conceito e principios de arquivamento

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Conceito e princípios 
de arquivamento
Fabrício Mariano
Introdução
No Brasil, o conceito de arquivo pode ser encontrado na Lei 8.159/91. 
Essa lei “dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá 
outras providências”. Assim, de acordo com o artigo 2.º desta, temos que
Art. 2.º: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades 
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa 
física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Definições de autores de grande importância 
na área de Arquivos
T. R. Schellenberg
“Arquivos são documentos de qualquer instituição pública ou privada que 
hajam sido conservados de valor, merecendo preservação permanente para 
fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados 
para depósito, num arquivo de custódia permanente” (SCHELLENBERG, 2005).
Nota: o termo custódia (guarda dos documentos pelo governo) tem a 
sua origem, de acordo com a abordagem de Schellenberg, na Revolução 
Francesa.
Heloísa Liberalli Bellotto
“Arquivo é toda coleção de documentos conservados, visando sua utili-
dade que poderão oferecer futuramente” (BELLOTTO, 2004).
Nota: para essa autora, verifica-se a importância do documento para 
valor futuro, ou seja, ela tem como característica considerar mais impor-
tantes os documentos da terceira idade. Mais adiante, serão explicadas as 
idades dos documentos.
* Mestre em Economia 
pela Wisconsin Internatio-
nal University. Pós-gradu-
ado em Finanças e Gestão 
Corporativa pela Univer-
sidade Candido Mendes 
(UCAM). Graduado em 
Física pela Universidade 
Federal do Rio de Janeiro 
(UFRJ).Professor do Ins-
tituto de Administração 
do Rio de Janeiro (IARJ). 
Professor de cursos pre-
paratórios para concursos.
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Conceito e princípios de arquivamento
Hilary Jenkinson
“Arquivos são documentos produzidos ou usados no curso de um ato ad-
ministrativo ou executivo (público ou privado)” (JENKINSON, 1948).
Nota: essa definição tem como característica o objetivo funcional do do-
cumento na instituição, seja ela pública ou privada.
Concluindo, não há uma definição preferível em detrimento às demais, 
pois cada uma foi produzida dentro de um contexto histórico e cultural pró-
prio. A definição correta é a que sirva a cada instituição, de acordo com sua 
realidade e necessidade particular.
Deve ficar claro que a guarda dos documentos, no que se refere 
à sua tipologia documental, pode variar de empresa para empresa. 
O conceito de tipologia documental será visto adiante.
Finalidade e função do arquivo
Todo o material de arquivo tem um objetivo funcional, logo, tem a finali-
dade de servir a quem é de interesse, e a função de guardar os documentos, 
nas entidades mantenedoras, que são locais onde haverá a guarda de docu-
mentos, que pode ter a custódia ou não do governo.
Centro de documentação
Órgão responsável pelo tratamento e disseminação da informação, ou 
seja, fornece as informações seletivas definidas pelo prévio conhecimento 
do perfil do seu usuário.
Os órgãos de documentação podem ser representados por
arquivos; �
bibliotecas; �
museus; �
centros de documentação etc. �
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Conceito e princípios de arquivamento
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Análise e manutenção documental
A análise documental desdobra-se em:
registrar � – consiste no registro cronológico de todos os documentos 
neles encontrados;
classificar � – consiste em selecionar os documentos, de acordo com 
um planejamento e programação determinados. A classificação é, em 
suma, um conjunto de regras lógicas para orientar o arquivista.
A manutenção documental compõe-se de:
ordenar � – consiste em reunir a documentação nos grupos que foram 
definidos na etapa de classificação. A ordenação é um ato executório 
e complemento operacional da classificação, ou seja, é o ato de fazer o 
arquivo. A classificação é a parte teórica, a ordenação, a parte prática;
conservar � – é a guarda dos documentos em locais adequados e nas me-
lhores condições possíveis, levando em conta os fatores físicos, químicos 
e biológicos, que poderão levar à deterioração dos documentos;
procurar � – é caracterizada pela busca dos documentos, que deverão 
ser encontrados prontamente, quando solicitados;
difundir � – a difusão documental objetiva a redistribuição da informa-
ção arquivada às pessoas e órgãos diretamente interessados.
