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UNIVERSIDADE DO VALE DO RIO DOS SINOS - UNISINOS CIÊNCIAS EXATAS E TECNOLÓGICAS GRADUAÇÃO TECNOLÓGICA EM SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO VAGNER FLECK DIAS UMA ANÁLISE DAS ESTRATÉGIAS UTILIZADAS PARA IDENTIFICAR O NÍVEL DE MATURIDADE DE SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO COM UTILIZAÇÃO DA METODOLOGIA ITIL São Leopoldo 2014 2 VAGNER FLECK DIAS UMA ANÁLISE DAS ESTRATÉGIAS UTILIZADAS PARA IDENTIFICAR O NÍVEL DE MATURIDADE DE SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO COM UTILIZAÇÃO DA METODOLOGIA ITIL Trabalho de conclusão de curso apresentado à Universidade do Vale do Rio dos Sinos – UNI- SINOS, como requisito parcial para a obtenção do título de Tecnólogo em Segurança da Infor- mação. Orientador: Prof. Ms. Christopher R. Pohlmann São Leopoldo 2014 3 UMA ANÁLISE DAS ESTRATÉGIAS UTILIZADAS PARA IDENTIFICAR O NÍVEL DE MATURIDADE DE SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO COM UTILIZAÇÃO DA METODOLOGIA ITIL Vagner Fleck Dias * Christopher R. Pohlmann ** RESUMO: As empresas estão cada vez mais competitivas buscando excelência no que remete a serviços de TI, tornando parte inerente dos objetivos estratégicos das organizações, desse modo entende-se que a abordagem de gestão da maturidade de serviços deve estar alinhada ao modelo de negócio, permitindo aperfeiçoar os pontos críticos na organização, fortalecendo e viabilizando sua evolução contínua. Este trabalho aborda um estudo na área de governança de TI, com foco em nível de maturidade com a utilização da Information Technology Infrastruc- ture Library (ITIL), que é a biblioteca de melhores práticas aplicadas em infraestrutura, ope- ração e manutenção de serviços de tecnologia da informação (TI). A pesquisa propõe por meio de análises efetuadas em trabalhos que utilizam o nível maturidade em governança de TI auxiliar gestores a tomarem as melhores decisões relacionadas ao setor de TI de suas empre- sas referentes a serviços. É abordada a importância da aplicação do nível de maturidade, de- monstrando seus benefícios, alinhamento com as ações estratégicas do negócio e a TI. É de- mostrado através de cruzamento de dados e com casos piloto as formas de utilização e avalia- ção do nível de maturidade nas organizações. Também são apresentadas algumas melhores práticas para o planejamento de instrumentos/ferramentas para diagnosticar o nível de maturi- dade dos serviços de TI nas organizações. Palavras-chave: Nível de maturidade. Serviços de TI. Governança em TI. ITIL. 1 INTRODUÇÃO Empresas, nos mais variados setores de atuação, estão cada vez mais utilizando recur- sos tecnológicos, na qual a Tecnologia da Informação (TI) assume um papel importante para o negócio, tornando-se parte da atividade fim da organização, proporcionando mobilidade, agi- lidade e suporte às tomadas de decisões (AFFELDT e VANTI, 2009). Em pesquisas realizadas por Weil e Ross (2006), as empresas que obtém valor dife- renciado em TI concentram seus investimentos em suas prioridades estratégicas, direcionando * Aluno: Vagner Fleck Dias, vagnerdias@gmail.com ** Prof. Ms.: Christopher R. Pohlmann, chrispohlmann@gmail.com 4 seus esforços no que consideram indispensável ao invés do que poderiam ter. As decisões enfrentadas pelos investidores se resumem em três tópicos: (a) Quanto gastar?; (b) Em que gastar?; (c) Como conciliar necessidades de diferentes grupos de interesse? Para tentar resolver essas questões os administradores recorrem à comparação de gas- tos de empresas de segmentos similares definindo assim gastos proporcionais de custeio de tecnologia para sua empresa. Entretanto, apesar da comparação com as empresas de mesmo segmento, cada uma tem uma realidade que lhe é peculiar. Weil e Ross (2006) afirmam também que os atributos mais relevantes para o sucesso no que referencia investimentos no segmento de TI dependem das corretas definições de prio- ridades estratégicas definidas para o setor de TI. Neste setor de TI, para se manter e evoluir em um mercado competitivo e complexo, em que a demanda aumenta e os recursos estão cada vez mais escassos, as empresas buscam melhorar a eficiência e a eficácia de seus processos. Em busca dessas melhorias as empresas precisam avaliar em que nível de maturidade se encontram, pois em tese, torna mais propício o sucesso dos serviços envolvidos (KERZNER, 2003). Modelos de maturidade provêm uma estrutura para avaliação que permite a uma orga- nização comparar suas entregas de projetos com as melhores práticas ou contra seus concor- rentes, enfim, definindo uma rota estruturada para o melhoramento (PENNYPACKER e GRANT, 2003). Nesse sentido esta pesquisa procura investigar: Como as organizações medem o nível de maturidade dos serviços de TI? Diante do exposto pretende-se com este trabalho analisar diversos casos de diagnósti- co de nível de maturidade em serviços de TI com a utilização da biblioteca ITIL. Para tanto os seguintes objetivos específicos são delineados: a) Analisar casos que utilizaram o nível de maturidade de TI; b) Apontar as estratégias utilizadas para identificar o nível de maturidade de serviço de TI; c) Propor melhores práticas para a análise do nível de maturidade em organizações. Desta forma a pesquisa justifica-se considerando que a área de tecnologia da informa- ção (TI) precisa estar alinhada aos negócios da empresa. Os provedores de serviços de TI 5 além de focar em tecnologia, precisam, atualmente, considerar a qualidade dos serviços que oferecem a seus clientes (BON, 2006). Diante da importância da melhoria de processos para as organizações é importante conceituar serviços e maturidade de processos. Serviços são atividades econômicas que criam valor e fornecem benefícios para clien- tes em tempos e lugares específicos, como decorrência da realização de uma mudança deseja- da no – ou em nome do – destinatário do serviço (LOVELOCK e WRIGHT, 2001). A maturidade dos processos fica evidenciada quando um processo é de confiança, efi- ciente e eficaz, e se o mesmo é integrado com outros processos. Os processos com maior ma- turidade são formalmente alinhados com os objetivos e a estratégia da organização e suporta- dos por uma estrutura para a melhoria contínua. Quanto maior fica esta evidência maior é o seu nível de maturidade (FORTES, 2007). Segundo pesquisas realizadas pela Fundação Getúlio Vargas em 2013, referentes aos investimentos financeiros no setor tecnológico empresarial, observa-se na Figura 1, um cres- cimento progressivo entre 1990 a 2012 tendendo a aumentar nos próximos anos (MEIREL- LES, 2013). Fonte: FGV (2013) Considerando os dados da Figura 1, é importante para o negócio que os gestores de TI saibam qual o nível de maturidade que sua empresa se encontra, pois a avaliação de maturida- de de governança é vital para um bom monitoramento, valorização, gestão de processos e estruturas de TI. Em particular, usando métodos para avaliar a maturidade da governança de TI, é possível comparar e, racionalmente, escolher entre os melhores cenários futuros (JOHN- SON, 2008). Figura 1: Custos em TI e % do faturamento líquido de médias e grandes empresas 6 Conforme ilustra o Quadro 1, a melhoria contínua dos processos promove, no decorrer dos ciclos, a maturidade dos processos e, consequentemente, o almejado alinhamento da TI com o negócio (MAGALHÃES e PINHEIRO, 2007).Fonte: Adaptado de OGC (2007) Fernandes e Abreu (2009), no intento de buscar melhorias em gerenciamento de TI, apontam que alguns modelos de maturidade ganharam espaço na área, pois fazem uso de indi- cadores de desempenho para o controle dos processos, como Control Objectives for Informa- tion and Related Tecnology (COBIT) e Capability Maturity Model (CMM). Este trabalho foca em ITIL (Information Technology Infrastructure Library), tendo em vista a importância da área de serviços de TI nas organizações e a crescente necessidade de avaliar a qualidade desses serviços. A Figura 2 apresenta um demonstrativo gráfico de uma pesquisa realizada entre 200 empresas brasileiras destacando que a maior parte utiliza o fra- mework ITIL para gestão de serviços de TI (COMPUTERWORD, 2007). Fonte: COMPUTERWORD (2007) Quadro 1: Programa de melhoria contínua de processo Figura 2: Frameworks utilizados na área de TI 7 ITIL fornece uma estrutura de execução e indica que a avaliação da maturidade é a chave do sucesso. Inclui um modelo Process Maturity Framework (PMF), e instruções para a avaliação da maturidade organizacional. O PMF é uma estrutura de processo de maturidade e fornece o contexto para medir a maturidade dos processos dentro de uma organização, sendo baseado em ITIL v2, útil para examinar todo o programa de melhoria contínua de serviços implementados ou um processo individual (FORTES, 2007). Práticas de gerenciamento com ITIL são baseadas em um sólido quadro de conceitos, processos, funções e atividades que exercem efeitos positivos sobre o valor do negócio. Uma das características constantes dessas práticas encontra-se no objetivo de melhorar a qualidade de serviço através da maturidade (OGC, 2003). Dentro deste cenário, o mercado pressiona as empresas a atuarem de forma profissio- nal com alto nível operacional e muitas dessas novas organizações apresentam dificuldade em avaliar em que nível de maturidade se encontram (OGC, 2003). 