PROCEDIMENTOS REQUISITOS LEGAIS: CONFORMIDADES AMBIENTAIS

Prévia do material em texto

MNG�PROCEDIMENTO�PRO SI 4.3.2-01��REQUISITOS LEGAIS E OUTROS REQUISITOS�Emissão: / /��
REVISÃO: 00�PÁGINA: � PAGE �1�/� NUMPAGES �10���
MNG�PROCEDIMENTO�PRO SI 4.3.2-01��REQUISITOS LEGAIS E OUTROS REQUISITOS�Emissão: 25 / 11/ 2017��
REVISÃO: 00�PÁGINA: � PAGE �10�/� NUMPAGES �10���
OBJETIVO
Padronizar a sistemática de identificação, análise, acesso, manutenção e controle dos requisitos legais e outros requisitos aplicáveis as atividades, produtos, serviços empresa MINAGÁS LTDA ME relacionadas com as Normas ISO 14001 e OHSAS 18001. 
A empresa MINAGÁS LTDA ME assegura que tais requisitos legais aplicáveis e outros requisitos subscritos por ela são levados em consideração no estabelecimento, implementação e manutenção do seu SGI, bem como estão relacionados com os aspectos e impactos ambientais, e perigos e riscos ocupacionais das atividades.
Este procedimento também fixa as condições para a verificação de conformidade no atendimento à legislação e outros requisitos aplicáveis, conforme requisitos 4.5.2 da ISO 14001 e da OHSAS 18001.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
Não Aplicável
DEFINIÇÕES:
Empresa Contratada: É o prestador de serviço que realiza a identificação e atualização periódica de requisitos legais aplicáveis.
PlanLeg: Planilha eletrônica (software ou em Excel) que contém os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis ao SGI. Esta planilha também é o registro utilizado pela Empresa para demonstrar a conformidade com os requisitos legais e outros requisitos. Visa atender aos itens 4.3.2 e 4.5.2 das Normas descritas no item 1 deste documento.
Requisito Legal: O termo “Requisito Legal” é definido como o conjunto de legislações (Lei, Decreto, Decreto-Lei, Resolução, Norma, Norma Técnica citada em alguma legislação, Portaria, Instrução etc.).
OR - Outros Requisitos: São requisitos aplicáveis ao negócio da empresa, porém que não são leis. Por exemplo: acordos firmados com as partes interessadas, tais como, Órgãos Públicos (CETESB, Ministério Público, DRT), “Sindicato Patronal da Categoria”, e ou ainda por um determinado Cliente, desde que formalmente ou não, a Empresa voluntariamente decida atender tais requisitos.
Legislação aplicável Real: Legislação aplicável ao negócio da empresa, que esteja relacionada com as atividades, produtos e serviços, e que geram obrigações.
Legislação aplicável Potencial: Legislação aplicável ao negócio da empresa, que esteja relacionada com as atividades, produtos e serviços, que poderá gerar obrigações para a empresa, ou ainda pode ser somente para conhecimento, ou seja, não requer uma ação direta.
Normas Técnicas: As normas técnicas aplicáveis são consideradas requisitos legais quando citadas em determinada legislação aplicável. Quando não citadas, é facultativo a empresa adotá-las ou não, e se a empresa entender como uma boa prática e adotá-las passam a ser um requisito aplicável. 
Aspecto: O termo “Aspecto” será adotado para denominar os elementos planejados ou não dos processos, das atividades e ou dos serviços prestados pela Empresa que podem interagir com o Meio Ambiente (meio ambiente onde a Organização está inserida geograficamente). 
Perigo: O termo “Perigo” será adotado para o SGI, para denominar uma fonte ou situação com um potencial de causar danos em termos de lesões ou doenças, danos à propriedade, danos ao ambiente do local de trabalho, ou uma combinação desses.
Licença Ambiental - Autorização do Poder Público para que uma organização possa desempenhar suas atividades;
OIT: Organização Internacional do Trabalho
ONU: Organização das Nações Unidas
Revogação Tacita ou Revogada Tacitamente: Revogação tácita é quando um texto de lei ou norma não tem mais utilidade ou aplicação prática e, mesmo sem ser expressamente cancelada, ninguém mais faz uso para as finalidades para as quais foi editada.
Exemplo: A Lei 4446/96 foi revogada formalmente pela Lei 5716/07, porém a Lei 4872/00 que alterava anexos da Lei 4446/96 não foi revogada expressamente (oficialmente). Neste caso denominamos que a Lei 4872/00 foi Revogada Tacitamente, pois mesmo sem ser revogada expressamente (oficialmente), perdeu seu efeito. 
Revogação expressa: É o cancelamento ou anulação de um texto de lei ou norma, por escrito.
DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES:
4.1. Identificação, Acesso, Atualização e Análise.
Identificação 
A Empresa Contratada realiza o levantamento preliminar da legislação Federal, Estadual e Municipal aplicáveis ao negócio da empresa. Esta legislação é identificada por meio de pesquisas em publicações oficiais, em periódicos locais ou regionais e investigação técnica em bancos de dados relacionados. Em decorrência desta identificação são preenchidos todos os campos da Planilha denominada PlanLeg.
