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9 DA CONTABILIDADE À CONTROLADORIA: A EVOLUÇÃO ESSENCIAL Nome do Aluno: Simone Ap.Ogeda Ramalho Nome do Orientador: Professor Arievaldo Alves de Lima RESUMO A Controladoria é o setor responsável pela gestão econômica da empresa. É ela que vai gerar as informações necessárias para tomada de decisões dos gestores. Para isso, a Controladoria utilizará cinco ferramentas que irão ajudá-la na correta mensuração dos resultados empresariais, essas ferramentas são: sistema de informação contábil, sistemas integrados de gestão, sistemas de controles internos, instrumentos de análise de custos e instrumento de análise financeira. Esse trabalho tem por objetivo entender a atuação do setor de Controladoria no processo de gestão das organizações. Para isso, foi realizada uma pesquisa bibliográfica, onde cada ferramenta de controle, citada acima, foi analisada. Logo foi possível entender a rotina de trabalho desse setor. ABSTRACT Controllership is the sector responsible for the economic management of the company. It is it that will generate the necessary information for the decision-making of the managers. To this end, the Controllership will use five tools that will help in the correct measurement of corporate results. These tools are: accounting information system, integrated management systems, internal control systems, cost analysis tools and financial analysis tool. This work aims to understand the performance of the Controllership sector in the organization management process. For this, a bibliographic research was carried out, where each control tool, mentioned above, was analyzed. It was soon possible to understand the work routine of this sector. 10 1- INTRODUÇÃO Neste trabalho vou aprofundar meus conhecimentos em controladoria. O Controller apresenta características importantes de atualidade no Brasil. Nos últimos anos podemos ver cada vez mais livros a respeito do tema, principalmente com a finalidade de orientar os profissionais de Controladoria no bom desempenho de suas funções. Esse assunto desperta o interesse e a curiosidade dos estudiosos porque a extenção de tarefas que os controllers desenvolvem nas empresas é imensa. E hoje em dia os pensadores buscam identificar e desenhar o papel do controller, visando suas habilidades, atribuição e medindo o enquadramento dentro das instituições. Dentro do surgimento da controladoria o Contador deveria tomar conhecimentos e incluir outras disciplinas, por um trabalho interdisciplinar, tranformar a Contabilidade e a Teoria da Decisão, pois muitas vezes o Contador tem acesso e entendimento sobre informações que a Tomada de Decisão não tem. Assim surgiu a Controladoria com todas essas transformações, o Controller obteve o papel de ser o principal suporte dentro do processo de gestão da empresa, fornecendo auxílio e segurança para alta gerência tomar as decisão corretas. Em busca do levantamento dos resultados econômicos da instituição, nos últimos tempos ocorreram muitas mudanças significativas nas tarefas do Controller. Na década de L, por exemplo, a principal responsabilidade do controller era a preparação das demonstrações financeiras. Já recentemente, com o crescimento da complexidade na organização das instituições empresariais, percebeu-se a necessidade de ter um sistema mais desenvolvido e adequado para um controle especial da alta gestão, resultando no surgimento de uma nova função. Antigamente as principais funções do controller baseavam-se na manutenção e administração dos arquivos conforme as leis governamentais e demais regulamentos, não esquecendo-se de sua tarefa primária, cuidar dos ativos, controlar os passivos, providenciar relatórios das demonstrações financeiras etc. Logo após o colapso da economia mundial que marcou os anos 30, o papel do controller sofreu mudanças e que ele deveria por exemplo elaborar um rígido orçamento. E cada ano que passava o trabalho do controller foi ficando mais complexo; o controller começou a ter assessoria de computadores e sistemas para facilitar o trabalho, e suas conclusões financeiras. Nos dias atuais, o uso desses sistemas de informações cresceu muito. 11 No entanto cada empresa conta com uma postura diferente do profissional em controladoria. A importância de se estudar a Controladoria era fundamental por duas razões: a) Primeiro por que as instituições estão crescendo cada vez mais. Portanto é comum nas grandes empresas, surgirem maiores conflitos que devem ser controlados. Já as empresas menores estão se dedicando a profissionalização, com isso é necessário obter conhecimentos e metodologia para utilizar em diferentes rotinas. Não se pode confiar somente na intuição; b) Segundo, o mundo não para de evoluir. Não podemos estagnar. Se hoje estamos certo do que é controladoria, tudo pode mudar diante de fatos que possam ocorrer. Por exemplo, se de repente ocorrer uma transformação na politica financeira ou cambial, isso trará problemas para as instituições. Caso isso aconteça é inevitável substituir os antigos sistemas por novos sistemas. Nos dias atuais já foram desenvolvidos sistemas menos complexos e mais flexiveis. O homem, como se pode comprovar ao longo da história humana, está passando por constantes evoluções, principalmente na forma de agir frente a adversidades. Não é diferente na maneira de administrar um empreendimento, o gestor busca evoluir frente ao mercado, adiantando-se as oportunidades e problemas. A informação pode ser vista como uma das mercadorias mais importantes para a empresa, pois é através dela que o empreendedor irá definir as ações a serem tomadas visando o sucesso do empreendimento. Para isso é necessário ao administrador ter bases sólidas para tomadas de decisões que influenciarão diretamente no futuro do empreendimento no mercado, e essas bases estão presentes nos estudos da Controladoria, que tem por objetivo suprir o gestor de todas as informações necessárias e relevantes para as tomadas de decisões, ou seja, o Controller, que é o profissional no ramo da Controladoria, que tem a função de preparar a empresa para eventuais contratempos, auxiliando diretamente no processo administrativo. Porém não é responsabilidade do Controller administrar, pois a Controladoria não compete o comando do navio, pois esta tarefa é do primeiro executivo; representa, entretanto, o navegador que cuida dos mapas de navegação. Seguindo o exemplo dos autores, não cabe ao Controller tomar o leme do navio e sim 12 auxiliar o comandante sobre fatores que possam influenciar no percurso, como a velocidade a ser navegada, os eventuais desvios a serem feitos, os perigos que possam encontrar no trajeto, dentre outros. Assim sendo, o Controller tem essa mesma função dentro da empresa, de direcionar o gestor aos caminhos