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Gestão da Comunicação Organizacional Liderança e Comunicação Organizacional | 173 Objetivos Ao final desta unidade de aprendizagem, você será capaz de: • Perceber a importância do planejamento na comunicação organizacional; • Identificar os principais parâmetros da gestão da comunicação nas organizações; • Analisar as mudanças no processo de comunicação na era digital; • Discutir os fatores de sucesso na comunicação organizacional das empresas; • Definir ações de comunicação para resolver problemas em uma organização. Liderança e Comunicação Organizacional | 175 1. Gestão da Comunicação Organizacional A gestão da comunicação organizacional é fundamental para o bom desempenho de todo tipo de organização. Em qualquer empresa, independentemente do tamanho ou da área de negócios, os gestores precisam colocar a comunicação organizacional ao lado das ferramentas mais importantes de gestão. Devemos sempre lembrar que a comunicação é um ato de compartilhamento de ideias e de estabelecimento de diálogo, que jamais se restringe à simples transmissão de informações. A comunicação passou a ser vista pelas organizações como um elemento-chave na geração de valor, tornando-se muito importante para que conquistem seus diferenciais competitivos. Podemos até mesmo dizer que ela é estratégica, pois muitas dificuldades de implementação dos planos de uma empresa ocorrem justamente por graves falhas de comunicação entre quem planeja e quem executa as ações. 1.1 A Comunicação na Era Digital Não poderíamos deixar de lembrar que tudo isso que estamos falamos deve ser analisado em um contexto de contínuas mudanças tecnológicas, que vem transformando toda a sociedade e, especialmente, as formas de comunicação, que são nosso foco. 176 | Liderança e Comunicação Organizacional Velocidade, interação, conexão e convergência são elementos fundamentais nas novas tecnologias, e isso nos ajuda a entender que os processos de comunicação nas organizações, assim como na sociedade, nunca mais serão os mesmos. O Smartphone é um grande exemplo desta mudança tecnológica, pois ele faz convergir diversas funções de comunicação antes separadas em diferentes dispositivos, tornando possível a conexão à internet, a troca instantânea de mensagens, o envio de e-mails, a leitura de livros e documentos, as ligações telefônicas, a navegação em sites, a utilização de aplicativos, a participação em redes sociais, a visualização de filmes, vídeos e fotos, a realização de filmagens e fotografias... E tudo com mobilidade e rapidez! Estas novas tecnologias também quebram um pouco a lógica tradicional da comunicação de massa que predominou no século XX, quando, de um lado, havia os produtores da informação e, de outro, uma massa que recebia de modo um tanto passivo a informação. A televisão foi o grande símbolo dessa era. Agora, há uma possibilidade muito maior de armazenar, consultar, criar, compartilhar e interagir com as informações, e isso muda totalmente o cenário anterior. Você já percebeu como isso impacta na administração de uma organização, principalmente na forma como ela gerencia a comunicação com seus diferentes públicos? A convergência do mundo digital e o rápido surgimento de novas tecnologias exigem que os profissionais responsáveis pela comunicação nas organizações mantenham-se atualizados e abertos para as novidades que surgem a cada dia, participando ativamente da criação e da implementação de novas ferramentas de comunicação. A evolução tecnológica transformou profundamente as formas de relacionamento com colaboradores, clientes e sociedade. As empresas que melhor tratarem desta questão terão um imenso ganho em relação à concorrência (ABRACOM, 2012) Importante Liderança e Comunicação Organizacional | 177 1.2. A Importância de Planejar a Comunicação Por toda sua importância, a comunicação precisa antes de tudo ser planejada. É necessário pensar sobre o negócio da empresa e definir bem aquilo que se quer comunicar e para quem, ou seja, definir com clareza qual é a mensagem e qual é o público-alvo na situação em questão. Para definir os canais que serão trabalhados na comunicação, não basta analisar as características e os custos de cada canal. É preciso, também, conhecer o perfil do público para quem a comunicação é dirigida. Isto é fundamental para que