NILTON CORREA ALVES

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UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES 
PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO 
DIRETORIA DE PROJETOS ESPECIAIS 
PROJETO A VEZ DO MESTRE 
 
 
 
A Gestão Documental e a Qualificação do Pessoal dos 
Arquivos na Administração Direta e Indireta do Poder 
Executivo do Estado do Rio de Janeiro. 
 
 
 
 
 
AUTOR: Nilton Corrêa Alves 
 
 
 
ORIENTADOR: Jorge Tadeu Vieira Lourenço, M. Sc. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Rio de Janeiro 
dezembro/2001
I 
UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES 
PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO 
DIRETORIA DE PROJETOS ESPECIAIS 
PROJETO A VEZ DO MESTRE 
 
 
 
A Gestão Documental e a Qualificação do Pessoal dos 
Arquivos na Administração Direta e Indireta do Poder 
Executivo do Estado do Rio de Janeiro. 
 
 
 
 
 
Nilton Corrêa Alves 
 
 
 
 
 
Trabalho Monográfico apresen-
tado como requisito parcial para 
obtenção do Grau de Especialista 
em Docência Superior. 
 
 
 
 
 
 
Rio de Janeiro 
dezembro 2001 
II 
III 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
AGRADEÇO 
 
A Deus, pela saúde e força, para 
ultrapassar os obstáculos. 
 
A Venício, colega de trabalho, pelo apoio 
na revisão dos originais desta monografia. 
3 
IV 
 
 
 
 
 
Dedico este trabalho: 
 
A meus pais, com muito carinho pois foram meus 
maiores estimuladores, oferecendo-me forças para 
lutar pela vida com a certeza da vitória. 
 
À minha esposa Andréa e ao meu irmão Nelson, 
amigos, companheiros e incentivadores, pelo apoio 
e compreensão, sem os quais não seria possível 
realizar este trabalho. 
 
A meus filhos Nielsen, Nilton Jr. e Pedro Henrique, 
para que no futuro possa servir-lhes de exemplo. 
4 
V 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
“O mais importante na 
vida não é a situação em 
que estamos, mas a 
direção para a qual nos 
movemos”. 
 
Oliver Holmes 
5 
VI 
 
 
 
RESUMO 
 
Avaliam-se a gestão dos arquivos e a qualificação do seu 
pessoal na administração direta e indireta do Poder Executivo 
do Estado do Rio de Janeiro, observando a importância do 
papel da Arquivologia na gestão documental pública. São 
analisados os critérios estabelecidos na Lei federal n.º 8.159 e 
nas Resoluções SARE n.º 2.747/99 e n.º 2.794/99. Na lei 
federal é definida a política nacional de arquivos públicos e 
privados. Observa-se que esta ainda carece de regulamenta-
ções, no sentido de determinar como crime de 
responsabilidade o extravio e o descarte de documentos sem 
uma avaliação prévia de seu teor e sua importância histórica. 
Nas resoluções da Secretaria de Estado de Administração e 
Reestruturação - SARE, definem-se a tabela de temporalidade 
e a classificação de documentos do Poder Executivo Estadual. 
Considera-se que as normas implementadas tanto na tabela 
quanto na classificação, cuja abrangência se estende da 
administração direta à indireta, foram providenciais e 
oportunas, ao estabelecerem procedimentos e operações 
técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento ou eliminação dos documentos. Aponta-se a 
necessidade de desenvolver um programa de treinamento, 
oferecendo cursos especializados na área arquivística, cuja 
finalidade maior será a fixação das bases técnicas a serem 
operacionalizadas nas repartições públicas estaduais. 
6 
VII 
 
 
 
 
SUMÁRIO 
 
 
INTRODUÇÃO................................................................................................... 8 
CAPÍTULO 1 
DEFINIÇÃO DE TERMOS ............................................................................... 11 
1.1- Definições ............................................................................................. 11 
1.2- Interpretação de termos arquivístico e termos de outras áreas do 
conhecimento .............................................................................................. 15 
1.2.1- Arquivos e informação...................................................................... 15 
1.2.2- Comunicação e documento.............................................................. 16 
1.2.2- Gestão de documentos .................................................................... 20 
1.2.3- Educação ......................................................................................... 21 
1.2.4- Treinamento & desenvolvimento...................................................... 22 
CAPÍTULO II 
O arquivo: a sua importância social e a sua gestão na administração 
pública............................................................................................................. 25 
2.1- A importância social do arquivo......................................................... 25 
2.2- A política nacional de arquivos públicos e privados e a gestão 
documental no Estado do Rio de Janeiro. ................................................ 29 
CAPÍTULO 3 
Metodologia de estudo .................................................................................. 35 
3.1- Desenvolvimento das etapas de pesquisa ........................................ 36 
3.1.1- Levantamento de referências bibliográficas e documentos não 
publicados .................................................................................................. 36 
3.1.2- A pesquisa de campo....................................................................... 37 
CAPÍTULO 4 
Conclusão....................................................................................................... 40 
Bibliografia...................................................................................................... 43 
ANEXO A - Comprovantes Acadêmicos .......................................................46 
A.1 ................................................................................................................... 46 
A.2 ................................................................................................................... 50 
8 
 
INTRODUÇÃO 
 
 
Acompanhando o processo de mudanças pelas quais o mundo 
contemporâneo vem passando e o desenvolvimento das novas tecnologias 
informacionais, sobretudo a partir do início da década de 90, reconheceu-se a 
importância do arquivo em processos de transformações e investimentos 
empresariais na gestão documental. Por meio desta, os documentos 
passariam por um processamento técnico de modo a permitir a guarda e a 
recuperação dos mesmos de modo ágil e eficiente, no sentido de subsidiar os 
processos decisórios. 
 
Na iniciativa privada, face a evolução das tecnologias informacionais, o 
arquivo se tornou efetivamente um setor crucial, a ponto de algumas empresas 
tê-lo como seu coração. Ele é o ponto de convergência de todos os 
documentos gerados e de disponibilização dos mesmos, para que possam 
servir de prova e fundamentar qualquer proposta ou projeto das empresas. 
 
Se na iniciativa privada percebeu-se e se percebe o relevo do arquivo, o 
mesmo não ocorreu e ainda não ocorre na iniciativa pública. Esta se defasou, 
mantendo o seu arquivo em estado precário e sem um coordenação, seja em 
âmbito federal, seja em âmbitos estadual e municipal, ainda que em 1991 o 
Governo Federal tenha fixado a Política Nacional de Arquivos Públicos e 
Privados. 
 
A defasagemdo arquivo público, como um conjunto, se deu pelo não 
investimento em tecnologias informacionais, adquirindo aparelhos e programas 
de informática de gerenciamento de banco de dados, e, concomitantemente, 
em contratação e capacitação técnica de pessoal especializado. Assim, grosso 
modo, foi mantida, na prática, a visão de o arquivo se constituir em um depósito 
de papéis, sem se vislumbrar a necessidade de uma gestão documental, 
 
 
9
determinante nos processos decisórios, na manutenção das atividades da 
administração pública e na história das instituições governamentais. 
 
