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IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO ERP

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IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO – ERP
RESUMO 
O presente artigo tem como objetivo demonstrar que os sistemas ERP têm como função oferecer as Empresas a integração das informações tornando a tomada de decisão mais ágil e eficiente. A metodologia adotada para este estudo foi à pesquisa de cunho bibliográfico através da qual foram coletados os dados necessários ao embasamento teórico e resolução do problema apontado. Fez-se uso de livros, revistas, jornais, periódicos e correio eletrônico. Na atualidade vive-se em mundo globalizado para que as Empresas possam competir com igualdade ou estar à frente no mundo dos negócios das demais deve buscar constantemente o aprimoramento que as tornem cada vez mais eficientes, isso fez com que surgisse um setor de vital importância na economia atual, à administração da informação que com avanço da tecnologia ocasionou mudanças e transformações nos setores produtivos com melhores formas de criação, produção e especialização. 
Palavras-Chave: Sistema Integrado ERP; Implantação; Aspectos. 
SUMMARY
The purpose of this article is to demonstrate that ERP systems have the function of offering Companies the integration of information making decision making more agile and efficient. The methodology adopted for this study was the bibliographical research through which the necessary data were collected to the theoretical basis and resolution of the problem indicated. Books, magazines, newspapers, periodicals and electronic mail were used. Nowadays, we live in a globalized world so that companies can compete with equality or be ahead in the business world of others must constantly seek the improvement that make them increasingly efficient, this has created a sector of vital importance in the current economy, to the administration of information that, with the advancement of technology, brought about changes and transformations in the productive sectors with better forms of creation, production and specialization. 
Keywords: ERP Integrated System; Implantation; Aspects.
INTRODUÇÃO
É crescente a necessidade das empresas estarem preparadas com elementos da tecnologia, organização e visão estratégica para obter eficiência na qualidade e redução de custos de seus produtos e serviços aumentando sua competitividade e até mesmo garantindo sua sobrevivência no Mercado, buscando esta melhoria nos processos as empresas de pequeno e médio porte também estão adotando os Sistemas Integrados de Gestão. 
O presente artigo discorre sobre: O conceito do Sistema Integrado de Gestão ERP. As Características de um Sistema ERP definindo e identificando a Estrutura, Principais Fornecedores, Benefícios da utilização e funcionalidades bem como a metodologia de implantação um fator importante para obtenção de sucesso na integração das informações. 
Este trabalho tem por objetivo buscar informações através do estudo na Implantação de Sistema Integrado de Gestão em uma Empresa possibilitando contribuir com outras empresas que tem intenção aderir á realidade atual da informação em tempo real.
CONCEITOS 
Para entendimento do conceito abordado toma-se como exemplo uma Indústria, onde tem inúmeros setores e processos que estão ligados a produção final. O ERP vai agir pelos fluxos compreendendo desde a compra da matéria-prima até a venda do produto acabado tratando todos os recursos envolvidos direta e indiretamente, com função principal de criar a integração e agilizar os dados transformando-os em informações para tomada de decisões da Empresa. 
Santos (2000, p.110) comenta que dada é a matéria-prima para a elaboração da informação.
“O modelo de informação expõe as características das informações a serem processadas e apresentadas pelo sistema de informação. Neste sentido, o modelo de informação é influenciado pelos modelos de gestão, de decisão e de mensuração. Com base no funcionamento do sistema de informação, os papeis são invertidos, ou seja, a informação é que influencia a tomada de decisão.” (LIBONATI apud SANTOS, 2000, p.108). 
Desta forma sistema de informação é parte de um sistema maior, formada por partes ou componentes que interagem para realizar um ou mais objetivos. Os sistemas de informação processam dados ou informações organizando, distribuindo ou calculando de maneira a transformarem em saídas de informações. O sistema tem de trabalhar dados para produzir a informação. Com a evolução de processamento eletrônico de dados ás empresas passaram a utilizar-se de sistemas integrados de gestão, ou seja, a tecnologia ERP visando desenvolver com o máximo de eficiência e agilidade a tomada de decisão. Tratando-se de ERP (Enterprise Resourse)
 De acordo com Dias apud Santos (2000, p.109) “é um conjunto organizado para prover informações que permitem á organização decidir e operar”. ERP Enterprise Resource Planning “é um conjunto de soluções que possibilita o planejamento e acompanhamento financeiro, logístico e produtivo de uma empresa, de forma integrada e interativa” (BOGHI, 2002, p.179). 