a comunicação seja eficiente. Só então é possível escolher os canais de comunicação mais adequados para atingir os objetivos determinados. Por exemplo, se a comunicação for direcionada a um grupo de empregados com baixo nível de instrução, não haverá sucesso se ela ocorrer por meio de manuais extensos e com linguagem complicada. Independentemente dos canais escolhidos, o discurso deve estar bem alinhado. Somente assim o público perceberá consistência nas informações passadas, o que é primordial para sua credibilidade. Note que alinhar o discurso não significa repetir a mesma mensagem da mesma forma, mas sim adequar o conteúdo básico do discurso a cada canal utilizado. Aliás, uma das regras básicas para a conquista da credibilidade é a transparência. Ela é o ponto de partida para criar vínculos de confiança e aceitação do público para com a empresa, e por isso a ética é um dos atributos básicos da Comunicação. As informações devem ser apresentadas de forma clara, objetiva e verdadeira, destacando sempre o posicionamento da empresa em relação ao que está sendo comunicado, de forma que todos entendam por que foi adotada determinada postura empresarial. Lembre-se de que nas organizações a comunicação deve ser um conjunto coordenado de ações que a empresa adota não só para informar, mas também para mobilizar, educar e manter a coesão interna em torno de valores que precisam ser reconhecidos e compartilhados por todos, para que uma boa imagem pública seja construída. 178 | Liderança e Comunicação Organizacional Atualmente, também é necessário entender que medir ou fazer a mensuração de resultados tornou-se uma prática na rotina empresarial. No que diz respeito à comunicação, não poderia ser diferente. Mensurar o resultado de comunicação significa tornar concreta a contribuição das ações de comunicação para a obtenção das metas de gestão. Desta forma, utilizamos instrumentos de pesquisa para medir a satisfação com a comunicação, o grau de retenção e compreensão das informações veiculadas e o que as mudanças de comportamento e de atitude provocadas pela comunicação trouxeram de benefício para a empresa. Vamos relembrar então alguns passos importantes que devem ser seguidos para um bom planejamento destas ações. Como gestor, é importante que você esteja bem embasado neste momento. 1.3 Os Passos para um Bom Planejamento de Comunicação Para a ABRACOM (2012), é necessário que o planejamento da comunicação: • Atenda ao Planejamento Estratégico da organização, apontando de que maneira a Comunicação pode colaborar com o alcance dos resultados desejados. • Estabeleça os objetivos que se pretendem alcançar com as ações de comunicação. • Estruture os canais de comunicação: veículos, eventos e ações que serão realizadas. • Indique as formas de medir os resultados dos processos implementados. • Utilize pesquisas com o público-alvo, para traçar seu perfil e identificar os problemas de comunicação que o atingem. • Defina os conteúdos que serão comunicados. Para estar entre as melhores na gestão de pessoas, é preciso, também, ter um excelente processo de comunicação. Há pesquisas muito interessantes que mostram isso. Liderança e Comunicação Organizacional | 179 Por exemplo, a pesquisa anual da Aon/Valor Carreira chamada “As melhores na gestão de pessoas” realiza um levantamento com funcionários de empresas de diferentes portese setores atuando no Brasil. As 35 empresas que mais se destacaram na pesquisa apresentaram os seguintes índices, segundo as avaliações dos próprios funcionários: • 82% sentem-se engajados com a empresa. • 71% reconhece que a liderança se comunica de maneira aberta e honesta. • 70% reconhecem o chefe imediato como uma figura que inspira e motiva. • 70% afirmam que os gestores os mantêm informados. sobre as mudanças que impactam em seu trabalho. • 70% acreditam que o sucesso financeiro da organização é compartilhado. • 66% afirmam possuir liberdade para realizar o trabalho, desde que traga resultado. • 64% dizem ser remunerados de forma justa. • 56% dizem receber o reconhecimento apropriado. Fonte: Valor Carreira (2014) O processo de comunicação nas organizações é muito delicado, segundo Niklas Luhmann (2001, p. 43): “Nada garante que o receptor acesse a informação, e que após acessá-la entenda a mensagem, e que entendendo a mensagem concorde com ela a ponto de agir.” Por isso os gestores e líderes devem dedicar o máximo de atenção à comunicação organizacional. E há empresas que conseguem bons resultados nesse campo. É por esta razão que vamos apresentar, nesta unidade, alguns casos para que você conheça a realidade de empresas que atuam no Brasil, de diversos tamanhos e setores, que entendem a importância da comunicação e investem nisso, obtendo excelentes retornos. Vamos aos casos? 