Bases de Gestão para Engenharia 4

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Bases de Gestão para Engenharia
4 - Direção e Controle
INTRODUÇÃO
O papel da direção e das pessoas é mostrado por meio da discussão da motivação, da liderança e da comunicação. Possui a função de tornar as relações humanas mais abertas e cooperativas, visando incrementar a integração, a fluidez e a flexibilidade em todos os níveis da empresa em prol de um desempenho superior.
Também perceberemos que a função controle pode ser analisada como um processo coercivo e repressivo, assim como um mecanismo na orientação e no planejamento das organizações. O processo de controle é uma atividade cíclica e contínua e envolve várias etapas sequenciais como, por exemplo, o estabelecimento de padrões de desempenho, as medidas, a avaliação e a definição de ações corretivas quando necessário.
O controle pode ser estratégico, tático e operacional. Os tipos de controle denominados antecedentes ou pré-controle; os controles concomitantes e os de resultados indicam a dinamicidade das organizações.
OBJETIVOS
Estabelecer a Direção como uma das etapas do processo administrativo e os princípios aplicados a essa função;
Identificar os estilos de direção, abordando os conceitos de motivação, liderança e comunicação;
Analisar a importância da direção e das pessoas no processo administrativo das empresas como um fator catalisador dos elementos produtivos das organizações;
Compreender que a direção se baseia na tríade motivação, liderança e comunicação;
Estabelecer o controle como processo administrativo, as suas fases, os princípios gerais de administração aplicados ao controle e as técnicas relacionadas com a função de controle;
Reconhecer a função controle como um elemento dos mais importantes para a constante verificação do que ocorre nos ambientes interno e externo;
Identificar o momento em que ocorre o controle e os meios dos quais as empresas podem dispor para realizá-lo.
Direção e Controle
Você sabe quais são os atributos da função administrativa de direção no nível institucional da empresa? Vejamos:
A direção constitui a função de acionar, de fazer acontecer, de dinamizar a empresa, portanto está relacionada com a ação.
Além disso, esta função refere-se às relações interpessoais dos gestores em todos os níveis da organização e os seus respectivos subordinados, envolve todos os processos por meio dos quais se procura influenciar os empregados para que ajam dentro das expectativas e consigam atingir ou mesmo superar os objetivos planejados pela empresa.
Cada vez se enfatiza mais os grupos e as equipes e não apenas o comportamento individualizado. As equipes são mais do que simplesmente grupos de pessoas. Através da direção, obtêm-se objetivos convergentes, sinergia entre as pessoas, responsabilidade coletiva e solidária e habilidades complementares.
Daí decorre a ênfase em programas de envolvimento das pessoas, como:
Abordagem Comportamental
Essa abordagem definiu um novo enfoque às teorias organizacionais, passando a dar ênfase nas pessoas.
Um dos principais expoentes desta teoria foi Douglas McGregor, que desenvolveu uma das primeiras teorias para o entendimento do comportamento das pessoas.
Segundo McGregor, existem dois estilos básicos de direção, como dois extremos de um continuum:
Segundo McGregor, existem dois estilos básicos de direção, como dois extremos de um continuum:
Pela teoria X as pessoas são preguiçosas, evitam o trabalho e não gostam de assumir responsabilidades. Por outro lado, a teoria Y parte do pressuposto de que o trabalho é inerente às pessoas, as quais obtêm satisfação intrínseca em suas atividades.
	
