idade dos documentos

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Idade dos documentos
Fabrício Mariano
Idade dos arquivos
A classificação das “idades dos arquivos” varia de autor para autor, pois 
cada uma tem origem em um país diferente ou é influenciada em maior ou 
menor grau por uma cultura específica.
A seguir, serão abordadas as idades dos documentos, no que se refere a 
bibliografias indicadas para concursos públicos.
Classificação das idades, segundo T. R. Schellenberg
Primeira idade: arquivo corrente ou ativo
É constituído de documentos de uso frequente, normalmente nas pró-
prias unidades que os receberam ou produziram. Nessa fase, os documentos 
são analisados, organizados, classificados e arquivados, até que cumpram o 
seu tempo de vida útil, especificado na tabela de temporalidade.
Na verdade, os documentos de primeira idade são os que têm função ad-
ministrativa e estão ligados à alta gerência da instituição. Diz-se também que 
o documento na primeira idade tem gênero de valor primário.
Segunda idade: arquivo intermediário ou temporário
É constituído de documentos que deixam de ser consultados frequente-
mente, mas que ainda poderão ser solicitados (virtualmente transferidos dos 
arquivos correntes), como também de documentos que aguardam o cumpri-
mento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CD-ROM.
Na verdade, os documentos de segunda idade são os que têm função 
administrativa, mas não ligados à alta gerência, mais ligados à parte opera-
cional da empresa. Diz-se também que o documento na segunda idade tem 
gênero de valor primário.
* Mestre em Economia 
pela Wisconsin Internatio-
nal University. Pós-gradu-
ado em Finanças e Gestão 
Corporativa pela Univer-
sidade Candido Mendes 
(UCAM). Graduado em 
Física pela Universidade 
Federal do Rio de Janeiro 
(UFRJ).Professor do Ins-
tituto de Administração 
do Rio de Janeiro (IARJ). 
Professor de cursos pre-
paratórios para concursos.
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Idade dos documentos
Terceira idade: arquivo permanente, 
custódia, morto ou inativo
É constituído de documentos que perderam seu valor administrativo 
e que são conservados por seu valor legal e/ou histórico. Normalmente, 
são guardados distantes do local de trabalho e acondicionados em outras 
mídias, visando o racionamento de espaço. Possui documentos processados, 
estudados ou assuntos resolvidos.
Deve ficar claro que arquivo permanente, custódia, morto ou inativo tem 
denominação relativa à terceira idade, mas, na verdade, cada nome tem uma 
razão de ser, de acordo com a Revolução Francesa.
Schellenberg (2005), enfatiza o gênero de valor primário e secundário 
dos documentos.
Gênero de valor primário � : são os documentos com função admi-
nistrativa, logo, pertencem à primeira ou à segunda idade. Segundo 
o autor, estes são os arquivos propriamente ditos. Deve ficar enten-
dido que o autor tem uma preocupação maior com os documentos 
de uso corrente na instituição, ou seja, os documentos utilizados pela 
instituição no seu dia a dia, seja ligado à alta gerência ou à sua parte 
operacional.
Gênero de valor secundário � : um documento passa a ter gênero de va-
lor secundário quando ele perde sua função administrativa, podendo 
este ser microfilmado. Deve ficar claro que a microfilmagem, de acordo 
com Schellenberg, está diretamente associada à importância do docu-
mento, no que se refere ao seu destino final para a instituição. Caso este 
seja importante, a microfilmagem será necessária, seja para diminuir o 
espaço ocupado ou para garantir que não haja perda do documento.
Observação: Schellenberg preocupa-se com a destinação final da massa 
documental, e os termos arquivo permanente, custódia e morto são conquis-
tas da Revolução Francesa, e cada nome tem a sua característica histórica.
Classificação das idades, segundo Heloísa Bellotto
Heloísa Bellotto define prazos fixos para a guarda do material de arquivo 
independente do tipo de empresa, ou seja, independente da sua estrutura, 
função e ação.
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Primeira idade: arquivo corrente
Abrigam documentos no seu uso funcional, administrativo ou jurídico. A 
permanência dos documentos nesse arquivo depende de sua tipologia ou 
função, e principalmente de sua vigência.
Os documentos nessa idade podem passar dali para um arquivo cen-
tral dentro do respectivo órgão gerador, onde permanecerão de 5 a 10 
anos.
Segunda idade: arquivo intermediário
Os documentos nessa fase já ultrapassaram seu prazo de validade jurídi-
co-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor.