a serem percorridos, mostrando os eventuais desvios e problemas que possam atrapalhar na realização dos objetivos, de igual modo levantar as possíveis oportunidades que auxiliarão a empresa, ou seja, ele deve dar o devido suporte à gestão, assegurando- se que a instituição atinja seus objetivos. Desse modo o Controller assume um papel de vital importância dentro da empresa, e com isso, surge a necessidade de formação de profissionais que se enquadrem dentro dos parâmetros estabelecidos pelo mercado, pois, como será exposto, o profissional na área de controladoria não basta apenas ter formação acadêmica para atuar na área, mas também qualidades que vão muito além de arcabouços teóricos, não desprezando, claro, a importância desses. Diante deste contexto, surgiu as indagações que vão ser respondidasna elaboração deste trabalho: “Quais são as verdadeiras funções do Controller?” Diante desta questão, outras se formam quase automaticamente: No que a controladoria implica? Qual o setor em que o controller trabalha? O que se faz necessário para atuar como controller? Em que nível hierárquico se encontra? Enfim, muitas perguntas, cujo intuito deste trabalho foi esclarecer. No Brasil não temos muitas referencias bibliográficas, para aprofundarmos o papel da controladoria nas instituições do próprio Brasil. Portanto foram realizados estudos em pesquisas de autores internacionais. Enfim para ficar claro fiz a divisão do trabalho em cinco capítulos além da introdução: 2º Evolução da Controladoria, onde apresento os conteúdos teóricos desde o surgimento da controladoria. 3º O Controller; onde vou enfatizar nos objetivos, funções, formação e etc. 4º Controladoria e o processo de qualidade, neste capitulo vou focar na importância de um controller dentro da instituição no que se diz respeito qualidade. 5º Controladoria como gestora do Sistema de informação, vou abranger o porque a controladoria deve influencias no sistemade informação da empresa e; 6º Metodologia; onde mostro os meios que usei. E por ultimo a conclusão final. 2- EVOLUÇÃO DA CONTROLADORIA 13 Estudos indicam que ensaios de procedimentos contábeis já ocorriam quando os homens das cavernas precisavam prever a necessidade de comida para os longos invernos, bem como quando contavam suas ovelhas e avaliavam a condição de seus rebanhos. Lopes (2010, p. 6) destaca que para Lunkes e Schnorrenberger (2009): “(...) os pressupostos de controle, tácitos ou explícitos são inerentes à própria existência humana e com ela evoluem”. De acordo com De Rochi (2007, apud LOPES 2010, p. 6) os primeiros registros que se tem a respeito de controladoria estão relacionados com a civilização egípcia, a cerca de 2000 a.C. De acordo com seus estudos, essa primeira constatação histórica está ligada aos métodos utilizados por um tesoureiro egípcio, que era responsável pela verificação dos estoques de cereais armazenados nos silos administrativos de Faraó. Lopes (2010, p. 7) diz que, segundo Jakson (1949): “(...) a controladoria surgiu nas empresas americanas na segunda metade do século XIX para atender as áreas de secretaria e tesouraria (...)”. Para o autor, este aumento foi decorrente do crescimento das empresas, da complexidade tributária e da estrutura de financiamento, impulsionada pela Revolução industrial, o que impactou positivamente o fluxo de informações econômicas e financeiras das corporações. A Controladoria, também chamada de Contabilidade Gerencial, segundo Adelegan (2001, apud BLEIL, BONATTO, DE OLIVEIRA, DOS SANTOS e MAUSS, p. 6) tinha uma atuação restrita à área de custos e exercia o controle financeiro da empresa. Após 1965 a Controladoria passou a desempenhar um papel gerencial dentro das organizações, pois exercia a função de gerar informações com fins de planejamento e controle a gerência. Já a partir da década de 80, com os avanços tecnológicos, a Contabilidade Gerencial estava estreitamente ligada ao processo de negócios da empresa, mais especificamente através do Planejamento Estratégico, buscando reduzir custos e desperdícios através de análises de processos e da gestão estratégica. Por sua vez a década de 90, mais especificamente posterior a 1995, voltou- se a elaboração de valor através utilização de recursos por meio de implementação de gestores econômicos. Pode-se dizer que a atual Contabilidade Gerencial, é o produto dessas quatro fases de sua evolução. Porém Controladoria, até os dias de hoje, passa por processos de “atualização”, pois o mercado está em constantes mudanças, forçando os gestores a se adaptarem a essas transformações. Logo surge a necessidade de 14 sistemas de informação que acompanhem essa constante evolução no mercado, e principalmente tecnológica. Tornando assim as organizações, através do apoio da Controladoria, mais vivas frente à concorrência e a esse ambiente instável. 2.1- Surgimento da Controladoria Entre o fim do século XIX e o inicio século XX o mundo inteiro foi marcado, pela segunda revolução industrial, e com isso por grandes mudanças, como por exemplo as invenções da lâmpada, do automóvel e do telefone, a vida de muitas pessoas melhoraram, mas o mundo também viu a maldade humana no avanço do desenvolvimento de armas nucleares, e com isso o covarde ataque a cidade industrial Hiroshima e Nagasaki ao fim da Segunda Guerra Mundial. Esses progressos prosseguiram e foram essenciais para transformações globais no cenário politico. Os Estados Unidos fundaram grupos denominados business federation or combinations que conseguiam proveitos financeiros e econômicos gradativamente, mas ao mesmo tempo as empresas continuavam no poder da gestão e controle. Nesta mesma época, muitas empresas se acondicionaram em distritos e divisões esperando que o comando se centralizasse (CHANDLER, 1962, p. 19, apud OLIVEIRA, 2006, p. 193). Logo no começo do século XX, houve o surgimento da Controladoria, pois as empresas cada vez mais extravagantes, devido a globalização e o crescimento dos negócios mundialmente, necessitavam que a contabilidade financeira evoluísse, criando estratégias, planejamentos e checagens, com o intuito de controlar tudo, para não haver erros na tomada de decisões. Com isso tornou-se essencial a criação de uma contabilidade adequada, para se obter, quase que total controle, sobre as informações. Desde então surgiu a profissão de controller, antes denominada comptroller, tornando- se visível em 1920 no organograma da alta administração da Industria General Motors, e logo em, 1921 na Empresa Dupont nomeado Treasure Assistant Comptroller (CHANDLER, 1962, p. 109 apud OLIVEIRA, 2006). Mendes (1991, p. 16), apud Sathe, detalha que o profissional em controladoria aparentemente surgiu em meados de 1880, e não em 1920 como outros afirmam, pois nesta época várias Indústrias de trens nomearam