Cada administrador possui uma concepção própria a respeito de seus subordinados, que condicionará a forma como ele os dirige.
A direção depende dos sistemas de administração existentes na empresa e varia em um continuum de quatro sistemas.
Motivação
No âmbito organizacional, é a predisposição individual para exercer esforços que busquem alcance de metas organizacionais, condicionada se tais esforços satisfizerem, simultaneamente, alguma necessidade individual.
A motivação não é característica individual, mas resultado da interação entre a pessoa e determinada situação.
Todo comportamento humano é causado, motivado e orientado por objetivos pessoais e pode ser explicado por meio do ciclo motivacional:
A função administrativa de direção no nível intermediário recebe o nome de gerência e se incumbe de dirigir o comportamento das pessoas para o alcance dos objetivos empresariais.
A gerência é uma atividade voltada para as pessoas e se fundamenta na motivação, na liderança e na comunicação.
Teoria da Hierarquia das Necessidades
Abraham Maslow, um dos principais teóricos da motivação, desenvolveu a teoria da hierarquia das necessidades.
Segundo esta teoria, o comportamento individual é motivado por estímulos internos (necessidades), que são estados de carência.
Uma necessidade só constitui fator de motivação quando necessidades de um nível inferior estiverem minimamente satisfeitas.
Pela Pirâmide de Maslow ou Pirâmide das Necessidades as motivações humanas encontram-se hierarquicamente estruturadas em cinco níveis de urgência ou prioridade.
As necessidades primárias (fisiológicas e as de segurança) estão abaixo e as necessidades secundárias (sociais, de estima e de autorrealização) estão acima.
As necessidades inferiores monopolizam o comportamento por serem mais prementes; contudo, à medida que são satisfeitas, as necessidades superiores começam a se manifestar.
A motivação é um aspecto importante na gerência, também explicada pela Teoria dos dois fatores de Herzberg.
Frederick Herzberg ficou conhecido pelos estudos sobre motivação humana. Segundo a sua teoria, a satisfação e a insatisfação no trabalho decorrem de dois conjuntos substancialmente diferentes e separados de fatores:
Segundo a teoria de Herzberg, os aspectos satisfatórios estavam mais relacionados ao conteúdo do trabalho (denominados fatores intrínsecos ou de motivação), enquanto os aspectos insatisfatórios diziam respeito às condições dentro das quais o trabalho era executado (fatores extrínsecos ou higiênicos).
A motivação também pode ser explicada por uma abordagem contingencial. De acordo com essa abordagem, a motivação de produzir depende de expectativas, recompensas e de relações entre ambas, na qual os resultados intermediários dependem dos resultados finais esperados.
O segundo aspecto importante da gerência é a liderança, ou seja, a influência interpessoal exercida em uma situação e dirigida por meio do processo de comunicação humana para o alcance de objetivos específicos.
No contexto da Administração, a liderança pode ser definida como o processo social de dirigir e influenciar o comportamento dos empregados, levando-os à realização dos objetivos. O papel do líder está intimamente relacionado com a direção e motivação dos empregados.
Vejamos:
TRAÇOS DE LIDERANÇA
Uma das perspectivas mais antigas de compreensão da liderança foi a abordagem baseada nos traços de liderança. Os estudos objetivaram a identificação dos traços, das características individuais dos líderes, como iniciativa, determinação, inteligência etc., partindo da premissa de que eles nascem com tais características, que os diferenciam de outras pessoas.
O fracasso das pesquisas sobre os traços de liderança abriu espaço para o desenvolvimento de outros estudos.
LIDERANÇA SITUACIONAL OU CONTINGENCIAL
Outra linha de estudo da liderança foi desenvolvida pelos pesquisadores, que investigaram quais circunstâncias situacionais influenciavam eficácia do líder.
Segundo perspectiva situacional ou contingencial, não existem traços ou comportamentos importantes com relação à liderança. Para ser eficaz o estilo tem de ser apropriado à situação.
O terceiro aspecto da gerência é a comunicação, isto é, o processo de passar informação e compreensão de uma pessoa para outra.
O processo de comunicação é:
Tambémpode ser influenciado por barreiras técnicas, semânticas e humanas.
Atenção
As comunicações – sejam formais ou informais, orais ou escritas, descendentes, ascendentes ou laterais – são importantes para o comportamento humano nas empresas.
Controle
O controle no nível institucional da empresa, também denominado estratégico ou organizacional, é:
O controle busca garantir o alcance eficaz e eficiente da missão, na visão e dos objetivos organizacionais.
O controle eficaz garante que todas as atividades sejam realizadas conforme o planejado, dentro de um padrão de comportamento previamente estabelecido.
O controle tem duas atribuições essenciais:
O planejamento especifica os objetivos organizacionais e o controle verifica se esses objetivos estão sendo realizados.
Sem os objetivos o controle não seria possível, uma vez que não existiriam padrões para avaliar.
Nos níveis institucional, intermediário e operacional, o processo de controle apresenta quatro fases distintas:
Essas quatro fases são interdependentes e interativas:
• Estabelecer objetivos e padrões de desempenho;
• Avaliar o desempenho atual;
• Comparar o desempenho atual com os objetivos.
O controle no nível institucional ajusta-se a certos requisitos (baseia-se em planos e requer uma estrutura organizacional) para avaliar e monitorar o desempenho global da empresa por meio de controles globais. Entre estes estão:
• Resumos e relatórios contábeis e orçamentários;
• Controles dos lucros e perdas;
• Controles por meio da análise do retorno sobre o investimento etc.
Saiba mais
Do ponto de vista humano, o controle organizacional está voltado para o comportamento dentro da empresa, que busca obter a necessária eficácia e eficiência.
Na organização humana, que provoca o comportamento organizacional, existem variáveis causais, intervenientes e resultantes.
Em todo processo de controle, deve-se levar em conta os fatores humanos diante das implicações racionais e simbólicas sobre o comportamento das pessoas.
O controle no nível intermediário, também denominado tático, não é genérico nem abrangente como o controle no nível institucional. Sua dimensão de tempo se dá pelo médio prazo e aborda cada unidade da empresa (como um departamento ou divisão) ou cada conjunto de recursos tomado isoladamente dos demais.
O controle no nível operacional (ou controle operacional) é o subsistema efetuado no nível mais baixo da empresa. Seu conteúdo é específico e voltado para cada tarefa ou operação, e é direcionado para o curto prazo e para a ação corretiva imediata e concreta.
	
