Gestão de documentos

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Gestão de documentos; Arquivamento e ordenação.
Natureza dos documentos: -Arquivos especiais: Formas físicas diversas. Ex: cd, fita, disco, foto. 
-Arquivos especializados: Documentos de matéria específica, independentemente de seu suporte.
Elementos do documento: 
-Suporte: material físico onde o documento é armazenado. Ex: papel, fita, cd
-Forma: preparação e tramitação de documento. Ex: original, cópia, rascunha, minuta
-Formato: configuração física e modo como foi gerado. Ex: folha, caderno, cartaz
-Gênero: Configuração de acordo com a configuração de seu conteúdo. Ex: Audiovisual, fotográfica, textual
-Espécie: Configuração de documento de acordo com a natureza de suas informações. Ex: Certidão, boletim, relatório.
-Tipo: Relacionada a espécie documental e a atividade gerada. Ex: boletim de ocorrência, certidão de óbito.
Classificação dos documentos: Podem ser divididos cumulativamente em gênero, espécie e natureza do assunto.
Gênero:
 Escritos ou textuais: Manuscritos, impressos ou datilografados. Ex: certidões, contratos, atas.
Cartográficos: formatos e dimensões variáveis, contendo representação geográfica, arquitetônica ou de engenharia. Ex: plantas, mapas.
Iconográficos: Fotografias, gravuras, diapositivos (espécie de powerpoint do passado), desenhos
Filmográficos: Filmes e fitas.
Sonoros: Discos e fitas, contendo registros fonográficos.
Micrográficos: Rolo, microficha, cartão-janela, resultantes da microrreprodução de imagens.
Informáticos: Produzidos ou armazenados em pc: disquete, HD, memória flash.
Quanto a espécie: 
Atos normativos: Normatização das atividades. Ex: Leis, decretos, estatutos, portarias
Atos de correspondência: ligados aos atos normativos, viabilizam a execução deles, ou seja, ato normativo é criado e ato de correspondência o divulga. Ex: carta, ofício, memorando, edital
Atos enunciativos/opinativos: visam esclarecer assuntos fundamentando solução. Ex: parecer, relatório, voto.
Atos de assentamento (registro de fato): registro de fatos e ocorrências. Ex: atas de termo, autos de infração, apostila.
Atos comprobatórios: comprovam assentamentos. Ex: certidões, atestados, traslados.
Atos de ajuste: representados por acordo de vontade, onde adm federal, estadual ou municipal é parte. Ex: tratado, convênio, contrato.
Natureza do assunto: 
Ostensivos: divulgação não prejudica a adm, sem restrição de acesso
Sigilosos: informações sensíveis, podendo apenas ser divulgados após prazo máximo de restrição de acesso.
Gestão documental: procedimentos e operações técnicos referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Fases da gestão documental (PUAD):
Produção de documentos (primeira fase): Elaboração de documentos em função de atividades de órgão ou setor, priorizando documentos fundamentais para a atividade e adm, evitando erros.
Utilização dos documentos (segunda fase): fase do protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), expedição e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, além de acesso à documentação (consulta e empréstimo)
Avaliação e destinação de documentos (terceira fase): depende de análise e avaliação dos documentos, pois determina seus prazos de guarda, em razão de seus valores, e divididos em quais serão arquivados permanentemente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor.
Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo: Classificar corretamente, bem guardados e de fácil acesso.
Métodos de arquivamento:
Arquivamento direto: busca do documento ocorre diretamente onde está arquivado. Ex: alfabético/geográfico
Arquivamento Indireto: Necessário um índice ou código para localizá-lo. Ex: numérico ideográfico
Sistema semi-indireto: método alfanumérico (letras e números), não se inclui nos métodos padronizados.
Tipos de métodos:
Alfabético: método direto, ordem alfabética, pesquisa feita no próprio índice, sem necessidade de buscar em outros arquivos.
Geográfico: Sistema direto, busca pela procedência ou local. Ex: Nome do Estado, cidade e correspondente, sendo que as capitais sempre ficarão em primeiro lugar. Exceto quando o nome da cidade vier primeiro. Usado quando documentos vem de muitas localidades do Brasil.
Métodos numéricos: métodos indiretos, elemento considerado: número
Numérico simples: A preocupação é com a ordem de entrada ou registro, não há ordem alfabética, pois são buscados por índices remissivos ou onomástico. Este método é utilizado em arquivos especiais (discos, fitas, fotografias) e especializados (prontuários médicos, cadastros de funcionários)
Numérico cronológico: importante a ordem numérica e data, numera-se o documento e não a pasta, podendo ser pelo dia – mês e ano da emissão.
Numérico dígito-terminal: necessário em locais com grande volume de informações, documentos numerados sequencialmente em 3 grupos de 2 dígitos e lidos da direita para esquerda, formando 3 pares. Ex:231211 23(grupo terciário)-12 (secundário)- 11 (primário), caso haja 5 números, deve-se completar com 0 do lado esquerdo.
Ideográfico ou por assunto: Documentos armazenados por assuntos, depende de grande conhecimento do arquivologista e se divide em alfabético: dicionário e enciclopédico e numérico: decimal e duplex.
Aula 2, p 69