Aula Gestão de documentos

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ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL 
CARGO PAPILOSCOPISTA 
PROFESSOR: MAYKO GOMES 
 
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1
AULA 02 – Gestão da Informação e de Documentos 
Olá mais uma vez! Tudo certo com os estudos? 
Vamos agora o nosso segundo passo neste curso de Arquivologia. 
De uma forma simples, em nossa primeira aula estudamos o que é o 
arquivo: suas definições, conceitos, classificações, objetos, etc. 
Agora vamos estudar o que faz o arquivo: como trabalha, seus métodos, 
suas ferramentas e algumas de suas atividades. 
Segundo nosso programa, teremos para esta aula o seguinte conteúdo: 
� Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e 
expedição de documentos; 
� Classificação de documentos de arquivo; 
� Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo; 
� Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 
Mais uma vez lembro a todos que estou disponível para responder suas 
dúvidas, críticas e sugestões no fórum do curso e no email: 
mayko@pontodosconcursos.com.br. 
Como sei que estão ansiosos para estudar, vamos começar logo! 
 
Mayko Gomes 
Abril/2012 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Gestão de Documentos 
Em uma comparação simples, na aula anterior nós conhecemos os 
arquivos: vimos suas definições, seus conceitos e sua classificação, assim 
como a dos seus documentos. Vamos falar agora das atividades dos arquivos. 
Como dito na aula anterior, a função dos arquivos é tornar os documentos e 
informações disponíveis a quem deles precise. O arquivo então deve existir 
para atender às necessidades de determinado usuário. E para atender da 
melhor forma possível esse usuário, deve dispor de recursos e capacidades 
para fazê-lo. 
Mas antes de prosseguirmos, devemos estar familiarizados com a Teoria 
das Três Idades e seu funcionamento. 
Como vimos na aula anterior estudamos os arquivos e sua classificação 
quanto aos estágios de sua evolução. Vimos que essa Teoria das Três Idades 
pode ser chamada também de Ciclo Vital dos Documentos ou Estágio de 
Evolução dos Arquivos; portanto tenham bastante atenção a essas expressões: 
caso apareça alguma delas, trata-se do mesmo assunto. Essa teoria afirma 
que os arquivos podem ser divididos e tratados em três fazes distintas e 
complementares, que são a corrente, a intermediária e a corrente. 
É importante saber que todos os documentos, quando são criados ou 
recebidos por uma instituição, podem possuir dois valores distintos: o valor 
primário, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos 
objetivos que levaram à criação do documento; e o valor secundário, que é 
mediato, acessório e não está ligado diretamente aos objetivos que levaram à 
sua criação. 
Todos os documentos, quando criados, possuem o valor primário; se não 
fosse assim, não seriam sequer criados. Esse valor é temporário, ou seja, 
quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perderá esse valor. Mas 
ao contrário, nem todos os documentos possuem o valor secundário. Este valor 
depende de muita coisa para ser atribuído a um documento, e é permanente, 
ou seja, uma vez que o documento possua valor secundário, vai durar para 
sempre (o valor). 
Assim, quando um documento nasce (já provido de valor primário) ele 
está inserido no arquivo corrente, que como vimos, é aquele que guarda 
documentos freqüentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo 
principal, o documento vai para o arquivo intermediário, que é aquele que 
guarda documentos não utilizados freqüentemente, e que aguardam 
destinação: eliminação ou guarda permanente. Caso o documento não possua 
o valor secundário, será descartado; caso possua, será preservado 
permanentemente. 
Uma vez no arquivo permanente o documento terá outros objetivos, 
diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um gráfico: 
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 Transferência Recolhimento Descarte 
 
Notem que uma vez que o documento é recolhido ao arquivo 
permanente, ele não pode ser descartado. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A eliminação de documentos 
permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público somente 
é possível mediante autorização da instituição arquivística pública 
correspondente à esfera de competência do órgão. 
Resolução 
O item está incorreto. Vimos pelo esquema acima que os documentos de 
valor permanente (valor secundário) JAMAIS, EM HIPÓTESE ALGUMA, devem 
ser eliminados, mas sim preservados por tempo indefinido. 
Notem também que a passagem do documento de um arquivo a outro 
recebe nomes específicos. As bancas tentam constantemente confundir os 
candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar errado. 
Assim, a passagem para o arquivo intermediário sempre se chama 
“transferência”, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama 
“recolhimento”. Então, numa questão pode não aparecer o nome do arquivo, 
mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para 
saber a qual arquivo se refere. 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos 
arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de 
destinação. 
Resolução 
O item está incorreto. A passagem de documentos para o arquivo 
intermediário denomina-se “transferência”. 
 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A transferência é a ação de condução dos 
documentos ao arquivo permanente. 
Resolução 
Corrente 
Descarte 
Intermediário Permanente 
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O item está incorreto. A condução dos documentos ao arquivo 
permanente denomina-se “recolhimento”. 
Notem ainda que não existe a obrigatoriedade de o documento passar 
pelas três fases, nessa ordem. Alguns documentos são “recolhidos” do arquivo 
corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo 
passar pelo arquivo intermediário. Ainda, há casos em que o documento 
correrá em fluxo contrário, passando do arquivo permanente ou intermediário 
de volta para o corrente. Esse caso não é comum em provas, mas pode ser 
pedido, então não custa saber. 
Para ilustrar a explicação sobre valores de documentos e Teoria das Três 
Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples. 
O primeiro é o Termo de Posse da atual Presidenta da República. O 
documento tem sempre valor primário, valor imediato e ligado ao objetivo da 
instituição: dar posse à Presidenta. Quando o documento cumpriu sua 
finalidade, ele perdeu seu valor primário. No entanto, ele ainda possui o valor 
secundário, que é permanente. Esse valor está ligado a outras finalidades, 
como por exemplo, servir de fonte para pesquisas históricas ou culturais. 
O segundo documento é uma requisição de transporte para um 
funcionário se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A 
referida requisição possui valor primário, ligado ao objetivo de sua criação: 
possibilitar o deslocamento do funcionário. Quando cumprido esse objetivo, 
perderá seu valor primário. Mas esse documento não possui valor secundário, 
não serve para pesquisa histórica ou cultural, nem é parte importante da 
história da instituição ou da sociedade. Portanto ele pode até ser transferido 
para fins de prestação de contas, mas não será recolhido por falta de valor 
secundário: será descartado. 
Essas são noções introdutórias de Ciclo Vital dos Documentos. Não foi 
pedido explicitamente no concurso anterior, mas como eu disse, é tão 
importanteque vamos precisar dela para prosseguir com nosso estudo. Não 
vou me estender muito mais nesse assunto, mas vou colocar algumas 
questões sobre isso na lista de exercícios e também comentar alguns no fim da 
nossa aula. 
É importante saber estas noções por que a Gestão de Documentos tem 
todas as suas atividades embasadas nessa teoria. Contudo, essas atividades 
buscam gerenciar o fluxo de documentos enquanto o mesmo possui valor 
primário, ou seja, tem utilidade administrativa. Assim, somente se fala em 
Gestão de Documentos nos arquivos corrente e intermediário, onde os 
documentos têm finalidades meramente administrativas. No arquivo 
permanente os documentos possuem outras utilidades, como servir de fonte 
de pesquisa histórica, por exemplo. 
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A Lei (8.159/91) define a Gestão de Documentos como “o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Reparem que a Gestão 
de Documentos pára, tem seu limite no arquivo intermediário, pois quando o 
documento sofre sua destinação (eliminação ou guarda permanente), a Gestão 
de Documentos já cumpriu seu objetivo. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Gestão de documentos é o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao 
uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda 
permanente. 
Resolução 
O item está correto. É exatamente o que preceitua o texto da Lei 
8.159/91, transcrito acima. 
A sua aplicação somente aos arquivos corrente e intermediário se 
justifica pelos seus objetivos: é nesses arquivos que os documentos são mais 
utilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse “excesso” em 
seu uso acarreta problemas como o acúmulo desordenado de documentos 
(massa documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a 
responsabilização dos usuários. Ainda, como objetivos secundários, busca 
reduzir os espaços ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanos 
e materiais, facilitar e agilizar o acesso e a recuperação da informação quando 
necessário. 
A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção, 
a utilização e a destinação. Vamos tratar de cada uma delas. 
A fase de produção é onde os documentos são 
criados/confeccionados/recebidos e são inseridos nos sistemas de controle da 
instituição. Aqui são exercidas atividades que controlam a produção de 
documentos, como a elaboração de formulários, estabelecimento de padrões, 
verificação da necessidade do documento, etc. 
(STM/2011 – Cespe/UnB) Na fase de produção, o arquivista pode, entre 
outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, 
cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e 
participar da seleção de recursos humanos para área arquivística. 
Resolução 
O item está correto. Na fase de produção aprendemos que são realizadas 
atividades que viabilizem a criação do documento, como a elaboração de 
normas, padrões, estudos formulários, ferramentas, etc. Inclui também a 
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definição de pessoal a trabalhar com essas atividades, sua capacitação, seus 
conhecimentos e aptidões. 
A fase de utilização é a onde os documentos são utilizados com a 
finalidade principal para que foram criados (valor primário). Os documentos 
tramitam (se movimentam) internamente na instituição, percorrendo todo o 
caminho necessário para que se cumpra uma atividade específica. As 
atividades são de busca e localização (protocolo), de análise da importância do 
documento (avaliação), de consulta e empréstimo, entre outras. 
(AGU/2010 – Cespe/UnB) A fase da gestão de documentos que inclui as 
atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de 
documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização 
de documentos. 
Resolução 
O item está correto. A fase de utilização abriga as atividades de controle 
sobre o acesso, uso e guarda dos documentos, assim como sua localização e 
recuperação. Todas as atividades que tratam do uso do documento encontram-
se nesta fase. 
A fase de destinação é onde os documentos sofrem o fim que lhes é 
determinado pelo processo de avaliação. Os destinos geralmente são sofridos 
quando os documentos cumprem seu prazo de retenção no arquivo 
intermediário. Pode, contudo, ocorrer de o documento não precisar estar neste 
arquivo para sofrer a destinação; isto será determinado pela Tabela de 
Temporalidade e Destinação, que estudaremos mais adiante. Somente dois 
destinos são possíveis para os documentos: a eliminação ou o “recolhimento” 
para o arquivo permanente. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A fase de avaliação e destinação de 
documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta 
pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e 
equipamentos, e normatização do acesso à documentação. 
Resolução 
O item está incorreto. As atividades acima têm a função de subsidiar a 
criação dos documentos. Portanto estão inseridos na fase de produção. A fase 
de destinação engloba atividades que dão o devido fim ao documento de 
acordo com sua importância. São elas: a avaliação (que estudaremos adiante), 
a elaboração de Tabela de Temporalidade, a determinação de listas e editais 
de eliminação, de modos e métodos de eliminação de documentos, a 
possibilidade de doação dos documentos, etc. 
 
