AD2 DE EVENTOS 2017

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Eventos
AD2 - 2º semestre 2017
Coordenadora (docente): Valéria Chaves
Tutor a distância: Osvaldo N. Veras
 
http://www.magnithudeeventos.com.br/eventosespeciais
 Gizella Bourlier
 Turismo 1/2015
 15115100024
 SGO
Após estudar o Manual de Eventos, da empresa Episteme e rever as aulas anteriores, responda:
Qual a importância do planejamento, dos eventos?
 Planejar quer dizer “definir antecipadamente um conjunto de ações ou intenções”, o que se revela essencial na implementação de um evento. 
 Para a criação, elaboração e execução de eventos, seja ele um simples jantar para poucos convidados ou até mesmo uma conferência para centenas , ou milhares de pessoas , o planejamento é essencial , e inicia muito antes da execução do mesmo. 
 A fase de planejamento é o ponto crucial de toda a operação de um eventos pois é a hora onde são definidos os planos de ação e é o momento em que todas as variáveis devem ser previstas.
 Um planejamento bem estruturado é capaz de dar a dimensão geral do evento, diminui os riscos e contratempos, define as estratégias de execução e facilita o trabalho do coordenador. O planejamento estabelece o público alvo, assim como suas necessidades e anseios, uma vez definido , se traçam metas para atingi-los; e com essas metas claras, se determina quais são as necessidades de recursos para a execução dos mesmo. Assim , uma estratégia é criada, e se pode definir o investimento a ser realizado para a execução.
Qual a necessidade de uma planilha de orçamento?
 O planejamento financeiro é a primeira das funções básicas na elaboração de qualquer evento. Inicia-se uma projeção financeira com a projeção de gastos, identificação e análise de todos os custos envolvidos no evento, tais como custo da matéria prima, da mão de obra, encargos e taxas, aluguel de equipamentos, custos com a infraestrutura, transporte, entre outros.
 Uma planilha facilita a visualização total de todas as ações. Ou seja, ela nada mais é do que um documento com a visão total do evento, tendo especificadas essas ações da maneira mais detalhada e completa possível, com seus respectivos responsáveis e períodos de execução. É um plano de ação!
 Sua importância é justamente o fato de permitir a visualização de todas as áreas do planejamento, facilitando o entendimento geral do mesmo e ajudando na promoção de estratégias de execução.
Além disso, nos ajuda a não esquecer nada! 
Explique a importância da definição do público-alvo, para a realização de um evento:
 Conhecer seu público-alvo é indispensável para o sucesso de qualquer evento. Afinal, apenas compreendendo bem o perfil do seu cliente você será capaz de estabelecer uma comunicação eficiente e nortear os rumos do evento, estabelecer o local mais adequado, se terá algum extra (shows/gincanas/sorteios, etc...) visando atender às suas necessidades específicas.
 A definição do tipo de público dará o rumo que o evento deve seguir, por exemplo: 
Público Aberto
É o público em geral. O público aberto pode ser de um bairro, estado, país, ou até mesmo internacional. Você deverá definir o público: jovem, adulto, feminino, masculino, famílias com filhos, etc. 
Público Específico
É o público já definido, exclusivo para aquele evento. 
2) Em relação ao Mestre de Cerimônias, responda:
A) Qual a importância do Mestre de Cerimônias, em um evento formal?
 O mestre de cerimônia – que conduz o evento do início ao encerramento. Logo, inegável a sua importância. O Mestre de Cerimônias é o cartão de visitas do evento! 
B) Quando deve ser entregue ao Mestre de Cerimônias a relação das autoridades participantes no evento?
 Antes do início de cada evento deve recolher os currículos.
C) Quais são as funções do Mestre de Cerimônias?
 O Mestre de Cerimônias tem um roteiro que deverá seguir onde em primeiro lugar apresenta o teor do evento e seus participantes, sempre entremeando com cultura e espiritualidade de acordo com a característica do evento. Ele dará o tom do evento mas sempre com desenvoltura agregando a atenção dos espectadores, do início ao fimdo evento a participação do MC é um dos motivos de sucesso ou fracasso de um evento.
3) Considerando a organização de um grande evento, o que deve constar no CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO DE UM EVENTO?
