonstrar confiança.
Uma negociação pode ser vantajosa para o comprador e para o fornecedor As condições ajustadas atendem plenamente, ou pelo menos, razoavelmente, aos interesses de ambas as partes: a comunicação flui adequadamente, as partes se fizeram ouvir os interesses foram considerados e as duas partes envolvidas conseguiram chegar a uma conclusão equilibrada, para Bailou (2006).
Acredita-se que a negociação é um jogo de forças, um jogo de poder que envolve muitas habilidades de relacionamento para se chegar a um final que agrade às partes envolvidas. Ou seja, troca de propostas que buscam vantagens para todos os envolvidos e que são baseadas numa relação assertiva.
Não existe uma receita pronta para o sucesso de uma negociação. As técnicas a serem utilizadas variam de acordo com o objeto negociado, o tempo, o estilo do negociador O que existe é um conjunto de habilidades e técnicas que diferenciam o bom negociador.
É preciso que o negociador: planeje cada ação previamente e por escrito; analise o perfil de seu interlocutor; e siga as etapas da negociação que ajudam na sistematização do processo.
Bom negociador deve dominar as características do que está sendo negociado e identificar pontos fortes e fracos do seu interlocutor
SUCESSO NAS NEGOCIAÇÕES E A ÉTICA
Negociação é uma troca, se não existe troca, não existe negociação. Quando alguém adquire algum produto, houve uma adesão nas condições comerciais (preço, prazo de entrega, garantia etc). As negociações, em geral, se baseiam no princípio humano universal da reciprocidade. Se você recebe um sorriso, tende a sorrir de volta. Se alguém estende a mão a você, você se inclina e estender sua mão também.
Quando, numa negociação, uma das partes ceder algo, tenha certeza que a outra espera uma concessão também. O profissional qualificado e preparado sabe que precisa listar concessões valiosas. Se negociação está relacionado a trocar; é básico que o profissional (comprador) se prepare para as coisas das quais pode ou não abrir mão, mesmo que a negociação possa ser frustrada, o que seria, em tese, uma negociação “perde-ganha”, onde o fornecedor ganha e o comprador perde. Também é preciso listar as concessões que você pode ou não fazer Além do preparo, este trabalho enche o profissional de autoconfiança e permite que ele conheça suas fraquezas e suas fortalezas, podendo, a partir desse momento, traçar outras alternativas para alcançar os objetivos.
Numa negociação, é essencial que as pessoas tenham a sensação de que ganharam, ou no mínimo empataram. Esta sensação se dá porque os negociantes atingiram seus objetivos transacionando, ou seja, cedendo e conquistando.
Ceder e conquistar estão no centro da negociação. Muitos acreditam que a eloquência, a lábia a fala bonita define a conquista e que o contrário define a de define quem cede mais. Esta é uma premissa falsa e tola. Quem planejar melhor; por escrito, pesquisou melhor, juntou a maior quantidade de informações, inclusive sobre a outra parte e tende a estar mais preparado para realizar suas conquistas com mais facilidade.
Uma boa negociação é baseada numa relação assertiva. A assertividade é a técnica e a arte de fazer o que precisa ser feito, de dizer o que precisa ser dito. Ou seja, assertividade é firmeza e convicção. Para você ganhar; o outro não precisa perder. Um comprador para ser eficaz, tem que perceber bem o outro, seus medos, suas aflições, seus interesses, seus pontos fortes e suas fraquezas. Assim, é assertivo aquele que tem qualidade empática.
Pode-se incluir também a empatia no processode negociação, pois a mesma significa compreender as coisas pelo ponto de vista do outro, saber se o fornecedor precisa fechar sua quota, o fornecedor tem mercadorias encalhadas ou o fornecedor está vendendo tanto que a sua compra não faz muita diferença para ele. Seguem outros elementos importantes:
• Cenário da negodação: verificar se está entre predadores ou entre pessoas confiáveis, se o produto é realmente bom, se existem clientes para aquele produto e se o produto é importante para a empresa.
• Contexto: a situação é favorável, desfavorável, receptiva, cordial ou hostil, verificar a concorrência (condições junto à concorrência), mercado (se é comprador, se há demanda para o produto, se está estagnado ou recessivo), verificar os preços e as condições de pagamento oferecido (fornecedores pesquisados e os que fazem as melhores ofertas) e como está o consumo do produto junto à clientela (classificação no “mix” de produtos).