Então se pode conceituar ERP (Enterprise Resourse Planning – Planejamento de Recursos Empresariais ou Sistema de Gestão Empresarial) como uma arquitetura de software que facilita o fluxo de informações entre as atividades da Empresa sejam eles contábeis, financeiros, de Rh, de estoques, custos, compras, produção, faturamento etc.) alguns autores definem: 
A integração entre os módulos é obtida aproveitando os dados de entrada onde as informações estão compartilhadas entre os módulos, eliminando a digitação de dados já inseridos na fase inicial do processo. O ERP proporciona a atualização dos dados em tempo real (on-line) e de forma integra, formando assim a uma base de conhecimento da Empresa com qualidade e confiabilidade. O fluxo representativo demonstra a real vantagem e importância de um sistema de ERP contemplando todos os processos de integração nos Departamentos de uma Empresa.
 
CARACTERISTICAS DE UM SISTEMA ERP
Os sistemas ERP são compostos por bases de dados e por módulos que sustentam as atividades de uma Empresa. Segundo Davenport apud Zancul (1999), “um sistema ERP é uma solução genérica cujo desenho reflete uma série de afirmações acerca do modo como as organizações, em geral, operam. Demonstra as atividades e o nível de informações das organizações”. 
Segue a estrutura característica de um sistema de ERP segundo Davenport apud Zancul (1999):
Figura 1: Estrutura de funcionamento de um sistema ERP
 Fonte: Davenport apud Zancul (1999).
Estas bases de dados centralizadas para acesso a um determinado local ou sala da Empresa estão distribuídas em vários computadores podendo estar até mesmo fora do estabelecimento da Empresa. Cada vez que uma informação é manipulada em um módulo é armazenada na base central de dados, assim todos os módulos relacionados aquela informação são automaticamente atualizados garantindo a integração do sistema.
PRINCIPAIS FORNECEDORES DE ERP 
Há inúmeros programas e versões mais sofisticadas que as anteriores, que conseguem realizar tarefas consideradas complicadas ajustando facilmente conforme a necessidade do Cliente e até mesmo a outros softwares.
 O retorno encontrado pelas Empresas fornecedoras de sistemas integrados em ERP tem contribuído muito para o crescimento e melhoria da tecnologia voltada para este produto da informação. Alguns dos sistemas mais usados são SAP, BAAN, Oracle, Peoplesoft, J.D. Edwards, Microsiga, Datasul, Siscorp entre outros disponíveis no mercado. 
 SAP - a SAP AG é uma Empresa de origem Alemã que introduziu o sistema R/3 em 1993. Atualmente é o terceiro maior fornecedor de soluções em softwares de Gestão Empresarial no mercado mundial, mais de 12 milhões usuários trabalham com soluções SAP. Com base na arquitetura empresarial orientada a serviços e na plataforma de integração e de aplicativos, o SAP NetWeaver, a empresa pode integrar pessoas, informações e processos dentro e fora da companhia. 
BAAN – a Baan é uma Empresa de origemHolandesa e comercializa o Sistema Baan IV sucessor do Triton. (MOSCOVE, 1996)
O sistema que permite aos usuários não técnicos definir os processos e o software configura automaticamente o sistema de acordo com os requisitos definidos. O Baan IV é bastante forte no tratamento dos diversos cenários de manufatura. 
ORACLE – a Oracle passou de uma Empresa que desenvolvia “data bases” para uma que também desenvolvia ERP. O software apresenta mais de 35 módulos, porem ainda são necessários maiores desenvolvimentos. Seu ponto forte é a grande flexibilidade. 