a função “comptroller”, o ‘p’ foi um 15 equivoco devido a tradução do latim para o inglês. Segundo Sá (1997) ainda antes, que o ser humano aprendesse escrever e calcular já havia essas meio-descobertas. Algumas têm sido atrapalhadas com declarações artísticas, embora para historiadores famosos, como Melis, e arqueólogos consagrados como Figuier, não tenham deixado dúvidas quanto a sua natureza contábil. Sá (1997, p. 20). De acordo com Kanitz (1977), as pessoas responsáveis pelo departamento contábil e departamento financeiro, tem maior facilidade e visão diante da empresa, por esses motivos esses profissionais tornaram-se capazes de detectar os principais problemas da organização e analisar soluções. No principio os contadores e financeiros preenchiam, dentro das instituições, deveres de analisar as movimentações, de forma que concordassem entre si, e tinham a liberdade de influenciar quando houvesse descoberta de equívocos e diferenças que pudessem acontecer. Com isso foi dado a origem a função que denominamos Controladoria, que significa pessoa responsável pela elaboração de documentos e processos nas empresas. Kanitz (1977, p. 5), Para Tung (1980, p. 33) “no regime de livre comércio, o alvo da empresa é o maior lucro possível”, e que é dever da empresa, juntamente com o seu desenvolvimento, oferecer conforto e alegria aos clientes de acordo com suas necessidades. Para que seja possível a realização desses objetivos a empresa precisa reunir o bom desempenho financeiro as precisões e vontades das pessoas que sempre mais estão se modernizando . Em questão disso, o administradorfinanceiro usa a tecnologia do controller. O setor contábil foi favorecido por ser um dos primeiros ambientes equipados com computadores, logo que eles foram inventados. Exigia-se que o profissional de controladoria deveria ter disposição para estudar sobre computadores e sistemas. Assim as empresas passaram a se interessar em jovens recém-formados, pois estes interagiam melhor com a nova tecnologia. Essas empresas abriam vagas para o novo trabalhador que sempre se atualizaria promovendo um trabalho mais eficiente, diante da tecnologia descoberta. Mas como hoje naquela época também existiam empresas conservadoras que preferiram utilizar os métodos antigos e profissionais desatualizados. A reengenharia é mais um motivo para a modernização da controladoria. Acontecia o seguinte, com a forte pressão que a reengenharia colocava nas empresas com o intuito de melhores resultados, os controllers desatualizados ficavam atrapalhados 16 com os computadores e programas. Eles foram obrigados a se modernizar ou era melhor procurar outra ocupação. Sendo assim, as empresas optaram por escolher e contratar profissionais estudados e ousados que se atreviam a deixar a contabilidade de lado para arriscar em outros ambientes da empresa como por exemplo na criação de custos e análises financeiras. O contador administrativo ou contador gerencial, se desejar, costuma se interessar pela forma no qual os sistemas contábeis colaboram na tomada de decisões dos superiores. Portanto o gerenciamento das informações são utilizados em direção a função administrativa da execução da controladoria nas empresas. Peters (2004, p. 2) dispõe que “a Contabilidade é o sistema informacional base da Controladoria”, no entanto defende-se na literatura especifica que objetiva classificar a avaliação de desempenho e de resultados financeiros como alvo da controladoria. Ainda conforme o autor, a controladoria, ultrapassa a investida de demonstrar dados que sejam informação. Para ele, o controller deve envolver-se e comprometer-se na gestão econômica, sendo culpado pelo sucesso ou fracasso da empresa. De acordo com as afirmações de Padoveze (2003, p. 6) a Controladoria atualmente, com certeza, é da Ciência Contábil evoluída, pois usufruindo tanto o contador financeiro quanto o gerencial, o controller ultrapassou os limites de divisões e comunicações, isso levou a melhoria na tomada de decisão e na produção das empresas. Peters (2007):esclarece que a criação do controller moderno cumpriu-se na Inglaterra com a fundação da profissão do controller, Um tema elementar no encargo do controller é escanear, continuamente, os riscos na empresa. Peters, (2007, p. 3) 2.2- Conceitos de Controladoria A controladoria define-se por ser a unidade auxiliadora na tomada de decisões e tem por objetivo revisar atividades das diversas áreas das empresas. Segundo Peleias a Controladoria pode ser entendida como: “[...] a organização a qual é delegada autoridade para tomar decisões sobre eventos, transações e atividades que possibilitem o adequado suporte ao processo de gestão. Essas decisões referem-se à definição de formas e critérios de identificar, prever, 17 registrar e explicar eventos, transações e atividades que ocorrem nas diversas áreas nas organizações, para que a eficácia seja assegurada.” (PELEIAS, p. 12, 2002). Ou ainda segundo Adelegan (2001, apud BLEIL, BONATTO, DE OLIVEIRA, DOS SANTOS e MAUSS, p. 7), como o processo que irá identificar, mensurar, acumular, analisar, interpretar e comunicar as informações, objetivando o processo de tomada de decisões. Logo a Controladoria pode ser definida, na área do conhecimento contábil, como o mecanismo capaz de suprir os gestores com informações de qualidade, úteis, tempestivas e confiáveis para a tomada de decisões. Esse “suprimento” ocorre de forma quase sempre sistêmica, em que, em primeira instância há a necessidade de descoberta do problema ou oportunidade, ou até mesmo de indícios da existência destes, seguido pelo estudo detalhado dos possíveis efeitos que possam gerar para a organização. Em seguida, identificar as formas de atuação mediante a este problema/oportunidade e simular os resultados possíveis através da aplicação das alternativas, após isso se deve escolher a melhor alternativa e implantar esta escolha, realizando sempre manutenção deste processo, para evitar danos inesperados. Dessa forma a Controladoria: “[...] tem a função de promover a eficácia dessas decisões, monitorando a execução dos objetivos estabelecidos, investigando e diagnosticando as razões para a ocorrência de eventuais desvios entre os resultados alcançados e os esperados, indicando as correções de rumo, quando necessárias, e, principalmente, suavizando para os gestores as imponderabilidades das variáveis econômicas, através do provimento de informações sobre operações passadas e presentes e de sua adequada comunicação, de forma a sustentar a integridade do processo decisório.” (NASCIMENTO E REGINATO, p. 21, 2009). As necessidades por informações que atendam a esses pré-requisitos estão em crescente, pois são estes que farão com que a organização se destaque frente à concorrência. Pois estar à frente do mercado é um