 Considerando os fatos acima, buscamos desenvolver este trabalho a 
partir da hipótese de que os órgãos estaduais, cujos arquivos são públicos, ao 
gerirem seus documentos, devem, seguindo os critérios estabelecidos pela Lei 
federal n.° 8.159/91, pelas Resoluções SARE n.° 2.747/99 e n.° 2.794/99, 
proporcionar concursos públicos para profissionais de arquivologia. Ademais, 
faz-se necessário, aos seus servidores, o oferecimento de treinamento 
específico com o objetivo de capacitá-los a realizar atividades básicas de con-
trole e guarda de documentos. Assim, tornar-se-á possível o desenvolvimento 
de habilidades e conhecimentos necessários ao desempenho das tarefas 
requeridas, e, conseqüentemente, haverá maior segurança e eficácia no 
arquivamento, na preservação e no acesso ao acervo documental da 
administração pública. 
 
A relevância deste trabalho reside no fato de que os arquivos dos órgãos 
públicos garantem a publicidade, segurança e eficácia dos atos administrativo. 
Como vivemos em uma sociedade administrativamente organizada, os serviços 
de guarda e conservação dos documentos são de fundamental importância 
para o alcance da ordem e do equilíbrio da administração pública. No entanto, 
o crescente número de ações, voltadas para o arquivamento e a ocupação do 
exíguo espaço destinados aos arquivos para guarda de tal documentação, faz 
com que haja a necessidade de se seguirem critérios para depuração de 
documentos. Nesta, serão aplicados os critérios estabelecidos na tabela de 
temporalidade, e, em conseqüência, haverá a racionalização de espaço físico. 
 
Dessa forma, um trabalho que vise a estabelecer normas de guarda e 
conservação de documentos públicos voltadas para a responsabilidade na 
gestão documental, e, principalmente, a qualificar os funcionários dos arquivos, 
contribui para o aperfeiçoamento desses órgãos, auxiliando-os a alcançarem 
sua missão pública com maior eficiência. 
 
 
10
 
Desenvolveremos nosso estudo apresentando, no primeiro capítulo, os 
termos específicos, relacionados à área de Arquivologia e de Educação; no 
segundo, abordaremos a importância social do arquivo e a política nacional de 
arquivos públicos e privados; no terceiro, analisaremos o material coletado por 
meio de pesquisa com servidores públicos estaduais; e, no quarto, 
apresentaremos nossas conclusões. 
11 
 
CAPÍTULO 1 
DEFINIÇÃO DE TERMOS 
 
 
A presente pesquisa versa sobre áreas de saber cuja importância social 
é inquestionável. Mesmo assim, tanto a arquivologia quanto treinamento & 
desenvolvimento ainda não foram objetos de estudos sistemáticos com o 
devido apoio institucional que as referidas disciplinas merecem. Além desse 
fato, raros são os trabalhos sobre o inter-relacionamento dessas matérias, 
havendo geralmente um total desconhecimento nesse aspecto. Dessa forma, 
optou-se por uma definição de termos talvez um pouco extensa, mas que 
contempla os principais conceitos de ambas as disciplinas, tendo como obra de 
referência o Dicionário de terminologia arquivística, do Conselho 
Internacional de Arquivos, e obras de autores que contribuíram também para a 
compreensão dos termos usados na Arquivologia. 
 
Vale ressaltar que a apresentação da definição de tais conceitos tem 
como propósito delimitar o sentido dos mesmos, permitindo uma compreensão 
mais específica quando os mesmos forem empregados no decorrer de nosso 
trabalho. 
 
 
1.1- Definições 
 
I) ACERVO – conjunto de documentos de um arquivo, das obras de uma 
biblioteca, de um museu, entre outras instituições. 
 
II) ADMINISTRAÇÃO OU GESTÃO DE ARQUIVOS – direção, supervisão e 
coordenação das atividades administrativas técnicas de uma instituição ou 
órgão arquivístico. 
 
 
 
12
III) ARQUIVAMENTO – operação que consiste na guarda de documentos 
nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de 
acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido. 
 
IV) ARQUIVISTA – profissional de arquivo, de nível superior. 
 
V) ARQUIVÍSTICA – princípios e técnicas a serem observados na 
constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos. 
 
VI) ARQUIVOS – a) designação genérica de um conjunto de documentos 
produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, 
caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por 
essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação; b) o 
prédio ou uma das partes, onde são guardados os conjuntos arquivísticos; c) 
unidade administrativa cuja função é de reunir, ordenar, guardar e dispor para o 
uso, conjunto de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas; d) 
móvel destinado à guarda de documentos. 
 
VII) ARQUIVOS PÚBLICOS – conjunto de documentos produzidos e 
recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito da 
federação, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, em decorrência 
de suas funções administrativas, legisladoras e judiciárias. São também 
públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições 
de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão dos servi-
ços públicos no exercício de suas atividades. 
 
VIII) ARRANJO – a) processo que na organização de arquivos permanentes 
consiste na ordenação, estrutural e funcional, dos documentos em fundos e, se 
necessário, aos itens documentais dentro das séries; b) processo que, na 
organização de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os 
documentos numa seqüência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo 
 
 
13
com o método de arquivamento previamente adotado, também denomina-se 
classificação. 
 
IX) AVALIAÇÃO – processo de análise da documentação de arquivos, 
visando estabelecer a sua destinação (guarda permanente ou eliminação), de 
acordo com seus valores probatórios e informativos. 
 
X) DESCARTE (ELIMINAÇÃO) – destruição de documentos julgados 
destituídos de valor para guarda permanente. 
 
XI) LISTA DE ELIMINAÇÃO (ou TERMO DE ELIMINAÇÃO) – relação de do-
cumentos específicos a serem eliminados, devidamente aprovada pela 
autoridade competente. 
 
XII) DOCUMENTO – a) é uma “(...) unidade constituída pela informação e 
seu suporte” (Fundação Escola de Serviço Público do Estado do Rio de 
Janeiro, 2001, p. 28). b) “(...) é produzido ou recebido por uma 
instituição pública ou privada no exercício de suas atividades, 
constituindo elemento de prova ou informação (Brasil, 1991, p. 455); c) 
constitui-se com as seguintes caracterísitcas: 
x� autenticidade – os documentos são autênticos 
quando criados e conservados de acordo com 
procedimentos regulares que podem ser comprova-
dos a partir de rotinas processuais estabelecidas; 
x� naturalidade – em função de objetivos práticos das 
instituições, os registros arquivísticos são 
acumulados de modo natural, de maneira contínua e 
progressiva; 
x� unicidade – cada registrodocumental, até mesmo 
sua cópia, tem um lugar único na estrutura 
documental, pois o complexo de relações estabe-
 
 
14
lecidas com os demais registros de grupo é sempre 
único(Fonseca, 1998). 
 
XII.a) DOCUMENTO PÚBLICO1 – a) constitui-se por caracterizar os 
instrumentos administrativos básicos por meio dos quais é executado o 
trabalho governamental; b) contém provas de obrigações financeiras e legais 
que devem ser preservadas para protegê-lo; c) engloba o grande capital da 
experiência oficial de que o governo necessita para dar continuidade e 
consistência às suas ações, tomar determinações, tratar de problemas sociais 
e econômicos, bem como de problemas de organização e métodos e, em 
suma, constitui os alicerces sobre os quais se ergue a estrutura de uma 
nação(Schellemberg, 1973). 
 
