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ADMINISTRAÇÃO GERAL MARCO FERRARI 2016 ADMINISTRAÇÃO GERAL www.energiaconcursos.com.br 1 Assistente em Administração – UFSC Professor Marco Ferrari professormarcoferrari@gmail.com Tópicos 1. Administração geral: evolução das teorias da administração, ideias e conceitos fundamentais. 2. Organização do trabalho: departamentalização, planejamento, tomada de decisão, objetivos, gráficos de organização, controle, ambiente externo. 3. Relações humanas no trabalho: motivação, comunicação, chefia e liderança, grupos e equipes a organização formal e informal. 4. Gestão de Pessoas. 5. Administração de compras, administração de materiais. 6. Arquivo e documentação. 1. TEORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃO (TGA) 1. CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO Segundo Chiavenato (1997, p. 10), administração é a aplicação de técnicas com o intuito de estabelecer metas e operacionalizar o seu alcance pelos colaboradores participantes das organizações a fim de que se obtenha resultados que satisfaçam as necessidades de seus clientes assim como às suas próprias. Silva (1977, p.16) coloca que “não se pode imaginar a existência de uma empresa (visando lucros) ou entidade (sem fins lucrativos) sem o concurso da administração, pois não podemos alcançar um fim sem usar os meios, e uma das vias que nos conduzem ao objetivo das empresas ou entidades é a administração”. Levando-‐se em consideração que vivemos numa época de complexidades, mudanças e incertezas, a administração tornou-‐se uma das mais importantes áreas da atividade humana. Maximiano (2002, p.25), um estudioso de administração, diz que essa palavra “é usada tão freqüentemente no dia-‐a-‐dia, que parece não haver dúvidas com relação a seu significado”. Mas para começarmos o entendimento do que é administração, devemos levar em conta o fato de que encontraremos muitas definições diferentes em várias apostilas, livros, sites, textos e revistas, sendo todas, no geral, variações do mesmo tema. De acordo com Chiavenato (1997, p. 12): “a palavra administração vem do latim ad (direção para, tendência) e minister (subordinação ou obediência) e significa aquele que realiza uma função abaixo do comando de outrem, isto é, aquele que presta serviço a outro”. Uma definição mais atual nos é dada por Stoner (2000, p.4), onde a administração é o “processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o trabalho dos membros da organização, e usar todos os recursos disponíveis da organização para alcançar objetivos estabelecidos”. Já para Kwasnicka (1981) administração é a atividade que utiliza métodos da ciência para tomar decisões e estabelecer cursos de ação. Ou ainda, conforme, Maximiano (1995, p. 60) onde administrar “é o processo que tem como finalidade garantir a eficiência e eficácia de um sistema ou organização”. Assistente em Administração – UFSC Professor Marco Ferrari professormarcoferrari@gmail.com Tópicos 1. Administração geral: evolução das teorias da administração, ideias e conceitos fundamentais. 2. Organização do trabalho: departamentalização, planejamento, tomada de decisão, objetivos, gráficos de organização, controle, ambiente externo. 3. Relações humanas no trabalho: motivação, comunicação, chefia e liderança, grupos e equipes a organização formal e informal. 4. Gestão de Pessoas. 5. Administração de compras, administração de materiais. 6. Arquivo e documentação. 1. TEORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃO (TGA) 1. CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO Segundo Chiavenato (1997, p. 10), administração é a aplicação de técnicas com o intuito de estabelecer metas e operacionalizar o seu alcance pelos colaboradores participantes das organizações a fim de que se obtenha resultados que satisfaçam as necessidades de seus clientes assim como às suas próprias. Silva (1977, p.16) coloca que “não se pode imaginar a existência de uma empresa (visando lucros) ou entidade (sem fins lucrativos) sem o concurso da administração, pois não podemos alcançar um fim sem usar os meios, e uma das vias que nos conduzem ao objetivo das empresas ou entidades é a administração”. Levando-‐se em consideração que vivemos numa época de complexidades, mudanças e incertezas, a administração tornou-‐se uma das mais importantes áreas da atividade humana. Maximiano (2002, p.25), um estudioso de administração, diz que essa palavra “é usada tão freqüentemente no dia-‐a-‐dia, que parece não haver dúvidas com relação a seu significado”. Mas para começarmos o entendimento do que é administração, devemos levar em conta o fato de que encontraremos muitas definições diferentes em várias apostilas, livros, sites, textos e revistas, sendo todas, no geral, variações domesmo tema. De acordo com Chiavenato (1997, p. 12): “a palavra administração vem do latim ad (direção para, tendência) e minister (subordinação ou obediência) e significa aquele que realiza uma função abaixo do comando de outrem, isto é, aquele que presta serviço a outro”. Uma definição mais atual nos é dada por Stoner (2000, p.4), onde a administração é o “processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o trabalho dos membros da organização, e usar todos os recursos disponíveis da organização para alcançar objetivos estabelecidos”. Já para Kwasnicka (1981) administração é a atividade que utiliza métodos da ciência para tomar decisões e estabelecer cursos de ação. Ou ainda, conforme, Maximiano (1995, p. 60) onde administrar “é o processo que tem como finalidade garantir a eficiência e eficácia de um sistema ou organização”. ADMINISTRAÇÃO GERAL www.energiaconcursos.com.br 2 Administração é