2 REFERENCIAL TEÓRICO Este capítulo apresenta os principais conceitos utilizados nesse trabalho destacando os conceitos relacionados a Serviços de TI, e ao seu papel nas organizações; alguns frameworks de maturidade que são utilizados no mercado, com foco na biblioteca ITIL e seus principais processos e o nível de maturidade PMF. 2.1 Serviço de TI Dentro do contexto da presente pesquisa é importante compreender o conceito de ser- viço e de serviço de tecnologia da informação, considerando que se pretende analisar estraté- gias para identificar o nível de maturidade de serviços de TI. Um serviço é um meio de entregar valor aos clientes, facilitando para os mesmos al- cançar resultados sem aumento nos custos e riscos específicos (OGC, 2003). Na ITIL, um serviço de TI é definido como “um ou mais sistemas de TI que habilitam um processo de ne- gócio”, devendo-se levarem conta que um sistema de TI é uma combinação de hardware, sof- tware, facilidades, processos e pessoas (MAGALHÃES e PINHEIRO, 2007). 8 Para interligar as necessidades do negócio e os recursos disponíveis é preciso que haja uma organização estruturada e bem definida, neste momento a governança de TI, entra em cena dando meios de balancear os recursos disponíveis com as necessidades que o negócio exigir. Governança de TI é o sistema pelo qual a atual e a futura utilização da TI são dirigidas e controladas. Envolve avaliar e orientar a utilização de TI para apoiar a organização e o acompanhamento deste uso para atingir metas. Inclui a estratégia e as políticas de utilização de TI dentro de uma organização (ISO/IEC 38500, 2008). 2.2 Frameworks do Mercado Fernandes e Abreu (2009) destacam que nos últimos anos foram criados vários mode- los de melhores práticas de TI, com o intuito de auxiliar na governança de TI, na qual o ponto de partida é o alinhamento estratégico. Por sua vez, alinhamento estratégico é o processo de transformar a estratégia do negó- cio em estratégia e ações da TI que garantam que os objetivos de negócio sejam apoiados, além do mais o alinhamento estratégico é bidirecional, ou seja, da estratégia do negócio para estratégia da TI e vice-versa, pois a TI pode potencializar estratégias do negócio que seriam impossíveis de serem implantadas sem o auxílio da tecnologia da informação (FERNANDES e ABREU, 2009). Os modelos com maior divulgação no meio acadêmico e empresarial são os apresenta- dos no Quadro 2. Modelo de melhores práticas Escopo do modelo COBIT – Control Objectives for Information and related Technology Modelo abrangente aplicável para a auditoria e o controle de processos de TI, desde o planejamento da tecnologia até a monitoração e auditoria de todos os processos. Val IT – Enterprise Value: Governance of IT Modelo que trata da governança dos investimentos de TI e gerenciamento do portfólio desses investi- mentos Risk IT – Enterprise Risk: Identify, Govern and Manage IT Risks Modelo que trata do gerenciamento dos riscos de TI ISO/IEC 38500:2009 Abrangente para governança corporativa de TI ISO/IEC 27001 e 27002 Trata de princípios e guias para segurança da infor- mação. CMMI – Capability Maturity Model Integra- tion / ISO 12207 Desenvolvimento de produtos e projetos de sistemas e softwares MPS.br (Melhoria de Processos do Software Modelo brasileiro para melhoria do processo de Quadro 2: Principais modelos de melhores práticas 9 Modelo de melhores práticas Escopo do modelo Brasileiro) software ITIL – Information Technology Infrastructure Library Serviços de TI, segurança da informação, gerencia- mento da infraestrutura, gestão de ativos e aplicati- vos, etc. eSCM-SP(eSourcing Capability Model for Service Providers) / eSCM-CL (eSourcing Capability Model for Client Organizations) Modelos para gerenciamento de sourcing. Fonte: Fernandes e Abreu (2012) Entre os frameworks relevantes para o presente estudo pode-se destacar com enfoque em controle de processos de TI: Capability Maturity Model Integration (CMMI); e, com en- foque em melhoria contínua de serviços de TI: Information Technology Infrastructure Library (ITIL). CMMI será tratado mais adiante dentro da seção 2.5 Modelos de maturidade, apenas com o foco nos níveis de maturidade, pois o presente estudo objetiva analisar a gestão de ser- viços de TI com o framework ITIL, aprofundado a seguir para explicitar alguns conceitos re- levantes para o estudo. 2.3 ITIL O ITIL é um conjunto de melhores práticas para a gestão de serviços em TI e para o alinhamento desta área com os negócios da empresa. ITIL foi desenvolvido entre 1989 e 1995 pela entidade britânica Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) (Agência Central de Computação e Telecomunicações), com a intenção de aperfeiçoar seus processos internos. Foram publicados 31 livros tratando todos os aspectos do fornecimento de serviços. O ITIL era responsabilidade do Office for Government Commerce (OGC) (Secretaria de Comércio do Governo) desde o ano 2000, onde a CCTA deixou de existir, se integrando a este órgão. Motivado a contribuir na divulgação do ITIL, em 1991 foi criado o Information Technology Service Management Forum (itSMF) (Fórum de Gerenciamento de Serviços de Tecnologia da Informação), que é a organização oficial de quem utiliza o ITIL, tendo o foco em compartilhar as melhores práticas atuais de Gerenciamento de Serviços em TI. O itSMF organiza conferências, publicando revistas e livros, realizando congressos, questionando as publicações do ITIL, entre outros, além de ter um papel no desenvolvimento e gerenciamento de treinamentos e certificações ITIL, em parceria coma antiga OGC. 10 A segunda versão do ITIL, (ITIL V2) foi publicada entre os anos 2000 e 2004, na qual o conjunto de livros foi reduzido de 31 para apenas sete livros. A partir desta época, o ITIL passou a ser aceito como padrão por milhares de empresas em diversos países (CARTLIDGE, 2007). A lista de livros era composta por: Suporte a Serviços (Gerenciamento de Serviços); Entrega de Serviços (Gerenciamento de Serviços); Gerenciamento de Aplicações; Gerencia- mento da Infraestrutura de TI e telecomunicações; Gerenciamento de Segurança; Planejamen- to para Implementar o Gerenciamento de Serviços de TI; Perspectiva de Negócios. Em 2004, o OGC iniciou a revisão dos livros da versão dois do ITIL, levando em con- ta que o ITIL não contemplava totalmente a realidade das organizações. Então, foram reuni- dos vários autores de diversas universidades e empresas para criar uma nova versão, de modo que toda a biblioteca fosse reescrita. Em 2007 nasce sua terceira versão (ITIL V3) composta por cinco livros principais, que possuem os estágios do ciclo de vida dos serviços, mais um livro de introdução, oferecendo uma visão geral sobre os demais livros desta terceira versão e uma introdução ao gerencia- mento de serviços de TI como regra (CARTLIDGE, 2007). A biblioteca era composta pelos seguintes livros: Service Strategy (Estratégia do ser- viço); Service Design (Projeto de serviço ou Desenho de serviço); Service Transition (Transi- ção do serviço); Service Operation (Operação do serviço); Continual Service Improvement (Melhoria contínua do serviço) Em 15 de Junho de 2010 o ITIL mudou de dono, o OGC (Office Government Com- merce) entidade do governo britânico e até então responsável pelo ITIL, após uma reestrutu- ração no governo britânico, deixou de existir e a biblioteca ITIL passou a ser de responsabili- dade do Cabinet Office, departamento de apoio ao primeiro ministro britânico. Como parte de uma reestruturação o Cabinet Office decidiu pela revisão do ITIL V3 (ARCHIVES, 2010). Em 2011 foi lançada a versão ITIL V3 atualizada, também denominada ITIL 2011, que é uma versão atualizada. Não há novos conceitos adicionados, mas foram feitos para cor- rigir falhas e depurar todas as inconsistências nos textos e diagramas (ITIL, 2011). Os livros que compõe esta versão revisada: Service Strategy (Estratégia de serviço); Service Design (Desenho de serviço); Service Transition (Transição de serviço); Service Ope- ration (Operação de Serviço); Continual Service Improvement (Melhoria contínua de serviço). 