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Protocolo 
Foi primordial que aprendêssemos, antes de tudo, algo sobre a Gestão 
de Documentos, pois tudo o que vamos estudar de agora em diante, nesta 
aula, são algumas de suas atividades. Lembrando que a Gestão de 
Documentos é o conjunto de atividades que busca gerenciar o ciclo dos 
documentos, desde sua produção até sua destinação. 
Ao estudarmos o protocolo, podemos perceber que é um conjunto de 
atividades que está inserido na fase de utilização da Gestão de Documentos. 
Entende-se por protocolo o conjunto de operações técnicas que visam 
controlar o trâmite de documentos dentro de uma instituição. A palavra 
protocolo, assim como arquivo, é um termo polissêmico, e pode significar: 
� O número atribuído ao documento quando capturado 
pelo sistema da instituição. Neste caso chamamos de 
protocolo o número de registro que o documento 
recebe. Este número será a identificação do 
documento dentro da instituição. È muito utilizado 
em processos. 
 
� O caderno, ou outro equivalente, onde se 
registra as movimentações internas do documento. 
Neste caso o protocolo é o caderno onde são feitas 
as anotações sobre a movimentação do 
documento. O espaço é destinado para anotações 
como o número do documento, a data de 
recebimento e a assinatura do destinatário. 
� A unidade ou setor responsável pela 
distribuição e movimentação de 
documentos dentro da instituição. O 
protocolo é a porta de entrada e saída de 
documentos da instituição. Todos os 
documentos são recebidos, registrados e 
distribuídos aos destinatários. O mesmo 
ocorre com as movimentações internas: 
antes de seguir de um setor a outro, o 
documento deve passar pelo protocolo 
antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo também 
antes de ser enviado a outra instituição ou pessoa. 
As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e 
classificação,registro e movimentação. Algumas bancas ainda consideram a 
expedição como atividade de protocolo, mas infelizmente não podemos afirmar 
Documento com 
nº de protocolo 
Protocolo para 
recebimento e envio 
de documentos 
Setor de Protocolo: 
responsável pelo 
recebimento, distribuição e 
envio de documentos. 
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a posição da banca escolhida para o nosso concurso. Mesmo assim, quando 
uma banca considera a expedição como atividade de protocolo, ela a menciona 
nas questões. Caso não considere, não mencionará tal atividade. 
As atividades de recebimento e classificação são as seguintes: 
Recebe o documento; 
Separa os documentos oficiais dos particulares; 
Envia os documentos particulares aos seus destinatários; 
Separa os documentos ostensivos dos sigilosos; 
Envia os documentos sigilosos aos seus destinatários; 
Interpreta e classifica os documentos ostensivos; 
Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentação. 
As atividades de registro e movimentação são as que tratam da 
distribuição, redistribuição e entrega dos documentos dentro da instituição. 
As atividades de expedição tratam da saída de documentos e 
correspondências da instituição. Todos os documentos de caráter oficial, 
mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve 
cuidar de enviá-los para o ambiente externo à instituição. 
Um cuidado muito importante que se deve ter é o de associar as 
atividades de protocolo às funções de arquivo corrente! Pelas suas 
características, os arquivos correntes guardam documentos que estão em uso 
freqüente ou constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivo 
de controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam 
induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolo 
também são realizadas nos arquivos intermediário e permanente. 
Então, para não esquecer ou confundir: as atividades de protocolo 
somente são realizadas no arquivo corrente; e estão ligadas à entrada e 
controle de documentos dentro da instituição. 
Os setores de protocolo podem receber várias denominações: Protocolo, 
Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentação, etc. Então é 
importante ter em mente que protocolo é a atividade de controle! O nome do 
setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade. 
(EBC/2011 – Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de 
recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes 
e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de 
antecedentes. 
Resolução 
O item está correto. Segundo os procedimentos descritos, as 
correspondências ostensivas (estudamos em nossa primeira aula, classificação 
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dos documentos quanto à natureza do assunto) devem ser abertas, lidas e 
enviadas aos destinatários através do registro e movimentação. 
 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) A expedição dos documentos é de 
responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxílio do arquivo 
intermediário para a realização dessa atividade. 
Resolução 
O item está incorreto. Sabemos, de nossa primeira aula, que geral (ou 
central) e setorial são duas classificações que podem ser atribuídas ao arquivo 
corrente, de acordo com a extensão de sua atuação. Até aí o item está correto. 
Contudo, vimos que o protocolo somente é vinculado somente ao arquivo 
corrente, e não ao intermediário e permanente. 
 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do 
protocolo é do setor de arquivo permanente, como último momento do trâmite 
documental. 
Resolução 
O item está incorreto. Mais uma questão da prova dos Correios, tentando 
induzir ao mesmo erro. O protocolo é uma das atividades da Gestão de 
Documentos, e sabemos que a Gestão de Documentos só vai até o arquivo 
permanente. Ainda, mesmo o protocolo está limitado e estritamente vinculado 
às atividades do arquivo corrente. Além disso, os documentos do arquivo 
permanente não estão em trâmite, pois não tem utilidade administrativa (sem 
valor primário). Portanto não há nenhuma ligação entre protocolo e arquivo 
permanente. 
 
(TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) O registro de documentos arquivísticos no 
protocolo consiste na vinculação de metadados ao documento que tramitará na 
organização. 
Resolução 
O item está correto. Os metadados são os dados do documento, como 
número, assunto, destinatário, procedência, data do recebimento ou produção, 
etc. A fase de registro consiste em inserir essas informações no sistema de 
controle de documentos, para facilitar sua localização e recuperação, além de 
controlar seu trâmite. 
 
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Classificação de Documentos de Arquivo 
Antes de iniciarmos, é importante que não confundam a Classificação dos 
Documentos de Arquivo, estudada na aula 01, com esta que vamos estudar 
agora. O que vamos estudar agora são as atividades de Classificação de 
Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um código que 
corresponda ao seu ingresso no sistema de documentos de uma instituição. 
E também a atividade de Classificação, assim como o protocolo, é uma 
das atividades de Gestão de Documentos, inserida na fase de utilização. A 
classificação do documento é feita no momento em que este chega ao 
protocolo e pelo profissional que o recebeu. 
(STM/2011 – Cespe/UnB) Na esfera pública, a atividade de classificação 
— entendida como identificação do assunto no documento, localização do 
assunto no código de classificação e anotação do código no documento para 
posterior recuperação — somente pode ser realizada por arquivistas. 
Resolução 
O item está incorreto. A classificação do documento é realizada por 
qualquer profissional que esteja atuando no protocolo. É no momento de sua 
entrada ali que o mesmo recebe o código de classificação. 
A Classificação de Documentos é o ato de atribuir um código ao 
documento de acordo com o assunto de que ele trate. 
O código deverá ser aquele em vigor na instituição, e estabelecido pela 
Comissão Permanente de Avaliação. Esta comissão deve ser formada por 
profissionais das diversas áreas do conhecimento e de atuação da instituição. 
Como vimos também, quando se tratar de documento ou 
correspondência de caráter ostensivo, a classificação deve ser realizada no 
setor de protocolo. Este deve abrir a correspondência ou documento, tomar 
conhecimento de seu conteúdo e de seu destinatário, proceder à classificação e 
encaminhar os documentos ao destinatário. Atenção para que as bancas 
tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que a atribuição de classificar 
os documentos é do arquivista, como na questão acima, o que não é verdade: 
é responsabilidade do setor de protocolo. 
O Plano de Classificação deve orientar os métodos de arquivamento a 
serem utilizados pela instituição. Todos os documentos serão arquivados e 
ordenados seguindo a lógica e a orientação do Plano. Portanto, este deve ser o 
mais abrangente possível, sempre abarcando todos os assuntos que 
interessam à instituição. Ainda, este deve ser flexível, capaz de atender as 
necessidades de mudanças das instituições, e sempre reservar espaços para 
assuntos e situações que são desconhecidos das instituições, mas podem 
ocorrer. 
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Os Planos ou Códigos de Classificação são elaborados poruma comissão 
constituída exclusivamente para este fim, chamada Comissão Permanente de 
Avaliação de Documentos. Os planos podem seguir dois critérios: o estrutural, 
ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da 
instituição; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com as 
atividades desenvolvidas pela instituição. 
Atualmente, de modo geral, é mais recomendado que se utilize o critério 
de classificação funcional, por ser mais flexível. Caso uma instituição tenha 
optado por utilizar o critério estrutural, terá que fazer mudanças no plano toda 
vez que criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por exemplo. 
Quando se utiliza o critério funcional, por mais que se modifique a estrutura de 
uma instituição, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foi 
definido no momento de sua criação. 
Abaixo estão dois exemplos de Código de Classificação. O primeiro 
classifica os documentos de acordo com as funções da instituição que os 
produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o assunto de 
que tratam, independente da área de atuação da instituição. 
 
Como podem perceber, os documentos recebem códigos de acordo com 
a função da instituição. Esta função é dividida em subfunções, atividades e 
tarefas. Sempre se vai do geral para o específico. 
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Reparem que os assuntos são subdivididos do geral para o particular. 
(TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A opção pela classificação organizacional 
pressupõe que os documentos sejam agrupados de acordo com a função. 
Resolução 
O item está incorreto. Vimos que a opção pelo critério estrutural 
pressupõe o agrupamento pela estrutura da organização, ou pelo assunto. 
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 Muito importante que saiba também que, por força da Resolução 
CONARQ nº 14, todas as entidades integrantes do Sistema Nacional de 
Arquivos (SINAR) devem adotar o Código de Classificação para documentos da 
atividade meio instituído por eles, e ainda elaborar um código para 
documentos das atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado para a 
atividade meio. 
Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (órgãos e entidades 
públicas federais, estaduais, municipais, do DF e alguns privados que integram 
o sistema) devem adotar, para os documentos relativos à atividade meio, o 
Código elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada 
instituição dessas tem autonomia para elaborar o próprio, contanto que siga o 
mesmo padrão daquela adotada para os documentos da atividade meio. É o 
caso da Polícia Federal. 
A classificação deve ser realizada por profissional habilitado para este 
fim, e seguir algumas operações e rotinas. As operações são: 
ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob 
que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe 
corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o 
conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos. 
CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao 
assunto de que trata o documento. 
E as rotinas de classificação são as seguintes: 
1. Receber o documento para classificação; 
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) 
secundário(s) de acordo com seu conteúdo; 
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de 
arquivo, utilizando o índice, quando necessário; 
4. Anotar o código na primeira folha do documento; 
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários. 
Lembrando que estas diretrizes são estabelecidas pelo documento anexo 
à Resolução CONARQ nº 14. Portanto é importante conhecer um pouco mais o 
seu conteúdo: mesmo que não tenha sido pedido no edital, pode ajudar a 
todos a responder muitos itens sobre o assunto. 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) Quando os documentos são organizados a 
partir de um plano de classificação nos arquivos correntes, é desnecessário 
elaborar novo plano de classificação no arquivo intermediário. 
Resolução 
O item está correto. Os documentos, nos dois arquivos, têm a mesma 
função: servir à administração. A única diferença vai ser a freqüência de uso 
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entre eles. Assim, também devem ter a mesma classificação. A classificação 
pode ser alterada quando o documento é recolhido ao arquivo permanente, 
pois agora sua função é outra: servir de fonte de pesquisa. Desde que 
respeitado o princípio da Proveniência (aula 01), nada impede a 
reclassificação, ou arranjo do conjunto documental. 
Essa Resolução do CONARQ estabelece que a classificação dos 
documentos seguirá o método decimal. Assim, o sistema é dividido em dez 
classes, sendo nove específicas e uma para generalidades. Assim temos, 
segundo a resolução: 
Classe 000 
Classe 100 
Classe 200 
Classe 300 
Classe 400 
Classe 500 
Classe 600 
Classe 700 
Classe 800 
Classe 900 
Ainda, segundo o documento, as classes 000 e 900 já foram destinadas 
aos documentos da atividade meio, cabendo a cada órgão e entidade 
desenvolver as demais classes (de 100 a 800) de acordo com suas atividades 
fim. A classe 000 está destinada a Administração Geral, e a 900 está destinada 
a generalidades, ou a documentos cujo assunto não se encontra no código. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Aos órgãos e entidades que adotarem o 
código de classificação da área-meio do Conselho Nacional de Arquivos 
(CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas às suas 
atividades específicas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela 
instituição arquivística pública federal. 
Resolução 
O item está incorreto. A parte que nos interessa está certa, pois as 
entidades devem desenvolver as demais classes de acordo com suas atividades 
fim. Contudo, o item está incorreto por que afirma que esse desenvolvimento 
deve ser aprovado pela instituição arquivística federal, no caso o Arquivo 
Nacional, quando na verdade deve ser aprovado pela instituição arquivística na 
respectiva esfera de competência (federal, estadual, do DF ou municipal, 
conforme for o caso). Como exemplo, o Plano obtido a partir do 
desenvolvimento das classes para a Polícia Federal deve sim ser aprovado pelo 
Arquivo Nacional. Mas o Plano obtido a partir do desenvolvimento das classes 
para a Polícia Civil de um determinado estado fica sujeito à aprovação do 
arquivo público deste estado. 
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Arquivamento e Ordenação de Documentos de Arquivo 
O arquivamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa ao 
acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo. 
Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a 
vertical. 
Arquivamento Horizontal: os documentos são dispostos uns sobre os 
outros, “deitados”, dentro do mobiliário. É indicado para arquivos permanentes 
e para documentos de grandes dimensões, pois evitam marcas e dobras nos 
mesmos. 
Arquivamento Vertical: os documentos são dispostos uns atrás dos 
outros dentro do mobiliário. É indicado para arquivos correntes, pois facilita a 
busca pela mobilidade na disposição dos documentos. 
Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemos 
considerar tantos os métodos quanto os sistemas. 
Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibilidade ou 
não de recuperaçãoda informação sem o uso de instrumentos. Não fiquem 
alarmados, o nome é grande, mas o conceito é fácil! Tudo o que isso quer 
dizer é apenas se precisa ou não de uma ferramenta (índice, tabela ou 
qualquer outro semelhante) para localizar um documento em um arquivo. 
Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto de 
busca e/ou recuperação, como por exemplo, os métodos alfabético e 
geográfico, que estudaremos nesta aula. 
Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto de 
busca e/ou recuperação, como são os métodos numéricos. 
Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que não aparece em 
provas, mas que serve apenas para agregar o método alfanumérico, que 
estudaremos adiante. Este método se caracteriza pela “necessidade parcial” da 
utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma 
tabela para localizar uma estante, mas não para localizar uma gaveta ou 
prateleira: a partir da localização da estante, a prateleira será localizada de 
forma direta. 
Como dito antes, o concursando deve guardar esses conceitos, pois têm 
relação com o assunto da aula de hoje, os Métodos de Arquivamento. Agora 
vamos a eles. 
Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS que determinam o 
modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca 
dos mesmos (recuperação da informação). Esses métodos de arquivamento 
são divididos em duas classes, os básicos e os padronizados (não confundir 
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com a divisão em dois sistemas, o direto e o indireto). Vamos tratar deles 
detalhadamente. 
Os métodos de arquivamento, como já dito, se dividem em duas classes, 
que são os métodos básicos e os métodos padronizados. 
Por sua vez, pertencem à classe dos básicos quatro métodos: 
alfabético, numérico, geográfico e ideográfico. À classe dos padronizados 
pertencem outros cinco métodos: variadex, automático, soundex, 
mnemônico e rôneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas: 
 