De acordo Moscove (1996) curiosamente a SAP opera seus softwares em base de dados Oracle em 80% dos casos. 
PEOPLESOFT – esta Empresa surgiu a partir de um sistema de recursos humanos, evolui para outros módulos, apresentando o seu primeiro sistema integrado em 1996. Sua principal vantagem competitiva é no tratamento dos recursos humanos. Está também se direcionando a área de serviços, com produtos de auxilio ao controle de custos. 
J.D. EDWARDS – a Empresa apresenta o software OneWorld que é bastante flexível e forte em finanças. A manufatura é tratada dentro do módulo de distribuição e logística e também apresentam módulos básicos para o planejamento, programação e o controle da produção. Esta no mercado há muitos anos, porém só se tornou conhecida após o lançamento do OneWorld. 
MICROSIGA – é uma Empresa nacional que tem desenvolvido sistemas de controle de gestão desde 1983. 
O SIGA Advanced é o seu sistema de gestão com módulos que cobrem praticamente todas as operações empresariais. Para pequenas e médias empresas tem ABC71 entre outros. Lançou a versão 8.11 do Protheus com um novo conceito de integração chamado Ecossistema, por meio de onde o administrador pode ter total controle de tudo o que ocorre dentro da Empresa. Em sua versão completa classic promete controle completo sobre todas as etapas de recursos humanos e pesquisas de credito e totaliza 57 módulos. A Microsiga se juntou á Logocenter e á RM Sistemas, criando o Grupo Totvs. 
DATASUL – esta no mercado brasileiro a 10 anos com um sistema empresarial integrado denominado Magnus. Recentemente desenvolveu o sistema EMS-DATASUL, incorporando novas tecnologias incluindo Datawarehouse, EDI e outras. 
SISCORP – O Sistema Integrado de Administração Corporativa foi desenvolvido pela Empresa Starsoft e tem como característica ser Multi-empresa, Multiusuário e Multi-plataforma. No momento está sendo desenvolvida uma nova versão de sistema denominada de Visual Siscorp. 
BENEFICIOS DA UTILIZAÇÃO DO SISTEMA ERP 
Os Benefícios são muitos já que o sistema ERP funciona numa base única facilitando o acesso e compartilhamento as mesmas informações geradas evitando a repetição de entradas de dados incluídas em uma primeira fase dos trabalhos melhorando as demonstrações, fidelidade, consistência e comparação de dados.
Embora a seleção e a implementação de uma estratégia genérica estejam longe de serem simples, elas são, contudo, os caminhos lógicos para a vantagem competitiva que devem ser investigadas em qualquer indústria. (...) a vantagem competitiva esta no âmago de qualquer estratégia, e para obtê-la é preciso que uma empresa faça uma escolha – se uma empresa deseja obter uma vantagem competitiva, ela deve fazer uma escolha sobre o tipo de vantagem competitiva que busca obter e sobre o escopo do qual irá alcançar (PORTER apud SANTOS, 2004).
Conforme Colangelo apud Américo (2006, p. 65) “Benefícios são oportunidades exploradas”. Estes benefícios são classificados em tangíveis possíveis de ser mensurados e intangíveis que são de difícil quantificação. 
Figura 2 - Benefícios Tangíveis e Intangíveis da Implantação do ERP
Fonte: Oliveira at al apud Turbam & Mclean (2005) 
A informação é um recurso essencial para a definição estratégica empresarial com a qual obterá vantagens competitivas no mundo dos negócios. Com a funcionalidade que o ERP fornecerá, a Empresa pode gerir melhor seu negócio resultando em ganho na produtividade e mais velocidade de resposta ao mercado.
FUNCIONALIDADES DO SISTEMA ERP 
Um sistema ERP busca solucionar as necessidades da Empresa em seus diversos processos automatizando seus procedimentos. 
