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Gestão do Nível de Serviço Logístico SEST – Serviço Social do Transporte SENAT – Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte ead.sestsenat.org.br CDU 658 70 p. :il. – (EaD) Curso on-line – Gestão do Nível de Serviço Logístico – Brasília: SEST/SENAT, 2016. 1. Logística. 2. Gestão estratégica. I. Serviço Social do Transporte. II. Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte. III. Título. 3 Sumário Apresentação 5 Unidade 1 | O Conceito de Nível de Serviço Logístico ao Cliente 6 1 Marketing e Logística 7 2 Nível de Serviço Logístico 9 2.1 Variáveis do Nível de Serviço Logístico 10 2.1.1 Logística Reversa 12 2.1.2 Curva ABC 14 Glossário 18 Atividades 19 Referências 20 Unidade 2 | Métodos e Padrões de Nível de Serviço 21 1 Administração do Nível de Serviço 22 2 Estudo de Caso de Granemann e Taboada 26 2.1 Tempo para disponibilizar o produto na gôndola após a colheita (Tc) 27 2.2 Uso da Capacidade do Veículo (CAP) 28 2.3 Perdas (P) 29 2.4 Indicador Tempo de Ciclo (Tc) 30 2.5 Indicador Perdas 34 2.6 Indicador de Uso da Capacidade dos Veículos de Transporte 36 Glossário 37 Atividades 38 Referências 39 Unidade 3 | Sistema de Avaliação de Desempenho por Indicadores 40 1 Sistema de Avaliação de Desempenho por Indicadores 41 4 1.1 Indicadores de Desempenho e de Resultado 42 2 Padrões de Referência 46 Glossário 49 Atividades 50 Referências 51 Unidade 4 | Construção de Indicadores de Desempenho 52 1 Indicadores e Exemplos de Medidas no Transporte e na Logística 54 1.1 Pedido Correto 54 1.2 Tempo Despendido entre a Colocação de um Pedido pelo Cliente e a Entrega dos Bens Solicitados 55 1.3 Tempo de Preparação do Pedido no Depósito 56 1.4 Índice de Perdas e Danos 57 1.5 Índice de Reclamações dos Clientes com os Serviços de Entrega 58 1.6 Utilização da Capacidade dos Veículos 59 1.7 Ociosidade da Frota 60 1.8 Confiabilidade do Fornecedor 61 1.9 Produtividade do Pessoal de Logística 62 1.10 Índice de Segurança no Transporte 63 1.11 Disponibilidade de Produtos em Estoque 64 1.12 Produtividade dos Veículos de Transporte 65 Atividades 66 Referências 67 Gabarito 68 5 Apresentação Prezado(a) aluno(a), Seja bem-vindo(a) ao curso Gestão do Nível de Serviço Logístico! Neste curso, você encontrará conceitos, situações extraídas do cotidiano e, ao final de cada unidade, atividades para a fixação do conteúdo. No decorrer dos seus estudos, você verá ícones que têm a finalidade de orientar seus estudos, estruturar o texto e ajudar na compreensão do conteúdo. Este curso possui carga horária total de 30 horas e foi organizado em 4 unidades, conforme a tabela a seguir. Fique atento! Para concluir o curso, você precisa: a) navegar por todos os conteúdos e realizar todas as atividades previstas nas “Aulas Interativas”; b) responder à “Avaliação final” e obter nota mínima igual ou superior a 60; c) responder à “Avaliação de Reação”; e d) acessar o “Ambiente do Aluno” e emitir o seu certificado. Este curso é autoinstrucional, ou seja, sem acompanhamento de tutor. Em caso de dúvidas, entre em contato através do e-mail suporteead@sestsenat.org.br. Bons estudos! Unidades Carga Horária Unidade 1 | O Conceito de Nível de Serviço Logístico ao Cliente 7h Unidade 2 | Métodos e Padrões de Nível de Serviço 7h Unidade 3 | Sistema de Avaliação de Desempenho por Indicadores 7h Unidade 4 | Construção de Indicadores de Desempenho 9h 6 UNIDADE 1 | O CONCEITO DE NÍVEL DE SERVIÇO LOGÍSTICO AO CLIENTE 7 Unidade 1 | O Conceito de Nível de Serviço Logístico ao Cliente Caro(a) aluno(a), seja bem-vindo(a) ao curso Gestão do Nível de Serviço Logístico! Esta é a primeira unidade do nosso curso. Nela, veremos a definição de marketing e logística, compreenderemos as variáveis do nível de serviço logístico e conceituaremos a logística reversa e a curva ABC. 1 Marketing e Logística Antes de definirmos o que é o nível de serviço logístico ao cliente, é interessante sabermos qual é a relação existente entre marketing e logística. Assim, o marketing pode ser definido como a forma com que a empresa aloca recursos (financeiros, materiais, pessoal etc.) aos diversos componentes do mercado para maximizar os seus lucros a longo prazo (LAMBERT; STOCK; VANTINE, 1998). Para a AMA (em inglês, American Marketing Associati on), marketing é “o desempenho das atividades de negócios que dirigem o fluxo de bens e serviços do produtor ao consumidor ou utilizador”. Marketing pode ser resumido, de uma maneira bem simples e objetiva, como sendo os meios de se levar o serviço ou produto ao cliente e o cliente ao serviço ou produto. 8 g Você pode descobrir mais detalhes sobre a AMA neste link. Confira! www.ama.org A empresa precisa, então, estudar e equilibrar diversas variáveis para que o produto ou serviço seja mais atrativo que o da concorrência. Alguns chamam essas variáveis de Mix de Marketing ou Composto de Marketing, ou simplesmente de 4 Ps de marketing: Produto (ou serviço), Preço, Ponto-de-venda (lugar) e Promoção. A otimização de cada um dos Ps diferenciará o produto ou serviço, atraindo os consumidores. A política de marketing da empresa deve procurar um equilíbrio entre os 4 Ps, dando origem a esta figura, que procura ilustrar esse equilíbrio numa analogia com uma balança. Figura 1: os 4 Ps de marketing Você deve ter concluído que a logística tem ligação com o marketing, principalmente, no que se refere ao P de Ponto de Venda ou de Lugar. Isso representa o nível de serviço logístico ao cliente, que é resultado da boa qualidade dos serviços e das atividades da cadeia logística. Para oferecer bom nível de serviço logístico ao cliente a empresa precisa colocar o produto ou serviço no local certo, no prazo estabelecido, nas formas e quantidades desejadas pelo cliente. É esta a função da logística no mix de marketing. Produto Promoção PreçoPonto 9 e Para se atingir a satisfação do cliente é necessário mais do que o nível de serviço logístico. A empresa precisa ter bom desempenho em todos os componentes do mix de marketing, ou seja, em todos os 4 Ps de marketing. 2 Nível de Serviço Logístico Agora, nós abordaremos com mais profundidade o nível de serviço logístico, detendo- nos no Ponto de Venda ou Lugar do mix de marketing. Mas o que é compreendido finalmente por Nível de Serviço Logístico? Ballou (1993) define nível de serviço logístico como a qualidade com que o fluxo de bens e serviços é gerenciado. Pode ser entendido, também, como o desempenho oferecido pelos fornecedores aos seus clientes no atendimento dos pedidos. Na prática, as empresas definem o nível de serviço logístico de formas bem diferenciadas: para uma, pode ser o tempo necessário para entregar um pedido ao cliente; para outra, pode ser a disponibilidade de mercadorias em estoque; outras definem o nível de serviço como um percentual de entregas realizadas corretamente. Há, assim, inúmeras maneiras de se definir o nível de serviço logístico para as empresas. No entanto, essas são medidas bastante simples e facilmente quantificáveis e alguns especialistas defendem que elas não são suficientes isoladamente para definir toda a amplitude do nível de serviço logístico. 10 2.1 Variáveis do Nível de Serviço Logístico Alguns especialistas chegaram a elaborar listas de variáveis utilizadas para definir o nível de serviço logístico na prática (BALLOU, 1993), vamos reproduzir uma delas a seguir: • Tempo decorrido entre o recebimento de um pedido no depósito do fornecedor e o despacho do mesmo a partir do depósito. • Lote mínimo de compra ou qualquerlimitação no sortimento de itens de uma ordem recebido pelo fornecedor. • Porcentagem de itens em falta no depósito do fornecedor a qualquer instante. • Proporção de pedidos de clientes preenchidos com exatidão. • Porcentagem de clientes atendidos ou volume de ordens entregue dentro de um intervalo de tempo desde a recepção do pedido. • Porcentagem de ordens dos clientes que podem ser preenchidas completamente assim que recebidas no depósito. • Proporção de bens que chegam ao cliente em condições adequadas para venda. • Tempo despendido entre a colocação de um pedido pelo cliente e a entrega dos bens solicitados. • Facilidade e flexibilidade com que o cliente pode gerar um pedido. O serviço oferecido pela empresa aos seus clientes é formado por um grande número de fatores individuais. Alguns desses fatores estão sob o controle da logística, outros não. Dois pesquisadores americanos chamados Bernard J. LaLonde e Paul H. Zinszer (1975) classificaram os vários fatores que compõem o nível de serviço de acordo com sua relação com a transação do produto. Eles definiram a composição do nível de serviço em elementos de pré-transação, de transação e de pós-transação, conforme ilustrado nesta figura (BALLOU, 1993): 11 Figura 2: Elementos do Nível de Serviço Vamos entender melhor o que são esses elementos de pré-transação, transação e pós- transação? • Elementos de Pré-Transação (são as declarações de políticas de serviço feitas pela empresa antes da venda do produto ou serviço): deixam bem claro o que o cliente pode esperar do serviço oferecido. • Elementos de Transação: são diretamente relacionados à distribuição física ou ao fornecimento do serviço ao cliente. • Elementos de Pós-Transação: são os elementos que ocorrem após a entrega e que apoiam o produto no mercado. Assim, nós podemos observar que o nível de serviço logístico está mais concentrado nos elementos de transação, que são relacionados à entrega do produto ao cliente. Porém, de uns tempos para cá, a logística começou a ter papel significativo na etapa de pós-venda, fornecendo peças e componentes de reposição para os produtos, garantindo a assistência técnica, fazendo o rastreamento do produto para troca ou conserto de peças defeituosas, entre outros serviços. 