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Compras, Processamento de Pedidos e Controle de Estoques SEST – Serviço Social do Transporte SENAT – Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte ead.sestsenat.org.br CDU 005.93 121 p. :il. – (EaD) Curso on-line – Compras, Processamento de Pedidos e Controle de Estoques – Brasília: SEST/SENAT, 2016. 1. Administração de material. 2. Controle de estoque. I. Serviço Social do Transporte. II. Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte. III. Título. 3 Sumário Apresentação 7 Módulo 1 9 Unidade 1 | Gestão dos Estoques 10 1 Introdução e Conceituação 11 2 Funções e Objetivos dos Estoques 12 3 Políticas de Estoque 15 4 Alguns Princípios Básicos do Controle de Estoque 17 5 Classificação dos Estoques 18 Atividades 20 Referências 21 Unidade 2 | Custos de Estoque 22 1 Tipos de Custos de Estoque 23 2 Custo por Item 24 3 Custo de Estocagem 24 4 Custos de Capital 24 5 Custos de Armazenamento 24 6 Custos de Risco 25 7 Custo de Pedidos 26 8 Custo de Falta de Estoque 28 9 Custos Associados à Capacidade 29 10 Custo Total de Estoque 29 Atividades 33 Referências 34 Unidade 3 | Níveis de Estoque 35 4 1 Controle de Nível de Estoque 36 2 Modelos de Gráficoc de Movimentação e Estoques 38 3 Regra Prática para Determinação do Estoque de Segurança 44 Glossário 45 Atividades 46 Referências 47 Módulo 2 48 Unidade 4 | Classificação ABC 49 1 Conceituação 50 2 Confecção da Curva ABC 55 3 Aplicações da Classificação ABC 55 Atividades 61 Referências 62 Unidade 5 | Lote Econômico de Compra (LEC) e de Produção (LEP) 63 1 Introdução, Conceituação e Representação Gráfica 64 2 O Lote Econômico de Compra 65 3 Lote Econômico de Fabricação (LEF) 67 4 Lote Econômico sob Desconto 69 5 Lote Econômico sob Restrição de Investimentos em Estoque 70 Atividades 71 Referências 72 Unidade 6 | Sistemas de Controle de Estoques 73 1 Introdução 74 2 Sistemas de Duas Gavetas 74 3 Sistema dos Máximos-Mínimos (Quantidades Fixas) 76 4 Sistema das Revisões Periódicas (Datas Fixas) 77 5 5 Sistema de Planejamento das Necessidades de Materiais (MRP) 78 6 Sistema Just in Time 79 Atividades 81 Referências 82 Módulo 3 83 Unidade 7 | Métodos de Avaliação dos Estoques 84 1 Introdução 85 2 Custo Médio 86 2.1 Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair (PEPS) 87 2.2 Último a Entrar, Primeiro a Sair (UEPS) 88 3 Cálculo do Custo Médio 89 4 Método PEPS 90 5 Método UEPS 91 Atividades 92 Referências 93 Unidade 8 | Administração de Compras 94 1 Conceito e Objetivos 95 2 Objetivos da Administração de Compras 96 3 Procedimento de Compras 97 4 Novas Formas de Comprar 99 5 EDI 100 6 Internet 101 7 O Estudo das Fontes de Fornecimento 101 7.1 Classificação de Fornecedores 102 7.2 Seleção e Avaliação de Fornecedores 104 7.3 Negociação com os Fornecedores 114 6 7.4 Relação com os Fornecedores 115 8 Compras no Serviço Público – Processo de Licitação 115 Glossário 117 Atividades 118 Referências 119 Gabarito 120 7 Apresentação Prezado(a) aluno(a), Seja bem-vindo(a) ao curso Compras, Processamento de Pedidos e Controle de Estoques! Neste curso, você encontrará conceitos, situações extraídas do cotidiano e, ao final de cada unidade, atividades para a fixação do conteúdo. No decorrer dos seus estudos, você verá ícones que têm a finalidade de orientar seus estudos, estruturar o texto e ajudar na compreensão do conteúdo. Este curso possui carga horária total de 35 horas e foi organizado em 8 unidades, dividas em 3 módulos, conforme a tabela a seguir. Módulo Unidades Carga Horária Módulo 1 Unidade 1 | Gestão dos Estoques 4h Unidade 2 | Custos de Estoque 4h Unidade 3 | Níveis de Estoque 4h Módulo 2 Unidade 4 | Classificação ABC 4h Unidade 5 | Lote Econômico de Compra (LEC) e de Produção (LEP) 4h Unidade 6 | Sistemas de Controle de Estoques 4h Modulo 3 Unidade 7 | Métodos de Avaliação dos Estoques 5h Unidade 8 | Administração de Compras 6h 8 Fique atento! Para concluir o curso, você precisa: a) navegar por todos os conteúdos e realizar todas as atividades previstas nas “Aulas Interativas”; b) responder à “Avaliação final” e obter nota mínima igual ou superior a 60; c) responder à “Avaliação de Reação”; e d) acessar o “Ambiente do Aluno” e emitir o seu certificado. Este curso é autoinstrucional, ou seja, sem acompanhamento de tutor. Em caso de dúvidas, entre em contato através do e-mail suporteead@sestsenat.org.br. Bons estudos! Compras, Processamento de Pedidos e Controle de Estoques MÓDULO 1 10 UNIDADE 1 | GESTÃO DOS ESTOQUES 11 Unidade 1 | Gestão dos Estoques Nesta unidade você vai conhecer um pouco mais sobre a função e os objetivos dos estoques, aprendendo a identificar diferentes rotinas de gerenciamento desse elemento tão importante numa empresa. 1 Introdução e Conceituação A proposta deste tópico é abordar um tema vital da administração de materiais: os estoques. Como primeiro passo, julgamos essencial conceituar os estoques. Os materiais, quando não estão em movimento, ou seja, em fluxo, repousam armazenados em estoques. Logo, os estoques são materiais e suprimentos que uma empresa mantém, seja para vender ou para fornecer matérias-primas ou suprimentos para o processo de produção. Todas as empresas precisam manter estoques para nunca serem pegas de surpresa. Isto é, devem-se acumular estoques para: a) Melhorar o nível de serviço prestado. b) Incentivar economias na produção. c) Permitir economias de escala nas compras e no transporte. d) Agir como proteção contra aumentos de preços. e) Proteger a empresa de incertezas na demanda e no tempo de ressuprimento. f) Servir como segurança contra contingências. 