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Qualidade no Atendimento do Transporte Aéreo SEST – Serviço Social do Transporte SENAT – Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte ead.sestsenat.org.br CDU 656.7 162 p. :il. – (EaD) Curso on-line – Qualidade no Atendimento do Transporte Aéreo – Brasília: SEST/SENAT, 2017. 1. Transporte aéreo. 2. Controle de qualidade. I. Serviço Social do Transporte. II. Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte. III. Título. 3 Sumário Apresentação 8 Módulo 1 9 Unidade 1 | Relacionamento Interpessoal 10 1 Introdução 11 2 Necessidades Humanas Básicas 11 3 Ética 14 3.1 A Ética no Contexto das Relações Interpessoais e Sociais 15 4 Competência Interpessoal 17 5 Percepção 18 6 Empatia 19 7 Interferências na Percepção 20 8 Comunicação Interpessoal 21 9 Elementos da Comunicação 23 9.1 Barreiras da Mensagem 24 9.2 Barreiras do Emissor/Receptor 24 9.3 Barreiras do Canal 25 9.4 Barreiras Psicológicas 25 9.5 Superando as Barreiras para uma Comunicação Interpessoal Eficaz 26 9.6 Dissonância na Comunicação 27 9.7 A fidelidade da Comunicação 27 10 Aspectos da Comunicação Interpessoal 30 10.1 Relacionamento Interpessoal X Comunicação Não Verbal 31 10.2 Relacionamento Interpessoal X Voz 31 11 Escuta Interativa 34 4 12 Como Testar a Compreensão 35 13 Tipos de Perguntas: Abertas e Fechadas 36 13.1 Perguntas Abertas 36 13.2 Perguntas Fechadas 36 14 Obtendo Informações 38 15 Corporate Resource Management (CRM) – Gerenciamento de Recursos Corporativos/Equipes 39 15.1 Treinamento em CRM – Casos práticos 41 Atividades 45 Referências 46 Módulo 2 48 Unidade 2 | A Empresa 49 1 Introdução 50 2 Empresa Aérea 51 2.1 Atividades das Empresas Aéreas nos Aeroportos 51 2.2 Central de Relacionamento com o Cliente 54 2.3 Canais de Comunicação Empresa-Cliente 55 3 O Que é uma Empresa ou Uma Organização 55 4 Fatores Importantes para a Empresa 57 4.1 Fatores Motrizes 57 4.1.1 Fatores Motrizes Internos 58 4.1.2 Fatores Motrizes Externos 58 5 Paradigmas das Empresas 58 6 Visão Sistêmica e Visão Estratégica 61 7 O Mundo dos Negócios Hoje 63 8 Paralelo entre as Necessidades Humanas e as Necessidades da Empresa 64 5 9 A Empresa e os Clientes Internos 66 10 A Comunicação na Empresa 67 11 Fatores que Influenciam a Comunicação nas Empresas 68 Atividades 71 Referências 72 Módulo 3 74 Unidade 3 | O Cliente do Transporte Aéreo 75 1 Introdução 76 2 Como Podem Ser os Clientes 77 3 Perfil do Passageiro do Aeroporto Internacional de Brasília 78 4 Tipos de Cliente 79 5 Tipos Psicológicos de Clientes 80 7 Estilos de Clientes 81 7.1 O Cliente Auditivo 83 7.2 O Cliente Visual 83 7.3 O Cliente Sinestésico 84 8 Atitudes 84 9 Buscando a Satisfação do Cliente 85 Atividades 89 Referências 90 Unidade 4 | Atendimento Eficaz ao Cliente do Transporte Aéreo 92 1 Introdução 93 2 A Qualidade no Atendimento ao Cliente 95 3 Pecados no Atendimento ao Cliente 96 4 Atitude e Postura no Atendimento 99 5 Fatores Externos que Interferem no Atendimento ao Cliente 101 6 5.1 Apresentação Pessoal 101 5.2 O Ambiente de Atendimento 101 6 Fatores Internos que Interferem no Atendimento ao Cliente 102 7 Princípios de um Atendimento de Excelência ao Cliente 102 7.1 Recebendo o Cliente 106 7.2 Informando o Cliente 107 7.3 O Atendimento Telefônico 108 7.4 O Atendimento ao Cliente pela Internet 113 8 Recomendações 115 Atividades 120 Referências 121 Módulo 4 123 Unidade 5 | A Fidelização Do Cliente 124 1 Introdução 125 2 Como Ocorre a Fidelização do Cliente 127 3 Superando as Expectativas do Cliente 131 4 O Cliente Fidelizado 132 5 Fidelização dos Clientes no Transporte Aéreo – Programa de Milhagem 133 Atividades 136 Referências 137 Unidade 6 | Resolução de Conflitos 139 1 Introdução 140 2 Elementos Curriculares Mínimos 140 3 Processo de Transição na Vivência de um Conflito 143 4 Gerenciamento de Conflitos no Ambiente de Trabalho 144 4.1 Gerenciando Conflitos Junto a Clientes 145 7 5 Escutando Reclamações e Resolvendo Conflitos 146 6 O Que Quer o Cliente Irritado 147 Atividades 150 Referências 151 Unidade 7 | Estudo de Caso – Atendimento Eficaz para Cliente do Transporte Aéreo 153 1 Introdução 154 2 Estudo de Caso: Atendimento aos Clientes das Empresas Aéreas 154 Atividades 158 Referências 159 Gabarito 161 8 Apresentação Prezado(a) aluno(a), Seja bem-vindo(a) ao curso Qualidade no Atendimento do Transporte Aéreo! Neste curso, você encontrará conceitos, situações extraídas do cotidiano e, ao final de cada unidade, atividades para a fixação do conteúdo. No decorrer dos seus estudos, você verá ícones que têm a finalidade de orientar seus estudos, estruturar o texto e ajudar na compreensão do conteúdo. Este curso possui carga horária total de 70 horas e foi organizado em 7 unidades, divididas em 4 módulos, conforme a tabela a seguir. Fique atento! Para concluir o curso, você precisa: a) navegar por todos os conteúdos e realizar todas as atividades previstas nas “Aulas Interativas”; b) responder à “Avaliação final” e obter nota mínima igual ou superior a 60; c) responder à “Avaliação de Reação”; e d) acessar o “Ambiente do Aluno” e emitir o seu certificado. Este curso é autoinstrucional, ou seja, sem acompanhamento de tutor. Em caso de dúvidas, entre em contato através do e-mail suporteead@sestsenat.org.br. Bons estudos! Módulos Unidades Carga Horária Módulo 1 Unidade 1 | Relacionamento Interpessoal 20h Módulo 2 Unidade 2 | A Empresa 12h Módulo 3 Unidade 3 | O Cliente do Transporte Aéreo 8h Unidade 4 | Atendimento Eficaz ao Cliente do Transporte Aéreo 14h Módulo 4 Unidade 5 | A Fidelização Do Cliente 7h Unidade 6 | Resolução de Conflitos 7h Unidade 7 | Estudo de Caso – Atendimento Eficaz para Cliente do Transporte Aéreo 2h Qualidade no Atendimento do Transporte Aéreo MÓDULO 1 10 UNIDADE 1 | RELACIONAMENTO INTERPESSOAL 11 Unidade 1 | Relacionamento Interpessoal 1 Introdução “Provavelmente nenhuma outra atividade seja tão vulnerável ao desempenho da comunicação como a Aviação” (MONAN, 1988) A Federal Aviation Administration (FAA) estima que o erro humano é um fator contribuinte presente em 60-80% de todos os acidentes e incidentes aéreos (UNITED STATES, 2004). Falhas no relacionamento interpessoal e a comunicação ineficaz são identificadas como causas desses erros. Os efeitos da escassez de habilidades de comunicação e de relacionamento interpessoal refletem-se na qualidade dos serviços, na medida em que contribuem para a degradação do desempenho da capacidade técnica, por meio de uma série de comunicações falhas, e ações inadequadas, por parte dos envolvidos na operação aérea. 2 Necessidades Humanas Básicas Todo ser humano possui uma série de necessidades que procura satisfazer, priorizando umas em relação às outras, ao longo da sua vida. O psicólogo Abraham Harold Maslow classificou as necessidades humanas em cinco categorias, que podem ser representadas pela figura que se segue. 12 A teoria de Maslow é conhecida como muito importante. Ele entendia que essas cinco necessidades básicas são os fatores que organizam e direcionam os comportamentos da pessoa ao longo da sua vida. À medida que as necessidades de baixo vão sendo mais ou menos satisfeitas, as necessidades imediatamente superiores passam a ser prioritárias. Assim sendo, as necessidades dos seres humanos obedecem a uma hierarquia, isto é, a uma escala de valores a serem transpostos. Isso significa que, no momento em que o indivíduo realiza uma necessidade, surge outra no seu lugar, exigindo sempre que as pessoas busquem meiospara satisfazê-la. Ninguém procurará reconhecimento pessoal e uma condição social elevada (status) se as suas necessidades básicas não estiverem satisfeitas. Abraham Harold Maslow (1908-1970), psicólogo estadunidense, é considerado o pai da psicologia humanista, ficou famoso pelas suas ideias sobre motivação humana e pelos seus estudos sobre autorrealização e saúde psicológica. Segundo Maslow, as pessoas que trilham o caminho da autorrealização possuem as seguintes características: • Percepção mais clara e mais eficiente da realidade; • Maior abertura para novas experiências, maior aceitação de si e dos outros; • Maior integração, totalidade e unidade da pessoa; • Maior espontaneidade, expressividade, naturalidade e vivacidade; • Firme identidade, autonomia e autoimagem definida; 1 2 3 4 5 Realização Pessoal Estima Amor/Relacionamento Segurança Fisiologia Moralidade, criatividade, espotaneidade, solução de problemas, ausência de preconceito, aceitação dos fatos. Auto-estima, confiança, conquista, respeito dos outros, respeito aos outros. Amizade, família, intimidade sexual. Segurança do corpo, do emprego, de recursos, da moralidade, da família, da saúde, da propriedade. Respiração, comida, água, sexo, sono, homeostase, excreção. 