Nessa fase, os documentos já são transferidos para um arquivo que cen-
traliza documentos de vários órgãos da instituição, onde devem permanecer 
por aproximadamente 20 anos.
É na segunda idade que documentos são submetidos às tabelas de tem-
poralidade, que determinam seus prazos de vigência e vida, de acordo com 
a finalidade dos documentos.
Terceira idade: arquivo permanente ou histórico
É caracterizada pelo recolhimento dos documentos, podendo ficar de 25 
até 30 anos.
Observação: Heloísa argumenta que os arquivos propriamente ditos são 
os de terceira idade, pois é na passagem da segunda para a terceira idade 
que devemos fazer a TTD (Tabela de Temporalidade dos Documentos) e, 
nesse sentido, ou seja, através do estudo da TTD, é que será verificado o que 
se deve fazer com os documentos.
De acordo com Heloísa Bellotto, os arquivos propriamente ditos são 
de terceira idade. Isso significa que a sua preocupação maior é quanto ao 
destino final dos documentos, e dentro desse contexto entende-se que o 
documento de primeira e segunda idade tem objetivo funcional e função 
administrativa.
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Idade dos documentos
Classificação das idades, segundo 
Marilena Leite Paes
Primeira idade: arquivo ativo
Possui função administrativa e é utilizado com muita frequência.
Segunda idade: arquivo inativo
Possui função administrativa, mas é utilizado com pouca frequência.
Terceira idade: arquivo permanente
São arquivos que perderam sua função administrativa e são guardados 
pelo seu caráter legal, e são conservados em razão de seu valor histórico ou 
documental, e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolu-
ção. São arquivos propriamente ditos.
De acordo com Marilena Leite Paes, os documentos também devem obe-
decer ao Princípio da Proveniência, ou seja, princípio básico da Arquivolo-
gia, segundo o qual os arquivos gerados por uma instituição ou pessoa não 
devem ser misturados aos de outros geradores.
Segundo o princípio da proveniência, pode-se verificar que os documen-
tos podem vir de outros órgãos, e se acumular em um arquivo central.
De acordo com a definição acima, esse arquivo central nada mais é que 
um centro de documentação que recebe documentos de outros órgãos de 
arquivos de terceira idade, em regra, pois esses documentos perdem sua 
função administrativa no respectivo e recaem em um arquivo central, po-
dendo esses documentos serem de vários tipos, classificação e formas.
Tabelas de temporalidade dos documentos
A Tabela de Temporalidade dos Documentos (TTD) é um instrumento arqui-
vístico, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documen-
tos. Esse instrumento é resultante do processo de avaliação de documentos.
Na elaboração da tabela de temporalidade, deve ser observada a teoria 
das três idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e destina-
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ção dos documentos de arquivos,em síntese, a TTD é um método de pesqui-
sa utilizado pelo profissional de Arquivo.
Em resumo, pode-se dizer que a TTD é um método de pesquisa que orien-
ta o arquivista, no que se refere à criação das idades dos documentos.
Classificação dos documentos quanto 
à entidade mantenedora
Públicos � : são documentos provenientes de órgãos federais, estaduais 
e municipais.
Privados � : são documentos provenientes de instituições particulares.
Classificação dos documentos quanto ao acesso
Franqueados � : tem como característica o fato de serem disponibiliza-
dos ao público.
Restritos � : referentes à segurança nacional e à ordem política, acessa-
dos somente por militares.
Confidenciais � : documentos de posse do Ministério das Relações Exte-
riores, e acessados somente por pessoas credenciadas.
Resolução de questões
1. Podemos associar os termos arquivo inativo, arquivo central e arquivo 
morto, respectivamente, aos arquivos:
a) corrente, intermediário e permanente.
b) permanente, intermediário e corrente.
c) permanente, intermediário e permanente.
d) intermediário, corrente e permanente.
e) permanente, permanente e permanente.
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Idade dos documentos
Solução:
 Um documento, quando chamado de inativo, pode pertencer tanto à 
segunda idade (de acordo com Marilena Leite Paes) quanto à terceira 
idade (de acordo com Schellenberg). De acordo com esse fato, o ter-
mo inativo pode gerar uma dúvida, pois a questão não cita em qual 
autor se baseia.
 Entretanto, quando se fala em arquivo central, não há dúvida de que o 
autor é Heloísa Bellotto, ou seja, o documento está na primeira idade.
