Recreação planejamento eventos

Prévia do material em texto

Planejamento	e	Organização	de	
Eventos	
Prof.	Ricardo	Augusto	Barbieri
Conceitos, objetivos e justificativas
•Conceituação
São ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing, 
aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais, 
objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços. 
Eventos especiais
•Conceituação
São apresentações, rituais ou celebrações específicas, planejadas e criadas 
para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos 
de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma 
atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a 
autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In 
Allen, Johnny et allii, Organização e gestão de eventos, 2003).
Conceitos, objetivos e justificativas
Questões importantes para o processo de desenvolvimento da 
organização de um evento.
•Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a 
viabilidade de se produzir um evento.
•Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos.
•Quando o evento será realizado? 
•Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha 
para a plateia e para o promotor do evento.
•Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos, 
expectativas da plateia e deve estar alinhado com as questões anteriores.
O desenvolvimento de um evento
Os eventos independentemente do tipo, tamanho e objetivo, são constituídos de
três fases distintas:
a. Pré-evento – Fase essencial onde haverá a definição do projeto e do
planejamento de todas as atividades, detalhamento de receitas e despesas,
escolha de fornecedores e profissionais e controles administrativos e financeiros.
Tudo isto em função dos objetivos gerais do evento e da previsão de receitas.
b. Evento – Nesta fase há a montagem no local escolhido e a operacionalização do
atendimento ao público-alvo. Atuam, também, fornecedores e profissionais.
c. Pós-evento – Caracteriza-se por desmontagem de estruturas montadas, acertos
financeiros, quitação de contas com o cliente, devolução de materiais utilizados ou
não, arquivos, relatórios financeiros e de desempenho.
O desenvolvimento de um evento
O pré-projeto:
Definição do bem ideal para um evento. Coleta de informações para construção de 
cenário:
1. Históricos de eventos realizados;
2. Quem é o seu cliente?;
3. Que se espera do evento?
O projeto:
Objetivos e justificativas: os objetivos deverão ser claros, precisos, amplos e 
específicos. Devem definir resultados, expectativas e propostas que se desejem 
alcançar, além das justificativas que permitam viabilizar-se a execução do evento e 
indicar como serão avaliados seus resultados. 
O desenvolvimento de um evento
Para que sejam elaborados, cada objetivo, devem ser respondidos os pontos:
1. O que?
2. Como?
3. Quando?
4. Quanto?
A partir dos objetivos é definido o local mais adequado para realização do evento. 
Os objetivos também definem o motivo porque acontecerá o evento. A definição 
dos serviços a serem oferecidos, a cobrança ou não de taxas de acesso, o nível de 
qualidade esperado, fornecedores oficiais, entre outros. 
Tipologia e título do evento:
O título do evento ou nome deve facilitar sua divulgação e memorização. A estrutura, 
o formato escolhido e o programa definem a tipologia do evento. 
O desenvolvimento de um evento
Data e duração do evento
Deve-se estar atento à proximidade de eventos de qualquer natureza: esportivos, 
religiosos,cívicos, entre outros, ou de alcance:local, municipal, estadual, nacional ou 
internacional que possam comprometer a adesão do público-alvo. Cada tipologia tem 
sua duração pré-determinada.
Público-alvo
Entende-se por público-alvo toda pessoa física ou jurídica que se pretende atingir.
(Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).
O desenvolvimento de um evento
Tipos de usuários finais
1. Convidado:pessoa física que recebe gratuidade, inscrição, passagem aérea, 
hospedagem, entre outros, para comparecer ao evento;
2. Palestrante:convidado para realizar palestra ou uma apresentação durante o 
evento;
3. Expositor:quem expõe numa feira de negócios, 31% da renda de eventos é 
proveniente da comercialização de estandes;
4. Participante:quem paga pela participação. A ele dirige-se toda a divulgação e os 
esforços de venda;
5. Acompanhante:usuário final que não participa de todo o evento. Tem
potencialidade para adquirir vários produtos opcionais enquanto o evento 
acontece.
Justificativa
Descrever a identificação e credenciais do promotor do evento que o qualificam para
o desempenho de suas funções. É indispensável o detalhamento dos motivos e a
importância do evento que justifiquem sua realização.
Temário, programação e formato
Juntos definem a realização do evento.
1. Temário – para defini-lo deve-se partir de um tema central, no qual serão
definidos os demais assuntos a serem abordados. Deve ser claro, atual e de
interesse do público-alvo.
2. Programação – descrição organizada, seqüencial das atividades que acontecerão
no evento. A programação é definida para facilitar a compreensão do temário
escolhido.
O desenvolvimento de um evento
O desenvolvimento de um evento
3. Formato – a escolha da programação indicará o formato, o tipo de evento 
necessário para cumprir a programação desejada. 
Estudo de viabilidade econômica
Os eventos devem ser lucrativos ou pelo menos empatar receitas e despesas, como 
os filantrópicos ou os de finalidade institucional.
Os estudos de viabilidade econômica devem permitir:
1. Conhecer a origem dos recursos e seu destino;
2. Identificar qual percentagem de recursos derivados e de que áreas;
3. Analisar onde a organização está gastando e onde as despesas estão altas;
4. Determinar onde pode haver flexibilidade para aumentar os recursos.
• Receitas – deve-se identificar a origem financeira para viabilizar e realizar o 
evento, são elas:
1. Caixa inicial ou saldo anterior – refere-se ao saldo remanescente da edição 
anterior ou aporte inicial feito pela comissão organizadora, ou pelo dono do 
evento para cobrir despesas iniciais.
