Noções de Arquivologia para MPU

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU 
CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES 
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1 
AULA 01 – Gestão de Documentos 
Olá, meus queridos sofredores! Tudo bem? 
Depois de alguma espera finalmente vamos iniciar os nossos árduos 
estudos! Ainda mais com o edital já na praça. Agora é jogar aquela água no
rosto e encontrar animação! 
O edital acaba de sair, e já que temos muito conteúdo a estudar e pouco
tempo, vamos começar. Vamos seguir com os planos do curso, que sofreram
alterações para se adaptarem ao novo edital. Um conteúdo que ficou um pouco
maior do que o inicial, mas nada que nos seja prejudicial. E nesta primeira
aula vamos estudar o seguinte: 
 Protocolos; 
 Classificação de Documentos; 
 Arquivamento e Ordenação de Documentos;
 Tabela de Temporalidade. 
Estarei disponível a todos para solucionar suas dúvidas. Contem sempre
com meu apoio. Podem me encontrar no fórum do curso e no email:
mayko@pontodosconcursos.com.br. 
Então, sem perda de tempo, vamos arregaçar as mangas e mãos à obra! 
Prof. Mayko Gomes 
Março/2013 
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Gestão de Documentos 
Noções Iniciais 
Vamos recordar o funcionamento da Teoria das Três Idades, pois é
fundamental o sem entendimento. 
A Teoria das Três Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estágio de
Evolução dos Arquivos (lembrem-se dessas expressões) afirma que os arquivos
podem ser divididos e tratados em três fases distintas e complementares, que
são a corrente, a intermediária e a permanente. 
Todos os documentos, quando são criados ou recebidos por uma
instituição, podem possuir dois valores distintos: o valor primário, que dizemos
ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram à
criação do documento; e o valor secundário, que é mediato, acessório e não
está ligado diretamente aos objetivos que levaram à sua criação. 
Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primário; se
não fosse assim, não seria sequer criado. Esse valor é temporário, ou seja,
quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perderá esse valor. Mas
ao contrário, nem todo documento possui valor secundário. Este valor depende
de muita coisa para ser atribuído a um documento, e é permanente, ou seja,
uma vez que o documento possua valor secundário, vai durar para sempre (o
valor). 
Assim, quando um documento “nasce” (já provido de valor primário) ele 
está inserido no arquivo corrente, que como vimos, é aquele que guarda
documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo
principal, o documento vai para o arquivo intermediário, que é aquele que
guarda documentos não utilizados frequentemente, e que aguardam
destinação: eliminação ou guarda permanente. Caso o documento não possua
o valor secundário, será descartado; caso possua, será preservado
permanentemente. 
Uma vez no arquivo permanente o documento terá outros objetivos,
diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um gráfico: 
Transferência Recolhimento Descarte 
Corrente 
Descarte 
Intermediário Permanente 
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Dica de prova: Notem que uma vez que o documento é recolhido ao 
arquivo permanente, ele não pode ser descartado. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A eliminação de documentos 
permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público somente 
é possível mediante autorização da instituição arquivística pública 
correspondente à esfera de competência do órgão. 
Resolução 
O item está incorreto. Vimos pelo esquema acima que os documentos de
valor permanente (valor secundário) JAMAIS, EM HIPÓTESE ALGUMA, devem
ser eliminados, mas sim preservados por tempo indefinido. 
Dica de prova: Notem também que a passagem do documento de um
arquivo a outro recebe nomes específicos. As bancas tentam constantemente
confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar
errado. Assim, a passagem para o arquivo intermediário sempre se chama
“transferência”, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama
“recolhimento”. Então, numa questão pode não aparecer o nome do arquivo, 
mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para 
saber a qual arquivo se refere. 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos 
arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de 
destinação. 
Resolução 
O item está incorreto. A passagem de documentos para o arquivo
intermediário denomina-se “transferência”. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A transferência é a ação de condução dos 
documentos ao arquivo permanente. 
Resolução 
O item está incorreto. A condução dos documentos ao arquivo
permanente denomina-se “recolhimento”. 
Dica de prova: Notem ainda que não há obrigação de o documento
passar pelas três fases, nessa ordem. Alguns documentos são “recolhidos” do 
arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem
mesmo passar pelo arquivo intermediário. Ainda, há casos em que o
documento correrá em fluxo contrário, passando do arquivo permanente ou
intermediário de volta para o corrente. Esse caso não é comum em provas, 
mas pode ser pedido, então não custa saber. 
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Para ilustrar a explicação sobre valores de documentos e Teoria das Três
Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples. 
O primeiro é o Termo de Posse da atual Presidenta da República. O
documento tem sempre valor primário, valor imediato e ligado ao objetivo da
instituição: dar posse à Presidenta. Quando o documento cumpriu sua
finalidade, ele perdeu seu valor primário. No entanto, ele ainda possui o valor
secundário, que é permanente. Esse valor está ligado a outras finalidades,
como por exemplo, servir de fonte para pesquisas históricas ou culturais. 
O segundo documento é uma requisição de transporte para um
funcionário se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A
referida requisição possui valor primário, ligado ao objetivo de sua criação:
possibilitar o deslocamento do funcionário. Quando cumprido esse objetivo,
perderá seu valor primário. Mas esse documento não possui valor secundário,
não serve para pesquisa histórica ou cultural, nem é parte importante da
história da instituição ou da sociedade. Portanto ele pode até ser transferido
para fins de prestação de contas, mas não será recolhido por falta de valor
secundário: será descartado. 
Lógico, os documentos têm seu valor atribuído pela Tabela de
Temporalidade, mas mesmo sem ela é possível determinar quais documentos
terão valor secundário. São documentos relativos à criação de entidades (leis,
estatutos, contratos sociais), sobre seu funcionamento (organogramas,
projetos de alterações, regimentos), e outros que se relacionem a fatos 
importantes em sua história. 
(Detran-PA/2006 – Cespe/UnB) De modo geral, podem ser eliminados os 
documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da 
instituição ao longo de sua existência. 
Resolução 
O item está incorreto. Documentos que comprovam a história, origem e
evolução das instituições devem ser preservados permanentemente. 
A Gestão de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa
teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos
enquanto o mesmo possuivalor primário, ou seja, tem utilidade
administrativa. Assim, somente se fala em Gestão de Documentos nos
arquivos corrente e intermediário, onde os documentos têm finalidades
meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos possuem
outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histórica, por exemplo. 
A Lei (8.159/91) define a Gestão de Documentos como “o conjunto de
procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Reparem que a Gestão 
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de Documentos PÁRA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAÇÃO no arquivo
intermediário, pois quando o documento sofre sua destinação (eliminação ou
guarda permanente), a Gestão de Documentos já cumpriu seu objetivo. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Gestão de documentos é o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao 
uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda 
permanente. 
Resolução 
O item está correto. É exatamente o que preceitua o texto da Lei 
8.159/91, transcrito acima. 
A sua aplicação somente aos arquivos corrente e intermediário se
justifica pelos seus objetivos: é nesses arquivos que os documentos são mais
utilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse “excesso” em 
seu uso acarreta problemas como o acúmulo desordenado de documentos
(massa documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a
responsabilização dos usuários. Ainda, como objetivos secundários, procura
reduzir os espaços ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanos
e materiais, facilitar e agilizar o acesso e a recuperação da informação quando
necessário. 
A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção,
a utilização e a destinação. 
Produção: é onde os documentos são criados/confeccionados/recebidos
e são inseridos nos sistemas de controle da instituição. Aqui são exercidas
atividades que controlam a produção de documentos, como a elaboração de
formulários, estabelecimento de padrões, verificação da necessidade do 
documento, etc. 
