Práticas Empresariais Informatizadas - Aulas 1 a 5

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PRÁTICAS EMPRESARIAIS INFORMATIZADAS
eSTACIO DE SÁ
AULAS DE 1 A 5 
PRÁTICAS EMPRESARIAIS INFORMATIZADAS
Aula 1: Gerenciamento das Operações Empresariais
Introdução
Um dos maiores desafios dos administradores e gestores das corporações e organizações de modo geral, é obter informações precisas, objetivas, racionais e, principalmente, rápidas para a tomada de decisão com alto grau de assertividade, economicidade, eficácia, eficiência e, sobretudo, de segurança.
Essas questões representam os principais fundamentos para qualquer Sistema Informatizado, integrando toda a Gestão Empresarial que a maioria das empresas de médio e grande porte necessita para torná-las cada vez mais competitivas no mercado em que atuam.
Operações Empresariais
As operações empresariais são hoje, sem dúvida, as principais causas do sucesso ou fracasso das organizações. A gestão dos talentos de uma empresa é certamente um fator decisivo para o sucesso de um empreendimento.
Toda empresa, seja da iniciativa privada ou pública, tem suas prioridades. Dessa forma, os recursos empresariais devem ser focados nas boas práticas da gestão.
O empresário, em geral, envolvido na rotina do cotidiano, não consegue, sem a ajuda de ferramentas informatizadas, realizar uma reflexão completa e isenta sobre as necessidades de melhorias e correções nos fundamentos de gestão da sua empresa para a definição dos temas prioritários que demandam projetos e/ou treinamentos dos seus colaboradores.
Planejamento Estratégico
Para atingir resultados efetivamente positivos para a empresa, o empresário precisa saber de forma clara onde pretende chegar. Sem um direcionamento claro e objetivo, a empresa corre o risco de navegar às cegas, podendo não atingir os resultados desejados. Independente do porte (seja pequena, média ou grande empresa), é fundamental estruturar o planejamento estratégico, decidindo no presente o futuro do negócio.
É na execução do Planejamento Estratégico, início de todo o processo, que são definidos os direcionadores estratégicos (Missão, Visão, Valores), além da definição dos Focos Estratégicos e um conjunto de ações com as respectivas metas a serem atingidas.
Através de profissionais capacitados, normalmente conduzidos pelos principais executivos do negócio, é feita a elaboração desse planejamento, imprescindível para a toda equipe gestora da organização.
Como benefícios da realização do Planejamento Estratégico, a empresa passa a entender o significado da sua presença no mercado em que atua, facilitando o entendimento das necessidades de seus clientes e sua consequente fidelização, o ponto onde quer chegar, em que prazo. Além disso, é estabelecido um plano de ação que deverá ser implantado e acompanhado pelos gestores.
Gestão por Indicadores
De acordo com pesquisa realizada pelo IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) — Demografia das empresas 2014 —, ficou claro que de cada 10 empresas abertas no país, 6 não sobrevivem após 5 anos de atividades.
Essa dificuldade em se sustentar no mercado deve-se, em grande parte, à formação dos empreendedores que, em sua grande maioria, criam empresas com base apenas nos conhecimentos específicos que têm sobre o produto ou serviço que pretendem comercializar.
O conhecimento específico sobre o produto é importante, mas não é suficiente para que se faça uma boa gestão que, como temos visto, deve ser aprimorada com a aplicação de indicadores para controlar os principais processos da organização.
Uma boa gestão deve ser aprimorada com a aplicação de indicadores para controlar os principais processos da organização.
A implementação de projetos de Gestão por Indicadores, aliada à informatização das práticas empresariais em empresas de características diversas, poderão contribuir de forma substancial para a melhoria do desempenho da organização.
Mapeamento e Melhoria de Processos
Algumas organizações normalmente se orientam a partir da experiência operacional de seu fundador e vão se estruturando, à medida que crescem, em etapas, sem a devida definição e planejamento dos processos geradores de valor para o negócio.
Contudo, o trabalho de mapeamento e melhoria dos processos envolve:
A identificação dos processos-chaves e processos de apoio.
O desenho dos processos existentes em fluxograma.
A análise das correções necessárias com a geração do plano de ação de melhorias e o redesenho dos novos otimizados.
Gestão por Processos
O que temos aprendido com o tempo é que a gestão tradicional da maioria das empresas é organizada de forma departamental.
Esse tipo de estrutura faz com que cada setor busque realizar as suas funções de forma independente, sem se preocupar com a integração de atividades complementares, criando, por vezes, descontinuidades nos processos da organização, com reflexos nos resultados para os clientes.
Atualmente, na administração moderna, as organizações têm buscado aliar a eficiência, reduzindo o máximo possível seus custos, à eficácia, fazendo com que o cliente saia realmente satisfeito. Procurando, ainda, a criação de valor para o cliente, como forma de fidelizá-lo.
Como temos visto, a busca desse objetivo, de fundamental importância para qualquer empresa, pode ser facilitada através da aplicação da Gestão por Processos que prioriza:
Os arranjos horizontais;
A otimização da cadeia cliente/fornecedor com foco na melhor solução para os clientes;
A excelência da qualidade e menores custos decorrentes da eliminação de retrabalhos e atividades de menor valor agregado.
Na implantação da Gestão por Processos são considerados e trabalhados os fundamentos de análise e revisão da estratégia de gestão, do mapeamento e melhoria dos processos e da gestão por indicadores.
Essa perspectiva permite um gerenciamento mais eficiente, com uma equipe realmente produtiva: um grupo de colaboradores que saiba focar as suas forças, trazendo os melhores resultados.
Agora, conheceremos alguns parâmetros de gestão operacional que nos ajudará a compreender a importância da gestão da operação do dia a dia.
As funções de gerenciamento
A primeira área a ser explorada neste contexto é determinada pelas funções de gerenciamento. Nessa situação podemos estabelecer um círculo virtuoso, que permite a manutenção da saúde do negócio.
Siga os seguintes passos:
Planejamento: Entendemos que não é possível ter uma visão sem um planejamento objetivo e claro. Sem ele não é possível saber onde se pretende chegar. Com isso, há um risco de que se trabalhe muito e, mesmo assim, não se obtenha os resultados esperados. Por esse motivo, a elaboração de um planejamento estratégico ou um plano de negócios que contenha todas as premissas da empresa é de extrema importância.
Organização: Nesta etapa é feita a seleção dos procedimentos organizacionais necessários para delimitar funções. É preciso definir as atribuições de cada cargo e como serão realizadas as interações entre os grupos.