grande passo para a permanência e destaque no mesmo. Sendo assim, a Controladoria deve estar presente em todas as áreas da organização, desde a produção à alta gerência, buscando dados, que posteriormente, depois e trabalhados, serão informações, que servirão para o bom funcionamento da empresa. Para que a Contabilidade Gerencial tenha êxito na realização de suas atividades 18 dentro da instituição, segundo Nascimento e Reginato (2009), deve-se investir em tecnologia da informação, para melhoramento das técnicas de produção, em capacitação profissional aos funcionários ou colaboradores, dentre outras medidas, aliado a um sólido modelo de gestão. Mas para isso faz-se necessário um modelo de gestão coerente com a realidade atual do mercado. Pode-se assim notar que a Controladoria é uma matéria de grande abrangência, englobando todas as áreas e conhecimentos relacionados à empresa, para um fiel suporte à tomada de decisões. Ou seja, tudo que possa interferir no processo decisório de uma instituição, passará a fazer passo do arcabouço teórico do setor de Controladoria. 2.3- Áreas Abrangentes Como já mencionado a Controladoria abrange diversas áreas do conhecimento empresarial, e não somente a área Contábil, como comumente é relacionada. Conforme cita Lopes (2010, p. 4): “a controladoria pode ser conceituada como o conjunto de princípios e métodos oriundos dos conhecimentos das ciências da administração, economia, psicologia, estatística e principalmente da contabilidade”. Sendo assim a Contabilidade Gerencial deve buscar nas mais diversas áreas do conhecimento, aparato para lhe proporcionar uma melhor prestação de serviço, conforme BEUREN (2004, apud BLEIL, BONATTO, DE OLIVEIRA, DOS SANTOS e MAUSS, p. 7) a Controladoria: “[...] coleta dados das mais diversas fontes: na contabilidade financeira, de custos e gerencial; em bases não financeiras da empresa para fundamentar as decisões de nível estratégico que visam as ações futuras e de longo prazo; e se relaciona com o ambiente externo para buscar subsídios no mercado (fornecedores, concorrentes, produtos, etc.).” Essa rede de informações e conhecimentos necessários busca somente proporcionar aos gestores maior base para tomada de decisões, visando o sucesso do empreendimento. Dessa forma o profissional na área de Controladoria deve ter não somente formação acadêmica nas áreasafins, mas também, e com mesmo grau de importância, 19 experiência de mercado, ou seja, saber como se portar mediante as mais diversas situações do cotidiano empresarial. E, não menos importante, este profissional deve ser sensitivo às mudanças no mercado, ou seja, possuir “feeling” de mercado, mas não usar somente deste para basear suas pesquisas, pois por mais experiente que seja o Controller, há sempre a necessidade de se firmar sobre bases sólidas, e não somente intuitivas. 2.4. Premissas da Controladoria e Posicionamento nas Organizações São colocadas algumas funções importantes da controladoria, dentre elas podemos destacar: direção e implantação dos sistemas de informação; coordenação, avaliação, planejamento e acompanhamento conforme Kanitz (1976, p. 57). Para Catelli (1999, p. 372/373) a Controladoria alicerça-se nas seguintes premissas: • A empresa é constituída sobre o pressuposto da continuidade; • A empresa é um sistema em constante interação com seu ambiente; • O resultado econômico é o melhor indicador da eficácia empresarial; • O resultado econômico é a base para a tomada de decisões; • O Modelo de Gestão - derivado das crenças e valores - será a carta magna que corresponde a um conjunto de definições relativas ao processo de gestão empresarial; • As atividades empresariais são conduzidas, de forma estruturada, por um Processo de Gestão que analiticamente corresponde ao Planejamento Execução e Controle; • As informações requeridas pelos Gestores são devidamente suportadas por informações. A Controladoria é um segmento da Contabilidade, porém, também pode ser definidas como segmento da Administração, dependendo do enfoque dado pelos gestores e contadores, responsáveis pelo suprimento de informações aos tomadores de decisão. Com uma visão ampla e generalista, o controller influencia e assessora todos os outros departamentos da empresa, onde as informações são geradas e colocadas à disposição da alta administração para a tomada de decisões. Devido a esse fato, ela pode ser dividida em Controladoria Administrativa e Controladoria Contábil, mas na 20 prática isso não é muito comum, pois ambas as partes costumam ficar sob a coordenação de um único gestor. 3- O CONTROLLER O profissional que exerce os cargos relacionados à controladoria, atualmente é chamado, no Brasil, Controller. O Controller é a pessoa responsável pela avaliação dos números em uma entidade, agrupando todos os dados quantitativos indispensáveis como, despesas, custo, rentabilidade, taxas, investimentos, resgates, captação, empréstimos, riscos, e etc. Ele tem total conhecimento da vida financeira da empresa. O Controller promove o conhecimento de todas as variáveis inclusas no vasto campo da controladoria organizacional, solidificando uma visão estratégica e unificada da administração das finanças e controladoria empresarial, procurando a relação dentre as múltiplas funções da empresa. Ele sabe precisamente tudo o que acontece na organização. 3.1. Controle Primeiramente vamos falar de controle, o que é ter controle de acordo com nossos pensadores: o controle é terceira fase do processo de gestão. Nas empresas, controlar significa monitorar, avaliar e aperfeiçoar as diversas atividades que ocorrem nas empresas. A função controle configura-se como um instrumento administrativo exigido pela complexidade das empresas a fim de atingir um bom desempenho. O controle abrange as atividades desenvolvidas e exigidas pelos gestores para adequar os resultados reais e os esperados. Sobre o controle, se pronunciam Gomes & Salas (2001, p. 22) da seguinte forma: O controle, seja muito ou pouco formalizado, é fundamental para assegurar que as atividades de uma empresa se realizem da forma desejada pelos membros da organização e contribuam para a manutenção e melhoria da posição competitiva e a consecução das estratégias, planos, programas e operações, consentâneos com as necessidades identificadas pelos clientes. O controle nas organizações é exercido a partir da existência de um sistema de informações que coleta e seleciona a informação mais relevante. A informação pode 21 ter um caráter preditivo, sendo efetuado o controle anteriormente da ocorrência da situação, ou posteriormente. O controle feito a posteriori controla o desempenho fazendo sua medição, comparando o desempenho, medindo-o com padrões estipulados e, tomando ações corretivas necessárias para garantir que os eventos