11 2.4 Nível de maturidade Nível de maturidade pode ser considerado um degrau evolucionário, para a melhoria do processo organizacional, composto por um conjunto de práticas específicas e genéricas que integram um conjunto predefinido de áreas de processo, na qual seguindo as metas traçadas é um pré-requisito para atingir o nível de maturidade correspondente (ARAGON e VLADMIR, 2008). No mesmo sentido, maturidade é o progresso evolutivo na demonstração de uma capa- cidade especifica ou na execução de um determinado objetivo desde um estado inicial até um estado final desejável (METTLER, 2009). A maturidade da organização, no contexto ITIL, envolve entregar um conjunto consis- tente de serviços de TI, buscando entender o relacionamento entre a TI e o negócio. É uma abordagem de melhoria de processos passível de ser aplicada em um único setor ou pode-se expandir para toda corporação, fornecendo orientações para processos de qualidade e pontos de referência para avaliar os processos atuais (OGC, 2007). 2.5 Modelos de maturidade Este capítulo tem por objetivo apresenta brevemente 2 ferramentas utilizadas nos tra- balhos avaliados que são o Process Maturity Framework (PMF) e o ITPI – Visible OPS. PMF, em particular, foi desenvolvido na década de 1970 pela Harvard Business Scho- ol e IBM para trazer uma abordagem prática mais comum a revisão e avaliação dos processos de Gerenciamento de Serviços e sua utilização, dependente de uma aprovação da TI junto à organização para definir o modelo de crescimento (RUDD, 2010) A maturidade da gestão é fortemente dependente das fases de crescimento da organi- zação de TI como um todo. É difícil, se não impossível, desenvolver a maturidade do Serviço sem o devido alinhamento estratégico do negócio (OGC 2007, p 263). Os níveis de maturidade do PMF baseiam-se no Capability Maturity Model (CMM), que define em cinco níveis de maturidade o processo de desenvolvimento de software adapta- do para a gestão por processos (OGC, 2003): 12 1. Inicial: O processo tem sido reconhecido, mas existe pouca ou nenhuma atividade de gestão de processos, nem é dada a devida importância ou recursos dentro da organização. Este nível também pode ser descrito como 'ad hoc' ou, ocasionalmente, até mesmo “caótico”. 2. Repetitivo: O processo tem sido reconhecido e é atribuída pouca importância, re- cursos ou foco dentro da operação. Geralmente as atividades relacionadas ao processo são descoordenadas, irregulares, sem direção e estão orientadas para a eficácia do processo. 3. Definido: O processo é reconhecido e está documentado, mas não há nenhum acor- do formal, aceitação ou reconhecimento de seu papel dentro da operação de TI como um todo. No entanto, existe um proprietário do processo e os objetivos e metas formais com recursos alocados são focados na eficiência, bem como a eficácia do processo. Relatórios e os resulta- dos são armazenados para referência futura. 4. Gerenciado: O processo já foi plenamente reconhecido e aceito em toda TI. O ser- viço é focado e têm objetivos e metas que são baseados em objetivos e metas empresariais. O processo é totalmente definido, gerenciado e tornou-se proativo, com documentos, interfaces estabelecidas e dependências com outros processos de TI. 5. Otimização: O processo já foi plenamente reconhecido, com objetivos estratégicos e metas alinhadas entre TI e o negócio. Estes são incorporados às atividades diárias para todos os envolvidos. Torna-se um processo contínuo de autossuficiência de melhoria que agora bus- ca desenvolver uma capacidade preventiva. Além do PMF, é utilizada outra ferramentas de avaliação de maturidade, da organiza- ção independente IT Process Institute (ITPI). Mencionado em vários trabalhos estudados com a utilização do Visible OPS (Operações Visíveis), que é um manual projetado para alavancar controles e melhoria de processos nas organizações de TI que necessitam aumentar os níveis de serviço, reduzir os custos, melhorar a segurança e auditabilidade. Composto por quatro etapas prescritivas e com auto-alimentação de dados que levam uma organização para a me- lhoria contínua de processos controlados: Fase 1 – Organizar e modificar a primeira reação: Quase 80 % das interrupções são repetitivas. O primeiro passo é controlar as mudanças de risco e reduzir o tempo de reestabe- lecimento do serviço, abordando como as mudanças são gerenciadas e como os problemas são resolvidos. Fase 2 – Capturar, liberar e encontrar pontos frágeis: Frequentemente não existe uma infraestrutura que pode ser replicada. Nesta etapa, são mapeados os ativos, criando inventários 13 das configurações e serviços para que se identifiquem aqueles com maior impacto no negócio e com altos custos quando inoperantes. Fase 3 - Estabelecer uma biblioteca com procedimentos repetitivos: O maior retorno sobre o investimento está na gestão de processos eficazes. Esta etapa prioriza a criação de métricas para uma melhoria contínua dos serviços críticos, para torná-los mais baratos. Fase 4 - Focar na melhoria contínua: As etapas anteriores construíram progressiva- mente um circuito fechado entrea liberação, controle e resolução de problemas. Esta etapa programa métricas para permitir a melhoria contínua de todas estas áreas de processo, para garantir que os objetivos de negócios sejam atendidos. Durante as pesquisas outros trabalhos mencionaram a utilização de análise de maturi- dade mista, mesclando parcialmente métodos e técnicas de vários frameworks para desenvol- ver um sistema próprio de uso restrito e isolado, os quais não serão detalhados nesta pesquisa. 2.6 Trabalhos Relacionados Os trabalhos utilizados na pesquisa estão elencados no Quadro 3, relacionando os títu- los dos trabalhos com seus respectivos autores. Entretanto as análises dos mesmos estão no capitulo 4. Quadro 3: Lista de trabalhos utilizados Gerenciamento de configuração Autores Diretrizes para a melhoria de serviços em organizações de tecnologia da informação (LIMA e BRAZ, 2007) Implementação do processo gestão da configuração do framework ITIL – Um estudo de caso (ESTEVES, 2012) Avaliação da aplicação do itSMF OGC ITIL service management self as- sessment questionnaire a serviços de gestão de configurações de software: Um caso de estudo (SILVA, 2012b) Uma abordagem prática para implantação de ITIL com ênfase na gerência de configuração (SILVA, 2012a) A percepção de gestores da administração direta federal quanto ao nível de maturidade dos processos de gerenciamento de serviços de tecnologia da informação (VITORIANO, 2012) Gerenciamento de Incidentes Autores Abordagem proativa como redutor de incidentes em TI: um estudo de caso em uma organização estatal de pesquisa e desenvolvimento (TADANO, J. et al, 2012) Análise de viabilidade da implementação dos processos de central de ser- viços, gerenciamento de incidentes e gerenciamento de problemas do mo- delo ITIL. (BARBOSA e PINHEI- RO, 2010) Gerenciamento de risco em TI: um estudo de caso voltado a falhas e inci- dentes (JUNIOR, 2011) Gerenciamento de problemas utilizando ITIL: um estudo de caso (ALVES, 2010) 14 Gerenciamento de Liberações Autores Processo de gerenciamento de liberação da ITIL aplicado a uma empresa de desenvolvimento de software (SCHERER, 2012) Estratégias para melhorar a qualidade dos serviços de tecnologia da informação prestados por um núcleo acadêmico (LIMA , J. et al. 2012) Gerenciamento dos serviços de tecnologia da informação utilizando ITIL (information technology infrastructure library) (CARQUI, 2007) Aplicando a biblioteca ITIL no gerenciamento de serviços de tecnologia da informação (LIMA , J. et al. 2008) Gerenciamento de Mudanças Autores