12 h Você com certeza já viu um anúncio dos fabricantes de veículos nos jornais e revistas, chamando os proprietários de determinado tipo de veículo para irem trocar uma peça ou componente que se apresenta com defeitos. Há necessidade de se planejar uma operação logística para poder atender aos clientes com qualidade. Na etapa de pós-transação há também o que se chama de Logística Reversa. 2.1.1 Logística Reversa A Logística Reversa é a logística realizada no sentido contrário à distribuição dos produtos na cadeia. Em outras palavras, a logística normal trabalha com o fluxo de produtos que vai dos fornecedores na direção dos clientes e dos consumidores finais. A Logística Reversa cuida do gerenciamento dos fluxos de produtos que vão do consumidor final para os fornecedores. Por que isso acontece? São várias as razões. Vamos citar algumas delas? • Há casos em que o material é defeituoso e deve ser devolvido ao fabricante para conserto ou troca; • As embalagens são cada vez mais reaproveitáveis. Elas retornam do ponto de consumo do produto e são levadas até os fabricantes para serem utilizadas novamente; • Os unitizadores de carga (contêineres, paletes, entre outros) precisam ser devolvidos à origem das cargas em muitas situações. Esses são exemplos de algumas situações em que há necessidade da logística para realizar os serviços. É o que se chama de Logística Reversa. 13 Alguns outros exemplos típicos de atributos que representam o nível de serviço logístico são (BALLOU, 1993): • Tempo de ciclo do pedido. • Disponibilidade do estoque. • Tempo de entrega (transporte). • Confiabilidade de entrega (variação no tempo de entrega). • Porcentagem de pedidos atendidos completamente e proporção dos pedidos atendidos com exatidão. • Facilidade em substituir produtos defeituosos. • Restrições ao tamanho dos pedidos. • Alternativas de entrega dos bens. • Condição dos produtos na recepção. Você notou que muitos dos indicadores do nível de serviço logístico ao cliente são diretamente relacionados ao transporte e à entrega de mercadorias? Esse fato vem demonstrar o papel preponderante que têm os transportes na melhoria do atendimento aos clientes. É também facilmente comprovado empiricamente que as vendas crescem com o incremento do nível de serviço. Isto é resultado da maior satisfação do consumidor quando confrontado com um serviço de melhor qualidade. Na maioria dos casos, as vendas crescem com o nível de serviço. De forma semelhante, existe uma variação entre nível de serviço e custos logísticos. Se o nível de serviço cresce, os custos logísticos também aumentarão (transporte mais rápido custa mais do que transporte lento, maior disponibilidade de estoques tem custo de manutenção mais alto do que estoque em pequenas quantidades). Assim, o 14 moderno enfoque integrado da administração logística recomenda que o serviço desejado pelos clientes deve ser atendido dentro de limites razoáveis de custo. Quando o objeto da empresa for a maximização de seus lucros, então a administração logística tenta ajustar o nível de serviço para o ponto onde haja maior diferença entre as curvas de vendas e de custos logísticos. Veja como isso funciona graficamente nesta figura. A maximização dos lucros está apontada pela flecha no gráfico. Figura 3: Nível de serviço x vendas e custos logísticos ($) Fonte: Ballou, 1993. Vale também frisar que nem todos os clientes têm necessidades de níveis de serviço semelhantes. É importante reconhecer que nem todo cliente precisa ser atendido da mesma forma que outros clientes ou categorias de clientes. Como nem sempre se conhece a verdadeira necessidade de cada cliente, muitas firmas mantêm então um nível de serviço elevado para todos. Ora, isto resulta num custo maior que o necessário e, portanto, num aumento de preço final para os clientes. 2.1.2 Curva ABC Para contornar este problema, é muitas vezes conveniente, economicamente falando, oferecer nível de serviço diferenciado para um número limitado de clientes. Isto pode ser conseguido se os clientes forem divididos em categorias em função das necessidades de serviço que eles apresentam. Vendas e Custos Nível de Serviço Custos Logísticos Receitas Lucro 15 Exemplo: Há empresas, principalmente, as indústrias de grande porte que selecionam os transportadores com os quais vão trabalhar em função do preço, mas também, levando em consideração parâmetros ligados à qualidade do serviço oferecido pelo transportador. Em algumas situações reais, essas empresas utilizam a Curva ABC para classificar os transportadores em diferentes categorias em função das características do serviço oferecido. Vamos descrever aqui um desses exemplos? Uma indústria química trabalhava há algum tempo com um grande número de transportadores para efetuar as entregas dos produtos aos seus clientes. Em um determinado momento, ela decidiu reformular seu sistema de distribuição limitando o número de transportadores com os quais ela continuaria a trabalhar. Passou a trabalhar então com uma meia dúzia de empresas transportadoras ao invés de duas ou três dezenas com as quais trabalhava anteriormente. Como se deu o processo de seleção e classificação dos transportadores? A indústria química utilizou o conceito de Curva ABC para dividir os transportadores em três categorias:transportadores da categoria A, transportadores da categoria B e transportadores da categoria C. Mas quais foram os parâmetros utilizados para realizar essa categorização? Os seguintes parâmetros de serviço oferecido ao cliente, entre outros elementos da estrutura organizacional, das empresas transportadoras foram considerados para classificá-las nas categorias A, B ou C: • Tipo de estrutura gerencial (familiar, profissional, etc.) • Tempo de operação com a indústria química. 16 • Histórico da ocorrência de check-list (checagem equipamento). • Flexibilidade comercial (discussão do frete, por exemplo). • Flexibilidade e confiabilidade operacional (disponibilidade de veículos, idade da frota, etc). • Postura diante de mudanças (forma de trabalhar, por exemplo). • Índice de acidentes por km rodado. • Localização das bases operacionais. • Nível de informatização. • Atendimento ao mercado externo (Mercosul principalmente). • Importância da empresa para a indústria química (estratégia da indústria). • Atuação responsável (meio ambiente). Assim, para que as empresas fossem enquadradas na categoria A deveriam possuir as seguintes características: • Tradição em cargas perigosas • Frota própria de até 7 anos • Política de renovação da frota • Planos de manutenção preventiva • Incentivo aos motoristas • Plano de cargos e salários • Informatização total • Sistema de limpeza • Sistema de tratamento de efluentes • Sede num eixo de 200 km das cargas 17 Na categoria B eram enquadradas as empresas com as seguintes características: • Tradição em cargas de médio risco • Frota com caminhões próprios e agregados • Busca a produtividade nos serviços • Dá poucos benefícios aos motoristas • É parcialmente informatizada • Renovação da frota não é seguida à risca • Tem sistema de limpeza • Faz apenas o controle de efluentes, não os trata. E, na categoria C, classificavam-se as empresas com os seguintes parâmetros: • Frota própria envelhecida • Trabalha com maioria de autônomos • Manutenção preventiva falha • Não dá incentivos aos motoristas • Administração centralizada • Não é profissionalizada • Sistema de limpeza terceirizado • Não faz o controle de efluentes. É evidente que os transportadores da categoria A recebiam as melhores cargas da indústria química, ou seja, as cargas mais nobres e com maior valor de frete. Em seguida, vinham os transportadores da categoria B, com cargas de valor intermediário e, por fim, os transportadores da categoria C. Com isso, a indústria química oferecia serviços logísticos diferenciados para seus clientes em função das necessidades que eles 18 realmente tinham. Os transportadores da categoria A, certamente, podiam realizar serviços logísticos melhores que os das outras categorias, em função das características da oferta de seus serviços e, também, da forma de organização da empresa. Você percebeu como a definição do nível de serviço logístico pode ser complexa? Além disso, perceba que o nível de serviço logístico pode ser utilizado com instrumento de apoio à tomada de decisão empresarial. No exemplo descrito, ele serviu para selecionar transportadores com os quais uma indústria química queria trabalhar. Glossário Curva ABC: Trata-se de classificação estatística de materiais, em que se considera a importância dos materiais baseados nas quantidades utilizadas e no seu valor. Também pode ser utilizada para classificar clientes em relação aos seus volumes de compras ou em relação à lucratividade proporcionada, etc. 19 a 1) Julgue verdadeiro ou falso. Para a American Marketing Association (AMA), o marketing é “o desempenho das atividades de negócios que dirigem o fluxo de bens e serviços do produtor ao consumidor ou utilizador”. Verdadeiro ( ) Falso ( ) 2) Julgue verdadeiro ou falso. A Logística Reversa é a logística realizada no mesmo sentido à distribuição dos produtos na cadeia, ou seja, cuida do gerenciamento dos fluxos de produtos que vão do fornecedor para os consumidores finais. Verdadeiro ( ) Falso ( ) Atividades 20 Referências ALVARENGA, A. C.; NOVAES, A. G. N. Logística aplicada: suprimento e distribuição física. 