planejar, organizar, dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para realizar os objetivos da organização, bem como de seus membros. Sendo um complexo processo de tomar decisões a respeito de recursos e de objetivos a serem com ele alcançados. Para melhor entendermos o conceito de Administração, destacamos a seguir os pontos principais em relação às diferentes teorias sobre o assunto. Existem semelhanças fundamentais que devem ser observadas: 1) A Administração concentra a atenção nos alvos a serem atingidos, ou seja, nos objetivos, nos cursos de ação necessários para concretizar os resultados organizacionais; 2) É composta de ferramentas, instrumentos, métodos científicos, os quais possibilitam a gestão organizacional; 3) Está diretamente relacionada às pessoas, aos grupos de indivíduos, aos participantes organizacionais. Relacionadas às semelhanças fundamentais entre os diferentes conceitos de administração, podemos ainda definir a administração segundo suas características, que segundo o modelo de Scholz (1976) são: a) objetividade – o requisito primordial da administração é a definição de objetivos e o sucesso da administração está implícito em alcançá-‐los; a) situação de permeio – a administração é um importante meio através do qual se exerce um impacto decisivo sobre a vida humana. Através da administração pode-‐se estimular ou frustrar o desempenho das pessoas de uma organização; b) esforço grupal -‐ a administração é intrinsecamente associada ao esforço grupal, pois não há possibilidade de se administrar sozinho, haja vista que o esforço integrado é fundamental para o sucesso das organizações; c) ser conseguida através de pessoas -‐ o sucesso da administração depende da capacidade de formular objetivos e conseguir canalizar os esforços das pessoas para atingi-‐los; d) impessoalidade – a administração é atividade e não uma pessoa ou grupo de pessoas; a) requerer o uso de conhecimentos -‐ a administração eficiente requer o uso de conhecimentos, habilidades e vivência. A teoria e a prática não podem ser dissociadas; b) intangibilidade – a administração é intangível, pois existe uma invisibilidade na atividade que só é evidenciada pelos resultados alcançados. Considerando a complexidade das organizações nos dias de hoje, a tarefa de administrar requer um aparato de pessoas estratificadas em diversos níveis hierárquicos que se ocupam de incumbências diferentes. Existem três níveis de atuação do administrador, a saber: I – Estratégico (institucional) – de caráter gerencial, está relacionado a alta administração da empresa. II – Tático (intermediário) – departamental, intermediário, gerentes; III – Operacional – nível de execução. A fim de obter eficácia no desempenho de suas funções, nos distintos níveis de atuação, o administrador necessita de habilidades específicas. Neste contexto, Robbins (2005, p.34), afirma que “habilidades gerenciais são aptidões ou comportamentos fundamentais ao sucesso num cargo gerencial”, complementando que essa abordagem começa com a identificação de habilidades gerais e, em seguida, passa a busca de habilidades específicas relacionadas à eficácia. Em relação às habilidades gerais, são elencadas quatro áreas de habilidades, nas quais os gerentes devem ser proficientes, são elas: habilidades conceituais que dizem respeito à capacidade intelectual de compreender e de lidar com situações complexas; habilidades interpessoais, que incluem a capacidade de se trabalhar em equipe, compreender suas necessidades, motivar, entender as outras pessoas; habilidades técnicas que envolvem a aplicação do conhecimento especializado ou a experiência, o entendimento da organização em gerale a utilização dos métodos necessários para realização das tarefas e habilidades políticas para ampliar sua posição, construir uma base de poder e fazer contatos ADMINISTRAÇÃO GERAL www.energiaconcursos.com.br 3 corretos (ROBBINS, 2005). Outro autor que não se pode desconsiderar quando se fala em habilidades é Robert L. Katz (1986), que escreveu o texto “Skills of na Effective Administrator” (As habilitações de um Administrador Eficiente), publicado originalmente pela Harvard Business Review (Biblioteca de Harvard) de Administração de Empresas no desempenho de uma gerência eficaz. Trata-‐se de um trabalho clássico que tem fundamentado a política de desenvolvimento gerencial de numerosas organizações (AMATUCCI, 2002). Katz (1986, p. 60) afirma que “o principal critério de habilitação deve ser uma ação eficiente em diversas circunstâncias.” Deste modo, Katz (1955 apud MAXIMIANO, 2002, p. 65) corrobora da idéia de que a administração eficiente se apóia em três habilidades básicas, são elas: a) habilidade técnica: relaciona-‐se com a atividade específica do gerente caracterizada pelos conhecimentos, métodos e equipamentos necessários para a realização das tarefas; b) habilidade humana: que abrange a compreensão das pessoas e suas necessidades, interesses e atitudes. c) habilidade conceitual que envolve a capacidade de compreender e lidar com a complexidade de toda a organização e de usar o intelecto para formular estratégias. Criatividade, planejamento, raciocínio abstrato e entendimento do contexto são manifestações da habilidade conceitual. Diante dessas habilidades, Katz (1986, p. 85,) menciona os requisitos essenciais para o administrador, sendo eles: “suficiente aptidão técnica para entender a mecânica de seu cargo; suficiente habilidade humana para ser capaz de cooperar no esforço comum da equipe que dirige; suficiente habilidade conceitual para conseguir o máximo de vantagem para a organização em geral”. No entanto, é importante ressaltar que esta divisão é utilizada por diversos