Responsável: Empresa contratada com supervisão do RD da Contratante.
Acesso
O acesso a PlanLeg para consulta da legislação aplicável, se dá através da própria planilha elaborada em Software ou em Excel, que possui um campo com o número da legislação em questão, com hiperlink, www.bmn.com.br. 
Atualização e Análise
O texto integral da legislação Federal, Estadual e Municipal é atualizado mensalmente pela Empresa Contratada e enviada área responsável da Empresa Contratante de forma eletrônica/e-mail (software ou em Excel), até o dia 20 do mês subsequente ao da publicação da nova legislação aplicável.
Nota: O prazo mencionado acima poderá sofrer variação em função de legislação não publicada na íntegra. Neste caso a empresa contratada precisará, eventualmente, de maior prazo para o envio da referida atualização, ou em prazo menor, dependendo na necessidade do cliente e disponibilidade das informações.
A Empresa Contratante após receber as informações atualizadas consolida o texto das normas que integram o PlanLeg. 
A correspondência de encaminhamento da atualização mensal pode incluir comentários sobre os efeitos das normas atualizadas.
A área responsável analisa a atualização remetida pela Empresa Contratada, para complementar as informações inseridas e define a implantação das medidas necessárias para cumprimento das novas obrigações estabelecidas na legislação e/ou outros requisitos.
A análise executada pela área responsável poderá resultar na coordenação de ações de divulgação, seguindo os procedimentos de comunicações internas e externas.
A Empresa Contratada fará acesso mensalmente no site da Prefeitura ou Câmara Municipal, para verificar eventuais publicações de nova legislação municipal para inclusão na PlanLeg.
Responsável: Empresa contratada com supervisão do RD da Contratante.
4.2. Verificação da Conformidade Legal/ Avaliação Periódica
A área responsável e ou Empresa Contratada procede à verificação da conformidade legal/ avaliação periódica do atendimento à legislação e outros requisitos, através da PlanLeg, pelo menos uma (1) vez ao ano. 
Nota: Esta avaliação visa monitorar o atendimento a toda legislação aplicável ao negócio da Empresa, bem como atender ao disposto no item 4.5.2 da(s) Norma(s) citada(s) no item 1 deste documento.
O resultado da avaliação é registrado na PlanLeg, podendo haver a indicação de ações e prazos para o devido tratamento do desvio, quando necessário.
Sendo detectado o não atendimento às obrigações legais, será emitido um Relatório de Não Conformidade.
Responsável: Empresa contratada com supervisão do RD da Contratante. A empresa contratada neste caso não precisa ser obrigatoriamente a empresa que elaborou a PlanLeg. Esta atividade pode ser realizada internamente pela empresa, desde que o executor possua conhecimento para tanto. 
4.3 Outros Requisitos
A identificação de outros requisitos ocorre como consequência de solicitações de órgãos públicos competentes e de outras partes interessadas, incidindo sobre os aspectos ambientais, perigos e riscos relacionados aos produtos, serviços e atividades da Empresa.
As solicitações são analisadas pela área responsável, e incluídas na PlanLeg, se pertinentes;
Como resultado pode ser formalizado contratos, convênios,termos de compromissos, ou outros acordos com as partes interessadas, ajustando-se as obrigações da Empresa quanto aos aspectos ambientais, perigos e riscos ou controles operacionais pertinentes;
A atualização desses requisitos é realizada quando são promovidos novos ajustes ou aditivos aos contratos, convênios, termos de compromisso, resultantes de análises da empresa e das partes interessadas.
A identificação de outros requisitos pode também ocorrer como consequência da menção de normas técnicas em legislação classificada como aplicável com requisitos na PlanLeg.
Neste caso, as normas técnicas mencionadas são analisadas e verificadas quanto a sua aplicação, pela área responsável, com o apoio ou não da Empresa Contratada.
Responsável: Empresa contratada com supervisão do RD da Contratante.
4.4 Informações sobre Conteúdo e Preenchimento da PlanLeg – Planilha de Avaliação da Legislação e de Outros Requisitos Legais.
Lado esquerdo/ direito da planilha.
Logo da empresa: Logo da empresa na qual a legislação foi identificada.
Elaborado Por: Nome da empresa contratada para elaborar a PlanLeg.
Atualização: Mês em que foram inseridas as últimas atualizações na PlanLeg. Este mês não necessariamente é o mesmo mês corrente, pois a atualização da legislação se dá no mês seguinte a sua promulgação. Pode ocorrer também de serem lançadas legislações de meses/ anos anteriores ao mês citado, por simples identificação de necessidade de inclusão.
Resp. Profissional contratado responsável pela atualização mensal da legislação.
Simbologia de Cores: A simbologia de cores tem o seguinte significado.
	 