A) SEIS MESES ANTES DO EVENTO:
1. Promover reuniões preliminares com as entidades e
as pessoas envolvidas (promotor, coordenador,
supervisores).
2. Revisar o local, definindo a estrutura interna e as
condições operacionais para a realização do evento.
3. Elaborar o orçamento financeiro preliminar.
4. Organizar o cadastro das pessoas e entidades
relacionadas direta ou indiretamente com o evento.
5. Verificar o layout para reserva dos locais onde será
realizado o evento.
6. Elaborar o planejamento de marketing e
publicidade.
7. Verificar as atividades que dependem de serviços
de terceiros.
8. Analisar as necessidades de equipamentos e
acessórios cujo orçamento será apresentado na próxima
reunião.
9. Implantar sistema de controle e acompanhamento
da execução dos trabalhos e programação de reuniões
		de coordenação.
B) TRÊS MESES ANTES DO EVENTO:
1. Encaminhar/distribuir o material publicitário do
evento para os órgãos de comunicação.
2. Expedir os convites e formalizar os convites
		especiais.
C) NO MÊS ANTERIOR AO EVENTO:
1. Revisar a situação das atividades programadas e
debater os problemas existentes.
2. Verificar as inscrições realizadas e tomar
providências para aumentar o volume dos participantes.
3. Revisar as rotinas de trabalho relacionadas com a
recepção e hospedagem dos participantes.
4. Realizar testes nos equipamentos audiovisuais.
5. Confirmar a execução e contratação de serviços
de terceiros.
6.Instalar os serviços de apoio (secretaria,
telefonia, limpeza, estacionamento, lavanderia etc.).
7.Preparar os locais das reuniões, salões,
recepção, sala de imprensa etc.
8. Estabelecer contatos com os órgãos de imprensa
para confirmar a programação estabelecida.
9. Revisar a relação de convidados, autoridades,
patrocinadores, palestrantes etc. e confirmar a
presença.
10.Emitir normas de serviços disciplinando
procedimentos e práticas a serem adotados no decorrer
do evento.
11.Preparar as cartas de agradecimento que serão
		expedidas logo após o término do evento.
4) Qual a importância da “Carta-proposta de patrocínio” e do “Contrato de patrocínio”? Para quê, eles servem?
 A Carta-proposta serve para a apresentação de um evento para uma ou várias empresas para conseguir o patrocínio do mesmo seja com doações financeiras, brindes, suporte técnico, transporte, alimentação, etc...
 O Contrato de patrocínio é o que se firma com a (as) empresa (s) onde a promoter e a (s) empresa (s) se comprometem uma na divulgação da marca da empresa patrocinadora e a empresa dos aspectos operacionais/logísticos combinados.
5) Que providências e relatórios devem ser realizados/tomados ao término do evento?
 No final de um evento deve ser feita uma reunião de avaliação para saber se os objetivos foram cumpridos, o que não deu certo, como melhorar, etc... além da conferência do material utilizado e seu estado antes da devolução, planilha de resultados financeiros e sugestões para os próximos eventos. 
6) Descreva, com suas palavras o que deve ser considerado pelo Cerimonial e Protocolo nos Eventos Oficiais:
A) Com qual antecedência, devem ser encaminhados os convites para as autoridades que irão participar de uma solenidade?
 No mínimo com 30 dias de antecedência.
B) Qual
a importância desta antecedência?
 Para que a pessoa em questão possa se agendar para participar ou recusar dando tempo de se lançar mão do plano "B".
7) Nos eventos, onde serão utilizadas bandeiras, em que local elas devem estar dispostas, em relação a mesa principal de cerimônias?
 As bandeiras serão dispostas no centro ou no lado direito da mesa principal. A Bandeira Nacional ocupará sempre o lugar de honra.
8) Nas cerimônias estaduais, em que momento o hino nacional deve ser executado?
Nas solenidades estaduais, o hino nacional deverá ser executado no início e o
hino local no encerramento da cerimônia.
Fonte Bibliográfica: Manual de Eventos
MARCIA ALBERTON
DIRETORA EPISTEME EVENTOS E TURISMO LTDA
 JARAGUÁ DO SUL, AGOSTO 2011.
https://ramitcomunicacao.wordpress.com/
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