2. Inscrições – critério de adesão ou admissão (taxa de inscrição ou ingresso), com 
valores estipulados baseados em: categorias, valores das taxas, prazos e formas 
de pagamentos.
3. Comercialização do evento – podem ser obtidas como parte de cota de patrocínio 
ou apoio, comercialização de itens separados, como: credenciamento, material do 
participante, estandes, wellcome coffee, coffee break, eventos sociais, culturais, 
paralelos turísticos, salas especiais ou de hospitalidade, brainstorming, zepelim 
promocional, banners, uniformes, entre outros.
FASES DE UM EVENTO
FASES DE UM EVENTO
4. Doações- fornecimento de produtos e/ou serviços gratuitos;
5. Auxílios governamentais – podem vir da esfera local, estadual ou federal, como 
forma de incentivos fiscais ou na cessão de infra-estrutura, anais do evento, entre 
outros; 
6. Merchandising – gerado da comercialização de qualquer objeto relacionado ao 
evento;
7. Anúncios – receita advinda de anúncios e/ou marcas de produtos de empresas 
durante o evento ou do material promocional e/ou institucional do evento;
8. Cotas de patrocínio, apoio ou permuta – apoio: cessão da força e credibilidade da 
marca, infra-estrutura; permuta: troca de produtos e/ou serviços de interesse do 
evento, os objetos de troca são baseados em valores de mercado; patrocínio:valor 
pago à Comissão Organizadora por pessoa física ou jurídica na forma de verbas 
ou cotas.
FASES DE UM EVENTORecursos Materiais – garantem a operacionalização do evento, devem ser 
padronizados nas suas cores e visualização. Eles são agrupados em:
ð Audiovisuais - equipamentos que permitem a comunicação durante o evento, são 
eles: microfone, gravador, filmadora, som, data show, painéis, quadro negro ou 
branco, entre outros;
ð Expediente – todo o tipo de papéis e instrumentos usados pela secretaria e 
Comissão Organizadora: material de papelaria e escritório;
ð Participante – reúne tudo o que será usado pelo participante, desde crachá a 
refeições e estacionamento;
ð Divulgação - todo o material utilizado na divulgação e promoção do evento;
ð Equipamentos – todo e qualquer equipamento eletro eletrônico usado no pré-
evento, durante o evento e no pós evento, como computadores, fax, telefones, 
impressora, microfones, entre outros.
FASES DE UM EVENTO
ð Diversos – inclui várias despesas como: correios, comunicações, jornais, troféus, 
entre outros.
3. Recursos Humanos – relaciona os profissionais necessários para desenvolver o 
evento, como programação, atividades, infra-estrutura, entre outros. São eles: 
profissionais, uniformes, palestrantes, alimentação,treinamento.
4. Serviços e fornecedores oficiais – devem estar cientes dos objetivos do evento, 
metas, padrão de qualidade e atendimento.
FASES DE UM EVENTO
5. Infra-estrutura interna – refere-se a toda infra-estrutura logística e operacional 
necessária:
ð Infra-estrutura física:inclui todos os locais para realização do evento, como: salas, 
salões, auditórios, ar condicionado, bares, área de armazenagem de material, 
horários disponíveis para o serviço, entre outros;
ð Equipamentos e mobiliários – devem estar dispostos corretamente para a 
realização do evento: cadeiras, púlpitos, palcos, etc;
ð Material de secretaria - deve abranger o que é necessário para o funcionamento 
da secretaria, durante todo o processo de feitura do evento;
ð Programação social, cultural e artística – considerar os serviços de reservas para o 
cumprimento da programação sugerida;
ð Alimentos e bebidas – inclui todas as opções de refeições oferecidas durante o 
evento;
ð Comunicação visual – sistema de sinalização adotado durante o evento: 
localização,identificação e circulação;
ð Limpeza e segurança.
FASES DE UM EVENTO
6. Infra-estrutura externa – abrange os serviços ou equipamentos necessários para o 
funcionamento do evento fora dos limites físicos de onde será realizado.
ð Infra-estrutura física, wellcome desk (composto de recepcionistas e coordenador 
uniformizados com crachás de identificação, usado para recepcionar pessoas no 
aeroporto);
ð Posto de atendimento em hotéis;
ð Transporte local.
7. Eventos paralelos.
8. Avaliação do evento por parte dos : clientes, participantes, expositores, 
convidados, fornecedores, patrocinadores, entre outros.
9. Tributos, impostos e taxas. 
10. Comissões – Pagamento devido a pessoas físicas e jurídicas.
11. Administrativo e logístico.
(Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).
O uso do cronograma
Cronograma: é a representação gráfica da previsão e realização de um trabalho,onde 
são indicados os prazos de execução.
• Cronograma
a. Temporal
b. Responsabilidade
c. Atividade
• Conceito: é uma declaração quantificada de planos, e inclui custos,
receita e alocação de recursos financeiros.
a. Fluxo de caixa
b. Custos
c. Receitas:
1. Recursos próprios do promotor
2. Inscrição dos participantes
3. Apoios, patrocínios e permutas
4. Venda de espaço para divulgação de produtos de terceiros
5. Atividades paralelas
6. Venda de produtos próprios
Orçamento
Orçamento genérico
RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA
Dotações Administração
Doações Publicidade
Patrocínio Custos do local
Vendas de ingresso Equipamento
Cachês Salários
Programas especiais Seguro
Descontos Autorizações
Segurança
Contabilidade
Limpeza