Direção: Após os processos de planejamento e organização, é a hora de tomar uma direção. Ter uma visão implica em construir seu escopo, ou seja, saber onde se pretende chegar e isso parte da definição de um caminho a seguir na qual serão mobilizados os colaboradores. Para isso, se faz necessária uma gestão motivadora, uma liderança firme e uma comunicação clara.
Mecanismo de Controle: A última etapa para o estabelecimento de um círculo virtuoso na arrematação do procedimento de gestão é ter mecanismos de controle. O acompanhamento de índices e parâmetros é imprescindível para a implementação de modelos bem-sucedidos.
Atenção: Após o planejamento, é necessário elaborar a análise de níveis de gestão.
Níveis de Gestão
A função do líder não é necessariamente ser um profissional com bons conhecimentos técnicos sobre alguma área específica dentro de uma organização, mas sim ser aquele que tem uma visão holística do negócio, entendimento institucionale de controle de onde ele se encontra. Além disso, deve conhecer as métricas específicas de cada setor e atribuir as funções adequadas para os profissionais com os talentos adequados.
Veja os níveis de gerenciamento:
Divisão do trabalho
Além das atividades propostas, é importante que os próprios gestores estejam previamente bem divididos em suas respectivas funções. Por isso, além dos níveis operacional e tático/intermediário, o patamar superior do empreendimento necessita de gestores com as aptidões corretas.
Aptidões da gestão da empresa
São várias as áreas de gestão nas quais uma empresa precisa estar bem alicerçada, afinal são cargos estratégicos. Veja alguns detalhes importantes:
São necessárias aptidões técnicas para executar nos níveis operacionais as tarefas de forma adequada, tendo parâmetros para saber se o que está sendo produzido está adequado aos padrões de qualidade.
Ao gestor com aptidão analítica, é necessária uma grande capacidade de análise dos indicadores e como melhorá-los para o negócio.
A construção para as tomadas de decisões corretas para o empreendimento também é uma aptidão. Com ela, é possível analisar o contexto e verificar o que de fato é melhor para os negócios.
As relações humanas também são uma parte desse apanhado de aptidões fundamentais. Sem elas, é impossível tocar um negócio de sucesso. Afinal, é da competência dos profissionais envolvidos que ele depende.
Como vimos, são vários os fatores que interferem nos parâmetros de gestão operacional e cujas funções devem ser devidamente escolhidas para produzirem os melhores resultados para o negócio.
Novas práticas empresariais
Percebemos que a evolução da tecnologia tem oferecido um interminável manancial de novas práticas empresariais para atender as nossas necessidades.
No âmbito da informática, seu poder de processamento cresce à medida que seus custos diminuem, isso é cada vez mais evidente. Entretanto, no mundo corporativo, no ambiente de negócios em que estamos inseridos, eles podem ser comparados a máquinas de armazenamento e processamento de informações. Na verdade, captura, processa, armazena e recupera a informação.
Essa visão predominante da tecnologia, dissociada dos negócios, foi superada e gradativamente substituída por outra, mais eficaz, mais inteligente e que vem colocando os profissionais de gestão do negócio em um patamar superior.
Com a globalização, grandes corporações compram ou se associam a outros grandes grupos, forçadas pela queda das barreiras geográficas, das fronteiras de negócios, e agora se estendem para além das empresas. Os negócios devem, então, controlar processos muito além do seu ambiente confortável, onde tudo era visto pelos olhos dos colaboradores.
Essa nova maneira de competir propõe desafios interessantes, como a troca por unidade básica de automação de dados para processos. Como estudamos, ao invés de um processamento de dados, a empresa deve ter um processamento de processos.
Os fatores que formam o tríplex mercadológico (clientes, fornecedores e parceiros) devem compartilhar não apenas uma base de dados, mas, fundamentalmente, com uma base de dados, dinâmica, modificável e interativa. Em resumo, gestão do negócio através dos processos.
Contudo, colocar os holofotes nos processos não é inédito, afinal, a primeira onda veio nos anos 1920, representada por Taylor e sua teoria*.
*Frederick Winslow Taylor (Filadélfia, 20 de março de 1856 — Filadélfia, 21 de março de 1915) foi um engenheiro mecânico estadunidense. Escreveu o livro "Os Princípios da Administração Científica", publicado em 1911. É considerado "o pai" da Administração Científica por propor a utilização de métodos científicos cartesianos na administração de empresas. Seu foco era a eficiência e eficácia operacional na administração industrial.
A segunda onda foi representada pela reengenharia, que atuou fortemente na concepção dos atuais sistemas de gestão e outros correlatos, onde os processos são colocados no foco central do negócio. Não apenas cumprindo o papel formal de sua arquitetura, nem apenas para promover a integração de sistemas. A terceira onda foi a reengenharia de processos, ou seja, o gerenciamento das rotinas de trabalhos, aplicando–se a filosofia de melhoria contínua.
PRÁTICAS EMPRESARIAIS INFORMATIZADAS
Aula 2: Coleta e Organização do Fluxo de Informações
Introdução
Nesta aula, vamos identificar e mapear os modelos de fluxo de informação no processo de tomada de decisões considerando que a informação desempenha um importante e imprescindível papel nas empresas, exigindo um gerenciamento eficaz e esforços conjuntos dos seus líderes e colaboradores em geral.
Veremos como requisito da gestão da informação a importância da definição dos processos, etapas ou fluxos sistematizados e estruturados, associado às pessoas responsáveis por sua execução, de forma que se obtenham os resultados esperados.
Reforçaremos também que a investigação do fluxo informacional permite verificar e subsidiar o processo de tomada de decisões. Nesta aula, ainda, compreenderemos que a informação exerce função fundamental no processo decisório em termos de aumento da qualidade e diminuição das incertezas.
O que é Gestão da Informação?
A gestão da informação, assim como a gestão do conhecimento, constitui um universo de fatores relacionados às atividades empresariais.
Nesse contexto, alguns componentes merecem destaque:
Se por um lado toda essa terminologia reflete o grande interesse que a informação e o conhecimento despertam atualmente na sociedade e no mundo empresarial, por outro constitui um grande desafio no sentido de se distinguir um conceito dos demais e de se estabelecer relacionamentos entre eles.
Face à sua crescente importância para as empresas contemporâneas, a informação e o conhecimento têm merecido, cada vez mais, a atenção de gestores, profissionais e pesquisadores.
Nada poderia funcionar sem uma quantidade significativa de informação atuando como elemento impulsionador dos fenômenos sociais.
As pessoas e as empresas, públicas ou privadas, dependem da informação em seus processos decisórios. Entretanto, para ser utilizada estrategicamente, é fundamental que a informação seja gerida a favor da sobrevivência e competitividade organizacional.