Diferenciação entre arquivo e biblioteca
Arquivo Biblioteca
Só serve ao país de origem1 Pode receber doações de outros países
Cópias devem ser evitadas Podem ser feitas cópias
Tem objetivo funcional Tem objetivo de consulta e pesquisa
Resolução de questões
1. (TSE – Técnico Judiciário – CESPE) Julgue os itens a seguir, acerca da 
fase corrente do ciclo de vida dos documentos.
1 Se um documento sai 
de um Arquivo de um país 
A para um país B, este, ao 
chegar ao país B, será clas-
sificado como material de 
Biblioteca.
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Conceito e princípios de arquivamento
 I. Uma boa organização dos arquivos correntes permite aumentar a eli-
minação dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental 
total.
 II. Prevalece, nessa fase, o valor secundário dos documentos, pela im-
portância administrativa que eles têm.
 III. A ausência de normas que guiam a organização dos arquivos cor-
rentes pode provocar a má utilização do espaço e do equipamento.
 Assinale a opção correta.
a) Nenhum item está certo.
b) Apenas os itens I e II estão certos.
c) Apenas os itens I e III estão certos.
d) Todos os itens estão certos.
Solução:
 Comentando item a item:
 I. No que se refere à guarda dos documentos, deve-se constantemente 
verificar se o documento ainda deve permanecer nas suas respectivas ida-
des (primeira, segunda ou terceira idade), visto que a massa documental 
de uma empresa é flexível, ou seja, pode aumentar ou diminuir no tempo, 
requerendo, assim, avaliações periódicas da massa documental, de acor-
do com mudanças possíveis na empresa. Assim, é correto dizer que “uma 
boa organização dos arquivos correntes permite aumentar a eliminação 
dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total”.
 II. Incorreto, pois o valor secundário de um documento está associa-
do aos documentos que perdem a função administrativa, segundo 
Schellenberg. Logo, o valor secundário do documento não está as-
sociado à sua importância administrativa, mas sim à perda da função 
administrativa. A função administrativa de um documento está asso-
ciada ao documento ter um objetivo funcional na empresa.
 III. Correto. Na verdade, a ausência de normas nos arquivos pode pro-
vocar a má utilização do espaço e do equipamento de qualquer or-
dem. Logo, normas e regras devem ser definidas obrigatoriamente.
 Gabarito: C
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2. (TSE – Técnico Judiciário – CESPE) É possível estabelecer uma série de 
diferenças entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenças, assina-
le a opção correta.
a) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com ob-
jetivos funcionais, e os de biblioteca com objetivos culturais.
b) Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas, e 
os de biblioteca por atividades organizacionais.
c) Os documentos de arquivo são classificados a partir de métodos 
predeterminados,e os de biblioteca pelas particularidades das ati-
vidades geradoras.
d) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exem-
plares, e os de biblioteca em um único exemplar ou em limitado 
número de cópias.
Solução:
 Quando se fala que os documentos de arquivo são produzidos e con-
servados com objetivos funcionais, deve-se ficar claro que a preocupa-
ção maior está associada aos documentos que são importantes para a 
instituição no seu uso corrente, diferente da biblioteca, que tem como 
característica maior objetivos culturais.
 Gabarito: A
3. (TRE/PB – Técnico Judiciário – FCC) Desde o momento em que são cria-
dos até sua destinação final, os documentos de arquivo cumprem ciclo 
de vida em que a passagem de uma etapa ou condição para outra:
a) obedece a normas emanadas dos serviços de protocolo.
b) está prescrita nas guias de recolhimento.
c) resulta do processo de avaliação.
d) corresponde a períodos quinquenais e decenais de temporalidade.
e) vem indicada nos planos de arquivamento e classificação.