12 Mas, cuidado, nunca seja pego com muito estoque! Estoque custa dinheiro. Parece paradoxal, não acha? Em termos financeiros, os estoques, além de muito importantes para as empresas, normalmente são caros e representam capital investido. E, quanto maior o investimento, maior é a responsabilidade de cada departamento dentro de uma empresa. Assim, a função da administração de estoque é minimizar esse capital investido em estoque. Por isso, deve planejá-lo e controlá-lo, desde o estágio da matéria-prima até o produto acabado, entregue aos clientes. 2 Funções e Objetivos dos Estoques O estoque funciona como regulador, tanto do fluxo de produção quanto do fluxo de vendas. Dessa forma, as funções dos estoques são: 1. Manter a independência entre as operações, ou seja, permitir que as operações ocorram normalmente, desde a produção até a venda final, sem que uma fique parada esperando a outra. O estoque bem administrado tende a evitar que esta situação de parada por dependência de outro setor ocorra. 2. Atender a variação do número de pedido do produto. Há períodos em que o número de pedidos é maior e outros em que é quase inexistente. O setor de estoques tem que ser bem administrado para poder atender a esses pedidos durante todo o ano. Exemplo: no período do verão, a venda de ar condicionado é bem maior que durante o inverno, assim como a venda de cervejas. Ao contrário, o vinho é mais vendido no período do inverno que no verão. 3. Criar uma proteção para variações no prazo de entrega de matérias-primas. Pode-se dizer que dificilmente as empresas conhecem com precisão o tempo de ressuprimento de matérias-primas. Daí, para garantir a disponibilidade de produto, é conveniente estabelecer um nível de estoque de segurança. 4. A administração de estoques deverá determinar o tamanho do lote mais econômico a ser comprado ou a ser fabricado. Exemplo: o administrador de estoquedeve avaliar qual é a compra mais econômica: 60 peças de chuveiro, por R$ 720,00 ou 80 peças por R$ 800,00? Na primeira opção, o custo unitário do chuveiro é R$ 12,00 e na segunda, R$ 10,00. É um dilema! 13 5. Permitir flexibilidade na programação da produção. O estoque tem que ser capaz de se adaptar às alterações e solicitações do setor produtivo. Manter estoques de reserva é uma maneira de garantir o fornecimento ao setor produtivo. Manter estoques de reserva é uma maneira de garantir o fornecimento ao setor produtivo. Em síntese, os estoques têm por finalidade amortecer as consequências das incertezas. O objetivo é otimizar o investimento em estoque, aumentando o uso eficiente dos meios de planejamento e controle, minimizando as necessidades de capital para estoque. Gerenciar os estoques é uma tarefa difícil. Uma das principais dificuldades é buscar conciliar da melhor maneira possível os diferentes objetivos de cada departamento da empresa para os estoques, sem prejudicar a operacionalidade da empresa. Explicando melhor: a gerência financeira tem como meta minimizar estoques, uma vez que este significa capital investido, enquanto os gerentes de produção e de vendas desejam estoques mais elevados (o primeiro encara os estoques como um meio de ajuda para a produção e o segundo deseja atender a todos os clientes). Este quadro resume os conflitos interdepartamentais com relação à questão dos estoques. 14 Quadro 1: Conflitos interdepartamentais quanto aos estoques. Observa-se que a responsabilidade das decisões sobre o estoque está dividida entre os vários departamentos da empresa, sendo responsabilidade do almoxarife zelar pelas reposições necessárias. Quando as metas dos diferentes departamentos são conflitantes, geralmente o departamento que tem maior agressividade é o mais ouvido. O sistema de gestão de estoques deve remover estes conflitos, indicando a necessidade real de suprimentos da empresa. Para isso, a gestão dos estoques não deve se preocupar apenas com o fluxo diário de materiais entre vendas e compras, mas com a relação lógica entre cada integrante deste fluxo, trazendo uma mudança na forma tradicional de encarar o estoque. Matéria - Prima (Alto - estoque) DEPTO. DE COMPRAS Desconto sobre as quantidades a serem compradas DEPTO. FINANCEIRO Capital investido Perda Financeira Material em Processo (Alto - estoque) DEPTO. PRODUÇÃO Nenhum risco de falta de material. Grandes lotes de fabricação. DEPTO. FINANCEIRO Maior custo de armazenagem e perdas por obsolescência Produto acabado DEPTO. VENDAS Entregas rápidas, boa imagem, melhores vendas DEPTO. FINANCEIRO Maior custo de armazenagem 15 3 Políticas de Estoque A administração central da empresa deverá determinar ao departamento (ou setor) de controle de estoques o programa de objetivos a serem atingidos pela empresa. Podemos definir, em diretrizes gerias, da seguinte forma: 1º. Metas da empresa quanto ao tempo de entrega dos produtos ao cliente. A empresa sabe que o tempo de entrega ao cliente está associado à sua competitividade em relação às demais empresas concorrentes. A manutenção do cliente e a obtenção de novos clientes é fator preponderante do estabelecimento dos tempos de entrega. O setor de controle de estoques tem que conhecer esta política da empresa e daí se programar para bem atender. 2º. Definição do número de almoxarifados e dos materiais a serem estocados neles. Manter insumos ou produtos acabados gera necessidade de estabelecer espaços. Faz parte das decisões da empresa o estabelecimento dessas necessidades no nível mais viável economicamente possível, respeitadas as suas condições financeiras. O setor de estoques deve saber com o que (e quanto de espaço) vai poder contar para realizar suas atividades (ou operações). 