AD2 de EPO 2018.1

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Fundação Centro de Ciências e Educação Superior a Distância do Estado do Rio de Janeiro
Centro de Educação Superior a Distância do Estado do Rio de Janeiro
Avaliação à Distância – AD2
Período - 2018/1º
Disciplina: Estruturas e Processos Organizacionais
Coordenadora: Profª. Francisca Fábia Gomes Fontes, MSc.
Aluno (a): 
Pólo: 
ATENÇÃO:
A AD2 deve ser respondida e enviada pela própria plataforma.
Para facilitar a resolução e o envio da AD2 para correção foram criados 2 links ("Arquivo para a resolução" e "Envio para correção"). No primeiro você vai responder a AD2 e salvar em um arquivo (DOC ou PDF) em seu computador. No segundo você vai enviar esse arquivo para a correção da AD2 pelo tutor presencial de seu pólo.
Data final para o envio: 06/05/2018 (domingo) até às 23:55h.
Boa prova!
1ª Questão: (2,0 pontos)
Em que consiste o Fluxograma Descritivo?
É um fluxograma elaborado através de símbolos padronizados para descrever o fluxo de atividades, documentos e informações que circulam num processo.
b) Qual é o objetivo da utilização do Fluxograma Descritivo na pesquisa de fluxos de trabalho?
Objetivo do fluxograma descritivo é ser utilizado na fase de levantamento de processos, onde são realizadas pesquisas de documentações existentes na empresa, entrevistas, questionários ... durante essa pesquisa o fluxograma vai sento elaborado.
2ª Questão: (1,0 ponto)
A análise de um processo consiste no exame de cada parte do processo, visando a conhecer seus objetivos, atividades, funções, fluxo de produção ou de informações e as relações com os demais processos existentes na organização. Que etapas podem ser seguidas pela equipe de analistas para a realização da análise do processo?
1. Análise do levantamento - nesta etapa o objetivo é verificar se todas as questões da atitude interrogativa foram respondidas de maneira esclarecedora durante o levantamento do processo. Quando algum item não ficou claro, a equipe deve voltar à questão para eliminar a dúvida.
2. Elaboração do fluxograma do processo atual - Nesta etapa, a equipe de analistas baseia-se no fluxograma vertical, já desenhado durante o levantamento, então elabora - se o fluxograma descritivo, que irá permitir uma melhor análise do fluxo do processo.
3. Alocação do volume de trabalho, dos recursos, dos custos e do tempo de execução para cada atividade mostrada no fluxo do processo - Com base no que foi identificado no levantamento, os objetivos desta etapa são: apontar os recursos (humanos e materiais) e os respectivos custos para cada atividade; apontar o tempo utilizado na execução de cada atividade; verificar o volume de trabalho de cada atividade e de todo o processo; apurar o tempo total de execução do processo.
4. Análise do fluxo atual do processo - Nesta etapa é realizada a análise do fluxograma descritivo já elaborado, com o objetivo de identificar, no fluxo, a duplicidade de trabalho, as atividades desnecessárias, os “gargalos” de execução de tarefas, as tramitações desnecessárias e outros problemas que possam prejudicar o fluxo do processo.
5. Análise da Tecnologia de Informação (TI) utilizada - Esta etapa está condicionada ao nível de informatização do processo verificado no levantamento. Se o processo não for informatizado, o enfoque da análise deve ser o da necessidade de informatizar; em caso contrário (se for informatizado), o enfoque deve estar voltado para a atualização e a melhoria dos recursos disponíveis.
3ª Questão: (2,0 pontos)
O que são “gargalos” em um processo organizacional?
São estreitamentos que causam interrupção no fluxo normal do processo.
b) Escolha qualquer estabelecimento comercial perto da sua casa (supermercado, padaria, locadora de vídeos etc.), selecione um processo qualquer (compra de produtos, produção de pães, aluguel de DVDs etc.) e identifique um “gargalo” no processo que você escolheu. Explique.