 
MÉTODOS BÁSICOS 
 
MÉTODO ALFABÉTICO 
O candidato deve prestar especial atenção a este método, pois é o mais 
cobrado em provas! Esse método consiste em simplesmente organizar um 
arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, é 
necessário seguir um conjunto de regras para a organização de um arquivo 
com esse método. É exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em 
provas: o examinador procura saber se o candidato tem o domínio dessas 
regras. 
Vantagens: agilidade na recuperação da informação/documento, custo 
baixo, de fácil implantação e assimilação. 
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Desvantagens: apresenta mais ocorrências de erros no momento do 
arquivamento. 
Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas 
para recuperação da informação/documento. 
A princípio, pode-se escolher entre dois critérios: letra por letra ou 
palavra por palavra. A escolha de um implica na exclusão do outro. Vamos, no 
exemplo, arquivar os documentos de nome Alfredo Del Frete e Carlos De 
Penedo. Na ordenação alfabética, o sobrenome sempre vem antes do nome e 
em CAIXA ALTA. Assim, vamos arquivar utilizando os dois critérios: 
 
 
Com essas orientações iniciais, vamos às regras desse método. Todas as 
regras de alfabetação são muito fáceis. Isso é mais um motivo para que o 
concursando as tenha decorado. Apesar da quantidade (treze), verão que 
memorizá-las não é difícil, e naturalmente, ao resolver alguns exercícios, elas 
virão a mente. Vamos à elas: 
Regra 01: Em nomes de pessoas físicas considera o último sobrenome e 
depois o prenome. 
Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira 
 Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga 
 Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes 
Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabética 
considera-se a ordem do prenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem 
antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA 
Dica de prova: Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem 
alfabética do prenome. 
Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos 
 Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo 
 Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel 
Como os sobrenomes são iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem 
antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL. 
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Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou 
ligados por hífen não se separam. 
Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique 
 Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur 
 Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor 
Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou São não 
se separam. 
Ex: Sidney Santa Fé ------------------------SANTA FÉ, Sidney 
 Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos 
 Pedro Carlos São Domingos ---------- SÃO DOMINGOS, Pedro Carlos 
 
Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedência na 
classificação de sobrenomes iguais. 
Ex: S. Ferreira ------------------------------ FERREIRA, S. 
 Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro 
 Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo 
Regra 05: Os artigos e preposições a, o, de, d’, da, do, e, um, uma NÃO 
SÃO considerados parte integrante do último nome. 
Ex: João d’Alencar ------------------------------ ALENCAR, João d’ 
 Silveira d’Almeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d’ 
 José de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, José de 
Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Júnior, Neto 
e Sobrinho, são considerados parte integrante do último nome, mas NÃO SÃO 
considerados na ordenação alfabética. 
Ex: Laura Barros Neto --------------------- BARROS NETO, Laura 
 Ricardo Barros Filho ------------------- BARROS FILHO, Ricardo 
 Alencar Manfredo Sobrinho ----------- MANFREDO SOBRINHO, Alencar 
 Camila Pitanga Júnior ------------------ PITANGA JÚNIOR, Camila 
Como os nomes que indicam grau de parentesco não são considerados na 
ordenação, analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R 
de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO. 
Dica de prova: A exceção a esta regra se dá quando não há outro 
elemento para fazer a ordenação alfabética. 
Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato 
 Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato 
 Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato 
Como os prenomes e sobrenomes são iguais, devemos considerar que o F de 
FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de 
SOBRINHO. 
Regra 07: Os títulos não são considerados na ordenação alfabética. Eles 
devem ficar entre parênteses após o nome completo. 
Ex: Ministro Guido Mântega ------------------ MÂNTEGA, Guido (Ministro) 
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 Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor) 
 Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel) 
Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHÓIS E ORIENTAIS, são 
considerados pelo último sobrenome.Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles 
 John Kenedy --------------------------------- KENEDY, John 
 Jill Valentine -------------------------------- VALENTINE, Jill 
 
Regra 09: As partículas de nomes estrangeiros PODEM OU NÃO ser 
consideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do sobrenome 
quando começadas com letra maiúscula. 
Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di 
 Sandra De Penedo --------------------------- DE PENEDO, Sandra 
 Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta 
 July O’Brien ----------------------------------- O’BRIEN, July 
Regra 10: Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, 
que indica a família do pai. 
Ex: Sanches Camacho Guerra ----------- CAMACHO GUERRA, Sanches 
 Maria Diaz Herrera --------------------DIAZ HERRERA, Maria 
 Mercedez Lopez Hernades ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez 
Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e árabes) 
são registrados exatamente como se apresentam. 
Ex: Ali Mohamed ----------------------- ALI MOHAMED 
 Deng Yutang ---------------------- DENG YUTANG 
 Omar Saad ------------------------ OMAR SAAD 
Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos 
governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os 
ARTIGOS E PREPOSIÇÕES NÃO SÃO CONSIDERADOS NA ALFABETAÇÃO. Estes 
devem ficar após o nome, entre parênteses, para facilitar a ordenação. 
Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE 
 Fundação São Martinho ----------------- FUNDAÇÃO SÃO MARTINHO 
 O Globo ----------------------------------- GLOBO (O) 
 The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The) 
 El País ------------------------------------- PAÍS (El) 
Regra 13: Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, encontros e 
assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso devem 
aparecer no fim, entre parênteses. 
Ex: 3º Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3°) 
 XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII) 
 Nona Reunião de Veteranos --- REUNIÃO DE VETERANOS (Nona) 
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Essas regras não são absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor 
atender as necessidades do usuário. No caso de pessoas físicas ou jurídicas, 
registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva. 
Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO) 
 Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PELÉ) 
 