13 • Maior objetividade (foco no problema) e discernimento (do bem e do mal, do melhor e do pior); • Senso de humor filosófico e não hostil; • Desprendimento (independência dos outros e da cultura) e transcendência do eu (experiências culminantes); • Maior criatividade e capacidade de articular o concreto com o abstrato; • Caráter mais democrático, altruísta e universalista (sentimento de parentesco com os outros); • Maior capacidade de amar, de se comunicar, de ter relações mais profundas com as pessoas. Pelo que você percebeu, as necessidades humanas devem ser sempre observadas e respeitadas – as nossas necessidades e as dos outros. Elas são fatores decisivos que influenciam o nosso desempenho no trabalho. Passamos grande parte da nossa vida trabalhando para obter recursos e atender a objetivos mais amplos. Portanto, o trabalho deve ser encarado como realização pessoal. Isso é importante, porque para um profissional sentir-se apto e feliz, o trabalho deve suprir as suas necessidades. Temos, também, de respeitar e entender as necessidades dos outros. c Pense nisso: a chave para conhecer outras pessoas está em nos conhecermos bem. Temos de conhecer os nossos sentimentos, as nossas emoções e trabalhar as nossas reações. Você já sabe que para compreendermos o outro é necessário nos compreendermos bem. Somente é possível identificar elementos emocionais e irracionais no outro porque eles integram a matriz humana. O que precisamos fazer é disciplinar instintos 14 e características primárias e destrutivas. Emoções primárias surpreendem-nos quando emergem e, às vezes manifestamos reações pessoais que em nada nos orgulham. Por isso, precisamos refletir e nos controlar emocionalmente. Aprender sobre si e sobre o outro em um mundo em constante mudança ajuda-nos a lidar com a realidade, porque trocas são tarefas cotidianas em todos os espaços onde se encontram pessoas. As atitudes de curiosidade, observação, interação, reflexão e controle emocional nos introduzem no fabuloso mundo do outro e nos tornam mais compreensivos e solidários. A nossa personalidade é construída por meio do convívio com as outras pessoas. Há comprovações científicas de que a convivência social é básica para o nosso desenvolvimento como seres humanos. Por isso, vamos refletir sobre um tema fundamental: a ética. 3 Ética Leonardo Boff, em sua obra “A águia e a galinha”, de 1997, fez a seguinte definição de ética: Ethos, ética em grego, designa a morada humana. A ética, como morada humana, não é algo pronto e construído de uma só vez. O ser humano está sempre tornando habitável a casa que construiu para si. Ético significa, portanto, tudo aquilo que ajuda a tornar melhor o ambiente para que seja uma moradia saudável. A ética trata daquilo que é bom para os seres humanos, para uma saudável convivência social. É o estudo do que é “correto” e do que é “errado” na conduta humana. A ética envolve o comportamento correto e obrigatório – independentemente dos valores subjetivos de cada indivíduo – por ser o único comportamento esperado de alguém que pertença a determinado grupo. O nosso cotidiano é regido por normas de comportamento que visam a adequar a nossa conduta às mais diversas situações em que nos encontramos. 15 Em todos os grupos sociais que se organizam com um propósito há comportamentos que não são aceitos. Outros são obrigatórios (deveres), pois a sua transgressão depõe não só contra a imagem de quem os pratica, mas contra a imagem de todo o grupo a que o indivíduo pertence. Por isso, é de entendimento comum a todos os membros do grupo que quem infringe uma norma deve ser penalizado de alguma forma, para que se preservem os valores que identificam aquele grupo, que pode ser uma categoria profissional, um partido político, uma associação, uma organização governamental ou não governamental, enfim, qualquer grupo organizado. c Por exemplo, é dever ético de um policial prender um criminoso. Não o fazendo, terá agido de forma antiética e prejudicial à imagem de toda a sua categoria profissional e decerto será punido por isso. A ética tem por objetivo facilitar a realização das pessoas ou moldá-las às normas de um determinado grupo social para que o ser humano se realize integralmente. Os preceitos éticos visam à perfeição do ser humano. 3.1 A Ética no Contexto das Relações Interpessoais e Sociais Você já sabe que as nossas interações são compostas de atos regidos por normas, ou regras, ou princípios éticos de convivência social. Essas normas abrangem desde os diversos gêneros de saudação até o modo de uma pessoa dirigir-se a outra, de atender a um amigo, a um colega, a um cliente, até as diferentes manifestações de pêsames, de cortesia, de cavalheirismo, de galanteio etc. Essas normas dizem respeito a um importantíssimo e fundamental aspecto de nossa vida cotidiana: o trato social. As normas de convivência, que regem o trato social, são a tradução de um comportamento esperado e adequado, e precisam estar de acordo com o ambiente, o momento e as pessoas com quem interagimos. 16 No contexto das nossas relações interpessoais, o “agir ético” caracteriza-se pela observação dos valores morais que traduzem um comportamento correto e adequado em relação aos outros membros do grupo social a que pertencemos, ou em relação à natureza do grupo em si. c O exemplo mais comum é o do campo profissional: é sempre antiético tecer críticas depreciativas ao trabalho de um colega de profissão diante de terceiros, ou na ausência do colega em questão. Os princípios éticos nas relações interpessoais pautam-se na convivência harmônica, no respeito, na lealdade, na solidariedade, no apreço. A discórdia, a polêmica e a diferença de pensamento sempre existirão: na família, na escola, nos grupos sociais e no trabalho. Entretanto, a compreensão de que devemos agir em relação àqueles com quem convivemos, e de quem eventualmente discordamos, do mesmo modo que gostaríamos que agissem para conosco, é o primeiro passo em direção à aquisição de uma postura eticamente saudável nas relações sociais. O entrosamento grupal, seja ele social ou profissional, advém da nossa sintonia com as pessoas que estão ao nosso lado, de modo a que possamos compreender os nossos sinais emocionais e os das pessoas que nos cercam. Assim sendo, críticas construtivas em termos elevados no ambiente e no momento apropriados,solidariedade e apoio para com as dificuldades e limitações alheias, compreensão, presteza e diligência serão sempre vistas como características positivas, que valorizam aqueles que as possuem. Muitas vezes, o ambiente do grupo está impregnado por vícios antiéticos, ou por pessoas de comportamento antiético. Por isso, vai se sobressair a pessoa que tiver um comportamento eticamente adequado, não se deixando influenciar pelo “vírus da cultura antiética”. Isso vale para a vida em sociedade, na família, na escola, na política, no trabalho, em qualquer grupo social. As pessoas de comportamento eticamente louvável destacam-se, adquirem prestígio e servem de exemplo em todos os ambientes. 17 Aqueles que desenvolveram a habilidade de lidar eficientemente com outras pessoas, de modo adequado às necessidades de cada uma e considerando a realidade da situação, costumam apresentar altos níveis de competência interpessoal. 4 Competência Interpessoal c Renata e Adriana, funcionárias de uma empresa aérea, tiveram as suas promoções recusadas devido às avaliações negativas do Gerente da Base Brasília da empresa. Renata ficou furiosa, passou a fantasiar sobre como “esganar” o seu chefe e a evitá- lo, olhando para o outro lado quando se cruzavam no corredor. E, em outras ocasiões, hostilizava-o. Adriana ficou aborrecida e triste porque não foi promovida. Entretanto, reagiu de modo diferente. Decidiu conversar com o chefe para verificar os pontos em que tinha falhado e o que poderia fazer para melhorar o seu desempenho. Concluiu que não tinha dado o melhor de si, atrasava-se etc. e prontificou-se a mudar para melhor. Meses depois foi promovida. Ao analisar esse caso, vemos o quanto a atitude ética e a determinação para melhorar são importantes. Renata passou a detestar o chefe e nada mais fez além de ter atitudes hostis, antiéticas. Decerto, acabou sendo despedida da empresa. Adriana tentou compreender por que não foi promovida, conscientizou-se das suas falhas e buscou a harmonia e a melhoria profissional. Resultado: o seu empenho foi reconhecido e meses depois ela foi promovida. A competência interpessoal pressupõe a existência de várias habilidades, como por exemplo: autoconhecimento, percepção, autopercepção, autoaceitação, empatia, princípios éticos, comunicação, flexibilidade e assertividade, entre outras, para o desenvolvimento pessoal, em um aprendizado contínuo. 18 Como essas habilidades não são inatas e sim desenvolvidas no convívio social, elas precisam ser aprendidas e aperfeiçoadas por todos. Vamos, agora, refletir sobre a percepção. 5 Percepção Percepção é o processo pelo qual os indivíduos organizam e interpretam as suas impressões sensoriais, para dar sentido ao contexto interacional. Entretanto, precisamos ter cuidado, porque o que percebemos pode ser diferente da realidade objetiva. A nossa percepção é seletiva. É impossível analisarmos tudo o que ocorre ao nosso redor. Nós selecionamos o que nos chama mais a atenção. E, como somos seletivos, somos influenciados pelas nossas aspirações, preferências, experiências passadas, expectativas, motivações e pelos nossos valores, momento da vida (fase, idade), interesses, medos, preconceitos etc. Leonardo, gerente-geral de uma empresa aérea, comprou um carro novo e começou a perceber muitos carros iguais aos dele na cidade. Ele se perguntou: “Será que aumentaram, repentinamente, as vendas de carros idênticos ao meu?” A nossa resposta é: provavelmente não. Leonardo é que só os percebeu agora. O mesmo acontece com uma gestante: parece que todos os bebês e mulheres grávidas resolvem aparecer e tudo sobre esse assunto lhe salta aos olhos. 