2. ed. são Paulo: Pioneira, 1994. BALLOU, R. H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. Porto Alegre: Bookman, 2001. LALONDE, B. J.; ZINSZER, P. H. Customer service: meaning and measurement. Chicago: National Council of Physical Distribution, 1976. MILLER, R. L. Microeconomia: teoria, questões e aplicações. São Paulo: Mcgraw – Hill do Brasil, 1981. TEIXEIRA FILHO, J. L. L. Modelos analíticos de fretes cobrados para o transporte de carga. Rio de Janeiro: IME, 2001 VASCONCELOS, P.; PAGNONCELLI, D. Construindo estratégias para vencer. Rio de Janeiro: Campus, 2001. 21 UNIDADE 2 | MÉTODOS E PADRÕES DE NÍVEL DE SERVIÇO 22 Unidade 2 | Métodos e Padrões de Nível de Serviço Caro(a) aluno(a), seja bem-vindo(a) à unidade 2! Vimos na unidade 1 que não é tarefa simples definir o que é o nível de serviço logístico para uma empresa, já que são diversos os elementos ou variáveis que podem representá-lo numa cadeia logística. Porém, as empresas conseguem defini-lo através de estudos efetuados com clientes e fornecedores para conhecer as reais necessidades por serviços logísticos. 1 Administração do Nível de Serviço Uma vez definido o que é nível de serviço para o cliente, é necessário administrar o nível de serviço. Em outras palavras, é preciso acompanhar e definir patamares para as atividades logísticas que proporcionem a realização do nível de serviço planejado ou definido. Isso já é uma tarefa um pouco mais complexa, pois a empresa necessita, antes de tudo, identificar os elementos que determinam o nível de serviço, as necessidades de serviços dos clientes e como o serviço será medido. Vamos analisar essas três atividades prévias à administração do nível de serviço? Uma maneira bastante prática e muito usual para a identificação dos elementos do nível de serviço consiste no acompanhamento de um pedido ou de uma ordem de compra. Esta figura mostra o fluxo de um pedido entre um cliente e um fornecedor. Note que o tempo decorrido entre a emissão do pedido por um cliente até a sua entrega nas instalações do cliente é o que se chama de ciclo do pedido (BALLOU, 1993). O somatório dos tempos intermediários das várias etapas do ciclo do pedido é muitas vezes adotado como definidor do nível de serviço logístico. A duração das várias atividades representadas nesta figura é controlada pelo pessoal de logística das empresas, pois os tempos são maiores ou menores em função da escolha e do projeto dos métodos de transmissão das ordens de compra, da política de 23 estoques, dos procedimentos adotados para o processamento de pedidos e pelo modal de transporte escolhido para se realizar a entrega. O planejamento e a realização dessas atividades são de responsabilidade do pessoal de logística nas empresas. Figura 4: componentes de um ciclo de pedido Fonte: Ballou, 1993. Agora observe bem a figura e responda: quais são os diversos tempos que constituem o ciclo do pedido? A segunda etapa da administração do nível de serviço consiste na identificação das necessidades de serviços dos clientes. O principal objetivo dessa etapa é determinar os requisitos reais de serviço logístico que os clientes desejam. Como podemos determinar esses requisitos? Depósito Processamento e Montagem do pedido Fábrica precessamento e montagem do pedido a partir do estoque ou produção caso não haja estoque Cliente Varejista DistribuidorTransmissão do pedido Transmissão do pedido Processamento e montagem do pedido Tempo para aquisição de estoque adicional Tempo de entrega Entrega do pedido Entrega dos itens faltantes Tempo total do ciclo de pedido Pedido do cliente Transmissão do itens em falta a. Consolidação do pedido b. Transmissão do pedido ao depósito a. Preparação o manifesto b. Liberação do crédito c. Montagem do pedido no depósito a. Se o item está em falta, oferecer tempo adicional para conseguir estoque de fábrica a. Tempo de entrega a partir do depósito b. Tempo de entrega a partir da fábrica c. Processamento da entrega no cliente (recepção) 24 Há diversas maneiras. Ballou (1993) afirma que a maneira mais prática e simples é perguntar para o pessoal de vendas, que mantêm contato direto com os clientes. O problema é que os vendedores, na ânsia de produzirem resultados positivos (venderem mais), podem superestimar as exigências de serviços dos clientes, e isso pode resultar num serviço logístico de custo muito elevado. Outra alternativa bastante utilizada é a pesquisa por meio de entrevistas pessoais ou de questionários enviados via Correios ou Internet. O que poderia ser perguntado numa pesquisa? Alguns itens representativos do serviço logístico ao cliente poderiam ser listados em um questionário e seria requisitado que o cliente identificasse o grau de importância que a sua empresa dá para cada um dos itens relacionados. Esta tabela apresenta um modelo que poderia ser confeccionado e encaminhado ao cliente para ser preenchida: Tabela 1: Identificação das características do serviço logístico desejado pelo cliente. Item do nível de serviço Indique o grau de importância que cada item do nível de serviço tem para a sua empresa Muito Importante Importante Média Importância Baixa Importância Ausência de avarias no produto Prazo de entrega Comunicação eficiente sobre o pedido Embalagem adequada Frequência de visita dos vendedores Mix de produtos oferecidos 25 Ao receber as respostas da pesquisa, a empresa pode verificar que itens do serviço são essenciais para o cliente, podendo, então, dimensionar o nível de serviço logístico com base nas necessidades e desejos efetivos do cliente. Logicamente, nem todos os clientes precisarão ser tratados da mesma maneira. Uns têm algumas necessidades diferentes das necessidades dos outros. É comum que as empresas ajustem os níveis de serviços para categorias de clientes, reunindo as empresas que têm necessidades comuns em um único grupo e oferecendo um serviço logístico com características similares. Para dividir a totalidade dos clientes em grupos, poderemos novamente lançar mão do recurso da Curva ABC. A terceira etapa da administração do nível de serviço consiste na definição de como o serviço será medido. Disponibilidade do produto Frequência de entrega Modo de transporte Pedidos entregues completos Lote mínimo de compra 26 2 Estudo de Caso de Granemann e Taboada Para tratarmos dessa etapa, vamos trabalhar com um exemplo concreto de definição de indicadores para medir o serviço logístico em uma cadeia de suprimentos de hortaliças para uma rede de supermercados. O exemplo tomou como base o estudo de Granemann e Taboada (2004) intitulado Monitoramento do desempenho logístico em cadeia de suprimentos de hortaliças: um estudo de caso. Este estudo foi publicado no livro Plataforma da produção rural de economia familiar, de Adelaide Figueiredo, publicado pela Editora Universa, Brasília, 2004. Vamos ao estudo desse caso! Tomando como base as características de alta perecibilidade do produto em questão, as hortaliças, e a possibilidade concreta de medição e levantamento das informações relevantes, definiram-se os indicadores para avaliar o desempenho logístico da cadeia de hortaliças existente entre um núcleo de produtores rurais e uma rede de supermercados, representada e com as características ilustradas nesta figura. Figura 5: Cadeia de suprimentos de hortaliças entre um núcleo de produtores rurais e uma rede varejista de supermercados. Produtores Rurais Transporte individual pelos produtores Depósito Central dos produtores Depósito Central dos varejistas Transporte com veículo do varejista (carga completa) Transporte com veículo do varejista para loja Lojas 27 Foram definidos os três seguintes indicadores para medir o nível de serviço da cadeia logística: o tempo gasto para o produto ser colocado à disposição do consumidor final (influencia diretamente a qualidade do produto), o percentual de perdas verificadas ao longo da cadeia e o nível de uso da capacidade dos veículos de transporte. Vamos à definição do primeiro indicador! 2.1 Tempo para disponibilizar o produto na gôndola após a colheita (Tc) Este é um indicador útil para avaliar se o tempo gasto para colocação do produto na gôndola da loja está minimizado. Este indicador tem grande importância na medida em que a cadeia de suprimentos de hortaliças trabalha com produtos altamente perecíveis e que perdem rapidamente suas características de consistência e qualidade. Este indicador permite a identificação dos elos da cadeia em que o tempo de deslocamento do produto pode ser reduzido. Em função da composição da cadeia de suprimentos (mostrada na figura anterior), o indicador tempo precisou ser decomposto em sete etapas, conforme mostra a equação a seguir: Tc = T1 + T2 + T3 + T4 + T5 + T6 + T7 Onde: T1 = tempo decorrido entre o término da colheita do produto até sua chegada no depósito dos produtores rurais. T2 = tempo decorrido entre a chegada do produto no depósito dos produtores rurais até a chegada no depósito do varejista. T3 = tempo decorrido entre a chegada e a saída do produto no depósito do varejista. T4 = tempo de transporte entre depósito do varejista e as lojas. T5 = tempo de descarga dos produtos nas lojas do varejista. 