autores e que estas habilidades estão intimamente relacionadas, mas ainda assim é interessante analisá-‐las separadamente, já que apresentam uma variação de importância em diferentes níveis da estrutura hierárquica. Nesse sentido, três são as habilidades necessárias para que o administrador possa trabalhar eficazmente. Já Mintzberg (1973, apud MAXIMIANO 2002, p.67) identifica um maior número de habilidades, subdividindo-‐as em oito categorias: habilidades de relacionamento com colegas, habilidades de liderança, habilidades de resolução de conflitos, habilidades de processamento de informações, habilidades de tomar decisões em condições de ambigüidade, habilidades de alocação de recursos, habilidades de empreendedor, habilidades de introspecção. Para entender o que significa administração, é preciso ir além da interpretação da palavra. É preciso também compreender o que é uma organização. Segue, então, outro tópico. 1.1 As organizações: Uma organização, segundo Lacombe e Heilborn (2003), é formada por um grupo de pessoas que se articulam de forma organizada para atingir objetivos comuns. Já na visão de Robbins (2005, p.31), “uma organização é um arranjo sistemático de duas ou mais pessoas que cumprem papéis formais e compartilham um propósito comum”. Para Maximiano (1992), uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-‐se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola são todos exemplos de organizações. Já para Robbins (1990), a organização é "uma entidade social conscientemente coordenada, com uma fronteira relativamente identificável, que funciona numa base relativamente contínua para alcançar um objetivo ou objetivos comuns". Uma organização é formada pela soma de pessoas, máquinas e outros equipamentos, recursos financeiros e outros.A organização então é o resultado da combinação de todos estes elementos orientados a um objetivo comum. Logo, podemos concluir as organizações como uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Exemplo: empresas, associações, órgãos do governo, ou seja, qualquer entidade pública ou privada. Para os fins que se destinam esta apostila, aos quais compreendem o significado e estudo da administração, neste momento, discorreremos acerca da teoria geral da administração. ADMINISTRAÇÃO GERAL www.energiaconcursos.com.br 4 2. TEORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃONeste tópico estudaremos as diversas Teorias de Administração, a contribuição de cada uma delas para a Ciência da Administração, seus enfoques e variáveis. Pode-‐se perceber, no processo evolutivo da teoria das organizações, que a teoria da administração foi marcada, em cada uma de suas fases, por um conjunto de teorias, escolas, paradigmas, idéias, enfoques, abordagens, sobre como as organizações funcionam e o que as faz funcionar melhor. Para Motta e Vasconcelos (2002, p.2), a teoria das organizações é composta por diversas peças, como um grande mosaico. E esse sistema está continuamente em movimento: surgem novos elementos que alteram a compreensão dos sistemas, levando-‐nos a questionar ao menos parcialmente as certezas e crenças anteriores. A busca desse entendimento é contínua: novos elementos surgem e nos desafiam. Motta (1980) apresenta sete abordagens da teoria geral da administração, a saber: o movimento de administração científica; o movimento de relações humanas; o behaviorismo; o estruturalismo; a abordagem dos sistemas abertos, o desenvolvimento organizacional e a contingência. Partindo de um ponto de vista semelhante ao do autor acima citado, Chiavenato (1983), afirma que existem sete principais abordagens da administração que se desdobram em teorias, as quais são: 1º) Abordagem clássica da administração, a qual se desdobra na administração científica e teoria clássica da administração; 2º) Abordagem humanística da administração, a qual manifesta-‐se na teoria das relações humanas e suas decorrências, motivação, liderança, comunicação, organização informal, dinâmica de grupo. 3º) Abordagem neoclássica da administração, tem como cerne a teoria neoclássica da administração, os tipos de organização, departamentalização, e a administração por objetivos (APO); 4º) Abordagem estruturalista da administração se desdobra na teoria da burocracia e na teoria estruturalista da administração; 5º) Abordagem comportamental da administração, subdividida na teoria comportamental da administração e teoria do desenvolvimento organizacional (D.O.); 6º) Abordagem sistêmica da administração centra-‐ se no conceito de cibernética para a administração, a teoria matemática da administração e a teoria de sistemas; 7º) Abordagem contingencial da administração, desdobrada na teoria da contingência. As teorias ainda podem ser divididas, por sua ênfase em determinado componente organizacional. No que à tange ênfase em alguns dos componentes organizacionais, a teoria da administração surgiu com a, ênfase nas tarefas, a partir da escola da administração científica de Taylor, dentro de uma abordagem de sistema fechado, preocupada exclusivamente com o nível operacional da empresa. Quase simultaneamente, foi enriquecida com a ênfase na estrutura decorrente da abordagem anatômica de Fayol (teoria clássica), com a abordagem burocrática de Weber (teoria da burocracia) e com a abordagem estruturalista (teoria estruturalista), mais recentemente. A reação humanística surgiu com a escola das relações humanas, transferindo toda a ênfase para as pessoas, no que também foi seguida pela escola do comportamento organizacional e pelo movimento do desenvolvimento organizacional (D.O.), ambos realçando as características eminentemente humanas e democráticas das organizações bem sucedidas. A