 
1 Uma definição de “documentos público” deve ser baseada na premissa de que tal 
documento é de propriedade pública, ou seja, pertence a todos os cidadãos, que 
coletivamente, constituem o Estado. (Schellemberg, 1973, p. 138-139). 
Em função da importância do documento público, “(...) nenhum funcionário tem o direito 
legal ou moral de se apossar de documentos do governo. Pertencem à repartição, não ao 
funcionário; são de propriedade do governo e não de propriedade privada. Mesmo se feitos ou 
conservados por sua própria iniciativa, e, mesmo em forma de cópias, não são propriedade 
privada dos indivíduos a que dizem respeito. O governo tem direito sobre todas as cópias de 
documentos públicos arquivados na repartições. Pode, é claro, fazer o que lhe aprouver com as 
cópias que não interessam ao arquivo. Não há justificativa para o funcionário, usando o seu 
emprego público, acumular documentos tais como os que contém dados confidenciais relativos 
a negócios, dos quais ele poderá tirar proveito pessoal quando deixar o cargo”. 
Os documentos públicos, pois, devem ser reconhecidos por lei como propriedade 
pública. O direito a tais documentos será reservado exclusivamente ao governo que os criou e 
serão conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito à administração de 
documentos públicos, portanto, deve incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no 
caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. (Ibid, p. 141). 
Leland(1992, 266) observou, com muita propriedade que “(...) o estado deveria ter 
plenos poderes para restabelecer a posse de qualquer documento, onde quer que fosse 
encontrado, desde que se possa provar já ter constituído parte de seus documentos públicos, 
embora possa jamais ter sido realmente depositado num arquivo”. Adams(1939, 95), além disso, 
assinalou que o direito comum permite que um Estado ou Governo Federal mova ações para 
recuperar uma peça de propriedade pública, tais como documentos de arquivo, a despeito do 
tempo em que tenha estado em mãos de particulares. O princípio básico é nullum tempus 
occurrit regi, que foi traduzido como “contra o rei não há prescrição”. Noutras palavras, o 
soberano não é atingido por qualquer lei de limitações que afete o direito de recuperação do 
cidadão. Este princípio é uma parte reconhecida do nosso direito porque protege o povo contra 
a negligência dos funcionários públicos. 
 
 
15
XIII) INFORMAÇÃO – a) é “o fenômeno cooperativo que forma ou 
transforma uma representação mental, ou seja, qualquer processo cuja 
ocorrência exige uma interação comunicativa e sincrônica de 
sistemas/elementos, cujas alterações se adicionam para levar a um 
resultado final que pode ser a formação ou alteração de uma 
representação mental”(Guimarães e Silva, 1996, p. 24); b) a informação 
é núcleo gerador da evolução e em torno dela e por ela se estabelecem 
entre outros, porém, com mais íntimo relacionamento – os campos da 
documentação e da comunicação2. 
 
 
 
1.2- Interpretação de termos arquivístico e termos de outras áreas 
do conhecimento 
 
 
1.2.1- Arquivos e informação 
 
Segundo Fonseca(1998, 35), a informação não 
tem sido considerada objeto privilegiado da arquivologia, embora os arquivistas 
canadenses venham consolidando o conceito de informação arquivística, pre-
conizando uma maior relação entre a arquivologia e as ciências da informação. 
 
Ao final de uma evolução transformadora de sua 
missão e definição, a arquivologia aparece, hoje, como uma disciplina cuja ra-
zão de ser situa-se no seio da gestão da informação, recurso vital das organi-
 
2 Conquanto a informação e a comunicação determinem o surto da documentação, podem, 
todavia, prescindir dos documentos. Mas na generalidade estes asseguram a permanência da 
primeira e se constituem em veículos e instrumental da segurança. (Fundação Escola de 
Serviço Público do Estado do Rio de Janeiro, 2001, p. 5) 
 
 
16
zações... Todos os membros da organização tem necessidade de informação 
para cumprir suas funções respectivas. As informações necessárias são bus-
cadas no interior ou no exterior da organização. Estas informações podem ser 
verbais ou registradas sobre suportes como, por exemplo, o papel, a fita mag-
nética, o disco óptico ou o microfilme. Podem ser orgânicas, quer dizer, elabo-
radas, expedidas ou recebidas no quadro das funções do organismo ou não 
orgânicos, quer dizer, produzidos fora do quadro das funções do organismo... 
As informações registradas orgânicas nascem no arquivo do organismo (Cou-
tre, apud Fonseca, 1998). 
 
 
1.2.2- Comunicação e documento 
 
Partindo do princípio de que o documento é a base 
do conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que se possa 
fazer uso para consulta, prova, estudo, sua representação gráfica pode ser 
apresentada de várias formas, de acordo com sua concepção, uso e finalidade. 
 
 Normalmente, quando se fala em documento, ima-
gina-se logo a figura do papel, como se fosse a fonte única da informação. Na 
verdade, inúmeros são os meios de se apresentar o documento, conforme te-
nha sido estabelecido sua geração no conceito tecnológico. E, de acordo com 
sua representação, será o veículo utilizado para comunicação do seu conteúdo, 
ou seja, a informação nele contida. 
 
A fonte geradora da informação indicará qual a 
melhor modalidade para ser recuperada, resultando assim a comunicação en-
tre origem/destino da soma ordenada do seu conteúdo. 
 
 
17
 
A comunicação pode se dar por papel, voz humana 
e conjunto de instrumentos tecnológicos dos dias atuais, com uso principal-
mente do computador e microfilmagem; todo este conjunto de representações 
são documentos de valor legal, pois expressam prova de um fato concreto, 
verdadeiro. (Gameiro, 1986, 60). 
 
O art. 3º da Lei federal n.° 8.159, de 8 de janeiro de 
1991, conceitua gestão de documentos como 
o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à 
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em 
fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou re-
colhimento para guarda permanente. 
 
Um programa de gestão de documentos deve 
contemplar a seleção e capacitação de recursos humanos, a definição das 
instalações físicas e dos equipamentos, a elaboração de manuais contendo 
normas e procedimentos, bem como assegurar o uso adequado da micrográ-
fica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de 
gestão da informação. 
 
A despeito das conquistas já alcançadas em nosso 
país, os arquivos ainda não são reconhecidos como Agências de 
Desenvolvimento Estratégico do Governo. Assim, são sempre insuficientes e 
eternamente carentes de pessoal capacitados para dar cumprimento à sua 
missão,qual seja, a de oferecer aos administradores, segurança na tomada de 
decisões, garantir instrumentos confiáveis de controle das ações governa-
mentais, utilizar a continuidade de planos e programas de trabalho, evitar a 
repetição de erros passados, reduzir custos operacionais, mediante o estudo 
de experiências anteriores e, sobretudo, humanizar o atendimento aos 
cidadãos, solucionando com rapidez e fidedignidade questões decorrentes de 
seus deveres e direitos. 
 