	Revogadas
	
	 
	Alteradas
	
	 
	Incluídas em Março de 2011
	 
	Incluídas em Abril de 2011
	 
	Incluídas em Maio de 2011
Cor roxa: Identifica as legislações REVOGADAS. Estas legislações não estão relacionadas em sequência. Podem ser encontradas em diversas linhas e colunas ao longo da PlanLeg. 
Cor marrom: Identifica as legislações ALTERADAS. Neste caso, poderá haver no campo SUMÁRIO, uma citação da legislação a que a alterou. O texto que descreve se a legislação está atendida ou não, poderá estar descrito na legislação alterada (texto marrom) ou na nova legislação que a alterou. Estas legislações não estão relacionadas em sequência. Podem ser encontradas em diversas linhas e colunas ao longo da PlanLeg.
Nota 1: O texto (sumário) da nova legislação, ”ALTERADORA” já descreve a informação de qual legislação está sendo alterada.
Demais Cores: As demais cores, que podem variar de mês para mês, identificam geralmente os últimos 3 meses de novas legislações. 
Novas Legislações: As novas legislações (inclusão mensal) sempre serão inseridas no final da planilha, com o intuito de facilitar a sua identificação, sem que seja necessária uma verificação por toda a PlanLeg.
Nota 2: Caso uma destas últimas cores seja BRANCA, significa que naquele mês especifico não houve inclusão de nova legislação. 
Parte central da planilha
Nesta parte da planilha encontra-se o nome da empresa e a qual(is) sistemas (MA/SSO, etc.) a PlanLeg contempla. 
Lado esquerdo/ direito da planilha
Última Verificação da Conformidade. Este campo descreve qual a data/mês/ano ou mês/ano em que foi feita a última verificação da conformidade legal que visa atender ao item 4.5.2 da(s) Norma(s) citada(s) no item 1 deste documento. 
Resp. Profissional contratado responsável pela conformidade legal. Esta avaliação também pode ser feita internamente pela empresa, por profissional devidamente qualificado, e ou por outra empresa contratada.
Empresa: Nome da empresa contratada para realizar a verificação de conformidade legal.
1 - Código: Sequência numérica da legislação identificada;
2 - Âmbito: O âmbito refere-se à legislação em seu âmbito, Federal, Estadual ou Municipal;
3 - Origem: Refere-se ao Órgão que deu origem a esta legislação. Por exemplo: Conama, Ibama, União, Ministério dos Transportes, Confea, ANP, etc.
4 - Tipo: Esta identificação busca informar de qual norma legal está se referindo. Exemplo: Lei, Decreto, Decreto Lei, Resolução, Portaria, Decreto Legislativo, Instrução Normativa, etc.
5 - Nº da Legislação: É o número especifico da norma legal a que se refere. Exemplo: 9605/98, 8468/76, 10165/00, etc. etc. etc.
6 - Data: Data em que a legislação foi aprovada/ promulgada
7 - Sistema: A qual sistema de gestão a legislação pertence: Este campo mostra se está relacionada com Meio Ambiente (MA), Saúde e Segurança Ocupacional (SSO) ou Meio Ambiente + Saúde e Segurança Ocupacional (MA+SSO).
8 - Tema: Refere-se a qual tema aquela legislação está relacionada. Exemplo: licenciamento ambiental, recursos hídricos, resíduos, poluição das águas, poluição do solo, etc. A aplicação deste tema é livre.
9 - Aspecto Ambiental: Refere-se a qual aspecto ambiental aquela legislação está relacionada. Exemplo: Geração de resíduos, geração de efluentes, emissão atmosférica, consumo de recursos naturais, riscos de incêndio/ explosão, risco de vazamentos, etc.
Nota 3: Esta coluna de Aspecto Ambiental, somente se aplica aos aspectos ambientais, e ou quando este se relacionar com as situações de emergência ambiental, que nestes casos são aplicáveis em comum para o sistema de meio ambiente e saúde e segurança. 
Quando não houver aspecto ambiental relacionado, na coluna da PlanLeg aparecerá a expressão NA (não aplicável). Esta expressão NA (Não Aplicável) também aparecerá quando a legislação se referir ao sistema de SSO.