partir da teoria de sistemas, surgiu a ênfase no ambiente, cujo apogeu ocorreu com a teoria da contingência. Esta trouxe também a ênfase na tecnologia (CHIAVENATO, 1994, p.35).o ponto de vista da interação e interdependência entre cinco variáveis principais: tarefa, estrutura, pessoas, tecnologia e ambiente. A TGA estuda a Administração das organizações e empresas. Na ilustração a seguir pode-‐se observar as escolas de administração, sua ênfase e os principais enfoques dos diversos focos de análise. ADMINISTRAÇÃO GERAL www.energiaconcursos.com.br 5 Ênfase Teoria Administrativa Principais enfoques Nas tarefas Administração Cientifica Racionalização do trabalho no Nível Operacional Na estrutura Teoria Clássica Teoria Neoclássica Organização formal. Princípios Gerais da Administração Funções do administrador. Teoria Burocrática Organização Formal Burocrática. Racionalidade organizacional. Teoria Estruturalista Múltipla abordagem: Organização formal e informal Análise Infra-‐Organizacional Análise Interorganizacional Nas pessoas Teoria das relações humanas Organização Informal. Motivação, liderança, comunicações e dinâmica de grupo. Teoria do Comportamento Organizacional Estilos de Administração. Teoria das decisões. Integração dos Objetivos Organizacionais e Individuais. Teoria do Desenvolvimento Organizacional Mudança Organizacional Planejada. Abordagem de Sistema Aberto. No ambienteTeoria Estruturalista Teoria Neo-‐estruturalista Análise Infra-‐Organizacional e Análise Ambiental Abordagem do Sistema Aberto Teoria da Contingência Análise Ambiental (imperativo ambiental) Abordagem de Sistema Aberto Na tecnologia Teoria da Contingência Administração da Tecnologia (imperativo tecnológico) A seguir aprofundaremos nossos estudos e discorreremos acerca de cada uma das teorias da administração. ADMINISTRAÇÃO GERAL www.energiaconcursos.com.br 6 2.1 ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA TAYLOR Taylor operacionalizou os estudos de tempos e movimentos sugeridos por Babbage meio século antes, ao estabelecer operações cientificamente elaboradas preconizando o desempenho das ações dos operários e desenvolvendo estudos que instituíram a padronização das atividades operacionais dos trabalhadores. Diante disso, ficou conhecido como o pai da Administração Científica, movimento denominado também como Taylorista ou Taylorismo.No que se refere à contribuição de Frederick Winslow Taylor à escola clássica, Koontz e O’Donnell (1978, p.20) colocam que, “as raízes de seus princípios de administração são encontradas em escritos anteriores. Como em outras esferas de conhecimento, os princípios de administração científica foram descobertos à medida que as ocasiões para sua utilização surgiram (...)”.Guida citado em (LESSA, 1997) corrobora com a exposição anterior ao afirmar que Taylor operacionalizou os estudos de tempos e movimentos sugeridos por Babbage meio século antes, ao estabelecer operações cientificamente elaboradas preconizando o desempenho das ações dos operários e desenvolvendo estudos que instituíram a padronização das atividades operacionais dos trabalhadores. Diante disso, ficou conhecido como o pai da Administração Científica, movimento denominado também como Taylorista ou Taylorismo.A proposição de Taylor centra-‐se na idéia de que maximizando a eficiência, se maximizarão também os rendimentos, quer de trabalhadores quer de empresários, eximindo o conflito entre o capital e o trabalho. Deste modo, o pressuposto é de que bastam recompensas financeiras para motivar os trabalhadores e que os administradores se conformariam a ver o seu papel reduzido à organização "científica" do processo produtivo, recorrendo à uniformização de tarefas e à divisão do trabalho. Diferentemente, segundo Motta (1980) as idéias de Taylor, centradas na forma como as tarefas são executadas, têm como principal base a ética protestante do trabalho árduo, racionalidade econômica e individualismo. São assim, uma orientação pragmática para aumentar a eficiência do trabalho baseada na experiência pessoal de Taylor na Midvale Steel Company, na Bethlehem Steel Company e em outras empresas com as quais colaborou como consultor. Além das idéias acima citadas, existem ainda, quatro pontos que constituem a essência da Administração Cientifica. Estes foram delineados a partir da aplicação do sistema desta forma de gestão ao oficio de pedreiro, os quais segundo Taylor (1982) são: (1) o desenvolvimento (pela direção e não pelo operário) da forma de trabalhar, com normas rígidas para o movimento de cada homem, aperfeiçoamento e padronização de todas as ferramentas e condições de trabalho; (2) a seleção cuidadosa e subseqüente treinamento dos operários entre os trabalhadores de primeira ordem, com a eliminação de todos os que se recusarem ou forem incapazes de adotar os novos métodos; (3) a adaptação do operário deve ser feita mediante constante ajuda e vigilância da direção, que pagará, bonificações ao trabalho feito segundo as instruções de forma mais rápida; (4) divisão igual de responsabilidade e trabalho entre operário e direção. A administração como ciência proposta por Taylor, trouxe ainda, na visão do autor acima citado a idéia de organização racional do trabalho, a qual é constituída pelos seguintes componentes básicos: 1. análise do trabalho e estudos dos tempos e movimentos; 2. estudo da fadiga humana; 3. divisão do trabalho e especialização do operário; 4. desenho de cargos e tarefas; 5. incentivos salariais e prêmios de produção; 6. conceito de homo economicus 7. condições de trabalho; 8. padronização; 9. supervisão funcional. No entanto, a abordagem taylorista é parcial na forma como encara a gestão, pois considera a empresa como uma organização fechada e se debruça apenas sobre o processo produtivo em si, esquecendo, por exemplo, a estrutura da própria empresa (MOTTA, 1980; KWASNICKA 1995; CHIAVENATO, 1999). Por fim, enquanto Taylor concentrou seus esforços na administração científica do trabalho, naracionalização do trabalho operário, na ADMINISTRAÇÃO GERAL www.energiaconcursos.com.br 7 coordenação de esforços dentro de uma sistematização dos métodos de produção com vistas à obtenção de eficiência dos seres humanos e das máquinas, através do estudo de tempo e movimentos, Fayol dirigiu sua atenção aos líderes organizacionais e tentou melhorar a racionalização e gerenciamento empresarial. 