Um sistema de ERP visa á automação dos procedimentos de uma empresa. Abrangem o seu planejamento, execução e controle sob o ponto de vista econômico e financeiro, através de uma série e técnicas, conhecidas e simples, que realizam esta tarefa de uma forma mais eficiente e rápida do que qualquer outro método de trabalho, fornecendo independente da sua área de atuação no mercado. (HABERKORN, 2004, p. 74). 
 Como se expõe o sistema ERP cumpre tarefas por intermédio de módulos básicos de contabilidade, custos, compras, PCP, faturamento, livros fiscais, financeiro, ativo fixo e folha de pagamento que quando de sua integração será obtido aproveitamento total dos dados de entrada compartilhando as informações. Falaremos das funcionalidades de cada módulo. 
Módulo de Contabilidade – a contabilidade tem papel fundamental em um sistema ERP, pois na contabilidade são acumulados os dados que modificam o Patrimônio da Empresa. Entre suas funções destaca-se: plano de contas, gerenciamento de centros de custo contábil e extra contábil, lançamentos on-line ou em lote, documentos automáticos, estorno de documentos, rateios on-line e off-line, balancetes instantâneos envolvendo quaisquer períodos, razão e diário auxiliar, demonstrações de resultado, orçamento por conta ou centro de custo, balanço patrimonial, etc. (HABERKORN, 2004 p. 75). 
Módulo de Custos – totalmente integrado com a contabilidade, o processo e feito buscando seus dados em subprodutos de outros módulos as requisições de compras e as Ops (Ordens de Produção) são digitadas para atualização dos estoques, valorizando automaticamente os mesmos e a partir destes dados geram-se os lançamentos contábeis. (HABERKORN, 2004 p. 77). 
Módulo de Compras - a função principal do processo de compras e suprir automaticamente o estoque com bases em critérios pré-estabelecidos e flexíveis de acordo com as mudanças que ocorrem na previsão de vendas, com várias formas para definir, quando e quanto deve ser comprado. O processo de compras inicia-se com a cotação, histórico das últimas compras e as variações nos preços de compras, quando da entrada da mercadoria o sistema monitora sendo digitada no sistema a nota que atualiza a carteira de pedidos, da entrada nos estoques, inclui o titulo em contas a pagar, gera lançamentos contábeis e dos livros fiscais. (HABERKORN, 2004 p. 80). 
Módulo PCP (Planejamento e Controle da Produção) – tem inicio no cálculo das necessidades de cada item produzido e emite respectivas ordens de produção em conjunto com roteiro de operações de carga-máquina. O sistema faz alocações de recursos otimizando a programação da fabrica minuto a minuto, operação a operação que proporcionam meios corretivos caso necessário, atualiza os estoques o programa de carga-máquina e os custos em numero de horas utilizadas no processo. (HABERKORN, 2004 p. 83). 
Módulo faturamento – geralmente este sofre adaptações pela diferenciação de empresa quanto as condições de pagamento, reajustes de preços e descontos, a legislação Especifica de ICMS, IPI, Pis, Cofins etc. recebendo programação de forma especifica às necessidades da empresa, sendo assim, processo controla a carteira de pedidos, administra a sua liberação pela gestão dos estoques, automaticamente emitindo dados e relatórios necessários para o setor de vendas, gerando títulos a receber conforme estipulado no pedido de venda. Após emissão da nota fiscal gera baixa no estoque, a contabilização, a escrituração fiscal, atualização financeira, a baixa na carteira de clientes e informações necessárias para controle do faturamento. (HABERKORN, 2004 p. 85). 
Módulo dos Livros Fiscais – basicamente para cumprimento da legislação através da emissão do registro de entradas modelo 1, registro de saídas modelo 2, do registro e apuração deICMS e IPI modelos 8 e 9, do registro de inventário modelo 7, do registro de controle de estoques e da produção modelo 3, detalhando o registro das operações bem como a DIPI. (HABERKORN, 2004 p. 85). 