180 | Liderança e Comunicação Organizacional 2. Casos de Sucesso na Comunicação Organizacional CENEGED CE Uma das atividades que se tornaram rotineiras para dirigentes desta empresa distribuidora de energia é passar pela sala de descanso, onde funcionários se reúnem ao final do expediente, enquanto esperam a ordem de serviço do dia seguinte. Foi por meio desse contato, que serviu para encurtar distâncias hierárquicas, que o diretor administrativo e responsável pelo RH descobriu a necessidade de criar um novo benefício para complementar o vale-refeição. Com a ajuda da equipe do escritório, a empresa passou a servir diariamente aos funcionários um lanche no fim da tarde. A empresa procura enfatizar o canal aberto entre funcionários e diretoria de diversas maneiras. Além de participar de reuniões que informam sobre mudanças e novos projetos, os funcionários são estimulados a sugerir melhorias práticas no cotidiano da empresa e podem ser premiados pelas boas ideias. A política de portas abertas, onde todos se sentem à vontade para relatar problemas e conquistas para as chefias, tem relação com a própria história da empresa, onde o corpo diretor conta com pessoas que já trabalharam como eletricistas e na leitura de medidores. (Mota, 2015) HOSPITAL ANA COSTA Muitas empresas se preocupam em conscientizar seus funcionários sobre questões de saúde e não faltam temas pertinentes: doenças cardíacas, doenças sexualmente transmissíveis (como hepatite C e Aids) e, claro, o câncer. Assim, durante o “Outubro Rosa”, o Hospital Ana Costa, em São Paulo, distribuiu laços rosas personalizados aos funcionários e recebeu a visita do grupo de palhaços S.O.S Saúde, que promoveu uma intervenção teatral em todos os departamentos, falando da importância da detecção precoce para o tratamento e cura do câncer de mama, convidando as mulheres a partir de 40 anos para participar do Mutirão de Mamografia. O mutirão foi um esforço conjunto de vários departamentos do hospital para facilitar o acesso das colaboradoras ao exame, eliminando a burocracia para a realização deste tipo de procedimento. (Carramenha, 2013) Liderança e Comunicação Organizacional | 181 BRADESCO Na organização, a comunicação interna merece atenção especial. A revista “Interação” e o informativo diário “Sempre em dia” estão disponíveis eletronicamente na intranet. Por meio de comunicados e normativos, os funcionários recebem informações sobre as políticas, diretrizes e procedimentos operacionais que devem ser adotados. A empresa também conta com o Blog da Presidência, um canal direto e interativo para informações e opiniões, entre os funcionários e a presidência. A TV Bradesco reforça e amplia as ações de comunicação, unindo-se aos demais veículos para tornar os conteúdos mais visíveis e dinâmicos. (Bradesco, Relatório de Administração, 2016) MARISOL Na Marisol da região nordeste, várias informações urgentes precisavam ser repassadas para os supervisores de produção, que não possuíam acesso a e-mails e a computadores. Toda a comunicação interna da Marisol era repassada para as secretárias que ficavam na produção, responsáveis por comunicar os recados de 1.500 funcionários do setor aos 70 supervisores, dando margem para informações equivocadas geradas pelo “boca a boca”. A empresa, que atua no setor têxtil, utilizou uma forma moderna, prática e rápida para solucionar o problema: o SMS, ou serviço de mensagens curtas. Com ele, a necessidade de uma comunicação mais imediata e direta, com menor risco de distorção, passou a ser atendida. O recurso foi muito bem aceito pelos colaboradores, mostrando que o SMS pode ser uma boa ferramenta de comunicação interna, utilizada em liberação de produtos, conclusão de vendas, indicação de metas, envio de lembretes e outros comunicados para equipes internas e externas que precisam de aproximação e de troca rápida de informações. (Silveira, 2013) LABORATÓRIO LEME A comunicação