 
 
MÉTODO GEOGRÁFICO 
Esse método considera como elemento principal para recuperação da 
informação o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poderá optar por 
usar o termo arquivístico PROCEDÊNCIA, que significa também o local; 
portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, não se preocupem. 
Vantagens: ordenação alfabética, fácil de usar. 
Desvantagens: uso de duas classificações, o que pode gerar confusões. 
Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas 
para busca e recuperação. 
Existem três formas de ordenação. Vamos a elas. 
Forma 1: Estado – Cidade – Correspondente: considera a ordenação por 
estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes devem vir primeiro, e as 
cidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabética. 
Ex: Acre – Rio Branco – ANGELIM, Raimundo 
 Acre – Assis Brasil – SILVÉRIO, Jorge 
 Acre – Capixaba – SANTANA, João 
 Acre – Porto Acre – ARAGÃO, Vilas Boas 
 Bahia – Salvador – SANGALO, Ivete 
 Bahia – Água Fria – AMADEO, Sérgio 
 São Paulo – Campinas – DOLORES, Maria 
Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em 
ordem alfabética, depois suas cidades, priorizando as capitais. Como no 
exemplo acima, Rio Branco vem em primeiro lugar por ser a capital do estado, 
e Salvador vem antes das demais pelo mesmo motivo. 
Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecerá a 
ordem dos nomes, começando pelo sobrenome e depois pelo prenome. 
Ex: Bahia – Salvador – GIL, Gilberto 
 Bahia – Salvador – GIL, Preta 
 Bahia – Salvador – VELOSO, Caetano 
Forma 2: Cidade – Estado – Correspondente: considera a ordenação por 
cidades. Nesta forma de ordenação, não há necessidade de priorizar as 
capitais. 
Ex: Areal – Rondônia – VALENTIN, Márcio 
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 Diadema – São Paulo – CAVALCANTI, Roberto 
 São Paulo – São Paulo – ALEXANDRINO, Marcelo 
 Ilhéus – Bahia – SILVA, João 
Forma 3: País – Cidade – Correspondente: prioriza a ordem alfabética dos 
países. Nesta forma também é obrigatória a prevalência da capital sobre as 
demais cidades. 
Ex: Brasil – Rio de Janeiro – GLOBO (O) 
 Portugal – Lisboa – FERREIRA, Manoel 
 Portugal – Coimbra – VAZ, Joaquim 
Esse método é muito simples. Mesmo nas questões de provas não 
apresentam dificuldades: 
O mesmo procedimento deve ser adotado para os outros critérios de 
arquivamento (lembre-se que no critério CIDADE-ESTADO-CORRESPONDENTE 
não é obrigatório priorizar as capitais). 
MÉTODO NUMÉRICO 
Considera como elemento principal o número para busca e recuperação 
da informação/documento. 
Vantagens: diminui os erros de arquivamento. 
Desvantagens: exige pesquisa em índices ou tabelas, o que diminui a 
agilidade na busca e recuperação da informação. 
Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas 
para recuperação da informação (tabela ou índice). 
Está dividido em três formas: numérico simples, numérico cronológico e 
dígito terminal. Vamos a eles. 
Numérico Simples: não requer qualquer planejamento inicial, bastando 
arquivar os documentos em orem numérica. Deve-se apenas cuidar de 
elaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo 
número. O documento receberá um número da pasta + um número sequencial 
(ou também número de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu 
rearquivmento, evita extravios e possibilita a utilização de pastas que venham 
a vagar (ficar sem uso). 
Ex: 1026 – 518 
(o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o 
seqüencial dentro da pasta) 
Numérico Cronológico: considera a data como principal elemento de busca e 
recuperação. Aqui se numera o documento, e não a pasta. É mais utilizado em 
sistemas de protocolos. Os documentos são ordenados em seqüência 
cronológica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro 
que venha a ser desocupado somente se houver coincidência de data. 
Ex: 
 01-02-2001/027 
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(o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento. 
Lembrando que o formato pode variar, sendo a data colocada depois do 
seqüencial ou de forma reduzida, por exemplo) 
Numérico Dígito-Terminal: considera o número do próprio documento como 
elemento principal de ordenação. É usado principalmente quando há grande 
volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua 
recuperação. Diferente dos outros métodos numéricos, que atribuem um 
número ao documento (cronológico) ou à pasta (simples), este método, como 
já dito, utiliza o número do próprio documento, fazendo apenas uma releitura. 
O número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da 
direita para a esquerda. 
Ex: Circular n° 256.741 (método numérico simples). 
 O número dearquivamento será: 25-67-41 
 41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta 
 67 – grupo secundário, indicando a guia 
 25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia 
(posição). 
 
 Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário. 
Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo 
secundário e também ordenamos do menor para o maior. Se também for 
repetido, devemos observar o grupo terciário e repetir o procedimento. 
Ex: 
 GT GS GP 
 25 85 95 
 86 92 95 
 06 07 98 
 
MÉTODO IDEOGRÁFICO 
Este método também requer uma atenção especial do concursando. Não 
é tão freqüente em provas quanto o método alfabético, mas possui muitas 
subdivisões, o que facilita sua confusão e indução ao erro por falta de atenção. 
Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas é usado 
principalmente em arquivos especializados. 
Desvantagens: muitas subdivisões 
Sistema: Como possui muitas subdivisões, pode pertencer aos dois 
sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas está sendo utilizada. 
O método ideográfico está dividido em duas classes, quais sejam a 
alfabética e a numérica. A numérica, por sua vez, está dividida em duas 
subclasses, quais sejam: o dicionário e a enciclopédica; e a classe numérica 
está dividida em três subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e a 
unitermo. Vamos observar o esquema: 
O GP 95 SE REPETE, ENTÃO CONSIDERAMOS QUE O 
GS 85 É MENOR DO QUE O GS 92, POR ISSO VEM 
PRIMEIRO. 
APRESAR DO GT 06 E DO GS 07 SEREM OS MENORES, 
DEVEMOS PRIORIZAR O GP 98, QUE É O MAIOR E 
POR ESSA RAZÃO ESTÁ POSTERIOR AOS DEMAIS. 
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Método alfabético dicionário: nesse método, os documentos são colocados 
em rígida ordem alfabética CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento 
principal a ser ordenado. Essa é a principal diferença entre este e método 
alfabético: aquele considera o correspondente como principal elemento de 
ordenação, enquanto este considera o assunto. 
Ex: 
Arquivo Corrente 
Arquivo Intermediário 
Arquivo Permanente 
Compras 
Distribuição 
Estoque 
Informática 
Livros 
Manuais 
Manutenção de Computadores 
Protocolo 
Publicações 
 