3º. O nível de flutuação dos estoques, para atender uma alta ou baixa de vendas ou alteração do consumo. Existe um grau de atendimento pelo setor de estoques ao setor de produção (consumo de matéria-prima) e ao setor de vendas (produtos acabados). Este grau de atendimento é medido em porcentagem. Ex: Ao se determinar que se deve atender aos clientes ou ao setor de produção em 90% de suas necessidades e que temos um consumo de matéria-prima ou venda mensal de 700 unidades, deve-se ter disponível em estoque para fornecimento de 630 unidades, ou seja, 700 x 0,90, como mostra o gráfico. 16 Gráfico 1: Grau de atendimento ao cliente em função do capital investido A empresa também pode estabelecer uma faixa de atendimento, como no gráfico apresentado, entre 80 e 90%. O problema de um dimensionamento de estoque vai ser função de capital investido, disponibilidade de estoques, custos incorridos e consumo ou demanda. 4º. Definição da rotatividade (ou giro) dos estoques. A rotatividade dos estoques é importante, pois empresas com baixa rotatividade geram pequeno retorno ao capital investido. Como exemplo, suponhamos que o volume de vendas seja de R$ 1.800,00 e o capital em estoque de R$ 1.000,00. Então, a rotatividade do estoque é: Ou seja, para cada R$ 1,00 aplicado em estoque, retorna R$ 1,80 de venda. Se diminuirmos 20% no capital de estoque, teremos R$ 1.000,00 – R$ 200,00 = R$ 800,00. Logo, a nova rotatividade, ou giro, de estoque é: Concluindo, a redução do capital em estoques em 20% faz aumentar o giro de capital de estoques para R$ 2,25. Capital Investimento % Grau de atendimento80 90 17 Por fim, cabe dizer que as diretrizes 3 e 4, são as que merecem especial atenção do profissional da área de estoque. Nelas será medido o capital investido em estoque. 4 Alguns Princípios Básicos do Controle de Estoque É necessário, para organizar um setor de controle de estoques, descrever alguns princípios básicos. São eles: • Determinar o que deve permanecer em estoque (número de itens); • Determinar quando devem ser reabastecidos os estoques (periodicidade); • Determinar quanto de estoque será necessário para um período pré-determinado (quantidade); • Acionar as áreas de produção e compras para fabricar/comprar os itens a serem estocados; • Controlar os estoques em termos de valor e quantidade, fornecendo informações sobre a posição dos estoques; • Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estado dos materiais estocados; • Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. 18 5 Classificação dos Estoques Já tratamos da finalidade dos estoques. É importante citar agora alguns outros aspectos necessários para se montar um sistema de controle de estoque. Assim, procuraremos classificar os vários tipos de estoque. Normalmente, as categorias de materiais mais usuais são: • Matéria-Prima: é o material básico necessário para a fabricação de um determinado produto (exemplo: bobinas de aço para fabricação de automóveis); • Produtos em Processo: são as peças ou os componentes que, de alguma forma, já passaram por um processo de produção, mas que ainda deverão sofrer algum tipo de modificação até o final do mesmo (exemplo: capôs dos automóveis); • Produtos Acabados: são aqueles que já passaram pelo processo produtivo, mas cuja venda ainda não foi concretizada (exemplo: os veículos prontos); • Materiais Auxiliares: são os produtos que normalmente são utilizados pela área administrativa da empresa (exemplo: materiais de escritório e de limpeza). Resumindo O objetivo da gestão de estoques é otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios da empresa, minimizando as necessidades de capital investido. Uma das principais dificuldades da gestãode estoques está em conciliar da melhor maneira possível os diferentes objetivos de cada departamento da empresa com relação aos estoques, sem prejudicar a operacionalidade da empresa. 19 As políticas de estoque devem, fundamentalmente, definir: • Tempo de entrega dos produtos ao cliente • Número de depósitos e/ou almoxarifes e da lista de materiais a serem estocados neles • Nível de flutuação dos estoques para atender uma alta ou baixa nas vendas • Grau de especulação dos estoques a ser utilizado • Rotatividade dos estoques Os princípios básicos para o Controle de Estoques são: • Determinar número de itens, periodicidade de reabastecimento, volume de estoque para um determinado período • Acionar o Departamento de Compras e de Produção • Controlar os estoques em termos de quantidade e valor • Manter inventários periódicos e identificá-los • Retirar itens obsoletos e danificados Os tipos de estoques mais usuais são: matéria-prima, produtos em processo, produtos acabados e materiais auxiliares. Realize as atividades propostas em nosso caderno virtual e volte ao texto da unidade sempre que necessário. 20 a 1) Julgue verdadeiro ou falso. A gestão de estoques tem como objetivo otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios da empresa, minimizando as necessidades de capital investido. Verdadeiro ( ) Falso ( ) 2) Julgue verdadeiro ou falso. Os tipos de estoques mais usuais são a matéria-prima, produtos em excesso, produtos em processo e materiais auxiliares. Verdadeiro ( ) Falso ( ) Atividades 21 Referências ARNOLD, J. R. T. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999. BALLOU, R.H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4. ed. Porto Alegre: Bookman, 2001. _______. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993. CAMARGO, A. S. A.; AMARANTE, F. G. C. Gestão de estoques. Florianópolis, 1999. DIAS, M. A. P. Administração de materiais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 1995. GASNIER, D. Gestão de materiais: a finalidade dos estoques. Disponível em: <http:// www.amazu.com.br/PROF%20ALAN/LOGI%8DSTICA/Aula_4_A%20finalidade_dos_ estoques.pdf>. Acesso em: 13 abr. 2017. MARTINS, P.G. et al. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2000. 22 UNIDADE 2 | CUSTOS DE ESTOQUE 23 Unidade 2 | Custos de Estoque Nesta Unidade, você vai aprender mais sobre os custos de estoque, descobrindo como mantê-los sem onerar o processo de produção e vendas. 1 Tipos de Custos de Estoque Para que uma empresa possa maximizar seu lucro é necessário, entre outras coisas: • Excelência no atendimento aos clientes • Eficiência na operação • Investimento mínimo em estoque Os estoques ajudam a elevar ao máximo o atendimento aos clientes, mas, para isso, é necessário manter alto o nível dos estoques. Os estoques permitem que o setor de produção trabalhe de forma eficiente. A manutenção de estoques permite produções mais longas, reduzindo o número de ciclos de operação. Permitem também que o departamento de produção compre em quantidades maiores, com redução de custos de pedidos por unidade e com descontos sobre a quantidade. Mas tudo isso tem um preço. Manter altos níveis de estoque gera custos elevados para uma empresa. Logo, é preciso otimizar o investimento em estoques, equilibrando com o custo de sua manutenção. Sendo assim, devemos voltar nossa atenção para os custos associados aos estoques. Acompanhe a seguir os tipos de custo utilizados nas decisões sobre a gestão de estoques. 24 2 Custo por Item O custo pago por um item comprado consiste no custo desse item e de qualquer outro custo direto associado como, por exemplo, trazê-lo até a fábrica. Isso pode incluir transporte, seguro e taxas aduaneiras. Quando se trata de um item fabricado na própria empresa, incluem-se os custos de mão de obra, de material utilizado na fabricação e ainda os custos indiretos (como, por exemplo, consumo de energia, manutenção dos equipamentos, entre outros). 3 Custo de Estocagem Nos custos de estocagem estão incluídas todas as despesas da empresa em função do volume de estoque mantido. Isto é, à medida que o estoque aumenta, aumentam também esses custos, que podem ser divididos em três grupos: 4 Custos de Capital O dinheiro investido em estoques não está disponível para outras utilizações e por isso representa o custo de uma oportunidade perdida. Esses custos variam em função da taxa de juros, do crédito da empresa na praça e das oportunidades de investimentos que a empresa pode ter. 5 Custos de Armazenamento O armazenamento do estoque requer espaço, funcionários e equipamentos. À medida que aumenta o estoque, aumentam também estes custos. A variação dos custos de armazenagem deve-se ao lugar e ao tipo de armazenamento necessário. 25 6 Custos de Risco Os riscos de se manter um estoque são obsolescência (perda do calor do produto resultante de mudança no modelo, no estilo ou do desenvolvimento tecnológico), danos (estoque pode ser danificado enquanto é manuseado ou transportado), pequenos furtos (mercadorias perdidas ou furtadas) e deterioração (estoque que apodrece ou se dissipa na armazenagem). Os custos de risco podem ser baixos ou altos em função do tipo de produto. No caso de produtos perecíveis, o risco de deterioração é bem alto, podendo chegar perto de 100%. A possibilidade de obsolescência para os itens de moda (ex: roupa) é alta, então seus custos de estocagem são também elevados. Observe o quadro de Martin (2000), que apresenta um resumo das variações dos custos de armazenagem. Quadro 2: Variações dos custos de armazenagem Os custos de armazenagem, segundo Arnold (1999), podem ser calculados simplesmente somando-se os custos de capital, de estocagem e de risco, como mostra o exemplo. Armazenagem → quanto mais estoque → mais área necessária → mais custo de aluguel. Manuseio → quanto mais estoque → mais pessoas e equipamentos necessários para manusear os estoques → mais custo de mão de obra e de equipamentos. Perdas → quanto mais estoque → maiores as chances de perdas → mais custo de corrente de perdas. Obsolescência → quanto mais estoque → maiores as chances de materiais tornarem-se obsoletos → mais custos decorrentes de materiais que não são mais utilizados. Furtos e roubos → quanto mais estoques → maiores as chances de materiais serem furtados e/ou roubados → mais custos decorrentes. 26 Exemplo: Uma empresa mantém um estoque anual médio de R$ 3.500.000,00. Se ela estima que o custo de capital é de 15%, os de armazenamento são de 6% e os custos de riscos são da ordem de 8%, quanto custa anualmente manter este estoque? Resposta: Custo total de se manter o estoque = 15% + 6% + 8% = 29 Custo total de se manter o estoque = 0,29 x R$ 3.500.000,00 = R$ 1.015.000,00 7 Custo de Pedidos Esses custos estão associados ao processo de aquisição das quantidades necessárias para reposição do estoque ou para o setor de produção da empresa. O custo de emissão de um pedido de compra não depende da quantidade pedida: seja pedido um lote de 10 ou de 100 unidades, os custos associados à emissão do pedido são os mesmos. Portanto, o custo anual com pedidos depende do número de pedidos emitidos nesse período. Isto é, o custo de um pedido de compra multiplicado pelo número de pedidos efetuados durante um ano resultará no custo total anual de pedidos, assim: Custo TotalAnual de Pedidos = Custo do Pedido x Número de Pedidos Durante o Ano Os custos de pedidos, segundo Ballou (1993), incluem os custos de processar pedidos nos departamentos de compras, faturamento ou contabilidade, o custo para enviar o pedido até o fornecedor, normalmente por correio ou mídia eletrônica, o custo de preparação da produção ou do manuseio para atender o lote solicitado, o custo devido a qualquer manuseio ou processamento realizado na doca de recepção e o preço da mercadoria. 