2.2 TEORIA CLÁSSICA FAYOL: A teoria clássica, talvez a percussora das obras fundamentais de administração de empresas, teve grande parte de seu desenvolvimento provocado pela publicação das obras de Fayol. Enquanto Taylor iniciou seus estudos a partir do operário para a gerência concentrando-‐se na administração da produção, Fayol fez o contrário, começou pelo nível estratégico (gerencia), descendo ao nível operacional, concentrando-‐se nos problemas da administração geral (GUIDA, 1980). Cabe ressaltar que, embora tenham desenvolvido suas pesquisas simultaneamente, eles não conheciam os estudos um do outro. Fayol acreditava que a eficiência organizacional seria alcançada através da análise da estrutura da empresa, dos órgãos que a compõem. Nesse sentido, a Teoria Clássica tem ênfase na estrutura, correspondendo a uma abordagem clássica estruturalista. Para Fayol, seis são as funções básicas de qualquer empresa: 1. Funções técnicas – relacionadas com a produção de bens ou de serviços da empresa. 2. Funções comerciais -‐ relacionadas com a compra, venda e permutação. 3. Funções financeiras – relacionadas com a procura e gerência de capitais 4. Funções de segurança – relacionadas com a proteção e preservação dos bens e das pessoas. 5. Funções contábeis – relacionadas com inventários, registros, balanços, custos e estatísticas. 6. Funções administrativas – relacionadas com a integração das outras cinco funções. As funções administrativas coordenam as demais funções da empresa, pairando acima delas. Como elementos de administração, Fayol (1968, p.76) considerou as suas funções básicas, tal como segue: “previsão, organização, comando, coordenação e controle”. O elemento previsão, mais tarde será chamado por outros autores de planejamento. Quanto à previsão, o autor a coloca como a máxima da administração, significando ao mesmo tempo conjeturar o futuro e prepará-‐lo. O instrumento de suporte e a operação mais significativa deste elemento é o programa de ação, que estabelece o resultado a ser atingido, como agir para tal e as etapas e métodos a utilizar. Além disso, o programa de ação repousa sobre os recursos da empresa, a natureza e importância das operações e as possibilidades futuras. Organizar é dotar a empresa de tudo o que é útil para o seu funcionamento. Já o comando é a atividade que faz funcionar o que antes foi estabelecido e organizado. Coordenar “é estabelecer a harmonia entre todos os atos de uma empresa, de maneira a facilitar o seu funcionamento e o seu sucesso” (FAYOL, 1968, p.164). O controle consiste em verificar se tudo está de acordo com o programa adotado. Segundo Koontz et al. (1986; 1978), a maior parte dos estudos de Fayol foi destinada ao estudo das funções administrativas. De outra forma, pode-‐se afirmar que o estabelecimento das funções, talvez seja o grande mérito de seu legado, haja vista que estas funções permeiam até hoje o ambiente empresarial. Uma das contribuições de Fayol para a teoria clássica foi o estabelecimento de princípios e elementos de administração. Os princípios, referem-‐se, conforme Koontz e O’Donnell (1978) e Fayol (1968) a: 1. divisão do trabalho; 2. autoridade e responsabilidade; 3. disciplina; 4. unidade de comando; 5. unidade de direção; 6. subordinação do interesse particular ao interesse geral; 7. remuneração do pessoal, 8. centralização; 9. hierarquia; 10. ordem; 11. eqüidade; 12. estabilidade do pessoal; 13. iniciativa; 14. união do pessoal. ADMINISTRAÇÃO GERAL www.energiaconcursos.com.br 8 O pioneiro da Teoria Clássica, Henri Fayol, é considerado, juntamente com Taylor, um dos fundadores da moderna Administração. Preocupou-‐se em definir as funções básicas da empresa, o conceito de administraçãoprever, organizar, comandar, coordenar e controlar (POC3), bem como os princípios gerais de Administração como procedimentos universais a serem aplicados a qualquer tipo de organização ou empresa. Uma boa dica é: Cuidado que algumas questões de concurso tentam induzir o aluno ao erro alternado a ordem e as ênfases entre Taylor e a Administração Científica e Fayol e a Teoria Clássica... Fique de olho, OK!!! Para elucidar o conteúdo acima exposto, a seguir, temos um quadro com as principais idéias e conceitos sobre o tema. 2.3 TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS Segundo Motta e Pereira (1991), enquanto se desenvolvia e avançava enfaticamente a Escola da Administração Científica de Taylor e a Teoria Clássica de Fayol com sua hipótese de homo economicus, cuja motivação e felicidade do indivíduo eram atribuídas somente às questões econômicas, também crescia paralelamente e de forma complementar à administração científica o modelo burocrático de Weber, com seu estruturalismo organizacional dominante e de princípios comportamentais rígidos. E ao final dos anos 20, surgia nos Estados Unidos, um grupo de professores da Universidade de Harvard, chefiado por Elton Mayo, com uma experiência realizada em uma fábrica de equipamentos eletrônicos, contestando veementemente