19 Do mesmo modo, Cláudia, uma das telefonistas de uma empresa aérea foi repreendida por ter chegado atrasada ao trabalho, estará mais propensa a observar o atraso dos colegas. A interação com cada pessoa nos colocará diante de percepções diferentes, que podem ser iguais ou diferentes do nosso modo de perceber as coisas. 6 Empatia Vamos refletir um pouco sobre a empatia? Decerto você já ouviu muito essa palavra. Empatia é um processo de identificação em que nós nos colocamos no lugar do outro, tentando compreender como o outro sente, pensa e age. É compreendermos como os nossos familiares, vizinhos, amigos, colegas e assim por diante nos percebem e percebem a vida. É compreender o ponto de vista do outro. Ou seja, é a capacidade de nos identificarmos com outra pessoa, de sentirmos o que o outro sente, de entender o que o outro sente, o que o outro deseja, de percebermos como o outro apreende os fatos. É uma forte percepção das necessidades do grupo em que estamos inseridos. Para desenvolvermos a percepção é preciso conhecer bem a nossa individualidade. E a de quem convive conosco. Alguns exemplos de informações de percepção são: o objetivo comum; o papel de cada um dentro do contexto; o que fazer; como proceder; qual o impacto das nossas ações; até onde podemos atuar; e o que o colega pode fazer. 20 7 Interferências na Percepção A modificação da realidade ocorre por interferências físicas, psicológicas, culturais e pelas nossas experiências anteriores. Explicaremos a você cada uma dessas interferências. 1. Físicas: abrangem dificuldades que envolvem os indivíduos comunicantes. Por exemplo: problemas de saúde; limitação dos sentidos; equipamentos utilizados; características do ambiente como distância, iluminação, ruídos externos etc. 2. Psicológicas: relacionadas a questões de personalidade e até do inconsciente dos indivíduos, como o emocional alterado (excitação, apatia, agressividade), medos e traumas, desejos, estresse, intenções ocultas. 3. Culturais: preconceitos conscientes e inconscientes; valores; hábitos; costumes, idioma e linguagem. 4. Vivências: referem-se às nossas experiências, que influenciam a nossa percepção. Podem ser consideradas tanto as experiências positivas (sucessos e realizações) como as negativas (perdas, traumas e dissabores). As diferentes interferências na nossa percepção atuam ao mesmo tempo. O nosso estado emocional, mental, a situação do ambiente, as nossas experiências e aprendizagens anteriores interferem, simultaneamente, na nossa percepção da realidade. Observe as figuras. O que você vê? Você vê o cálice? Um pato ou um coelho? 21 As informações de percepção são importantes, principalmente, para medir a qualidade do trabalho em relação aos objetivos e progressos de uma equipe, e para evitar a duplicação desnecessária de esforços. Ao colaborar uns com os outros, os membros do grupo têm o feedback para identificar precocemente inconsistências e falhas no seu raciocínio. Depois, juntos, buscarão novas ideias, informações e referências, para auxiliá-los na resolução dos problemas. Para que o grupo possa operar em conjunto, satisfatoriamente, é necessário que os compromissos assumidos nas discussões entre os participantes sejam realizados com a máxima cooperação. Para que haja uma colaboração eficaz, são necessárias informações sobre o que está acontecendo. Essas informações nos são fornecidas por meio de elementos de percepção que capturam e condensam as informações coletadas na interação entre os participantes. A percepção é própria do ser humano e os elementos de percepção estão relacionados à interface do ambiente. Não importa se o contato é ocasional, se durou apenas um minuto, uma hora, ou se veremos a pessoa mais vezes: todas as formas de relacionamento interpessoal iniciam- se com a percepção do outro, que pode ser alterada, como você já sabe, em função de fatores intrapessoais ou ambientais, que influenciam o processo de comunicação. Seguindo essa linha de raciocínio, vamos refletiracerca da comunicação interpessoal. 8 Comunicação Interpessoal c Sr. Paulo telefonou para o setor de carga aérea na Base Brasília de uma empresa aérea e perguntou ao atendente qual era a previsão de entrega da mercadoria que estava aguardando, conforme o contrato de prestação de serviço. O atendente indicou uma data anterior à correta. Isso fez com que o Sr. Paulo esperasse a mercadoria em data equivocada. Ele perdeu tempo e ficou muito aborrecido. 22 Houve falha na comunicação! Roberto, vice gerente da mesma empresa aérea, estava estressado e acabou respondendo em tom agressivo a uma mensagem eletrônica de Leonardo, seu chefe, que lhe solicitava o relatório do mês. Esse fato gerou tensão e complicou ainda mais o relacionamento já desgastado entre os dois. Houve falha na comunicação! Preste atenção a um fato: a comunicação é uma via de mão dupla! As nossas habilidades de percepção e de comunicação são importantes ferramentas para as nossas relações interpessoais. Comunicação é o processo pelo qual compartilhamos significados por meio da transmissão de mensagens simbólicas (linguagem falada, escrita, pictórica, gestual). É todo o processo de transmissão e recepção de mensagens e informações (ideias, impressões, imagens, sons etc.). Toda relação interpessoal é realizada por algum tipo de comunicação. A palavra comunicar vem do latim comunicare, que significa tornar comum, compartilhar mensagens. Essas mensagens, compreendidas, exercem influência no comportamento das pessoas que se comunicam. Toda relação ou interação é realizada por algum tipo de comunicação. Podemos, então, dizer que é por meio de processos de comunicação que as pessoas se relacionam, transmitindo e recebendo ideias, impressões e imagens. A comunicação pode ser verbal (linguagem oral e escrita, entonação e altura da voz) ou não verbal (olhar, expressões faciais, gestos, linguagem corporal). Quando a comunicação é 23 presencial ocorre o que se chama de “comunicação total”: a combinação da comunicação verbal e da comunicação não verbal. Juntas, elas contribuem para uma melhor compreensão da mensagem que pretendemos transmitir. Sérias dificuldades podem surgir, geradas por problemas de comunicação. Por isso, é importante conhecermos o processo de comunicação e o que pode impedir uma comunicação clara e eficaz. 9 Elementos da Comunicação c Na sua ampla experiência como gerente-geral de vendas de uma empresa aérea brasileira, Leonardo observou que os campeões de vendas têm a capacidade de estabelecer equilíbrio entre o mundo de fato e o mundo interpessoal. Ele percebeu que qualquer profissão é pautada em relações harmônicas, no interesse mútuo e na cordialidade. E tudo isso depende da boa qualidade na comunicação. Vejamos, agora, os elementos que compõem o processo de comunicação. Todo processo de comunicação possui a estrutura básica que se segue. a) Emissor, transmissor ou fonte: pessoa que transmite a mensagem. b) Receptor: quem recebe a mensagem. Pode ser um indivíduo ou um grupo de pessoas. c) Mensagem: é o que se diz, o que se quer transmitir ao receptor. Gestuais Escritas Orais Pictóricas 24 d) Canal ou meio: o processo utilizado para transmitir a mensagem. A mensagem verbal pode ser transmitida de forma presencial, telefônica, por meio de vídeo, rádio, TV, computador etc. e) Código: linguagem utilizada que deve ser de conhecimento comum tanto ao transmissor da mensagem como ao receptor, para possibilitar que a mensagem seja compreendida. Por exemplo: a mensagem pode ser em um determinado idioma, pictórica ou visual (feita por desenhos, símbolos, fotos, vídeo, imagens etc.), matemática (linguagem numérica), braile, linguagem de sinais (surdos- mudos) ou apresentar uma combinação de vários códigos (Morse, gráficos com explicação escrita etc.). f) Contexto: situação em que ocorre a mensagem. g) Barreiras ou ruídos de comunicação: falhas de comunicação. É algo que interfere no processo de comunicação, prejudicando total ou parcialmente a compreensão da mensagem. Pode ser um ruído físico (barulho, problemas com o equipamento ou canal utilizado) ou psicossocial (falta de conhecimento do conceito utilizado, interpretação diferente da pretendida, dificuldade de percepção, preconceitos que interferem no julgamento etc.). 9.1 Barreiras da Mensagem Erro na mensagem: são barreiras geradas pela falta de clareza, precisão ou correção nas informações transmitidas. Podemos estar com boa intenção e transmitir, mesmo claramente, uma informação errada para o receptor. 9.2 Barreiras do Emissor/Receptor A postura psicológica inadequada gera barreiras. Uma postura agressiva ou defensiva (reativa) influencia negativamente a comunicação: bloqueia a compreensão das informações, cria desarmonia e agrava conflitos. As posturas cooperativa e proativa geram efeitos contrários. Veja só. 25 9.3 Barreiras do Canal Barreiras ou ruídos no canal são: barulho excessivo no local; interrupção em uma conversa; interferência e erros na transmissão de rádio, TV, telefone, fax, dados de computador; falhas na troca de informações etc. Para saber se a comunicação está sendo eficaz, temos de conferir se a mensagem recebida é a mesma que está sendo enviada, usando linguagem e canal apropriados. 