Proposta para implantação de gerenciamento de mudanças (ALMEIDA, 2012) Aplicação de melhores práticas para gerenciamento de serviços na área de tecnologia da informação de uma unidade acadêmica (NETO, 2008) Guia de gerência de serviços de TI com OTRS como utilizar as boas práti- cas do ITIL – estudo de caso prático. (FÉLIX, 2012) Identificação interativa da causa raiz de problemas no gerenciamento de mudanças de TI (SANTOS, 2012) Melhoria dos serviços através da aplicação do modelo de governança de TI e ferramentas de qualidade: um estudo de caso (NETO e PEREIRA, 2011) Gerenciamento de Problemas Autores Gerenciamento de disponibilidade de infraestrutura - baseado nas melhores práticas de ITIL (PAPI, 2011) Benefícios da aplicação da ITIL em empresas com foco na gestão de pro- blemas de problemas no gerenciamento de mudanças. (MENDONÇA, 2011) Gerenciamento de problemas utilizando ITIL: um estudo de caso (ALVES, 2010) Service Desk Autores Service Desk - nível de maturidade na gestão de serviços de TI: um estudo de caso em uma instituição de ensino superior (POHLMANN, 2006) Análise do processo de gerenciamento de incidentes e problemas em um ambiente de desenvolvimento de software (MERZONI, 2012) Avaliação do grau de maturidade da função Service Desk e dos processos de gerenciamento de incidentes e gerenciamento de problemas: um estudo de caso em uma instituição de ensino (PEREIRA, 2010a) Gerenciamento de serviços de TI baseando-se nas melhores práticas ITIL estudo de caso do grupo Angeloni (MILITÃO, 2009) Propostas de melhorias para o sistema de suporte de TI com base no ITIL - um estudo de caso (TRAJANO, 2012) Proposta de um novo modelo de gestão de serviços para o Help Desk da empresa SIM TELECOM (MACHADO, 2008) Service Desk e a metodologia ITIL: um estudo de caso (NETTO, 2007) Suporte técnico de TI baseado na metodologia ITIL: um estudo de caso sobre o nível de maturidade em uma central de serviços (PEREIRA, 2010b) Um processo para implementação das práticas ITIL para gerenciamento de serviços de TI (ANDRADE, 2008) Governança e modelação de processos de TI (PORCIUNCULA, 2010) Fonte: Elaborado pelo autor 15 3 METODOLOGIA Na metodologia apresenta-se o método de pesquisa, o método de trabalho, seu deline- amento, a descrição dos passos metodológicos, definição da unidade de análise e como as técnicas de coleta de dados são usadas. Metodologia é “a forma encontrada pela sociedade para legitimar um conhecimento adquirido empiricamente, ou seja, quando um conhecimento é obtido pelo método científico, qualquer pesquisador que repita a investigação, nas mesmas circunstâncias, obterá o mesmo resultado, desde que os mesmos cuidados sejam tomados” (CAMPOMAR, 1991, p. 95). Nes- se sentido o método de trabalho utilizado para a realização desta pesquisa é conduzido através dos tópicos relacionados no Quadro 4. Quanto aos objetivos, a pesquisa é classificada como exploratória, pois tende a pro- porcionar o aprimoramento de ideias ou a descoberta de intuições, assim como fornecer maior familiaridade com o problema com vistas a torná-lo mais explícito (GIL, 1991). Desta forma a pesquisa pretende explorar como as organizações medem o nível de ma- turidade dos serviços de TI, a partir da análise de diversos casos de diagnóstico em serviços de TI, com a utilização da biblioteca ITIL. O resultado esperado envolve tornar mais explícito para a comunidade acadêmica e empresarial, os instrumentos utilizados para identificar o ní- vel de maturidade neste contexto. No que diz respeito a procedimentos técnicos, é realizado um Estudo de Caso, pois envolve um estudo profundo e exaustivo dos métodos estudados com o intuito de obter um conhecimento amplo e detalhado (GIL, 1991). São utilizadas várias fontes de evidência ou dados obtendo várias “medidas” do mes- mo fenômeno, criando condições para uma triangulação dos dados levando o que Yin (1991) preconiza a utilização de diversas fontes de dados de modo a obter uma descrição mais rica e completa dos fenômenos (YIN, 2001, p.153). Como destaca Miguel (2010), depois de definidas as técnicas para a coleta de dados, deve ser desenvolvido um protocolo contendo procedimentos, regras gerais da pesquisa e ori- gem das fontes de informações. Este pode ser considerado um instrumento que melhora a con- fiabilidade e a validade na condução do estudo de caso. As fontes das informações obtidas neste trabalho estão discriminadas no Quadro 3 e o protocolo de coleta de dados encontra-se detalhado da etapa (c) do Quadro 4. 16 Quadro 4: Etapas da pesquisa Macro etapas Etapas Pesquisar referencial teórico e traba- lhos relacionados a) Identificar frameworks para a gestão de serviços de TI b) Identificar casos que utilizaram o nível de maturidade em gestão de serviços de TI Planejar a análise e coleta de dados c) Definir o roteiro de diagnóstico e critérios de análise dos casos/trabalhos relacionadosRealizar a análise d) Analisar os casos/trabalhos relacionados e) Definir a estrutura do questionário f) Validar questionário com caso piloto Concluir a análise g) Apresentar melhores práticas para aplicação do nível de maturidade nas organizações Fonte: Elaborado pelo autor Na etapa (a), apresentam-se brevemente alguns frameworks para a gestão de TI, com foco na biblioteca ITIL para a gestão de serviços de TI. A etapa (b) tem como objetivo anali- sar e identificar práticas de avaliação utilizadas para identificar o nível de maturidade de ser- viços de TI a partir dos referenciais pesquisados. A etapa (c) tem por objetivo explicar sobre os critérios utilizados para avaliar os trabalhos selecionados, Na etapa (d) apresentam-se os dados extraídos dos trabalhos analisados, realizando comparações e agrupando características convergentes para serem utilizadas nas análises. Na etapa (e) é apresentada a estrutura de um questionário com perguntas abertas geradas a partir dos achados encontrados nos trabalhos relacionados. Na etapa (f) é aplicado o questionário em casos piloto caracterizando-se como uma va- lidação, em pequena escala, dos procedimentos e métodos elaborados para determinada pes- quisa (MACKEY e GASS, 2005). Tais perguntas foram extraídas a partir das análises dos trabalhos relacionados considerando a estratégia de investigação 5W1H. A etapa (g) explicita, a partir da análise dos trabalhos relacionados e da validação do caso piloto, algumas melhores práticas para aplicação do nível de maturidade nas organiza- ções. 4 ROTEIRO DE DIAGNÓSTICO E CRITÉRIOS DE ANÁLISE Este capítulo tem por objetivo expor o crivo utilizado nos processos envolvidos para seleção dos casos utilizados nesta pesquisa, tais como: origem de dados, informações de refe- rências, quantidade avaliada e outras informações pertinentes. Bem como explicar o roteiro seguido para diagnosticar os resultados, expor os critérios para avaliar os trabalhos seleciona- dos, clareando quais padrões utilizados na busca dos dados e como proceder. 17 Yin (2001), em estudos de casos múltiplos, destaca que a análise deve ser primeira- mente conduzida dentro de cada caso. Os resultados devem ser interpretados como casos úni- cos e podem ser tratados como apenas um dos vários fatores em uma análise de adequação ao padrão ou construção da explanação de caso único. Os padrões encontrados através das pesquisas realizadas neste trabalho são tratados como casos únicos. Depois de comparados, seguindo o método de replicação para casos múl- tiplos são gerados resultados para as análises. Os trabalhos relacionados originam-se de três fontes de pesquisas durante o mês de Outubro de 2013, com intenção de buscar casos que abordam formas de avaliação de maturi- dade em seus estudos: Biblioteca Digital Brasileira de Teses e Dissertações (http://bdtd.ibict.br); Universidade de São Paulo (http://www.teses.usp.br) e Google Acadê- mico (http://scholar.google.com). Nesses sites de pesquisas as palavras-chaves (keywords) utilizadas para refinar os re- sultados com maior relevância são: (Nível de maturidade ITIL em serviços de TI); (Modelos de maturidade ITIL) e (“Estudos de caso” + “nível de maturidade” + ITIL). As quantidades de referências obtidas a partir das keywords utilizadas são apresenta- das na Tabela 1: Tabela 1: Lista de palavras-chaves (keywords) Palavras chaves (keywords) Sites de pesquisa http://bdtd.ibict.br http://www.teses.usp.br http://scholar.google.com Nível de maturidade ITIL em serviços de TI 5 26 598 Modelos de maturidade ITIL 5 25 680 “Estudos de caso” + “ní- vel de maturidade” + ITIL 0 8 65 Fonte: Elaborado pelo autor Embora exista um volume considerável de dados analisados, nem todas as fontes são úteis, pois conforme Yin (2001) deve-se utilizar procedimentos para coletar cada tipo de evi- dência administrado independentemente, a fim de garantir que cada fonte seja adequadamente utilizada. 