Solução:
 A massa documental é flexível no tempo e varia de instituição para 
instituição, deve ficar claro que o método de arquivamento é flexível e 
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Conceito e princípios de arquivamento
a documentação ali existente deve ser avaliada periodicamente para 
definir a sua destinação.
 Gabarito: C
4. (TRE/SE – Técnico Judiciário – FCC) Inspirados no clássico autor 
Schellenberg, os manuais de Arquivologia costumam definir os pro-
cedimentos da área comparando-os aos praticados pelas demais ins-
tituições de custódia de documentos. Nessa linha de abordagem, é 
possível afirmar que os arquivos,
a) ao contrário das bibliotecas, reúnem documentos desprovidos de 
autonomia.
b) ao contrário dos museus, não dispõem de documentos iconográficos.
c) ao contrário das bibliotecas, só comportam documentos manuscritos 
e dactiloscritos.
d) à semelhança dos museus, têm uma função social de lazer e entrete-
nimento.
e) à semelhança dos centros de documentação, organizam seu universo 
documental a partir de descritores e palavras-chave.
Solução:
 O centro de documentação é o órgão responsável pelo tratamento e 
disseminação da informação, ou seja, fornece as informações seleti-
vas definidas pelo prévio conhecimento do perfil do seu usuário. De 
acordo com essa definição, verifica-se que os arquivos organizam seu 
universo documental com o objetivo de transmitir a informação para 
quem é de interesse, de acordo com a realidade da instituição. Desse 
modo, tanto arquivos quanto centros de documentação devem ser 
organizados a partir de descritores e palavras-chave, para facilitar a 
recuperação das informações, quando estas forem necessárias.
 Gabarito: E
 (CESPE – ANAC – Técnico Administrativo) Acerca das teorias e dos prin-
cípios arquivísticos, julgue os itens a seguir.
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5. A instituição de interesse público com objetivo de conservar, estudar 
e colocar à disposição do público coleções de peças e objetos de valor 
cultural é considerada um arquivo.
Solução:
 Item incorreto, pois essa é a definição de biblioteca. Lembrando que um 
documento de arquivo não deve estar necessariamente à disposição do 
público. De acordo com Schellenberg, um documento de arquivo não 
tem finalidade cultural, os demais autores, como Heloísa Bellotto e Ma-
rilena Leite Paes, consideram que os arquivos têm finalidade cultural.
 Gabarito: errado
6. A função primária do arquivo é funcional, isto é, ser instrumento da 
administração. Em um segundo momento, considera-se o valor para a 
história e a cultura de uma sociedade.
Solução:
 Item correto, pois, em um primeiro momento, o documento tem ob-
jetivo funcional para a instituição, ou seja, é importante para o uso 
corrente, de acordo com as atribuições administrativas. Nesse item, é 
considerada a finalidade cultural do documento, ou seja, visão contrá-
ria à de Schellenberg, e de acordo com os demais autores.
 Gabarito: certo
7. (CESPE – ANTAQ – Técnico Administrativo) Acerca de arquivamento e 
procedimentos administrativos, julgue o item a seguir.
 Os documentos de arquivo não são objeto de coleção, mas produtos e 
subprodutos das funções e das atividades de uma organização públi-
ca ou privada, e das atividades de uma pessoa física.
Solução:
 Documento é qualquer coisa que contenha uma informação. Em regra, 
necessita de um suporte no qual a informação será inserida como, por 
exemplo, em um documento textual, o suporte é o papel. Sendo assim, 
os documentos de arquivo são produzidos pelas funções e atividades das 
instituições em geral, não sendo necessariamente objetos de coleção.
