5S - 26 5s pós auditoria

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ESTUDANDO: PROGRAMA 5S
Como será o dia a dia do 5S pós­auditoria?
Para o auditor
­  Evite  discordar  do  outro  auditor  na  presença  do  auditado.  Caso  o  seu  ponto  de  vista  seja  diferente  do  outro
auditor, deixe para discordar na ausência do auditado. Com esta postura a dupla de auditores tende a merecer o
respeito do auditado.
­ Nunca defina as notas nem conclua auditoria sem antes discutir com o auditado sobre os registros feitos. No caso
de mais de um auditado acompanhar a auditoria, peça para que seja definido o representante com quem você deve
discutir, do contrário fica difícil defender argumentos de vários auditados.
­  A  cada  leitura  do  problema  espere  o  auditado  refletir  antes  de  passar  para  a  próxima  (mais  ou  menos  3
segundos). Fica difícil  para o auditado argumentar  somente após a  leitura de  todos os  registros. Se necessário,
volte ao local para discutir o problema. Porém não faça isto a cada discussão. Informe ao auditado que no final da
leitura,  poderá  ser  feita  uma  visita  em  todos  os  locais  onde  há  dúvidas  sobre  o  que  foi  apontado.  Evite  cortar
argumentos do auditado. Espere­o concluir a sua argumentação. O corte do argumento pode demonstrar falta de
respeito, tentativa de impor o poder e defesa do argumento com emoção, deixando de lado a razão.
­ Desconfie,  questione  e  induza  ao  auditado  afirmar  o  problema  antes  de  tomar  uma  decisão.  Após  a  leitura  e
discordância do auditado, em vez de dizer “eu acho”, “você deveria”, pergunte “Você não acha...?”Evite se envolver
emocionalmente ou na solução do problema. Lembre­se que o papel do auditor não é solucionar o problema nem
achar que, em função de recursos financeiros e humanos, o auditado não poderia fazer mais do que foi feito. Esta é
uma função dos líderes da área.
­ Seja afirmativo. Não emita opiniões. Cite apenas o que constatou, não aumentando a dimensão do problema.
­ Evite termos pejorativos (“bagunça”, “tranqueira”, “imunda”, “horrível”, “gambiarra”, “zorra”, “está uma zona”, etc.)
ou que menospreze o auditado (“quartinho”, “salinha”, “banquinho”, etc.).
­ Seja específico no registro de problemas localizados. Quando isto não é feito, o auditado fica em dúvida onde está
o  problema.  Para  aquilo  que  é  generalizado  não  há  necessidade  de  especificar.  Exemplo:  Se  um  ambiente
apresenta  sujeira  nas  paredes,  pisos,  equipamentos  e  bancadas,  pode  ser  feita  uma  descrição  do  tipo  “sujeira
generalizada em toda a área, exceto no escritório”.
­ Caso algum problema não comportamental tenha sido solucionado até a conclusão da discussão, o auditor poderá
eliminá­lo  dos  seus  registros.  Exemplos:  identificação,  sinalização,  definição  de  locais  de  guarda,  aquisição  de
recursos  adequados  e  necessários.  Não  são  eliminados  dos  registros  as  melhorias  de  ordem  comportamental.
Exemplos: descarte, ordem, utilização de EPIs, limpeza, coleta seletiva, etc.
­ Não retire o registro de problemas que o auditado promete solucioná­los após a visita, e que você poderá passar
na área após isto ocorrer. A auditoria é uma fotografia do momento. Certamente a cada momento a área tem um
padrão de ordem, limpeza e atitudes, tornando inviável o retorno a área sempre que houver melhorias.
­ Na avaliação dos 3 primeiros “S”, não registre problemas em função do que você conhece a área no dia­a­dia.
Limite­se a registrar o que você evidencia no momento da visita. Caso a área se encontre neste momento em uma
situação bem superior ao normal, não compete ao auditor criticá­la. Esta é uma função das lideranças. Não julgue
as pessoas. Evite expressões do tipo “as pessoas não estão comprometidas”; “vocês deveriam fazer como a área
X”; “vou dá uma chance”, “a culpa é da Manutenção”, etc.
 
Dicas para o auditado
­ Tenha uma atitude aberta para os registros feitos pelo auditor. Evite rebater todos os registros, percebendo se há
uma coerência na maioria deles.
­ Questione  quando  o  registro  não  ficar  claro  e  quando  o  auditor  interpretar  inadequadamente  uma  situação  da
área.
­ Não  se  preocupe  em  dar  satisfação  ao  auditor  por  problemas  que  realmente  existem,  argumentando  falta  de
recursos e de tempo. Este é um problema que deve ser discutido com a equipe e com a liderança.
­ Caso  haja  outras  pessoas  da  área  no  momento  da  discussão  dos  problemas,  evite  alimentar  uma  discussão
polêmica com o auditor, mesmo quando há uma pequena incoerência, contornando a situação. Evite criar para a
equipe a imagem de que o auditor está errado, pois isto só levaria a uma acomodação para atuar na maioria dos
problemas.
 
Como realizar a manutenção dos 5S no dia­a­dia?
Na verdade, o 5S é mais do que um programa a ser implementado e depois esquecido.
Trata­se  de  um  processo  que  exige  manutenção  e  monitoramento  constante.  Esses  princípios  devem  ser
repassados  constantemente  de  pessoa  para  pessoa.  É  uma  questão  cultural  que  deve  ser  trabalhada
constantemente. Ao instalar os 5S estabeleça objetivos e verifique se eles estão sendo atingidos, superados ou se
são necessárias ações corretivas.
 
A importância do treinamento
O treinamento que muitas vezes é deixado de lado por muitas empresas é fundamental para que as coisas saiam
como você e seus clientes gostariam.
Já falamos que a prática constante e a repetição levam à melhoria contínua, mas lembre que as pessoas só farão
certo se realmente souberem como devem fazer, quando devem fazer, porque estão fazendo e para quem estão
fazendo.  Quando  passamos  as  informações  pela  metade  é  natural  que  comecem  a  surgir  erros  no  processo,
simplesmente porque as pessoas não entenderam o que se esperava delas.
O  treinamento  nos  5S  não  deve  ser  apenas  um  dia  de  curso,  em  que  as  pessoas  ficam  ouvindo  um  instrutor
dizendo como funciona e para que serve cada um dos componentes desse processo. O treinamento deve ser algo
continuo que realmente avalie os pontos fortes e fracos das pessoas no dia­a­dia, mostrando a cada um qual seria
a melhor maneira.
Veja  que  mesmo  um  processo  de  limpeza,  quando  não  é  bem  entendido  pode  gerar  problemas,  conforme
conversamos anteriormente. Agora imagine quais são os reflexos de pessoas despreparadas atendendo o cliente
final.
Pessoas que não conseguem atender aos clientes a tempo porque não encontram as coisas, porque não conhecem
os  produtos  que  vendem,  porque  não  entendem  seus  processos  de  trabalho,  porque  não  se  preocupam  com a
limpeza do ambiente, normalmente não trazem lucro para a empresa.
Uma outra coisa  importante é você analisar se as pessoas  tem perfil para as  funções que estão exercendo. Não
adianta treinar alguém se esta pessoa não tem as habilidades necessárias para desenvolver o trabalho, pois você
estará gastando tempo e dinheiro. Isto não quer dizer que as pessoas sejam ruins. Trata­se apenas de colocar cada
um em um lugar onde ela possa desempenhar melhor o seu potencial.
Desta  forma, é  fundamental que você  faça um bom recrutamento e seleção das pessoas que  farão parte de sua
equipe.