(STM/2011 – Cespe/UnB) Na fase de produção, o arquivista pode, entre
outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários,
cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e 
participar da seleção de recursos humanos para área arquivística. 
Resolução 
O item está correto. Na fase de produção aprendemos que são realizadas
atividades que viabilizem a criação do documento, como a elaboração de
normas, padrões, estudos formulários, ferramentas, etc. Inclui também a
definição de pessoal a trabalhar com essas atividades, sua capacitação, seus
conhecimentos e aptidões. 
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Utilização: é a onde os documentos são utilizados com a finalidade
principal para que foram criados (valor primário). Os documentos tramitam (se
movimentam) internamente na instituição, percorrendo todo o caminho
necessário para que se cumpra uma atividade específica. As atividades são de
busca e localização (protocolo), de análise da importância do documento 
(avaliação), de consulta e empréstimo, entre outras. 
(AGU/2010 – Cespe/UnB) A fase da gestão de documentos que inclui as 
atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de 
documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização 
de documentos. 
Resolução 
O item está correto. A fase de utilização abriga as atividades de controle
sobre o acesso, uso e guarda dos documentos, assim como sua localização e
recuperação. Todas as atividades que tratam do uso do documento encontram-
se nesta fase. 
Destinação: é onde os documentos sofrem o fim que lhes é
determinado pelo processo de avaliação. Os destinos geralmente são sofridos
quando os documentos cumprem seu prazo de retenção no arquivo
intermediário. Pode, contudo, ocorrer de o documento não precisar estar neste
arquivo para sofrer a destinação; isto será determinado pela Tabela de
Temporalidade e Destinação, que estudaremos mais adiante. Somente dois
destinos são possíveis para os documentos: a eliminação ou o “recolhimento” 
para o arquivo permanente. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A fase de avaliação e destinação de 
documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta 
pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e 
equipamentos, e normatização do acesso à documentação. 
Resolução 
O item está incorreto. As atividades acima têm a função de subsidiar a
criação dos documentos. Portanto estão inseridos na fase de produção. A fase
de destinação engloba atividades que dão o devido fim ao documento de
acordo com sua importância. São elas: a avaliação, a elaboração de Tabela de
Temporalidade, a determinação de listas e editais de eliminação, de modos e
métodos de eliminação de documentos, a possibilidade de doação dos
documentos, etc. 
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Protocolo 
O protocolo é o conjunto de atividades que tem por objetivo controlar o
trâmite, isto é, a movimentação interna do documento no ambiente interno da
instituição. O protocolo é um conjunto de atividades que está inserido na fase
de utilização da Gestão de Documentos. 
Entende-se por protocolo o conjunto de operações técnicas que visam 
controlar o trâmite de documentos dentro de uma instituição. A palavra
protocolo, assim como arquivo, é um termo polissêmico, e pode significar: 
 O número atribuído ao documento quando capturado
pelo sistema da instituição. Neste caso chamamos de
protocolo o número de registro que o documento recebe. Este
número será a identificação do documento dentro da
instituição. È muito utilizado em processos. 
 O caderno, ou outro equivalente, 
onde se registra as movimentações internas do
documento. Neste caso o protocolo é o caderno onde
são feitas as anotações sobre a movimentação do
documento. O espaço é destinado para anotações como
o número do documento, a data de recebimento e a
assinatura do destinatário. 
 A unidade ou setor responsável pela
distribuição e movimentação de documentos dentro
da instituição. O protocolo é a porta de entrada e
saída de documentos da instituição. Todos os
documentos são recebidos, registrados e distribuídos
aos destinatários. O mesmo ocorre com as
movimentações internas: antes de seguir de um
setor a outro, o documento deve passar pelo
protocolo antes. E ainda, o documento deve passar
pelo protocolo também antes de ser enviado a outra
instituição ou pessoa. 
As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e
classificação, registro e movimentação. Algumas bancas ainda consideram a
expedição como atividade de protocolo. Mesmo assim, quando uma banca
considera a expedição como atividade de protocolo, ela a menciona nas
questões. Caso não considere, não mencionará tal atividade. 
Documento com
nº de protocolo 
Protocolo para
recebimento e envio
de documentos 
Setor de Protocolo:
responsável pelo
recebimento, distribuição e
envio de documentos. 
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São atividades de recebimento e classificação: 
Recebe o documento; 
Separa os documentos oficiais dos particulares; 
Envia os documentos particulares aos seus destinatários; 
Separa os documentos ostensivos dos sigilosos; 
Envia os documentos sigilosos aos seus destinatários; 
Interpreta e classifica os documentos ostensivos; 
Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentação. 
As atividades de registro e movimentação são as que tratam da
distribuição, redistribuição e entrega dos documentos dentro da instituição.
As atividades de expedição tratam da saída de documentos e
correspondências da instituição. Todos os documentos de caráter oficial,
mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve
cuidar de enviá-los para o ambiente externo à instituição. 
Dica de prova: As atividades de protocolo estão associadas às funções
de arquivo corrente! Pelas suas características, os arquivos correntes guardam
documentos que estão em uso frequente ou constantemente consultados.
Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos.
Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que
as atividades de protocolo também são realizadas nos arquivos intermediário e 
permanente. 
Então, para não esquecer ou confundir: as atividades de protocolo
somente são realizadas no arquivo corrente; e estão ligadas à entrada e
controle de documentos dentro da instituição. 
Os setores de protocolo podem receber várias denominações: Protocolo,
Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentação, etc. Então é
importante ter em mente que protocolo é a atividade de controle! O nome do
setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade. 
(EBC/2011 – Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de 
recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes 
e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de 
antecedentes. 
Resolução 
O item está correto. Segundo os procedimentos descritos, as
correspondências ostensivas (estudamos em nossa primeira aula, classificação
dos documentos quanto à natureza do assunto) devem ser abertas, lidas e
enviadas a seus destinatários através do registro e movimentação. 
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(Correios/2011 – Cespe/UnB) A expedição dos documentos é de 
responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxílio do arquivo 
intermediário para a realização dessa atividade. 
Resolução 
O item está incorreto. Sabemos de nossa primeira aula que geral (ou
central) e setorial são duas classificações que podem ser atribuídas ao arquivo
corrente, de acordo com a extensão de sua atuação. Até aí o item está correto.
Contudo, vimos que o protocolo é vinculado somente ao arquivo corrente, e
não ao intermediário e permanente. 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do 
protocolo é do setor de arquivo permanente, como último momento do trâmite 
documental. 
Resolução 
O item está incorreto. Mais uma questão da prova dos Correios, tentando
induzir ao mesmo erro. O protocolo é uma das atividades da Gestão de
Documentos, e sabemos que a Gestão de Documentos só vai até o arquivo
intermediário. Ainda, mesmo o protocolo está limitado e estritamente
vinculado às atividades do arquivo corrente. Além disso, os documentos do
arquivo permanente não estão em trâmite, pois não tem utilidade
administrativa (sem valor primário). Portanto não há nenhuma ligação entre
protocolo e arquivo permanente. 
(TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) O registro de documentos arquivísticos no 
protocolo consiste na vinculação de metadados ao documento que tramitará na 
organização. 
Resolução 
O item está correto. Os metadados são os dados do documento, como
número, assunto, destinatário, procedência, data do recebimento ou produção,
etc. A fase de registro consiste em inserir essas informações no sistema de
controle de documentos, para facilitar sua localização e recuperação, além de
controlar seu trâmite. 