 
18
 
Vale enfatizar que esses objetivos só serão 
alcançados se os arquivos contarem com um eficaz programa de gestão de 
documentos (Paes, 1998, 56) 
 
Três fases básicas de gestão documental podem 
ser destacadas: 
 
1. Produção Documental 
 
Nesta fase, o responsável pela gestão dos 
documentos deve contribuir para que sejam criados apenas 
documentos essenciais à administração da instituição e 
evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias; opinar 
sobre a elaboração de fichas e formulários, relativamente à 
seleção do papel a ser utilizado, suas dimensões, número de 
exemplares a serem distribuídos, bem como, em muitos casos, 
sobre o próprio conteúdo, visando à obtenção de informações 
precisas e corretas; sugerir a criação e a extinção de modelos e 
formulários; propor a consolidação de atos normativos 
alterados ou atualizados com certa freqüência, visando à 
perfeita compreensão dos fins para os quais foram criados; 
participar dos estudos sobre a adequação e o melhor 
aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos a 
serem adotados na instituição; contribuir para a difusão de 
normas e informações necessárias ao bom desempenho 
institucional; elaborar ou participar da elaboração de manuais 
de correspondência que devem conter procedimentos sobre 
seu preparo, estilo, formato, linguagem, texto, tipo de papel, 
quantidade de cópias a serem extraídas. Em suma, o trabalho 
arquivístico de nossos tempos tem início no momento em que a 
 
 
19
concepção de uma informação se materializa sob a forma de 
um documento. (Ibid, 46-47) 
 
2. Utilização de Documentos 
 
O exercício das atividades de qualquer 
instituição produz um fluxo documental, bem como a 
necessidade de controle e guarda dos documentos produzidos. 
 
Nesta fase encontramos as seguintes 
atividades: 
a) Protocolo – exerce a função de localizar, 
com rapidez, qualquer documento avulso ou 
processo que tenha entrado numa 
instituição; 
b) Classificação e arquivamento – somente 
documentos corretamente classificados e 
devidamente guardados poderão servir 
como suporte para a disponibilização de 
informações fidedignas. Dessa forma, a 
escolha do método de arquivamento a ser 
adotado para classificar os documentos em 
sua fase corrente é de fundamental 
importância dentro de um programa de 
gestão; 
c) Empréstimo e consulta – todo trabalho de 
gestão de documentos visa a servir à 
administração e à pesquisa, logo, todas as 
operações desenvolvidas devem utilizar as 
informações de forma racional. O controle do 
empréstimo e da consulta deve ser feito no 
sentido de garantir a integridade do acesso, 
 
 
20
além de informar com rapidez e segurança 
onde se encontra a documentação. 
d) Expedição de documentos – controle sobre 
cópias de todos os documentos que saem 
da instituição. 
 
3. Destinação de Documentos 
 
Existem diferenças relativas ao valor e à 
freqüência de uso dos documentos. Dessa forma, a análise, a 
avaliação, a seleção e a eliminação são operações que 
consistem em estabelecer o prazo de vida dos documentos. A 
tabela de temporalidade é um instrumento de destinação que 
determina os prazos dos documentos nos arquivos correntes 
e/ou intermediários, bem como o recolhimento aos arquivos 
permanentes. 
 
 
1.2.2- Gestão de documentos 
 
A gestão de documentos diz respeito a uma área da 
administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na 
produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos. Originou-se 
na impossibilidade de se lidar, de acordo com os moldes tradicionais, com as 
massas cada vez maiores de documentos produzidos pelas administrações: o 
crescimento da população, notadamente a partir de meados do século XVIII, 
impôs a expansão das atividades governamentais, resultando, em 
conseqüência, no aumento da produção documental. 
 
O surgimento constante de novas tecnologias aplicadas 
não só no tratamento como no preparo e produção de documentos, vem 
também contribuindo significativamente para aumentar a produção de papéis. 
 
 
21
 
Os governos não podem conservar todos os 
documentos que produzem em decorrência de suas atividades pela 
impossibilidade de destinar mais e mais espaços para seu armazenamento, 
obter recursos indispensáveis à manutenção dos mesmos e, ainda, contar com 
quadros de pessoal especializado no tratamento dos acervos arquivísticos. 
Evidencia-se, pois, a necessidade de se reduzir a quantidade dos documentos 
físicos, tanto para o governo como para os pesquisadores que correriam o risco 
de “submergir” na abundância de provas escritas (Schellenberg, 1973). 
 
A avaliação da documentação de arquivos tornou-se um 
dos problemas mais importantes e complexos da gestão de documentos 
contemporânea, uma vez que os programas de avaliação visam não só “a 
redução do essencial da massa documental, o aumento do índice de 
recuperação da informação, a conquista de espaço físico, a orientação no 
processo de produção documental e melhor aproveitamento de recursos – 
pessoal e material”(Machado, 1981). 
 
 
1.2.3- Educação 
 
A educação está presente em todas as sociedades, 
mesmo que se apresente sob diferentes formas. Podemos considerá-la, dentro 
de uma visão dinâmica e criativa, como um elo entre educador-educando, onde 
este seja capaz de se posicionar e transformar a realidade que o cerca. Educar 
é, portanto, dar condições ao indivíduo de questionar sua relação com a 
realidade. Com esta perspectiva de educar, o processo de ensino se dá 
globalmente, sem compartimentos estanques. (Fundação Escola de Serviço 
Público do Estado do Rio de Janeiro, op. cit., p. 1) 
 
 
 
 
22
1.2.4- Treinamento & desenvolvimento 
 
Treinamento e desenvolvimento é uma das mais pode-
rosas ferramentas de transformação nas organizações. A maioria dos autores 
concorda que o treinamento é a educação que visa ampliar e aperfeiçoar o 
homem para seu crescimento em determinada carreira ou em sua evolução 
pessoal. (Bastos, p. 141) 
 
Certos autores, entre eles Nadler (1971), salientaram a 
diferença entre treinamento, que se ocupa de cargos atuais, e desenvolvi-
mento como sendo o treinamento para um cargo futuro (é claro que muitas 
assim chamadas atividades de desenvolvimento acham-se naquele incomodo 
meio-termo entre treinamento e educação; sua finalidade consiste em melhorar 
o desempenho num cargo futuro, mas a natureza do cargo é apenas vaga-
mente definida. Nestes casos, é preciso refletir se valerá a pena procurar defi-
nir o comportamento no cargo visado, pelo treinamento com precisão suficiente 
para pode avaliar a esse nível). (Hamblin, apud Hesselins, 1971, 20) 
 
Pretende-se deixar evidente a idéia da abordagem do 
treinamento e do desenvolvimento como um processo permanente, contínuo. 
Só assim se tornaram elemento essencial na vida das instituições. 
 
O Treinamento pode ser: 
(...) a educação que visa adaptar o homem a 
determinada atuação sistemática (profissional 
ou não)”(Bastos, 1994, p. 141), 
ou, ainda, 
uma seqüência de experiências ou oportunida-
desdestinadas a modificar o comportamento 
para atingir um objetivo declarado”. (Hesseling, 
1971, p. 93) 
 
 
 
23
 
Em suma, podemos definir o treinamento como sendo 
“qualquer atividade que procura, deliberadamente, melhorar a habilidade de 
uma pessoa no desempenho de um cargo”, ao contrário de educação, que se 
ocupa principalmente com o desenvolvimento pessoal em oposição à relevân-
cia direta ao cargo. 
 
De uma forma mais elaborada, podemos considerar o 
treinamento o processo educacional aplicado de maneira geralmente sistemá-
tica e organizada por meio do qual pessoas: 
 
x� aprendem ou adquirem conhecimentos específicos; 
x� adquirem habilidades em função de objetivos defini-
dos; 
x� modificam atitudes diante das relações entre pes-
soas ou de aspectos de tarefa, organização ou ambi-
ente. 
 