Esse processo da gestão da informação é responsável por gerir tanto os recursos internos quanto os externos à organização.
É fundamental que a informação seja gerida a favor da sobrevivência e competitividade organizacional.
Com o passar dos anos, sua trajetória de crescente importância na vida das organizações a coloca no mesmo patamar dos demais trabalhos e processos, como a gestão de RH, gestão de processos, gestão de negócios. Dessa forma, a gestão da informação passou a ser considerada mais uma atividade essencial, como qualquer outro tipo de trabalho desenvolvido nas organizações.
Etapas e atores do fluxo de informação
Cada organização tem um fluxo de informação que lhe é peculiar e deve ser mapeado pela gestão da informação, identificando:
	
Pessoas
	
Fontes de informação
	
Tecnologia utilizada
	
Produtos e serviços
Dessa forma, é possível compor um conjunto estruturado de atividades relativas à forma como a informação e o conhecimento são obtidos, distribuídos e utilizados.
Todas as etapas e atores do fluxo de informação precisam ser identificados e nomeados a fim de detectar as influências que exercem sobre o processo e antever problemas que possam surgir.
Para que isso se realize, a gestão da informação deve se apoiar em políticas organizacionais que propiciem a sintonia e a integração entre as unidades ou setores da instituição. Essa é uma condição imprescindível para que os procedimentos direcionem os fluxos de informação para a gestão.
Quais seriam os outros elementos fundamentais para a gestão da informação?
São vários, mas as pessoas e suas relações, mais que qualqueroutro elemento, são preponderantes para a efetivação da gestão da informação.
Não há dúvida de que a credibilidade e o sucesso de qualquer projeto de gestão da informação deverá ser imputado às pessoas que o direcionam e o condicionam de acordo com os objetivos pretendidos.
	
Tecnologia da informação
	
Serviços
	
Fontes
	
Sistemas de informação
Além das pessoas, diferentes recursos de informação são mobilizados para que a gestão cumpra sua função. Esses recursos compreendem:
É, portanto, a gestão da informação aderente não apenas aos processos de organização da informação, mas também às necessidades de informação, centrando-se nos fluxos e ações referentes à informação, e não somente nos sistemas de informação.
O valor da informação
A gestão da informação refere-se ao conhecimento que pode ser coletado, processado e administrado. Por isso, foi incorporada às amplas questões que a gestão do conhecimento compreende.
A informação é um importante ativo para o compartilhamento do conhecimento nas organizações.
Ocorre que a organização da informação ainda é um recurso inacessível para muitas instituições que não desenvolveram habilidades para capitalizar as informações que detêm ou têm acesso. Por essa razão, ela pode ser uma estratégia que maximiza recursos, em que as pessoas, por meio de suas atividades e produção, possam melhor compartilhar a informação.
Em consequência disso, são criados ativos de conhecimento e informação que produzirão ambientes de aprendizagem que tragam maiores vantagens às organizações.
A chegada dos computadores
Com o advento dos computadores e a evolução da tecnologia da informação, temos presenciado inúmeras discussões sobre os efeitos provocados nas empresas e de um modo geral na sociedade.
Você pode observar isso com facilidade, pois uma forma de se avaliar a importância dessas mudanças é verificar em que medida isso tem provocado interesse nos pesquisadores e demais estudiosos do assunto.
Essa tendência, nos tem mostrado que a importância da informação e do conhecimento para as pessoas e para as organizações pode ser estimada também, por exemplo, pelo número de livros e artigos dedicados ao assunto.
História da informática no Brasil
1950
A história da informática no nosso país começa no final dos anos 1950, com computadores muito grandes, importados de outros países, como os Estados Unidos da América.
Nessa época, os equipamentos precisavam ficar em um ambiente extremamente refrigerado e somente empresas públicas, universidades e organizações de grande porte tinham a capacidade de disponibilizar instalações para essas máquinas.
Além disso, as operações realizadas pelos computadores eram simples, como soma, subtração, multiplicação e divisão. Só alguns anos depois surgiram os computadores voltados às necessidades militares, que decifravam códigos de guerra e ajudavam em problemas de engenharia militar.
1972
No Brasil, o primeiro computador foi produzido apenas em 1972, pela Universidade de São Paulo (USP), seguido pelo Projeto G-10, também da USP e em parceria com a PUC do Rio de Janeiro, que buscava a criação de hardwares e softwares para a Marinha.
1979
Mais tarde, em 1979, houve a criação da Secretaria Especial de Informática (SEI), que é responsável pelo gerenciamento dos assuntos pertinentes à informática no país.
1980
Logo em seguida, foi lançado o primeiro computador totalmente produzido no Brasil, desde o projeto ao produto final: o Cobra 530. Esse computador alcançou o mercado em 1980 e foi visto pela primeira vez entre produtos de cama, mesa e banho nas lojas de departamento.
1984
Em 1984, tivemos importantes avanços para a informática no país, pois foi criada a Política Nacional de Informática, etapa que veio mudar o atraso tecnológico do Brasil frente a outros países e possibilitou grande aumento na taxa de crescimento da informática nacional: cerca de 30% ao ano.
Depois da “abertura das fronteiras”, o Brasil começou a acompanhar as mudanças tecnológicas do setor, embora com atraso.
Hoje
Nos dias de hoje, o país já alcança uma posição muito semelhante aos países chamados “de primeiro mundo” nas questões de inovação e uso de tecnologias de informática pela população em geral.
Economia da informação
A importância da informação e do conhecimento para as organizações também tem sido registrada por vários autores das áreas econômica, financeira e contábil.
Um exemplo disso é o conceito de "economia da informação", que representa a noção de que o conhecimento pode ser aplicado inúmeras vezes sem perder valor com o uso repetido, sendo infinitamente durável no tempo e no espaço, além de poder ser armazenado com custo mínimo nos meios digitais contemporâneos e o conceito de sociedade do conhecimento pode ser interpretado sob mais de uma perspectiva.
Otimização das tomadas de decisões nas organizações
Uma decisão é sempre um desafio, principalmente quando se trata de empresa. Nesse caso, a tomada de decisão satisfatória depende de um conhecimento prévio do contexto e uma boa dose de senso analítico.
É preciso preparar-se bem para ter aptidão para tomar decisões de forma fundamentada, equilibrada e positiva, pois, embora cada decisão marque um momento específico, os seus efeitos se desdobram em longo prazo.
Portanto, a capacidade de tomada de decisão é fruto de uma sequência de trabalho. Não é, como muitos pensam, algo intuitivo ou uma habilidade natural.