27 Como já foi dito, o custo anual com pedidos depende do número de pedidos emitidos em um ano. Porém, podem ser reduzidos se a cada pedido forem requisitadas mais unidades, o que resulta na emissão de menos pedidos. Entretanto, isso aumenta o nível de estoque e também o custo anual com sua manutenção. Um exemplo de custo de pedido é mostrado no exemplo. Exemplo: Uma empresa, a partir do ano anterior, computou todas as despesas do departamento de compras, como custo de mão de obra e encargos, materiais de escritório, aluguel das salas, correio, telefone e internet, chegando a um valor médio de R$ 18,00 por emissão de pedidos de compras. Determinar os custos que serão incorridos na obtenção de um item de estoque cuja demanda anual é de 15.000 unidades, para as seguintes políticas: a) comprar uma única vez por ano; b) comprar três vezes por ano; c) comprar 10 vezes por ano. Resposta: Custo de pedido = R$ 18,00 Custo total anual de pedidos = custo do pedido x número de pedidos durante o ano. a) comprar uma única vez por ano lote = 15.000 unidades Custo total anual de pedidos = R$ 18,00/pedido x 1 pedido/ano = R$ 18,00 28 b) comprar três vezes por ano, lote = 15.000/3 = 5.000 unidades Custo total anual de pedidos = R$ 18,00/pedido x 3 pedido/ano = R$ 54,00 c) comprar 10 vezes por ano, lote = 15.000/10 = 1.500 unidades Custo total anual de pedidos = R$ 18,00/pedido x 10 pedido/ano = R$ 180,00 Em resumo, esta tabela mostra a relação entre os custos de pedido e o estoque médio (Q/2) mantido. Tabela 1: Relação entre os custos de pedido e o estoque médio (Q/2) Nessa tabela, vemos a proporcionalidade inversa, isto é, quanto menor o estoque, maior o custo de pedido. Enquanto para um estoque médio de 7.500 unidades o custo de pedido é de R$ 18,00. Num estoque bem menor, de 750 unidades, esse custo sobe para R$ 180,00 (10 vezes mais). 8 Custo de Falta de Estoque São aqueles custos que ocorrem caso haja uma demanda por parte do cliente, ou por parte do setor de produção, por algum item em falta no estoque. Podem ocorrer dois tipos de custo de falta de estoque: custos de vendas perdidas e custos de atrasos. O primeiro ocorre quando um cliente cancela seu pedido caso o produto desejado esteja em falta, então o custo é estimado como o lucro perdido pela perda da venda. Os custos de atraso referem-se aos custos incorridos entre a data do pedido não-atendido e a data efetiva de atendimento do pedido. Eles podem ser do tipo: a. Custos administrativos e de vendas no reprocessamento do pedido. Custo de pedido (R$) Estoque médio – Quantidade comprada/2 (unidade) R$ 18,00 15.000/2 = 7.500,00 R$ 54,00 5.000/2 = 2.500,00 R$ 180,00 1.500/2 = 750,00 29 b. Custos extraordinários de transporte e manuseio, caso o suprimento deva ser realizado fora do canal normal de distribuição. A falta de estoque pode ser reduzida pela manutenção de um estoque extra, de forma cuidadosa e bastante controlada, para proteger a empresa em ocasiões em que a demanda pelo produto acabado for maior que a prevista. 9 Custos Associados à Capacidade Às vezes, é preciso alterar os níveis de produção. Nesses casos, poderá haver um aumento de custos devido a horas-extras, contratações, treinamentos, turnos-extras e demissões. Esses custos podem ser evitados nivelando a produção, ou seja, produzindo itens em período de folga para serem vendidos nos períodos de maior procura. Porém, essa situação aumenta o estoque, e consequentemente, seus custos, nos períodos de folga. 10 Custo Total de Estoque O custo total de estoque é obtido somando-se o custo de armazenagem e o custo de pedido, assim: Custo total de estoque = custo total de armazenagem + custo total de pedido O setor da empresa responsável pelo controle dos estoques tem por objetivo minimizar o custo total com estoque. Como pode ser visto no gráfico apresentado previamente, os custos de armazenagem e o de pedido têm comportamentos “opostos”. Enquanto o custo de armazenagem cresce conforme aumenta a quantidade em estoque, o custo de pedido diminui com a quantidade pedida por requisição. Portanto, diminuir um 30 custo significa aumentar o outro. Logo, é necessário balancear esses custos, isto é, encontrar o ponto ideal, ou a quantidade adequada. Esse ponto ideal é dado pela interseção das duas curvas de custo, no ponto (Q0). A curva de custo total, em formato de “U”, representa a soma das curvas de custos de armazenagem e de pedido. Como pode ser visto no gráfico, o ponto mais baixo, ou mínimo, da curva de custo total coincide com o ponto de interseção das duas curvas de custo. É esse, então, o mais baixo custo total, ou seja, a quantidade Q0 em estoque é a que incorrerá no menor custo total de estoque (C0). Gráfico 2: Curva de custo total de estoque Exemplo: Um supermercado vende um produto cuja demanda anual é de 40.000 unidades. O custo de pedido é de R$ 30,00 por pedido. Os