28 T6 = tempo decorrido entre a descarga do produto no depósito da loja do varejista e a colocação do produto na gôndola da loja. T7 = tempo decorrido entre a colocação da primeira e da última caixa do produto na gôndola do supermercado. O segundo indicador refere-se à utilização da capacidade do veículo. Vamos à sua definição? 2.2 Uso da Capacidade do Veículo (CAP) Este é um indicador que permite verificar o grau de utilização da capacidade dos veículos e, em consequência, determinar a ociosidade da frota utilizada para deslocar os produtos ao longo da cadeia de suprimentos. O nível de utilização da capacidade da frota é um indicador importante nessa cadeia específica. A cadeia é formada por um grande número de pequenos produtores fornecedores de hortaliças para uma rede de supermercados. Todos os produtores possuem frota própria de veículos de transporte e realizam isoladamente o transporte dos produtos de suas propriedades até o depósito central, que pertence à uma associação criada pelos produtores. Assim, uma vez que as quantidades ofertadas por cada produtor individualmente são pequenas, tornou-se importante conhecer o nível de uso da frota, até mesmo para poder estudar a proposição de soluções alternativas para otimização do uso dos veículos. O indicador do uso da capacidade do veículo (CAP) pode ser definido pela relação entre a quantidade transportada do produto (em toneladas) e a capacidade de transporte do veículo (em toneladas), conforme a equação a seguir: CAP = QT / CVE 29 Onde: CAP = uso da capacidade do veículo. QT = quantidade transportada. CVE = capacidadedo veículo. E o terceiro indicador proposto referiu-se às perdas de produtos durante a sua movimentação na cadeia logística. Como foi definido a sua medição? Vejamos. 2.3 Perdas (P) Este indicador mede as perdas ocorridas devido ao manuseio, ao transporte e à embalagem inadequados e ao tempo excessivo, na movimentação dos produtos ao longo da cadeia produtiva. Ele pode ser medido em unidades de peso e é dado pela seguinte equação: P = (QD / QR) x 100 Onde: P = perdas. QD = quantidade descartada. QR = quantidade recebida. É conveniente ressaltar que para cada um dos indicadores foi necessário, também, definir um instrumento adequado de coleta, a periodicidade de levantamento dos dados e os responsáveis pela coleta das informações, além de escolher os produtos que deveriam ser acompanhados ao longo da cadeia de suprimentos. Feita a definição dos vários indicadores utilizados para a avaliação do nível de serviço logístico, partiremos agora para o relato da coleta das informações e da medição dos indicadores na cadeia logística. 30 Os cálculos dos indicadores de desempenho logístico na cadeia de suprimentos de hortaliças foram realizados com base na média das informações coletadas, entre a colheita nas propriedades rurais e a gôndola das lojas do varejista, durante um período de 15 dias. 2.4 Indicador Tempo de Ciclo (Tc) Com relação ao tempo gasto para disponibilizar o produto ao consumidor, ou seja, para a sua colocação na gôndola, observou-se uma demora excessiva. Para todos os três produtos analisados (chuchu, cenoura e berinjela), nas duas lojas acompanhadas, o tempo gasto entre a colheita e a colocação dos produtos na gôndola é sempre superior a 25 horas (ver tabela a seguir). Para produtos altamente perecíveis, é recomendável uma maior agilidade pois eles perdem suas qualidades rapidamente e são mais facilmente rejeitados pelo consumidor, ocasionando elevados índices de desperdício. Tabela 2: Tempo gasto entre a colheita e a exposição dos produtos na gôndola Da mesma maneira, foram somados os tempos gastos para que a última caixa do lote de produtos fosse exposta na gôndola das lojas. Na loja 1, a demora na exposição da última caixa de berinjela na gôndola atingiu 58 horas e 29 minutos. Vale ressaltar que esse tempo é uma média dos tempos nos dias em que foi feito o levantamento. Isso significa que se gastam tempos ainda mais elevados em alguns dias para colocar o produto à disposição do consumidor. Produto Loja 1 Loja 2 Tempo para exposição da 1ª cx. na gôndola (horas) Tempo para exposição da última cx. na gôndola (horas) Tempo para exposição da 1ª cx. na gôndola (horas) Tempo para exposição da última cx. na gôndola (horas) Chuchu 28:02:20 61:17:00 28:25:00 54:00:20 Cenoura 28:35:40 61:45:20 28:58:20 54:33:40 Berinjela 25:15:40 58:29:00 25:38:20 51:13:40 31 Na loja 2, o tempo para exposição da última caixa do lote de berinjela na gôndola foi um pouco menor, 51 horas e 13 minutos. Como se pode observar na tabela anterior, para os outros produtos monitorados, o chuchu e a cenoura, levaram-se tempos ainda maiores para colocá-los na gôndola das lojas. Em se tratando de produtos altamente perecíveis, o tempo gasto é excessivo. Na prática, gastam-se cerca de 1 dia e 3 horas, em média, para que o chuchu e a cenoura, e 1 dia e 1 hora, em média, para que a berinjela, saiam da lavoura, depois da colheita, e cheguem na gôndola das lojas. Assumindo-se, então, que o tempo gasto é elevado, é oportuno e conveniente que se analise a cadeia completa, com todos os estágios de movimentação e de parada dos produtos em armazéns, depósitos ou mesmo nas lojas, para poder identificar os pontos ou elos onde estão situados os gargalos. É a partir da identificação desses gargalos que se viabiliza e se projeta a busca de soluções ou alternativas para a redução do tempo gasto para disponibilizar o produto ao consumidor. Assim, a tabela a seguir traz os quantitativos de tempos decorridos entre os diversos elos da cadeia logística monitorada neste estudo de caso. Tabela 3: Tempo de movimentação dos produtos entre os agentes da cadeia de hortaliças Loja 1 Produtos T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 Chuchu 08:38:20 01:07:00 16:04:20 00:45:40 00:45:20 00:41:40 33:14:40 Cenoura 09:11:40 01:07:00 16:04:20 00:45:40 00:45:20 00:41:40 33:09:40 Berinjela 05:51:40 01:07:00 16:04:20 00:45:40 00:45:20 00:41:40 33:13:20 Loja 2 Produtos T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 Chuchu 08:38:20 01:07:00 16:04:20 02:04:00 00:28:00 00:03:20 25:35:20 Cenoura 09:11:40 01:07:00 16:04:20 02:04:00 00:28:00 00:03:20 25:35:20 Berinjela 05:51:40 01:07:00 16:04:20 02:04:00 00:28:00 00:03:20 25:35:20 32 Onde: T1 = tempo decorrido entre o término da colheita do produto até sua chegada no depósito dos produtores rurais. T2 = tempo decorrido entre a chegada do produto no depósito dos produtores rurais até a chegada no depósito do varejista. T3 = tempo decorrido entre a chegada e a saída do produto no depósito do varejista. T4 = tempo de transporte entre depósito do varejista e as lojas. T5 = tempo de descarga dos produtos nas lojas do varejista. T6 = tempo decorrido entre a descarga do produto no depósito da loja do varejista e a colocação do produto na gôndola da loja. T7 = tempo decorrido entre a colocação da primeira e da última caixa do produto na gôndola do supermercado. O tempo decorrido entre a colheita e a exposição da 1ª caixa dos produtos na gôndola da loja é dado pelo somatório dos tempos T1, T2, T3, T4, T5 e T6. Em outras palavras, há muita demora entre a colheita e a saída dos produtos do depósito dos produtores rurais. Para a berinjela, produto que se tomou como exemplo para ilustrar os comentários e análises, o tempo médio é de 5 horas e 51 minutos. Para os outros produtos o tempo é ainda mais elevado. Por outro lado, todos os três produtos passam 16 horas e 4 minutos, em média, no depósito do central do varejista. As hortaliças chegam nesse depósito no final da tarde e somente serão enviadas para as lojas do varejista na manhã do dia seguinte. É evidente que os produtos estão permanecendo por um tempo excessivo nesses dois elos da cadeia. Isso contribui, certamente, com a perda da qualidade e das propriedades das hortaliças, produtos que necessitam ser consumidos rapidamente, pois são produtos perecíveis. É oportuno dizer que se pode ganhar agilidade na movimentação das hortaliças nesses dois elos da cadeia. Para isso, é necessário que outras alternativas de transporte, de canais de movimentação, de composição de cargas e de suprimento do produto às lojas sejam estudadas, testadas e implementadas. 