Para aprender a tomar boas decisões, coloque em prática as sugestões que elencamos a seguir:
Projete as diferentes opções no futuro Diante das opções existentes em uma situação de tomada de decisão, é importante não decidir de imediato. Procure analisar as opções conforme o contexto no qual está inserido e, a partir disso, projetá-las no futuro. Pense e sistematize os possíveis desdobramentos dessas opções em curto, médio e longo prazo. Essa visualização permitirá que você veja, realmente, quais seriam os prós e contras de cada uma delas e identifique qual seria a mais propícia dentre elas. Não permita que as suas preferências pessoais influenciem nesse processo. A tomada de decisão em um ambiente profissional deve ser racional e se sustentar na realidade.
Escute as pessoas e o ambiente Tanto o meio quanto as pessoas que fazem parte dele podem te apontar informações e percepções úteis para otimizar a sua tomada de decisão. Ao contrário do que se diz, ouvir os outros nesse contexto pode ser muito interessante. Mas, atenção, ouvir outras opiniões e pontos de vista não quer dizer ser dependente da visão alheia e nem se apoiar apenas no que o outro diz. Saiba escutar de forma crítica e a visão vinda de fora auxiliará você no enriquecimento da sua decisão. Esse procedimento permitirá que você sofistique os dados levantados anteriormente, pois eles lhes oferecerão caráter qualitativo. Além disso, esse procedimento facilitará a recepção das ações relacionadas à decisão, a partir do momento em que o coletivo se sentirá contemplado em sua participação nesse momento decisivo.
Treine o seu discernimento emocional Como somos humanos, é impossível não se envolver de forma distinta com pessoas, contextos, ideias, dentre outras questões. Dessa forma, é comum cultivar simpatias e antipatias sobre as quais, no cotidiano, não temos o hábito de refletir e questionar. Não seja presa dos seus preconceitos emocionais, pois eles podem prejudicar a qualidade da sua tomada de decisão, principalmente em ambientes profissionais. Uma pessoa que é capaz de “separar o joio do trigo” não só é mais respeitada pelos outros como conseguirá obter os melhores resultados possíveis em suas ações.
Conheça os limites da realidade Como você já deve ter percebido, não existe melhor opção fora de um contexto. Uma decisão será realmente boa, não quando se opta pela proposta mais sedutora, mas quando se opta pela proposta mais adequada à realidade. Uma vez que você já tenha se inteirado do contexto, entenda o que ele, de fato,lhe oferece. É importante, também, conhecer os seus próprios limites enquanto sujeito decisivo para a execução e a manutenção da decisão tomada. Portanto, delimite a sua decisão considerando aspectos como recursos humanos e financeiros, prazos e objetivos. Estabeleça prioridades. A partir dessa delimitação e hierarquização, você conseguirá discernir o ideal do possível.
Tenha sempre um plano B Nenhuma decisão é imune aos imprevistos. No entanto, muitos desses “imprevistos” podem ser mensurados a partir de um estudo aprofundado do contexto. Além disso, na prática, um planejamento pode tomar rumos distintos do esperado. Portanto, procure criar hipóteses de possíveis imprevistos e problemas que poderão ocorrer, considerando as experiências anteriores e os padrões de acontecimentos na rotina da organização. Considerando essas probabilidades, crie um plano B que permita adequar a sua tomada de decisão, no caso dessas ocorrências. 
Deixa a criatividade fazer parte da sua tomada de decisão Para que uma tomada de decisão seja segura, assertiva e bem-sucedida, ela não precisa ser “quadrada”. Sair da curva, na verdade, pode ter efeitos surpreendentes, pois essa atitude é capaz de lançar uma brisa renovadora nos ambientes e contagiar as pessoas com um novo ânimo, ainda que esse novo ânimo venha da tensão em estar diante de um desafio. Não perca a oportunidade de oferecer um impulso renovador ao seu negócio a partir da sua tomada de decisão. Avalie as tendências no que diz respeito à ação demandada e procure inserir um elemento criativo que possa diferenciá-la. Os resultados positivos de uma ação criativa refletem-se tanto no ambiente organizacional, quanto na recepção do público externo.
Seja consistente e perseverante Ao tomar uma decisão, tenha certeza de que tem disposição de persistir nela, mesmo diante de dificuldades, obstáculos e intempéries. Mudar de ideia pode até ser bom, mas isso não deve ser feito à revelia. Tenha atenção a esse fator para que não corra o risco de ser visto como uma pessoa inconsistente, que volta atrás em sua palavra diante do primeiro entrave. Quando você toma uma decisão, sua imagem pessoal também está em jogo. 
Essas dicas oferecem alguns elementos importantes para otimizar a sua tomada de decisão, mas devem ser adaptadas às suas particularidades. Como você deve ter percebido, o primeiro passo, pesquisar o contexto a fundo, é essencial para o prosseguimento e o sucesso de todas as outras dicas.
Gerenciamento eficaz da coleta e organização das informações
Um dos maiores problemas enfrentados pelas empresas é a tarefa de saber lidar com a informação. O fluxo de informação interna e externa que precisa ser coletada, tratada, organizada, armazenada, distribuída e compartilhada, requer competência no que tange à capacidade de gerir a informação.
A informação bem gerida se transforma em um ponto forte caracterizado como vantagem estratégica e competitiva.
Atualmente, qualquer que seja o produto ou serviço ofertado pelas empresas, a informação está presente no processo de desenvolvimento, buscando o conhecimento adequado e relevante a ser aplicado no momento oportuno.
Para se obter a eficácia na gestão de informação é necessário que se constituam um conjunto de políticas coerentes que permitam o provimento de informação relevante, precisa e com qualidade. Essa informação deve ser transmitida no local e no tempo certo, com um custo apropriado e facilidades de acesso aos usuários.
O conceito de “gestão” está relacionado ao conceito de “Administração”, que para alguns autores possui o mesmo significado. A gestão é um elemento universal do mundo moderno, com o intuito de alcançar objetivos em um cenário voltado à tomada de decisão, coordenação de múltiplas atividades, organização, busca constante de aprendizagem, uso da informação, dentre outras.
"Em última análise, gestão significa a substituição de ideias por ação, do conhecimento por cultura e da cooperação por força."
(DRUCKER)
Peter Drucker afirma ainda que as informações geram riquezas a partir da exigência que habilitem seus gestores a fazer avaliações calibradas.
Face a isso, temos quatro tipos de informações:
Função da gestão da informação
A função da gestão da informação é organizar o processo informacional em todos os níveis.