Chiavenato( apud Bastos, op. cit.), focaliza o processo 
de treinamento, observando que este se assemelha a um modelo de sistema 
aberto como uma série de procedimentos e formas para conseguir a aprendi-
zagem de habilidades, conceitos e atitudes: 
x� entradas (inputs), como treinandos, recursos organi-
zacionais, objetivos etc. 
x� processamento ou operação, como processo ensino-
aprendizagem, programas de treinamento. 
x� saída (outputs), como conhecimento, habilidades, 
atitudes, eficácia organizacional. 
x� retroação (feedback), como avaliação dos procedi-
mentos e resultados do treinamento”. 
 
 
 
24
Ao adotar a abordagem sistêmica para o treinamento, 
deparamo-nos com um processo composto de quatro etapas ou fases, todas 
igualmente importantes: diagnóstico, planejamento, execução e avaliação. 
 
A fase de diagnóstico é que nos permite definir com cla-
reza o problema a ser tratado, a necessidade a ser satisfeita, o objetivo a ser 
atingido por meio de treinamento. Essa fase permite que evitemos o “treinar por 
treinar”, o “treinar por imitação” (modismos), ou o treinar por “achismos”, pro-
gramas baseados no “acho que” e ou estabelecidos por impulsos. 
 
A fase de planejamento e programação permite-nos es-
clarecer e operacionalizar os objetivos e tomar as decisões estratégicas sobre: 
em que treinar, quem treinar, como treinar, onde treinar, quando treinar e como 
avaliar todo o processo (Chiavenato, 1980). 
 
A fase de execução é a implementação do que foi pro-
gramado: é a ação de treinamento propriamente dita. 
 
A fase de avaliação, que já deve ter sido prevista e es-
truturada na fase de planejamento, constitui o último passo do processo de 
treinamento. É o momento em que se verifica se os objetivos finais foram al-
cançados (os objetivos parciais devem ter sido avaliados passo a passo) e 
quais as ações a serem implementadas a seguir. 
 
Dessa forma, o processo de treinamento e desenvolvi-
mento nos arquivos tem como objetivo capacitar as pessoas a realizar ativida-
des básicas de controle e guarda da documentação, possibilitando o desenvol-
vimento de habilidades e conhecimentos necessários ao desempenho das ta-
refas requeridas. 
25 
CAPÍTULO II 
O arquivo: a sua importância social e a sua gestão na 
administração pública. 
 
 
 
 
2.1- A importância social do arquivo 
 
Antes propriamente de tratarmos da importância social do arquivo, 
precisaremos rever alguns conceitos sobre sociedade e o uso por esta do 
arquivo. 
 
O conceito de Sociedade Civil tem sido disseminado na comunidade 
latino-americana desde os anos 70. Como entidade, a Sociedade Civil sempre 
existiu, da mais remota formação dos agregados humanos, no momento que os 
mesmos convencionaram as primeiras regras de convivência e acataram, como 
comuns, valores culturais e éticos que garantissem e perpetuassem sua 
personalidade e integridade, aos dias atuais. 
 
A aceitação da Cidadania como representação da Sociedade Civil 
demandou a existência de mecanismos e organizações que registrassem e 
protegessem a memória de atos e fatos praticados por cidadãos. A 
materialização da memória coletiva, sob a forma de registros documentais, 
consolida as garantias individuais/coletivas como instrumento básico do 
cidadão contra o poder avassalador da administração pública. 
 
O processo de democratização que atravessou a América Latina por 
inteiro nos anos 80, ocorreu quase que, de forma simultânea, ao processo de 
globalização que, criando vasos comunicantes entres todas as manifestações 
da atividade de indivíduos/comunidades, gerou o que se denominou o conceito 
de “Aldeia Global”. 
 
 
26 
As reformulações determinadas pela globalização foram as mais 
profundas até hoje empreendidas pela humanidade, dramatizando a fragilidade 
e o risco a que se expõe o patrimônio documental em um contexto globalizado. 
A contemporaneidade traz, a cada dia, sinais de que o esquema cartesiano e 
mecanicista vigente, que prima pela compartimentalização dos saberes, não 
mais atende às demandas da sociedade, chegando a uma crise sem 
precedentes. Crise esta que tem como uma de suas causas a tentativa de 
aplicação de uma visão obsoleta-mecanicista a uma realidade que já não pode 
se atendida em função desses conceitos. 
 
Vivemos hoje em um mundo que evoluiu rapidamente para a interligação 
e integração global de seus habitantes, no qual os fenômenos biológicos, 
psicológicos, sociais, informacionais e ambientais são todos interdependentes. 
São necessários o desenvolvimento de um novo conjunto de crenças, uma 
nova visão do mundo e formas de trabalhar que sejam reconhecidas e aceitas 
por todos. Em lugar da visão cartesiana, precisamos evoluir em direção a uma 
concepção mais holística da realidade, em que as partes refletem o todo e o 
todo as partes. 
 
Dentro desse contexto de Globalização, o direito à memória é essencial 
para proteger e manter a qualidade de vida, estabelecendo a continuidade 
entre os antigos, os novos e aqueles em formação. A preservação dos 
símbolos materiais e de cidadania, como documentos, imóveis e espaços 
públicos das cidades, seus valores artísticos e culturais, é essencial para o 
aprofundamento e a manutenção dos elos que ligam o passado ao presente. 
 
Com o propósito de preservar a memória nacional, desde o final da 
década de 50, o Arquivo Nacional vem projetando a implementação de um 
sistema composto pelo conjunto de serviços arquivísticos públicos e privados 
do país. Nos últimos trinta anos foram elaborados três projetos de Sistema 
Nacional de Arquivos: o primeiro, em 1962, o segundo, em 1978, e o terceiro, 
 
 
27
em 1994. Os dois primeiros não foram implementados. O terceiro sofreu 
alterações em 1994 e vem sendo implementado. 
 
Sendo produto de três momentos distintos do Estado brasileiro, mesmo 
apresentando diferenças menos estruturais que conjunturais, as propostas do 
Sistema Nacional de Arquivos apresentam dois aspectos recorrentes: a noção 
de totalidade e a de organização. 
 
Ainda que em graus diferenciais, os três projetos liderados pelo Arquivo 
Nacional pressupõem um Sistema Nacional de Arquivos que garanta a 
uniformidade técnica de todos os arquivos públicos e privados do país, 
mediante normas arquivísticas veiculadas por tal instituição. Como crítica, vale 
ressaltar que a ausência de políticas na área arquivística parece corresponder 
à freqüência com que a noção de Sistema Nacional de Arquivos tem norteado 
projetos nunca viabilizados nos âmbitos federal, estadual e municipal. 
 
Como instituição governamental, os arquivos públicos brasileiros 
subsistem como centros voltados quase exclusivamente para a guarda de 
documentos considerados, na maior partedas vezes, sem critérios científicos, 
como de valor histórico. Em decorrência disto, o acesso do cidadão à 
informação governamental com objetivos científicos ou comprobatórios de 
direitos, mostra-se, portanto, extremamente limitado. 
 
Tal situação se agrava quando se percebe que os serviços arquivísticos 
governamentais, a maioria desprovida de padrões básicos de gerenciamento 
da informação arquivística, não correspondem ao ideal de uma sociedade em 
que os cidadãos têm pleno acesso às informações públicas. 
 