18 Para obter melhoria na precisão dos resultados, em relação aos trabalhos previamente pesquisados, aplicaram-se novos keywords pertinentes às disciplinas do ITIL, conforme apre- sentando no Quadro 5. Quadro 5: Resultado das pesquisas por Disciplina do ITIL Disciplina do ITIL Trabalhos analisados Trabalhos pertinentes à pes- quisa Gerenciamento de configuração 32 5 Gerenciamento de incidentes 28 4 Gerenciamento de liberações 34 4 Gerenciamento de mudanças 9 5 Gerenciamento de problemas 7 3 Service Desk 43 10 Fonte: Elaborado pelo autor Na Tabela 2, é observado a relação temporal da produção dos trabalhos relacionados: Tabela 2: Ano dos trabalhos analisados Ano do trabalho Quantidade de trabalhos 2006 1 2007 5 2008 5 2009 1 2010 5 2011 4 2012 10 Fonte: Elaborado pelo autor No que se refere as análises, os trabalhos utilizados são aqueles em que a maturidade ITIL é tratada com maior ênfase e os critérios de análise dos trabalhos selecionados procuram responder as seguintes questões: Identificar os instrumentos de coletas de dados para analisar o nível de maturidade, referenciando para qual versão do ITIL; Identificar se determinado instrumento se repete nas aplicações do ITIL Identificar formas de representação do nível de maturidade; Identificar as disciplinas do ITIL utilizadas; Identificar o público que foi aplicado os questionários; Avaliar a temporalidade utilizada, transversal ou longitudinal. 19 Yin (2001) salienta que a análise de dados consiste em examinar, categorizar, classifi- car em tabelas ou, do contrário, recombinar as evidências tendo em vista proposições iniciais de um estudo, sendo que a partir de dados estudados nos trabalhos analisados, puderam-se gerar perguntas para a pesquisa, conforme Quadro 6. Quadro 6: Perguntas aplicadas para analisar os trabalhos relacionados Título do trabalho? Questão de pesquisa? Objetivo geral? Objetivos específicos? Qual versão do ITIL? Resultados encontrados? Motivadores da escolha do escopo? Formas de avaliação da maturidade? Instrumento de coleta de dados utilizado? Público-alvo? Tamanho da amostra? Demonstração de resultados obtidos? Resultados obtidos? Fonte: Elaborado pelo autor Após a seleção dos trabalhos pertinentes à pesquisa de maturidade ITIL, aplicou-se as perguntas do Quadro 7, as quais analisam as estratégias utilizadas para identificar o nível de maturidade de cada caso analisado. Quadro 7: Descrição dos critérios de análise dos trabalhos relacionados Critérios de Análise Descrição Título do trabalho Título Questão de pesquisa É a delimitação de um problema Objetivo geral Para Oliveira (2011, p. 36) “o objetivo geral precisa dar conta da totalidade do problema da pesquisa, devendo ser elaborado com um verbo de precisão, evitando ao máximo uma possível distorção na interpretação do que se pretende pesquisar.”. Objetivos específicos Para Oliveira (2011, p. 37) “os objetivos específicos fazem o detalhamento do objetivo geral e devem ser iniciados com o verbo no infinitivo.”. Qual versão do ITIL Qual versão do ITIL é utilizada no trabalho? Resultados encontrados Resultados obtidos nos trabalhos analisados. Motivadores da escolha do escopo Escopo (objetivo geral, objetivo especifico ou questão de pesquisa). Formas de avaliação da maturidade Nome do instrumento, instrumentos utilizados para avaliar a maturidade. Instrumento de coleta de dados utilizado. Tipo de instrumento utilizado para coletar os dados, questionários, etc. Público-alvo Pessoas que foram submetidasaos questioná- rios. Tamanho da amostra Quantidade de dados coletados 20 Critérios de Análise Descrição Demonstração de resultados obtidos. Forma gráfica, tabelas, etc. Resultados obtidos Resultados que foram obtidos através da aplicação do nível de maturidade ITIL Fonte: Elaborado pelo autor A próxima sessão tem como objetivo demostrar as estratégias abordadas na identifica- ção do nível de maturidade de serviços de TI, no intento de agrupar características semelhan- tes para análises. 5 ANÁLISE DAS ESTRATÉGIAS UTILIZADAS PARA IDENTIFICAR O NÍVEL DE MATURIDADE DE SERVIÇOS DE TI Nesse capítulo pretende-se expor dados extraídos dos trabalhos analisados, fazendo comparações e agrupando características convergentes utilizadas nas análises. O Quadro 8 explicita a relação existente entre cada disciplina do ITIL e instrumentos utilizados por seus autores para avaliar o nível de maturidade. Quadro 8: Instrumentos de coleta do nível de maturidade Gerenciamento de Configuração Instrumento de Coleta Diretrizes para a melhoria de serviços em organizações de tecnologia da informação Questionário/ITPI-visível OPS Implementação do processo gestão da configuração do framework ITIL – um estudo de caso Questionário/itSMF Avaliação da aplicação do ItSMF OGC ITIL service management self assessment questionnaire a serviços de gestão de configurações de software um caso de estudo Questionário/itSMF Uma abordagem prática para implantação de ITIL com ênfase na gerência de configuração Questionário/itSMF A percepção de gestores da administração direta federal quanto ao nível de maturidade dos processos de gerenciamento de serviços de tecnologia da informação Questionário/itSMF Gerenciamento de Incidentes Abordagem proativa como redutor de incidentes em TI um estudo de caso em uma organização estatal de pesquisa e desenvolvimento Questionário/itSMF Análise de viabilidade da implementação dos processos de central de serviços, gerenciamento de incidentes e gerenciamento de problemas do modelo ITIL. Questionário/itSMF Gerenciamento de risco em TI um estudo de caso voltado a falhas e incidentes Questionário/próprio autor Gerenciamento de Problemas utilizando ITIL: um estudo de caso Questionário/próprio autor Gerenciamento de Liberações Processo de gerenciamento de liberação da ITIL aplicado a uma em- presa de desenvolvimento de software Questionário/próprio autor Estratégias para melhorar a qualidade dos serviços de tecnologia da informação prestados por um núcleo acadêmico Questionário/ITPI-visível OPS 21 Gerenciamento dos serviços de tecnologia da informação utilizando ITIL (information technology infrastructure library) Questionário/próprio autor Aplicando a biblioteca ITIL no gerenciamento de serviços de tecno- logia da informação Questionário/ITPI-visível OPS Gerenciamento de Mudanças Proposta para implantação de gerenciamento de mudanças. Questionário/próprio autor Aplicação de melhores práticas para gerenciamento de serviços na área de tecnologia da informação de uma unidade acadêmica Questionário/itSMF Como utilizar as boas práticas do ITIL – estudo de caso prático. Questionário/próprio autor Identificação interativa da causa raiz de problemas no gerenciamento de mudanças de TI Questionário/próprio autor Melhoria dos serviços através da aplicação do modelo de governança de TI e ferramentas de qualidade um estudo de caso Questionário/próprio autor Gerenciamento de Problemas Gerenciamento de disponibilidade de infraestrutura - baseado nas melhores práticas de ITIL Questionário/itSMF Benefícios da aplicação da ITIL em empresas – com foco na gestão de problemas Questionário/itSMF Gerenciamento de problemas utilizando ITIL um estudo de caso Questionário/itSMF Service Desk Service Desk - modelo de maturidade na gestão de serviços de TI um estudo de caso em uma instituição de ensino superior Questionário/itSMF Análise do processo de gerenciamento de incidentes e problemas em um ambiente de desenvolvimento de software Questionário/itSMF Avaliação do grau de maturidade da função Service Desk e dos pro- cessos de gerenciamento de incidentes e gerenciamento de TI Questionário/itSMF gerenciamento de serviços de TI baseando-se nas melhores práticas ITIL estudo de caso do grupo Angeloni Questionário/próprio autor Propostas de melhorias para o sistema de suporte de TI com base no ITIL - estudo de caso Questionário/itSMF Proposta de um novo modelo de gestão de serviços para o helpdesk da empresa Sim Telecom Questionário/próprio autor Service desk e a metodologia ITIL um estudo de caso Questionário/itSMF Suporte técnico de TI baseado na metodologia ITIL um estudo de caso sobre o nível de maturidade em uma central de serviços Questionário/itSMF Um Processo para Implementação das Práticas ITIL para Gerencia- mento de Serviços de TI Questionário/itSMF Governança e modelação de processos de TI Questionário/itSMF Fonte: Elaborado pelo autor A análise dos instrumentos de avaliação do nível de maturidade demonstra a predomi- nância de alguns tipos de questionário utilizados, como o Questionário itSMF e instrumento de coleta do nível de maturidade desenvolvido pelo próprio autor de cada trabalho. Os instru- mentos mencionados nos trabalhos estão elencados no Quadro 9. 