custos anuais de estocagem são de R$ 0,30 por unidade. Calcule o custo total decorrente de manter os estoques para as quantidades adquiridas em lotes de 2.500, 2.600, 2.800, 3.000 e 3.200 unidades. Q0 C0 Custo (Valores) Quantidade Custo de pedido Custo de armazenagem Custo total 31 Resposta: Demanda atual (consumo) = 40.000 unidades. Custo de armazenagem = R$ 0,30 x Q/2 (onde Q é a quantidade a ser comprada e o estoque médio, por definição, é calculado pela quantidade comprada num intervalo de tempo dividido por 2). Para adquirir 40.000 em lotes de R$ 2.500, é preciso fazer 16 pedidos durante o ano, ou seja, 40.000/ R$ 2.500 = 16. Para R$ 2.600, é preciso fazer 15,38 pedidos; para R$ 2.800, 14,29; para R$ 3.000, 13,33 pedidos e para R$ 3.200, 12,5 pedidos. Então, calcula-se, para cada quantidade, ou lote a ser adquirido, o custo de pedidos, multiplicando-se o custo de pedido pelo número de pedidos durante o ano. O custo total é obtido pela soma dos custos de armazenagem e de pedido. Tabela 2: Custo total Quantidade comprada (por lote) Custo de Armazenagem (R$) Custo de Pedido (custo do pedido x nº de pedidos) (R$) Custo Total (R$) 2.500 0,30 x 2.500/2 = R$ 375,00 30 x 16 = R$ 480,00 375 + 480 = R$ 855,00 2.600 0,30 x 2.600/2 = R$ 390,00 30 x 15,38 = R$ 461,40 405 + 444,30 = R$ 866,40 2.800 0,30 x 2.800/2 = R$ 420,00 30 x 14,29 = R$ 428,70 420 + 428,70 = R$ 848,70 3.000 0,30 x 3.000/2 = R$ 450,00 30 x 13,33 = R$ 399,90 450 + 399,9 = R$ 849,90 3.200 0,30 x 3.200/2 = R$ 480,00 30 x 12,5 = R$ 375,00 480 + 375 = R$ 855,00 32 Conclui-se que a melhor quantidade a ser comprada por pedido é 2.800 unidades, pois apresenta o menor custo total de estoque (R$ 848,70). O gráfico ilustra o resultado do exemplo. Gráfico 3: Melhor quantidade a ser comprada por pedido Resumindo A manutenção de estoque traz vantagens à empresa, principalmente no pronto atendimento ao cliente. Mas, para isso, há um preço, ou seja, os custos decorrentes de sua manutenção. Cabe ao responsável pela gestão dos estoquesencontrar o ponto ideal, ou melhor dizendo, a quantidade a ser estocada com os custos decorrentes mais adequados para a empresa. Nas decisões sobre a gestão de estoques são utilizados os seguintes custos relacionados: da compra do item, de estocagem, de pedidos, de falta de estoque os associados à capacidade. Calcula-se o custo total anual de pedidos multiplicando o custo de cada pedido pelo número de pedidos durante o ano. O custo total de estoque é obtido pela soma do custo total de armazenagem e do custo total de pedido. Quantidade Custo de pedido Custo total Custos 848,7 2500 2600 2500 3000 3200 Custo de armazenagem 33 a 1) Julgue verdadeiro ou falso. Nas decisões sobre a gestão de estoques são utilizados os custos da compra do item, de estocagem, de pedidos, de falta de estoque os associados à capacidade. Verdadeiro ( ) Falso ( ) 2) Julgue verdadeiro ou falso. A manutenção de estoque traz vantagens à empresa, principalmente no pronto atendimento ao cliente sendo que não existem os custos decorrentes de sua manutenção. Verdadeiro ( ) Falso ( ) Atividades 34 Referências ARNOLD, J. R. T. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999. BALLOU, R.H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4. ed. Porto Alegre: Bookman, 2001. _______. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993. CAMARGO, A. S. A.; AMARANTE, F. G. C. Gestão de estoques. Florianópolis, 1999. DIAS, M. A. P. Administração de materiais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 1995. GASNIER, D. Gestão de materiais: a finalidade dos estoques. Disponível em: <http:// www.amazu.com.br/PROF%20ALAN/LOGI%8DSTICA/Aula_4_A%20finalidade_dos_ estoques.pdf>. Acesso em: 13 abr. 2017. MARTINS, P.G. et al. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2000. 35 UNIDADE 3 | NÍVEIS DE ESTOQUE 36 Unidade 3 | Níveis de Estoque O que é nível de estoque? E estoque mínimo? Você já ouviu falar em ressuprimento? 1 Controle de Nível de Estoque Controlar o nível de estoques é uma tarefa difícil e quase incerta, pois nunca se tem certeza da quantidade de itens que serão solicitados aos estoques. Para uma melhor compreensão do controle de estoque, antes vamos apresentar algumas definições: a) Estoque Mínimo: Define-se estoque mínimo como aquela quantidade mínima de itens que deve existir no estoque destinada a cobrir eventuais retardamentos no ressuprimento (como: alteração no consumo do item, atrasos no fornecimento, rejeição de item no controle de qualidade e falhas administrativas no pedido de compra), objetivando a garantia do funcionamento ininterrupto e eficiente do processo produtivo, sem o risco de faltas. O estoque mínimo é uma quantidade morta, só sendo consumida em caso de necessidade. Chamamos também de estoque de segurança. O estoque mínimo é representado por E.Mn e o estoque máximo, por E.Mx. Gráfico 4: Estoque mínimo Q T E.Mx E.Mn 37 b) Estoque Médio: O estoque médio (E.M.) é definido como o nível médio de estoque em torno do qual as operações de compra e de consumo se realizaram. O estoque médio pode ser representado com Q/2, sendo Q a quantidade que será comprada para ser consumida. Em outras palavras, o estoque médio é a quantidade comprada (Q) para ser consumida num dado intervalo de tempo (T) dividida por 2. Gráfico 5: Estoque médio c) Lote de Compra: O lote de compra é a quantidade de reposição do estoque, a partir do estoque mínimo para atingir o estoque máximo (E.Mx.). Gráfico 6: Lote de compra Q Q/2 (E.M) T Q T E.Mn Lote de compra 38 d) Estoque