9.4 Barreiras Psicológicas a) Percepções diferentes: pessoas com conhecimentos e experiências distintas costumam perceber o mesmo fenômeno de diferentes formas. b) Qualquer tipo de emoção pode influenciar na maneira pela qual vamos compreender ou passar a mensagem. c) Desconfiança: gera problemas quanto à veracidade da mensagem. Atitude / Linguagem Reativa Atitude / Linguagem Proativa 1. Nada há que eu possa fazer/não posso fazer isso. 1. Procuraremos alternativas/verei quem pode ajudar. 2. Sou assim e pronto! 2. Posso ter outra atitude. 3. Isso me deixa louco! 3. Posso controlar as minhas emoções. 4. Nunca vão aceitar isso. 4. Buscarei uma apresentação eficiente. 5. Tenho de fazer isso... 5. Eu quero/escolho fazer... 6. Ah, se eu pudesse... 6. Eu farei. 26 9.5 Superando as Barreiras para uma Comunicação Interpessoal Eficaz • Superando as diferenças de percepção: é preciso observar o ponto de vista da outra pessoa. Adiar as reações até que a informação relevante seja entendida diminuirá a ambiguidade da mensagem. • Superando diferenças de linguagem: os termos técnicos devem ser substituídos por uma linguagem simples e direta. Os receptores devem tirar suas possíveis dúvidas e repetir os principais tópicos da mensagem. • Superando o ruído: procure eliminá-lo; se não for possível, aumente a clareza e a força da mensagem. • Superando reações emocionais: aceitando-as como parte do processo de comunicação, e procurando compreendê-las, objetivando melhorar a atmosfera, mudando seu próprio comportamento. • Superando as inconsistências nas comunicações verbais e não verbais: estar consciente delas e evitar o envio de mensagens falsas. • Superando desconfiança: um bom relacionamento com as pessoas com as quais nos comunicamos, usando sempre a honestidade e as boas intenções. • Redundância: é a repetição ou reformulação da mensagem para assegurar sua recepção ou reforçar o seu impacto. 27 9.6 Dissonância na Comunicação A dissonância na comunicação ocorre quando a comunicação não verbal e a verbal são contraditórias. Ou seja, quando a nossa expressão corporal comunica o contrário da nossa comunicação verbal. Precisamos ter cuidado com a postura, o olhar, os gestos, porque, na maioria das vezes, a ação fala mais do que as palavras. c Paula, vendedora de uma empresa aérea brasileira, estava visivelmentenervosa e abalada porque quase foi atropelada por um carro ao atravessar a rua. Bela, sua colega, correu para ampará-la. Mas, Paula disse-lhe: “Não se preocupe, estou calmíssima.” Patrícia, outra vendedora da mesma empresa aérea, teve uma falha de comportamento para com uma cliente antiga. Apresentou uma postura automática e impessoal, falando ao telefone enquanto atendia sem se sequer olhar para a cliente e disse a ela em tom descuidado: “Sim, em que posso ajudá-la?” A cliente ficou aborrecida e passou a comprar suas passagens em outra loja. Esses casos são exemplos de que a nossa comunicação verbal e a não verbal nos auxiliam ou prejudicam no processo de interação. Precisamos ter cuidado: palavras gentis e postura adequada evitarão problemas de compreensão e facilitarão nossa interação. 9.7 A fidelidade da Comunicação Todos desejam que a comunicação seja a mais fiel possível. O ruído e a fidelidade são duas faces da mesma moeda. Se houver ruído reduz-se a fidelidade e, caso se reduza o ruído, aumenta-se a fidelidade. 28 Há quatro fatores inseridos no emissor que determinam a fidelidade da comunicação: a) As cinco habilidades de comunicação: a escrita e a palavra (função codificadora), a leitura e a audição (função decodificadora) e o raciocínio, que engloba ambas as funções. A nossa habilidade afeta diretamente a análise dos nossos objetivos, e como codificá-los de forma simples e clara para que sejam entendidos. b) Atitudes: afetam os meios pelos quais o emissor se comunica. • Atitude para consigo: é o complexo de variáveis que se reúnem para formar a personalidade do indivíduo. Ex: insegurança, autoestima. • Atitude para com o assunto: é a crença e/ou opinião de um determinado assunto. Ex.: Os professores involuntariamente deixam transparecer a sua ideologia quando ensinam um assunto qualquer. • Atitude para com o recebedor: é um julgamento favorável ou não do emissor em relação ao recebedor. c) Nível de conhecimento: é o quanto a fonte domina um assunto. Obs.: mesmo a fonte dominando o assunto, pode haver erro na comunicação pelo excesso de termos técnicos na transmissão da mensagem. d) Fator sociocultural: é a classe social juntamente com a cultura do indivíduo. Esses mesmos fatores de fidelidade aplicam-se ao receptor: a) Habilidades de comunicação: é a capacidade de escutar, ler e pensar. b) Atitudes: idem. c) Nível de conhecimento: se o recebedor não tiver conhecimento no assunto, nada entenderá. d) Fator sociocultural: idem. e) Na mensagem, o código, o conteúdo e o tratamento devem ser fatores considerados. f) Elementos e estruturas: os símbolos são elementos, e o conjunto dos elementos formam diversas estruturas. 29 g) Nível do debate: o nível de análise varia segundo o objetivo. Ex: numa palavra as letras são os elementos e a junção delas, a estrutura. Já numa frase as palavras serão os elementos, e a frase em si, será a estrutura. h) Código da mensagem: é qualquer grupo de símbolos capaz de ser estruturado de maneira a ter significado para alguém. i) Conteúdo da mensagem: é uma forma lógica de apresentar diversas ideias e/ ou informações. j) Tratamento da mensagem: são as decisões que a fonte toma para selecionar e dispor tanto o código como o conteúdo. Ex: resumo, texto em forma de tópicos etc. k) Os três principais sentidos da palavra canal. Veja um exemplo: • Maneiras de codificar e decodificar mensagens (cais); • Veículos da mensagem (barcos); • Transportadoras do veículo (água). Os participantes de uma equipe de trabalho precisam comunicar-se bem, para que consigam realizar tarefas interdependentes. O contexto sociocultural do emissor influencia na comunicação tanto como as expressões de linguagem que são produzidas por ele e interpretadas pelo receptor. O contexto sociocultural fornece elementos adicionais não verbais à estrutura de linguagem utilizada. Isso simplifica a comunicação verbal, que é complementada pelos elementos presentes no contexto interacional. As informações são transmitidas por meio de um canal de percepção criado no espaço onde ocorre a conversação (contexto). Esse canal de percepção está implícito no canal da comunicação. 30 c Por exemplo, em uma conversa face a face, as informações são transmitidas por meio do som, dos gestos e das expressões dos indivíduos, entre outros. Ao se comunicarem, as pessoas geralmente não estão cientes das expressões, da conversação na sua totalidade e/ou dos elementos de percepção e de expressão utilizados, porque a sua atenção está voltada para o objetivo e os efeitos das suas mensagens. Todavia, quando há algum tipo de confusão ou problema (ruídos), as estruturas de linguagem e os elementos de percepção usados vêm para o foco central, em uma tentativa de reparar o desentendimento e esclarecer a mensagem. Para haver entendimento e a comunicação cumprir o seu objetivo, é necessário que todos os envolvidos no processo de comunicação, ou de interação, conheçam as estruturas da linguagem e expressões utilizadas. O único modo de obtermos a confirmação do entendimento é pelas reações do receptor (que são guiadas pelo seu conhecimento e demonstradas por: fala, gestos, olhar, ações). Uma falha na comunicação é uma discordância entre as expectativas do emissor e as ações do receptor. Algumas vezes as falhas são identificadas no discurso do receptor e/ou nas suas atitudes. 10 Aspectos da Comunicação Interpessoal A comunicação interpessoal ocorre por meio de formas de relacionamento, mesmo que momentâneas e situacionais. Há relacionamento interpessoal quando sinalizamos algo com um olhar, um sorriso, um gesto, uma palavra. 31 10.1 Relacionamento Interpessoal X Comunicação Não Verbal Você já sabe que a comunicação não verbal ocorre por meio dos sinais transmitidos pelo nosso corpo. Então, atine para o seguinte: a) Apresentação pessoal e postura: a aparência pessoal é fundamental. Ela revela os nossos hábitos, estilo, a nossa higiene e facilita ou prejudica a aceitação da nossa mensagem. b) Fisionomia: as nossas expressões podem negar as nossas palavras. Uma pessoa pode dizer verbalmente que gostou de um presente com uma expressão na face de quem não gostou. Nesse caso, estará havendo uma contradição entre as mensagens visual e verbal. c) Atitude e postura: as nossas atitudes e posturas diante das questões do cotidiano também exercem grande influência em como as pessoas ao nosso redor nos percebem. Pessoas que habitualmente reclamam de tudo têm mais dificuldade em transmitir mensagens de otimismo, pois a sua atitude tensa e tristonha contradiz a mensagem verbal. 