planejados se concretizem. No conceito de controle, Gomes & Salas (2001, p. 24) explicam que existem duas perspectivas do controle claramente diferenciadas. Uma perspectiva limitada, que se baseia normalmente em aspectos financeiros, e uma perspectiva mais ampla, que considera o contexto onde são desenvolvidas atividades e aspectos ligados à estratégia, estrutura organizacional, comportamento individual, cultura organizacional e o ambiente competitivo. De acordo com Peleias (2002, p. 14), na etapa do controle, a Controladoria atua permitindo a comparação das informações relativas à atuação dos gestores e áreas de responsabilidade, com o que se obteve com os produtos e serviços, relativamente a planos e padrões previamente estabelecidos. Nessa etapa ocorrem as avaliações de desempenho e de resultado, sendo que a Controladoria contribui nesse processo com a elaboração da análise de desempenho dos gestores, das diferentes áreas da empresa e de sua própria atuação, pois também é uma das áreas de responsabilidade que deve contribuir para o cumprimento da missão da organização; com a definição das regras de realização da análise dos resultados gerados pelos produtos e serviços, participação, monitoramento e orientação do processo de estabelecimento de padrões para eventos, transações e atividades, bem como avaliação dos resultados dos serviços que presta à organização. 3.2. Perfil do Profissional A controladoria abriu aos profissionais bacharéis em Ciências Contábeis, um novo campo, onde se solicita um diferente modelo de gestor, com um perfil que foca no profissional, atributos pessoais e de relacionamento interpessoal, com aptidões comunicativas para expressar-se de forma clara, acessível e objetiva verbalmente e por escrito, até mesmo em diferentes línguas, capacidade gerencial, visão abrangente 22 dos processos produtivos e ciência do seu negócio, especializações técnicas, harmonia com as singularidades do setor e flexibilidade. O Controller deve ter conhecimentos sólidos e atualizados dos princípios contábeis e dos efeitos fiscais que afetam diretamente ou não o resultado empresarial e desta forma estar preparado para exercer de maneira competente e eficaz suas funções na análise dos dados contábeis e estatísticos. Espera-se ao Controller, que este seja um indivíduo carismático com livre circulação entre todos os setores, e as empresas devem determinar corretamente as suas ocupações para que este possa executá-las de modo coerente e perfeito, de maneira que haja como realizar um trabalho consciente e apresente liberdade em suas ações. situações e recomendar soluções, conservar um banco de dados atualizado para ilustração e provimento de informações imprescindíveis às deliberações a serem tomadas. Deve ser ousado, com iniciativa, não deve aguardar que lhe requeiram dados, deve buscar estar continuamente um passo a frente, antecipando necessidades da alta gerência. É necessário que seja isento de vícios, sem embaraços e preparado a assimilar o ritmo da empresa, exercendo suas funções de maneira que um adequado conhecimentodo seu ramo de atividade para entender as dificuldades, benefícios e desvantagens, assim como todas as outras características do setor. Com este tipo de informação, deve estar sempre pronto para prevenir o surgimento de problemas em qualquer departamento da empresa e encontrar-se pronto para fornecer os avisos para a solução desses. Com todo esse conhecimento e os encargos atribuídos à sua função, o Controller por meio de sua ação e uso de seus procedimentos gerenciais, certamente executará sem problemas o seu papel. O Controller precisa ser hábil e deve permanecer organizado para identificar onde se originam os problemas, recolher dados, estudar situações e recomendar soluções, conservar um banco de dados atualizado para ilustração e provimento de informações imprescindíveis às deliberações a serem tomadas. 3.3. A Função Financeira e a Função Controladoria 23 A contabilidade tradicional tem se prestado à mensuração (ainda que conceitualmente falha) de eventos econômicos passados das organizações, na maioria das vezes, em atendimento às necessidades fiscais de acordo com Almeida, Parisi & Pereira (1999, p. 369). Uma gestão com foco na continuidade das organizações se faz extrapolando dados do passado. Para atingir os estados futuros desejados, há que se simular eventos futuros, visto que decisões que se concretizarão no futuro são tomadas no presente. Kanitz (1976, p. 1) dizia que a contabilidade (tradicional) evoluiu para um sistema chamado Controladoria, cuja função é avaliar e controlar o desempenho das diversas divisões da empresa. A Controladoria não deve ser identificada como um método, mas está voltada a como fazer. 4- CONTROLADORIA E O PROCESSO DE QUALIDADE As empresas devem dar às medições uma característica proativa e preventiva, estimulando o uso deste importante instrumento de administração na melhoria do desempenho presente e futuro, e não para a crítica do desempenho passado. Segundo NAKAGAWA e SANTOS (1991, p. 3),“[...] as empresas não devem limitar- se a medir custos e rentabilidade (que são decorrentes da “performance” individual e integrada de todos os órgãos), mas estender seus sistemas de medição não financeiras.” Embora muitas das medições não financeiras não sejam necessariamente geradas a partir dos sistemas e registros contábeis, recomenda-se que, para assegurar confiabilidade, consistência e sinergia desses instrumentos e a integração entre as áreas operacionais e a Controladoria da empresa, esta assuma a função de monitorar todo o sistema de medição da empresa. GUERREIRO (1989, p. 248) assevera que: “[...] as atividades desenvolvidas pela empresa assumem caráter de eventos econômicos, uma vez que se caracterizam como processos de transformação de recursos em produtos e serviços. Os valores econômicos referentes aos bens e serviços gerados e aos recursos utilizados influem no valor da empresa”. A Controladoria, como vimos, tem uma missão atrelada ao sucesso da gestão econômica, ou seja, deve monitorar as atividades desenvolvidas pela empresa, uma vez que elas possuem o componente econômico embutido. 