Fica difícil a área de treinamento eliminar as carência de conhecimentos 
apontados no levantamento apresentado no capítulo seguinte desta 
monografia, quando falta a escolaridade básica exigida pelo cargo, o que 
 
 
28
dificulta qualquer entendimento teórico-prático por parte do funcionário para 
suportar um avanço seguro no nível do conhecimento. 
 
A opacidade dos arquivos públicos tem resistido aos diversos projetos 
de reforma do Estado, quando a sua exclusão é sempre mantida. A 
invisibilidade social daí decorrente acentua ainda mais a sua sobrevida. 
 
A fim de garantir o acesso aos documentos oficiais, torna-se necessário 
que os cidadãos reivindiquem os seus direitos e possam ter acesso pleno às 
informações sem encontrar qualquer percalço. 
 
Almejando tais objetivos, promulgou-se a Lei federal n.º 8.159. Em um 
de seus dispositivos, enseja-se o surgimento do princípio da gestão de 
documentos e, em particular, em seu artigo 7.º, § 1.º, expande-se a 
conceituação de arquivo, onde é definido como 
... o conjunto de documentos produzidos e recebidos 
por órgãos públicos e entidades privadas 
encarregadas da gestão de serviços públicos, no 
exercício de suas atividades (art. 7, § 1)”. 
 
Dessa forma, a cidadania plena só será alcançada na medida em que 
todos, Estado e sociedade, percebam a sua real importância, e lutem pela 
implementação de políticas públicas eficazes referentes, à informação 
arquivística. 
 
 
 
 
29
2.2- A política nacional de arquivos públicos e privados e a gestão 
documental no Estado do Rio de Janeiro. 
 
Focalizaremos a política nacional de arquivos públicos e a gestão 
documental no Estado do Rio de Janeiro, tendo em vista a Lei federal n.º 
8.159/91 e as Resoluções SARE n.º 2.747/1999 e n.º 2.794/1999, da Secretaria 
de Estado de Administração e Reestruturação, com base no art. 1º do Decreto 
25.166/99, e o que foi instituído nos decretos n.° 2.030/79 e n.º 25.086/96. São 
textos nos quais são normatizadas as atividades arquivísticas públicas. 
 
Na Lei federal n.º 8.159/91, são fixadas as bases da Política Nacional 
de Arquivos Públicos e Privados. Define-se, no artigo 7.º, que os arquivos 
públicos são um 
 conjunto de documentos produzidos e recebidos no 
exercício de suas atividades, por órgãos públicos de 
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e 
municipal, em decorrência de suas funções 
administrativas, legislativas e judiciárias. 
 
De acordo com o texto legal, os arquivos dos órgãos do Poder Executivo 
da Administração Direta e Indireta, são considerados públicos, visto que 
organizam técnica e administrativamente um conjunto de documentos e 
informações destinados a garantir o acervo documental, parte integrante da 
Administração Pública Estadual. Não sendo privativo de cada instituição ou de 
quem a administra. Esta lei determina, que uma legislação estadual definirá os 
critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais, bem como a 
gestão de acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição 
Federal e na referida lei. 
 
É digna de elogios a atual iniciativa da Secretaria de Estado de 
Administração e Reestruturação, visando a solucionar o problema de uma área, 
 
 
30
tão importante para o serviço público, e que preocupa os arquivistas e 
documentalistas há mais de vinte anos. 
 
Ao examinarmos a legislação, por hora, em vigor, desejamos salientar 
alguns pontos da Resolução SARE n.º 2.747/99, em que é definida a tabela de 
temporalidade e destinação de documentos do Poder Executivo Estadual. Nela 
estabelecem-se como principais critérios os seguintes: 
a) a aplicação da tabela se fará pela comissão de avaliação de 
documentos de cada secretaria, e respectivos órgãos 
vinculados; 
b) a eliminação de documentos será precedida de preenchimento 
do termo de inutilização de documentos; 
c) fica a coordenação de documentação do Departamento Geral 
de Administração e Finanças da SARE responsável pela 
assistência técnica às comissões, para orientação e eventuais 
consultas na aplicação da tabela. 
 
A tabela de temporalidade foi muito bem planejada e estruturada, é um 
paradigma para os procedimentos a serem adotados pelos demais poderes 
estaduais. Cada um deles deverá somente, acrescentar os assuntos dos 
documentos e processos que lhes sejam peculiares. 
 
Na Resolução SARE n.º 2794/99, está instituído o manual de 
procedimentos para a classificação de documentos do Poder Executivo. São 
fixadas, nela, as bases para o tratamento técnico arquivístico dos documentos 
da Administração Pública, que apresentamos a seguir: 
a) o código de classificação de documentos é um instrumento 
fundamental no gerenciamento da informação, possibilitando 
mais eficiência e agilidade nos procedimentos e rotinas 
administrativas; 
b) a classificação por assuntos é a atividade inicial do processo 
de gestão documental, perpassando todas as suas etapas, 
 
 
31
desde a produção, o recebimento, a tramitação e a expedição 
dos documentos até seu arquivamento e a recuperação da 
informação; 
c) o código contempla as atividades-meio da administração direta 
e indireta, constituindo-se de duas classes comuns a todos os 
órgãos da administração pública; 
d) a comissão de avaliação de documentos deverá proceder à 
análise da documentação, considerando o ciclo vital dos 
documentos, isto é, as fases de arquivamento corrente, 
intermediário e permanente, a função em decorrência da qual 
os documentos foram produzidos e quais os valores – 
primários ou secundários lhes podem ser atribuídos face à sua 
utilização; 
e) os documentos do Poder Executivo do Estado do Rio de 
Janeiro, para efeito de valores face a sua utilização são assim 
definidos: 
x� de valor primário – aqueles que, interessam 
primordialmente as próprias instituições onde se originaram 
e que refletem as ações imediatas para as quais foram 
criados; 
x� de valor secundário – aqueles que, interessam a outras 
entidades ou pesquisadores e podem ser utilizados para 
outros fins que não aqueles para os quais foram criados, e 
podem ser: 
�� probatórios – contém a prova da organização e 
funcionamento dos órgãos ou instituições que os 
produziu. 
�� informativos – são aqueles que contém dados e 
informações sobre pessoas físicas e jurídicas, 
fenômenos, problemas, objetos, edificações; 
f) concluída a análise, a comissão de avaliação de documentos 
deverá elaborar a tabela de temporalidade, instrumento de 
 
 
32
destinação de documentos que determina os prazos em que 
os mesmos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou 
intermediários ou recolhidos aos arquivos permanentes, 
estabelecendo critérios para reprodução, microfilmagem, 
digitalização de imagem, e eliminação; 
g) os arquivos dos órgãos e instituições do Governo do Estado 
do Rio de Janeiro, para efeito de utilização, são classificados 
da seguinte forma: 
x� correntes – aqueles que conservam documentação muito 
solicitada, em geral de assuntos não solucionados; 
x� intermediários – são depósitos para documentação pouco 
consultada, mas necessáriapara eventual utilização 
administrativa; 
x� permanentes – para conservação de documentos não mais 
necessários para consulta intensa, a documentação, em 
geral, é constituída por assuntos já solucionados ou em 
razão do seu valor jurídico ou histórico; 
h) cumprido os prazos de retenção no arquivo intermediário os 
conjuntos arquivísticos serão eliminados ou recolhidos ao 
Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, para guarda 
permanente, quando as informações contidas nos documentos 
são consideradas para fim de prova, informações e pesquisa; 
i) a tabela só deve ser aplicada após sua aprovação pela 
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de 
competência, no caso, o Arquivo Público do Estado do Rio de 
Janeiro; 
j) o não cumprimento dos critérios acima sujeita o infrator às 
penalidades previstas na Lei 8.159/91, ou seja, aquele que 
desfigurar ou destruir documentos de valor permanente 
considerado de interesse público e social ficará sujeito à 
responsabilidade penal, civil e administrativa. 
 