22 Quadro 9: Tipos de questionários utilizados Formas avaliativas Quantidade Questionário itSMF (IT Service Management Forum) 18 Questionário Visible OPS 3 Instrumento desenvolvido pelo próprio autor 10 Fonte: Elaborado pelo autor O Quadro 10, tem por objetivo apontar qual o público alvo que é destinado as aplica- ções dos modelos de questionários avaliados nos trabalhos selecionados. Quadro 10: Público Alvo Modelo de questionário Público itSMF Gerentes de TI; Técnicos e Colaboradores. Questionários criados pelos próprios autores Gerentes de TI; Técnicos e Colaboradores. Visible OPS/ ITPI Gerentes de TI e Técnicos Fonte: Elaborado pelo autor No Quadro 11, apresentam-se os resultados dos critérios de análise das ferramentas de coleta de dados do nível de maturidade. Quadro 11: Resultado dos critérios de análise Critérios Resultados Tipos de questionário Self-assessment/itSMF, Visible OPS - ITPI e próprio dos autores. Origem dos dados Desenvolvido pelos autores, frameworks e banco de dados. Parâmetro de tempo Longitudinal / Transversal Público-alvo Gestores de TI, técnicos e colaboradores. Expressão dos dados obtidos Bruto, porcentagem, gráficos, quantitativos e qualitativos. Resultados obtidos Os resultados obtidos do instrumento, tanto as descrições quantitati- vas, qualitativas, como gráficas. Fonte: Elaborado pelo autor O Quadro 11, contém resultado dos tipos de questionários utilizados, a origem das fontes de dados, quais os tipo de abordagem temporal, qual o público alvo, quais as formas utilizadas para demostrar os dados obtidos e os resultados obtidos. Esse quadro contempla um resumo das possíveis formas de abordagem para avaliar o nível de maturidade de uma empre- sa. No Quadro 12 apresenta-se a observância de uma forma qualitativa dos principais mo- tivadores da implantação do nível de maturidade. 23 Quadro 12: Motivadores para utilização da maturidade Aperfeiçoar as rotinas internas de TI Aumentar competitividade no mercado Aumentar o nível de qualidade do serviço apresentado ao usuário Melhorar o alinhamento da TI com as expectativas do negócio Prevenir incidentes na área de TIDiminuir custos com serviços de TI Fonte: Elaborado pelo autor Durante as análises observa-se que alguns autores explicitaram os benefícios alcança- dos elencados no Quadro 13. Esses são resultados que podem repercutir em todos os setores da empresa, impactando diretamente no negócio. Quadro 13: Benefícios com a implantação do ITIL Aumento da qualidade (diminuição de defeitos) Diminuição da manutenção (ações proativas) Aumento na produtividade (menos retrabalho) Ciclos mais rápidos (agilidade nos retornos) Aumento de valor (mais qualidade nas entregas) Aumento da satisfação dos clientes (mais contratos) Facilidade na execução das atividades (melhor uso dos recursos) Aumento da satisfação dos funcionários (redução nas demissões) Melhora no cumprimento dos prazos (processos melhores definidos) Diminuição dos custos (maior alinhamento com o negócio) Fonte: Elaborado pelo autor Na Tabela 3 é demostrado quais versões foram utilizadas nos trabalhos analisados. Importante salientar que a versão predominante não é a última. Tal percepção pode evidenciar uma lacuna de investigação pela área acadêmica, uma revisão cuidadosa dos critérios de sele- ção dos trabalhos relacionados e/ou uma demora na implementação das melhores práticas contidas na versão ITIL 2011. Tabela 3: Versões utilizadas Versão ITIL Porcentagem dos trabalhos analisados V2 64,51 % (20/31) V3 35,49 % (11/31) ITIL 2011 0 % (0/31) Fonte: Elaborado pelo autor Também se observa que na análise das ferramentas de coleta de dados utilizadas para identificar o nível de maturidade nos trabalhos relacionados, constata-se que algumas ques- tões apresentadas no Quadro 14 não são abordadas. 24 Quadro 14: Questões não abordadas Qual ciclo de atualização dos questionários de maturidade? Qual o ciclo de aplicação dos questionários na empresa? Outros setores da empresa participaram da elaboração do questionário? Em quais outros setores foram aplicados os questionários de maturidade? Fonte: Elaborado pelo autor Após a identificação das questões não abordadas do questionário, através dos textos selecionados observa-se a necessidade de buscar mais uma fonte de dados. Para responder tais perguntas elabora-se um teste piloto, utilizando a ferramenta "5W1H”. Quadro 15: Metodologia 5W1H What? O que será feito? When? Quando será feito? Where? Onde será feito? Why? Por que será feito? Who? Quem o fará? How? Como será feito? Fonte: Elaborado pelo autor Campos (1996) define que "5W1H” é organizado para permitir uma fácil identificação dos elementos necessários para implantação do projeto e que cada ação deve ser especificada levando-se em consideração os seguintes itens do Quadro 15. 5.1 Estrutura do Questionário Neste momento apresenta-se a estrutura de um questionário com perguntas abertas ge- radas a partir dos achados encontrados nos trabalhos relacionados. Tais perguntas tem origem da análise dos trabalhos relacionados considerando a estratégia de investigação 5W1H. Esse questionário apresenta-se como uma proposta de melhor prática a ser empregada nas organi- zações para manter o processo de diagnóstico de nível de maturidade em constante avaliação. Buscando elucidar os questionamentos apresentados no Quadro 14, elaboraram-se perguntas para o caso piloto conforme o Quadro 16. Quadro 16: Origem das perguntas do Questionário Perguntas Autor Motivo da pergunta 5w1h 1) Qual versão do ITIL foi utilizada? (VITORIANO, 2012) Observar o nível de atualização do framework What 2) Qual o seu cargo na organização? (PEREIRA, 2010) Relevância hierárquica na empre- sa Who 3) Qual(is) disciplina(s) do ITIL são utilizada(s)? (CARQUI, 2007) Se a aplicação foi direcionada a uma ou mais disciplinas do ITIL What 25 Perguntas Autor Motivo da pergunta 5w1h 4) Quantos funcionários a empresa possui? (ESTEVES, 2012) Quantidade total de funcionários Who 5) Quantos destes funcionários utili- zam algum serviço de TI? (NETTO, 2008) Tamanho da amostra How 6) Quais são os motivadores para a avaliação do nível de maturidade? (SCHERER, 2012) Por que utilizar o ITIL? What 7) Em quantos setores e quais foram aplicados a avaliação do nível de maturidade? (MERZONI,2012) Aplicabilidade em outros setores além da TI Who 8) Empresas terceirizadas que pres- tam ou recebem serviços de TI fo- ram envolvidos para avaliar o nível de maturidade? (ALMEIDA,2012) Avaliação a influencia de tercei- ros na avaliação de maturidade Who 9) Qual a periodicidade de atualiza- ção do conteúdo (perguntas, chec- klist, etc.) do instrumento utilizado para avaliar o nível de maturidade? (NETTO, 2008) Procurar indícios se a ferramenta é atualizada regularmente When 10) Qual a periodicidade de avalia- ção do nível de maturidade? (PAPI, 2011) Avaliar de quanto em quanto tempo a ferramenta é utilizada. When 11) Quem são os responsáveis (se- tor, cargo, função ou empresa exter- na) pela construção e aplicação dos métodos de avaliação do nível de maturidade? (MACHADO,2012) Perceber a participação de quais pessoas na aplicação e avaliação do instrumento Who 12) Houve delimitação de papéis dos responsáveis para cada parte do pro- cesso de avaliação? Quem aplicou? Quem analisou os resultados? (SILVA, Paulo, 2012) Perceber quem aplica e quem analisa os resultados. Who 13) Qual os tipos de questionários utilizados? (ALVES, 2010) Perceber a utilização de outras ferramentas de maturidade junto ao ITIL. What 14) A utilização da avaliação do nível de maturidade dos serviços de TI foi útil para melhorar o