Nota 4: A descrição do Aspecto Ambiental na PlanLeg visa atender ao item 4.3.2 “b” da Norma ISO 14001, que requer que a empresa determine como esses requisitos (requisitos legais) se aplicam (correlacionam) aos seus aspectos ambientais.
A referida Norma não descreve ONDE (em qual documento) deverá ser feita esta correlação, mas sim que deverá ser feita. 
Como a sistemática prevista na PlanLeg prevê a correlação da Legislação X Aspecto Ambiental, a mesma pode optar por não descrever esta correlação nas planilhas de identificação e avaliação de aspectos e impactos ambientais. 
Ressalva: Caso a empresa opte por utilizar a legislação como forma de classificação de significância do aspecto ambiental, na planilha de aspectos e impactos ambientais, ela pode utilizar uma coluna que descreva somente se há legislação, descrevendo SIM ou NÃO, sem precisar descrever qual é a legislação.
10/11 - Aplicação - Real ou Potencial (REAL / POT): Este campo identifica se a legislação aplicável requer uma ação direta da empresa (aplicação Real), ou se é somente para conhecimento (Potencial). 
12 - Sumário: É um comentário resumido do assunto da qual trata a norma legal. Este texto pode descrever sobre a revogação ou alteração de uma legislação. 
13 - Status (somente para o Software): Usando este filtro é possível identificar somente as legislações Alteradas (cor marrom), Atuais (cor branca) e Revogadas (cor roxa). 
14 – Verificação da Conformidade Legal/ Evidência: É um monitoramento do atendimento a aos requisitos legais e outros. Este campo foi reservado para que se façam os comentários periodicamente sobre o atendimento ou não da norma legal a que se refere cada item. 
Nota 5: Neste campo deve ser descrito, quando aplicável, qual o número do documento/ licença/alvará que licencia a empresa junto a um órgão público federal, Estadual, Municipal. Deve ser descrita qual a área aprovada qual a data de vencimento, etc. etc. etc.; Qual o tratamento de controle que a empresa emprega para garantir que aquela determinada legislação/ requisito está controlado.
Nota 6: Caso a legislação seja de aplicação potencial (POT) nesta coluna poderá aparecer uma descrição apontando que a legislação é para conhecimento da empresa. Neste caso, não há uma obrigação direta e, portanto, não haverá comentários do exemplo citado acima.
Nota 7: Neste campo também poderá haver a expressão “vide comentários descritos na Legislação X”. Quando isto ocorrer, a informação sobre as evidências de atendimento estarão por fim descritasna referida legislação. 
A ideia é concentrar as informações correlatas (mesmo assunto, mesmas exigências) em uma só legislação, quando for aplicável.
Observação: Isto ocorre, pois, a estrutura da legislação brasileira é denominada de “concorrente”, ou seja, todos os entes federativos (União, Estados e Municípios), bem como as outras autarquias (Agências, Delegacias, Secretarias, etc.), exemplos: ANVISA, ANTT, ANATEL, CONAMA, IBAMA, DRT, DSST, SSST e outras, podem legislar sobre o mesmo assunto. 
Este assunto está também contemplado no item 4.2 deste procedimento.
Nota 8: Neste campo, o texto deve ser iniciado com a informação de atendimento ou não da legislação em referência. Exemplo: Sim. A empresa atende esta legislação, pois....
15 - Está conforme/ Sim: 
Caso a avaliação/ verificação de conformidade legal possua evidências que se entendam como suficientes capazes de garantir que o requisito legal e ou outro requisito esteja sendo atendido, este campo deve ser preenchido com um “X”. Neste caso na coluna 16 aparecerá a expressão “Não Aplicável”, ou seja, não é requerida a abertura de um RNC ou Plano de Ação.
16 - Está conforme/ Não: 