Como se vê, os assuntos são divididos em ordem alfabética por assunto. 
Esses assuntos são colocados na guia que separa os documentos. 
Método alfabético enciclopédico: esse método é similar ao alfabético, com 
a diferença de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA O 
ESPECÍFICO! Nesse caso, não basta classificar os assuntos em ordem 
alfabética, mas também haverá uma subclassificação. 
Ex: 
 ARQUIVO CORRENTE 
 Protocolos 
 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
 ARQUIVO PERMANENTE 
 ESTOQUE 
 Compras 
 Distribuição 
 INFORMÁTICA 
 Manutenção de computadores 
 PUBLICAÇÕES 
 Livros 
 Manuais 
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O concursando dever ter uma atenção especial a esse método, pois pode 
ser difícil realizar essa atividade. A idéia é escolher uma classe que seja 
comum a outras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuição, que se 
referem a materiais, são comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque 
como a classe comum às outras. 
Método numérico duplex: esse método é uma variação do enciclopédico. 
Não apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um índice numérico 
antes das classificações. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitada 
de classes. 
Ex: 
 
 
1. ARQUIVO CORRENTE 
 1-1. Protocolos 
 2. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
 3. ARQUIVO PERMANENTE 
 4. ESTOQUE 
 4-1. Compras 
 4-2. Distribuição 
 5. INFORMÁTICA 
 5-1. Manutenção de computadores 
 6. PUBLICAÇÕES 
 6-1. Livros 
 6-2. Manuais 
O candidato deve atentar para o acréscimo da notação numérica. Os 
números com traços indicam que o assunto se trata de uma subclasse, 
pertencendo a uma classe maior. 
Método numérico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey. Melvil 
Dewey foi um bibliotecário dos Estados Unidos que viveu no século XIX. É 
conhecido nas ciências da documentação e informação por dividir o saber 
humano em nove classes principais e uma décima, que é de conhecimento 
geral. Essas classes são divididas em subclasses, que por sua vez são divididas 
em grupos, subgrupos, etc. A classe principal é composta por três algarismos e 
se separa das subclasses por um ponto. Quanto à parte decimal (subdivisão), 
ela pode ou não existir. 
Ex: Classes 
 0 – Geral 
 1 – Departamento Pessoal 
 2 - Arquivo 
 
 Com as divisões das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria: 
 
 100 DEPARTAMENTO PESSOAL 
 110 Admissão 
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 111 Exame médico 
 112 Documentos 
 112.1 Documentos recebidos 
 112.2 Documentos pendentes 
 113 Assinatura do contrato 
 120 Férias 
 130 Demissão 
 200 ARQUIVO => Subdivisão da classe 2 
Esse método apresenta grandes desvantagens, como a limitação de 
apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das 
atividades das instituições, o que pode gerar muito trabalho. 
O concursando também deve saber que esse é o método adotado em 
TODA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA A NÍVEL FEDERAL, por força da Resolução 
n° 14 do Conselho Nacional de Arquivo – CONARq. 
Método numérico unitermo: também conhecido como indexação 
coordenada, esse método tem como base a analogia, e é usado em arquivos 
especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vão de 0 a 9, e 
atribui assuntos (descritores) de um único termo. Para cada documento temos 
uma “ficha-índice” que fornece uma descrição minuciosa do documento a que 
se refere. 
 
 
 
 
 
Dica de prova: O concursando não deve se aprofundar muito no estudo 
desse método, pois é muito difícil de ser cobrado em prova. Mas, caso apareça, 
a dica é muito simples: basta observar quais os números se repetem nas 
fichas. Eles serão a resposta do item. No nosso exemplo, são os números 55 e 
95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem 
relação com outros assuntos. 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
15 55 18 26 05 
 24 26 32 14 23 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
 55 25 17 95 
07 48 33 47 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
 58 95 06 15 
 12 01 82 
São Paulo 
Admissão 
RAMOS, Edson, Carvalho 
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Dica de prova: O concursando também deve ter em mente que, devido 
ao tamanho do nome, os métodos ideográficos costumam vir com seus nomes 
mais simples (dicionário, enciclopédico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o 
método duplex consiste em... Assim, cuidado para não confundir com outros 
métodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o método 
unitermo pertence ao numérico, quando na verdade pertence ao ideográfico. 
 
Podemos perceber que o método de arquivamento agrupa os assuntos do 
geral para o específico. O método que se baseia nesse critério é o 
enciclopédico, indicado na alternativa de letra “A”. 
 
MÉTODO ALFANUMÉRICO 
O método alfanumérico surgiu para combinar a simplicidade do método 
alfabético com a rapidez do método numérico. 
Como o método alfabético pertence ao sistema direto e o método 
numérico pertence ao sistema indireto, o método alfanumérico pertence ao 
sistema semidireto. 
Quanto à sua aplicação e funcionamento, não há com oque se 
preocupar, pois as bancas não costumam pedir nada que vá além das 
informações acima. Basta que o candidato saiba que é um método que 
combina letras e números, e pertence ao sistema semidireto. 
 
MÉTODOS PADRONIZADOS 
 
Os métodos padronizados não devem ser objeto de preocupação do 
concursando, pois eles raramente caem em concursos. São cinco tipos que se 
enquadram. Vamos a eles; 
Método Variadex: é extremamente simples, tratando apenas de se 
acrescentar CORES à ordenação alfabética. Contudo, devemos observar alguns 
procedimentos: as cores devem ser atribuídas em relação à segunda letra do 
nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias. 
Ex: 
 MIRANDA JÚNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE 
No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser 
da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARq: 
 
A – D e abreviações = ouro ou laranja 
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E – H e abreviações = rosa ou amarelo 
I – N e abreviações = verde 
O – Q e abreviações = azul 
R – Z e abreviações = palha ou violeta 
O concursando não precisa decorar essa tabela. Além dessas definições 
de cores não serem definitivas (são cambiáveis de acordo com as 
conveniências da instituição), elas aparecerão na prova, caso tenha alguma 
questão que trate desse assunto. 
Retomando, esse método é um complemento do método alfabético, 
apenas acrescentando cores. 
Método Automático: é utilizado para arquivar nomes, fazendo uma 
combinação de letras, números e cores para evitar o acúmulo de pastas com 
sobrenomes iguais. É muito utilizado em empresas que possuem vários 
fornecedores e clientes. 
Método Soundex: é utilizado também para arquivar nomes, mas se utiliza da 
semelhança sonora entre eles. 
Ex: 
 FERREIRA, Paulo Duque. 
 PEREIRA, Ricardo Santos. 
Como se pode observar, os nomes possuem semelhança sonora 
(também conhecida como rima). Por isso ficam arquivados próximos. 
Método Mnemônico: funciona fazendo uma codificação do assunto por 
combinação de letras e números. Aqui, as letras são consideradas símbolos, 
cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse método tem o 
objetivo de auxiliar a memória do arquivista para agilizar a recuperação da 
informação. 
Método Rôneo: é uma “versão mais antiga” do método automático. Funciona 
da mesma forma, fazendo uma combinação de letras, números e cores. 
Dica de prova: a razão para falar tão pouco sobre os métodos 
padronizados é que não são comuns em provas de concursos. O método 
automático, apesar de muito eficiente, não é usando na Administração Pública, 
somente em empresas privadas. O método soundex não é aplicado no Brasil, 
apenas nos Estados Unidos e alguns países da Europa. Os métodos mnemônico 
e rôneo eram usados com freqüência, mas ficaram obsoletos com os avanços 
tecnológicos. Então para concursos de nível médio, A NÃO SER QUE SE 
CONCORRA PARA UM CARGO ESPECÍFICO NA ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA UM 
CARGO EM ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS PADRONIZADOS NÃO 
APARECEM! Mas essa não é uma afirmação tão concreta. O que quero com isso 
é chamar a atenção do concursando para mostrar que O ÚNICO MÉTODO 
PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO 
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É O VARIADEX. Caso os outros apareçam em algum item, é suficiente que o 
concursando saiba seu nome, sua definição (como funciona) e a que classe 
pertence (padronizados) para não confundi-los com os métodos básicos. 
(DFTrans/2008 – Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do 
tipo horizontal é o mais adequado, por facilitar a localização dos documentos. 
Resolução 
O item está incorreto. Vimos que o tipo horizontal é adequando para 
arquivos permanentes, pois ali não há freqüência em consulta a documentos, e 
para documentos em grandes dimensões, pois ajuda na sua preservação. 
 