A empresa que escolhi foi uma padaria, todos os dias a produção de pães é realizada em dois horários, a primeira iniciando as três horas da manhã e a segunda ao meio dia, para dar tempo de realizar todos os processos de panificação até o horário da tarde, quando os clientes vão até a padaria para consumir ou comprar os pães. O padeiro então precisa ter uma velocidade padrão para a produção em cada etapa exigida, quando o mesmo passa por algum problema durante o processo de produção dos pães que ocasiona o atraso na entrega, todo o processo de produção foi comprometido, este comprometimento na produção é considerado um gargalo, pois como a velocidade final da produção de pães também foi prejudicada, houve uma soma dos processos interdependentes.
4ª Questão: (2,0 pontos)
Em que consiste, basicamente, o Redesenho do Processo?
Consiste, basicamente, na elaboração de um novo desenho do processo que está sendo estudado, baseando - se na análise já feita e tendo em vista à melhoria da qualidade.
b) Quais são os passos que devem ser utilizados no Redesenho do Processo? 
1. Definição do novo fluxo – realiza-se uma modelagem do novo fluxo, desenhando-se o fluxograma global ou de colunas. No desenho do novo fluxograma, a equipe de trabalho deverá considerar: a eliminação dos “gargalos” identificados por ocasião da análise; a eliminação da duplicidade de atividades e funções; a racionalização dos formulários ou documentos utilizados; a distribuição adequada do volume de trabalho nas diversas áreas envolvidas; a alocação adequada dos recursos (humanos e materiais) necessários ao fluxo do processo; a possível eliminação de uma ou mais atividades desnecessárias e suas consequências; a inovação tecnológica dos recursos de informática; a melhoria da qualidade e produtividade do pessoal envolvido no processo.
2. Definição de novas funções – ao redesenhar o processo, é comum eliminar algumas atividades ou que as funções das unidades organizacionais envolvidas sejam modificadas. Desta forma é necessário que seja feito uma elaboração de estudo de funções com o auxílio do funcionograma. 
3. Definição da Tecnologia de Informação (TI) - esta só será realizada quando a definição do novo fluxo do processo tiver sido concluída. A definição da TI deverá considerar também a tecnologia que permite o gerenciamento do processo (workflow), que será abordada mais adiante. 
4. Aprovação do novo processo - consiste em convencer, através dos resultados obtidos, os executores e a alta administração de que o novo processo, que está sendo proposto, dará maior produtividade e qualidade à empresa. Para tanto, é necessário que ele seja apresentado detalhadamente, no momento certo, sem interrupções e por meio de uma exposição completa, bem apresentada e, principalmente, fiel aos resultados.
5ª Questão: (2,0 pontos)
O que é a Normatização (ou Normalização) de um novo processo?
É o estabelecimento, de forma documentada, das regras ou normas para os procedimentos de cada atividade do processo.
b) O que é o Workflow (sistema informatizado de gerenciamento)?
É uma tecnologia que utiliza os recursos da informática para gerenciar um processo administrativo e/ou produtivo de uma empresa. Trata-se de um conjunto de softwares que gerenciam os componentes de um processo produtivo e/ou administrativo, permitindo a plena gestão do trabalho de uma organização.
6ª Questão: (1,0 ponto)
Podemos conceituar formulário como um documento padronizado, que possui campos pré-impressos nos quais são colocados os dados e as informações necessárias à formalização do fluxo das comunicações nas organizações.
Quais são os tipos de formulários mais frequentemente encontrados nas organizações?
Formulários planos/jatos - São confeccionados em papel, obedecendo os padrões internacionais – ISO (International Organization for Standardization) e nacionais – ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas).
Formulários contínuos - São confeccionados em papel seguindo os padrões internacionais direcionados para utilização em equipamentos de impressão.
Formulários eletrônicos- possuem padrões iguais aos dos formulários contínuos; são preenchidos via teclado de computadores e/ou por meio de interação com um banco de dados; quando necessário, podem ser emitidos pela impressora ligada ao computador.
Formulários virtuais - Com o advento da internet, as empresas têm disponibilizado em seus sites os formulários virtuais, com o propósito, entre outros, de facilitar o fluxo de informações entre a empresa e seus clientes/ parceiros.
Fichas - confeccionadas em papel de maior gramatura (ou mais pesados, como o cartão e a cartolina, por exemplo), obedecendo aos mesmos padrões dos formulários.
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