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MBA em Gestão de Saúde Logística Hospitalar OBJETIVOS GESTÃO DE ESTOQUES ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS • Conhecer a Conhecer a função, as características e a classificação dos estoques sob diversos aspectos; e. • Aplicar ferramentas para o planejamento de ações gerenciais e métodos para a operacionalização do controle e avaliação dos estoques. • Apresentar as principais características da função compras e aspectos relacionados ao seu papel estratégico; e. • Conhecer as funções operacionais das atividades de compras (Processos). GESTÃO DE ESTOQUES FUNÇÃO, CARACTERÍSTICAS E CLASSIFICAÇÃO Conceito A Gestão dos estoques compreende o planejamento e a programação das necessidades e o controle dos materiais que são adquiridos e armazenados para utilização futura, a fim de atender às demandas de usuários diversos. Os Estoques são sempre necessários? GESTÃO DE ESTOQUES FUNÇÃO, CARACTERÍSTICAS E CLASSIFICAÇÃO Conceito Na prática, devemos antes de tudo entender que os estoques são importantes mas nem sempre necessários e a sua formação deve ocorrer quando existirem dúvidas quanto a demanda, ou quanto ao ressuprimento. GESTÃO DE ESTOQUES FUNÇÃO, CARACTERÍSTICAS E CLASSIFICAÇÃO Conceito Não ter estoques é algo muito desejado, mas complexo. – Previsão das Demandas; – Ressuprimento. Dimensionamento dos níveis dos estoques; e. Controle dos Estoques. GESTÃO DE ESTOQUES FUNÇÃO, CARACTERÍSTICAS E CLASSIFICAÇÃO Visão Financeira dos Estoques Dimensionamento e aplicação dos recursos financeiros; Nas Organizações Hospitalares, o custo do material como parte do produto final, não chega, na maioria das vezes, a ser significativo. Entretanto, a criticidade da grande maioria dos itens é fator que, em geral, eleva os níveis de estoques. Caso Prático. GESTÃO DE ESTOQUES FUNÇÃO, CARACTERÍSTICAS E CLASSIFICAÇÃO Função dos Estoques – Porque Surgem? I – Função Operacional: dispor dos materiais no exato momento em que as demandas ocorrem, ou para ganhos de escala; II – Função Preventiva: segurança no atendimento ao cliente; e. III – Função Especulativa: estoque formado como forma de investimento ou proteção contra aumento de preços. GESTÃO DE ESTOQUES FUNÇÃO, CARACTERÍSTICAS E CLASSIFICAÇÃO Função dos Estoques – Porque Surgem? Nas Organizações Hospitalares a função dos estoques é operacional e preventiva, não sendo aplicável a função especulativa, normalmente existente ou desejável em empresas comerciais. GESTÃO DE ESTOQUES FUNÇÃO, CARACTERÍSTICAS E CLASSIFICAÇÃO Planejamento dos Estoques Formulação de Política de Estoques. ● Determinar “o quê” deve permanecer em estoque; ● Determinar “quando” se devem reabastecer os estoques; e. ● Determinar “quanto” de estoque será necessário para um período determinado. GESTÃO DE ESTOQUES FUNÇÃO, CARACTERÍSTICAS E CLASSIFICAÇÃO Classificação dos Estoques - Quanto à Natureza: Ativo: resultante de um planejamento prévio e destinado a uma utilização conhecida e repetida operacionalmente, como de medicamentos. Inativo: sem perspectiva de utilização total ou parcial, dispensáveis ou alienáveis. GESTÃO DE ESTOQUES FUNÇÃO, CARACTERÍSTICAS E CLASSIFICAÇÃO Classificação dos Estoques - Quanto ao Tipo de Demanda Programada (Dependente): planejada em função de quantidades e prazos de utilização; Probabilística (Independente): não vinculada a programas específicos, com distribuição de probabilidades conhecidas, previsíveis por meio de modelos estatísticos; Incerta (Independente): decorrente de fatores de difícil previsão; e. Eventual: decorrente de necessidades específicas, para aplicação imediata e cuja repetição não é prevista. GESTÃO DE ESTOQUES FUNÇÃO, CARACTERÍSTICAS E CLASSIFICAÇÃO Classificação dos Estoques O conhecimento do tipo de demanda é um ponto fundamental, porque para cada uma delas, deve haver diferentes: ● Critérios de formação de estoques e de ressuprimentos; ● Responsabilidades pelas informações; ● Métodos de controle de estoques; ● Parâmetros de avaliação; e. ● Ações gerenciais. GESTÃO DE ESTOQUES FUNÇÃO, CARACTERÍSTICAS E CLASSIFICAÇÃO Classificação dos Estoques Estoque Puxado (Pull System) – são puxados pela demanda. Seu ressuprimento é natural, ou seja, saiu, ressupre-se. É o exemplo da maioria dos produtos de varejo, comercializados em supermercados. Estoque Empurrado (Push System) - definido pelos fornecedores. Não há alternativa para ressuprimento ou ressuprimentos por fornecedores monopolistas, por exemplo, veículos novos, combustíveis, bebidas etc. FERRAMENTAS Ferramentas para a Gestão dos Estoques As principais ferramentas para a gestão dos estoques são: ● Sistema de Contagem de Estoque; e. ● Análise ou Classificação ABC. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Sistema de Contagem dos Estoques Sistema Periódico de Contagem (Inventário): Neste sistema os estoques são contados de tempos em tempos, com períodos determinados pela organização. Sistema Contínuo de Contagem: Neste sistema, a contagem é rotineira, geralmente com auxílio de ferramenta de TI GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Análise ou Classificação ABC Essa ferramenta permite identificar aqueles itens que necessitam de atenção maior em razão da representatividade de cada um em relação aos investimentos feitos em estoque. - Giro; - Custo; - Demanda; e outros. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Análise ou Classificação ABC Classe A Pequeno número de itens responsáveis por alta participação no valor total dos estoques, que justificam procedimentos meticulosos no seu dimensionamento e controle. 5% dos itens e 80% dos recursos financeiros. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Análise ou Classificação ABC Classe B Itens intermediários entre as classes A e C, cujos procedimentos de dimensionamento e controle não precisam ser tão meticulosos. 15% dos itens e 15% dos recursos financeiros. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Análise ou Classificação ABC Classe C Itens de menor importância, que não justificam procedimentos rigorosos de dimensionamento e controle, devendo predominar a adoção de estoques elevados. Representam, em média, 80% dos itens e 5% dos recursos financeiros. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Análise ou Classificação ABC A divisão em classes permite que cada produto tenha um tratamento diferenciado, priorizando a redução dos níveis de estoques e o controle dos produtos A. Por exemplo, podemos optar por uma política ótima que minimize a imobilização de recursos em alguns itens, realizando pedidos mais frequentes e menores. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Classificação ABC - Metodologia de Construção 1º Passo - Listar todos os itens com respectivos custos unitários e consumo anual. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Classificação ABC - Metodologia de Construção 2º Passo - Calcular o valor monetário consumido no período. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Classificação ABC - Metodologia de Construção 3º Passo - Ordenar os itens por ordem decrescente do valor consumido durante o período. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Classificação ABC - Metodologia de Construção 4º Passo - Obter o custo anual total a partir do somatório de cada custo anual. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Classificação ABC - Metodologia de Construção5º Passo - Calcular os percentuais de cada um dos itens em relação ao total. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Classificação ABC - Metodologia de Construção 6º Passo - Acumular os percentuais dos itens calculados na ordem decrescente. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Classificação ABC - Metodologia de Construção 7º Passo - Determinar os itens de classe A, B e C. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Classificação ABC - Metodologia de Construção 8º Passo - Confeccionar o gráfico da Curva ABC. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Criticidade Complementarmente à análise ABC tradicional, podemos realizar uma análise pautada na criticidade dos itens em estoque, meramente qualitativa. Essa classificação visa entender qual o grau de importância, de criticidade para o negócio da organização. Tem também uma nomenclatura alfabética e em conjunto com a classificação ABC tem mostrado bons resultados nas gestões de estoques. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Criticidade Nível 1: Material que não pode faltar no estoque, pois sua falta causa atraso ou parada operacional e prejuízos irrecuperáveis. Nível 2: Material considerável substituível. Nível 3: Material considerado supérfluo, só deve ser adquirido quando necessário à operação. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES ABX x Criticidade GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Métodos para Controle de Estoques GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Avaliação de Estoques Os métodos mais comuns são: ➢ Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair (FIFO ou PEPS); ➢ Último a Entrar, Primeiro a Sair (LIFO ou UEPS); e. ➢ Custo Médio. GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Cálculo pelo Critério FIFO (First-in, First-out)/PEPS GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Cálculo pelo Critério LIFO (Last-in, First-out)/UEPS GESTÃO DE ESTOQUES FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES Cálculo pelo Critério do Custo Médio GESTÃO DE ESTOQUES A FUNÇÃO COMPRAS Nas organizações hospitalares, a aquisição de medicamentos, suprimentos, equipamentos e contratação de serviços são algumas das suas principais atividades, visto que dão suporte às ações de saúde. Uma boa aquisição, por exemplo de medicamentos, deve considerar, sistematicamente: o que comprar; quando e quanto comprar; e como comprar. Adicionalmente, o monitoramento e a avaliação dos processos de compras são fundamentais para aprimorar a gestão e intervir nos problemas. ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS A FUNÇÃO “COMPRAS” Para a realização desta atividade, com sucesso, devemos estabelecer quatro objetivos principais: ➢ Obter produtos e serviços na quantidade certa; ➢ Com qualidade e a um menor custo; ➢ Garantir que a entrega seja feita de maneira correta; e. ➢ Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores. ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS O PAPEL ESTRATÉGICO DE COMPRAS As organizações, inclusive as hospitalares, perceberam que a atividade é importante na realização dos objetivos estratégicos, devido à sua capacidade de afetar a qualidade e entrega de itens (Medicamentos, Suprimentos, Equipamentos, e outros) ou de serviços essenciais (Limpeza e Conservação, Manutenção de Elevadores, Copeiragem, e outros) ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS OBJETIVOS DE COMPRAS ➢ Suprir a organização com um fluxo contínuo de fornecimento para atender às demandas operacionais; ➢ Assegurar continuidade de suprimento para manter relacionamentos efetivos com fontes existentes, desenvolvendo outras fontes de suprimentos alternativas, ou para atender a necessidades emergentes ou planejadas; ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS OBJETIVOS DE COMPRAS ➢ Comprar de forma eficiente, competitiva e rentável (Menor Custo x Qualidade); ➢ Manter relação sólida com outros setores da organização, fornecendo e recebendo informações e aconselhamentos necessários para assegurar o sucesso da atividade; ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS OBJETIVO DE COMPRAS ➢ Desenvolver funcionários, políticas, procedimentos e organização para assegurar o alcance dos objetivos previstos; e. ➢ Pesquisar o mercado em relação aos novos produtos ofertados e previsões relacionadas a sua evolução. ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO Decisões estratégicas devem ser tomadas e, entre elas, a definição de a organização de compras ser centralizada ou descentralizada. Tanto a centralização quanto a descentralização têm vantagens e desvantagens e a decisão por uma ou outra estrutura deve ser pautada nas peculiaridades de cada organização. ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS VANTAGENS DA CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS ➢Permite manter um melhor controle global das atividades de compras; ➢ Possibilita a economia de escala mediante negociações para a contratação de fornecimento de grande vulto; ➢ Otimiza a utilização do pessoal por meio da redução do quadro funcional; ➢ Evita a concorrência entre os compradores regionais e disparidades de preços de compra de um mesmo produto por compradores diversos. ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS VANTAGENS DA DESCENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS ➢ Maior autonomia funcional das unidades regionais; ➢ Maior flexibilidade e sensibilidade na solução dos problemas locais, assim como conhecimento das fontes de suprimentos, meios de transportes e armazenamento mais próximos da região; ➢ Responder mais rapidamente às necessidades de aquisição emergencial; ➢ Exerce um melhor gerenciamento das necessidades. ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS PERFIL DO SETOR E PROFISSIONAL DE COMPRAS Com o passar do tempo, os processos de compras se tornaram mais complexos e dependentes de atores comprometidos e conscientes do seu papel. Comprador não pode se preocupar somente com a concretização de uma compra, desconsiderando o impacto dessa operação em relação aos demais processos integrados à produção e operação das organizações. ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS PERFIL DO SETOR E PROFISSIONAL DE COMPRAS Independentemente se públicos ou privados, os compradores, precisam ter um perfil vinculado às necessidades estratégicas da organização. Reativo - representa uma visão extremamente simplista do ato de comprar, consiste apenas em encontrar um fornecedor que esteja disposto a trocar os bens ou serviços exigidos por determinada quantia. Proativo - tenta estabelecer parcerias com o fornecedor, que permitam compartilhar ideias e conhecimento necessários para o fechamento de uma boa compra. ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS O PROCESSO DE COMPRAS I - Recebimento e Análise das Requisições de Compras II - Seleção de Fornecedores III - Negociação das Condições IV - Emissão da Documentação (Pedido) V - Gestão do Fornecimento ou Diligenciamento VI - Recebimento e Aceitação ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS COMPRAS NO SETOR PÚBLICO O processo de compras para hospitais públicos exige abertura de processo licitatório (Licitação) para aquisição de materiais em escala e para prestação de serviços, por um determinado período de tempo. As organizações públicas devem seguir o que preceitua a legislação específica em que podemos destacar a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993, Lei de Licitações e Contratos Administrativos. ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS ▪ Conhecemos a função, as características e a classificação dos estoques sob diversos aspectos; ▪ Identificamos e aplicamos algumas ferramentas para o planejamento de ações gerenciais e métodos para a operacionalização do controle e avaliaçãodos estoques; ▪ Apresentamos as principais características da função compras e aspectos relacionados ao seu papel estratégico; e. ▪ Conhecemos os Processos das atividades de compras (Processos). SÍNTESE DA AULA BONS ESTUDOS!
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