5S - 23 Fechamento auditoria

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ESTUDANDO: PROGRAMA 5S
Fechamento de uma auditoria
Dicas para o consenso das notas com os auditores após fechamento da auditoria.
­  Após  a  discussão  de  todos  os  registros  com  o  auditado,  consense  as  notas  ou  conceitos  com  o(s)  outro(s)
auditor(es), na ausência do auditado. Isto pode ser feito no próprio local auditado ou em um outro local. Pode ser
feito no mesmo dia ou em um outro.
­ Agrupe os registros de acordo com os itens de avaliação, quando o formulário de avaliação possibilita o registro
aleatório, independente do item. Este procedimento facilita a definição das notas ou conceitos, a discussão com o
auditado numa possível discordância e a posterior definição de metas e elaboração do plano de ação pelo auditado.
­ Verifique em qual descrição das notas ou conceitos o conjunto de registros de um item se encaixa (quando houver
descrição para cada nota ou conceito)
­  Seja  cuidadoso  para  as  notas  ou  conceitos  extremos,  mas  não  tenha  medo.  Para  dar  um  conceito  ou  nota,
máximo ou mínimo, esteja coberto de argumentos.
­ Não atribua notas para os  itens não aplicáveis. Caso você não  tenha observado algum  item de avaliação evite
atribuir notas ou conceitos. Caso o auditor insista, marque outro momento ou retorne ao local para auditar apenas o
item não observado.
­ Caso não haja um consenso entre auditores, estabeleça a nota ou conceito maior, pois o auditado não tem culpa
pelo  impasse. O bom senso manda que o auditor que tem mais  familiaridade com a área deve ter a sua posição
respeitada  por  outro  que  não  se  sente  a  vontade  para  definir  uma  nota.  Em  caso  de  grandes  divergências  é
recomendável que o item não seja pontuado, embora as observações sejam mantidas.
­ Não  se  baseie  na  nota  anterior. Concentre­se  na  auditoria  atual. Caso  a  nota  ou  conceito  atual  seja  inferior  à
anterior, mesmo com várias melhorias feitas, leve a discussão com o auditado para a coerência entre os registros
atuais e as notas ou conceitos atribuídos. Caso tenha havido distorções entre as notas e os conceitos anteriores e
os atuais, reconheça a falta de rigor da auditoria anterior e convença ao auditado se concentrar no que ele pode
tirar de proveito dos registros atuais, como oportunidade de melhorias.
­ Evite citar nomes, exceto quando for a única alternativa de se referenciar ao local
 
Dicas para o auditor no fechamento das notas ou conceitos com o auditado
­ Apresente a nota ou conceito para cada item avaliado e leia o que está escrito nos critérios, dando um tempo para
o auditado refletir (3 segundos).
­ Caso o auditado discorde da nota ou conceito, leia todos os registros pertinentes ao item em questão. No final da
discussão defina a nota ou conceito.
­  Faça  uma  revisão  das  notas  caso  alguns  problemas  não  tenham  sido  classificados  corretamente.  Quando
concluído  que  um  ou mais  problemas  pertençam  a  outro  item  ou  “S”,  poderá  ser  feita  uma  revisão  na  nota  ou
conceito, não só para o  item em questão, como também para outros  itens onde o problema se encaixar, mesmo
que  nota para estes itens já tiverem sido atribuídas.
­ Após atribuir uma nota, evite acrescentar outros  itens que não  foram registrados.  Isto  transmite a sensação de
auditor  “mal  intencionado”.  Lembre­se que após a discussão dos  registros,  nada mais  poderá  ser  acrescentado,
exceto o que ficou para ser confirmado. Da mesma forma, evite eliminar do relatório os registros solucionados pelo
auditado entre a conclusão da discussão e o consenso das notas.
­ Não  se  deixe  envolver  emocionalmente  pelos  argumentos, mesmo que  argumente  os  prejuízos  causados  pela
obtenção de uma nota ou conceito abaixo de metas estabelecidas com a liderança ou com a organização.
­  Sempre  que  houver  polêmica,  pule  para  outro  item.  Considera­se  como  discussão  polêmica  aquela  em  que
auditores  e  auditados  já  não apresentam novos  argumentos  que enriqueçam o  debate.No  final,  o  item polêmico
será rediscutido. Este procedimento pode ser facilitado se, previamente, os auditores acordarem para um “apartar a
briga” quando o outro se envolver em algo polêmico.
­ Conclua a auditoria agradecendo a atenção. Evite palavras de conforto, de críticas ou de reconhecimento. Este é
um papel das lideranças. Se necessário, faça apenas um resumo do que foi observado, principalmente comparando
com  a  auditoria  anterior.  Informe  que  o  relatório  será  enviado  posteriormente  pela  coordenação  das  auditorias.
Caso o auditado solicite cópia dos registros no momento da conclusão, evite fornecê­lo se não estiver devidamente
organizado e  legível, pois do contrário poderá causar uma  imagem negativa sobre o auditor,  sobre a auditoria e
sobre o próprio 5S.
­ Registre o horário de  término. Separe o  tempo que  foi gasto para a visita e o consenso, daquele gasto para o
fechamento das notas com o auditado. Isto facilitará o planejamento das próximas auditorias.
 
Dicas para o auditado no fechamento das notas ou conceitos com o auditor
­ Esteja com os critérios de avaliação em mãos para discutir com o auditor na mesma  linguagem. Verifique se a
nota ou conceito atribuído está de acordo com os critérios de avaliação e os registros discutidos anteriormente.
­ Evite usar de argumentos emocionais para induzir ao auditor rever a nota ou conceito que está coerente. O auditor
está habilitado para não aceitar promessa de correção futuras.
­ Evite tratar o auditor como um vendedor, tentando fechar uma nota média entre a sua expectativa e a percepção
do auditor, quando os registros e os critérios de avaliação levam ao conceito e à nota atribuída pelo auditor.