GESTAO POR PROCESSOS 2

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Toda Organização é uma coleção de processos que são executados.
Não existe um produto ou um serviço oferecido por uma empresa sem um processo.
Conceito de Processos
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Conceito de Processos
Processos é o resultado da articulação de:
Pessoas
Instalações
Equipamentos e
Outros recursos (materiais,...)
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Processos são atividades logicamente relacionadas que, usando recursos do negócio, produzem resultados reais, adicionando valor a cada etapa.
Vendas
Produção
Finanças
... fronteiras Funcionais e Organizacionais...
Fabricante
Distribuidor
Fornecedor
Cliente
... fronteiras na Cadeia de Suprimentos
Estratégico
Planejamento
Controle
Operacional
... fronteiras Hierárquicas...
 Processos cruzam...
Conceito de Processos
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CLIENTES
FORNECEDORES
RECEBIMENTO
PRODUÇÃO
VENDAS
EXPEDIÇÃO
INFORMAÇÃO
CADEIA DE VALOR
O PROCESSO
atividades
atividades
atividades
atividades
A atividade deve agregar valor ao processo.
Conceito de Processos
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Conceito de Processos
Os processos e a agregação de valor:
Sempre que o trabalho humano satisfaz as necessidades das pessoas, ele agrega valor.
Então...
Agregar valor é agregar satisfação ao seu cliente.
Os clientes só pagam por aquilo que na sua percepção tem VALOR
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Criar Valor é aumentar o número de características do seu produto ou serviço, de forma diferenciada do seu concorrente, de forma a transcender a demanda existente
Conceito de Processos
criar distinção em todas as esferas de atuação, oferecendo incrementos de valor em cada serviço ou produto oferecido
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Em geral, organizações estruturadas por função apresentam dificuldades de ver os vários processos que são desenvolvidos para atender às necessidades dos Clientes
Visão Funcional
Visão de
Processo
Conceito de Processos
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Conceito de Processos
Para produzir um bem ou serviço necessitamos construir um processo
Um processo de negócios é um conjunto de três ações:
Processo de Negócio
Introduzir
Processar
Enviar/Entregar
Fornecedor
Cliente
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CLIENTE: É qualquer órgão, empresa, pessoa, departamento ou outro processo interno que receba os produtos e serviços gerados. Os clientes podem ser externos à empresa ou internos.
FORNECEDOR: É qualquer órgão, empresa, pessoa ou departamento que forneça insumos (produto, serviço ou informação) ao processo em questão. Assim, também os fornecedores podem ser externos ou internos.
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DESCRIÇÃO DO “NEGÓCIO”: O negócio deve descrever o que é feito e para quem se faz, detalhando-se, ainda, os produtos, os clientes de cada produto, os fornecedores e os insumos necessários para elaboração de um determinado produto.
INSUMOS/ENTRADAS: Fatores que entram na preparação de um Produto ou Serviço.
PRODUTOS/SERVIÇOS/SAÍDAS: Resultado de um trabalho.
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FLUXOGRAMA: É a representação gráfica da seqüência de passos de um processo. Deve mostrar as atividades (passos, tarefas, operações e decisões) e as seqüências que elas se desenvolvem.
Resultado da Atividade / Etapa
Decisão a ser tomada
Direção do Fluxo
S
N
Início ou Fim de processo
Documento(s) / Relatório(s)
Conexão (numerada seqüencialmente)
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INDICADORES: expressão numérica, simbólica ou verbal usada para caracterizar atividades (eventos, objetos, pessoas), em termos quantitativos e qualitativos, com o objetivo de mensurar o valor dessas atividades e os métodos associados. 
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DESCONEXÕES: Todo o desvio, erro ou não conformidade que dificulta ou impede o alcance de uma situação desejada dentro de um processo ou sub-processo.
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ANÁLISE DO PROCESSO
Fluxo: método de transformar entradas e saídas
Eficácia: expectativa dos clientes atendidas
Eficiência: aproveitamento dos recursos p/ produzir as saídas
Tempo de ciclo: tempo p/ transformar entradas em saídas
Custo: dispêndio de todo o processo
OLHAR O PROCESSO SOB OS SEGUINTES ASPECTOS:
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Visão Tradicional X Visão por Processos
6- Objetivo
Redução de Custos
Prevenção de Custos
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Sistema de trabalho que exige novas habilidades, maior
 autonomia e compartilhamento de responsabilidade;
Sistema gerencial que estimula a cooperação
 e comunicação direta;
Promove o trabalho em equipe, avaliando os resultados
 pelos resultados da equipe (fim do individualismo);
As decisões são baseadas nas necessidades dos clientes;
Quebra do paradigma da visão por função, passando para
 a visão do todo.
GESTÃO POR PROCESSOS É UMA MUDANÇA CULTURAL!