os conceitos rígidos da administração científica e do modelo burocrático. Elton Mayo consolidou-‐se nesta teoria com as pesquisas realizadas nas oficinas da Western Eletric Co., em Hawthorne, iniciadas em março de 1927 e terminadas em julho de 1932. Sendo esta pesquisa, um marco importante e de consolidação da escola das Relações Humanas. A primeira fase da experiência de Hawthorne teve como objetivo conhecer o efeito da iluminação sobre o rendimento/produtividade. Para tanto, foram escolhidos para a experiência, dois grupos de operários que fariam o mesmo trabalho em condições idênticas, exceto quanto à iluminação. O grupo de teste trabalhou sob iluminação variável em intensidade, e o grupo de controle trabalhou sob iluminação constante. O resultado observado foi de que em ambos os grupos a produtividade aumentou, e no grupo de teste crescia também, indiferente à variabilidade da iluminação. A produtividade só diminuiu quando a luz se tornou extremamente fraca. Na segunda fase, Chiavenato (1999) relata que se montou um grupo experimental onde foram selecionadas e convidadas 6 senhoras de nível médio (5 montavam relés e 1 fornecia as peças necessárias). Para este grupo, havia um supervisor comum e um observador que ordenava o trabalho e assegurava o espírito de colaboração destas. Havia ainda, um grupo de controle (constituído do restante do departamento) e um supervisor. Nesta fase concluiu-‐se que as variações introduzidas na sala ESCOLAS ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA TEORIA CLÁSSICA Principal Autor TAYLOR FAYOL Data Meados de 1911 Meados de 1916 Principal Feito Estudo de tempos e movimentos e ORT. POC3 Funções administrativas + funções técnicas, comerciais, segurança, contábeis, financeiras. Ênfase Tarefas Estrutura Colaborad ores Gilbreth’s; Ford; Gantt Urwick; Gulick; Mooney Conceito De Homem Econômico Econômico CRITICAS (Principai s) Mecanicismo, abordagem incompleta, prescritiva e normativa etc. Abordagem simplificada, extremo racionalismo, mecanicismo etc. ADMINISTRAÇÃO GERAL www.energiaconcursos.com.br 9 de provas não chegaram a afetar o ritmo de trabalho, e alguns aspectos foram levantados: as senhoras gostavam de trabalhar na sala de provas; o ambiente era amistoso e sem pressões; não havia temor ao supervisor; houve desenvolvimento social do grupo experimental; o grupo desenvolveu liderança e objetivos comuns. Já na terceira fase (1928), iniciou-‐se um programa de entrevistas com os objetivos de conhecer atitudes e sentimentos dos trabalhadores; ouvir opiniões quanto ao trabalho e tratamento recebido; ouvir sugestões. Para tanto, adotou-‐se o sistema de entrevista não diretiva, no qual surge a necessidade de uma organização informal. A organização informal, manifestou-‐se através de: produção controlada por padrões que os operários estabeleciam e consideravam normais; punições aplicadas pelo grupo a quem não cumpria aqueles padrões; uso de expressões que traduziam as suas insatisfações; liderança informal, que mantinha o grupo unido e assegurava o respeito às normas de conduta; preocupações fúteis em relação a promoções; contentamentos e descontentamentos exagerados em relações aos superiores imediatos. A conseqüência mais positiva foi a adequação no treinamento de supervisores e para relações entre supervisores e subordinadose o programa de aconselhamento de pessoal (CHIAVENATO, 1999; GUIDA, 1980). Segundo os autores acima citados, a quarta e última fase desta pesquisa (que ocorreu de novembro de 1931 a maio de 1932) constituiu-‐se de um estudo detalhado da organização social e das influências existentes dentro de um grupo formado por pessoas que trabalhavam juntas e teve como objetivo analisar a organização informal. Após este estudo uma série de decorrências afetou a administração. Uma nova linguagem passou a dominar a administração e novos conceitos surgiram, tais como: motivação, liderança, comunicações, organização informal, dinâmica de grupo. Foi a partir destas pesquisas que o movimento de relações humanas cresceu, nascendo daí a Escola de Relações Humanas. “A escola de relações Humanas foi, em grande parte, o resultado da transplantação e adaptação das ciências sociais, particularmente da Sociologia e da Psicologia, para o campo da Administração Dica: Com as conclusões tomadas a partir da Experiência de Hawthorne, desenvolvida por Elton Mayo novas variáveis foram acrescentadas ao campo da Administração: a integração social e o comportamento social dos empregados, as necessidades psicológicas e sociais e a atenção para novas formas de recompensas e sanções não-‐materiais, o estudo dos grupos informais e da chamada organização informal, o despertar para as relações humanas dentro das organizações, a ênfase nos aspectos emocionais e não-‐racionais do comportamento das pessoas e a importância do conteúdo dos cargos e tarefas para as pessoas que os realizam e executam. Na tabela a seguir são apresentadas as idéias principais sobre a teoria das relações humanas. 