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“PASSO A PASSO” DA AUDITORIA FASES DA AUDITORIA DE CONFORMIDADE 1. Reunião inicial 2. Verificação da organização da unidade auditada 3. Verificação dos recursos humanos 4. Verificação dos financeiros e materiais 5. Verificação de sistemas de registros e controles 6. Reunião final 7. Relatório de auditoria Evita-se desperdício de tempo Procedimentos racionais, lógicos e práticos Atividades realizadas sem pressa “PASSO A PASSO” DA AUDITORIA VANTAGENS: 1.Participação de pelo menos, 01 representante legal da instituição auditada com a equipe de auditores. 2.Detalhar ao máximo sobre os objetivos e informar sobre a metodologia que será utilizada. 3.Objetivo básico: verificar se os elementos disponíveis de estrutura, funcionamento e processos são compatíveis com programa proposto 4.Verificação de fatos (positivos e negativos) 1° "PASSO" - REUNIÃO DE ABERTURA Não prometer o que não será atingido Cruzamento de informações Criação de um clima propício e facilitador 1° "PASSO" - REUNIÃO DE ABERTURA (2) Identificar áreas sistêmicas importantes e o fluxo processual da empresa/entidade ou órgão. Identificar as bases físicas onde as operações são realizadas e adequação ao propósito 2º “PASSO” – Verificação da organização da empresa Verificação dos recursos humanos, financeiros e materiais existentes. 2º “PASSO” – Verificação da organização da unidade auditada 3º PASSO - Verificação dos recursos humanos disponíveis Quantificação: distribuição e disponibilidade do quadro funcional Qualificação: formação e capacitação (treinamentos, cursos, áreas de atuação) Vínculos empregatícios 4º PASSO - Verificação dos recursos materiais Veículos (Quantidade, Distribuição, Compatibilidade, Manutenção) Meios de Comunicação (Tipo, Quantidade, Próprio, Distribuição) Equipamentos de escritório (Formas de distribuição e Manutenção) Material de consumo (combustível, tinta p/ impressora, etc) 5º PASSO - Verificação de processos e registros Existência de compatibilidade dos registros com os relatórios analisados. Cumprimentos da legislação em vigor. Cumprimento do manual de Normas e Rotinas. 6º PASSO – Reunião Final Envolver, sempre que possivel, as mesmas pessoas participantes da reunião de abertura Ser dirigida pelo auditor líder, dentro de una seqüência lógica, contemplando normalmente agradecimentos pela ajuda e cooperação Reafirmação do compromisso de confidencialidade da informação 6º. PASSO – Reunião Final Menção dos aspectos positivos (reconhecimento e estímulo) Informações gerais e superficiais sobre conformidades e não conformidades constatadas. Apresentação de informe preliminar com as principais conclusões e observações em cada item auditado 6º PASSO – Reunião Final Inclusão, se houver, das observações do auditado ao informe preliminar Recomendações, se couber Assinatura de documento com o informe preliminar da auditoria e das observações do auditado 7º PASSO – Relatório Final Elaborar documento que reflita da forma mais fiel, justa, objetiva, sucinta e transparente possível todos os fatos positivos (conformidades) e negativos (não conformidades) detectados durante os passos da auditoria. 7º PASSO – Relatório Final É fundamental que a análise de toda a informação recebida, e das verificações realizadas, se conclua considerando sempre o risco que possa ocorrer em virtude de não conformidades detectadas. Os fatos nunca devem ser analisados de forma isolada para diminuir a possibilidade de uma avaliação que poderia ser considerada como “tradicional” 7º PASSO – Relatório Final Os programas estão sendo implementados na prática? em outras palavras: o que está escrito nos programas está sendo executado? A aplicação prática dos programas está alcançando os resultados esperados? PASSO A PASSO” DA AUDITORIA OBRIGADO PELA ATENÇÃO E-Mail: elibertof.cruz@gmail.com
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