Visão Tradicional X Visão por Processos
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Entenda seus processos
Faça um mapeamento através de fluxos
Definir
Processos
Padronizar
Crie Padrões de Trabalho, defina os requisitos do cliente (Interno e Externo)
Controlar
Defina Objetivos e Metas
Mensure-os
Audite-os
Tratar as
Anomalias
Mapeie as falhas dos processos
Registre e trate
Defina prioridades
Principais Etapas da Gestão por Processos
Melhorar
Criando um Sistema
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Principais Etapas da Gestão por Processos
1 - Definir o Processo
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Principais Etapas da Gestão por Processos
Mapeamento do Processo
Desenvolvimento de Protótipo
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Principais Etapas da Gestão por Processos
2 - Padronize
Manuais
Procedimentos
Instruções 
de Trabalho
Descrição de função
Matriz de habilidades
Mapa de Competências
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Melhorar
Manter
Principais Etapas da Gestão por Processos
O PDCA
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Principais Etapas da Gestão por Processos
3- Controle
Estabeleça itens de Controle para medir seu processo
Dimensões: Qualidade – Custo – Entrega etc.
Por Tipo
Por Importância
Estratégico – Tático - Operacional
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Principais Etapas da Gestão por Processos
3- Controle
Mensure os custos do seu processo
1. Custos de Controle
2. Custos de Falha de Controle
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Principais Etapas da Gestão por Processos
3- Controle
Criando itens de Controle por Processo
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Principais Etapas da Gestão por Processos
Melhorar
4 - Trate as Anomalias
Defina ocorrências prioritárias
Produto fora de especificação
Paradas de equipamentos
Reclamações de Clientes
Perdas maior que XX
Trate as ocorrências prioritárias
Ferramentas de análise de dados: Folha de Verificação, Histogramas, Pareto, FMEA (Failure Mode and Effect Analysis), Fluxogramas, Cartas de Controle, Diagrama de Dispersão
Ferramentas de Geração de Idéia: Brainstorming, Causa e Efeito, Mapa de Raciocínio, Diagrama de afinidades
Ferramentas de Tomada de Decisão: Matriz de Priorização, GUT
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Principais Etapas da Gestão por Processos
Melhorar
5- Melhorar
Melhoria Contínua, Aprendizado, etc...
Como implantar de forma sistemática?
Definindo correlações entre o método e o resultado
Melhorar o desempenho
dos empregados
Programa de treinamento
Matriz de Habilidades
Causa
Efeito
Medir o resultado, analisar e acompanhar
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Identificação de Pontos Críticos
Eliminação de Situações de Retrabalho
Clarificação das Operações e das Responsabilidades
Maior Agilidade nos Processos
Redução de Custos
Construção da Memória Organizacional
O que esperar da Gestão por Processos?
Monitoramento de Indicadores de desempenho
Eliminar Gargalos e Entraves do Processo
Mudanças Significativas
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Mudanças Significativas
A arte de enxergar a floresta e 
não só as árvores
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Desejo do 
cliente
Cliente
 Satisfeito
Permeabilidade dos Processos
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Atender ao Pedido do Cliente
Colocação do Pedido
Programação de Produção
Compra de insumos
Produção
Análise do Produto
Análise de Crédito
Expedição
Faturamento
Pós Venda
Visão Funcional
Visão de
Processo
Exemplo da Permeabilidade dos Processos ao Longo da Organização
Permeabilidade dos Processos
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VISÃO FUNCIONAL
Não nos permite identificar claramente como as diversas áreas da empresa participam da geração dos Produtos e Serviços disponibilizados para seus clientes internos e externos.
Não nos permite identificar com clareza o que, como e para quem a empresa executa as atividades.Não contempla as “áreas cinzentas” entre as diversas Áreas de Negócio, onde ocorrem muitas transferências de informações.
Permeabilidade dos Processos
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Preparar a cultura da organização para mudanças, 
culminando na necessidade de se ter recursos humanos muito mais analíticos do que operacionais ....
Desafios da Gestão por Processos
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Primários ou Chave
Estão ligados diretamente à produção do produto que a organização tem por objetivo disponibilizar para seus clientes.
Corresponde ao conjunto de atividades realizadas para projetar, produzir, comercializar e disponibilizar produtos e serviços a clientes.
Representam a relação da empresa com o meio externo.
Suporte ou de Apoio
São todos os processos que suportam os processos primários, dando-lhes apoio para que possam existir. Estão voltados à administração de recursos.
CLASSIFICAÇÃO DOS PROCESSOS
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Gerenciais
São centrados nos gerentes e nas suas relações. Incluem ações de medição e ajuste do desenvolvimento da organização.
 
CLASSIFICAÇÃO DOS PROCESSOS
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Produção
Marketing
Vendas
Gestão por Processos
Metodologia
Pós-Venda
Fornecedor
Cliente
Como usar a GP no dia-a-dia
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Cuidados com o Sistema de medição
Medir muitos indicadores, sem estabelecer a prioridade e a hierarquia;
Medir “apenas” para controle das metas em vez de enfoque na melhoria;
Medir para cortar custos, em vez de melhorar o desempenho e a qualidade;
Sistema de Indicadores
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Definindo a Metodologia de Implantação
 Sistemática
1. Mapeamento
2. Análise
3. Proposta 
de Melhoria
4. Redesenho
5. Implantação
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Criação de uma dinâmica de melhoria contínua permitindo ganhos significativos às empresas em termos de desempenho, eficiência e eficácia.
Conclusão
7
9
10
11
12
32
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22
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