2.4 TEORIA DA BUROCRACIA As idéias de Max Weber, sociólogo alemão que viveu de 1864 a 1920, fomentaram o desenvolvimento da Teoria da Burocracia a partir da definição da organização como um sistema social burocrático. Esta teoria segundo Menegasso (1998) surgiu por volta da década de 40, quando a Teoria Clássica e a Teoria das Relações Humanas lutavam entre si pela conquista do espaço na Teoria Administrativa e já apresentavam sinais de declínio. Assim, a Teoria da Burocracia dentro da Administração, desenvolveu-‐se em função principalmente dos seguintes aspectos, os quais seguem conforme Chiavenato (1999): a) fragilidade tanto da Teoria Clássica como da Teoria das Relações Humanas, ambas oponentes e ESCOLA RELAÇÕES HUMANAS Principal Autor ELTON MAYO Data Dec. 30 Principal Feito Experiência de Hawthorne Ênfase Pessoas Colaborador es Follett; Roethlisberger; Chester Barnard Conceito De Homem Social CRITICAS (Principais) Oposição cerrada a abordagem clássica, ênfase nos grupos informais . ADMINISTRAÇÃO GERAL www.energiaconcursos.com.br 10 contraditórias entre si, mas sem possibilitarem uma abordagem global, integrada e envolvente dos problemas organizacionais. b) o tamanho e complexidade das empresas passaram a exigir modelos organizacionais mais bem definidos. c) o surgimento da Sociologia da Burocracia, a partir da descoberta dos trabalhos de Max Weber, o seu criador, o qual propôs um modelo de organização, que os administradores não tardaram em tentar aplicá-‐lo na prática em suas empresas. A partir daí, surge a Teoria da Burocracia na Administração. Diferente da ênfase em ciência e técnica ou ainda da caracterização da administração como função geral conforme praticado pela teoria clássica, a contribuição de Weber permitiu introduzir na teoria administrativa aspectos institucionais advindos da ciência política, do direito e da sociologia, fornecendo-‐lhe o complemento necessário à consolidação da doutrina clássica da Administração, oferecendo-‐ lhe um modelo de aplicação e comparação.Os princípios básicos desta teoria são o princípio da autoridade legal, o princípio do poder, o princípio da disciplina organizacional e o princípio da hierarquia. Pode-‐se perceber que embutido no conceito de burocracia está o termo da racionalidade. A racionalidade foi definida por muitos estudiosos, os quais ao longo de seus estudos, proporcionaram-‐nos diversos significados para o conceito. Igualmente, o termo foi ao longo dos anos sofrendo as mais diversas atribuições. A raiz da palavra racionalidade vem de razão e que, segundo Hobbes citado em (RAMOS, 1981, p.3), pode ser definida “como uma capacidade que o indivíduo adquire “pelo esforço” e que o habilita a nada mais do que fazer o “cálculo utilitário de conseqüências”. Motta e Pereira (1986 p.22), colocam que, “um ato será racional na medida em que represente omeio mais adaptado para se atingir determinado objetivo, na medida em que sua coerência em relação a seus objetivos se traduza na exigência de um mínimo de esforços para se chegar a esses objetivos”. 2.4.1 DIMENSÕES DA BUROCRACIA Para uma maior compreensão do modelo burocrático de gestão, Weber delineou as dimensões burocráticas. Assim, discutir-‐se-‐á estas dimensões de acordo com as concepções de Chiavenato (1999); Menegasso (1998); Guida (1980) e Hall (1984) conforme segue: 1) caráter legal das normas e regulamentos – organização ligada por normas e regulamentos previamente estabelecidos por escrito que consubstanciam regras gerais e procedimentos formais universalistas. As regras, normas e atribuições são de caráter oficial e devem ser respeitados por todos. 2) caráter formal das comunicações, ou seja, organização ligada por comunicações escritas que estabelecem impessoalidade na comunicação e nos relacionamentos interpessoais. 3) caráter racional e divisão do trabalho – significa que a organização se caracteriza por uma sistemática divisão do trabalho com especialização nas tarefas de acordo com o cargo; alto grau de especialização profissional (pessoas tecnicamente treinadas) onde os membros da organização são mantidos dentro da sua função e competência de forma adequada aos objetivos a serem atingidos. 4) impessoalidade nas relações – as relações na organização devem ser isentas de caráter pessoal, formais e imparciais. A distribuição de tarefas deve ser feita em termos de cargos e funções e não de pessoas envolvidas, eximindo-‐se quaisquer preferências emocionais. 5) hierarquia da autoridade – a autoridade reside no indivíduo de acordo com o cargo e/ou especialização, organização hierárquica dos cargos, a estrutura hierárquica é piramidal ou escalar. 6) rotinas e procedimentos estandardizados – a organização fixa as regras e normas técnicas para o desempenho de cada cargo, as quais, estabelecem o poder do comando e padronizam as ações. 7) competência técnica e meritocracia – como consideração única para seleção mediante critérios, exames, concursos, títulos para admissão e promoção dos funcionários. 8) especialização da administração – os meios do corpo administrativo devem estar separados da propriedade dos meios de produção, isso significa que o dirigente não é necessariamente o dono do capital. Além disso, o profissional se especializa em gerenciar a organização. 9) profissionalização dos participantes – o funcionário é profissional/especialista, é ADMINISTRAÇÃO GERAL www.energiaconcursos.com.br 11 assalariado, ocupante do cargo, nomeado por superior hierárquico, seu mandato é por tempo indeterminado, prepara-‐se para seguir carreira dentro da organização, é fiel ao cargo. 10) completa previsibilidade do funcionamento – o comportamento do funcionário é previsível, haja vista que, as atividades também são previstas por manuais, diretrizes de procedimentos, rotinas etc. Weber viu razões para explicar o avanço da burocracia sobre as outras formas de associação. As vantagens da burocracia, para weber, são: 1.racionalidade em relação ao alcance dos objetivos da organização; 2. precisão na definição do cargo e na operação, pelo conhecimento exato dos deveres; 3. rapidez nas decisões, pois cada um conhece o que deve ser feito e por quem e as ordens e papéis tramitam através de canais preestabelecidos. Pode-‐se perceber que embutido no conceito de burocracia existem muitas regras que impedem ou delimitam a ação de seus seguidores, neste contexto, a seguir serão levantados algumas disfunções sobre a escola da burocracia. 