é um ponto que exige grande atenção desta empresa. O ambiente de trabalho, as regras, o processo de avaliação e o cálculo da remuneração variável são transparentes. Para isso, a empresa estabeleceu um processo formal de feedback. O líder se reúne 182 | Liderança e Comunicação Organizacional com o colaborador, no mínimo quatro vezes por ano, para dar a ele o retorno sobre o seu trabalho. Outra prática estabelecida na empresa é o livre acesso aos líderes e diretores. A empresa mantém uma ouvidoria e, com frequência, realiza um “café com a diretoria”. No encontro, os colaboradores são convidados para discutir aspectos da empresa, tirar dúvidas, expor opiniões e ideias. A empresa acredita que é muito importante garantir a aderência do plano de negócios ao trabalho dos colaboradores. (Tiago, 2015) TICKET SERVIÇOS Um dos objetivos dessa empresa fornecedora de cartões de benefícios é construir um ambiente respeitoso e agradável, onde as ideias são sempre muito bem-recebidas. Deste modo, procura fazer com que os colaboradores se sintam à vontade para ajudar e dar sugestões, por meio de uma comunicação contínua e transparente. Além de encontros com altos executivos da empresa para disseminar as estratégias da empresa e da utilização de veículos para divulgar informações, como intranet e TV interna, o diretor geral criou um blog para interagir com colaboradores. O diretor faz postagens sobre assuntos internos e externos que afetam diretamente os negócios e tem um retorno excelente dos colaboradores com comentários. (Marinelli, 2015) OFFICILAB A farmácia utiliza canais permanentes para a troca de informações. E cabe ao setor de comunicação interna estabelecer o melhor meio, a frequência e o público-alvo para a divulgação de assuntos, de acordo com a importância que cada atividade tem na manutenção dos resultados e do código de ética. (O Globo, 2013) PEQUENAS EMPRESAS As ações integradas de comunicação não devem ser privilégio de grandes empresas. As empresas menores não só podem como devem planejar e implantar estas ações. Elas aproximam a alta gerência dos funcionários e melhoram a sinergia entre os funcionários, sendo por isso valiosos instrumentos para motivar e integrar o público interno, Liderança e Comunicação Organizacional | 183 orientando sobre a cultura da empresa e disseminando o conhecimento entre os profissionais. Os funcionários deuma pequena indústria tinham problemas de comunicação e desconheciam as ações internas e externas da empresa. A empresa, então, buscou algumas ferramentas para facilitar o processo de comunicação e gerar uma maior integração entre os colaboradores. Para melhorar a circulação de informações, a empresa passou a publicar um jornal mensal interno com novidades sobre a empresa, o mercado, as ações dos diferentes setores e as tecnologias que afetam o ambiente de trabalho. Comunicados, circulares e avisos também passaram a ser utilizados com mais frequência pela empresa. Neles, são abordados temas como chegada de novos funcionários, aniversário de colaboradores, itens do código de conduta, confraternizações, programas de treinamento e desenvolvimento, reajustes salariais e notícias publicadas na mídia sobre a empresa. Todos os colaboradores que chegam na empresa recebem um Folheto de Boas- vindas, com mensagens dos gestores ao novo colaborador. Anualmente, a empresa realiza, via on-line, uma pesquisa de clima organizacional. No mês de dezembro, os colaboradores são reunidos em uma festa de confraternização de fim de ano, que também é um evento de integração, onde são enfatizados a missão, a visão e os valores da empresa por meio de jogos empresariais (RBG Consultoria, 2010). UNILEVER Por meio da campanha “Loja Perfeita, venha construir a sua!”, os colaboradores de diversos cargos e áreas da Unilever, como marketing, finanças, segurança, comunicação e operadores das fábricas, puderam vivenciar o dia a dia de um promotor de vendas. A oportunidade permitiu aos participantes conhecer a fundo a rotina dos promotores, como funciona o mercado e sentir as necessidades dos clientes. Essa oportunidade inspirou a todos numa visão de como cada função pode e deve impactar o ponto de venda, e assim puderam conceber novas oportunidades de melhoria e aprimoramento para os processos da Unilever. Mais de 800 funcionários se inscreveram e contribuíram