Módulo Financeiro - a maioria das informações é gerada dos outros módulos, os títulos a pagar gerado em compras, os títulos a receber no faturamento, dados da folha de pagamento, impostos, aluguéis, empréstimos e outras informações inseridas para manter o fluxo de caixa mais próximo da realidade. Os procedimentos de transmissão eletrônica dos títulos para bancos, a emissão automática dos cheques, geração de borderôs, a baixa automática de títulos na data de vencimento possibilitando que o Financeiro utilize seu tempo no planejamento e gestão dos recursos financeiros. (HABERKORN, 2004 p. 86). 
Módulo Folha de Pagamento – tem função de automatizar a maioria dos serviços de departamento de pessoal tratando detalhadamente os dados relacionados ao funcionário, através desta base é feito o pagamento de salários, férias, FGTS, Imposto de renda, informações para RAIS, etc. Os valores fixos e variáveis digitados são flexíveis caso seja necessário mudar o cálculo de um provento ou desconto basta alterar a formula respectivamente, o sistema leva em consideração a normatização legal para os cálculos e consolidação das leis do trabalho. O módulo tem uma função de ponto eletrônico controlando a entrada e saída dos funcionários através de cartão magnético acoplado ao sistema, podendo também trabalhar com várias escalas de horários, cálculo de horas extras, descontos, abonos de faltas, atraso e saídas antecipadas. Geração de lançamentos para a contabilidade. (HABERKORN, 2004 p. 87).
 Módulo do Ativo Fixo – sua função é a administração dos bens da Empresa, o trabalho de digitação acontece quando da aquisição dos bens, os dados são incluídos no momento do cadastro que serviram de base para o calculo da depreciação, proporcionando controle efetivo do patrimônio da Empresa. (HABERKORN, 2004 p. 88). 
Módulo Gerenciamento de Projetos – este possibilita o planejamento e a execução de projetos inclusive o controle orçamentário através de alocação dos recursos que permite controlar as fases do projeto e acompanhamento do progresso físico e financeiro, emitindo diversos relatórios para analise e andamento do projeto. (HABERKORN, 2004 p. 90).
 Módulo Manutenção de Ativos – possibilita o planejamento de manutenção preventivas e corretivas, registrando um histórico de intervenções realizadas, revisando a ficha técnica fornecendo um comparativo entre o previsto e o realizado, além de análises dos serviços, marca, fabricante e durabilidade. (HABERKORN, 2004 p. 93). 
Módulo de Exportação – tem por objetivo auxiliar a emissão de documentos e formulários relacionados á exportação dos produtos com total controle do desembaraço aduaneiro e integração com o Siscomex. (HABERKORN, 2004 p. 94) 
 METODOLOGIA DE IMPLANTAÇAO DO SISTEMA INTEGRADO 
 Existem diversas opções de ERP alguns com mais ou menos funcionalidades que os outros no mercado. O ERP é muito mais que um software oferece muitos benefícios a Empresa. 
Segundo Haberkorn (2004, p. 217) “a metodologia que se emprega para implantação de um sistema deve ter pontos bem definidos e planejados, pois o processo embora pareça simples, tem-se mostrado como fator decisivo nas soluções ERP”. Assim para conseguir aproveitamento máximo e sucesso na implantação deve ser feito um estudo abordando questões como: 
Levantamento das necessidades da Empresa – no qual será determinado ás necessidades e prioridades, avaliando e selecionando os processos e atividades existentes e desenvolvidas na Empresa. 
Planejamento – Fazer um plano revendo os pontos de conflito e detalhando as tarefas a serem cumpridas buscando os objetivos que a Empresa deseja alcançar em todas as áreas do negócio. Também nesta etapa devem ser definidos os critérios que serão adotados, detalhando as tarefas e responsáveis pela execução bem como os prazos a serem cumpridos. 
Conscientização – deve ser efetivada com todos os envolvidos, através de treinamentos dos usuários, esta fase ocorre em três níveis sendo Gerencial demonstrando o produto e as informações disponíveis, Operacional funcionalidade do software e especifico Operacional, funcionalidades do software em nível de produção. 
Desenvolvimento – nesta fase entra as customizações e soluções específicas uma vez que o sistema contratado terá que ser adaptado ao tipo de negócio que a Empresa desenvolve. 