Médio Ajustado para Incertezas: Por definição, o estoque médio ajustado para incertezas é definido como a soma do estoque médio e do estoque de segurança (estoque mínimo), isto é: E.Ma = E. M. + E. Mn. Suponha que uma empresa mantenha 50 unidades de uma certa matéria-prima como estoque mínimo (segurança). Ela adquire periodicamente 150 unidades dessa matéria- prima para ser consumida na produção. Então, o seu estoque médio ajustado para incertezas é de 125 unidades, ou seja: E.Mª = 150/2 + 50 = 125 2 Modelos de Gráficoc de Movimentação e Estoques Podemos representar a movimentação (entradas e saídas) de um item no estoque por meio de um gráfico. a) Gráfico de Dente-de-Serra Gráfico 7: Gráfico de dente-de-serra Quantidade Tempo R ep o si çã o Consum o Consum o 180 160 140 120 100 80 60 40 20 J F M MA J J A 39 Chamamos de gráfico de dente-de-serra aquele onde se vê que o estoque iniciou na quantidade mais alta, foi sendo consumido durante determinado tempo até chegar a zero no quarto mês, como vimos. Estamos supondo que este consumo tenha sido igual e uniforme mensalmente. Quando o estoque chegou a zero, no quarto mês (abril), imediatamente foi dada entrada no estoque uma quantidade igual à inicial (180). Com isso, o estoque retornou à posição inicial. Gráfico 8: Outro exemplo de gráfico de dente-de-serra O ciclo descrito acima será sempre repetitivo e constante se: a) Não houver alteração de consumo durante um período de tempo b) Não houver esquecimento ao solicitar as compras 50 25 365 365 150 300 Dias Dias Política 1 Política 2 40 c) O fornecedor do item nunca atrasar sua entrega d) Nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade Mas a prática mostra que estas quatro condições, juntas, não ocorrem em 100% dos casos. Assumindo que estas ocorrências são normais, então, se deve criar um método com a finalidade de diminuir o risco de ficar com o estoque a zero durante algum período. b) Dente-de-Serra com Ruptura Gráfico 9: Gráfico dente-de-serra com ruptura de estoque Nesse gráfico, vemos uma situação de dente de serra com ruptura, ou seja, ocorreu alguma situação dentre as citadas que fez com que chegássemos ao estoque zero ainda sem fazer a reposição do mesmo (é uma situação faltosa). Na linha pontilhada, verifica-se que, nos meses de abril e maio, o estoque esteve a zero e então deixou de atender a uma quantidade de 40 peças (itens) que seriam consumidas nesse período. O administrador (ou controlador) de estoque tem que tentar impedir esta situação, escolhendo a melhor solução possível, ou seja, a mais econômica. Quantidade Tempo 180 160 140 120 100 80 60 40 -40 20 -20 0 J F M MA J MA J J A 41 c) Dente-de-Serra Utilizando o Estoque Mínimo Gráfico 10: Gráfico dente-de-serra com estoque mínimo Esse gráfico mostra o seguinte: se determinássemos um ponto (ou seja, uma quantidade de reserva para suportar os atrasos, as qualidades e as alterações de consumo) a probabilidade de o estoque chegar a zero seria bem menor. E, com isso, a probabilidade de não atender a produção ou ao requisitante é reduzida. Vê-se ainda nesse gráfico que o estoque que se inicia em 180 unidades seria consumido mês a mês, e quando chegasse em 40 unidades seria reposto em 140 unidades, retornando assim às 180 unidades iniciais. Essa quantidade de estoque mínimo serve como segurança para as eventualidades que por acaso ocorressem durante o prazo de entrega do material. Novamente, deve-se ter critério e bom senso para dimensionar o estoque de segurança, pois ele representa capital empatado. d) Tempo de Ressuprimento O tempo de ressuprimento (TR) é uma informação essencial para o cálculo do estoque mínimo (segurança). Ele mede o tempo decorrido entre a realização do pedido e a chegada efetiva do material aoalmoxarifado da empresa. Quantidade Tempo 180 160 140 120 100 80 60 40 20 J F M MA J J A Estoque mínimo 42 Você sabia que o tempo de ressuprimento pode ser desmembrado em três partes? Vejamos: • Emissão de Pedido: Tempo de transmissão do pedido de compra pela empresa até ele chegar ao fornecedor. • Preparação do Pedido: Tempo usado pelo fornecedor para fabricar os produtos, separá-los, emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados. • Transporte: Tempo usado para a movimentação das mercadorias entre o fornecedor e a empresa (comprador). Gráfico 11: Tempo de ressuprimento Esse tempo deve ser determinado de modo mais próximo da realidade possível. As variações ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques. Determinado item necessita de um novo suprimento quando o estoque atingiu o ponto de pedido, isto é, quando o saldo disponível estiver abaixo ou igual à determinada quantidade chamada de ponto de pedido. Tempo 180 160 140 120 100 80 60 40 20 32 TR 1 Estoque máximo 1. Emissão do pedido 2. Preparação do pedido 3. Transporte 43 e) Ponto do Pedido O Ponto de Pedido (PP) é, por definição, igual à quantidade em estoque para atender à produção, durante o tempo de ressuprimento (PP = emissão do pedido + preparação do pedido + transporte). Gráfico 12: Ponto do pedido Em suma, quando o nível de estoque for igual a PP, um novo pedido deve ser emitido. Costuma-se também considerar no cálculo do PP, o somatório dos pedidos pendentes, quer estejam em atraso ou não. Exemplos: 1) Uma peça é consumida a uma razão de 30 por mês e seu tempo de ressuprimento é de 2 meses. Qual será o ponto de pedido, uma vez que o estoque mínimo deve ser de um mês de consumo? Resposta: PP = (30 x 2) + 30 PP = 60 + 30 = 90 unidades TR T Q PP C x TR E.MN 44 