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Classificação de Documentos de Arquivo 
Não confundam a Classificação dos Documentos de Arquivo, estudada na
aula 01, com esta que vamos estudar agora. O que vamos estudar agora são
as atividades de Classificação de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao
documento um código que corresponda ao seu ingresso no sistema de
documentos de uma instituição. 
Além disso, a atividade de Classificação, assim como o protocolo, é uma
das atividades de Gestão de Documentos, inserida na fase de utilização. A
classificação do documento é feita no momento em que este chega ao
protocolo e pelo profissional que o recebeu. 
(STM/2011 – Cespe/UnB) Na esfera pública, a atividade de classificação 
— entendida como identificação do assunto no documento, localização do 
assunto no código de classificação e anotação do código no documento para 
posterior recuperação — somente pode ser realizada por arquivistas. 
Resolução 
O item está incorreto. A classificação do documento é realizada por
qualquer profissional que esteja atuando no protocolo. É no momento de sua
entrada ali que o mesmo recebe o código de classificação. 
A Classificação de Documentos é o ato de atribuir um código ao
documento de acordo com o assunto de que ele trate. 
O código deverá ser aquele em vigor na instituição, e estabelecido pela
Comissão Permanente de Avaliação. Esta comissão deve ser formada por
profissionais das diversas áreas do conhecimento e de atuação da instituição. 
Quando se tratar de documento ou correspondência de caráter ostensivo,
a classificação deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a
correspondência ou documento, tomar conhecimento de seu conteúdo e de seu
destinatário, proceder à classificação e encaminhar os documentos ao
destinatário. 
Dica de prova: As bancas tentam induzir os candidatos ao erro
afirmando que a atribuição de classificar os documentos é do arquivista, como
na questão acima, o que não é verdade: é responsabilidade do setor de 
protocolo. 
O Plano de Classificação deve orientar os métodos de arquivamento a
serem utilizados pela instituição. Todos os documentos serão arquivados e
ordenados seguindo a lógica e a orientação do Plano. Portanto, este deve ser o
mais abrangente possível, sempre abarcando todos os assuntos que
interessam à instituição. Ainda, este deve ser flexível, capaz de atender as
necessidades de mudanças das instituições, e sempre reservar espaços para 
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assuntos e situações que são desconhecidos, mas com possibilidade de 
ocorrer. 
Os Planos ou Códigos de Classificação são elaborados por uma comissão
constituída exclusivamente para este fim, chamada Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos. Os planos podem seguir três critérios: o estrutural
ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura
da instituição; o temático ou por assunto, que classifica os documentos de
acordo com seu conteúdo; e o funcional, que classifica os documentos de
acordo com a função e as atividades desenvolvidas pela instituição. 
Atualmente, de modo geral, é mais recomendado que se utilize o critério
de classificação funcional, por ser mais flexível. Caso uma instituição tenha
optado por utilizar o critério estrutural, terá que fazer mudanças no plano toda
vez que criar, extinguir,fundir ou dividir algum de seus setores, por exemplo.
Quando se utiliza o critério funcional, por mais que se modifique a estrutura de
uma instituição, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foi
definido no momento de sua criação. 
Abaixo estão dois exemplos de Código de Classificação. O primeiro
classifica os documentos de acordo com as funções da instituição que os
produziu (uma Secretaria Estadual do Meio Ambiente), e o segundo classifica
os documentos de acordo com o assunto que tratam independente da área de
atuação da instituição. 
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Como podem perceber, os documentos recebem códigos de acordo com
a função da instituição. Esta função é dividida em subfunções, atividades e 
tarefas. Sempre se vai do geral para o específico. 
Reparem que os assuntos são subdivididos do geral para o particular. 
(TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A opção pela classificação organizacional 
pressupõe que os documentos sejam agrupados de acordo com a função. 
Resolução 
O item está incorreto. Vimos que a opção pelo critério estrutural
pressupõe o agrupamento pela estrutura da organização, ou pelo assunto. 
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Dica de prova: Por força da Resolução CONARQ nº 14, todas as
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) devem adotar
o Código de Classificação para documentos da atividade meio, instituído para
eles, e ainda elaborar um código para documentos das atividades fim nos 
mesmos moldes daquele adotado para a atividade meio. 
Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (órgãos e entidades
públicas federais, estaduais, municipais, do DF e algumas instituições privadas
que integram o sistema) devem adotar, para os documentos relativos à
atividade meio, o Código elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da
atividade fim, cada instituição dessas tem autonomia para elaborar o próprio,
contanto que siga o mesmo padrão daquela adotada para os documentos da
atividade meio. 
A classificação deve ser realizada por profissional habilitado para este
fim, e seguir algumas operações e rotinas. As operações são: 
ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob
que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe
corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o
conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos. 
CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao
assunto de que trata o documento. 
E as rotinas de classificação são as seguintes: 
1. Receber o documento para classificação; 
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)
secundário(s) de acordo com seu conteúdo (estudo); 
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de 
arquivo, utilizando o índice, quando necessário; 
4. Anotar o código na primeira folha do documento (codificação); 
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários. 
Lembrando que estas diretrizes são estabelecidas pelo documento anexo
à Resolução CONARQ nº 14. Portanto é importante conhecer um pouco mais o
seu conteúdo: mesmo que não tenha sido pedido no edital, pode ajudar a
todos a responder muitos itens sobre o assunto. 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) Quando os documentos são organizados a 
partir de um plano de classificação nos arquivos correntes, é desnecessário 
elaborar novo plano de classificação no arquivo intermediário. 
Resolução 
O item está correto. Os documentos, nos dois arquivos, têm a mesma
função: servir à administração. A classificação pode ser alterada quando o
documento é recolhido ao arquivo permanente, pois agora sua função é outra: 
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servir de fonte de pesquisa. Desde que respeitado o princípio da Proveniência,
da Organicidade e da Ordem Original (aula 01), nada impede a reclassificação,
ou arranjo do conjunto documental. 
A Resolução nº 14 do CONARQ estabelece que a classificação dos
documentos seguirá o método decimal. Assim, o sistema é dividido em dez
classes, sendo nove específicas e uma para generalidades. Então temos,
segundo a resolução: 
Classe 000 010 - Administração 
Classe 100 020 - Pessoal 
Classe 200 030 - Material 
Classe 300 040 - Patrimônio 
Classe 400 050 - Orçamento e Finanças
Classe 500 060 - Documentação 
Classe 600 070 - Comunicação 
Classe 700 080 - Pessoal Militar (Res. 21)
Classe 800 090 - Outros Assuntos da Adm.
Classe 900 
As classes 000 e 900 já foram destinadas aos documentos da atividade
meio, cabendo a cada órgão e entidade desenvolver as demais classes (de 100
a 800) de acordo com suas atividades fim. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Aos órgãos e entidades que adotarem o 
código de classificação da área-meio do Conselho Nacional de Arquivos 
(CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas às suas 
atividades específicas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela 
instituição arquivística pública federal. 
Resolução 
O item está incorreto. A parte que nos interessa está certa, pois as
entidades devem desenvolver as demais classes de acordo com suas atividades
fim. Contudo, o item está incorreto por que afirma que esse desenvolvimento
deve ser aprovado pela instituição arquivística federal, no caso o Arquivo
Nacional, quando na verdade deve ser aprovado pela instituição arquivística na
respectiva esfera de competência (federal, estadual, do DF ou municipal,
conforme for o caso). Como exemplo, o Plano obtido a partir do
desenvolvimento das classes para o Ministério da Saúde deve sim ser aprovado
pelo Arquivo Nacional. Mas o Plano obtido a partir do desenvolvimento das
classes para uma Secretaria Estadual de Saúde de um determinado estado fica
sujeito à aprovação do arquivo público deste estado. 