Acompanhamento – direção aos usuários, assistindo todas as operações e processos da implantação. 
Validação – consiste na avaliação com comparativo entre o executado e o planejado. 
As tarefas relacionadas à configuração do Sistema ERP de acordo Haberkorn (2004, p. 220) basicamente são: Instalação dos sistemas; Criação das Empresas e filiais; Definição de senhas e menus para os usuários; Ainda com relação á implantação dos módulos procedimentos comuns são realizados, tais como: 
Definição dos parâmetros inerentes ao módulo; Definição e preparação de cadastros comuns a vários módulos; Definição e preparação de cadastros específicos ao módulo em questão; Identificação de pontos de entradas; Análise de relatórios; Verificação de resultados e relatórios.
CONSIDERAÇÕES FINAIS 
Este estudo permitiu avaliar que com o crescimento da Empresa tornam-se mais complexas as necessidades tecnológicas que estão relacionadas diretamente com melhorias no desempenho e resultados. Fica evidente que os avanços tecnológicos como Sistema Integrado de Gestão ERP é um fator primordial uma vez que o mercado vem exigindo respostas rápidas das Empresas. Conforme avaliado no estudo a implantação de um Sistema Integrado de Gestão vem proporcionar vantagens para Empresa, mas para alcançar estes benefícios terá que passar por mudanças sendo necessário um mapeamento dos processos, alto investimento em equipamentos, software e treinamentos. 
O objetivo deste estudo foi avaliar os aspectos positivos e negativos nas etapas de implantação do Sistema Integrado de Gestão podendo contribuir com as Empresas que pretendam adquirir esta tecnologia. 
Os diversos investimentos na estrutura de TI foram voltados a preparar um ambiente único para recepção adequada do software; As mudanças foram profundas, mas dentro das expectativas de transformação que aconteceram em todas as áreas, proporcionando melhorias internas (colaboradores, fornecedores, diretoria) e externas (clientes); A tecnologia implantada visa crescimento, ocupação ou até mesmo nos dias atuais permanência no mercado; Quanto ao retorno do investimento acredita-se que será em longo prazo;
REFERÊNCIAS
BOGLI, Cláudio. Sistemas de Informação: Um Enfoque Dinâmico – São Paulo: Editora Érica, 2002. 
HABERKORN, Ernesto. Gestão Empresarial com ERP – 2ª edição. São Paulo: 2004. 
GIL, Antonio de Loureiro. Sistemas de Informações Contábil, financeiros Integrados a Sistemas de Gestão Empresarial ERP. 3ª Edição. São Paulo: Atlas, 1999. 
MOSCOVE, Stephen A. Sistemas de Informações Contábeis. São Paulo: Editora Atlas, 2002.
PADILHA, Thais Cássia Cabral; MARINS, Fernando Augusto Silva. Sistemas ERP: características, custos e tendências. São Paulo. Revista Produção. vol.15 - no.1 Jan./Apr. 2005.
 
POLLONI, Enrico Giulio Franco. Administrando Sistemas de Informação – São Paulo: Editora Futura, 2000. 
SANTOS, Aldemar de Araújo. Informática na Empresa. 2 Edição. São Paulo: Editora Atlas, 2000.
SANTOS, ANDRÉ MORAES DOS SANTOS; BARUFF, TATIANA; MAÇADA; ANTONIO C.G.: O Valor Estratégico do TI – a Percepção dos Usuários de um Sistema de ERP. XVII Congresso Latino Americano de Estratégia, Santa Catarina, 28 a 30 a abril, 2004. Disponível em: <http://www.ea.ufrgs.br/professores/acgmacada/pubs/Artigo%20SLADE-TI.pdf > Acessado: em 22 março de 2018. 
ZANCUL, Eduardo; ROZENFELD, Henrique: Sistemas ERP Conceitos Básicos. 1999.Disponível em:<http://www.numa.org.br/conhecimentos/conhecimentos_port/pag_conhec/ERP_v2.html> Acesso: em 02 abril. 2018.

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