(FUB/2008 – Cespe/UnB) A organização de arquivos pela ordem 
alfabética pressupõe sua classificação por assunto, dentro de um sistema 
numérico. 
Resolução 
O item está incorreto. O método alfabético não considera de forma 
alguma nenhum sistema numérico para sua ordenação. Ainda, o método que 
considera o assunto é o ideográfico. O alfabético considera apenas o nome do 
correspondente. 
 
(TRE-MG/2009 – Cespe/UnB) Os nomes a seguir estão corretamente 
ordenados, de acordo com as regras de alfabetação. 
Bezerra, Alberto Luiz 
Moreira, Maria Madalena 
Santos Cruz, Antônio. 
Resolução 
O item está correto. A ordenação dos nomes está de acordo com o que 
ditam as regras de alfabetação. 
 
(STJ/2008 – Cespe/UnB) A disposição alfabética de pastas de 
documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva pra 
nomes de pessoas. 
 Resolução 
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O item está incorreto. Algumas regras se aplicam a nomes de instituições 
e nomes de eventos. 
 
(TRE-MT/2005 – Cespe/UnB) Na adoção do método de arquivamento 
geográfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da Federação, na 
seqüência são ordenadas as capitais seguidas dos demais municípios. 
Resolução 
O item está correto. Nas formas 01 e 03 há a necessidade de priorizar as 
capitais para a ordenação dos documentos. 
 
Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo 
Mais uma vez precisaremos da Gestão de Documentos para continuar os 
nossos estudos. Lembrando que a Gestão de Documentos é composta por 
atividades e se divide em três fases: produção, utilização e destinação. 
Vamos passar agora à fase de destinação de documentos, onde é 
realizada a mais complexa das atividades: a Avaliação de Documentos. Esta 
atividade, como já estudamos na Classificação de Documentos, é realizada 
pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A comissão deve ser 
formada por arquivistas, profissionais da área de contabilidade, direito, 
administração, por representantes da direção e profissionais que trabalham 
diretamente com as atividades fim da instituição. Ela deve ser convocada 
quando da elaboração da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificação, 
assim como quando for necessário implementar mudanças nessas ferramentas. 
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação são 
resultado direto dos trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação. 
Então, por definição, a Tabela de Temporalidade é a ferramenta da 
Gestão de Documentos resultante da atividade de avaliação documental. Ela 
determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como 
sua destinação final (se serão eliminados ou recolhidos ao arquivo 
permanente). Para tanto, é necessário que vocês observem mais uma vez o 
esquema gráfico da Teoria das Três Idades, apresentado no início da aula. 
Novamente voltando à Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de 
Temporalidade para os documentos da atividade meio já está definida, 
cabendo aos órgãos e entidades elaborar a tabela para os documentos da 
atividade fim. 
Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ 
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Observem que a Tabela traz o assunto, o código de classificação, o prazo 
de guarda nos arquivos corrente e intermediário, e sua destinação final. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A classificação ajuda a definir a 
organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial 
para a sua recuperação. 
 ResoluçãoO item está correto. A partir da classificação, podemos ter noções da 
disposição física dos mobiliários no arquivo para melhor organizar os 
documentos. 
 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A elaboração da tabela de temporalidade 
deve fundamentar - se nas funções e atividades desempenhadas por 
determinado órgão. 
Resolução 
O item está incorreto. O que deve basear-se nas funções e atividades, 
como vimos, é o Plano de Classificação de Documentos. 
 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda 
e a destinação final dos documentos, resultado direto do processo de 
avaliação, é denominado código de classificação de documentos de arquivo da 
atividade-meio. 
Resolução 
O item está incorreto. O instrumento que determina os prazos é a Tabela 
de Temporalidade de Documentos. 
 
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(MS/2010 – Cespe/UnB) A tabela de temporalidade é um instrumento de 
destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e eliminação 
de documentos. 
Resolução 
O item está correto. A Tabela de Temporalidade determina todos os 
prazos em relação aos documentos, e também sua destinação. 
 
(STM/2011 – Cespe/UnB) O ano é a unidade de tempo utilizada na tabela 
de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ. 
Resolução 
O item está correto. Pela observação do exemplo da figura acima, que é 
uma parte da tabela elaborada pelo CONARQ, todos os prazos de guarda nos 
arquivos corrente e intermediário são expressos em anos. Mesmo com a 
ocorrência, em alguns casos, do termo “enquanto vigora”, o tempo ainda é 
considerado em anos. A utilização desse termo s explica pela incapacidade de 
se determinar a quantidade de tempo (em anos) que o documento poderá 
permanecer no arquivo corrente. Então, caso algum documento deixe de ter 
freqüência em seu uso na metade do período de ano, ele ainda será corrente 
até que se feche o ciclo do ano. 
Vale lembrar ainda que o prazo de guarda dos documentos começa a 
contar da data da sua produção. No arquivo corrente, que é onde o documento 
é criado, o prazo de guarda começa a contar de sua produção, mesmo que 
ainda não tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No 
arquivo intermediário, o prazo de guarda começa a contar do momento da sua 
transferência. 
E mais importante ainda: a Tabela não define prazos de guarda no 
arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram deverão ser 
mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo possível. Além disso, 
sabemos que a Tabela de Temporalidade é resultado da Avaliação de 
Documentos, que é atividade da Gestão de Documentos; e a Gestão de 
Documentos pára no arquivo intermediário. 
(STM/2011 – Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de 
temporalidade, são precedidos das unidades de classificação. 
Resolução 
O item está correto. Vimos que os elementos da tabela são: o assunto, o 
código de classificação, o prazo de guarda nos arquivos corrente e 
intermediário, e sua destinação final. 
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Exercícios 
 