 
 
33
Nos procedimentos determinados pela Lei federal n.° 8.159/91 não ficou 
explícito, no art. 25, em que está disposto que ficara sujeito à responsabilidade 
penal, civil e administrativa, aquele que desfigurar ou destruir documentos de 
valor permanente ou considerados de interesse público ou social. 
 
Entendemos que uma lei ordinária deve ser criada com objetivo de 
estabelecer princípios, normas e regras de um regime de gestão documental 
responsável a serem observados pela União, pelos Estados, Distrito Federal e 
Municípios, e penalidades para a má administração documental, permitindo 
que sejam imputadas responsabilidades pessoais a seus administradores 
quando forem desobedecidas as regras e normas previstas. 
 
Esta lei complementar deve ter como princípio a transparência e amplo 
acesso da sociedade aos resultados administrativos obtidos com o uso dos 
recursos públicos. 
 
A responsabilidade na gestão documental pressupõe a ação planejada e 
transparente e em que se previnam riscos e corrijam desvios capazes de afetar 
o equilíbrio da análise, seleção e destinação dos documentos públicos, 
mediante o cumprimento de metas de resultados entre arquivar e eliminar e a 
obediência a limites e condições no que tange a regras e normas 
estabelecidas. 
 
Os órgãos responsáveis pela observância das normas referidas são 
considerados partes integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. Tais órgãos 
devem propor a criação de uma legislação específica que trate da 
obrigatoriedade das normas estabelecidas e da fiscalização ao cumprimento 
destas. A lei servirá de diretrizes para os órgãos públicos, que têm como 
função social principal garantir o pleno acesso as informações contidas em 
seus arquivos. 
 
 
 
34
Nas Resoluções SARE n.º 2.747/99 e n.º 2.794/99, onde são 
estabelecidas as normas e os procedimentos, encontramos um ideal de gestão 
documental que está em desacordo com a realidade, pois se percebe que não 
há pessoal qualificado para desenvolver as tarefas específicas dos arquivos 
das instituições públicas estaduais. Portanto, como em geral acontece, as 
normas legais preconizadas estão a frente do contexto real, que na prática se 
inviabiliza em decorrência do mal preparo dos funcionários e as acomodações 
em que são guardados os documentos. 
 
35 
CAPÍTULO 3 
Metodologia de estudo 
 
 
Em nossa pesquisa foi utilizada a metodologia indutiva, que consiste em 
estabelecer uma proposição geral com base no conhecimento de certo número 
de dados singulares e de menor generalidade. Buscamos definir as etapas de 
modo podermos levantar o material suficiente para o desenvolvimento de 
nosso trabalho. 
 
A primeira etapa consistiu-se no levantamento de referências bibliográficas. 
Foram feitos levantamentos de estudos em livros, revistas, jornais e referências 
legislativas, além da busca de documentos não publicados, em geral, incluídos 
na chamada de literatura cinzenta, cujo acesso fica vedado ao público em 
geral. 
 
A segunda etapa consistiu-se na pesquisa de campo. Foi feita a investigação 
nos cursos de Arquivo e Documentação, da Fundação Escola de Serviço 
Público do Estado do Rio de Janeiro, ministrados a servidores públicos, e em 
alguns arquivos das escolas estaduais no interior do Estado do Rio de Janeiro. 
 
A terceira etapa foi a fase aplicada, visando ao levantamento de um problema 
concreto, qual seja, a qualificação técnica e científica do pessoal, nos arquivos 
do poder executivo estadual. 
 
A quarta etapa consistiu-se na elaboração do texto, a partir da análise dos 
dados coletados. 
 
 
 
 
36
3.1- Desenvolvimento das etapas de pesquisa 
 
 
3.1.1- Levantamento de referências bibliográficas e documentos 
não publicados 
 
Na pesquisa bibliográfica buscaram-se dados gerais pertinentes ao 
assunto, em livros, dicionários, revistas especializadas, jornais, apostilas, teses 
e dissertações, em algumas bibliotecas e no Arquivo Público Estadual. Foram 
levantadas as normas legais federais e estaduais, a fim de que fossem 
identificados e analisados os critérios utilizados na guarda e na conservação do 
acervo documental nas instituições públicas estaduais. 
 
Encontramos poucos documentos não publicados, sendo os mais 
significativos a tabela de temporalidade da Fundação Escola de Serviço 
Público RJ; a tabela de temporalidade elaborada pelo Departamento Geral de 
Documentação da Secretaria Estadual de Justiça e o manual de procedimentos 
para avaliação e descartes, do Departamento Geral de Arquivos e 
Documentação do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro. 
 
Vale ressaltar que, devido à escassez de material publicado sobre o 
tema estudado aliado ao fato do pesquisador não ter pessoal que o auxiliasse 
na pesquisa, a coleta de dados ficou limitada em relação ao universo da 
pesquisa. Estes elementos constituíram-se em uma grande dificuldade, mas 
não impediu o tratamento qualitativo dos dados. 
 
 
 
37
 3.1.2- A pesquisa de campo 
 
 
Determinamos como sujeitos da pesquisa de campo os servidores dos 
arquivos de diversas secretarias estaduais, fundações, autarquias e empresas 
públicas, além de secretários e auxiliares de escolas públicas estaduais de 
vários municípios, como Angra dos Reis, Araruama, Campos, Cordeiro, Belford 
Roxo, Macaé, Petrópolis, Nova Friburgo, Niterói, Itaperuna, Vassouras e Volta 
Redonda, que freqüentaram os cursos dos projetos “TREINAR”, “PROCAM” e 
de “EDUCAÇÃO À DISTÂNCIA”, realizados pela Fundação Escola de Serviço 
Público do Estado do Rio de Janeiro – FESP-RJ. 
 
Dos cem funcionários entrevistados, apenas três conheciam os métodos 
de arquivamento, sendo que estes desconheciam as Resoluções SARE n.º 
2.747/99 e n.º 2.794/99, portanto, não cumpriam os critérios estabelecidos para 
depurar seus documentos, e, por cautela, preferiam guardar toda a 
documentação, apesar do pouco espaço existente em suas repartições. 
 
Os demais servidores, além de não conhecerem as resoluções referidas 
e os métodos de arquivamento, ficaram surpresos e temerosos com a 
possibilidade de depuração dos documentos, pois isto demandaria tempo, 
empenho profissional e maior responsabilidade na execução das tarefas 
arquivísticas. 
 
 Nossa pesquisa serviu para confirmar a visão de que as normas e os 
procedimentos fixados, por leis, decretos e resoluções, por mais que sejam 
fundamentais na gestão dos documentos públicos, se inviabilizam na prática, 
quando observamos que os servidores lotados nosarquivos não têm, em geral, 
formação específica, e se mantém a cultura de que o Arquivo só serve como 
depósito de papéis velhos sem uma preocupação com o caráter probatório dos 
mesmos. Assim, a função social do Arquivo, que é a de garantir o pleno 
acesso às informações, é vilipendiada, provocando prejuízos à sociedade, em 
geral, e, em particular, aos próprios órgãos públicos. 
 