Considerando que toda informação que circula nas empresas percorre um processo que dá acesso ao uso nos variados níveis, a função da gestão da informação é organizar o processo informacional de forma que esse fluxo seja percorrido utilizando estratégias capazes de dinamizar a informação na estrutura.
Análise da administração da informação: ciclo contínuo de seis processos
A análise da administração da informação é feita mediante um ciclo contínuo de seis processos correlatos:
Identificação das necessidades de informação;
Aquisição da informação;
Organização e armazenamento da informação;
Desenvolvimento de produtos e serviços de informação;
Distribuição da informação;
Uso da informação.
PRÁTICAS EMPRESARIAIS INFORMATIZADAS
Aula 3: Definição e Arquitetura do Sistema de Gestão
Introdução
A Arquitetura Corporativa de Sistemas de Gestão visa desenvolver a análise, o entendimento e a modelagem conceitual do negócio. Resulta em uma visão holística das necessidades de sistemas de informações de uma organização.
Veremos, nesta aula, como é tratada a questão da definição das necessidades de informações e quais ferramentas podemos considerar para identificar e gerenciar os processos da organização, a partir do entendimento da dinâmica operacional da empresa, verificando e acompanhando seus processos até os níveis de rotina de trabalho.
Diagnóstico Organizacional
A integração entre pessoas e empresa é uma tarefa por vezes difícil de se tratar, principalmente pela sua complexidade operacional. Normalmente, existem divergências, pois cada pessoa processa a realidade de acordo com seu entendimento e experiência.
Então, diagnóstico organizacional tem como objetivo representar o mais fielmente possível a situação real atual da organização e definir outro quadro que represente os objetivos e metas que 
indicam para onde a organização quer ir ou onde deseja chegar.
Dessa forma, faz-se necessário identificar a dinâmica operacional do negócio.
Avaliação e análise da estratégia do negócio
Começamos pela avaliação e análise da estratégia do negócio, que têm por objetivo obter e entender a visão estratégica do negócio.
Nessa fase, identificam-se e documentam-se:
	A missão, a visão e os objetivos principais da organização.
	O que as áreas funcionais devem fazer para que tais objetivos sejam atingidos.
	Como as áreas funcionais quantificam seus resultados.
	Como as áreas especificam e realizam as ações a serem tomadas para o alcance dos objetivos globais.
	Os fatores críticos de sucesso e os problemas que dificultam o alcance de tais fatores.
O resultado dessa etapa é a definição das necessidades de informação, ou seja, quais são os principais requisitos de informações necessários para identificar e gerenciar os fatores críticos de sucesso da organização.
Arquitetura dos processos
	Líderes
	Gestores
	Administradores
	Usuários
	Profissionais de tecnologia da informação
O objetivo da arquitetura dos processos é identificar e mapear os processos existentes na organização. Inicialmente, no nível estratégico e, em seguida, detalhando os processos existentes nos níveis tático e operacional.
Os processos devem ser modelados por meio de ferramentas que permitam uma compreensão acurada de todas as pessoas envolvidas, nos diversos níveis da cadeia de comando da empresa:
Os processos identificados são confrontados com o Planejamento Estratégico da Empresa. Então, é sugerido um replanejamento ou reengenharia dos processos, sempre que forem identificadas oportunidades de melhoria.
A arquiteturados dados que suporta os processos considera os objetivos gerais, as metas e atividades de cada área funcional, as necessidades de processamento e as necessidades gerais de informação, estabelecendo uma visão holística dos diversos conjuntos de usuários sobre os dados da empresa.
Para cada visão ocorre um processo de modelagem, onde são mapeadas entidades, identificadores e relacionamento entre entidades. Os processos são representados e verificados.
Após concluída a modelagem das diversas visões, estas devem ser consolidadas, o que permite alcançar uma perspectiva global dos dados da empresa e solucionar eventuais conflitos de poder de funções sobre dados.
Arquitetura global dos sistemas
A definição da arquitetura global dos sistemas é construída a partir da montagem de uma matriz de dados e processos em que os processos de negócio são ordenados na sequência do ciclo de vida do processo geral.
O preenchimento da matriz é feito a partir das descrições dos processos e das descrições das entidades. A matriz preenchida mapeará, para cada processo, quais entidades de dados são criadas, atualizadas ou utilizadas.
A partir do mapeamento matricial realizado, é possível identificar e definir o conjunto de sistemas que comporão o modelo ideal de Sistemas de Informação da Instituição.
Uso de softwares
Hoje utilizamos softwares em vários momentos do nosso dia...
	Quando usamos o celular
	Quando efetuamos uma compra pela internet
	Quando passamos o cartão de crédito
	Quando utilizamos o elevador
Para que o aumento da confiabilidade nos softwares seja sustentado, eles necessitam realizar as funções de forma adequada, ter qualidade mínima admissível, estar disponível quando solicitado, ter preço e prazo de entregas aceitáveis. Todas essas características são diretamente influenciadas pela arquitetura de software.
Além disso, com o aumento do tamanho e complexidade dos sistemas, os problemas nos projetos de software têm ido além dos algoritmos e estruturas de dados, projetar e especificar toda a estrutura de um sistema tornou-se um grande problema.
Nesse contexto é que entra a Arquitetura de Software que estudaremos agora.
Arquitetura de Software
Existem diversas definições para Arquitetura de Software, dentre elas podemos destacar duas.
A Arquitetura de Software, segundo a IBM:
Arquitetura de Software é um conjunto de decisões significativas sobre a organização de um sistema de software, a seleção de elementos estruturais e suas interfaces juntamente com o comportamento especificado nas colaborações entre estes elementos, a composição destes elementos em subsistemas progressivamente maiores e o estilo arquitetural que guia esta organização.
IBM
A Arquitetura de Software, segundo McGovern:
A arquitetura de software de um sistema ou uma coleção de sistemas consiste em todas as decisões de projeto importantes relacionadas às estruturas do software e às interações entre estas estruturas. As decisões de projeto apoiam um conjunto de qualidades desejadas que o sistema deva suportar para ser bem-sucedido. As decisões de projeto proveem uma base conceitual para o desenvolvimento, apoio, e manutenção dos sistemas.
MCGOVERN, 2004
Essas definições indicam que uma arquitetura se preocupa tanto com a estrutura e os relacionamentos entre estas estruturas quanto com o comportamento de um sistema, mas o interesse da arquitetura se volta apenas para os elementos mais significantes do projeto. Nesse sentido, é que a arquitetura se difere do design de um sistema.
Gerenciamento da rotina de trabalho e qualidade
A Gestão da Rotina de Trabalho é uma prática de monitoramento diário que busca estabelecer, manter e melhorar os padrões de qualidade, produtividade e segurança, que dão base à padronização dos procedimentos e ao controle dos processos.