 Assim, o arquivo central tem que pertencer à primeira idade, e a única 
alternativa cujo termo intermediário se refere ao arquivo corrente per-
tencendo à primeira idade é a D.
 Gabarito: D
2. Em âmbito arquivístico, os termos acondicionar, ordenar e descrever 
podem ser associados, respectivamente, a
a) embalar // instruir // segunda idade.
b) guardar // arranjar // terceira idade.
c) guardar // organizar // primeira idade.
d) embalar // instruir // primeira idade.
e) embalar // arranjar // terceira idade.
Solução:
 Analisando o termo ordenar, tem-se duas correntes distintas: a visão de 
Schellenberg e a de Marilena Leite Paes. Para Schellenberg, ordenar é um 
ato executório, ou seja, é uma ordem para fazer o arquivo, depois de feita 
a análise e classificação do material.
 De acordo com Marilena Leite Paes, ordenar está associado a organizar 
os documentos. Assim, Marilena define o conceito de arranjo como 
o “processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste 
na ordenação dos documentos em fundos e na ordenação das séries 
dentro dos fundos” (PAES, 2005).
 A autora também define descrição como sendo o “conjunto de proce-
dimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo 
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das unidades de arquivamento, as representa nos instrumentos de 
pesquisa” (PAES, 2005).
Considerando essas definições, conclui-se que o termo ordenar é equivalen-
te a arranjar, e se refere a documentos de terceira idade. Nesse caso, as únicas 
alternativas possíveis são B e E. Como acondicionar significa embalar os docu-
mentos e guardar é a função do arquivo, a única alternativa possível é a E.
Gabarito: E
3. (BNDES) No arquivo financeiro da empresa Arquiz de Investimentos 
Ltda. existe uma pasta de número 14, onde os documentos da firma 
Antunes & Cia estavam arquivados. Devido a fatores externos, as tran-
sações com a Arquiz de Investimentos Ltda. não puderam continuar. 
Desta forma, o técnico administrativo transferiu os documentos da 
pasta para uma caixa e a encaminhou para o arquivo geral da empre-
sa. Sabendo que o arquivo financeiro possui 180 pastas numeradas, o 
número da pasta 14 será:
a) transferido junto com a documentação.
b) aproveitado para um novo cliente.
c) eliminado, mantendo-se a notação.
d) conservado no arquivo intermediário.
e) recolhido ao arquivo permanente.
Solução:
 Em uma caixa que contém documentos, deve ser escrito com lápis ou 
caneta. De acordo com a banca CESPE e alguns autores de Arquivologia, 
a regra é: caneta pode, mas a preferência é lápis, pois quando o lápis é 
usado, pode-se aproveitar a numeração, dado que a massa documental 
é flexível e as caixas podem aumentar ou diminuir no tempo.
 De acordo com a definição anterior, pode-se verificar que a caixa pode 
ser aproveitada para um novo cliente.
 Gabarito: B
4. (BNDES) A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos 
como estágios de sua evolução. A idade em que são arquivados os do-
cumentos que perderam todo o valor de natureza administrativa é a:
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a) permanente.
b) especializada.
c) pública.
d) corrente.
e) empresarial.
Solução:
 De acordo com Schellenberg, quando um documento perde a função 
administrativa, este passa a não pertencer mais à primeira nem à segun-
da idade, pois, segundo o autor, os documentos da primeira e segunda 
idade têm natureza administrativa (função administrativa).
 Quando o documento passa para a terceira idade, ele perde a natu-
reza administrativa. De acordo com o referido autor, o documento na 
terceira idade pode ter as seguintes denominações: inativo, custódia, 
morto ou permanente.
 Logo, segundo Schellenberg, a alternativa correta é a A.
 Gabarito: A
5. Qual o nome dado à passagem do material de arquivo de segunda 
idade para terceira idade?
a) Abstração documental.
b) Fatores concretos.
c) Transferência.
d) Custódia.
e) Recolhimento.
Solução:
 Quando um documento passa da primeira para a segunda idade, diz- 
-se que há uma transferência. Quando um documento passa da se-
gunda para a terceira idade, tem-se o recolhimento. Assim, a alterna-
tiva correta é a E.