10.2 Relacionamento Interpessoal X Voz A comunicação verbal também é influenciada pelas características que a nossa voz comunica. A voz pode ser analisada por meio de tonalidade (aguda ou grave), da modulação da voz (variação do tom), do timbre (qualidade que permite distinguir uma voz da outra – é a identidade da voz) e da intensidade ou volume (falar alto ou baixo). 32 A seguir, apresentamos algumas dicas para facilitar a sua comunicação verbal. h i. Procure falar claramente, articulando bem as palavras, e esteja certo de que todos os interessados estão escutando. ii. A simplicidade é a chave para o sucesso da compreensão. No caso das frases, dê preferência a períodos curtos e diretos – são mais fáceis de entender, além de evitar que você se perca, esquecendo-se do que estava falando. iii. A linguagem deve ser acessível às pessoas a quem a mensagem se destina. Utilizar termos difíceis e rebuscados sem necessidade pode prejudicar a compreensão da mensagem. iv. A linguagem simples e acessível deve ser o uso correto danorma-padrão da língua portuguesa do Brasil. Obedeça às regras gramaticais. É muito difícil entender alguém que não fala bem a sua própria língua. v. Evite o uso de linguagem estritamente técnica ou jargões profissionais. Nem todos conseguirão entendê-lo. As gírias e expressões regionais também devem ser substituídas por palavras que possam ser compreendidas por qualquer pessoa. vi. Vícios de linguagem como ok? Tá? Certo? Compreende? – só atrapalham. Em geral, as pessoas param de prestar atenção no que você quer dizer e chegam até a contar quantas vezes você repete essas palavras. vii. Gírias são proibidas. Além de muitas pessoas não compreenderem gírias, pois de modo geral as gírias são regionais, você pode passar uma imagem de excesso de informalidade no trato com as pessoas. viii. A atenção é fundamental. No contato presencial com clientes ou com parceiros, procure estar atento às palavras do outro e mantenha o contato visual. Olhar nos olhos da pessoa com quem conversamos é sinal de consideração e respeito. 33 É importante você se lembrar de que, como atividade de interação, a comunicação só se realiza quando o receptor recebeu e compreendeu a mensagem. Para uma interação positiva, é necessário desenvolver habilidades como: a) De comunicação: Gratificar e elogiar; Pedir e dar feedback nas relações sociais; Iniciar, manter e encerrar conversação. b) De civilidade, direitos e cidadania: Fazer, aceitar e recusar pedidos; Desculpar-se e admitir falhas; Lidar com críticas. c) Empáticas: Coordenar grupos; Expressar-se bem em público; Resolver problemas, tomar decisões e mediar possíveis conflitos. d) De expressão de sentimento positivo: Fazer amizades; Promover interações grupais; Expressar solidariedade. 34 11 Escuta Interativa Você já sabe que só existe comunicação se a mensagem foi recebida e compreendida por quem deveria recebê-la. Tanto na vida societária como no ambiente de trabalho é preciso que haja uma boa interação. A boa comunicação é um fator imprescindível ao relacionamento interpessoal. Mas, como saber se a outra pessoa compreendeu o que desejamos? Como saber se nós compreendemos o que a outra pessoa quis dizer? e Saber escutar é importantíssimo! Por exemplo, testar a nossa compreensão a respeito do que está sendo tratado é um procedimento importante, tanto no trato com os clientes externos como com os clientes internos da empresa, pois evita que tomemos providências desnecessárias, ou que deixemos de tomá-las por uma compreensão equivocada da situação. Ouvir e escutar são duas coisas diferentes. Ouvimos o que é dito no campo do significado estrito das palavras. Bola é bola, gol é gol, copa é copa. Escutar é bem diferente: requer treino, autoconhecimento e conhecimento do outro. Escutar é do campo do significado das coisas e é diferente para cada um. Ouvir é do campo dos sentidos (olfato, cheiro, tato...). Quando falamos em escutar, entramos no campo psicológico. Escutamos sem precisar ouvir. A escuta é muitas vezes silenciosa. Escutamos o não verbal, as entrelinhas, o olhar, o gesto, a pessoa com quem interagimos. Saber essa diferença e saber explorar a escuta é muito importante na área do atendimento ao cliente. Analisar e conhecer alguns fundamentos do comportamento humano é uma ótima ferramenta de trabalho. 35 Escutar a demanda do cliente requer maturidade. Precisamos estar sempre atentos a todos os sinais vindos do cliente: desde o tom de voz a um olhar, uma frase mais ríspida, uma recepção mais carinhosa. Enfim, há uma série de detalhes que vão compondo um todo, que nos dá as dicas de como devemos conduzir a conversa. E tudo depende do quanto escutamos e do quanto levamos a sério o que percebemos nas coisas não ditas diretamente, naquilo que a nossa percepção (escuta) revela. 12 Como Testar a Compreensão Testamos a compreensão utilizando a Técnica da Escuta Interativa: fazemos perguntas que nos auxiliam a compreender o que o outro necessita. As perguntas servem para: 1. Verificar com que exatidão você está entendendo a mensagem de outra pessoa. 2. Verificar com que exatidão a sua mensagem está sendo entendida. 3. Sondar o ponto de vista da outra pessoa. 4. Estimular a discussão de uma questão em maior profundidade. 5. Verificar se a solução ou procedimento a ser realizado atende à situação em questão. 6. Determinar as causas de uma reclamação. 7. Mostrar que nos importamos com o cliente. 36 13 Tipos de Perguntas: Abertas e Fechadas Existem, basicamente, dois tipos de perguntas: as perguntas abertas e as perguntas fechadas. 13.1 Perguntas Abertas As perguntas abertas são genéricas e possibilitam muitas respostas diferentes. Exemplos: 1. O que você faz nos finais de semana? 2. Por que somos mais amigos de algumas pessoas que de outras? 3. Como o estresse influencia a saúde? 4. Por que ainda não encontramos a cura para todas as doenças? 5. Por que todos os ônibus estão atrasados? O objetivo das perguntas abertas é possibilitar o levantamento de ideias e informações sobre determinada questão, ampliando as perspectivas para a sua compreensão. 13.2 Perguntas Fechadas As perguntas fechadas são utilizadas para especificar uma informação e, de modo geral, dão margem a poucas opções de resposta. As respostas a uma pergunta fechada são objetivas, podendo limitar-se a um “sim” ou a um “não”. São chamadas de “perguntas de elevador”. Exemplos: 1. Que dia é hoje? 2. Você veio ontem? 37 3. O próximo voo para o Rio de Janeiro sai às 16h. O Sr. quer uma passagem para esse horário? 4. O Sr. quer devolver a passagem? O objetivo das perguntas fechadas é: • Obter dados específicos. • Verificar a compreensão. • Resumir o assunto tratado. • Esclarecer detalhes de uma solicitação. • Confirmar a solicitação. • Adicionar informações complementares. Como decerto você percebeu, a técnica da escuta interativa implica escutar e complementar a escuta por meio de perguntas que facilitem a efetividade da compreensão e do processo de comunicação. E, para nos comunicarmos efetivamente, precisamos saber escutar! 1. Temos de nos concentrar no que o cliente está falando, evitando divagações. 2. Precisamos criar um clima de apoio à comunicação, mantendo uma postura adequada. 3. Devemos escutar atentamente o interlocutor, realizando perguntas que auxiliem a compreensão. 4. Temos de manifestar interesse pelo interlocutor e pela mensagem. 5. Não podemos interromper o interlocutor quando ele está expondo seu raciocínio. 38 14 Obtendo Informações Precisamos exercitar a nossa capacidade de formular perguntas e desenvolver alguns tipos de perguntas e respostas. 1. Perguntas abertas geram um bate-papo. 2. Perguntas dirigidas geram respostas objetivas. 3. Perguntas argumentativas raramente são produtivas. Servem somente para saber a opinião vaga de uma pessoa. Para obter informações do nosso interlocutor, temos de nos aprimorar na arte de elaborar boas perguntas fechadas: 1. Conferir as informações necessárias. 2. Levar em conta o momento, o ambiente e todas as circunstâncias, inclusive a informação desejada. Pense antes no que deve e pode perguntar/responder. 3. Se necessitarmos de uma resposta precisa e objetiva, tipo “sim” ou “não”, a pergunta deve ser igualmente focada, fechada ou dirigida. 4. Se quisermos mais informações, precisamos formular perguntas amplas, abertas, que começam com: quem, o que, qual, onde, por que e como. Elas incentivam o diálogo. Por exemplo: • Como posso ajudá-lo? • O que a senhora prefere? • Por que escolheu isso ou assim? • O que mais agrada à senhora? Quandonão conseguimos resultado imediato, devemos seguir em frente: tentar novamente! Leia, agora, algumas dicas. 39 h 1. Concentre-se no que a pessoa está falando, evitando divagações. 2. Crie um clima de apoio à comunicação, mantendo uma postura adequada. 3. Ouça ativamente o interlocutor, realizando perguntas que auxiliem na compreensão. 4. Expresse interesse no interlocutor e na mensagem. 5. Evite interromper o interlocutor quando ele está expondo seu raciocínio. 