Entre os principais resultados obtidos no trabalho de gerenciamento da rotina, destacam-se a confiabilidade operacional, o aumento na competitividade e a garantia da qualidade.
A criação dos Procedimentos Operacionais Padronizados (POP) e das Folhas de Verificação  tem por finalidade dar orientação para as atividades rotineiras dos operadores e apresentar os itens de checagem necessários, respectivamente.
Outra ferramenta muito útil no contexto do Gerenciamento da Rotina do Trabalho é o método PDCA, cujo conjunto de técnicas e ferramentas utilizadas também contribui muito para o levantamento e adequação das rotinas que compõe a dinâmica operacional da empresa.
	Verificação de vendas
	Produto
	1ª semana
	2ª semana
	3ª semana
	4ª semana
	Total
	Waffer
	100
	80
	50
	40
	270
	Recheado
	50
	70
	80
	100
	300
	Salgado
	50
	50
	55
	45
	200
	Leite
	80
	85
	79
	82
	356
	Maisena
	47
	48
	50
	49
	194
Para facilitar o seu entendimento, vamos elaborar uma Folha de Verificação sobre a realização de vendas de biscoitos em um supermercado para acompanhar as não conformidades que podem ocorrer. Neste exemplo, iremos considerar os seguintes produtos:
• Waffer;
• Recheado;
• Salgado;
• Leite; e 
• Maisena.
Devemos, então, montar uma tabela que contenha uma coluna com os produtos e outra indicando a quantidade de venda de cada tipo de biscoito com seu período de ocorrência. Para tanto, utilizaremos espaços de tempo semanais:
PRÁTICAS EMPRESARIAIS INFORMATIZADAS
Aula 4: Fluxo Operacional da Empresa
Introdução
A evolução da tecnologia tem oferecido um interminável manancial de novas aplicações para atender às nossas necessidades. No âmbito dos computadores, seu poder de processamento cresce à medida que seus custos diminuem. Isso é cada vez mais evidente com sua disponibilização em prosaicos eletrodomésticos.
Entretanto, no mundo corporativo, no ambiente de negócios em que estamos inseridos, eles podem ser comparados a grandes máquinas de armazenamento de informações. Na verdade, captura, armazenamento e recuperação da informação.
Esta visão predominante da tecnologia, dissociada dos negócios, está prestes a ser substituída por outra, mais astuta, mais inteligente e que vai colocar os profissionais de gestão do negócio em um patamar superior.
A evolução das empresas e seus negócios
Segundo estudiosos, estamos diante dos próximos 50 anos dos negócios e da tecnologia.
Com a queda das barreiras geográficas, os negócios agora devem controlar processos que estão muito além do seu ambiente empresarial confortável, onde tudo era visto pelos colaboradores.
A nova maneira de competir propõe desafios interessantes, como a troca da unidade básica de automação, de dados, para processos. Portanto, ao invés de um processamento de dados, a empresa deve ter um processamento de processos.
Clientes, fornecedores e parceiros não devem compartilhar apenas uma base de dados, é fundamental partilhar também uma base de processos, dinâmica, modificável e interativa. Em resumo, processos de negócio são o negócio.
Foco nos processos desde 1920
Colocar o foco nos processos está longe de ser inédito:
A primeira onda veio nos anos 1920, representada por Taylor e sua teoria.
A segunda onda pode ser representada pela reengenharia, que atuou fortemente na concepção dos atuais sistemas de gestão e outros correlatos.
Nesta última, os processos são colocados no foco central do negócio. Não apenas cumprindo o papel formal de desenhá-los, nem apenas para promover a integração de sistemas.
A terceira onda não é reengenharia de processos, não é Enterprise Application Integration (EAI), gerenciamento de Workflow ou outro software empacotado. É a síntese e a união de todas estas tecnologias e técnicas em um novo modelo, mais sintonizado com o negócio da empresa e seu gerenciamento.
Gestão de processos
Em pleno século XXI, os negócios acontecem em um ambiente cada vez mais complexo, definido pela convergência entre as crescentes demandas dos parceiros e dos clientes. Rápidas mudanças do mercado e novas oportunidades criam uma infraestrutura de TI cada vezmais heterogênea, necessária para suportar um número expressivo de decisões que acontecem silenciosamente no dia a dia.
As organizações depositam sua fé nos seus processos comerciais, para guiá-las através deste complexo ecossistema.
Infelizmente, a complexidade deste ambiente pode levar a uma total desconexão entre os que foi projetado na concepção dos processos e a sua efetiva execução. Além disso, abrir o negócio para uma grande quantidade de pontos de contato através da web aumenta ainda mais a pressão.
Enquanto a administração pode estar preparada para responder rapidamente à necessidade de mudança nos seus processos, a equipe de TI pode não conseguir acompanhar esse ritmo.
Fundamentos da gestão de processos
Um negócio de sucesso é construído sobre um alicerce de processos que alinham os recursos disponíveis aos objetivos da empresa.
Seja fornecendo produtos ou serviços a consumidores, colaborando com parceiros comerciais, ou coordenando os esforços dos colaboradores, os processos, no seu final, unificam o produto (ou serviço), sua marca e seu valor.
Processos são o coração e a identidade do negócio. São os passos para:
	Criação de novos produtos
	Fabricação de item
	Processamento da matéria-prima
	Reposta a uma simples questão de um cliente
	Compra de suprimentos
	Negociação com parceiros
	Desenvolvimento de um novo mercado
O ponto é que cada negócio possui características únicas inseridas em seus processos. Em um mercado de commodities, por exemplo, a gestão dos processos determina a vantagem. Já no mercado aberto, a gestão dos processos cria oportunidades.
O que é realmente a gestão de processos?
Você já parou para pensar como a gestão de processos é crítica para um empreendimento de sucesso? Para compreendermos a sua importância precisamos, primeiramente, entender seu conceito.
Em resumo, a Gestão de Processos é a habilidade de se obter total visibilidade e controle, de ponta a ponta, sobre todas as etapas de uma transação que viaje por múltiplas aplicações, interaja com diversas pessoas, em uma ou mais companhias.
Essa gestão amplia o valor dos processos, sejam grandes ou pequenos, inseridos totalmente na empresa ou quando se estendam para fora dela, não importa quem esteja envolvido.
Sistemas de Gestão de Processos
Naturalmente, já foram criados alguns tipos de sistemas de Gestão de Processos. As primeiras soluções eram compostas de combinações de sistemas de controle do workflow, sistemas de gestão de documentos ou sistemas de automação, com uma grande quantidade de código para atender às suas necessidades pontuais.