33 Os tempos T2, T4, T5 e T6 podem ser reduzidos com medidas de planejamento e com mudanças operacionais relativas ao transporte, à carga e à descarga e à exposição do produto nas lojas. Porém, não são esses tempos os maiores responsáveis pela demora das hortaliças chegarem às gôndolas das lojas. No entanto, não estão tão longe da média praticada por outras cadeias do segmento de hortaliças. Há, também, que se ressaltar o tempo decorrido entre a exposição da primeira e da última caixa do lote das hortaliças na gôndola das lojas. Levam-se mais 25 horas e 35 minutos em média na loja 2 e acima de 33 horas, em média, na loja 1 para que o último produto do lote esteja disponível ao consumidor. Ora, mesmo que o produto seja mantido em condições adequadas de armazenamento, ele está com seu período de validade (perecibilidade) quase esgotado quando chega à gôndola. O ideal seria que todas as caixas dos produtos fossem diretamente para as gôndolas, ficando disponíveis aos consumidores,na sua totalidade, desde a chegada às lojas. Nem sempre isso é possível; às vezes o espaço nas gôndolas não consegue absorver toda a mercadoria de uma única vez. A solução para esse problema passa por duas alternativas: ou se aumenta o espaço das gôndolas para expor a totalidade do produto ou se redimensionam o tamanho e a frequência das entregas. Essas alternativas de trabalho exigem estudo prévio para se avaliar a viabilidade e determinar se os benefícios da mudança superam os custos incorridos. Entretanto, são operações que necessitam, ‘a priori’, ser levadas a cabo. Na mesma linha de raciocínio, é importante analisar o desenho da cadeia logística utilizada para o suprimento das hortaliças para as lojas (lembra da figura que representa a cadeia logística?). Essa cadeia não é do tipo direta (produto fornecido diretamente do ponto de produção ao ponto de consumo). Ela possui vários nós (pontos) onde o produto fica estacionado: na lavoura, no depósito dos produtores rurais, no depósito do varejista, no depósito das lojas e nas gôndolas. Em suma, a estrutura da cadeia não parece ser a mais adequada para se trabalhar com produtos da natureza das hortaliças que, devido à sua elevada perecibilidade, exigem mais agilidade na movimentação e entregas menores e mais frequentes. Cadeias mais 34 curtas e diretas são mais indicadas para esse tipo de produto, pois evitam manuseios e armazenagem desnecessários e, em consequência, reduzem sensivelmente o tempo para disponibilizar o produto ao consumidor final. 2.5 Indicador Perdas Os índices de desperdício de alimentos no Brasil são muito elevados. Pesquisas recentes realizadas pela Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária (Embrapa) no Centro de Agroindústria de Alimentos mostram que o brasileiro joga fora quantidades superiores do que aquela que consome em alimentos. No setor de hortaliças, por exemplo, o desperdício anual é de 37 quilos por habitante, enquanto que o consumo per capita é de 35 quilos por ano, de acordo com o IBGE. Para a Embrapa, a média de desperdício de alimentos no Brasil está entre 30 e 40%. A Embrapa mostra ainda que 10% dos desperdícios ocorrem durante a colheita, 50% no manuseio e transporte inadequados dos alimentos, 30% das perdas são verificadas nas centrais de abastecimento e os 10% restantes ficam diluídos entre supermercados e consumidores. Esta tabela traz os quantitativos de perdas de determinados frutos, frutas e hortaliças. Tabela 4: Percentual de perdas por produtos Fonte: Correio Braziliense, 31 de agosto de 2003. No estudo da cadeia logística de hortaliças, objeto deste estudo de caso, as perdas foram medidas em quilogramas para os produtos monitorados (chuchu, cenoura e berinjela). Em síntese, pesou-se a quantidade de cada produto que sobrou na gôndola Frutas e Frutos % Perdas Hotaliças % Perdas Banana 40 Couve - flor 50 Morango 40 Alface 45 Melância 30 Repolho 35 Abacate 26 Alho 30 Manga 25 Cebola 21 Laranja 22 Chuchu 15 Mamão 21 Cenoura 15 35 em condições impróprias para o consumo, nos dias em que houve o reabastecimento das lojas do varejista com os novos lotes das hortaliças (a frequência de reabastecimento é de três vezes por semana). Esta tabela traz os percentuais de perdas medidos, em média, para cada um dos três produtos acompanhados, nas duas lojas do varejista. Tabela 5: Desperdício de hortaliças na cadeia É importante destacar que as perdas encontradas nessa cadeia, no período em que o levantamento foi efetuado, não levam em consideração o desperdício ocorrido durante a colheita. Assim, para produtos como o chuchu e a cenoura, observa-se que as perdas médias encontradas são inferiores àquelas levantadas pela Embrapa em seus estudos. Para a Embrapa, o desperdício total com chuchu e cenoura atinge 15%. No caso da cadeia de suprimento de hortaliças objeto deste estudo, o desperdício ficou entre 8,8% e 13,8% para o chuchu e entre 5,4% e 37,5% para a cenoura. As perdas verificadas para a cenoura, na loja 2, são completamente atípicas. Resta estudar mais profundamente as causas que geraram esse quantitativo mais elevado do que as expectativas. De fato, a demanda por cenoura na loja 2 é baixa, cerca de 8 kg por lote de entrega. Mesmo assim, grande quantidade do produto permanece na gôndola sem que o consumidor se sinta atraído por ele. Para se ter uma análise mais profunda e completa, é necessário verificar se o produto está chegando com suas qualidades deterioradas ou se a demanda pelo produto é menor do que a quantidade que se está ofertando. De qualquer maneira, as perdas medidas no acompanhamento desta cadeia são bastante significativas. Certamente, o elevado tempo necessário para se disponibilizar o produto ao consumidor tem grande parte da responsabilidade no índice de desperdício medido. Também, pode-se inferir que as condições de manuseio e armazenagem realizadas ao longo da cadeia estão afetando a qualidade dos produtos, pois a cadeia não é do tipo curta e exige vários pontos de armazenagem e manuseios, que à primeira vista, seriam desnecessários. É conveniente que se realize um levantamento durante Produto % Perdas - Loja 1 % Perdas - Loja 2 Chuchu 8,8 13,8 Cenoura 5,4 37,5 Berinjela 18,6 14,2 36 um período de tempo mais longo para se conseguir maior confiabilidade e segurança nos quantitativos encontrados e, então, projetar soluções para minimizar os prejuízos encontrados nesta cadeia. 2.6 Indicador de Uso da Capacidade dos Veículos de Transporte Esse indicador permite a avaliação do grau de utilização da capacidade dos veículos e, em consequência, a determinação da ociosidade da frota. O acompanhamento desse indicador foi realizado nos movimentos de transporte das mercadorias ao longo da cadeia, salvo no trajeto entre o depósito central do varejista e suas lojas, onde ouve dificuldade em se efetuar a coleta dos dados necessários ao cálculo do índice. Assim, entre as propriedades rurais e o depósito central dos produtores rurais a taxa média de ocupação dos veículos atingiu apenas 26,1% da capacidade existente. Esse número mostra que os recursos não estão sendo utilizados de forma otimizada, pois os veículos estão rodando com grande capacidade ociosa, o que encarece, de maneira significativa, os custos de transporte e, em consequência, os custos logísticos totais, reduzindo as margens de lucro dos produtores dessa cadeia. Por outro lado, o grau de utilização da capacidade dos veículos de transporte entre o depósito central dos produtores rurais e o depósito central do varejista, ultrapassou, em todo o período de acompanhamento, os 100% em peso. Desse ponto de vista, os caminhões estão sendo racionalmente utilizados. Há, porém, que se tomar cuidado com os danos que podem ser causados à estrutura do veículo ao se carregar mais mercadorias do que o peso máximo transportável pelo caminhão. A solução mais correta seria refazer o dimensionamento da frota, caso essa situação aconteça de forma permanente. 37 Neste ponto, também, há ganhos interessantes a serem obtidos para todos os agentes (produtor, varejista, consumidor) ao se projetar e encontrar soluções que otimizem o uso da frota existente para transportar os produtos nos vários elos da cadeia, já que trazem como consequência a redução dos custos logísticos totais. Você notou a importância do uso de indicadores para medir e avaliar o nível de serviço de uma cadeia logística? No exemplo apresentado, eles foram importantes para detectar as deficiências do serviço logístico da cadeia e puderam servir de base para a busca de soluções e melhorias para o nível de serviço logístico. Glossário A priori:Afirmado ou estabelecido sem verificação; pressuposto. 38 a 1) Julgue verdadeiro ou falso. Uma maneira bastante prática e muito usual para a identificação dos elementos do nível de serviço consiste no acompanhamento de um pedido ou de uma ordem de compra. Verdadeiro ( ) Falso ( ) 2) Julgue verdadeiro ou falso. Os índices de desperdício de alimentos no Brasil são relativamente baixos, uma vez que pesquisas recentes realizadas pela Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária (Embrapa) mostram que o brasileiro joga fora quantidades mínimas do que aquela que consome em alimentos. Verdadeiro ( ) Falso ( ) Atividades 39 Referências ALVARENGA, A. C.; NOVAES, A. G. N. Logística aplicada: suprimento e distribuição física. 2. ed. são Paulo: Pioneira, 1994. BALLOU, R. H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. Porto Alegre: Bookman, 2001. LALONDE, B. J.; ZINSZER, P. H. Customer service: meaning and measurement. Chicago: National Council of Physical Distribution, 1976. MILLER, R. L. Microeconomia: teoria, questões e aplicações. São Paulo: Mcgraw – Hill do Brasil, 1981. TEIXEIRA FILHO, J. L. L. Modelos analíticos de fretes cobrados para o transporte de carga. Rio de Janeiro: IME, 2001 VASCONCELOS, P.; PAGNONCELLI, D. Construindo estratégias para vencer. Rio de Janeiro: Campus, 2001. 40 UNIDADE 3 | SISTEMA DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO POR INDICADORES 41 Unidade 3 | Sistema de Avaliação de Desempenho por Indicadores Caro(a) aluno(a), seja bem-vindo(a) à unidade 3! Vimos nas unidades anteriores quais são os principais indicadores de nível de serviço logístico relatados na literatura e que são utilizados na prática das empresas, além da maneira como eles são medidos. Bons estudos! 