15 Corporate Resource Management (CRM) – Gerenciamento de Recursos Corporativos/Equipes Para iniciar a abordagem sobre Corporate Resource Management (CRM) – Gerenciamento de Recursos Corporativos /Equipes, apresentaremos um breve histórico sobre o tema. Nos primórdios da aviação, os treinamentos operacionais se dirigiam apenas aos tripulantes técnicos, preocupando-se, quase que exclusivamente, com os aspectos técnicos relacionados ao seu desempenho individual durante o voo. Pesquisas com base em investigações das causas de acidentes e incidentes aeronáuticos, ocorridos com aeronaves de empresas aéreas comerciais, mostraram aspectos que tiveram o elemento humano como fator contribuinte. Tais constatações suscitaram o consenso entre as empresas aéreas, indústria aeronáutica e governo quanto à necessidade de incrementar Programas de Treinamento em Fatores Humanos, com o objetivo de melhorar a coordenação e o gerenciamento de toda a tripulação de voo. 40 Assim, foi implementado o Treinamento em Gerenciamento de Recursos da Cabine (Cockpit Resource Management – CRM), visando à minimização do erro humano como fator contribuinte para acidentes e incidentes aeronáuticos, sendo ministrado, a princípio, apenas à tripulação técnica, como parte integrante do Treinamento de Operações de Voo. Posteriormente, o termo Cockpit (Cabine) evoluiu para Crew (Tripulação), passando o Treinamento de Gerenciamento de Recursos da Tripulação (Crew Resource Management – CRM) a buscar uma melhor coordenação dos tripulantes envolvidos com a operação da aeronave em prol da otimização da segurança de voo. Atualmente, apesar de serem utilizadas denominações variadas do referido Treinamento (Gerenciamento de Recursos da Companhia/Equipes – Company/Corporate Resource Management) por algumas organizações, estas não são ainda consagradas universalmente. O termo Corporate (Equipes) é utilizado para expressar todas as equipes que compõem uma organização envolvida na atividade aérea, tais como, tripulantes técnicos e de cabine, pessoal da manutenção, despachantes operacionais de voo e de terra, pessoal de rampa, pessoal de check-in/check-out, alta direção, pessoal administrativo e outros segmentos. Os parâmetros do CRM, basicamente fornecidos pelas empresas aéreas, focam o desempenho dos funcionários como membros de uma equipe. “O CRM deve enfatizar o trabalho de equipe, e não a competência individual, e visar à eficiência e à eficácia no desempenho operacional” (BRASIL, 2005). Treinamento em gerenciamento de recursos corporativos/ equipes é a aplicação de conceitos de gerenciamento moderno, tanto na cabine de pilotagem como em outras atividades operativas e administrativas que interferem no voo, visando o uso eficiente e eficaz de todos os recursos disponíveis (humanos, equipamentos e informações) que interagem nesta situação. 41 15.1 Treinamento em CRM – Casos práticos A organização deverá promover o treinamento em CRM para cada um dos segmentos envolvidos com a atividade aérea, de forma que haja a disseminação dos conceitos de CRM por meio de uma terminologia padronizada. Alguns cenários envolvendo tópicos de interesse comum devem ser trabalhados no treinamento de reciclagem em CRM em conjunto, como por exemplo: a) atrasos de voo: é de extrema relevância que os clientes sejam avisados sobre qualquer irregularidade operacional e que haja a preocupação de mantê-los sempre informados sobre o evento. Sendo assim, a irregularidade deve ser anunciada logo que possível, pelos meios disponíveis, tais como: monitores, painéis informativos ou sistema de som (ANAC, 2009). Os colaboradores devem ficar à disposição dos clientes para esclarecer dúvidas e informar sobre acomodações em outro(s) voo(s) e/ou conexão(ões). Nos casos de atraso, o passageiro que comparecer para embarque tem direito a assistência material, que envolve comunicação, alimentação e acomodação. Essas medidas têm como objetivo minimizar o desconforto dos passageiros enquanto aguardam seu voo, atendendo às necessidades imediatas. A assistência é oferecida gradualmente, pela empresa aérea, de acordo com o tempo de espera, contado a partir do momento em que houve o atraso, conforme demonstrado a seguir: • A partir de 1 hora: comunicação (internet, telefonemas etc.) • A partir de 2 horas: alimentação (voucher, lanche, bebidas etc.) • A partir de 4 horas: acomodação ou hospedagem (se for o caso) e transporte do aeroporto ao local de acomodação. Se você estiver no local de seu domicílio, a empresa poderá oferecer apenas o transporte para sua residência e desta para o aeroporto. 42 Se o atraso for superior a 4 horas (ou a empresa já tenha a estimativa de que o voo atrasará esse tempo), a empresa aérea deverá oferecer ao passageiro, além da assistência material, opções de reacomodação ou reembolso. b) uso de dispositivos eletrônicos pessoais na cabine: internamente, o uso de certos equipamentos portáteis pode causar interferência nos instrumentos de navegação e comunicação da cabine de comando, afetando a segurança de voo. Procedimentos do comissário de voo em caso de descoberta de uso de equipamento proibido: Solicitar ao passageiro que desligue o equipamento; e, caso não atendido, informar à cabine de comando. c) procedimentos para lidar com passageiro indisciplinado: o passageiro que não respeita as normas de conduta em um aeroporto ou a bordo de uma aeronave ou que não respeita as instruções do pessoal de aeroporto ou dos membros da tripulação e, por conseguinte, perturba a ordem e a disciplina no aeroporto ou a bordo da aeronave. Procedimentos: 1. Informar ao passageiro, no ato da venda do bilhete aéreo, como o operador aéreo tomará medidas para coibir condutas típicas de passageiros indisciplinados; 2. Impedir o embarque de passageiro indisciplinado, acionando a PF ou, na sua ausência, o órgão de segurança pública responsável pelas atividades de polícia no aeródromo, se necessário. Agora, leia o caso que se segue. Pedro, funcionário de uma empresa aérea brasileira, sentia-se estressado e estava se desentendendo muito com os colegas. Foi ao médico e relatou-lhe o que estava ocorrendo com ele. O médico disse: — Pedro, você precisa afastar-se por duas semanas da sua atividade profissional e descansar. O conveniente é que vá para o interior, isole-se do dia a dia e busque algumas atividades que o relaxem. Pedro seguiu as recomendações do médico. Munido de vários livros, vários CD e DVD e, sem o celular, partiu para a fazenda de um amigo. 43 Passados os três primeiros dias, Pedro já havia lido dois livros, ouvido quase todos os CD e assistido aos DVD. E continuava inquieto. Pensou que alguma atividade física seria um bom negócio. Chamou o administrador da fazenda e pediu para ajudá-lo em alguma tarefa. O administrador ficou pensativo, olhou para uma montanha de esterco que havia acabado de chegar e disse ao hóspede: — Sr. Pedro, pode espalhar aquele esterco em toda aquela área que será preparada para o cultivo. O administrador pensou: “Ele gastará uma semana com essa tarefa”. Enganou-se. No dia seguinte Pedro já distribuíra o esterco por toda a área e queria continuarajudando na fazenda. O administrador, então, deu-lhe a seguinte tarefa: abater 200 galinhas com uma faca, cortando-lhes o pescoço. Essa foi fácil. Em três horas já estavam todas prontas para serem depenadas. Pedro pediu logo uma nova tarefa e o administrador então lhe disse: — Estamos iniciando a colheita de laranjas. Vá ao laranjal levando três cestos para distribuir as laranjas por tamanho: pequenas, médias e grandes. Ao fim daquele dia Pedro não retornou. Preocupado, o administrador foi até o laranjal. Viu os cestos vazios e Pedro com duas laranjas, uma em cada mão, falando alto para ele mesmo: — Esta é grande. Não, é média. Ou será pequena? Esta é pequena. Não, é grande. Ou será média? Esta é média. Não, é pequena. Ou será grande? Analisando esse caso real, percebemos que Pedro era trabalhador, realizava bem as suas tarefas, mas sofria de forte ansiedade e não sabia tomar decisões. Além disso, não se relacionava bem com os colegas, decerto por não aceitar o ritmo da cada um. E, o mais sério: não se conhecia e não sabia como trabalhar a ansiedade e a dificuldade para tomar decisões. Para obter sucesso na vida pessoal e na empresa, é preciso, antes de tudo, conhecer-se. 44 Resumindo Nesta unidade, vimos que as necessidades humanas devem ser sempre observadas e respeitadas. Passamos grande parte da nossa vida trabalhando para obter recursos e atender a objetivos mais amplos. Portanto, o trabalho deve ser encarado como realização pessoal. Isso é importante, porque para um profissional sentir-se apto e feliz ele deve suprir as suas necessidades básicas. Temos, também, de respeitar e entender as necessidades dos outros. Isso influencia a nossa vida e o nosso trabalho. Assim, podemos concluir que as nossas relações interpessoais devem primar pela ética. A percepção, a empatia, a comunicação, a assertividade e a flexibilidade são fundamentais na nossa vida e para o nosso relacionamento com os clientes. É necessário que nos aprimoremos na arte de escutar e de formular perguntas. As nossas comunicações, verbal e não verbal, auxiliam ou atrapalham o nosso processo de comunicação. A boa apresentação, palavras gentis e postura adequada evitarão problemas de compreensão, facilitarão a comunicação interpessoal e um atendimento de qualidade ao cliente. 