De fato, nenhuma ferramenta foi capaz de prover uma solução satisfatória e isso ocasionou para as empresas uma grande quantidade de gaps funcionais. Atualmente, a tecnologia disponível permitiu o desenvolvimento de soluções de software que dão vida a poderosos sistemas de gerenciamento de processos.
Componentes ativos do processo
Para compreender o uso de uma solução de Gestão de Processos, precisamos começar com a construção dos blocos envolvidos no processo. Estes são os componentes ativos do processo, que trabalham na direção de um objetivo específico do nosso negócio.
Os componentes são representados por:
Cada um deles tem um valor intrínseco e participa decisivamente para a perfeita execução do processo. Deve ter também uma interface particular com o processo.
A solução de Gestão de Processos atua na ampliação do valor de cada componente, oferecendo uma interface padronizada para cada um e coordenando os esforços de todos eles para o atingimento do objetivo, dentro da linha temporal definida para a execução do processo.
Macroatividades fundamentais
Podemos definir quatro macroatividades fundamentais para a solução de Gestão de Processos:
Modelagem Consiste na definição e na construção gráfica de uma representação do processo, que deve contemplar todos os componentes ativos necessários ao processo, múltiplos steps, subprocessos, processos paralelos, caminhos, regras de negócio, tratamento de exceções e tratamento de erros.
Integração Representa a conexão entre os componentes do processo, para a troca de informações necessária ao atingimento do seu objetivo. Para aplicações, isso significa a introspecção e a interação com os sistemas da empresa. Para pessoas, representa a utilização de um portal para a interação e o cumprimento do seu papel dentro do processo.
Monitoramento Significa a utilização de uma console que permita a visualização gráfica dos processos em atividade, suas várias instâncias e atividades já executadas e como elas foram executadas.
Otimização É a capacidade de analisar, através de uma interface OLAP, os processos ativos, evidenciando seus pontos fracos e oferecendo instrumentos para a sua melhoria e modificação em tempo real com latência zero.
Essas quatro macroatividades fundamentais de uma solução devem ser consideradas em conjunto, pois são unidas simbioticamente e representam um conjunto de funcionalidades coesas que vão entregar ao cliente as grandes promessas do conceito da Gestão de Processos.
Como vimos, as empresas podem empregar essas soluções em uma grande variedade de processos.
Utilizando a Gestão de Processos
A solução de Gestão de Processos oferece uma gestão inteligente de eventos. Seu uso sincroniza as várias atividades do processo.
Em um processo comercial disparado por um cliente e alimentado por uma combinação de recursos internos e externos, com a Gestão de Processos, a empresa pode:
Modelar seus processos do início ao fim, sejam internos ou externos.
Promover a necessária integração do processo através dos vários sistemas, pelos quais o processo deve navegar, sem a necessidade de gerar códigos nativos a estes sistemas.
Criar e controlar o manuseio das exceções e o disparo de processos alternativos.
Monitorar a saúde e o ciclo do processo como um todo.
Controlar a alimentação do processo pelos recursos humanos que devem interagir com ele.
Modificar e aprimorar o processo para ganhar eficiência, com latência zero para o uso de novas versões e releases.
As empresas possuem em sua natureza uma grande quantidade de processos como esses que, muitas vezes, residem apenas na cabeça de um pequeno número de pessoas, dentro de silos de competência ou confinados a uma aplicação específica.
A solução de Gestão de Processos quebra essas barreiras, que é inerente à maioria dos negócios, criando um ambiente muito mais flexível, otimizado e orientado.
PRÁTICAS EMPRESARIAIS INFORMATIZADAS
Aula 5: Equilíbrio
Introdução
Devido à necessidade de mercado, as empresas vêm adaptando-se à realidade do consumidor e procurando atender, a cada dia, com mais rapidez e eficiência, incorporando todas as criações tecnológicas que o homem criou.
Logo, elas vêm construindo uma nova realidade para a sociedade em relação também à empregabilidade, pois o homem passa a ter mais valor pelo seu intelecto do que pela força muscular, valendo mais sua capacidade em lidar com várias tecnologias ao mesmo tempo.
Esse fenômeno fez aumentar o interesse por matérias como: reengenharia, mecatrônica e biotecnologia. Juntamente com isso, cresceu a necessidade de administradores capazes de planejar, organizar, dirigir e controlar homens e máquinas na direção de um futuro altamente mutável.
Como veremos nesta aula, o administrador de hoje precisa orientar seus funcionários e promover constante treinamento, fazendo com que cada membro da equipe se envolva com as informações e avanços tecnológicos e esteja sempre focado na missão, visão e valores da empresa. O administrador que sai melhor é o profissional que consegue gerenciar homem, máquina e informação.
As novas tecnologias X empresas
As novas tecnologias têm provocado grande impacto em diversos aspectos dos segmentos organizacionais, já que desencadeiam transformações que interferem direta ou indiretamente nos resultados das empresas. A mudança mais importanteé o estreitamento entre a forma de organização do trabalho e o nível de inovações tecnológicas das companhias.
A tecnologia caracteriza-se como um trabalho contínuo e irreversível que pode provocar alterações também na sociedade em geral. Isso cria uma forte interação entre ela, o ambiente social e a organização.
A essência da formulação de uma estratégia competitiva é justamente a relação entre a organização e seu meio ambiente. Uma vez que as forças externas em geral afetam todas as empresas, o ponto básico encontra-se nas habilidades dessas em lidar com tais forças.
As Organizações e a importância da Estrutura Tecnológica
Já há algum tempo, as organizações vêm sentindo a necessidade de se reestruturarem em relação à captação, armazenamento e distribuição das informações. Com isso, estão desempenhando um importante papel no desenvolvimento socioeconômico de diversos países.
Esse fenômeno pode ser explicado pelas contribuições que essas organizações proporcionam, tais como:
	Permitir aos países menos favorecidos realizar inovações em produtos e serviços de grande potencial;
	Estimular o progresso da ciência e da tecnologia;
	Gerar novas competências e qualificações;
	Estimular o empreendedorismo.
Se considerarmos a economia mundial globalizada, orientada por cadeias produtivas fragmentadas e geograficamente dispersas pelos seis continentes e diversos países, a relação entre o crescimento econômico e o balanço de pagamentos de um país remete à inserção de sua pauta exportadora na rede global de produção.
Assim, a estratégia de desenvolvimento nacional no século XXI deve buscar o posicionamento de sua estrutura produtiva na divisão internacional do trabalho, que lhe permita o crescimento sustentado com equilíbrio das contas externas.