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Arquivamento e Ordenação de Documentos de Arquivo 
O arquivamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa ao
acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo. 
Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a
vertical. 
Arquivamento Horizontal: os documentos são dispostos uns sobre os
outros, “deitados”, dentro do mobiliário (pilha). É indicado para arquivos 
permanentes e para documentos de grandes dimensões, pois evitam marcas e
dobras nos mesmos. 
Arquivamento Vertical: os documentos são dispostos uns atrás dos
outros dentro do mobiliário (fileira). É indicado para arquivos correntes, pois 
facilita a busca pela mobilidade na disposição dos documentos. 
Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemos
considerar tantos os métodos quanto os sistemas. 
Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibilidade ou
não de recuperação da informação sem o uso de instrumentos. 
Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto de
busca e/ou recuperação, como por exemplo, os métodos alfabético e
geográfico. 
Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto de
busca e/ou recuperação, como são os métodos numéricos. 
Existe ainda outrosistema, chamado semidireto, que serve apenas para
agregar o método alfanumérico. Este método se caracteriza pela “necessidade 
parcial” da utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos 
de uma tabela para localizar uma estante, mas não para localizar uma gaveta
ou prateleira: a partir da localização da estante, a prateleira será localizada de
forma direta. 
Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS que determinam o
modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca
dos mesmos (recuperação da informação). Esses métodos de arquivamento
são divididos em duas classes, os básicos e os padronizados (não confundir
com a divisão em dois sistemas, o direto e o indireto). 
Pertencem à classe dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico,
geográfico e ideográfico. À classe dos padronizados pertencem outros cinco
métodos: variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo. Vamos
observar (e guardar) os esquemas: 
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MÉTODOS BÁSICOS
MÉTODO ALFABÉTICO 
O candidato deve prestar especial atenção a este método, pois é o mais
pedido em provas! Esse método consiste em simplesmente organizar um
arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, é necessário
seguir um conjunto de regras para a organização de um arquivo com esse
método. É exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o
examinador procura saber se o candidato tem o domínio dessas regras. 
Vantagens: agilidade na recuperação da informação/documento, custo
baixo, de fácil implantação e assimilação. 
Desvantagens: apresenta mais ocorrências de erros no momento do
arquivamento. 
Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas
para recuperação da informação/documento. 
A princípio, pode-se escolher entre dois critérios: letra por letra ou
palavra por palavra. A escolha de um implica na exclusão do outro. Vamos, no
exemplo, arquivar os documentos para os nomes Alfredo Del Frete e Carlos
De Penedo. Na ordenação alfabética, o sobrenome sempre vem antes do
nome e preferencialmente em CAIXA ALTA. Vamos arquivar utilizando os dois
critérios: 
Com essas orientações iniciais, vamos às regras desse método. Todas as
regras de alfabetação são muito fáceis. Isso é mais um motivo para que vocês
as tenham decorado. Vamos a elas: 
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Regra 01: Em nomes de pessoas físicas considera o último sobrenome e
depois o prenome. 
Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira 
Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga 
Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes 
Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabética
considera-se a ordem do sobrenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem 
antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA 
Dica de prova: Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem 
alfabética do prenome. 
Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos 
Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo 
Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel 
Como os sobrenomes são iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem 
antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL. 
Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou 
ligados por hífen não se separam. 
Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique 
Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur 
Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor 
Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou São não
se separam. 
Ex: Sidney Santa Fé ------------------------SANTA FÉ, Sidney 
Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos 
Pedro Carlos São Domingos ----------- SÃO DOMINGOS, Pedro Carlos 
Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedência na 
classificação de sobrenomes iguais. 
Ex: S. Ferreira ----------------------------- FERREIRA, S. 
Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro 
Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo 
Regra 05: Os artigos e preposições a, o, de, d’, da, do, e, um, uma NÃO 
SÃO considerados parte integrante do último nome. 
Ex: João d’Alencar ------------------------------ ALENCAR, João d’ 
Silveira d’Almeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d’ 
José de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, José de 
Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Júnior, Neto
e Sobrinho, são considerados parte integrante do último nome, mas NÃO SÃO 
considerados na ordenação alfabética. 
Ex: Laura Barros Neto ---------------------- BARROS NETO, Laura 
Ricardo Barros Filho -------------------- BARROS FILHO, Ricardo 
Alencar Manfredo Sobrinho ------------ MANFREDO SOBRINHO, Alencar 
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Camila Pitanga Júnior ------------------ PITANGA JÚNIOR, Camila 
Como os nomes que indicam grau de parentesco não são considerados na
ordenação analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R
de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO. 
Dica de prova: A exceção a esta regra se dá quando não há outro 
elemento para fazer a ordenação alfabética. 
Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato 
Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato 
Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato 
Como os prenomes e sobrenomes são iguais, devemos considerar que o F de
FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de 
SOBRINHO. 
Regra 07: Os títulos não são considerados na ordenação alfabética. Eles 
devem ficar entre parênteses após o nome completo. 
Ex: Ministro Guido Mântega ----------------- MÂNTEGA, Guido (Ministro) 
Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor) 
Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel) 
Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHÓIS E ORIENTAIS, são
considerados pelo último sobrenome. 
Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles 
John Kenedy --------------------------------- KENEDY, John 
Jill Valentine --------------------------------- VALENTINE, Jill 
Regra 09: As partículas de nomes estrangeiros PODEM OU NÃO ser
consideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do sobrenome
quando começadas com letra maiúscula. 
Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di 
Sandra De Penedo ---------------------------- DE PENEDO, Sandra 
Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta 
July O’Brien ----------------------------------- O’BRIEN, July 
Regra 10: Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome,
que indica a família do pai. 
Ex: Sanches Camacho Guerra ------------ CAMACHO GUERRA, Sanches 
Maria Diaz Herrera --------------------DIAZ HERRERA, Maria 
Mercedez Lopez Hernandes ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez 
Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e árabes) 
são registrados exatamente como se apresentam. 
Ex: Ali Mohamed ----------------------- ALI MOHAMED 
Deng Yutang ----------------------- DENG YUTANG 
Omar Saad ------------------------- OMAR SAAD 
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Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos
governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os 
ARTIGOS E PREPOSIÇÕES NÃO SÃO CONSIDERADOS NA ALFABETAÇÃO. Estes
devem ficar após o nome, entre parênteses, para facilitar a ordenação. 
Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE 
Fundação São Martinho ------------------ FUNDAÇÃO SÃO MARTINHO 
O Globo ----------------------------------- GLOBO (O) 
The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The) 
El País ------------------------------------ PAÍS (El) 
Regra 13: Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, encontros e
assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso devem 
aparecer no fim, entre parênteses. 
Ex: 3º Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3°) 
XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII) 
Nona Reunião de Veteranos --- REUNIÃO DE VETERANOS (Nona) 
Essas regras não são absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor
atender as necessidades do usuário. No caso de pessoas físicas ou jurídicas,
registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva. 
Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO) 
Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PELÉ) 
MÉTODO GEOGRÁFICO 
Esse método considera como elemento principal para recuperação da
informação o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poderá optar por
usar o termo arquivístico PROCEDÊNCIA, que significa também o local;
portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, não se preocupem. 
Vantagens: ordenação alfabética, fácil de usar. 
Desvantagens: uso de duas classificações, o que pode gerar confusões.
Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas
para busca e recuperação. 
Existem três formas de ordenação. Vamos a elas. 
