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Capítulo 1 Caixa e Equivalentes Caixa e Equivalentes Objetivos do Capítulo Compreender a relevância do Controle Interno e seus Princípios Aplicar os princípios do Controle Interno ao Caixa Mostrar o uso adequado da conta corrente Discutir os aspectos contábeis relacionados com as Aplicações Financeiras Compreender os motivos para reter caixa e equivalentes Ressalvar a importância do uso do orçamento de caixa na entidade Definir o ciclo financeiro de uma entidade Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Introdução O objetivo deste capítulo é estudar a gestão dos ativos de maior liquidez da entidade. A gestão do caixa inclui não somente sua contabilização, mas também o seu controle deste recurso. O objetivo do capítulo é compreender como é possível uma entidade reduzir os problemas que ocorrem com o seu caixa. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Controle Interno Refere-se ao processo desenhado para ajudar na prevenção e detecção de fraude, protegendo os recursos da organização. Para a contabilidade, o controle interno refere-se aos métodos adotados para assegurar que os ativos estejam salvos de roubos e usos não autorizados, assim como garantir que a contabilidade dos eventos seja realizada sem erros ou irregularidades. O controle interno pode reduzir os riscos de problemas na contabilidade. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Controle Interno PRINCÍPIOS DO CONTROLE INTERNO Existe uma série de regras básicas que toda entidade deve observar visando preservar seu patrimônio. Os aspectos apresentados aqui correspondem a uma listagem mínima de princípios de controle interno de uma organização. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Controle Interno PRINCÍPIOS DO CONTROLE INTERNO Sua observância permite a redução do chamado risco de controle interno, que é o risco decorrente das falhas existentes nos mecanismos de controle interno de uma organização. Ao gestor é necessário ponderar entre o custo de implantar e manter um sistema de controle interno e o custo das irregularidades e erros que podem ser evitados com o sistema. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Controle Interno Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Controle Interno Rodízio de Funcionários Deve-se evitar que um funcionário fique muito tempo numa mesma função. É muito comum as entidades descobrirem desfalques quando fazem rodízios dos funcionários. Supervisão das Operações Garante que as tarefas estão sendo executadas para atingir os objetivos da organização. A supervisão também reduz a probabilidade de desfalques e furtos, tanto por parte dos funcionários como de pessoas externas. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Controle Interno Estabelecimento de Responsabilidade Para cada tarefa, deve existir somente um funcionário responsável por sua execução. Assim, é mais fácil para a entidade gerenciar a execução das atividades e determinar claramente a responsabilidade por um erro. Segregação de Funções Quando uma mesma pessoa é responsável por muitas tarefas, o potencial de erro e irregularidades aumenta. Ex: a pessoa que efetua a venda não é a mesma que recebe o dinheiro. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Controle Interno Autorização de Transação Determinados procedimentos, como os pagamentos realizados por uma entidade, por exemplo, devem ser devidamente autorizados pela pessoa responsável. Procedimentos Documentados A documentação dos procedimentos torna possível a posterior verificação. A ausência de documentação facilita a ação de pessoas desonestas. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Controle Interno Verificação independente A verificação dos atos que ocorrem dentro da entidade deve estar sujeita a verificação independente (auditorias). Esta verificação deve ser periódica, onde os problemas devem ser relatados para a administração resolvê-los. Controles Físicos Uma entidade deve ter controles físicos para suas operações. Ex: câmeras de vídeos, cofres, máquinas registradoras, alarmes, programas antivírus, ponto eletrônico, senhas em computadores, etc. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Caixa Caixa e os Princípios do Controle Interno O caixa de uma entidade irá fazer pagamentos e recebimentos. Esta movimentação de dinheiro permite que os princípios do controle internos sejam aplicáveis para o Caixa: (1) rodízio de funcionários: inclui a passagem do caixa de um funcionário para outro, com a contagem física do dinheiro, cheques e outros documentos, além da entrega do relatório de movimento do caixa. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Caixa Caixa e os Princípios do Controle Interno (2) supervisão das operações: em grandes lojas de departamentos, aos caixas existentes não são permitidas fazer certas operações. Em algumas lojas, o cancelamento de uma compra já registrada é feita por um supervisor. (3) estabelecimento de responsabilidade: O funcionário responsável pelo caixa de uma entidade deve zelar por este ativo. Existindo diferenças, denominada de quebra de caixa, o funcionário será responsável por isto. (4) segregação de funções: permite deixar claro que erros existentes no final do dia no fechamento do caixa são de responsabilidade do funcionário. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Caixa Caixa e os Princípios do Controle Interno (5) autorização de transação: quando um funcionário usa a moeda corrente existente no caixa para efetuar um pagamento deverá ser devidamente autorizada pelo funcionário responsável. (6) verificação independente: quando um funcionário entrega moeda corrente para outro deve existir verificação dos valores. (7) controle físico: é plenamente aplicável ao caixa. Em geral, o dinheiro fica nas registradoras que possuem chaves e em cofres, evitando o acesso de terceiros. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Caixa RELATÓRIO DE CAIXA O relatório de caixa é um documento interno preparado pelo funcionário responsável pela atividade de recebimento e pagamento. O seu preenchimento acontece quando ocorre a troca de funcionário responsável por cada caixa existente na entidade. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Caixa CAIXA PEQUENO O Caixa Pequeno, também denominado de Fundo Fixo, é um instrumento importante de descentralização da gestão dos recursos financeiros de uma entidade. Por este instrumento a gerência financeira da entidade delega para um funcionário um pequeno montante de dinheiro para pagamento de pequenas despesas. O funcionário responsável pela gestão financeira deve prestar contas dos gastos periodicamente. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Caixa CAIXA PEQUENO Na criação do caixa pequeno, a contabilidade da entidade pode fazer o seguinte lançamento: Suponhamos que 20 dias depois da constituição seja necessário colocar mais dinheiro: Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Bancos Com o desenvolvimento do sistema bancário, a maior parte do volume de recursos de alta liquidez de uma entidade encontra-se na conta corrente numa instituição financeira. Assim, a gestão do caixa lida com uma parcela reduzida dos ativos da entidade. Já os valores existentes na conta corrente e aplicações financeiras podem ser relevantes. Optar por deixar dinheiro na conta corrente, em lugar de reter no caixa, apresenta uma série de vantagens. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Bancos EXTRATO BANCÁRIO A principal informação sobre este ativo é obtida no extrato bancário. Este documento permite que a entidade acompanhe as principais movimentações da sua conta. Isto inclui os depósitos dos clientes, os pagamentos realizados e as aplicações financeiras. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Bancos CONCILIAÇÃO BANCÁRIA Os valores que aparecem no extratobancário devem ser confrontados com aqueles que estão na conta Bancos. Este processo de comparação entre o extrato bancário e a conta Bancos recebe o nome de conciliação bancária. A conciliação não fica somente na comparação: existindo diferenças entre os dois, isto pode resultar em lançamentos contábeis na conta bancos. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Bancos CONCILIAÇÃO BANCÁRIA Fontes de Diferença: Erros cometidos na contabilidade da entidade; Despesas que foram consideradas na conta corrente e que não foram lançadas pela contabilidade; Depósitos realizados que foram devolvidos pela instituição financeira por algum problema ou por falta de fundos; Depósitos realizados, que ainda não foram compensados pela instituição financeira; Cheques emitidos pela entidade que ainda não foram depositados pelo favorecido; Erros cometidos pela instituição financeira; entre outros. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Bancos CONCILIAÇÃO BANCÁRIA Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Bancos O valor de R$ 589,27, refere-se a um erro de lançamento na entidade; Os dois outros, de valor de R$ 830 e R$ 1.015, são lançamentos a crédito da conta bancos que correspondem a cheques emitidos que ainda não foram compensados pelo banco. No extrato bancário: Silva e Rodrigues, 2015 23 Caixa e Equivalentes Bancos Na contabilidade: Despesas que aparecem no extrato bancário, mas que não foram contabilizadas pela entidade – no extrato existe uma tarifa bancária, de R$ 45,00, e uma conta telefônica, de R$ 270. Erro cometido – no extrato bancário aparece um depósito em dinheiro de R$ 559,27. Existe um valor na conta Bancos de R$ 589,27. Lançamentos Contábeis Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Bancos Devolução de Cheque – um cheque depositado pela entidade, no valor de R$ 1.934,33, foi devolvido por falta de fundos. 4. Cheque depositado – o cheque 1340, usado pela entidade para pagar um passivo, foi depositado antes da data acordada. Lançamentos Contábeis Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Aplicações Financeiras Por serem investimentos realizados através das instituições financeiras por um período de curtíssimo prazo, corresponde a um “quase” caixa. São consideradas, juntamente com o Caixa e Bancos, num único item para fins da Demonstração dos Fluxos de Caixa. Sua contabilização diz respeito a quatro eventos possíveis: aplicação dos recursos, resgate, reconhecimento das receitas financeiras e despesas bancárias. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Aplicações Financeiras APLICAÇÃO RESGATE RECEITA Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Gestão de Caixa Quando uma entidade guarda recursos para situações onde podem ser usados para fazer bons negócios trata-se de ter dinheiro para especulação (bons negócios aproveitando situações favoráveis). Uma entidade pode deixar dinheiro em caixa ou em bancos por precaução. Nestas situações, fatores adversos podem ocorrer e a existência de recursos em ativos mais líquidos traz segurança para a entidade. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Orçamento de Caixa Para decisões futuras, as entidades podem preparar um fluxo de caixa projetado, também denominado de orçamento de caixa. Silva e Rodrigues, 2015 Caixa e Equivalentes Ciclo Financeiro O ciclo financeiro corresponde ao número de dias que uma entidade leva entre o desembolso e seu recebimento. Prazo de estocagem Prazo de pagamento a fornecedor Prazo de recebimento de clientes Silva e Rodrigues, 2015 BONS ESTUDOS!!!
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