Gabarito: E
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6. (TSE – Técnico Judiciário – CESPE) O arquivo intermediário é uma das 
fases do ciclo de vida dos documentos de arquivo. Constitui objetivo 
do arquivo intermediário:
a) evitar a manutenção de documentos por um longo período, nos 
escassos espaços dos setores de trabalho.
b) guardar os documentos históricos.
c) diminuir os custos com a duplicação de documentos.
d) manter os documentos de maneira descentralizada.
Solução:
 Como o arquivo intermediário guarda documentos que em regra são 
documentos utilizados com menor frequência em relação à primeira 
idade, pode-se dizer que o objetivo do arquivo intermediário é evitar 
que documentos menos utilizados ocupem espaço dos arquivos mais 
utilizados.
 Gabarito: A
7. (TRE/MS – Técnico Judiciário – FCC) No processo de análise dos ar-
quivos, com vistas à sua destinação final, levam-se em conta, entre 
outros,
a) valores administrativos, isto é, qualidades pelas quais os documen-
tos demonstram a aquisição, manutenção, transferência, modifica-
ção ou extinção de direitos.
b) valores fiscais, isto é, qualidades inerentes aos documentos, a par-
tir da presença de sinais de validação.
c) valores probatórios, isto é, qualidades pelas quais os documentos 
permitem conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição 
que os acumulou.
d) valores históricos, isto é, referências a grandes personagens da 
vida política, econômica e social de uma nação.
e) valores jurídicos, isto é, qualidades pelas quais os documentos ser-
vem ao desempenho das atividades-meio e das atividades-fimde 
uma instituição.
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Solução:
 No que se refere à destinação final dos documentos, deve-se levar em 
conta o seu valor probatório. De acordo com alguns autores, pode-se 
definir valor probatório como valor de prova dos documentos, ou seja, 
qualidades pelas quais os documentos permitem conhecer a estrutura 
e o funcionamento da instituição que os acumulou.
 De acordo com a definição acima, e fazendo uma analogia com Mari-
lena Leite Paes, quando se fala em conhecer a estrutura e o funciona-
mento da instituição que acumulou o documento, deve ficar entendi-
do que ela está se referindo à ideia de arquivo central, ou seja, centro 
de documentação que recebe documentos de outros órgãos.
 Gabarito: C
8. (TRE/SE – Técnico Judiciário – FCC) O conceito de instrumento de pesquisa, 
no âmbito dos arquivos permanentes, é aplicado, com exclusividade, a
a) mecanismos de controle topográfico do acervo, para fins de pre-
servação dos documentos mais antigos.
b) transcrições integrais de documentos isolados, para efeitos de sua 
eventual publicação.
c) obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resu-
me ou transcreve fundos, grupos, séries e peças documentais.
d) formas seletivas de descrição, com a perspectiva de disponibilizar 
repertórios dos documentos mais importantes do acervo.
e) bancos de dados e outros produtos do advento da tecnologia da 
informação.
Solução:
 O conceito de instrumento de pesquisa, no âmbito dos arquivos per-
manentes, é aplicado, com exclusividade, a obra de referência.
 Gabarito: C
9. (UFRJ/Arquivista) Os princípios arquivísticos adquirem universaliza-
ção a partir do seu emprego e referência. No entendimento de alguns 
autores, como Schellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por 
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fundos, isto é, reunir todos os títulos (documentos) provenientes de 
um corpo, de um estabelecimento, de uma família ou de um indiví-
duo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos, 
é da essência do princípio da:
a) proveniência.
b) territorialidade.
c) naturalidade.
d) temporalidade.
e) informalidade.
Solução:
 O princípio da proveniência está diretamente relacionado à ideia de 
arquivo central, ou seja, esse arquivo central recebe documentos de 
outros órgãos associados a seus documentos, que perderam a sua fun-
ção administrativa.
 De acordo com essa realidade, pode-se dizer que o arquivo central re-
cebe documentos de várias fontes, tipologias e suportes, sendo estes 
recolhidos, transferidos, transportados, arrumados, acondicionados 
nesse arquivo central. No entanto, deve ficar claro que esses docu-
mentos são oriundos de outros arquivos.
 Gabarito: A
Dica de estudo
MARIANO, Fabrício. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia, 
2010.
Referências
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. 
Rio de Janeiro: FGV, 2004.
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Idade dos documentos
DISPONíVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20
mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010.
DICIONÁRIO de Termos Arquivísticos: subsídios para uma terminologia brasileira. 
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.
FARIA, A. Nogueira de. Organização de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Rio de 
Janeiro: FGV, 2005.
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