1 – Internalização das regras e apego aos regulamentos -‐ existe quando: cumprir as normas passa a ser mais importante que atingir os objetivos. A atividade-‐meio passa a ser o resultado a ser alcançado. O funcionário se torna um especialista em normas; 2 – Excesso de formalismo e papelório – a necessidade de documentar todas as comunicações conduz à tendência ao excesso de papelório; 3 – Resistência a mudanças – como tudo é padronizado e previsto com antecipação, o funcionário se acostuma a uma estabilidade, proporcionando-‐lhe segurança a respeito de seu trabalho. Qualquer mudança tende a ser interpretada como algo que desconhece, tornando-‐se indesejável. 4 – A base do processo decisorial – quem toma decisões é aquele que ocupa o posto hierárquico mais alto, mesmo que nada saiba sobre o tema. A “co-‐gestão” passa longe... 5 – Superconformidade às rotinas – com o tempo, as regras tendem a se tornar absolutas, sagradas, conduzindo a uma rigidez nocomportamento do burocrata que restringe-‐se ao desempenho mínimo. Perde iniciativa, criatividade e inovação. 6 – Dificuldade no atendimento a clientes – todos os clientes são atendidos de forma padronizada, seguindo normas e rotinas internas, fazendo com que o público se irrite com a pouca atenção e o descaso. A burocracia fecha-‐se em si mesma. Uma boa dica é lembrar na hora da prova que não existe organização totalmente racional, que o homem não é totalmente previsível, que a burocracia gerou excesso de formalismo e papelório, gerou também grande resistência às mudanças e conflitos com o público. Weber estudou as organizações sob um ponto de vista estruturalista, preocupando-‐se com sua racionalidade, isto é, com a relação entre os meios e os recursos utilizados e os objetivos a serem alcançados pelas organizações burocráticas. A organização por excelência, para Weber, é a burocracia. Na tabela a seguir são apresentadas as idéias principais sobre a teoria da burocracia. 2.5 TEORIA ESTRUTURALISTA As teorias administrativas modificaram-‐se ao longo do tempo. No início, as teorias apresentavam uma visão fechada (abordagem clássica) do papel das organizações, desconsiderando a interação com o ambiente em que estavam inseridas. Foi somente a partir do enfoque estruturalista que as organizações passaram então, a analisar suas inter-‐relações. Nesta abordagem, as organizações dispensam particular ênfase na sua estrutura interna e na sua interação com as outras organizações (TEIXEIRA et al., s.d.). De outra forma Guida (1980) coloca, que o estruturalismo representa uma ruptura no ESCOLA BUROCRACIA Principal Autor WEBER Data Dec. 40 Principal Feito Dimensões burocráticas (10) Ênfase Estrutura Colaboradores Merton; Selznick Conceito De Homem Organizacional CRITICAS (Principais) Extremo racionalismo, disfunção das dimensões etc. ADMINISTRAÇÃO GERAL www.energiaconcursos.com.br 12 campo teórico administrativo. Esta ruptura é devida à inserção e/ou ao estudo das organizações em seu âmbito pleno, ou seja, análise dos aspectos exógenos e endógenos mediante apreciação comparativa e global. Além disso, o estruturalismo difundiu que os componentes organizacionais se relacionam de tal forma que modificações em uma das partes afetará o todo; o que deu origem à outra nova abordagem da administração conhecida como escola sistêmica. Assim, a Teoria Estruturalista marca no estudo das organizações, o desenvolvimento da interação organização-‐ambiente com a concepção da organização na condição própria de sistema aberto, sendo estas idéias aprofundadas segundo a Teoria de Sistemas. Conforme TRAGTENBERG (s.d.) a Teoria Estruturalista, se apresenta como uma síntese da Teoria Clássica (formal) e da Teoria das Relações Humanas (informal). Além disso, baseou-‐se também nas idéias da Teoria Burocrática, buscando uma concepção integrada das organizações, encaradas agora como unidades sociais complexas, ou seja, estruturas sociais dinâmicas que se organizam e desenvolvem dentro de um campo de tensões, conflitos e contradições entre os aspectos formais e informais, entre os objetivos organizacionais e individuais. Procurava-‐se, assim, suprir as carências de flexibilidade e inovação das organizações. Em síntese a escola estruturalista contesta os pressupostos das abordagens anteriores, principalmente no que se refere às teorias Clássica e das Relações Humanas. Entretanto, pode-‐se perceber em seus fundamentos, influências da escola das Relações Humanas e aproximações com os princípios da Teoria da Burocracia. Enquanto os clássicos enfatizaram objetividade material para a organização e os humanistas priorizaram o fator humano, os estruturalistas propuseram complementaridade entre ambos o que proporcionou uma visão do todo da organização. Na tabela a seguir são apresentadas as idéias principais sobre a teoria estruturalista. 2.6 TEORIA COMPORTAMENTAL Conforme Motta (1980), a resistência contra os princípios da Teoria Clássica sustentada pela de Relações Humanas progrediu para um segundo momento que podemos chamar de behaviorismo ou comportamentalismo que, mesmo aceitando grande parte das perspectivas da teoria de Relações Humanas, não adota a postura de que a simples satisfação do trabalhador promove a eficiência. Assim, a Teoria Comportamental ou Behaviorista surgiu no final da década de 40 articulando uma redefinição total de conceitos administrativos. A denominação vem do termo inglês behavior (comportamento) e enfatiza a importância dos fatos objetivos passíveis de observação, basicamente a fórmula estímulo-‐ resposta, como base de uma psicologia científica (SILVA, s.d.).
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