controle de gastos e redução de custos da organização? (PORCIUNCULA, 2010) Avaliar os resultados financeiros com a utilização do método de maturidade. What 15) Quais resultados a empresa ob- teve com a avaliação do nível de maturidade? (SILVA, 2012a) Avaliar os resultados obtidos com a aplicação do método. How 16) Convidamos você a realizar uma análise crítica sobre as perguntas acima apresentadas. Procure destacar benefícios, críticas, dificuldades encontradas, sugestão de melhorias, etc. Elaborado pelo autor - - A sequência de perguntas elencadas no Quadro 16 são as mesmas aplicadas nos casos pilotos que são melhores explicadas no próximo capítulo. Fonte: Elaborado pelo autor 26 5.2 Validação do caso piloto Caso piloto é um teste, em pequena escala, dos procedimentos e métodos elaborados para determinada pesquisa (MACKEY e GASS, 2005). É uma versão reduzida do estudo completo, que procura realizar todos os procedimentos previstos na metodologia possibilitan- do a alteração ou melhoria dos instrumentos na fase da investigação em si (CANHOTA, 2008). Mackey e Gass (2005) salientam que a importância de conduzir um estudo piloto está na possibilidade de testar, avaliar, revisar e aprimorar os instrumentos e procedimentos de pesquisa utilizados. O questionário foi enviado a três organizações com indícios de utilização da metodo- logia ITIL, havendo retorno com informações relevantes para verificação do questionário e procedimentos utilizados. No Quadro 17 é apresentado o perfil dos entrevistados. Quadro 17: Perfil organizacional Empresa/Cargo Ramo de Atuação Questão 4 Questão 5 E1 - Gerente de Servi- ços de TI Indústria Aprox. 7.000 Aprox. 5.000 E2 - Líder de equipe de atendimento de N1 Educacional Cerca de 5.000 Mais ou menos 50%. Re- correm á TI centralizada. E3 - Consultor de Aten- dimentoPleno Comercialização de ERP para o setor Industrial 80 funcionários 40 funcionários Fonte: Elaborado pelo autor Considerando o retorno dos questionários e procedimentos utilizados, somente uma empresa indicou utilizar o ITIL formalmente para a gestão de serviços de TI. De qualquer forma, as demais questões pertinentes para o presente estudo serão consideradas para fins de validação do questionário. É importante lembrar que o questionário tem como objetivo validar algumas questões de investigação levantadas a partir dos trabalhos relacionados, além de coletar uma percepção dessas questões diante de organizações que implementam a gestão de serviços de TI, de modo a confirmar e/ou apresentar contribuições para a pesquisa. De modo algum, pretende ser con- clusivo quanto a conteúdo das análises realizadas, focando apenas em validar, através de uma aplicação piloto, a relevância dos achados analisados nos trabalhos relacionados. 27 Além do caráter de análise do conteúdo das respostas, os entrevistados contribuem com a estrutura do questionário, sugerindo a alteração de algumas perguntas, com opções de múltipla escolha, ou até mesmo com o ajuste pontual de alguns termos utilizados nas pergun- tas. Tal observação dos entrevistados, pode remeter para uma pesquisa com diversas organi- zações na criação de um vocabulário de termos, de modo a orientar a compreensão adequada de algumas perguntas. No Quadro 18 estão elencadas as contribuições dos casos piloto, destacando que as respostas não estão disponíveis na integra, visto que foram tabuladas e analisadas. Quadro 18: Contribuições dos dos casos pilotos Perguntas Contribuições do caso piloto 1) Qual versão do ITIL foi utilizada? E-1- Utiliza O ITIL V3 E-2- Não Utiliza Formalmente E-3- Não Utiliza 2) Qual o seu cargo na organização? Todos são de setores de TI 3) Qual(is) disciplina(s) do ITIL são utilizada(s)? E-1 – Destaca o foco em disciplina de service operation 4) Quantos funcionários a empresa possui? Nem todos os funcionários utilizam serviços de TI 5) Quantos destes funcionários utilizam algum serviço de TI? 6) Quais são os motivadores para a avaliação do nível de maturidade? E-1 – Continuidade do serviço e produtividade E-3 – Qualidade na entrega de serviços para os clientes 7) Em quantos setores e quais foram aplicados a avaliação do nível de matu- ridade? E-1 – As avaliações da maturidade dos serviços é aplicada aos gestores, em um formato “self-assessment” e são submetidas a uma análise da equipe de Gerenciamento dos Níveis de Servi- ço, que eventualmente podem solicitar evidências da maturi- dade em determinado quesito. Além disso, uma pesquisa de percepção é aplicada a todas as áreas da empresa que visa entender como os usuários finais percebem as melhorias e o gerenciamento de determinado serviço. E-2- Foi aplicado uma pesquisa uns 2 anos atrás nos setores de atendimento e desenvolvimento 8) Empresas terceirizadas que prestam ou recebem serviços de TI foram en- volvidos para avaliar o nível de maturi- dade? E-1- As empresas terceirizadas, prestadoras de serviços de TI, não participaram das avaliações (no sentido de contribuírem com sua análise sobre os quesitos). Porém, seus serviços fo- ram submetidos a avaliação. 9) Qual a periodicidade de atualização do conteúdo (perguntas, checklist, etc.) do instrumento utilizado para avaliar o nível de maturidade? E-1- O instrumento é atualizado anualmente, a partir do feed- back recebido da edição anterior. E-2- Realizado somente uma vez 10) Qual a periodicidade de avaliação do nível de maturidade? E-1- Anual E-3- Foi aplicado uma pesquisa uns 2 anos atrás nos setores de atendimento e desenvolvimento 11) Quem são os responsáveis (setor, cargo, função ou empresa externa) pela construção e aplicação dos métodos de avaliação do nível de maturidade? E-1- Construção e Aplicação: Equipe de Gerenciamento dos Níveis de Serviço (SLM) E-3- Construção e Aplicação : Consultor de atendimento 28 Perguntas Contribuições do caso piloto 12) Houve delimitação de papéis dos responsáveis para cada parte do proces- so de avaliação? Quem aplicou? Quem analisou os resultados? E-1- Todo o processo de avaliação, aplicação e análise de resultados é feita pela equipe de Gerenciamento dos Níveis de Serviço (SLM). Por se tratar de uma avaliação que os próprios gerentes dos serviços fazem sobre os que estão sob sua res- ponsabilidade, pode-se entender que a aplicação cabe também aos Gerentes dos Serviços. E-3- Consultor de aplicação – aplicou e analisou 13) Qual os tipos de questionários utilizados? E-1- Instrumento desenvolvido internamente E-2- Não utiliza E-3- Questionário itSFM 14) A utilização da avaliação do nível de maturidade dos serviços de TI foi útil para melhorar o controle de gastos e redução de custos da organização? E-1 Foi possível reduzir a estrutura de análise de desvios no fluxo de suporte aos serviços envolvidos na avaliação de maturidade. 15) Quais resultados a empresa obteve com a avaliação do nível de maturida- de? E-1- Mais clareza nas informações sobre os serviços entre- gues aos funcionários da companhia, redução do número de incidentes e de contatos dos usuários com as equipes de su- porte. É possível perceber também uma redução no esforço para atender dúvidas e dificuldades no entendimento sobre o funcionamento dos serviços. E-3- A análise dos processos demonstrou A utilização de algumas das práticas recomendados pelo framework ITIL. Mostrou que alguns processos necessitam ser reorganizados e outros implantados, visando obter uma melhor qualidade nos serviços. Fonte: Elaborado pelo autor Entre os entrevistados o maior número de contribuições é do E-3, visto que é o único que tem implantado na empresa o ITIL V3. No contato inicial com as empresas selecionados para o caso piloto, os gestores destacaram que utilizavam gestão de serviços de TI, o que mo- tivou a escolha das mesmas. Apesar da demais empresas não utilizarem formalmente, respon- deram algumas perguntas referente a análise do nível de maturidade, por compreender a im- portância de realizar tal análise e/ou por ter realizado a mesma em algum momento. Tal per- cepção, contribui com o referente questionário, para que numa aplicação futura o foco seja direcionado para empresas com ITIL formalmente implementando. Na questão 2 observa-se que em todos os casos as respostas convergem para cargos de TI. Esse resultado alinha-se com os achados nas pesquisas realizadas nos trabalhos relaciona- dos. Desta forma, como percebido nos trabalhos relacionados, fica a cargo da área de TI reali- zar