para a construção de 55 lojas perfeitas, impactando no trabalho mais de 200 promotores de venda e ajudando a elevar as vendas. (Carramenha, 2013) 184 | Liderança e Comunicação Organizacional NATURA A Ouvidoria é um canal de diálogo em que os colaboradores e as comunidades fornecedoras do Brasil podem solucionar dúvidas e fazer críticas, elogios ou denúncias à Natura. Também é uma importante fonte para evoluir nos processos, políticas e relações, a partir das manifestações que são recebidas. Todos os casos são tratados com confidencialidade, e cabe ao interlocutor optar por sua identificação ou pelo registro da manifestação de forma anônima. (Natura, Relatório de Sustentabilidade, 2013). COMPAL A fabricante Chinesa de produtos eletrônicos está presente no Brasil desde 2008 e elegeu a formação de lideranças como sua prioridade. Todos os supervisores e coordenadores passam por um programa de treinamento para desenvolver competências de gestão de equipes e de processos. Segundo um gerente de recursos humanos da empresa, o treinamento é um processo contínuo, e ao menos uma vez por ano todos os funcionários participam de projetos de atualização de conhecimento. A empresa também promove o intercâmbio entre os técnicos de suas unidades globais. Funcionários asiáticos vêm ao Brasil para ensinar e os gestores locais vão à matriz para aprender. Uma vez por mês, dez funcionários, independentemente do cargo, participam de um café com o presidente, quando levantam questões, sugerem novas práticas e tiram dúvidas sobre qualquer assunto da empresa. A empresa já percebeu que a comunicação fácil melhora a qualidade do trabalho, reforça o engajamento e traz como ganho a redução de custos e o aumento da produtividade. Certa vez, um funcionário propôs a unificação de crachás de entrada e de saída com aquele usado nos restaurantes da fábrica. A ideia foi implantada para todo o quadro da fábrica de Jundiaí, simplificando a rotina e reduzindo custos. As melhores sugestões para melhorar os processos são premiadas em programas com celulares e tablets fabricados pela própria empresa. A empresa traz da cultura da matriz a ideia de que o bem-estar dos funcionários se reflete em produtos e serviços elogiados pelos clientes. Atenta às características culturais de cada país onde atua, a empresa observa que no Brasil as equipes de gestão trabalham mais integradas e são mais amigáveis. (Bortolozi, 2015). Liderança e Comunicação Organizacional | 185 PIRELLI Quinta maior fabricante de pneus do mundo, a empresa detectou problemas de comunicação a partir de pesquisas internas, que apontaram baixa adesão dos empregados aos veículos de comunicação interna, líderes sem perfil de comunicação, grande influência da “rádio peão” na disseminação de ruídos e especulações, além de descrença dos funcionários em relação ao discurso da empresa. A cultura da empresa é predominantemente “industrial”, focada em produção, números e metas: é um ambiente em que impera o racional, com necessidades de comunicação muito específicas. Porém, o problema é que os processos e as pessoas eram impactados diretamente pela cultura do “não falar” que se estabeleceu na empresa, com mensagens divulgadas de forma incompleta, falta de foco nos assuntos e falta de adequação de conteúdo para cada público interno. Os líderes não tinham perfil de comunicação, não estavam orientados para isso e não recebiam informações privilegiadas. Notava-se pouca divulgação de informações estratégicas, até para os empregados que tinham contato com o mercado. A empresa contratou uma consultoria, que desenvolveu um plano de comunicação para envolver, interagir, informar, assimilar e estimular todos para que os conceitos Pirelli pudessem ser reproduzidos e identificados no seu dia a dia de trabalho. A campanha recebeu o nome de “Comunica Pirelli: a Pirelli mais perto de você”, e foi composta de algumas ações, como: • Sensibilização da diretoria, para mostrar a importância da comunicação interna dentro da organização, com palestra motivacional sobre o tema com um consultor em clima organizacional. • Treinamento com todos os gerentes e supervisores para desempenhar funções de liderança e comunicação junto a suas equipes. • Criação de jornais internos, como o “Giro em Casa” (revista bimestral para a família, entregue em casa com o objetivo 186 | Liderança e