Forma 1: Estado – Cidade – Correspondente: considera a ordenação por
estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes deve vir primeiro, e as
cidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabética. 
Ex: Acre – Rio Branco – ANGELIM, Raimundo 
Acre – Assis Brasil – SILVÉRIO, Jorge 
Acre – Capixaba – SANTANA, João 
Acre – Porto Acre – ARAGÃO, Vilas Boas 
Bahia – Salvador – SANGALO, Ivete 
Bahia – Água Fria – AMADEO, Sérgio 
São Paulo – Campinas – DOLORES, Maria 
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Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em
ordem alfabética, depois suas cidades, priorizando as capitais. Rio Branco
vem em primeiro lugar por ser a capital do estado, e Salvador vem antes das
demais pelo mesmo motivo. 
Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecerá a 
ordem dos nomes, começando pelo sobrenome e depois pelo prenome. 
Ex: Bahia – Salvador – GIL, Gilberto 
Bahia – Salvador – GIL, Preta 
Bahia – Salvador – VELOSO, Caetano 
Forma 2: Cidade – Estado – Correspondente: considera a ordenação por
cidades. Nesta forma de ordenação, não há necessidade de priorizar as
capitais. 
Ex: Areal – Rondônia – VALENTIN, Márcio 
Diadema – São Paulo – CAVALCANTI, Roberto 
Ilhéus – Bahia – SILVA, João 
São Paulo – São Paulo – ALEXANDRINO, Marcelo 
Forma 3: País – Cidade – Correspondente: prioriza a ordem alfabética dos
países. Nesta forma também é obrigatória a prevalência da capital sobre as
demais cidades. 
Ex: Brasil – Rio de Janeiro – GLOBO (O) 
Portugal – Lisboa – FERREIRA, Manoel 
Portugal – Coimbra – VAZ, Joaquim 
MÉTODO NUMÉRICO 
Considera como elemento principal o número para busca e recuperação
da informação/documento. 
Vantagens: diminui os erros de arquivamento. 
Desvantagens: exige pesquisa em índices ou tabelas, o que diminui a 
agilidade na busca e recuperação da informação. 
Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas
para recuperação da informação (tabela ou índice). 
Está dividido em três formas: numérico simples, numérico cronológico e
dígito terminal. Vamos a eles. 
Numérico Simples: não requer qualquer planejamento inicial, bastando
arquivar os documentos em ordem numérica. Deve-se apenas cuidar de
elaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo
número. O documento receberá um número da pasta + um número sequencial
(ou também número de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu
rearquivamento, evita extravios e possibilita a utilização de pastas que venham
a vagar (ficar sem uso). 
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Ex: 1026 – 518 
(o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o
sequencial dentro da pasta) 
Numérico Cronológico: considera a data como principal elemento de busca e
recuperação. Aqui se numera o documento, e não a pasta. É mais utilizado em
sistemas de protocolos. Os documentos são ordenados em sequência
cronológica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro
que venha a ser desocupado somente se houver coincidência de data. 
Ex: 
01-02-2001/027 
(o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento. O
formato pode variar, sendo a data colocada depois do sequencial ou de forma
reduzida, por exemplo) 
Numérico Dígito-Terminal: considera o número do próprio documento como
elemento principal de ordenação. É usado principalmente quando há grande
volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua
recuperação. Diferente dos outros métodos numéricos, que atribuem um
número ao documento (cronológico) ou à pasta (simples), este método, como
já dito, utiliza o número do próprio documento, fazendo apenas uma releitura.
O número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da
direita para a esquerda. 
Ex: 
Circular n° 256.741 (método numérico simples). 
O número de arquivamento será: 25-67-41 
41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta 
67 – grupo secundário, indicando a guia 
25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia 
(posição). 
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário.
Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo
secundário e também ordenamos do menor para o maior. Se também for 
repetido, devemos observar o grupo terciário e repetir o procedimento. 
Ex: 
GT GS GP 
25 85 95 
86 92 95 
06 07 98 
MÉTODO IDEOGRÁFICO 
Este método também requer uma atenção especial do concursando. Não
é tão frequente em provas quanto o método alfabético, mas possui muitas
subdivisões, o que facilita sua confusão e indução ao erro por falta de atenção. 
O GP 95 SE REPETE, ENTÃO CONSIDERAMOS QUE O GS 85 É
MENOR DO QUE O GS 92, E POR ISSO VEM PRIMEIRO.
APRESAR DO GT 06 E DO GS 07 SEREM OS MENORES, DEVEMOS
PRIORIZAR O GP 98, QUE É O MAIOR E POR ESSA RAZÃO ESTÁ 
POSTERIOR AOS DEMAIS. 
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Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas é usado
principalmente em arquivos especializados. 
Desvantagens: muitas subdivisões
Sistema: Como possui muitas subdivisões, pode pertencer aos dois
sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas está sendo utilizada. 
O método ideográfico está dividido em duas classes, quais sejam a
alfabética e a numérica. A numérica, por sua vez, está dividida em duas
subclasses, quais sejam:o dicionário e a enciclopédica; e a classe numérica
está dividida em três subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e a
unitermo. Vamos observar o esquema: 
Método alfabético dicionário: nesse método, os documentos são colocados
em rígida ordem alfabética CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento
principal a ser ordenado. Essa é a principal diferença entre este e método
alfabético: aquele considera o correspondente como principal elemento de
ordenação, enquanto este considera o assunto. 
Ex: 
Arquivo Corrente 
Arquivo Intermediário
Arquivo Permanente
Compras 
Distribuição 
Estoque 
Informática 
Livros 
Manuais 
Manutenção de Computadores
Protocolo 
Publicações 
Os temas estão divididos em ordem alfabética por assunto. Esses
assuntos são colocados na guia que separa os documentos. 
Método alfabético enciclopédico: esse método é similar ao alfabético, com
a diferença de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA O
ESPECÍFICO! Nesse caso, não basta classificar os assuntos em ordem
alfabética, mas também haverá uma subclassificação. 
Ex: 
ARQUIVO CORRENTE
Protocolos 
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ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
ARQUIVO PERMANENTE
ESTOQUE 
Compras 
Distribuição 
INFORMÁTICA 
Manutenção de computadores
PUBLICAÇÕES 
Livros 
Manuais 
Vocês devem ter uma atenção especial a esse método, pois pode ser
difícil realizar essa atividade. A ideia é escolher uma classe que seja comum a
outras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuição, que se referem a
materiais, são comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como a
classe comum às outras. 
Método numérico duplex: esse método é uma variação do enciclopédico.
Não apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um índice numérico
antes das classificações. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitada
de classes. 
Ex: 
1. ARQUIVO CORRENTE 
1-1. Protocolos 
2. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
3. ARQUIVO PERMANENTE 
4. ESTOQUE 
4-1. Compras
4-2. Distribuição 
5. INFORMÁTICA 
5-1. Manutenção de computadores 
6. PUBLICAÇÕES
6-1. Livros
6-2. Manuais 
Vocês devem se atentar para o acréscimo da notação numérica. Os
números com traços indicam que o assunto se trata de uma subclasse,
pertencendo a uma classe maior. 
Método numérico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey. Melvil
Dewey foi um bibliotecário dos Estados Unidos que viveu no século XIX. É
conhecido nas ciências da documentação e informação por dividir o saber
humano em nove classes principais e uma décima, que é de conhecimento
geral. Essas classes são divididas em subclasses, que por sua vez são divididas
em grupos, subgrupos, etc. A classe principal é composta por três algarismos e
se separa das subclasses por um ponto. Quanto à parte decimal (subdivisão),
ela pode ou não existir. 