a análise de maturidade quanto aos serviços de TI. A questão 7 contribui com a resposta do E1, na qual explica a avaliação de maturidade através dos gestores por meio de um questionário self-assessment, que por sua vez é analisado por uma esquipe de gerenciamento de maturidade especializada. Além disso, existe uma pes- 29 quisa de percepções aplicadas em todas as áreas da empresa que busca avaliar como os usuá- rios finais percebem as melhorias. Essa é uma forma interessante de poder avaliar todos os passos da aplicação e avaliação de maturidade, desde o gestor até o usuário final. Tal contri- buição remente a investigar em maior profundidade as diversas estratégias de aplicação de ferramentas/instrumentos de coleta do nível de maturidade nas organizações. A questão 8 sugere que as empresas terceirizadas, prestadoras de serviço passem por uma avaliação dos seus serviços. Pode-se dizer que é umaforma de verificar se os serviços prestados estão de acordo com a expectativa da empresa. Tal contribuição é pertinente e con- firma a desconfiança que remeteu a incluir essa questão no questionário. A questão 12 contribui com os resultados encontrados nos casos analisados, pois de- mostra a existência de uma equipe de Gerenciamento dos Níveis de Serviço (SLM), responsá- vel pela avaliação, aplicação e análise de resultados. O resultado da questão 14 e dos achados nas pesquisas relacionadas são consoantes, pois em todas as análises houve menção a questão de controle de gastos. Os benefícios de aplicação o nível de maturidade também são consoantes aos achados nos trabalhos relaciona- dos, a exemplo da questão 15. 5.3 Melhores práticas para a análise do nível de maturidade nas organizações Interessante salientar que este trabalho procura identificar casos que utilizam o nível de maturidade em gestão de serviços de TI, fazendo uma análise entre os mesmos para que fosse possível extrair formas facilitadoras para utilização do nível de maturidade, demostran- do através de pesquisas as utilizações das ferramentas de avaliação, comparação e obtenção de resultados importantes para serem utilizados. É demonstrado que a melhor forma para avaliar o nível de maturidade das empresas se dá através de questionários, conforme levantamento no Quadro 9. A partir das análises realizadas nos casos avaliados e através dos casos pilotos verifi- ca-se que a utilização do nível de maturidade nas organizações é pertinente, conforme Quadro 12 que demostra os motivadores da utilização da maturidade, bem como com o Quadro 13 que mostra os benefícios da sua utilização. A seguir o Quadro 19 elenca confirmações do caso piloto em relação às expectativas e resultados observados nos questionários de análise aplicados nos trabalhos relacionados: 30 Quadro 19: Confirmações das perguntas aplicadas e o resultado do caso Piloto Pergunta de confir- mação do Caso piloto Expectativas Resultados Pergunta 6 Aperfeiçoar as rotinas internas de TI Aumento da qualidade (diminui- ção de defeitos) Pergunta 6 Aumentar o nível de qualidade do servi- ço apresentado ao usuário Aumento na produtividade (me- nos retrabalho) Pergunta 9 Melhorar o alinhamento da TI com as expectativas do negócio Ciclos mais rápidos (agilidade nos retornos) Pergunta 16 Prevenir incidentes na área de TI Aumento de valor (mais qualida- de nas entregas) Pergunta 15 Diminuir custos com serviços de TI Diminuição dos custos (maior alinhamento com o negócio) Fonte: Elaborado pelo autor No Quadro 20 apresenta-se a sugestão de alguns tópicos a serem considerados no pla- nejamento de instrumentos/ferramentas para aplicação e avaliação do nível de maturidade Quadro 20: Melhores práticas para aplicação do nível de maturidade Melhor prática Ação Sugestões para a Ação Público alvo Definir público Gestores de TI, técnicos e/ou colaboradores. Disciplinas utilizadas Definir as disciplinas a serem avaliadas Determinar qual disciplina do ITIL será utilizada. Periodicidade de aplicação da ferramenta Definir a periodicidade de apli- cação da ferramenta Sugestão de aplicar anualmente Periodicidade de atualização da ferramenta Definir a periodicidade de atua- lização da ferramenta Sugestão de atualização anual ou quando houver alguma mu- dança considerada importante na estrutura. Questionário utilizado Definir qual questionário utilizar Self-assessment/itSMF, Visible OPS – ITPI Fonte: Elaborado pelo autor O Quadro 20 apresenta a seguinte estrutura. Na coluna Melhor prática, uma sugestão de prática a ser seguida, na coluna Ação, o que deve ser realizado e, na coluna Sugestões, al- gumas opções de como encaminhar a ação. Analisando o item Público alvo é importante delinear o público em que se pretende aplicar o instrumento/ferramenta de avaliação do nível de maturidade. Os trabalhos relaciona- dos analisados utilizam diversas estratégias, algumas mais custosas, aplicando tais instrumen- tos em departamentos inteiros, e outros, como do E1, aplicando somente entre os gestores e buscando evidências para suportar a percepção dos gestores. O item Disciplinas utilizadas é de fundamental importância, pois envolve estabelecer o escopo de análise da maturidade. Em muitos das análises realizadas observa-se uma estratégia 31 inicial de analisar a maturidade das disciplinas que impactam no atendimento aos usuários dos serviços de TI. Os dois itens referentes a periodicidade merecem atenção especial, visto que a organi- zação pode passar por transformações, além de ser pertinente para garantir a melhoria contí- nua dos processos de gestão de serviço de TI implementados. Por fim, o item Questionário utilizado, em alguns momentos denominado neste artigo de instrumento/ferramenta de coleta do nível de maturidade, aponta, a partir dos trabalhos relacionados, a opção de utilização dos questionários Self-assessment/itSMF e Visible OPS – ITPI. Também se observou casos que empregam Questionário/Instrumentos desenvolvidos internamente pelas organizações, os quais mereceriam uma investigação mais detalhada de como são organizados ou se remetem para os questionários anteriores. 6 CONCLUSÃO GERAL O presente trabalho propôs analisar casos que utilizaram o nível de maturidade de TI a partir de diversas fontes de dados analisando referências de diversos casos de diagnóstico de nível de maturidade em serviços de TI com a utilização da biblioteca ITIL, bem como vali- dando os achados encontrados em alguns casos piloto. No decorrer da pesquisa, são abordados vários conceitos relacionados ao nível de ma- turidade e ferramentas relacionadas, focando na utilização da maturidade no serviço de TI, trazendo a luz informações relevantes as suas utilizações. Diante do desafio de propor melhores práticas para a análise do nível de maturidade dos serviços de TI nas organizações as contribuições extraídas da análise dos trabalhos relaci- onados são organizadas, de modo a apontar as estratégias utilizadas. Em seguida, é organiza- do um questionário que reúne algumas dessas melhores práticas, com o objetivo de validar com alguns casos piloto a relevância de tais achados. Na análise referentes as versões do ITIL, é concluso que a utilização da última versão ainda é muito incipiente, conforme as fontes de dados analisados. Sugere-se a observação constante na evolução da ferramenta ITIL para sempre poder utilizar os aperfeiçoamentos que esse framework disponibiliza. É importante salientar que para as empresas possuírem qualidade nos serviços de TI é necessário que exista um controle nos processos de elaboração das ferramentas, no cuidado ao 32 escolher público alvo, delimitar quais são as áreas de aplicação, observar os ciclos de atuali- zação e de reaplicação das ferramentas, para que assim exista consistência e manutenção dos níveis de serviços oferecidos. Para trabalhos futuros sugere-se a revisão do questionário elaborado, com as contri- buições dos casos piloto e, até mesmo, com outras contribuições encontradas nos trabalhos relacionados, também se sugere a aplicação do questionário num grupo maior de empresas, de modo a compreender em maior profundidade como as empresas analisam o nível de maturi- dade dos serviços de TI. Tal percepções podem promover a disseminação de melhores práti- cas nas organizações através de apresentações de estratégias tangíveis. 7 REFERÊNCIAS AFFELDT, Fabrício S.; VANTI, Adolfo A. 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