1 Sistema de Avaliação de Desempenho por Indicadores Nada disso tem valor se não usarmos os indicadores criados e medidos para avaliar o desempenho de uma empresa ou da cadeia logística durante um determinado período de tempo. Essa atividade de verificação do desempenho logístico pode ser efetivada por um Sistema de Avaliação de Desempenho por Indicadores. O sistema de avaliação engloba todas as etapas de identificação, criação, medição, avaliação e controle dos indicadores de desempenho, no nosso caso os indicadores de nível de serviço logístico aos clientes. Vamos conhecer um esquema que ilustra o processo completo de avaliação de desempenho usando indicadores? Esse processo está ilustrado por esta figura: Figura 6: Processo de avaliação de desempenho 42 1.1 Indicadores de Desempenho e de Resultado De acordo com Taboada (2003), o processo geral de avaliação do desempenho inicia- se com o estabelecimento do sistema de indicadores de desempenho. Nele, é necessário definir o que medir, onde medir, quando medir, entre outros aspectos relevantes. A escolha dos indicadores é uma etapa decisória nesse processo geral. A definição de indicadores de resultado não pode ser algo mecânico, pelo contrário, deve ser um processo racional, planejado e sistêmico (no sentido de que se consigam medir os efeitos e consequências de uma ação para toda a organização). Antes de adotar um indicador ou variável de monitoramento do desempenho, é importante que a organização ou os agentes de uma cadeia produtiva procurem responder às seguintes questões (LIMA JR., 2001): • Como será o indicador denominado e onde será aplicado? • Como será seu cálculo e em que unidade será expresso? • Como será medido e quais fontes de dados alimentarão seu cálculo? • Qual será a frequência de seu levantamento? • Para que vai servir e quais são as áreas envolvidas? • Que tipos de causas ou efeitos poderá medir e quais serão os padrões adotados? • Que nível de precisão será necessário? • Por último, os benefícios de sua utilização superam os custos para produzi-lo, coletá-lo e acompanhá-lo? Após encontrar respostas para todas essas questões, montam-se os vários indicadores de resultados. Vamos montar um indicador seguindo o roteiro de questões colocadas acima? 43 Exemplo de processo de montagem de um indicador: 1) Como será o indicador denominado e onde será aplicado? O indicador será denominado de “Índice de Satisfação dos Clientes (ISC)” e será aplicado na definição e no planejamento do nível de serviço oferecido ao cliente. 2) Como será seu cálculo e em que unidade será expresso? A equação para o cálculo do indicador é a seguinte: ISC = (número de clientes satisfeitos com o serviço / número total de clientes) x 100. A unidade de medida é a porcentagem (%). 3) Como será medido e quais fontes de dados alimentarão seu cálculo? As variáveis que compõem o ISC serão medidas através de pesquisas realizadas com os clientes e os departamentos de marketing e de vendas da empresa é que armazenarão e fornecerão os dados coletados para o seu cálculo. 4) Qual será a frequência de seu levantamento? Serão realizadas pesquisas mensais para identificar os clientes satisfeitos e assim possibilitar o cálculo do ISC. 5) Para que vai servir e quais são as áreas envolvidas? O indicador servirá para avaliar o desempenho da empresa no atendimento aos seus clientes. Também dará subsídios à empresa para a implantação de melhorias no processo de relacionamento com seus clientes. As áreas envolvidas com seu cálculo e acompanhamento são o marketing, as vendas e a logística. 6) Que tipos de causas ou efeitos poderá medir e quais serão os padrões adotados? O indicador poderá apontar os erros cometidos no processo, os retrabalhos com as atividades de atendimento ao cliente e as falhas cometidas pela empresa no processo. Também poderá diagnosticar os pontos falhos do processo que levam o cliente a ficar insatisfeito com o serviço ou produto recebido. 44 A meta da empresa é de que todos os clientes estejam satisfeitos com o serviço logístico. Em outras palavras, a empresa quer chegar num ISC igual a 100%. 7) Que nível de precisão será necessário? É necessário que o ISC tenha a máxima precisão possível. Para isso é fundamental que as pesquisas que visam identificar os clientes satisfeitos com o serviço logístico fornecido pelas empresas não contenham erros e sejam precisas. 8) Por último, os benefícios de sua utilização superam os custos para produzi- lo, coletá-lo e acompanhá-lo? Sim. A empresa tem um processo de planejamento estratégico e possui funcionários nas áreas envolvidas capacitados para a produção, coleta e acompanhamento do indicador. Os benefícios possíveis situam-se no contexto da melhoria do serviço ao cliente, ocasionando maiores volumes de vendas. Você percebeu como devemos pensar em vários detalhes antes de partirmos para a criação de um indicador. É fundamental que os dados utilizados para o seu cálculo estejam disponíveis na frequência necessária e que haja pessoal capacitado na empresa para a tarefa. Exemplo: Vamos agora simular o acompanhamento do indicador (ISC) detalhado anteriormente por uma empresa? Imaginemos que o departamento de marketing e de vendas da empresa realize durante uma semana uma pesquisa com os clientes para identificar quais deles estão inteiramente satisfeitos com o nível de serviço logístico fornecido pela empresa. O setor de telemarketing da empresa telefona a todos os clientes e os interroga acerca de sua satisfação com os serviços da empresa. Os resultados da pesquisa são apresentados na tabela a seguir: 45 É simples. Você lembra da equação do ISC? ISC = (número de clientes satisfeitos / número de clientes entrevistados) / 100 No exemplo, o ISC é calculado dividindo-se os valores da 3ª coluna da tabela pelos valoresda 2ª coluna da tabela. Você viu como é fácil! Basta termos as informações disponíveis e montarmos uma equação para calcular o indicador. Mas de nada adianta sabermos que 90% dos nossos clientes estão satisfeitos com o serviço logístico que lhes oferecemos. É preciso saber se esse percentual é bom ou não. É, também, necessário que a empresa saiba em que nível de satisfação dos clientes ela quer chegar (essa é a meta que deve ser definida, que pode ser também chamada de padrão de referência). Assim, paralelamente ao desenvolvimento do sistema de indicadores ou de um indicador de serviço específico, devem ser fixados os padrões de referência que servirão para se estabelecer comparações para avaliar o processo analisado. Dia da semana N° Clientes entrevistados N° Clientes satisfeitos ISC (%) 1 60 45 75 2 40 38 95 3 85 78 92 4 32 32 100 5 50 40 80 6 35 34 97 7 70 67 96 Total 372 334 ISC Médio (%) 90 46 2 Padrões de Referência Os padrões de referência podem ser estabelecidos de diferentes formas: • Utilizando os dados históricos observados em períodos anteriores Neste caso, a empresa tentará fixar o padrão de referência com base em indicadores históricos. Por exemplo: a pesquisa do exemplo anterior poderá servir no futuro para a empresa fixar um padrão de referência. Se ela quiser melhorar o nível de satisfação do cliente, terá que definir como padrão um percentual maior do que 90%, pois esse nível de satisfação do cliente já foi alcançado. • Estabelecendo metas A empresa poderá simplesmente definir que o nível de serviço logístico da empresa ocasionará 100% dos clientes satisfeitos. Essa é a meta que se deseja alcançar. • Utilizando a prática do Benchmark Neste caso, a empresa procurará adotar como padrão de referência o nível de serviço logístico oferecido por um concorrente, por exemplo, que consegue satisfazer a 98% de seus clientes. Esse concorrente seria aquele que oferece o melhor serviço logístico aos clientes. Essas são as formas mais usuais de se estabelecer padrões de referência para um determinado indicador. Depois de realizadas as medições e uma vez obtidos os valores dos indicadores do processo objeto do controle, é efetuada a comparação entre o indicador medido e os padrões de referência fixados, procurando detectar se existem desvios significativos entre os indicadores medidos e os padrões de referência. Desta comparação são possíveis dois caminhos ou duas soluções: 1) Caso os desvios estejam dentro da tolerância admitida, conclui-se, então, que o processo tem um comportamento adequado. No nosso exemplo equivaleria a dizer que o ISC calculado de 90% está próximo do padrão de referência ou da meta buscado pela empresa. 