24 A Controladoria, em sua função no planejamento e controle econômico e da qualidade, deve atentar para o fato de que a maioria das empresas bem sucedidas na competição no mercado global são as que têm assumido firme compromisso com a eliminação de custos de atividades que não adicionam valor ao produto/serviço. De maneira simples, constatamos que são as atividades e não os produtos, os geradores primários de custo. A contabilidade por atividades é de fundamental importância para o desenho conceitual do CMS, porque é através dela que se consegue: Descrever o processo de manufatura; Estabelecer um denominador comum entre a contabilidade de custos, mensuração de desempenhos e gestão de investimentos e a visibilidade de atividades que não adicionam valor. O enfoque da gestão estratégica de atividades pressupõe que as atividades é que têm o poder de agregar valor ao produto, bem ou serviço. Dessa maneira a interação com o ambiente e o processamento interno do sistema empresa deve basear-se em atividades condutoras de valor agregado para que haja sucesso empresarial. É com este valor que a gestão estratégica de atividades deve contar, expurgando toda e qualquer atividade supérflua, inútil ou desnecessária. Para acompanhar as tecnologias avançadas de produção, a Contabilidade desenvolveu o sistema de Custeio Baseado em Atividades. O “Activity Based Costing” (ABC) ou Custeio Baseado em Atividades é um sistema de custos que acumula custos baseado nas atividades realizadas e depois usa vetores para alocar estes custos aos produtos ou outra bases, tais como clientes, mercados, projetos e etc. COOPER et al (1992, p. 57 ) concluem em recente estudo que: O gerenciamento de Custos Baseado em Atividades é mais que um sistema. É um processo gerencial. Gerentes de cada empresa entenderam que as informações de Custos Baseado em Atividades permite-os gerenciar atividades e processos organizacionais ao proporcionar uma visão funcional integrada da empresa. O gerenciamento de Custos Baseados em Atividades beneficia decisões operacionais e estratégicas. As empresas têm utilizado a informação para muitas decisões sobre linha de produtos, segmentação de mercado e relacionamento com clientes, bem como para estimular melhorias de processo e gerenciamento das atividades. Um modelo de Custos Baseado em Atividades pode suplementar e coexistir com sistemas financeiros tradicionais. As empresas continuam a operar seus sistemas financeiros existentes enquanto desenvolvem e implementam modelos de Custos Baseado em Atividades. A informação de Custos Baseado em Atividades por si só 25 não invoca ações e decisões levando a melhorias de lucratividade performance operacional. A administração precisa instituir um processo consciente de mudança e implementação (melhoria) organizacional se a organização desejar receber os benefícios das revelações resultantes da análise de Custos Baseado em Atividades. 5- A CONTROLADORIA COMO GESTORA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES Vemos a controladoria como ferramenta utilizada para tentar obter, de forma eficaz, os recursos necessários ao perfeito funcionamento da organização. Direcionando-os para que haja aumento de produção, melhoria da produtividade, aumento do volume de vendas e diminuição do volume de custos, gerando com isso, um maior rendimento possível, através da boa aplicação dos recursos obtidos. Sua tarefa deve ser sempre basear em princípios sadios e seguros e deve abranger todas as áreas da organização, desde o planejamento inicial até a apuração do resultado final. A organização é desenvolvida através do processo de departamentalização, cujas diferentes especialidades são divididas em departamentos separados a fim de facilitar o fluxo de informação e definir autoridades. Para as empresas de médio a grande porte, Oliveira (1998, p.22) propõe um modelo de organização da Controladoria enfocando a distribuição de tarefas de cada área, ou seja, distribuição de tarefas da Controladoria, abrangendo Custos de Produção, Contabilidade Gerencial, Contabilidade Financeira e Contabilidade. A controladoria, como gestora do Sistema de Informações, no intuito de assegurar a otimização do resultado econômico das empresas, deve auxiliar os gestores operacionais, na identificação, mensuração, aumento da economia de escala e diminuição dos custos logísticos. 5.1. Controles Internos Um sistema de controle interno se for eficientemente aplicado, oferecerá a empresa uma segurança razoável para quegrande parte dos erros possam ser evitados, não extintos, porém diminuídos ao seu máximo, ou se encontrar erros no curso de sua atividade possam ser corrigidos retomando o seu curso normal. Os objetivos do controle interno numa empresa são: proteger bens; conferir a exatidão e a fidelidade 26 aos dados contábeis; promover a eficiência operacional; estimular a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas. Segundo o IBRACON (2000, pg. 222), entende-se por controle interno: "(...) todos os processos e rotinas, de natureza administrativa e contábil, destinados a fazer com que na empresa: os colaboradores respeitem e adiram as políticas traçadas pela alta administração; os ativos tenham sua integridade protegida; as operações sejam adequadamente registradas, em sua totalidade, nos registros contábeis e fidedignamente retratadas pelas demonstrações financeiras". Destaca-se que controle interno não se trata meramente de um sistema de rotinas e procedimentos, em que um modelo de sistema de controle interno seja criado e esse seja implantado em qualquer tipo de empresa, pelo contrário este deve ser implementado pelos seus gestores de forma que venha a ser usado de maneira eficiente, gerando uma relação de custo-benefício e fornecendo informações que realmente possam ser utilizadas para melhor gerir a empresa. Formando assim, cada empresa o seu próprio modelo de controles internos, que se adaptem nos moldes e necessidades de cada empresa. 5.2. Necessidade de Controle Interno As empresas de maior porte utilizam sistemas integrados de informação, a exemplo dos programas de gestão empresarial. Por isso, tornou-se necessária uma mudança qualitativa na forma de exercer os controles. Para tornar as operações como compras, vendas, pagamentos em geral etc., cada vez mais seguras, o controle interno está sendo usado para possibilitar o acompanhamento destas operações antes da efetivação definitiva de qualquer despesa para averiguarem se a operação é segura ou lícita. O mesmo acontece nas transações eletrônicas, pois em muitas empresas não basta apenas uma assinatura eletrônica para validar uma despesa. De acordo com Padoveze (2003), o sistema de controle interno deve prever outros tipos de validação antes de aprovar a operação, após verificar suas condições. A mudança na forma de agir confere hoje a contabilidade, mais especificamente ao controle de gestão, maior peso para o controle e segurança de negócios. A área operacional ainda é carente de adequados procedimentos de controle, o que 27 aumenta o fator de risco de ocorrer uma operação fraudulenta. Dependendo das suas proporções, uma fraude cometida no sistema operacional da organização pode trazer prejuízos muito mais sérios para a empresa do que um desfalque financeiro. Informações sigilosas em poder da concorrência ou que vazam para os meios de comunicação podem comprometer a imagem de uma empresa junto ao mercado e seus clientes. O controle dentro das empresas, seja ela pequena ou média, deve ser tratado com responsabilidade e técnica, visando a eficiência e a eficácia dos resultados. Muitos empresários controlam suas empresas de forma displicente, sem seguir os procedimentos e rotinas determinadas pelas legislações federal, estadual e municipal, fazendo com os mesmos, em consequência, venham a sofrer penalidades, que atualmente são mais rigorosas, e por essa razão, muitas empresas encerram suas atividades. 