A maior rede de estudos do Brasil

Grátis
14 pág.
idade dos documentos

Pré-visualização | Página 1 de 3

1
Idade dos documentos
Fabrício Mariano
Idade dos arquivos
A classificação das “idades dos arquivos” varia de autor para autor, pois 
cada uma tem origem em um país diferente ou é influenciada em maior ou 
menor grau por uma cultura específica.
A seguir, serão abordadas as idades dos documentos, no que se refere a 
bibliografias indicadas para concursos públicos.
Classificação das idades, segundo T. R. Schellenberg
Primeira idade: arquivo corrente ou ativo
É constituído de documentos de uso frequente, normalmente nas pró-
prias unidades que os receberam ou produziram. Nessa fase, os documentos 
são analisados, organizados, classificados e arquivados, até que cumpram o 
seu tempo de vida útil, especificado na tabela de temporalidade.
Na verdade, os documentos de primeira idade são os que têm função ad-
ministrativa e estão ligados à alta gerência da instituição. Diz-se também que 
o documento na primeira idade tem gênero de valor primário.
Segunda idade: arquivo intermediário ou temporário
É constituído de documentos que deixam de ser consultados frequente-
mente, mas que ainda poderão ser solicitados (virtualmente transferidos dos 
arquivos correntes), como também de documentos que aguardam o cumpri-
mento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CD-ROM.
Na verdade, os documentos de segunda idade são os que têm função 
administrativa, mas não ligados à alta gerência, mais ligados à parte opera-
cional da empresa. Diz-se também que o documento na segunda idade tem 
gênero de valor primário.
* Mestre em Economia 
pela Wisconsin Internatio-
nal University. Pós-gradu-
ado em Finanças e Gestão 
Corporativa pela Univer-
sidade Candido Mendes 
(UCAM). Graduado em 
Física pela Universidade 
Federal do Rio de Janeiro 
(UFRJ).Professor do Ins-
tituto de Administração 
do Rio de Janeiro (IARJ). 
Professor de cursos pre-
paratórios para concursos.
Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., 
mais informações www.iesde.com.br
2
Idade dos documentos
Terceira idade: arquivo permanente, 
custódia, morto ou inativo
É constituído de documentos que perderam seu valor administrativo 
e que são conservados por seu valor legal e/ou histórico. Normalmente, 
são guardados distantes do local de trabalho e acondicionados em outras 
mídias, visando o racionamento de espaço. Possui documentos processados, 
estudados ou assuntos resolvidos.
Deve ficar claro que arquivo permanente, custódia, morto ou inativo tem 
denominação relativa à terceira idade, mas, na verdade, cada nome tem uma 
razão de ser, de acordo com a Revolução Francesa.
Schellenberg (2005), enfatiza o gênero de valor primário e secundário 
dos documentos.
Gênero de valor primário � : são os documentos com função admi-
nistrativa, logo, pertencem à primeira ou à segunda idade. Segundo 
o autor, estes são os arquivos propriamente ditos. Deve ficar enten-
dido que o autor tem uma preocupação maior com os documentos 
de uso corrente na instituição, ou seja, os documentos utilizados pela 
instituição no seu dia a dia, seja ligado à alta gerência ou à sua parte 
operacional.
Gênero de valor secundário � : um documento passa a ter gênero de va-
lor secundário quando ele perde sua função administrativa, podendo 
este ser microfilmado. Deve ficar claro que a microfilmagem, de acordo 
com Schellenberg, está diretamente associada à importância do docu-
mento, no que se refere ao seu destino final para a instituição. Caso este 
seja importante, a microfilmagem será necessária, seja para diminuir o 
espaço ocupado ou para garantir que não haja perda do documento.
Observação: Schellenberg preocupa-se com a destinação final da massa 
documental, e os termos arquivo permanente, custódia e morto são conquis-
tas da Revolução Francesa, e cada nome tem a sua característica histórica.
Classificação das idades, segundo Heloísa Bellotto
Heloísa Bellotto define prazos fixos para a guarda do material de arquivo 
independente do tipo de empresa, ou seja, independente da sua estrutura, 
função e ação.
Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., 
mais informações www.iesde.com.br
Idade dos documentos
3
Primeira idade: arquivo corrente
Abrigam documentos no seu uso funcional, administrativo ou jurídico. A 
permanência dos documentos nesse arquivo depende de sua tipologia ou 
função, e principalmente de sua vigência.
Os documentos nessa idade podem passar dali para um arquivo cen-
tral dentro do respectivo órgão gerador, onde permanecerão de 5 a 10 
anos.
Segunda idade: arquivo intermediário
Os documentos nessa fase já ultrapassaram seu prazo de validade jurídi-
co-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor.
Nessa fase, os documentos já são transferidos para um arquivo que cen-
traliza documentos de vários órgãos da instituição, onde devem permanecer 
por aproximadamente 20 anos.
É na segunda idade que documentos são submetidos às tabelas de tem-
poralidade, que determinam seus prazos de vigência e vida, de acordo com 
a finalidade dos documentos.
Terceira idade: arquivo permanente ou histórico
É caracterizada pelo recolhimento dos documentos, podendo ficar de 25 
até 30 anos.
Observação: Heloísa argumenta que os arquivos propriamente ditos são 
os de terceira idade, pois é na passagem da segunda para a terceira idade 
que devemos fazer a TTD (Tabela de Temporalidade dos Documentos) e, 
nesse sentido, ou seja, através do estudo da TTD, é que será verificado o que 
se deve fazer com os documentos.
De acordo com Heloísa Bellotto, os arquivos propriamente ditos são 
de terceira idade. Isso significa que a sua preocupação maior é quanto ao 
destino final dos documentos, e dentro desse contexto entende-se que o 
documento de primeira e segunda idade tem objetivo funcional e função 
administrativa.
Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., 
mais informações www.iesde.com.br
4
Idade dos documentos
Classificação das idades, segundo 
Marilena Leite Paes
Primeira idade: arquivo ativo
Possui função administrativa e é utilizado com muita frequência.
Segunda idade: arquivo inativo
Possui função administrativa, mas é utilizado com pouca frequência.
Terceira idade: arquivo permanente
São arquivos que perderam sua função administrativa e são guardados 
pelo seu caráter legal, e são conservados em razão de seu valor histórico ou 
documental, e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolu-
ção. São arquivos propriamente ditos.
De acordo com Marilena Leite Paes, os documentos também devem obe-
decer ao Princípio da Proveniência, ou seja, princípio básico da Arquivolo-
gia, segundo o qual os arquivos gerados por uma instituição ou pessoa não 
devem ser misturados aos de outros geradores.
Segundo o princípio da proveniência, pode-se verificar que os documen-
tos podem vir de outros órgãos, e se acumular em um arquivo central.
De acordo com a definição acima, esse arquivo central nada mais é que 
um centro de documentação que recebe documentos de outros órgãos de 
arquivos de terceira idade, em regra, pois esses documentos perdem sua 
função administrativa no respectivo e recaem em um arquivo central, po-
dendo esses documentos serem de vários tipos, classificação e formas.
Tabelas de temporalidade dos documentos
A Tabela de Temporalidade dos Documentos (TTD) é um instrumento arqui-
vístico, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documen-
tos. Esse instrumento é resultante do processo de avaliação de documentos.
Na elaboração da tabela de temporalidade, deve ser observada a teoria 
das três idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e destina-
Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A., 
mais informações www.iesde.com.br
Idade dos documentos
5
ção dos documentos de arquivos,

Crie agora seu perfil grátis para visualizar sem restrições.