Caso a avaliação/ verificação de conformidade legal NÃO possua evidências que se entendam como suficientes capazes de garantir que o requisito legal e ou outro requisito esteja sendo atendido, este campo deve ser preenchido com um “X”. Neste caso na coluna 16 deverá ser preenchido pelo responsável da empresa Contratada o número do RNC ou Plano de Ação, que será utilizado para tratamento do desvio apontado.
17 - Está conforme/ Em Análise (Somente no Software): Caso durante a avaliação de conformidade ocorra alguma dúvida que não possa ser sanada de imediato, pois pode faltar alguma informação, inclusive que dependa de outra área da empresa, um apontamento de "Em Análise" pode ser mantido, até que seja obtida a informação definitiva. 
18 – Abrir Não Conformidade (Somente Excel) SIM OU NÃO: 
Após a verificação de atendimento ou não da legislação, a Empresa caso seja apontado algum desvio, deverá tratá-lo, registrando uma não conformidade ou plano de ação, cujo número pode ser descrito nesta coluna. Caso não haja desvio, esta coluna deve conter a expressão “NÃO” em resposta a pergunta formulada no item. 
Obs. Alguns Organismos Certificadores exigem que uma Não Conformidade seja aberta quando houver apontamento de desvio no atendimento da legislação.
Este campo ainda pode ter outra denominação para a não conformidade, ou seja, poderá ser RAC, RACPM, RTNC, e outros.
Uso do Filtro usando o Excel.
O uso do filtro na PlanLeg para busca rápida da legislação pode ser feito das seguintes formas:
Opção do uso da ferramenta CTRL “L” (localizar). Neste caso pode-se digitar o número da legislação que se pretende pesquisar. Obs. Não usar ponto na legislação. Exemplo 2914 (forma correta); 2.914 (forma errada). 
Pode-se digitar uma palavra chave, de preferência uma palavra que seja especifica e não genérica, etc.etc.etc;
Fazendo o filtro por âmbito da legislação (federal, estadual ou municipal);
Pela origem. Neste caso devemos escolher qual é o órgão (IBAMA, CONAMA, ANTT) que queremos pesquisar;
Por sistema (MA, MA/SSO ou somente SSO); 
Podemos fazer pesquisas pelos aspectos ambientais (somente para ISO 14001), e neste caso aparecerá todas as legislações relacionadas com cada aspecto ambiental identificado;
Pode ser feita também pelo tipo de aplicação (REAL ou POTENCIAL);
Por tipo de Legislação (Lei, Resolução, Portaria, Decreto, Diretriz, etc. etc. etc.) 
Por fim, podemos fazer o uso do filtro da forma que for mais prática no nosso entendimento.
Uso do Filtro usando o software. Aplica-se o mesmo critério e definições que se usa no Excel, contudo as buscas somente podem ser feitas po Número da Legislação, Tema e Sumário. 
Filtro por cor da Célula (Usando o Excel).
Para identificarmos as legislações Revogadas, Alteradas e Inseridas no Mês, a busca poderá ser feita através da cor da célula específica. Obs. Algumas versões do Excel podem não ter esta forma de busca. 
RESPONSABILIDADES
As responsabilidades estão descritas no corpo do procedimento.
6. ANEXOS
Não aplicável
7. REGISTROS
	Documento do SGI
	Nome do Registro
	Forma
	Recuperação
	Proteção
	
	
	
	
	Ordem
	Forma de Arquivo
	Acesso
	Local de Arquivo
	Tempo de retenção/ arquivo
	Descarte
	
	
	F
	E
	O
	
	
	
	
	Vivo
	Morto
	
	
	Planilha de Legislação – PlanLeg
	X
	
	
	Nº seq.
	Pasta susp
	N/R
	G. Qual
	1 ano
	1 ano
	Sim
Legenda:
F= Cópia Física	- E = Meio Eletrônico		- O = Outros
R = Restrito á Função Responsável pelo documento / N/R = Não restrito ás demais funções
Descarte de Registros:
Registros mantidos em local que não seguem para arquivo morto após término de vida útil devem ser destruídos.
Registros que seguem para armazenamento em arquivo morto, após o tempo de guarda também devem ser destruídos.
�
8. CONTROLE DA REVISÃO:
	Revisão
	Data
	Alterado por
	Descrição da alteração
	
	
	
	
�Nome:�Assinatura:��Aprovado:����