Ex: Classes 
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0 – Geral 
1 – Departamento Pessoal 
2 - Arquivo 
Com as divisões das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria: 
100 DEPARTAMENTO PESSOAL 
110 Admissão 
111 Exame médico
112 Documentos 
112.1 Documentos recebidos
112.2 Documentos pendentes 
113 Assinatura do contrato
120 Férias 
130 Demissão 
200 ARQUIVO => Subdivisão da classe 2 
Esse método apresenta grandes desvantagens, como a limitação a
apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das
atividades das instituições, o que pode gerar muito trabalho. 
Vocês também devem saber que esse é o método adotado em TODA A
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ENTIDADES DO SINAR, por força da Resolução n°
14 do Conselho Nacional de Arquivo – CONARQ. 
Método numérico unitermo: também conhecido como indexação
coordenada, esse método tem como base a analogia, e é usado em arquivos
especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vão de 0 a 9, e
atribui assuntos (descritores) de um único termo. Para cada documento temos
uma “ficha-índice” que fornece uma descrição minuciosa do documento a que
se refere. 
Dica de prova: Vocês não devem se aprofundar muito no estudo desse
método, pois é muito difícil de ser cobrado em prova. Mas, caso apareça, a 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
15 55 18 26 05 
24 26 32 14 23 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
55 25 17 95
07 48 33 47 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
58 95 06 15 
12 01 82 
São Paulo 
Admissão 
RAMOS, Edson, Carvalho 
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dica é muito simples: basta observar quais os números se repetem nas fichas.
Eles serão a resposta do item. No nosso exemplo, são os números 55 e 95
(destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relação 
com outros assuntos. 
Dica de prova: Vocês também devem ter em mente que, devido ao
tamanho do nome, os métodos ideográficos costumam vir com seus nomes
mais simples (dicionário, enciclopédico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o
método duplex consiste em... Assim, cuidado para não confundir com outros
métodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o método 
unitermo pertence ao numérico, quando na verdade pertence ao ideográfico. 
MÉTODO ALFANUMÉRICO 
O método alfanumérico surgiu para combinar a simplicidade do método
alfabético com a rapidez do método numérico. 
Como o método alfabético pertence ao sistema direto e o método
numérico pertence ao sistema indireto, o método alfanumérico pertence ao
sistema semidireto. Quanto à sua aplicação e funcionamento, não há com o
que se preocupar, pois as bancas não costumam pedir nada que vá além das
informações acima. Basta que o candidato saiba que é um método que
combina letras e números, e pertence ao sistema semidireto. 
MÉTODOS PADRONIZADOS
Os métodos padronizados não devem ser objeto de preocupação do
concursando, pois eles raramente caem em concursos. São cinco tipos que se
enquadram. Vamos a eles; 
Método Variadex: é extremamente simples, tratando apenas de se
acrescentar CORES à ordenação alfabética. Contudo, devemos observar alguns
procedimentos: as cores devem ser atribuídas em relação à segunda letra do
nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias. 
Ex: 
MIRANDA JÚNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE 
No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser
da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARQ: 
A – D e abreviações = ouro ou laranja
E – H e abreviações = rosa ou amarelo
I – N e abreviações = verde 
O – Q e abreviações = azul 
R – Z e abreviações = palha ou violeta 
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Não precisam decorar essa tabela. Além dessas definições de cores não
serem definitivas (são cambiáveis de acordo com as conveniências da
instituição), elas aparecerão na prova, caso tenha alguma questão que trate
desse assunto. 
Retomando, esse método é um complemento do método alfabético,
apenas acrescentando cores. 
Método Automático: é utilizado para arquivar nomes, fazendo uma
combinação de letras, números e cores para evitar o acúmulo de pastas com
sobrenomes iguais. É muito utilizado em empresas que possuem vários
fornecedores e clientes. 
Método Soundex: é utilizado também para arquivar nomes, mas se utiliza da
semelhança sonora entre eles. 
Ex: 
FERREIRA, Paulo Duque.
PEREIRA, Ricardo Santos. 
Como se pode observar, osnomes possuem semelhança sonora (rima).
Por isso ficam arquivados próximos. 
Método Mnemônico: funciona fazendo uma codificação do assunto por
combinação de letras e números. Aqui, as letras são consideradas símbolos,
cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse método tem o
objetivo de auxiliar a memória do arquivista para agilizar a recuperação da
informação. 
Método Rôneo: é uma “versão mais antiga” do método automático. Funciona 
da mesma forma, fazendo uma combinação de letras, números e cores. 
Dica de prova: a razão para falar tão pouco sobre os métodos
padronizados é que não são comuns em provas de concursos. O método
automático, apesar de muito eficiente, não é usando na Administração Pública,
somente em empresas privadas. O método soundex não é aplicado no Brasil,
apenas nos Estados Unidos e alguns países da Europa. Os métodos mnemônico
e rôneo eram usados com frequência, mas ficaram obsoletos com os avanços
tecnológicos. Então para concursos de nível médio, A NÃO SER QUE SE
CONCORRA PARA UM CARGO ESPECÍFICO NA ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA UM
CARGO EM ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS PADRONIZADOS NÃO
APARECEM! Mas essa não é uma afirmação tão concreta. O que quero com isso
é chamar a atenção do concursando para mostrar que O ÚNICO MÉTODO
PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO
É O VARIADEX. Caso os outros apareçam em algum item, é suficiente que o
concursando saiba seu nome, sua definição (como funciona) e a que classe 
pertence (padronizados) para não confundi-los com os métodos básicos. 
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(DFTrans/2008 – Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do 
tipo horizontal é o mais adequado, por facilitar a localização dos documentos. 
Resolução 
O item está incorreto. Vimos que o tipo horizontal é adequando para
arquivos permanentes, pois ali não há frequência em consulta a documentos, e
para documentos em grandes dimensões, pois ajuda na sua preservação. 
(FUB/2008 – Cespe/UnB) A organização de arquivos pela ordem 
alfabética pressupõe sua classificação por assunto, dentro de um sistema 
numérico. 
Resolução 
O item está incorreto. O método alfabético não considera de forma
alguma nenhum sistema numérico para sua ordenação. Ainda, o método que
considera o assunto é o ideográfico. O alfabético considera apenas o nome do
correspondente. 
(TRE-MG/2009 – Cespe/UnB) Os nomes a seguir estão corretamente 
ordenados, de acordo com as regras de alfabetação. 
Bezerra, Alberto Luiz 
Moreira, Maria Madalena 
Santos Cruz, Antônio. 
Resolução 
O item está incorreto. A ordenação dos nomes está de acordo com o que
ditam as regras de alfabetação. 
(STJ/2008 – Cespe/UnB) A disposição alfabética de pastas de 
documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva pra 
nomes de pessoas. 
Resolução 
O item está incorreto. Algumas regras se aplicam a nomes de instituições
e nomes de eventos. 
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Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo 
Na fase de destinação de documentos é realizada a mais complexa
das atividades: a Avaliação de Documentos. Essa atividade também é
realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A
comissão deve ser formada por arquivistas, profissionais da área de
contabilidade, direito, administração, por representantes da direção e
profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim da
instituição. Ela deve ser convocada quando da elaboração da Tabela de
Temporalidade e do Plano de Classificação, assim como quando for
necessário programar mudanças nessas ferramentas. 
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação
são resultado direto dos trabalhos da Comissão Permanente de
Avaliação. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) No âmbito da administração pública, a 
comissão de avaliação de documentos deve ser formada por um grupo 
multidisciplinar, encarregado da avaliação de documentos de um 
arquivo, que tenha como uma de suas atividades o estabelecimento de 
prazos de temporalidade para os documentos arquivísticos. 