Comunicação Organizacional de resgatar o orgulho pela marca, levando informações de interesse) e o “Giro Negócios” (boletim para a liderança com assuntos estratégicos) • Criação da “rede de comunicadores”: aproveitando a força que a comunicação informal tem em ambientes com população predominantemente de fábrica, a rede é integrada por empregados que realizam comunicação naturalmente em seu dia a dia. Eles foram treinados para desempenhar esse mesmo papel de forma institucional, levando informações às áreas e colhendo os feedbacks (sem sobreposição da liderança). • Espaço aberto: reuniões mensais entre os líderes e suas equipes, a fim de reforçarem o papel de diretores e gerentes como formadores de opinião de seus grupos e estreitarem relacionamento com os empregados. • TV no refeitório: para comunicações pontuais e dinâmicas, trazendo mais dinamismo para público que não tem hábito de leitura. • Painel “Mais que notícia”: funcionando de forma independente em cada uma das unidades, para dar mais espaço às informações locais. É composto de um “Quadro de Avisos”, um “Classificados” e uma “Caixa de Sugestões”. • “Palavra do presidente”: informações de extrema relevância e não cotidianas que demandam a figura do presidente. • Avaliação da resposta do público interno por meio de pesquisa, que detectou uma avaliação extremamente positiva do processo: 90% dos funcionários aprovaram as melhorias na comunicaçãointerna. (Martins, 2009). Liderança e Comunicação Organizacional | 187 Síntese Nesta unidade, vimos que: • Na era digital, velocidade, interação, conexão e convergência são características das novas tecnologias que vêm transformando os processos de comunicação das organizações com todos os seus públicos. • A gestão da comunicação organizacional é estratégica para a organização, pois muitas dificuldades de implementação dos planos da organização ocorrem por conta de falhas no processo de comunicação. • O planejamento da comunicação é essencial na eficácia das ações comunicativas, sendo imprescindível estabelecer com clareza o que se quer comunicar e para quem, definindo qual é a mensagem e qual é o público-alvo na situação em questão. • A escolha dos canais de comunicação deve levar em conta não somente suas características e custos, mas também o perfil do público para quem a comunicação é dirigida. • Independentemente dos canais escolhidos, o discurso deve estar bem alinhado, de modo que as mensagens estejam adequadas a cada canal e a cada tipo de público. Vimos, também, que um bom planejamento de comunicação deve: • Atender ao Planejamento Estratégico da Organização; • Utilizar como base pesquisas com o público-alvo; 188 | Liderança e Comunicação Organizacional • Estabelecer os objetivos das ações de Comunicação; • Estruturar os canais de comunicação; • Definir os conteúdos comunicados; • Indicar as formas de medir os resultados dos processos implementados. Liderança e Comunicação Organizacional | 189 Leitura Complementar No livro Comunicação empresarial, de Marie Flatley, você encontrará ótimas orientações práticas sobre como elaborar mensagens de comunicação no ambiente empresarial. Acesse o livro na biblioteca virtual da UNIGRANRIO: FLATLEY, Marie. Comunicação empresarial. 2. ed. Porto Alegre: AMGH, 2015. Liderança e Comunicação Organizacional | 191 Referências Bibliográficas ABRACOM. Cadernos de comunicação organizacional: Por que investir em comunicação interna. São Paulo, 2012. BORTOLOZI, Tatiane. Prioridade para quem é da casa. Valor Carreira, ano 13, n. 13, out. 2015. BRADESCO. Relatório de Administração, 27 jan. 2016. Valor Econômico, 5 fev. 2016. CARRAMENHA, Bruno; CAPPELLANO, Thatiana; MANSI, Viviane Regina. Comunicação com empregados: a comunicação interna sem fronteiras. São Paulo: In House, 2013. LOPES, Roseli. Equilibrio combate pessimismo. Valor Carreira, ano 13, n. 13 out. 2015. LUHMANN, Niklas. A improbabilidade da comunicação. Lisboa: Vegas, 2001. MARINELLI, Luciana. Abertura para novas ideias. Valor Carreira, ano 13, n. 13 out. 2015. MARTINS, Mateus. Planejamento Estratégico de Comunicação Interna Comunica Pirelli – A Pirelli mais perto de você. O cappuccino, ago. 2009. Disponível em: http://ocappuccino. blogspot.com.br/2008/11/case-pop-planejamento-estratgico-de. html. Acesso em 31 mai. 2016.
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