47 2) Caso contrário, procura-se identificar as causas que dão origem aos desvios, e se projetam as soluções para eliminar ou reduzir as causas, bem como os efeitos das mesmas (os desvios). No exemplo anterior, teríamos essa situação caso a meta ou padrão definido fosse bem maior que 90% para o nível de satisfação dos clientes. Esse processo de avaliação é chamado de controle estatístico de processos. Se o desempenho da empresa não estiver satisfatório, são, então, definidas e implementadas as soluções. Em seguida, realiza-se um novo ciclo de medição do indicador (através das pesquisas com os clientes) até que os valores medidos (o ISC dos clientes) sejam similares aos padrões estabelecidos. É evidente que em algumas circunstâncias pode ser necessária a revisão dos padrões de referência, seja porque eles foram mal dimensionados ou porque algumas condições do serviço oferecido ao cliente ou as exigências feitas para a empresa foram modificadas. Voltemos ao exemplo anterior! Se observarmos novamente a tabela que contém os dados da pesquisa de satisfação aos clientes, veremos que muitos deles já estão completamente satisfeitos com o serviço oferecido (aqueles que tiveram o ISC = 100%). Para esses não há necessidade, ao menos momentânea, de adoção de mudanças no serviço ou de melhoria no serviço oferecido. Em contrapartida, a empresa terá que trabalhar com os outros grupos de clientes para melhorar o serviço logístico oferecido e, em consequência, o nível de satisfação. Em cada grupo há clientes satisfeitos e clientes insatisfeitos. A empresa precisa focar seus esforços no conjunto de clientes insatisfeitos. Para isso, é necessário que se identifiquem as causas da insatisfação de cada cliente. É possível que elas sejam ocasionadas pelo não cumprimento do prazo de entrega, pela entrega de pedidos errados ou incompletos, pelos danos provocados à mercadoria, pela falta de informações sobre o pedido, entre outros problemas. Somente identificando claramente qual foi ou quais foram as causas da insatisfação com o serviço logístico oferecido é que a empresa poderá encontrar soluções para o problema. 48 É importante notar que cada cliente pode ter um motivo diferente de insatisfação. Desta forma, as soluções que deverão ser procuradas pela empresa serão, também, diversificadas em função do tipo de problema que levou o cliente a declarar-se insatisfeito. e Identificado o problema, a logística da empresa poderá desenhar soluções, trabalhando com as atividades que influenciam o nível de serviço ao cliente (transporte, estoque, armazenagem, embalagem, etc.). Para reforçar a importância da avaliação do desempenho, autores como Lima Jr. (2001) afirmam que a empresa deve auto avaliar-se como própria forma de sobrevivência, atentando para o fato de que só consegue agir adequadamente a organização que tem noção de seu desempenho. Esse autor diz, ainda, que os objetivos para a criação de uma sistemática de avaliação do desempenho podem ser classificados em três categorias: 1. Necessidade de monitoração de variáveis e antecipação de ações numa postura preventiva; 2. Resolução de problemas visando à eliminação de causas de insatisfação ou incremento do nível de satisfação, na busca da melhoria contínua; 3. Dissolução do sistema pela obsolescência (está ultrapassado) de sua finalidade. Na administração moderna, a análise do desempenho dá-se através da comparação entre aquilo que foi efetivamente realizado e as metas estabelecidas para as atividades. Os indicadores de resultado são os instrumentos que permitem realizar essas análises de forma padronizada e organizada. 49 Resumindo Muitos autores e profissionais da área de logística afirmam existir, basicamente, quatro etapas para medir e controlar o desempenho do serviço logístico ao cliente. São elas: 1. Estabelecer padrões quantitativos de desempenho para cada elemento do serviço. 2. Medir o desempenho real de cada um dos elementos do serviço. 3. Analisar a variação entre os serviços reais e o padrão estabelecido. 4. Tomar medidas corretivas necessárias para alinhar o desempenho real ao padrão. Glossário Benchmark: é um processo de comparação de produtos, serviços e práticas empresariais, e é um importante instrumento de gestão das empresas. O benchmarking é realizado através de pesquisas para comparar as ações de cada empresa. 50 a 1) Julgue verdadeiro ou falso. A definição de indicadores de resultado não pode ser algo mecânico, pelo contrário, deve ser um processo racional, planejado e sistêmico. Verdadeiro ( ) Falso ( ) 2) Julgue verdadeiro ou falso. Os padrões de referência são medidos apenas pelo estabelecimento de metas. Verdadeiro ( ) Falso ( ) Atividades 51 Referências ALVARENGA, A. C.; NOVAES, A. G. N. Logística aplicada: suprimento e distribuição física. 2. ed. são Paulo: Pioneira, 1994. BALLOU,R. H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. Porto Alegre: Bookman, 2001. LALONDE, B. J.; ZINSZER, P. H. Customer service: meaning and measurement. Chicago: National Council of Physical Distribution, 1976. MILLER, R. L. Microeconomia: teoria, questões e aplicações. São Paulo: Mcgraw – Hill do Brasil, 1981. TEIXEIRA FILHO, J. L. L. Modelos analíticos de fretes cobrados para o transporte de carga. Rio de Janeiro: IME, 2001 VASCONCELOS, P.; PAGNONCELLI, D. Construindo estratégias para vencer. Rio de Janeiro: Campus, 2001. 52 UNIDADE 4 | CONSTRUÇÃO DE INDICADORES DE DESEMPENHO 53 Unidade 4 | Construção de Indicadores de Desempenho Caro(a) aluno(a), seja bem-vindo(a) à quarta e última unidade do nosso curso! Aqui, o objetivo será apresentar os principais indicadores de nível de serviço logístico que podem ser utilizados pelas empresas de transporte de cargas e de logística para avaliar o desempenho dos serviços logísticos oferecidos aos clientes. Assim, vamos construir o que poderíamos chamar de “certidão de nascimento do indicador”. A certidão de nascimento do indicador vem a ser uma tabela que contém todas as características necessárias para defini-lo: equação de cálculo, variáveis envolvidas, nome do indicador, frequência de medida, unidade de medida, áreas responsáveis pela coleta de informações, utilidade para o transporte e para a logística, etc.). Bons Estudos! 54 1 Indicadores e Exemplos de Medidas no Transporte e na Logística 1.1 Pedido Correto Note que este indicador pode ser usado tanto pelo cliente como pela empresa fornecedora. O cliente pode usá-lo para avaliar a qualidade de serviço do fornecedor. Já este último pode usar o indicador para verificar os erros que são cometidos no processo de preparação e expedição dos pedidos e melhorar os processos de trabalho para evitar os erros. Nome do indicador Índice de Pedido Correto Objetivo Verificar a competência da empresa em entregar os intens de acordo com o que foi especificado no pedido do cliente Equação de cálculo IPC = (n° de pedidos entregues corretamente / n° total de pedidos entregues) x 100 Unidade de medida % Utilidade do indicador Permite que a empresa identifique os itens que foram entregues incorretamente num pedido, os itens que não foram entregues e as trocas que podem ocorrer entre um item e outro de um mesmo pedido Frequência de coleta Este indicador pode ser medido para cada pedido individualmente. Sua medição é contínua. Ao final de determinado período, que poderá ser igual ao período de um mês, o responsável pela coleta poderá calcular o índice de pedido correto médio para a empresa Área responsável Compras e Recebimentos de mercadorias pelo lado do Comprador e Expedição e Logística pelo lado do Fornecedor Exemplo de meta para o indicador 100 % dos pedidos corretos 55 1.2 Tempo Despendido entre a Colocação de um Pedido pelo Cliente e a Entrega dos Bens Solicitados Este também é um indicador que pode ser usado tanto pelo cliente como pelo fornecedor. Nome do indicador Prazo de Entrega Objetivo Medir o tempo gasto pelo fornecedor para preparação e entrega de uma ordem de compra do cliente Equação de cálculo PE = tempo de transmissão do pedido pelo cliente + tempo de preparação do pedido no fornecedor + tempo de transporte para entrega do produto no cliente Unidade de medida Pode ser medido em dias, semanas, meses, etc. Dependendo da localização do fornecedor, do tipo de produto, do tamanho do lote de compra, etc. Utilidade do indicador Programação das ordens de compra, dimensionamento do estoque, avaliação da rapidez do fornecedor e do transporte. Identificar os problemas que causam atrasos em cada atividade logística envolvida no processo de entrega de mercadorias Frequência de coleta O tempo deve ser medido para cada ordem de compra emitida Área responsável Compras, transporte e expedição Exemplo de meta para o indicador 2 dias para entrega dos produtos na região de atuação de empresa 56 1.3 Tempo de Preparação do Pedido no Depósito Nome do indicador Tempo de Formação de Pedido Objetivo Medir o tempo decorrido entre o recebimento de um pedido no depósito da empresa e o despacho do mesmo a partir do depósito Equação de cálculo TFP = tempo, localização e coleta dos produtos no depósito + tempo de formação do pedido na área específica do depósito + tempo de conferência do pedido + tempo de carregamento e despacho das mercadorias Unidade de medida Normalmente este indicador é medido em horas Utilidade do indicador Verificar a agilidade empreendida nas atividades de localização, coleta, formação do pedido e despacho do mesmo no depósito. Serve para identificar os problemas nas atividades de formação de pedidos Frequência de coleta O ideal seria que o tempo fosse medido para cada pedido preparado no depósito. Entretanto, a empresa poderia a cada mês estabelecer um período para a coleta das informações necessárias para o cálculo do indicador Área responsável Armazenagem e expedição Exemplo de meta para o indicador 8 horas para formação de quaquer pedido no depósito 57 1.4 Índice de Perdas e Danos Nome do indicador Índice de Perdas e Danos Objetivo Identificar o percentual de produtos que chegam ao cliente com danos e que são extraviados ou roubados durante a entrega Equação de cálculo IPD = (n° de itens entregues em condições de uso ao cliente / n° total de itens constantes do pedido) x100 Unidade de medida % Utilidade do indicador Definir os cuidados que devem