Resolução 
O item está correto. A Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos – CPAD – tem como a sua principal atividade a elaboração
da Tabela de Temporalidade e do Código de Classificação de
documentos, e deve ser composta por uma equipe multidisciplinar. 
Então, por definição, a Tabela de Temporalidade é a ferramenta da
Gestão de Documentos resultante da atividade de avaliação documental.
Ela determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo,
assim como sua destinação final (se serão eliminados ou recolhidos ao
arquivo permanente). Para tanto, é necessário que vocês observem mais
uma vez o esquema gráfico da Teoria das Três Idades, apresentado no
início da aula. 
Voltando à Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de Temporalidade
para os documentos da atividade meio já está definida, cabendo aos
órgãos e entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade
fim. 
Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ: 
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Observem que a Tabela traz o assunto, o código de classificação, o prazo
de guarda nos arquivos corrente e intermediário, e sua destinação final. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A classificação ajuda a definir a 
organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial 
para a sua recuperação. 
Resolução 
O item está correto. A partir da classificação, podemos ter noções da
disposição física dos mobiliários no arquivo para melhor organizar os
documentos. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A elaboração da tabela de temporalidade 
deve fundamentar - se nas funções e atividades desempenhadas por 
determinado órgão. 
Resolução 
O item está incorreto. O que deve basear-se nas funções e atividades,
como vimos, é o Plano de Classificação de Documentos. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda 
e a destinação final dos documentos, resultado direto do processo de 
avaliação, é denominado código de classificação de documentos de arquivo da 
atividade-meio. 
Resolução 
O item está incorreto. O instrumento que determina os prazos é a Tabela
de Temporalidade de Documentos. 
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(MS/2010 – Cespe/UnB) A tabela de temporalidade é um instrumento de 
destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e eliminação 
de documentos. 
Resolução 
O item está correto. A Tabela de Temporalidade determina todos os
prazos em relação aos documentos, e também sua destinação. 
(STM/2011 – Cespe/UnB) O ano é a unidade de tempo utilizada na tabela 
de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ. 
Resolução 
O item está correto. Pela observação do exemplo da figura acima, que é
uma parte da tabela elaborada pelo CONARQ, todos os prazos de guarda nos
arquivos corrente e intermediário são expressos em anos. Mesmo com a
ocorrência, em alguns casos, do termo “enquanto vigora”, o tempo ainda é 
considerado em anos. A utilização desse termo s explica pela incapacidade de
se determinar a quantidade de tempo (em anos) que o documento poderá
permanecer no arquivo corrente. Então, caso algum documento deixe de ter
frequência em seu uso na metade do períodode ano, ele ainda será corrente
até que se feche o ciclo do ano. 
O prazo de guarda dos documentos começa a contar da data da sua
produção. No arquivo corrente, que é onde o documento é criado, o prazo de
guarda começa a contar de sua produção, mesmo que ainda não tenha sido
utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermediário,
o prazo de guarda começa a contar do momento da sua transferência. 
Dica de prova: Não se esqueçam de que a Tabela não define prazos de
guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram
deverão ser mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo possível. Além
disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade é resultado da Avaliação de
Documentos, que é atividade da Gestão de Documentos; e a Gestão de 
Documentos para no arquivo intermediário. 
(STM/2011 – Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de 
temporalidade, são precedidos das unidades de classificação. 
Resolução 
O item está correto. Vimos que os elementos da tabela são: o assunto, o
código de classificação, o prazo de guarda nos arquivos corrente e
intermediário, e sua destinação final. 
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Exercícios 
01 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) No que se refere ao documento, valor
mediato corresponde a valor primário ou administrativo. 
02 - (MS/2010 – Cespe/UnB) A tabela de temporalidade é um
instrumento de destinação que determina prazos para transferência,
recolhimento e eliminação de documentos. 
03 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) Na tabela de temporalidade, o campo que
indica a destinação final dos documentos apresenta as possibilidades de
eliminação, de guarda eventual e de guarda permanente. 
Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da
segunda metade do século XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto
quanto a concepção teórica e os desdobramentos práticos da gestão ou a
administração de documentos estabelecidos após a Segunda Guerra Mundial.
Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvérsias e ainda
restrito, como experiência, a poucos países. 
José Maria Jardim. O conceito e a prática da gestão de documentos.
Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n.º 2, p. 35-42, jul.-dez./1987 (com adaptações). 
Tendo como referência inicial o texto acima e a respeito da gestão de
documentos, julgue os itens que se seguem (04 a 07). 
04 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) A gestão de documentos surgiu com o
objetivo de resolver os problemas de preservação dos documentos de valor
primário dos arquivos permanentes das organizações públicas e privadas. 
05 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Os documentos que formam os
arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os
setores de trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade
de terem valor administrativo, técnico ou legal. 
06 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) A implantação de um sistema
informatizado de gestão arquivística de documentos torna desnecessária a
manutenção das atividades típicas de um protocolo. 
07 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) O volume geral atual dos conjuntos
documentais e seu índice de acumulação anual têm pequena ou quase
nenhuma influência na decisão de eliminação ou preservação permanente dos
documentos de arquivo. 
08 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) A fase de utilização e manutenção dos
documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das
atividades mais complexas dessa gestão: a avaliação. 
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09 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Os gestores dos sistemas de
informação e de tecnologia da informação são os responsáveis, em todos os
níveis, pela produção e pelo uso dos documentos arquivísticos, de acordo com
o programa de gestão de documentos. 
10 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A gestão documental e a proteção a
documentos de arquivo são deveres do poder público definidos na legislação
brasileira porque tais documentos, além de úteis como instrumento de apoio à
administração, são elementos de prova e informação, valiosos para a cultura e
o desenvolvimento científico. 
11 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Fatores ligados à preservação devem ser
considerados na produção documental. Por exemplo, documentos de valor
permanente devem ser produzidos em papel alcalino. 
12 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Nos órgãos ou instituições públicas,
protocolo é geralmente o setor encarregado de atividades como recebimento,
expedição, registro, distribuição e controle da movimentação de documentos
em trâmite. 
13 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O setor de protocolo também é
responsável pelo recebimento, pela movimentação e expedição dos
documentos. 
14 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O registro, uma das operações técnicas
do sistema informatizado de gestão arquivística de documentos de arquivo, é
desenvolvido pelo setor de protocolo. 
15 - (MPU /2010 – Cespe/UnB) A tramitação é uma atividade
desenvolvida pelos setores de trabalho responsáveis pela demanda contida nos
documentos, não sendo uma atividade de protocolo. 
16 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) A correspondência particular recebida
nos serviços de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao
destinatário. 
17 - (MS/2010 – Cespe/UnB) A adoção de um ou mais critérios de
classificação para uma série documental permite agilizar a consulta aos
documentos, evitando que seja necessário consultar dezenas de documentos
com a finalidade de localizar um específico; os critérios mais utilizados são o
temático, o alfabético, o cronológico e o numérico. 
18 - (STJ/2008 – Cespe/UnB) A organização e a classificação dos
documentos de uma organização devem ser feitas por tipo documental. 
19 - (STM/2011 – Cespe/UnB) A classificação arquivística é uma
sequência de operações que visa organizar os documentos de um arquivo ou
de uma coleção segundo um plano de classificação. 
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20 - (TRT-16/2005 – Cespe/UnB) Datas-limites corresponde ao elemento
de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são
indicadas as datas de início e término do período abrangido. 