• Fornecedor: o mesmo é confiável, colaborativo, aceita negociação, tem interesse de fazer negócios a empresa.
• Produto: características, funcionalidade, durabilidade, assistência técnica, embalagem, entrega e garantia.
• Condições negociais: quais são seus limites, até quanto você está disposto a pagar, prazo mínimo para pagamento, prazo mínimo para entrega, quem entrega etc.
A análise dos elementos acima irá ajudar o profissional a construir um quadro de pontos favoráveis e contrários, que facilite a capacidade de compreensão e planejamento das atividades de negociação.
Há muita discussão quanto até que ponto se está agindo de maneira ética ou não em uma tomada de decisão e negociação.
Em termos éticos, não há, normalmente, nenhum padrão formal nem nenhuma declaração escrita do que é realmente ético. A ética de um negociador dependerá de algumas questões pessoais, tais como a formação filosófica e religiosa do negociador; sua experiência, valores pessoais etc.
Um dos principais motivos pelos quais as pessoas se envolvem em comportamentos não éticos (questionáveis) é a busca de vantagem em termos de poder. Dado que a informação gera poder a parte que é capaz de manipular melhor as informações pode ganhar uma vantagem sobre a outra. E comum os negociadores guardarem certas informações no sentido de possuírem uma posição mais forte para barganhar
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Negociação é um instrumento de comunicação utilizado quando nenhuma das partes, isoladamente, possui poder absoluto de decisão.Ter profissionais competentes nessa área é uma estratégia de mercado, e uma tática para conseguir melhores resultados. De acordo com Fernandes (2010), a boa negociação envolve economia de recursos financeiros e mão-de-obra, otimização do aproveitamento de talentos pessoais e de tempo, elementos essenciais no mundo corporativo. Uma negociação bem feita pode salvar uma empresa, propiciar saltos na carreira e elevar o nível profissional de todos.
Negociar não é apenas comprar ou vender trata-se de um processo que envolve objetivos, tomada de decisões, criatividade, comunicação e capacidade de administrar conflitos. Isso demonstra que negociar é muito mais do que técnica, tática ou estratégia, negociar é tudo isso somado a habilidades interpessoais, competências e atitudes.
Pode se concluir que as características gerais de um bom negociador envolvem: ter mente aberta; ver a negociação como um processo contínuo no qual nenhum item é imutável; ser flexível e capaz de rapidamente definir metas e interesses mútuos; ser cooperativo; não tentar convencer o oponente de que o ponto de vista dele está errado e deve ser mudado; desenvolver alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de seu oponente, entre outras.
E importante evidenciar que na negociação existem duas formas de se chegar a um acordo, ou seja, a uma decisão: barganha de resposta (cada um defende a sua resposta sem se preocupar em entender ou aprofundar o entendimento daquilo que está sendo negociado); e solução de problemas (negociadores seguem as etapas do processo decisório e de solução de problema).
Toda empresa precisa de bons negociadores, principalmente, quando pretende tornar-se competitiva no mercado. Na cadeia de suprimentos, o resultado de uma boa negociação pode ser evidenciado por meio de redução de custos com aquisições, prazo de entrega e fidelização de fornecedores. Desta forma, a boa negociação é aquela que envolve uma solução em que ambos fiquem satisfeitos, ou seja, modelo de negociação “ganha-ganha”.
REFERÊNCIAS
ALTO. Clécio E M.; PINHEIROS.Antônio M.;ALVES, Paulo C. Técnicas de compras. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2009.
RALLOU, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos! logística empresarial 5 ed. Porto Alegre: Bookman, 2006.
BALLOU, Ronald H. Logística empresarial: transporte, administração de materiais e distribuição física. I ed. – 22. reimpr. São Paulo: Atlas, 2010.
DIAS, Marco Aurélio P Administração de materiais: princípios, conceitos e gestão. 6 ed. – 3. reimpr São Paulo:Atlas, 2010. “k 73
FONTE: http://www.ietec.com.br/imprensa/negociacao-uma-ferramenta-que-pode-fazer-a-diferenca/