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Gerenciamento de projetos Carlos Fernando da Rocha Santos, PMP Aula 8 Gerenciamento das comunicações Envolve o trabalho necessário para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada Os objetivos de planejar as comunicações envolvem identificar: Que informações são realmente necessárias Qual o momento certo de distribuí-las Quem deve receber a informação Planejamento das comunicações Comunicação eficaz significa que as informações fornecidas: no formato correto no momento adequado com o impacto necessário Comunicação eficiente significa fornecer somente as informações que são necessárias Planejamento das comunicações Os requerimentos de comunicação envolvem as seguintes questões: O que deve ser comunicado? Quem deve ser comunicado? De que forma deve ser comunicado? Quando ou com que periodicidade de ser comunicado? Planejamento das comunicações O que comunicar? Plano de gerenciamento do projeto Relatórios de status do projeto Relatório de performance do projeto Lições aprendidas Ocorrência de riscos e novos riscos identificados Mudanças .. Planejamento das comunicações De que forma comunicar? Reuniões do projeto E-mail Videoconferência Ferramentas de colaboração Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projeto. Planejamento das comunicações Plano de gerenciamento das comunicações contém: Descrição da informação a ser comunicada Motivo da distribuição da informação Pessoa responsável pela distribuição da informação Pessoas que receberão as informações Formato da informação (ata de reunião, documento word) Métodos ou Meio de transmissão (e-mail, reunião) Frequência de distribuição da informação (semanal, mensal) Planejamento das comunicações Documenta como o engajamento das partes interessadas será planejado, gerenciado e controlado Gerenciamento das partes interessadas Identificação as partes interessadas Identificar partes interessadas e suas informações relevantes Identificar partes Interessadas Criar estratégias Classificar Poder x interesse Poder x influência Influência x impacto Avaliar o engajamento atual e estabelecer o desejável A matriz classificação considerando as dimensões Poder x Interesse Alto poder Manter satisfeito Gerenciar de perto Monitorar com mínimo esforço Manter informado Baixo Alto Interesse Identificar as partes interessadas Parte interessada Desinteressado Resistente Neutro Apoiador Líder Alex Atual Desejado Bety Atual Neutro Alice Atual Desejado Larissa Atual Desejado Matriz de avaliação do engajamento das partes interessadas Controlar o engajamento As partes interessadas precisam sentir que suas necessidades, questões levantadas, expectativas, preocupações estão sendo consideradas Abre canais para colaboração, troca de informações e identificação de riscos. Controlar o engajamento Gerenciar ativamente as expectativas das partes interessadas diminui os riscos de insucesso do projeto. Envolve: Endereçar preocupações antes que virem problemas Esclarecer e resolver os problemas identificados São ferramentas utilizadas: Método de comunicação específico para cada parte interessada Habilidades interpessoais (confiança, escuta ativa) Habilidades gerencias (negociação, redação, apresentação) Controlar o engajamento Gerenciamento de projetos Carlos Fernando da Rocha Santos, PMP Atividade 8 O gerente de projetos estava satisfeito com o trabalho de planejamento de sua equipe, pois o Plano do Projeto, com as regras e procedimentos a serem seguidos para a execução, monitoramento, controle e encerramento do projeto estavam concluídos, bem como as linhas de base do escopo, do cronograma e dos custos. Ele tinha a sensação que somente ele e sua equipe sabiam o esforço que foi para chegar neste final da fase de planejamento do projeto. 17 Atividade 8 Como era quase noite da sexta-feira e querendo relaxar um pouco, decidiu ele mesmo preparar a lista de convidados para a reunião de apresentação formal do Plano de projeto para as partes interessadas agendada para a próxima semana. Ao consultar o documento Registro da Partes Interessadas, verificou que não constavam na relação dois gerentes funcionais e um diretor executivo que seriam diretamente impactos pelo trabalho e produto do projeto. Nesta situação, o que o gerente de projetos deveria fazer? 18 Atividade 8 Não há uma resposta definitiva para esta questão. Tudo depende. O mais provável é o gerente de projetos seguir com a reunião agendada e correr o risco de ser questionado em público sobre aspectos do projeto e, eventualmente, ser obrigado a fazer ajustes no Plano do Projeto 19 Resposta
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