5.3. Importantes Tipos de Controle Interno Existem hoje em dia várias formas de se controlar as atividades internas de uma empresa, mas existem aqueles controles que são de suma importância para qualquer tipo de empresa seja ela industrial, comercial ou de serviços, não importando o seu ramo de atividade, mas que afetam diretamente o desenvolvimento e a continuidade de uma organização. Tendo como principais os controles de: Caixa; Bancos; Estoques; Contas a receber; Contas a pagar; Remuneração de funcionários; Imobilizado; Impostos, etc. E ainda, pode-se adicionar a esses controles outros que são específicos para empresas industriais, comerciais e de serviços. Nas empresas industriais, além dos controles já citados, podem ser criados controles para: A boa utilização de matéria-prima e materiais evitando ao máximo desperdício; Controle da mão-de-obra, se realmente é capacitada para executar o serviço ou não; Controle de manutenção de máquinas e equipamentos para que não pague o preço de parar uma produção e não poder entregar o produto na data combinada com o cliente, podendo ainda causar um rompimento de laços com seus melhores clientes; Controlar a capacidade produtiva da empresa; Controle de custos de produção, etc. Nas empresas comerciais, sejam elas atacadistas ou varejistas, os controles que poderão ser de fundamental importância são: quantidade de estoque, onde não se 28 pode deixar faltar determinado produto ou ter estoque em demasia de outro produto, podendo esse acarretar perdas por validade vencida ou deformação do produto por umidade ou outro tipo de inconveniência que possa acontecer; controles nas vendas a vista, a prazo, internas ou externas; controles de cheques recebidos de terceiros, hoje em dia com o aumento de cheques sem fundos, tem que se tomar um cuidado todo especial nesse ponto; controle de prevenção contra furtos e desvios; controles na formação do preço de venda (mark-up) de cada produto, etc. Nas empresas de prestação de serviços, podem-se citar controles que se referem a: ociosidade de mão de obra, onde se concentra a maior parte dos custos de uma empresa de serviços; controles de indicação de satisfação dos clientes; controle de alocação de horas profissionais aos serviços prestados para se saber se realmente um funcionário está sendo remunerado corretamente, etc. Controle interno do disponível: Esse controle é um dos mais importantes para qualquer tipo e tamanho de empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, pois se refere ao ativo mais líquido da empresa, podendo levar uma empresa a falência da noite para o dia através de golpes ou desvios. Alguns procedimentos devem ser tomados para controlar uma das partes mais sensíveis da empresa. Para se controlar a conta em bancos seria necessários que houvesse uma conciliação bancária periódica e, que se prestasse muita atenção nos itens conciliatórios significativos como saques e cheques de alto valor, depósitos, etc.; e para se controlar a conta caixa seria necessário destacar um funcionário da mais alta confiança para contagem periódica ou aleatória do caixa, e comparar este saldo em caixa com os saldos contábeis, e pode-se ainda fazer controles das aplicações financeiras como solicitação dos saldos médios diretamente dos bancos e comparar estes saldos com os existentes na contabilidade. Atualmente com a facilidade e agilidade que a internet e a informática em geral nos proporcionam, se têm uma gama de ferramentas maior para se controlar as contas bancárias e aplicações financeiras, pois diariamente pode- se ter a informação que quiser. E os softwares existentes no mercado trazem em seus pacotes prontos ou personalizados cada vez mais informações que auxiliam no controle de caixa e quaisquer outros controles que se possa imaginar. Controles manuais ainda são muito utilizados, principalmente pelos auditores internos para preenchimento de suas rotinas e formulários. Controle interno no departamento de recursos humanos: Para uma boa administração de pessoal, é necessário que se tenha um controle bem rígido sobre os procedimentos a serem adotados, chegando a 29 ponto de se formular um manual denormas e procedimentos para que os funcionários não só tomem conhecimento de sua existência, mas como o aplique no exercício de sua função. Uma medida que ajuda, e muito, na diminuição dos riscos é a segregação de funções, que consiste na separação de funções dentro de um mesmo setor como, por exemplo, se um funcionário faz uma cotação de preços, outro aprovará a compra e outro fará o pagamento. Não significa que isso eliminará qualquer possibilidade de fraude, mas o envolvimento de mais de uma pessoa já é o suficiente para que haja certa inibição para formulação de acordos que levem o funcionário a atentar contra a empresa. Outra forma de controle é rotatividade de funções, que além de oferecer ao funcionário a oportunidade de conhecer o funcionamento dos outros setores da empresa, evitando também que um funcionário desempenhe a mesma função dentro da empresa a sua vida toda, e isso proporciona ao funcionário uma motivação de enfrentar novos desafios, provando que sua capacidade não é são para determinada função. Controles de admissão de funcionários: A contratação de um novo funcionário deve ser feita pelo chefe do departamento solicitante e por escrito, e essa solicitação deve conter os motivos para uma nova contratação e os requisitos necessários do candidato para exercer a função, isso evita que sejam contratados funcionários fantasmas e uma possível falsificação de documentos. Outras formas de se controlar fraudes são o controle dos funcionários de cada departamento e a distribuição mensal de recibo de salário pelo chefe do departamento (CREPALDI, 2011). Controles de férias: Todo funcionário tem direito de gozar 30 dias de férias, assim que tenha adquirido o direito a elas. Existem diversas formas de se fraudar uma empresa por falta de controle de férias, podendo gerar prejuízos no bolso do empregador com o pagamento de férias dobradas, pagas fora do período correto e podendo pagar férias em duplicidade. Para se fazer esse controle faz-se necessário, primeiramente, uma programação de férias em cada departamento para que não atrapalhe o bom andamento dos serviços e que esteja dentro das previsões do