21 - (MEC/2009 – Cespe/UnB) Quando as pastas que contêm
documentos de arquivo de determinado setor são dispostas pelo nome dos
correspondentes, isso caracteriza a utilização do método de arquivamento do
tipo unitermo. 
22 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) A localização dos documentos de
arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice
ou de um código. 
23 - (MEC/2009 – Cespe/UnB) O arquivamento horizontal permite
consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos. 
24 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadas pelo
método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de
documentos. 
25 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) O recolhimento é a passagem dos
documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem
como objetivo racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dos
documentos, liberando espaços e economizando recursos materiais. 
26 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Gestão de documentos é o sistema de
controle sobre a produção e manutenção de documentos nas fases corrente e
intermediária, por meio de registros, listagens, índices e planos de
arquivamento. 
27 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Os métodos básicos de arquivamento são
alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. 
28 - (STM/2011 – Cespe/UnB) O método alfanumérico é um método dosistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde
este se encontra guardado. 
29 - (STJ/2008 – Cespe/UnB) O método de ordenação dos documentos a
partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex. 
30 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) O método numérico simples determina
a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três
grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19. 
31 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Na ordenação geográfica de
documentos relativos à correspondência com outros países, deve-se alfabetar
em primeiro lugar o país, seguido da cidade e do correspondente. Por
exemplo: França Paris - Duchein, Michel. 
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Gabarito Comentado 
Item Resposta Comentário 
01 Errado 
O valor mediato é o valor secundário, posterior, diferente daquele original, que o motivo
para a criação do documento. 
02 Certo 
A Tabela de Temporalidade é fruto da avaliação, e ferramenta que determina os prazos de
guarda e destinação de todos os documentos da instituição. 
03 Errado 
Na destinação de documentos não existe a possibilidade de guarda eventual, temporária,
uma vez que a destinação é um fato definitivo. 
04 Errado 
Os documentos do arquivo permanente já não possuem mais utilidade administrativa, que
é o valor primário (administrativo, legal, fiscal ou jurídico). 
05 Certo 
Os documentos do arquivo corrente são caracterizados como ferramentas essenciais ao
desenvolvimento das rotinas administrativas. 
06 Errado 
As atividades de protocolo são as relativas ao controle do trâmite, e mesmo que sejam
informatizadas, sempre serão necessárias. 
07 Errado 
Esses fatores influenciam na decisão sobre eliminar ou não um documento, assim como a
repetição da informação e os recursos necessários para tal. 
08 Errado 
A avaliação, atividade mais complexa da Gestão de Documentos, se encontra na fase de
destinação. 
09 Errado 
Os responsáveis pela produção, utilização, arquivamento, conservação e preservação dos
documentos são todas as pessoas ligadas à instituição. 
10 Certo 
Segundo a Constituição e à Lei 8.159/91 (que estudaremos em nossa última aula) este é
um dever do Estado. 
11 Certo 
Os papéis alcalinos, com pH neutro (não ácidos), devem ser utilizados para documentos
permanentes, uma vez que estes serão mantidos indefinidamente. 
12 Certo 
Estas são as atribuições do setor de protocolo: atividades de identificação, controle e
recuperação de documentos em trâmite. 
13 Certo O setor de protocolo é a porta de entrada e saída dos documentos da instituição. 
14 Certo 
O setor de protocolo deve registrar o documento recebido em sistema próprio, designado
para este fim. 
15 Errado 
A tramitação deve ser realizada pelo setor de protocolo, e este deve manter total controle
sobre este trâmite. 
16 Errado 
A correspondência particular deve ser recebida e encaminhada diretamente ao
destinatário, sem qualquer registro ou anotação deste fato. 
17 Errado Os critérios mais utilizados são o alfabético, o geográfico, o numérico e o ideográfico. 
18 Errado 
A organização e classificação de documentos devem ser feita de acordo com o assunto,
função ou estrutura da instituição. 
19 Certo 
A classificação é uma operação que organiza os documentos tanto lógica quanto
fisicamente, segundo critérios preestabelecidos. 
20 Certo 
As datas-limite são indicadores de prazos para a guarda dos documentos, bem como para
sua destinação, estabelecidos na Tabela de Temporalidade. 
21 Errado 
Pastas com documentos de arquivo dispostas pelos nomes dos correspondentes 
caracterizam a adoção do método alfabético. 
22 Errado 
A localização de documentos, quando é utilizado o sistema direto, não depende de
ferramentas auxiliares, e a busca pode ser feita diretamente. 
23 Errado 
O arquivamento horizontal dispõe os documentos “uns sobre os outros”, o que obriga a
remoção deles para a busca de um específico. 
24 Certo 
Como este método combina conjuntos numéricos e assuntos, as possibilidades de
aberturas de classes são ilimitadas. 
25 Errado 
O recolhimento é a passagem dos documentos para o arquivo permanente. Além disso, o
item descreve a transferência. 
26 Certo 
A Gestão de Documentos é o conjunto de técnicas, ferramentas e operações que
controlam o fluxo dos documentos desde sua produção. 
27 Certo 
São métodos básicos os apresentados no item, e são padronizados os métodos rôneo,
variadex, soundex, automático e mnemônico. 
28 Errado 
Por ser uma combinação dos métodos alfabético e alfanumérico, esse método pertence ao
sistema semidireto, ou semi-indireto. 
29 Errado 
O método de ordenação dos documentos a partir do nome da cidade, estado ou país é o
geográfico. 
30 Errado 
O método numérico simples considera o próprio número do documento para sua guarda.
O item apresenta o método numérico dígito-terminal. 
31 Certo 
Na correspondência com outros países ou estados, deve-se colocá-los antes da cidade, e
nesta, deve-se priorizar as capitais. 
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Bom, paramos aqui por enquanto. Espero que já tenham percebido que
essas mudanças foram de grande importância para sua aprovação.
Praticamente tivemos uma reviravolta no conteúdo do curso. 
Vamos procurar resolver as questões mais atuais sobre os assuntos,
sempre que possível. Novamente lembro que a Arquivologia não é uma
disciplina muito frequente em provas, e por isso vamos recorrer a questões
não tão recentes para nossos estudos. Mas não se preocupem, pois não é nada
que comprometa a qualidade do nosso aprendizado. E agora que já temos um
edital publicado, sabemos que a organizadora será o Cespe/UnB, o que nos dá
muita informação sobre como proceder em nossos estudos! 
Lembro ainda que nosso curso é aberto à suas sugestões e críticas!
Estou sempre disponível para solucionar dúvidas, analisar e discutir as críticas
e sugestões. Fiquem à vontade para se manifestar! 
Estarei à disposição de todos para ajudá-los em seus estudos. Conte
comigo e não desanime na luta! Estarei esperando suas mensagens no fórum
do curso e no email: mayko@pontodosconcursos.com.br. 
Forte abraço, bons estudos e até a próxima! 
Prof. Mayko Gomes 
Março/2013 
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Exercícios Resolvidos na Aula 
Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A eliminação de documentos permanentes
produzidos por instituições públicas e de caráter público somente é possível
mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à
esfera de competência do órgão. 
Item incorreto. 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos 
arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de
destinação. 
Item incorreto. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A transferência é a ação de condução dos 
documentos ao arquivo permanente. 
Item incorreto. 
(Detran-PA/2006 – Cespe/UnB) De modo geral, podem ser eliminados os 
documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da
instituição ao longo de sua existência. 
Item incorreto. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Gestão de documentos é o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao
uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda
permanente. 
Item correto. 
(STM/2011 – Cespe/UnB) Na fase de produção, o arquivista