 Gabarito: certo
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Conceito e princípios de arquivamento
A Arquivística: origem e história
“A arquivística, também conhecida como Arquivologia, tem por objeti-
vo o conhecimento da natureza dos arquivos, teorias, métodos e técnicas a 
serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e uti-
lização” (ARQUIVO NACIONAL, 1992).
O Arquivo como instituição tem a sua origem na antiga civilização grega 
(século V e IV a.C.). Os atenienses guardavam seus documentos de valor no 
templo da mãe dos Deuses, isto é, no Metroon, junto da corte da justiça, na 
praça pública, em Atenas.
Nos templos, eram conservados(as)
tratados; �
leis; �
minutas de assembleias; �
documentos oficiais; �
discursos de Sócrates; �
documentos com os nomes dos vencedores das olimpíadas. �
Legitimação da Arquivologia
A legitimação da Arquivologia ocorreu de forma diferente em cada país, 
pois deve ser levado em conta fatores políticos, históricos, culturais e socio-
lógicos, assim como os tipos de documentos existentes, de acordo com a 
realidade de cada região.
A seguir, uma breve descrição da legitimação da Arquivologia, em alguns 
países.
França
A origem da custódia dos documentos (guarda pelo governo) está funda-
mentada na Revolução Francesa, em que, após o golpe de Napoleão Bona-
parte, o governo passa a ter a custódia dos documentos, legitimando, assim, 
a Arquivística nesse período.
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Conceito e princípios de arquivamento
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Características e conquistas da Arquivística 
na Revolução Francesa
criação de uma administração nacional e independente de arquivos; �
proclamação do princípio de acesso do público a arquivos; �
reconhecimento da responsabilidade do estado pela conservação dos �
documentos de valor, do passado;
destruição do arquivo de propriedade do antigo regime; �
12 de setembro de 1790 – foi criado o arquivo nacional, com o objetivo �
de guardar documentos da nova França, documentos esses que tradu-
ziam suas conquistas e mostravam suas glórias;
1974 – administração de arquivos públicos. Os documentos do passa- �
do eram agora de propriedade pública e, logo, haviam de ser conser-
vados;
1976 – criou-se uma jurisdição para cuidar dos documentos antes �
mantidos nos depósitos distritais;
durante toda a Revolução Francesa, os documentos foram considera- �
dos básicos para a manutenção de uma antiga sociedade, e para o es-
tabelecimento de uma nova.
Inglaterra
Cinquenta anos após a Revolução Francesa, a Arquivística foi legitimada 
na Inglaterra, mas sua legitimação de fato se deu por uma circunstância prá-
tica (para organização de documentos públicos e privados) e cultural, pois 
houve um engajamento de historiadores para fazer valer o reconhecimento 
da importânciados documentos.
Características e conquistas da Arquivística na Inglaterra
1800 – descoberta de 50 depósitos espalhados por toda Londres: de- �
terminou-se a criação de um inquérito oficial para investigar a situação 
de documentos oficiais;
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Conceito e princípios de arquivamento
1800 – criou-se uma comissão de documentos; em 1836, foram relata- �
dos fatos sobre a conservação dos documentos e, em 1838, determi-
nou-se a Lei dos documentos públicos;
14 de agosto de 1838 – criação do arquivo central: Public Record Office, �
criação de ordem prática e cultural;
impulso cultural dos historiadores para fazer com que o público reco- �
nhecesse o valor do documento.
Estados Unidos
Cem anos após a Revolução Francesa, a Arquivística foi legitimada nos 
EUA, ocorreram debates no congresso sobre a importância dos arquivos para 
pesquisa da história americana.
Características e conquistas da Arquivística nos EUA
de 1875 a 1878 – O presidente Rutherford Hayes disse: “os documentos do �
governo constituem uma valiosa coleção para o país, seja quanto ao valor 
pecuniário, seja quanto à importância pública”(SCHELLENBERG, 2005);
em 1912, o congresso autorizou a elaboração de planos de construção �
de um edifício, e em 1933 foi construído de fato;
19 de junho de 1934 – criação do arquivo nacional; �
até a criação do arquivo nacional nos EUA, vários debates foram criados �
pelo congresso sobre a importância dos arquivos.