45 a 1) Julgue verdadeiro ou falso. A teoria de Maslow classificou as necessidades humanas em 10 fatores. Esses fatores são os que distinguem o comportamento humano do comportamento dos demais animais irracionais. Verdadeiro ( ) Falso ( ) 2) Julgue verdadeiro ou falso. Pode-se dizer que os princípios éticos nas relações interpessoais pautam-se na convivência harmônica, no respeito, na lealdade, na solidariedade, no apreço. Verdadeiro ( ) Falso ( ) Atividades 46 Referências ALBRECHT, Karl. Revolução nos serviços. 2. ed. São Paulo: Pioneira, 1992. ANAC – Agência Nacional de Aviação Civil. IAC 060-1002A – Treinamento em Gerenciamento de Recursos de Equipes (Corporate Resource Management – CRM). Brasília, 2005. Disponível em: <http://www.anac.gov.br/assuntos/legislacao/ legislacao-1/iac-e-is/iac/iac-060-1002a>. Acesso em: 5 jul. 2017. _______. Atraso, Cancelamento de Voo e Preterição de Embarque. Brasília, 2014. Disponível em: <http://www2.anac.gov.br/publicacoes/arquivos/Dicas_ANAC_ Atrasos_e_Cancelamentos_web.pdf>. Acesso em: 5 jul. 2017. _______. Guia do passageiro: tudo o que você precisa saber para fazer uma boa viagem. Brasília, 2014. Disponível em: <http://www.infraero.gov.br/images/stories/guia/2014/ guiapass ageiro2014_portugues.pdf>. 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Qualidade no Atendimento do Transporte Aéreo MÓDULO 2 49 UNIDADE 2 | A EMPRESA 50 Unidade 2 | A Empresa 1 Introdução A caminho da escola, Marcos, um adolescente de doze anos, passava todos os dias no aeroporto que ficava perto de sua casa e observava a obra de uma nova loja de uma empresa aérea. Curioso, certo dia resolveu perguntar aos trabalhadores o que eles estavam fazendo. O primeiro respondeu-lhe, com voz desanimada, quase resmungando: “Estou colocando cimento nos tijolos.” Insatisfeito com a resposta, Marcos foi perguntar ao segundo funcionário, que fazia exatamente a mesma coisa do primeiro. Sem dar muita bola a Marcos, ele respondeu rapidamente: “Estamos erguendo uma parede.” Marcos dirigiu-se a um terceiro funcionário – que trabalhava ao lado dos outros dois. Ele parou, olhou nos olhos de Marcos, sorriu e disse orgulhoso: “Estamos construindo uma linda loja!” Vamos refletir juntos. Esse caso ilustra a visão que cada um tem sobre o seu próprio trabalho, concorda? Analisando rapidamente as respostas que os funcionários deram a Marcos, concluímos que a disposição e o modo como cada um encara o seu trabalho, o espírito de equipe e a visão de conjunto sobre os resultados da sua produção são essenciais a todos os trabalhadores. A definição de um bom trabalho depende da perspectiva de cada um. Por um lado, todos nós esperamos que o nosso trabalho nos proporcione satisfação. Por outro lado, procuramos um emprego próximo aos nossos interesses, talentos e qualificações. Quem não gosta do que faz, em geral, tende a fazê-lo mal. Vamos, agora, conhecer as características da empresa. 51 2 Empresa Aérea O Art. 175 do Código Brasileiro de Aeronáutica diz: “Os serviços aéreos públicos abrangem os serviços aéreos especializados públicos e os serviços de transporte aéreo público de passageiro, carga ou mala postal, regular ou não regular, doméstico ou internacional.” As Linhas Aéreas são empresas regulares que prestam serviço público de transporte de passageiros, carga ou mala postal. 2.1 Atividades das Empresas Aéreas nos Aeroportos Cada empresa aérea possui suas normas disciplinares, descrição de cargos, procedimentos administrativos e operacionais para atender as suas necessidades. Em geral as atividades são semelhantes. As empresas aéreas possuem cargos nos aeroportos para atendimento das operações aéreas e aos passageiros. Iremos agora conheceros cargos que a maioria as empresas aéreas possuem nos aeroportos para atender os passageiros. I. Gerente de Aeroporto II. Supervisão III. Agente Líder IV. Agente de Aeroporto a) Loja b) Check-in c) Check-Out d) Conexão 52 e) Embarque e desembarque f) LL – Serviço de Bagagem g) Controle de qualidade h) Apoio i) Instrutor V. Auxiliar de Aeroporto VI. Agente de Rampa I Gerente de Aeroporto Planeja e coordena as atividades de atendimento aos clientes, e gerencia todos os processos pertinentes às operações do aeroporto. O gerente coordena todos os processos de atendimento de passageiros: Check-in, Embarque, Conexão, Desembarque, Serviço de Bagagens, Serviço de Atendimento Especial. II Supervisor Supervisiona atividades aeroportuárias desempenhadas pelos funcionários que atuam no aeroporto, instruindo, treinando e disseminando os procedimentos para desenvolvimento das funções com objetivo de manter altos padrões de qualidade no atendimento a clientes, na pontualidade e na segurança do voo. III Agente Líder Orienta a equipe para que a execução das atividades de atendimento aos passageiros e aeronaves seja realizada com qualidade, sempre buscando a satisfação dos clientes nos serviços prestados. 53 IV Agente de Aeroporto a) Loja Executa as atividades de atendimento atuando com empatia, buscando a satisfação dos clientes nos serviços prestados. O Agente de Aeroporto que atua na loja atende os clientes pessoalmente: comercializa passagens, efetua cálculos de tarifas, checa partidas dos voos para atendimento aos clientes (informações ou vendas), faz reservas nacionais e internacionais através da identificação do cliente, controla e presta contas das vendas por intermédio do movimento diário de caixa, e efetua o cálculo dos valores das taxas de embarque e excesso de bagagem. b) Check-in Atende os clientes, checa documentação, efetua as perguntas de segurança e despacha bagagem para os voos. c) Check-out Executa as atividades de planejamento e coordenação de atendimento de cliente, auxiliando os agentes de check-in e as demais áreas envolvidas na cadeia de viagem, dentro dos procedimentos operacionais atuando com pró-atividade, buscando a solução dos problemas e contingências para satisfação dos clientes nos serviços prestados. d) Conexão Executa as atividades de atendimento aos clientes em conexão, com empatia, buscando a satisfação dos clientes nos serviços prestados. e) Embarque e Desembarque Executa as atividades de atendimento aos clientes no embarque e desembarque dos voos, atuando com empatia e buscando a satisfação dos clientes nos serviços prestados. f) LL – Serviço de Bagagem Controla as reclamações por extravio, avaria e violação de bagagem. 54 g) Controle da Qualidade Trabalha pela melhoria dos processos nos aeroportos, visando a melhoria dos resultados voltados à qualidade dos serviços, priorizando o atendimento do cliente e a segurança operacional. h) Apoio Acomoda os clientes em caso de contingência (sem cobrança de taxa ou diferença de tarifa). Faz a abertura de chamado em caso de problema de sistema ou máquina. i) Instrutor Serve como exemplo para os demais colaboradores dentro e fora da sala de aula, questiona e procura manter-se informado e atualizado sobre as mudanças realizadas na empresa. Motiva seus treinandos na busca pelo conhecimento, resolução de problemas, e serve de apoio para as lideranças e colaboradores. V Auxiliar de Aeroporto Executa as atividades de auxílio aos passageiros dentro dos procedimentos operacionais, atuando com empatia e simpatia para a busca da satisfação dos clientes nos serviços prestados. VI Agente de Rampa Acompanha as atividades de carregamento e descarregamento dos voos para garantir a execução de todos os processos com pontualidade, qualidade e segurança. 2.2 Central de Relacionamento com o Cliente As empresas aéreas também possuem uma central de relacionamento com o cliente que tem a finalidade de interagir diretamente com o usuário dos serviços da empresa, visando a excelência do atendimento, em consonância com as políticas definidas pela organização. Ela atua em sinergia com toda a cadeia de viagem para a solução das necessidades dos clientes de forma a estabelecer um verdadeiro canal de comunicação. 55 Desta forma, a central de relacionamento com o cliente visa não somente fornecer uma resposta às reclamações, sugestões e elogios dos clientes, como retê-los e fidelizá-los, investindo no bom relacionamento. 2.3 Canais de Comunicação Empresa-Cliente • Central de reclamações, sugestões e elogios: Atendimento Voz: 0100.000.0001 • Atendimento Eletrônico (e-mail): faleconosco@aerea.com.br • Atendimento Eletrônico on-line 24h (através do site): www.aerea.com.br • Atendimento CHAT – Atendimento online www.aerea.com.br • Atendimento FALECONOSCO – e-mail www.aerea.com.br • Canais para registro de reclamações, Sugestões, informação e elogios 3 O Que é uma Empresa ou Uma Organização Uma empresa é uma organização particular, ou governamental, ou de economia mista. É destinada à produção e/ou à comercialização de bens e serviços. O objetivo de uma empresa, seja ela pública ou privada, é antes e acima de tudo procurar a satisfação dos seus clientes. Os clientes são a razão da existência da empresa. Três Tipos de sociedades de acordo com o novo Código Civil 1. Empresário Individual: o patrimônio particular confunde-se com o da empresa. O administrador é o representante legal da empresa, é o sócio-gerente. É ele quem tem os poderes para gerenciar e administrar a empresa, conforme as 56 atribuições conferidas em contrato social. Nesse caso, o administrador responde pelos excessos que praticar no exercício da sua função. A contabilidade da empresa deve ser feita por profissional habilitado: um contador. 