ser adotados no manuseio, no acondicionamento, na segurança e no transporte dos produtos solicitados pelo cliente. Medir as inconformidades existentes com os produtos Frequência de coleta É necessário que o cliente mensure este indicador em cada lote de produtos recebidos do fornecedor, caso contrário poderá receber produtos defeituosos, danificados ou receber produtos em menores quantidades que as solicitadas Área responsável Recepção e conferência Exemplo de meta para o indicador 0 % de perdas e danos com os produtos 58 1.5 Índice de Reclamações dos Clientes com os Serviços de Entrega Nome do indicador Índice de Reclamações dos Clientes Objetivo Identificar os problemas gerados pelo serviço de logística na entrega dos bens aos clientes Equação de cálculo IRC = (n° de reclamações dos clientes com o serviço de entregas / n° total de entregas) x 100 Unidade de medida % Utilidade do indicador Identificar os problemas existentes com o serviço de logística direcionado à entrega dos produtos aos clientes para corrigir os erros e reduzir as reclamações dos clientes Frequência de coleta É importante que a empresa realize registre continuamente as reclamações dos clientes. A periodicidade mensal é adequada para o cálculo deste indicador. A partir dela poderiam ser propostas as solições para redução das reclamações mais frequentes Área responsável Marketing, vendas e logística Exemplo de meta para o indicador 0 % de reclamações dos clientes com o serviço de entregas 59 1.6 Utilização da Capacidade dos Veículos Dependendo do tipo de produto com o qual a empresa trabalha, poderá ser mais interessante utilizar a capacidade volumétrica, ao invés do peso, como unidade de medida e de cálculo para este indicador. Nome do indicador Nível de Utilização da Capacidade dos Veículos Objetivo Avaliar a utilização da capacidade do veículo em peso em uma viagem Equação de cálculo CAP = (tonelagem transportada no veículo numa viagem/ capacidade de carga em tonaledas do veículo) x 100 Unidade de medida % Utilidade do indicador Identificar se os ceículos estão rodando com capacidade ociosa na carroceria e servir como subsídio para planejamento das entregas e do carregamento das cargas nos veículos. Dar informações para redução de custos com o transporte Frequência de coleta O ideal seria um acompanhamento sistemático e contínuo da utilização de cada veículo em todas as viagens. Alternativamente, a empresa poderá fixar um período do mês para realizar as medições Área responsável Transporte Exemplo de meta para o indicador Aproveitamento de 100 % da capacidade em peso do veículo 60 1.7 Ociosidade da Frota O indicador pode ser calculado para cada veículo e, em seguida, realiza-se o cálculo do nível médio de ociosidade de toda a frota de veículos da empresa. Nome do indicador Nível de Ociosidade da Frota Objetivo Identificar o número de horas em que os veículos da frota da empresa ficam ociosos (sem uso) Equação de cálculo NOF = (n° de horas no dia que o veículo é utilizado / n° de horas da jornada de trabalho) x 100 Unidade de medida % Utilidade do indicador Determinar o percentual de horas da jornada de trabalho em que os veículos são utilizados. Serve como subsídio para dimensionamento da frota de veículo da empresa Frequência de coleta A empresa necessita coletar as informação e calcular o indicador em épocas de demanda normal, em períodos de baixa demanda e em períodos de elevada demanda. Assim, ela poderá dimensionar e planejar o uso de sua frota de veículos com maior racionalidade Área responsável Transporte Exemplo de meta para o indicador 10 % do tempo da jornada de trabalho com o veículo sem uso 61 1.8 Confiabilidade do Fornecedor Note que quanto mais próximo for o prazo de entrega efetivamente realizado do prazo de entrega acordado em contrato, mais o fornecedor será considerado confiável. Para o cliente não é interessante nem que o produto chegue após o prazo combinado, nem que a entrega seja feita antes do prazo combinado. Tanto a entrega antecipada como a entrega em atraso causa problemas. Num caso e no outro, o cliente terá de reprogramar suas atividades logísticas para recepção do produto, para armazenamento, para registro em estoque etc. Tudo que não é planejado tem um custo mais elevado. É o tal do ditado que fala da resolução dos problemas “apagando incêndios”. Você já ouviu essa expressão? Ela se refere a soluções dadas a situações inesperadas, que não eram previstas pela organização e, portanto, que não tinham sido planejadas. Isso deve ser evitado a qualquer custo. É por isso que um indicador de confiabilidade do fornecedor no cumprimento do prazo de entregas é fundamental. Nome do indicador Confiabilidade do Prazo de Entrega Objetivo Avaliar a confiabilidade do fornecedor em cumprir com os prazos de entrega acertados no contrato de venda ou nos pedidos do cliente Equação de cálculo CPE = (prazo de entrega realizado / prazo de entrega estabelecidado em contrato) x 100 Unidade de medida % Utilidade do indicador Medir a variabilidade em torno do prazo de entrega combinado em contrato entre o fornecedor e o cliente Frequência de coleta É importante que a empresa registre continuamente os prazos de entrega efetivamente realizados e os compare com os prazos estabelecidos em contrato. A periodicidade mensal é adequada para o cálculo deste indicador Área responsável Logística Exemplo de meta para o indicador 100 % de confiabilidade no prazo de entrega do fornecedor 62 1.9 Produtividade do Pessoal de Logística Nome do indicador Produtividade do Pessoal de Logística Objetivo Avaliar a produtividade dos funcionários da empresa diretamente envolvidos com as atividades de movimentação de cargas Equação de cálculo PPL = (total de toneladas ou quilogramas de carga movimentada / n° de funcionários da área) Unidade de medida Toneladas ou quilogramas / funcionário Utilidade do indicador Verificar a evolução produção dos funcionários da área de logística em função da carga movimentada pela empresa Frequência de coleta Mensal Área responsável Logística Exemplo de meta para o indicador X toneladas por funcionário por mês 63 1.10 Índice de Segurança no Transporte Nome do indicador Percentual de Acidentes e Quebras no Transporte Objetivo Medir o númeno de acidentes e de quebras ocorrido com os veículos da frota da empresa durante determinado período em proporção ao número total de viagens realizadas Equação de cálculo PAQT = (n° de viagens com acidentes ou quebras / n° de viagens realizadas) x 100 Unidade de medida % Utilidade do indicador Serve para identificar os índices de acidentes e quebras ocorridos com o veículo na prestação dos serviços logísticos. É um indicador importante porque incorpora a análise de situações que afetam os prazos de entrega, a imagem da empresa e provocam implicações como falta de produtos para o cliente e acarretam maiores custos de transporte Frequência de coleta A periodicidade mensal parece ser adequada para o cálculo e registro de informação para este indicador Área responsável Logística Exemplo de meta para o indicador 0 % de acidentes e quebras 64 1.11 Disponibilidade de Produtos em Estoque Nome do indicador Disponibilidade de Estoque Objetivo Identificar se a empresa pode atender o pedido do cliente a qualquer momento e com rapidez a partir do estoque disponível nos seus depósitos Equação de cálculo DISP = (n° de pedidos atendidos a partir do estoque / n° total de pedidos) x 100 Unidade de medida % Utilidade do indicador Serve como subsídio para definir a política de estoques da empresa, visando à melhoria do serviço ao cliente Frequência de coleta Mensal Área responsável Armazenagem, almoxarifado e logística Exemplo de meta para o indicador Estoque disponível para atender a 100 % dos pedidos dos clientes 65 1.12 Produtividade dos Veículos de Transporte Esses são alguns dos indicadores que podem ser usados no transporte e na logística. Alguns são diretamente relacionados ao nível de serviço logístico oferecido ao cliente. Outros não representam o serviço ao cliente, mas têm influência sobre ele, pois podem ocasionar consequências sobre prazos, estoques, custos dos serviços logísticos, etc. O importante é que todos eles, como muitos outros indicadores que poderiam ser criados, apontam o melhor ou pior desempenho da empresa na realização das atividades da logística. Nome do indicador Produtividade média dos veículos Objetivo Avaliar a quantidade média de mercadoria movimentada por veículo da frota num determinado período Equação de cálculo PRODV = (tonelagem transportada x quilometragem percorrida / n° de veículos da frota) Unidade de medida Ton. KM / veículo Utilidade do indicador É indicado como subsídio para políticas de gestão da frota e para medidas de redução de custos com transporte. Também serve para comparação com a produtividade da frota de empresas do mesmo setor Frequência de coleta Mensal Área responsável Transporte Exemplo de meta para o indicador X ton. KM / veículo 66 a 1) Julgue verdadeiro ou falso. O índice de Pedido Correto verifica a competência da empresa em entregar os itens de acordo com o que foi especificado no pedido do cliente. Ele pode ser usado tanto pelo cliente, quanto pela empresa fornecedora. Verdadeiro ( ) Falso ( ) 2) Julgue verdadeiro ou falso. O indicador do uso da Capacidade do Veículo (CAP) pode ser
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