Nos países subdesenvolvidos, a industrialização atrasada continua sendo a meta essencial para que o país internalize as estruturas produtivas avançadas que, posteriormente, possam justificar a especialização produtiva virtuosa.
Para que ela exista, é necessária a promoção dos segmentos mais dinâmicos, seja com relação a sua capacidade de gerar progresso técnico e agregar valor, seja em sua competitividade externa, já que as exportações são essenciais para o crescimento.
Atualmente as empresas são reconhecidas, também, pela renovação econômica que proporcionam às regiões atingidas pelo enfraquecimento de setores tradicionais da economia, constituindo-se em alternativa estratégica para redirecionar as respectivas economias aos padrões vigentes de competitividade e comportamento.
Além disso, há melhoria na qualidade de bens e serviços, ou na redução de custos, exigindo a concepção e configuração de modelos mais competitivos e apropriados à realidade da região onde serão instaladas, sendo voltados, em sua maioria, para atividades que requerem pesquisas constantes e tecnologia inovadora.
Os desafios da atualidade
O dinamismo do mercado impõe novos riscos e desafios de maneira incessante.
As pressões econômicas, aliadas a novas demandas de clientes, exigem das empresas uma grande mudança na forma como conduzem seus processos de negócio. Eles precisam ser aperfeiçoados para que as empresas sejam capazes de responder rapidamente às novas condições impostas pelo mercado.
O Enterprise Resource Planning (ERP) é uma possibilidade chave para satisfazer esses desafios e criar processos de negócio altamente eficientes e ágeis.
O ERP contempla um modelo de gestão que integra pessoas, conteúdo e aplicações empresariais, combinando uma abordagem centrada nas rotinas de trabalho e equipes multifuncionais.
Funções do ERP
O ERP é um software que melhora a visibilidade e o controle dos procedimentos do negócio por meio de uma solução amigável e focada nas pessoas. Essa solução estimula a melhoria contínua dos processos por toda a organização.
O software gerencia todas as etapas do seu ciclo de vida, desde a modelagem e otimização até a automação, execução e monitoramento, proporcionando:
Melhor entendimento do negócio;
Maior agilidade nas rotinas de trabalho;
Maior impacto dos negócios sobre o planejamento estratégico;
Mais eficiência no trabalho dos funcionários;
Maior orquestração de processos complexos;
Melhor monitoramento dos objetivos de negócio com informação em tempo real.
Trata-se, portanto, de uma poderosa ferramenta de modelagem baseada no padrão Business Process Model and Notation (BPMN). Essa ferramenta permite o uso de eventos, atividades, tarefas, decisões, raias e outros elementos para criar rapidamente processos.
A empresa pode, então:
Criar processos e regras de negócio de maneira rápida.
Criar interfaces amigáveis e formulários personalizados.
Adicionar papéis funcionais.
Gerenciar todo o conteúdo relacionado em uma única solução integrada.
O fato é que, para prosperar, toda empresa precisa focar em uma gestão eficiente e eficaz, que contribui significativamente para o melhor desempenho dos resultados e garante sua competitividade.
Quanto mais bem gerenciados forem os processos dentro de uma organização, maior é o potencial para que tragam os benefícios e resultados planejados.
O impacto da Informatização na Gestão das Organizações
Como vimos, a solução para gerir os negócios de uma empresa deve contemplar uma série de elementos que abranjam completamente os fundamentos elementares do BPMS de gerenciamento de processos eficiente.
Mas, o que é o BPMS?
Um BPMS (Business Process Management Suite ou System) é composto por um conjunto de ferramentas que servem para automatizar os processos do negócio, reduzindo, de uma forma geral, os desperdícios e gerando mais resultados para as organizações. No dia a dia da empresa, vários softwares são utilizados para, por exemplo:
Solicitar compras;
Emitir nota fiscal;
Entrar em contato com o cliente;
Gerenciar indicadores de desempenho.
Essa automatização, na verdade, consiste em fazer o desenho do fluxo e configurar as tarefas do processo. Por esse motivo, os analistas de negócio conseguem automatizar sem a necessidade de programação.
Os fluxos operacionais dos processos requerem uma combinação de ações humanas e atividades automáticas que devem ser refletidas com exatidão no modelo do processo.
Os procedimentos e suas rotinas raramente são automáticos por completo. Portanto, o conhecimento dos colaboradores é, muitas vezes, necessário para a tomada de decisão e para manipular exceções e erros.
O principal propósito é criar uma sinergia ideal entre pessoas e sistemas que estão inseridos no processo.
A solução deve contemplar uma interface gráfica para a modelagem das atividades, transições e papéis dos colaboradores envolvidos em cada etapa, desenhada para ser utilizada por usuários com perfil de negócio/processo, dispensando a criação/refinamento de normas e adaptadores comerciais complexos ou outras linguagens de baixo nível.
A criação do modelo de procedimentos de rotinas é apenas um estágio da sua implementação. Quando o modelo é criado, uma solução de Gestão Informatizada deve estar apta a promover a integração em toda a organização.
Monitoramento das rotinas de trabalho
O monitoramento das rotinas de trabalho deve acontecer também em tempo real, sendo crucial para o atingimento da eficiência operacional.
Saber como as rotinas acontecem afeta diretamente a performance da organização e é fundamental para a implementação de melhorias.
Trata-se de um elemento proativo que vai acrescentar poder aos usuários, oferecendo mais informações para a tomada de decisão e implementação de mudanças que vão impactar positivamente no fluxo do processo.
Deve atuar como uma base de aperfeiçoamento contínuo, provendo também documentação auditável em toda a sua extensão.
Nesse monitoramento, devemos considerar as exceções. Para isso, podemos assumir que toda rotina possui uma ou mais exceções.
A complexidade dos negócios, demandas de cliente e as mudanças do mercado muitas vezes ditam mudançasrápidas nos procedimentos. Portanto, uma forte capacidade de gerenciamento de exceções é necessária para captar a natureza dinâmica dos negócios.
Além disso, devem ser tratadas em um curto espaço de tempo. Consequentemente, uma solução de Gestão Informatizada deve estar apta a coordenar inteligentemente regras temporais.
Não se pode admitir a perda de datas para oferecer resposta das etapas das rotinas de trabalho.
Sistemas de Informação
Como estamos estudando, em função do processo de mudanças aceleradas, principalmente no que diz respeito aos avanços da tecnologia atrelado à Era da Informação, um bom sistema de informação é sempre fator preponderante na tomada de decisão.
Portanto, o desenvolvimento gerencial eficaz e eficiente pressupõe, em qualquer organização, a existência de infraestrutura informacional para tomada de decisão, de forma ágil e segura.