01 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) No que se refere ao documento, valor 
mediato corresponde a valor primário ou administrativo. 
02 - (MS/2010 – Cespe/UnB) A tabela de temporalidade é um 
instrumento de destinação que determina prazos para transferência, 
recolhimento e eliminação de documentos. 
03 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) Na tabela de temporalidade, o campo que 
indica a destinação final dos documentos apresenta as possibilidades de 
eliminação, de guarda eventual e de guarda permanente. 
Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da 
segunda metade do século XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto 
quanto a concepção teórica e os desdobramentos práticos da gestão ou a 
administração de documentos estabelecidos após a Segunda Guerra Mundial. 
Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvérsias e ainda 
restrito, como experiência, a poucos países. 
José Maria Jardim. O conceito e a prática da gestão de documentos. 
Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n.º 2, p. 35-42, jul.-dez./1987 (com adaptações). 
Tendo como referência inicial o texto acima e a respeito da gestão de 
documentos, julgue os itens que se seguem. 
04 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) A gestão de documentos surgiu com o 
objetivo de resolver os problemas de preservação dos documentos de valor 
primário dos arquivos permanentes das organizações públicas e privadas. 
05 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Os documentos que formam os 
arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os 
setores de trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade 
de terem valor administrativo, técnico ou legal. 
06 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) A implantação de um sistema 
informatizado de gestão arquivística de documentos torna desnecessária a 
manutenção das atividades típicas de um protocolo. 
07 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) O volume geral atual dos conjuntos 
documentais e seu índice de acumulação anual têm pequena ou quase 
nenhuma influência na decisão de eliminação ou preservação permanente dos 
documentos de arquivo. 
08 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) A fase de utilização e manutenção 
dos documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das 
atividades mais complexas dessa gestão: a avaliação. 
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09 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Os gestores dos sistemas de 
informação e de tecnologia da informação são os responsáveis, em todos os 
níveis, pela produção e pelo uso dos documentos arquivísticos, de acordo com 
o programa de gestão de documentos. 
10 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A gestão documental e a proteção a 
documentos de arquivo são deveres do poder público definidos na legislação 
brasileira porque tais documentos, além de úteis como instrumento de apoio à 
administração, são elementos de prova e informação, valiosos para a cultura e 
o desenvolvimento científico. 
11 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Fatores ligados à preservação devem ser 
considerados na produção documental. Por exemplo, documentos de valor 
permanente devem ser produzidos em papel alcalino. 
12 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Nos órgãos ou instituições públicas, 
protocolo é geralmente o setor encarregado de atividades como recebimento, 
expedição, registro, distribuição e controle da movimentação de documentos 
em trâmite. 
13 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O setor de protocolo também é 
responsável pelo recebimento, pela movimentação e expedição dos 
documentos. 
14 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O registro, uma das operações técnicas 
do sistema informatizado de gestão arquivística de documentos de arquivo, é 
desenvolvido pelo setor de protocolo. 
15 - (MPU /2010 – Cespe/UnB) A tramitação é uma atividade 
desenvolvida pelos setores de trabalho responsáveis pela demanda contida nos 
documentos, não sendo uma atividade de protocolo. 
16 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) A correspondência particular recebida 
nos serviços de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao 
destinatário. 
17 - (MS/2010 – Cespe/UnB) A adoção de um ou mais critérios de 
classificação para uma série documental permite agilizar a consulta aos 
documentos, evitando que seja necessário consultar dezenas de documentos 
com a finalidade de localizar um específico; os critérios mais utilizados são o 
temático, o alfabético, o cronológico e o numérico. 
18 - (STJ/2008 – Cespe/UnB) A organização e a classificação dos 
documentos de uma organização devem ser feitaspor tipo documental. 
19 - (STM/2011 – Cespe/UnB) A classificação arquivística é uma 
sequência de operações que visa organizar os documentos de um arquivo ou 
de uma coleção segundo um plano de classificação. 
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20 - (TRT-16/2005 – Cespe/UnB) Datas-limites corresponde ao elemento 
de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são 
indicadas as datas de início e término do período abrangido. 
21 - (MEC/2009 – Cespe/UnB) Quando as pastas que contêm 
documentos de arquivo de determinado setor são dispostas pelo nome dos 
correspondentes, isso caracteriza a utilização do método de arquivamento do 
tipo unitermo. 
22 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) A localização dos documentos de 
arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice 
ou de um código. 
23 - (MEC/2009 – Cespe/UnB) O arquivamento horizontal permite 
consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos. 
24 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadas pelo 
método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de 
documentos. 
25 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) O recolhimento é a passagem dos 
documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem 
como objetivo racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dos 
documentos, liberando espaços e economizando recursos materiais. 
26 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Gestão de documentos é o sistema de 
controle sobre a produção e manutenção de documentos nas fases corrente e 
intermediária, por meio de registros, listagens, índices e planos de 
arquivamento. 
27 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Os métodos básicos de arquivamento são 
alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. 
28 - (STM/2011 – Cespe/UnB) O método alfanumérico é um método do 
sistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde 
este se encontra guardado. 
29 - (STJ/2008 – Cespe/UnB) O método de ordenação dos documentos a 
partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex. 
30 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) O método numérico simples determina 
a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três 
grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19. 
31 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Na ordenação geográfica de 
documentos relativos à correspondência com outros países, deve-se alfabetar 
em primeiro lugar o país, seguido da cidade e do correspondente. Por 
exemplo: França Paris - Duchein, Michel. 
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32 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) A localização dos documentos de 
arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice 
ou de um código. 
33 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Os documentos relativos às atividades-
meio não constantes da tabela de temporalidade de documentos, elaborada 
pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), devem ser submetidos às 
comissões permanentes de avaliação de documentos dos órgãos envolvidos, 
que estabelecerão os prazos de guarda e destinação, a serem aprovados pelo 
Arquivo Nacional. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Gabarito Comentado 
 
 
 
Item Resposta Comentário 
01 Errado O valor primário está ligado aos objetivos de sua criação, portanto é imediato. O valor mediato está ligado aos objetivos diferentes daqueles de sua criação. 
02 Certo A Tabela de Temporalidade determina todos os prazos de guarda dos documentos, além da sua destinação. 
03 Errado Quanto à destinação, somente há duas possibilidades: a eliminação ou a guarda permanente. Portanto não há guarda eventual na Tabela de Temporalidade. 
04 Errado Os documentos de arquivo permanente não mais possuem valor primário, servindo apenas de fonte de pesquisa. 
05 Certo Os documentos de arquivo corrente estão sempre muito próximos de seu produtor, tendo a classificação de setoriais. 
06 Errado O protocolo jamais vai deixar de existir. Os sistemas informatizados são apenas ferramentas que auxiliam os trabalhos do mesmo, mas não os substitui. 
07 Errado Esses são fatores que influenciam muito no momento de decidir por guardar ou não um documento. Por mais q a informação seja importante, não é preciso ter em excesso. 
08 Errado A avaliação é sim a atividade mais complexa da Gestão de Documentos, pois deve atribuir valor aos documentos. Contudo está na fase de destinação. 
09 Errado A Gestão de Documentos é um sistema complexo, que abrange toda a instituição. Assim, tem vários responsáveis, sendo o principal a alta direção da instituição. 
10 Certo Esses são deveres do Estado, definidos na Constituição (arts. 215 e 216), além da Lei 8.159/91 (Lei de Arquivos). 
11 Certo Na fase de produção devem ser considerados os fatores de criação de documentos. Os de valor permanente devem ter papel alcalino, pois estes têm pH neutro e duram mais. 
12 Certo Uma das definições para o termo protocolo é exatamente a unidade ou setor responsável por controlar o trâmite de documentos. 
13 Certo O protocolo é responsável pelo recebimento, movimentação e saída de todos os documentos de uma instituição. 
14 Errado O registro é sim uma das operações do protocolo. Contudo, não necessariamente deve ser informatizado. A ferramenta informatizada é opção nos serviços de protocolo. 
15 Errado A tramitação é de responsabilidade do protocolo, uma vez que controlar a movimentação dos documentos é o seu principal objetivo. 
16 Errado Segundo as rotinas descritas, as correspondências particulares não devem entrar nos sistemas da instituição, devendo ser enviadas do mesmo modo como são recebidas. 
17 Errado A afirmação do item está correta, contudo não existe o método temático nos métodos de classificação, e sim o ideográfico. 
18 Errado A classificação de documentos deve considerar a organização da instituição ou as suas atividades, pois o objetivo é refletir a sua identidade. 
19 Errado A classificação arquivística não se aplica a documentos colecionados, que pertencem ao conjunto documental de bibliotecas e têm classificação própria. 
20 Certo As datas-limite indicam o ano em que os documentos entraram em determinado arquivo e até que ano deve permanecer ali. 
21 Errado O método que utiliza o nome do correspondente para fazer o arquivamento de documentos é o alfabético. 
22 Errado Nesse sistema a busca e recuperação de documentos é feita de forma objetiva, dispensando o uso de qualquer ferramenta. 
23 Errado No arquivamento horizontal os documentos ficam dispostos uns sobre os outros, portanto deve haver a remoção de outros para consulta de um. 
24 Certo O método duplex, por adicionar um índice numérico ao assunto, possibilita a abertura ilimitada de classes para organização dos documentos. 
25 Errado O recolhimento é a passagem para os arquivos permanentes. A transferência que é a passagem para os arquivos intermediários. 
26 Certo A Gestão de Documentos é o conjunto de atividades que busca controlar todo o fluxo de documentos em uma instituição, durante sua tramitação. 
27 Certo Esses são os métodos que se enquadram na classificação de básicos. Os padronizados são variadex, rôneo, automático, mnemônico e soundex. 
28 Errado O método alfanumérico combina a facilidade do alfabético com a agilidade do numérico. Assim, pertence ao sistema semi-direto ou semi-indireto. 
29 Errado O método duplex é a combinação de um índice numérico associado ao assunto. Aquele que utiliza os nomes de cidades e estados é o geográfico.