Um sistema é cibernético quando processa informações (feedbacks) vindas de dentro e de fora do próprio sistema e é capaz de ajustar seu próprio funcionamento automaticamente. Alguns exemplos de sistemas cibernéticos são: organismos vivos, máquinas automáticas, instituições etc.
Neste nível operacional, é fácil perceber como o processo de controle se aproxima do cibernético, no qual existe:
A fixação de padrões operacionais considera a quantidade, a qualidade, o tempo e os custos envolvidos em determinada tarefa ou operação. A ação corretiva incide sobre a própria tarefa ou operação realizada.
Pode, porém, também ser feita por meio de quatro tipos de intervenção no nível operacional:
No nível operacional, o controle sobre as pessoas toma a forma de ação disciplinar no sentido de orientar e/ou corrigir e não simplesmente punir ou castigar as pessoas.
Controle — “Sincronismo Temporal”
O controle de uma atividade ou processo organizacional pode ser efetuado em diferentes momentos, antes que a atividade comece, enquanto a atividade decorre e depois que a atividade estiver concluída.
CONTROLE PREVENTIVO
• Antecipa os problemas;
• Possui foco nos insumos.
Ex.: inspeção de matérias-primas
CONTROLE SIMULTÂNEO
• Corrige problemas à medida que ocorrem;
• Possui foco nos processos.
Ex.: supervisão direta dos trabalhadores
CONTROLE POSTERIOR
• Corrige problemas depois de ocorrerem;
• Possui foco nos resultados.
Ex.: inspeção da qualidade dos bens
Atividades
1. A função Direção é basicamente uma atividade que envolve:
Comunicação, coordenação, e exercício do poder legal ou legítimo.
Comunicação, motivação e exercício do poder carismático.
Comunicação, motivação e liderança.
Motivação, chefia e liderança.
Nenhuma das alternativas acima.
Resposta: Letra C
 
2. A função Direção é basicamente uma atividade que envolve:
Democrático, motivador e participativo.
Liberal, privilegiando a criatividade.
Autocrático, implicando em uma maior supervisão.
Não existe um estilo único e melhor a ser utilizado.
Nenhuma das alternativas acima.
Resposta: Letra D
 3. A Direção é intrínseca das relações internas da organização e procura a melhor forma de estabelecer o funcionamento harmonioso de todos que compõem a estrutura, por meio de:
Análise da necessidade de maior ou menor centralização e descentralização.
Emprego de técnicas de motivação e liderança.
Uso dos princípios da autoridade e responsabilidade.
Comunicação eficiente e feedback.
Todas as alternativas acima estão corretas.
Resposta: Letra E
 
4. O Controle também é conhecido como uma etapa de:
Insumo ou entrada.
Feedback ou retroação.
Transformação ou processador.
Resultado ou saída.
Nenhuma das alternativas está correta.
Resposta: Letra B
 
5. Um dos elementos mais modernos que facilita a tomada de decisão dos níveis estratégico ou gerenciais, com base na retroação dos resultados obtidos a cada ciclo do processo administrativo, é o:
Aparelho telefônico celular.
Memorandos virtuais.
Sistemas de informações gerenciais (SIG).
Rede wireless dos equipamentos da empresa.
Nenhuma das alternativas acima.
Resposta: Letra C
 6. O controle ocorre no momento em que:
Os resultados são revelados ao final do processo produtivo.
Os relatórios gerenciais preliminares são emitidos.
Após as auditorias de clima organizacional.
Quando há alterações na economia que impactam leve ou fortemente o negócio.
Todas as alternativas acima.
Resposta: Letra E
Resumo do conteúdo
A direção constitui a terceira função administrativa e lida com a orientação das operações que devem ser executadas para alcançar os objetivos propostos pelo planejamento;
As referências às relações interpessoais dos gestores em todos os níveis da organização e os seus respectivos subordinados;
Cada vez se enfatiza mais os grupos e as equipes e não apenas o comportamento individualizado;
Através da direção, se obtém objetivos convergentes, sinergia entre as pessoas, responsabilidade coletiva e solidária e habilidades complementares;
A ênfase em programas de envolvimento das pessoas, como a administração participativa, a participação representativa, as forças-tarefas, os círculos de qualidade e os planos de aquisição de ações das companhias;
O controle constitui a quarta função administrativa, sem que isso represente uma escala temporal ou de importância;
A finalidade do controle é assegurar que aquilo que foi planejado, organizado e dirigido se ajusta aos resultados obtidos;
A essência do controle consiste em verificar se a atividade monitorada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados;
SIG — Sistema de Informação Gerencial, que oferece informações rápidas, em tempo real, facilitando a tomada de decisão dos gestores.