 
38
 
Com base nas Resoluções SARE n.º 2.747/99 e n.º 2.794/99, e tendo 
em vista os elementos levantados em nossa pesquisa, observamos que o 
conflito existente entre as normas e procedimentos estabelecidos, e a 
desqualificação do pessoal está patente. Resta então adotar posturas, 
levando em consideração que: 
 
I. algumas necessidades de treinamento e desenvolvimento devem ser 
supridas, com cursos de longa duração em escolas especializadas, quer 
de formação regular do sistema de ensino oficial, quer de formação 
especial em escolas profissionalizantes, nos moldes da escola do SENAI 
e SENAC; 
II. Os órgãos estaduais responsáveis pela administração de recursos 
humanos devem preencher o quadro de pessoal com profissionais que 
atendam, no mínimo, aos padrões de formação exigidos pelos pré-
requisitos das avaliações de cargos, realizando concursos públicos para 
a área de gestão documental e contratando profissionais habilitados, 
técnicos de arquivo e arquivistas, de acordo com a Lei federal n.º 
6.546/78. A outra alternativa será a capacitação de funcionários internos, 
que buscaram melhorar sua própria formação escolar. 
 
A partir dos dados levantados em nossa pesquisa podemos afirmar que, 
na prática, o Poder Executivo Estadual perde muito em tempo e esforço de 
treinamento, treinando servidores sem base técnica, que possam suportar e 
manter o treinamento recebido. Assim, os cursos oferecidos não surtem o 
efeito desejado, visto que se restringe à abordagem em si de conteúdos sem 
um cuidado maior no tocante à aplicabilidade dos mesmos. Se os servidores 
não têm uma formação específica para atuar no Arquivo, os cursos acabam 
não lhes oferecendo instrumental que possam ser aplicadas em seu setor de 
trabalho, uma vez que demandam tempo e condições infra-estruturais que não 
dispõe em seu dia-a-dia. 
 
 
39
No contexto das escolas, por exemplo, os servidores que entrevistamos 
passararm por treinamentos, mas desconheciam as técnicas arquivísticas e 
desenvolviam uma prática empírica, sem perceber a importância da 
manutenção das atividades de arquivo a fim de prestar um serviço, quando 
solicitado, a expedição de declarações, histórico escolar, entre outros 
documentos. Realizavam tarefas como haviam lhe passado outros colegas. 
Arranjo e classificação eram termos cuja conotação não se relacionava à 
Arquivologia. 
 
Assim, o que está preconizado na Resolução SARE n.º 2.747/99, não se 
efetiva mudando a prática de arquivamento nas repartições estaduais, 
mantendo a visão de que o arquivo é apenas um depósito de papéis cuja 
finalidade maior se desconhece, ou seja, seu valor histórico e probatório. 
Percebe-se um acúmulo de documentos e não se vislumbra a possibilidade de 
aplicar a tabela de temporalidade para depurar o acervo documental. 
 
40 
CAPÍTULO 4 
Conclusão 
 
 
As Resoluções SARE n.º 2.747/99 e 2.794/99, com base na Lei federal 
n.º 8.159/91, definiram respectivamente, a tabela de temporalidade e a 
classificação de documentos do poder executivo estadual, essas normas têm 
como meta resolver o grave problema de guarda e eliminação dos documentos, 
pois o espaço nos arquivos não acompanha o número de feitos. 
 
O presente estudo teve como objetivo primordial verificar até que ponto 
os órgãos públicos do executivo estadual obteriam maior segurança e eficácia 
para o arquivamento, preservação e acesso aos documentos ao implementar o 
Plano de Gestão Documental – PGD, seguindo os critérios da Lei federal n.° 
8.159 e das Resoluções SARE n.º 2.747/99 e n.° 2794/99, sem que os 
servidores lotados em seus arquivos tenham a capacidade técnica e a 
idoneidade necessárias para o desempenho das tarefas que a própria função 
exige. 
 
Os entrevistados, pertencentes aos arquivos dos órgãos do poder 
executivo acharam-se incapazes de gerir a documentação, pois não têm a 
habilidade para tal ato, consideraram que os órgãos responsáveis pela 
observância das normas referidas acima, deveriam propor uma legislação 
específica, que serviria de diretriz para essas unidades administrativas. Estas 
teriam como função social principal garantir a integridade do acervo arquivístico 
e o pleno acesso as informações contidas em seus documentos. 
 
A grande maioria dos gestores da documentação desconhecem ou 
deixam de cumprir as normas estabelecidas no Plano de Gestão Documental – 
PGD, bem como os métodos básicos de arquivamento dos documentos. 
 
Não foi detectado nenhum funcionário formado em curso superior de 
Arquivologia ou Técnico de Arquivo. 
 
 
 
41
 
Os dados da pesquisa apontaram uma necessidade de: 
a) complementação da Lei 8.156/91; 
b) divulgação mais abrangente e efetiva do Plano de Gestão 
Documental nos órgãos do poder executivo estadual, tanto na 
capital como no interior; 
c) cursos de capacitação, de longa duração, na área arquivística 
para o s servidores dos arquivos; 
d) realização de concursos públicos, para arquivistas e técnicos 
de arquivo (Decreto 82.590/78); 
e) essas mudanças devem ser feitas através de um amplo 
debate visando a conscientização dos responsáveis pelos 
órgãos públicos no que tange à Gestão Documental. 
 
A Resolução SARE n.° 2.747/99 deixou sob a responsabilidade das 
comissões de avaliação de documentos e depuração dos documentos não 
constantes na tabela, e que esta só deve ser aplicada após sua aprovação pela 
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, no 
caso o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro. 
 
Como essa responsabilidade poderá ser assumida se os funcionários 
não passaram por um treinamento capacitando-os para aplicar as normas com 
segurança. Sem um investimento estatal nesse treinamento os servidores 
continuaram a mercê de uma prática que não lhes permite um salto de 
qualidade organizando os arquivo sem deixar que estes se torne o depósito de 
documentos, mas um centro concentrador de documentos com valor histórico e 
probatório. 
 
Não se investindo em treinamento e modernização do arquivo, os 
problemas apontados no decorrer de nosso trabalho continuarão a gerar 
insegurança. Completando está situação, não havendo fiscalização nem 
punição aos órgãos públicos, no que diz respeito à obrigatoriedade do 
 
 
42
cumprimento das normas prescritas, o pessoal responsável pelo arranjo dos 
documentos, não será impelido a atender às determinações e gerir 
profissionalmente a documentação. 
 
As mudanças, por nós, apontadas acima, são fundamentais para a 
gestão dos documentos públicos, o que permitirá aos serviços de arquivo 
atender melhor a sua função social, qual seja, dar proteção especial a 
documentos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao 
desenvolvimento científico e elemento de prova e informação. 
 
Para finalizar, deixamos em aberto um questionamento que poderá ser 
alvo de estudos futuros: até que ponto os órgãos do Poder Executivo terão 
maior segurança e eficácia no arquivamento, preservação e acesso aos 
documentos públicos, se não investem na contratação de pessoal 
especializados e recapacitação de servidores não qualificados para a execução 
das tarefas arquivísticas?43
Bibliografia 
 
1. ADAMS, Randolph G. The character and extent of fugitive archival 
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