2. Sociedades empresárias: quando a empresa for constituída por pelo menos dois sócios. Nesse caso, devem adotar um dos tipos societários a seguir: • Sociedade Limitada: é o tipo de sociedade mais comum, adotada pelas pequenas empresas. Conta com responsabilidade limitada dos sócios, restrita ao valor das suas quotas, e é de constituição mais simples. • Sociedade em Nome Coletivo: deve ser constituída somente por pessoas físicas, sendo que todos os sócios respondem solidária e ilimitadamente pelas obrigações sociais. • Sociedade em Comandita Simples: possui dois tipos de sócios comanditados: pessoas físicas, responsáveis solidária e ilimitadamente pelas obrigações sociais; e os comanditários, obrigados somente pelo valor da sua quota. • Sociedade Anônima: tem o capital dividido em ações, e a responsabilidade dos sócios ou acionistas será limitada ao preço de emissão das ações subscritas ou adquiridas. • Sociedade em Comandita por Ações: tem o capital dividido em ações, regendo-se pelas normas relativas às sociedades anônimas. A pessoa jurídica não se confunde com as pessoas físicas dos proprietários. A empresa tem direitos e obrigações para com tudo o que for praticado no seu nome. É ela que responde perante a lei. Entretanto, o juiz pode decidir que os efeitos de certos atos sejam estendidos aos bens particulares dos sócios. Observação: As empresas constituídas até 11 de janeiro de 2003, em cujos contratos sociais aparecem casais em regime de comunhão de bens, atualmente proibido pelo Novo Código Civil, não necessitam mais de qualquer alteração para se adaptar ao Novo Código Civil. Um parecer do Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC) colocou fim a essa polêmica previsto no artigo nº 977 do Código, que trata da constituição de empresas por cônjuges. 57 4 Fatores Importantes para a EmpresaPara que uma empresa alcance os seus objetivos com sucesso é importante estarmos atentos aos fatores motrizes. 4.1 Fatores Motrizes Para que uma empresa alcance os seus objetivos, todos os fatores têm de ser observados. Esses fatores denominam-se fatores motrizes. Muitas vezes nos esbarramos em obstáculos que não dependem de nós. Entretanto, cabe-nos tentar superá-los para alcançar os nossos objetivos. Os fatores motrizes podem ser internos ou externos. Os fatores motrizes internos impulsionam a atividade da empresa de dentro para fora. Os fatores motrizes externos impulsionam a empresa de fora para dentro. 4.1.1 Fatores Motrizes Internos 1. A organização da empresa e a sua estrutura física 2. Os recursos tecnológicos disponíveis 3. A localização da empresa adequada aos produtos e/ou aos serviços a serem oferecidos 4. A produção de bens ou serviços 5. A comercialização 58 4.1.2 Fatores Motrizes Externos 1. Fatores econômicos 2. Necessidade da demanda de produção 3. Aceitação da comercialização Os dois fatores motrizes (internos e externos) culminarão na comercialização dos produtos da empresa. 5 Paradigmas das Empresas Paradigmas são modelos que nos permitem entender o Mundo. São um conjunto de crenças, valores e regras, nem sempre explícitos, que determinam como serão entendidos e solucionados os problemas, em um determinado contexto. Os paradigmas mudam. E quando mudam? Os paradigmas mudam quando: 1. As soluções para os problemas atuais não estão sendo eficazes; 2. Uma nova descoberta ou explicação permite entender e resolver esses problemas de modo mais eficiente. Quando isso ocorre, a “velha” estrutura de percepção cede lugar a uma nova. c Por exemplo, na Idade Média acreditava-se que a Terra era o centro do Universo. Esse paradigma foi abandonado depois que Copérnico, Galileu e outros cientistas conseguiram difundir as suas novas ideias sobre Astronomia. 59 E como têm mudado os paradigmas das organizações, do atendimento e da prestação de serviços? O melhor modo de entender a mudança de paradigmas é comparando o paradigma antigo com o novo. A Mudança de Paradigma nas Empresas Paradigma Antigo Novo Paradigma Eficácia + Eficiência Excelência 1. A empresa é uma máquina e as pessoas, as engrenagens. 1. A empresa é um sistema dinâmico e orgânico. 2. Estruturas funcionais de grande porte. 2. Estruturas de unidades de negócio. 3. No mundo dos negócios, a abertura e a franqueza são secundárias. 3. Abertura e franqueza são as bases do sucesso. 4. A competição é a mola que move a empresa. 4. A cooperação é a mola que move a empresa. 5. Só o topo da empresa deve conhecer as estratégias e metas. Segredo. 5. Todo pessoal-chave participa e conhece as estratégias e metas. Transparência. 6. Os gerentes são a cabeça e planejam. Os trabalhadores são o corpo e apenas executam. 6. Todos têm cabeça e corpo, que devem ser integrados. 7. Delegar é perder poder. 7. Delegar é ganhar poder. 8. Um bom gerente deve ser antes de tudo um bom técnico. 8. Um bom gerente tem habilidades técnicas, humanas e conceituais. 9. Linha de produção. 9. Células de trabalho. 10. Eficiência acima de tudo. 10. Flexibilidade acima de tudo. 11. Impessoal e burocrática. 11. Estrutura baseada em pessoas. 12. Organograma “afilado” (muitos níveis hierárquicos). 12. Organograma “achatado” (poucos níveis hierárquicos). 13. Lealdade a “feudos”. 13. Lealdade ao sistema global. 60 14. A produção é o centro. [apenas alguns funcionários lidam com clientes] 14. O cliente é o centro. [todos têm clientes internos ou externos]. 15. Qualidade é centrada no produto e responsabilidade do Controle de Qualidade. 15. Qualidade é global e responsabilidade é de todos. 16. Centralize tudo e estabeleça conflitos. Os melhores vencerão. 16. Descentralize e estabeleça um bom espírito de equipe e o grupo vence. 17. Estilo centralizado e diretivo. 17. Estilo descentralizado e participativo. 18. Comunicação em um sentido (de cima para baixo). 18. Comunicação em todos os sentidos. Interação. 19. O dinheiro é o motivador máximo das pessoas. 19. A motivação vem do atendimento às necessidades. 20. Primeiro eu, depois o grupo. 20. Equilíbrio entre o grupo e eu. 21. Devo resolver problemas. 21. Devo capitalizar oportunidades. 22. Se eu ganho, alguém perde. 22. Todos podemos ganhar. 23. O passado deve ser protegido. 23. O futuro deve ser buscado. 24. Aqui aprendemos o jeito de ganhar dinheiro. Não se mexe em time que está ganhando. 24. Estamos sempre abertos para rever os nossos produtos, serviços e as formas de agir. 25. Intuição não vale muito. O bom é a lógica racional. 25. Lógica e intuição valem muito. 26. Lucro acima de tudo e, se possível, a curto prazo. 26. O cliente está acima de tudo. O lucro vem em decorrência. 27. O lucro vale mais que preservar o meio ambiente. 27. Lucratividade e meio ambiente são compatíveis. 28. Tem gente que cuida por nós da Gerência de RH. 28. Todo Gerente é também um Gerente de Pessoas. 29. Recursos Humanos. 29. Talentos e Seres Humanos. 30. Paternalismo. 30. Profissionalismo. 31. Cargos estreitos e carreira curta. 31. Cargos amplos, carreira longa e segura. 61 O que era bom ontem pode não servir para hoje. A vida está sempre mudando e, como observamos até agora, as relações vão-se modificando em decorrência de fatores econômicos, sociais etc. Por isso, a atualização é a chave da renovação! Veja bem, são muitos os fatores que contribuem para uma ótima atuação: visão sistêmica, visão estratégica, espírito de equipe, motivação e receptividade no trabalho. Alguns não dependem de você. Mas, em muitos, você pode interferir. 6 Visão Sistêmica e Visão Estratégica A visão sistêmica, ou visão do conjunto, ou visão global consiste na capacidade de entender, implementar e demonstrar o comprometimento na compreensão do todo a partir de uma análise global das partes e da interação entre elas. Você já sabe que há forças ou fatores que atuam em um sistema em funcionamento, sejam internas ou externas. Usando, adequadamente, a nossa visão sistêmica podemos minimizar diversos danos futuros e ter um diferencial competitivo. Não podemos analisar uma situação ou um fato sob um único ponto de vista. Analisar atentamente cada detalhe de uma situação nos fará escolher uma decisão que, possivelmente, nos trará o resultado mais positivo. Assim sendo, visão sistêmica é perceber o movimento integrado entre o ambiente, as nossas decisões e o futuro. E, para melhorar a nossa capacidade de decidir e compreender o encadeamento de ato/consequência é necessário treinar a nossa observação do todo, a nossa visão de conjunto. 62 Estarmos preparados para o impacto no mercado de trabalho é condição imprescindível para nossa sobrevivência. A visão através de vários prismas cria uma gama de possibilidades de soluções e ações, explorando e desenvolvendo o sentido da visão sistêmica, propiciando a compreensão da contínua evolução dos cenários. Quanto mais você enxergar o seu trabalho como parte integrada a um todo e não como uma tarefa isolada, mais perceberá sentido no seu trabalho e no dos seus colegas. Estratégia é palavra proveniente da área militar. Na Grécia Antiga, o estrategista era o grande comandante da cidade. Estratégia é a arte e a sabedoria para tratar questões de conflito. É tomar decisões para atingir os objetivos propostos em situações de incerteza. É agregar os recursos certos e usá-los do modo certo. É fazer o que é importante para que
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