funcionário. Depois fazer um mapa constando nome do funcionário, data de admissão, salário atualizado, data do último período de gozo, data em que o funcionário gozará férias, valor da provisão de férias e encargos, valor líquido das férias, e ainda constar observações por parte do controlador de férias (CREPALDI, 2011). Controles das demissões e processos trabalhistas: Nas demissões, podem ocorrer 30 fraudes nas rescisões contratuais. Quando um funcionário pede demissão e sua rescisão é gerada como dispensa do empregador sem justa causa, isso gera o pagamento de multas contratuais, despesas com aviso prévio e seus reflexos por parte do empregador e outras como falsificação de recibos, empregado demitido e continua constando na folha de pagamentos, pagamentos de verbas rescisórias feitas à maior etc. Uma das formas de se evitar tais fraudes e erros é por meio da criação de uma dupla conferência dos trabalhos feita por dois funcionários, e ainda, cada chefe de departamento faz uma contagem periódica de seus funcionários e envia o relatório à chefia, ou seja, todos os departamentos devem estar interligados em prol da organização. Sobre estoques com os softwares existentes atualmente no mercado podem-se visualizar muito mais detalhes referentes ao controle de estoques, pode-se com isso ter a informação que empresa deseja. Os programas fornecem informações sobre os cálculos dos registros permanentes do estoque, elaboram relatórios de quantidades, custos e discriminação dos produtos, comparam quantidades de estoque com a previsão de vendas, etc. Controles internos nas compras e contas a pagar: O setor de compras se relaciona com várias funções do sistema produtivo e financeiro de uma empresa, pois além de se encarregar das compras de insumos, também pode ser responsável pela compra de equipamentos, materiais de consumo e serviços de manutenção. Podem ser estabelecidos critérios para que no processo de compras não exista compra de produtos em excesso ou desnecessários. É necessário que se tenha um grande número de fornecedores cadastrados no arquivo da empresa para que sejam efetuadas tomadas de preços. Devem-se evitar fornecedores que entregam os produtos fora do prazo combinado ou errem as especificações do produto. Um adequado sistema de controle de compras e contas a pagar possibilita a empresa diagnosticar que: nenhuma compra fictícia foi registrada; que todo pagamento efetuado decorreu de uma compra autorizada; todas as compras autorizadas foram efetuadas e registradas; e todos os pagamentos efetuados foram registrados. E ainda, terá a segurança de que os estoques não foram adulterados, os saldos disponíveis são reais e todas as saídas de disponível foram registradas. Num ambiente informatizado as informações são geradas com mais rapidez e agilidade, mas nem por isso tem que ser tratadas com menor critério. Toda informação tem que ser tratada com a maior atenção possível (CREPALDI, 2011). Resistências ao processo de controle: Os controles podem gerar cooperação quando são entendidos e aceitos, mas podem gerar resistências e conflitos quando são 31 desnecessários ou impossíveis de serem aplicados. As resistências podem ser causadas pelos seguintes aspectos: falta de conhecimento sobre o sistema de controle; padrões de controle inadequados; avaliações incorretas; e ações corretivas com críticas pessoais. Outras causas de resistência a mudanças na empresa podem ser: não aceitar o que incomoda; tendência a só perceber o que convém; desconfiança; receio de perder coisas boas atuais; insegurança pessoal; dependência de ação para com outra pessoa; e necessidade de reagir contra. Tendo em vista as causas de resistência existem também processos que podem reduzi-la, tais como: informar fatos, necessidades, objetivos e prováveis efeitos da mudança; persuadir sobre os fatores que levaram à decisão de mudança; e solicitar colaboração no diagnóstico, na decisão e no planejamento das ações decorrentes. Vemos finalmente que o controle interno adequado é aquele estruturado pela administração e que possa propiciar uma razoável margem de garantia que os objetivos e metas serão atingidos de maneira eficaz, eficiente e com a necessária economicidade. CONCLUSÃO O presente trabalho permitiu identificar a importância da controladoria dentro das organizações, assim como a sua evolução ao longo dos anos, mostrando seu gradativo crescimento e as áreas que abrange dentro das instituições. Acredita-se que a controladoria ao disponibilizar instrumentos de controle de gestão que influenciem mudanças comportamentais e estruturais nas organizações, no sentido da otimização do resultado econômico global, conciliando os diversos interesses, anseios e necessidades, participa como coordenadora do processo de gestão empresarial com ênfase na eficácia. Assim, a missão da controladoria é tornar a empresa viável a todos que direta ou indiretamente dela participam. Permitiu também, identificar o perfil do responsável pela controladoria, denominado 32 Controller, que os gestores buscam para auxiliarem no processo de decisões da empresa. Este tem as funções de controle de informações, gerenciamento de recursos humanos, planejamento estratégico e interação entre os diversos setores da empresa, sem deixar de destacar a interação entre a empresa e o meio ao qual está inserida. Quanto às suas características pessoais destaca-se habilidade em comunicação e em expressar-se de forma clara, flexibilidade,liderança, capacidade gerencial, pro- atividade e domínio de no mínimo uma língua estrangeira, de preferência o inglês. A experiência profissional do Controller pode ser decisiva em sua contratação, pois como muito enfatizado, não basta apenas conhecimento acadêmico, mas também feeling de mercado. O Controller deve apresentar em seu currículo conhecimentos voltado a informação, com o intuito de abastecer os administradores de conhecimentos relevantes à tomada de decisões. Deve destacar também a capacidade de visão global do Controller, enfatizando sua visão futurista da organização, pois este é o fator principal de toda empresa, tomar medidas hoje que acarretarão resultados amanhã, ou seja, pensar sempre no futuro da organização, principalmente com ajuda da tecnologia, com seu constante avanço, pois contribui de forma vital na geração de informações e confecção de relatórios em tempo útil, fazendo que a tomada de decisão por parte dos gestores das organizações seja rápida e eficaz. REFERÊNCIAS ANTHONY, Robert N. Contabilidade Gerencial. Irwin, Homewood, 1960. BLEIL, Claudecir; BONATTO, Aline; DE OLIVEIRA, Camila Silva; DOS SANTOS, Getúlio Zanata; MAUSS, Cézar Volnei. A Evolução da contabilidade e seus objetivos. ULBRA, 2001., Universidade Luterana do Brasil. 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