Resolução de questões
1. “A legitimação da arquivística foi consolidada na Revolução Francesa, 
onde antigos documentos foram destruídos ou colocados em depósi-
tos, na prática ocorreu a destruição do direito de propriedade do antigo 
regime” (SCHELLENBERG, 2005).
 Acerca da legitimação da arquivística, julgue os itens a seguir como 
certo ou errado.
a) ( ) A criação do arquivo nacional na França tinha como objetivo 
guardar documentos da nova França, que traduzissem suas con-
quistas e sua glória.
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Conceito e princípios de arquivamento
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b) ( ) A Revolução Francesa implantou o conceito da responsabi-
lidade do estado pela conservação de documentos de valor, do 
passado, desde que este não garantisse direito de propriedade.
c) ( ) A legitimação da arquivística na Inglaterra é um desdobra-
mento da Revolução Francesa, em que o governo inglês verificou 
com o tempo a sua importância, mas sua estrutura difere da fran-
cesa, pois na França a arquivística está ligada a um ministério, e na 
Inglaterra a um órgão independente.
d) ( ) Após 100 anos da Revolução Francesa, a arquivística nos EUA 
foi considerada de grande importância, onde ocorreram debates 
no congresso sobre a importância dos arquivos para pesquisa da 
história americana, culminando em 1912 com a elaboração de pla-
nos de construção de um edifício pelo congresso.
Solução:
 Comentando item a item:
a) Certo. A criação do arquivo nacional na França tinha como obje-
tivo maior guardar os documentos criados a partir da Revolução 
Francesa.
b) Certo. Na Revolução Francesa foi criado o conceito de custódia, ou 
seja, guarda de documentos pelo governo. Entretanto, documen-
tos anteriores à Revolução Francesa foram conservados desde que 
não estivessem associados a garantias de direitos de propriedade.
c) Errado. A legitimação da Arquivologia na Inglaterra não está asso-
ciada à Revolução Francesa. Tem como característica marcante es-
tar associada a uma preocupação organizacional dos documentos 
do governo inglês.
d) Certo. Os EUA entendem que informação é poder.
2. (NCE) A preocupação com a avaliação de documentos surge:
a) em decorrência da proliferação de tipos de publicações e socieda-
des científicas, 1890.
b) na Revolução Industrial, na Inglaterra.
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Conceito e princípios de arquivamento
c) em consequência do aumento considerável da produção de docu-
mentos, durante e após a Primeira Guerra Mundial.
d) em consequência do aumento considerável da produção de docu-
mentos, e após a Segunda Guerra Mundial.
e) em torno de 1455, com a invenção da imprensa por Gutenberg 
(1400-1467).
Solução:
 De acordo com Schellenberg, os documentos passam a ter importân-
cia estratégica durante e após a Primeira Guerra Mundial, pois a massa 
documental passa a crescer em progressão geométrica.
 Gabarito: C
3. (NCE) A abordagem da teoria das três idades é oriunda:
a) dos Estados Unidos.
b) da França.
c) do Canadá.
d) da Espanha.
e) do Reino Unido.
Solução:
 A teoria das três idades, que será detalhada adiante, foi criada nos EUA, 
por Schellenberg.
 Gabarito: A
Dica de estudo
MARIANO, Fabrício. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia, 
2010.
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Conceito e princípios de arquivamento
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Referências
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. 
Rio de Janeiro: FGV, 2004.
DISPONÍVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20
mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010.
DICIONÁRIO de Termos Arquivísticos: subsídios para uma terminologia brasileira. 
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.
FARIA, A. Nogueira de. Organização de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.
JENKINSON, Hilary. The English Archivist, a New Profession. London: H. K. Lewis, 
1948.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Rio de 
Janeiro: FGV, 2005.
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