Logo, quando o estoque chegar a 90 unidades, deverá ser emitido um pedido de compra para que, ao fim de 60 dias (2 meses) quando atinge o estoque mínimo, a peça chegue ao almoxarifado na quantidade comprada. Exemplo: 2) O consumo de um item é 20 unidades por mês, o tempo de reposição de 3 meses e o estoque mínimo é de 20 unidades. Qual é o ponto de pedido? Resposta: PP = 20 x 3 + 20 PP = 60 + 20 = 80 3 Regra Prática para Determinação do Estoque de Segurança Uma das mais importantes informações para a gerência do estoque numa empresa é a determinação do seu estoque mínimo. O estoque mínimo é a chave para o adequado estabelecimento do ponto de pedido. Estabelecer um estoque mínimo significa estabelecer uma margem de segurança. Aqui, duas observações devem ser feitas: a) Se essa margem for estabelecida baixa, acarretará custos de esgotamento – custos de não possuir materiais disponíveis quando necessários, gerando perda de vendas, paralisação da produção, despesas para apressar entregas; 45 b) Se essa margem for estabelecida alta, acarretará custos mortos, custos de estoque parado, em virtude da não necessidade, em momento algum, de determinada quantidade que está no estoque. O estoque mínimo ou de segurança pode ser dado pela seguinte equação: EMn = C (consumo) x K (coeficiente) Onde: E.Mn: o estoque mínimo C: consumo médio K: um coeficiente de segurança Este coeficiente de segurança é arbitrário e é proporcional ao grau de atendimento desejado para o item. Em outras palavras, quanto maior for este coeficiente menor será a probabilidade de ocorrer falta de estoque. Por exemplo: se quisermos que determinada peça tenha um grau de atendimento de 95% (K= 0,95), ou seja, queremos uma garantia de que somente em 5% das vezes o estoque desta peça esteja a zero; sabendo que para o consumo médio mensal de 125 unidades (C), o estoque mínimo será 118,75; aplicando-se a fórmula tem-se: E. Mn = 125 (consumo) x 0,95 (coeficiente) E. Mn = 118,75 Glossário Ressuprimento: Relocação de material de uma área de estocagem a granel para uma área de estocagem de material, destinado a ordens de produção e à documentação dessa relocação. 46 a 1) Julgue verdadeiro ou falso. Controlar o nível de estoques é uma tarefa difícil e quase incerta, pois nunca se tem certeza da quantidade de itens que serão solicitados aos estoques. Verdadeiro ( ) Falso ( ) 2) Julgue verdadeiro ou falso. Chamamos de gráfico de dente- de-serra aquele onde se vê que o estoque iniciou na quantidade mais baixa, foi sendo consumido durante determinado tempo até chegar a zero no segundo mês. Verdadeiro ( ) Falso ( ) Atividades 47 Referências ARNOLD, J. R. T. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999. BALLOU, R.H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4. ed. Porto Alegre: Bookman, 2001. _______. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993. CAMARGO, A. S. A.; AMARANTE, F. G. C. Gestão de estoques. Florianópolis, 1999. DIAS, M. A. P. Administração de materiais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 1995. GASNIER, D. Gestão de materiais: a finalidade dos estoques. Disponível em: <http:// www.amazu.com.br/PROF%20ALAN/LOGI%8DSTICA/Aula_4_A%20finalidade_dos_ estoques.pdf>. Acesso em: 13 abr. 2017. MARTINS, P.G. et al. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2000. Compras, Processamento de Pedidos e Controle de Estoques MÓDULO 2 49 UNIDADE 4 | CLASSIFICAÇÃO ABC 50 Unidade 4 | Classificação ABC Existem diferentes maneiras de compreender e classificar estoques. Você conhece todas elas? A Unidade 4 tem como objetivo levá-lo ao domínio deste conteúdo. 1 Conceituação Trataremos aqui de uma das formas mais usuais de examinar o estoque, ou seja, a classificação ABC. Para melhor compreender o significado da classificação ABC, vamos tomar um exemplo simples e usual. Numa agência bancária, normalmente há três grupos de correntistas: um pequeno grupo (A), ou número pequeno de correntistas, que detêm a maior parte do dinheiro, um grande grupo (C), ou um número grande de correntistas que juntos representam uma fração pouco expressiva, pois detêm pouco dinheiro no banco e um grupo intermediário (B), que não se enquadra nem em um nem no outro grupo citado acima, como mostra a figura. Figura 1: Exemplo de classificação ABC A B C 51 É claro que o banco não dispensa o mesmo tratamento aos três grupos de clientes. Dentre esses grupos, há um deles que merece um tratamento especial: o primeiro grupo, pois dele depende a sobrevivência da instituição financeira. O grupo B (intermediário) recebe um tratamento também intermediário e quanto aos componentes do grupo C, às vezes, chegam a ter suas contas encerradas. No caso da administração de estoques, a classificação ABC de produtos é um importante instrumento, pois permite identificar os itens que justificam atenção e tratamento adequados à sua administração. Obtém-se a classificação ABC pela ordenação dos itens conforme a sua importância relativa. Verifica-se, portanto, que uma vez obtida a sequência dos itens, disso resulta imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de gestão administrativas, conforme a importância dos itens. Tem sido usada na administração de estoques para a definição de políticas de vendas, estabelecendo prioridades para a programação de compras e uma série de outros problemas usuais na empresa. Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, a classificação ABC podeser definida da seguinte maneira: Aos itens mais importantes de todos, segundo a ótica do valor ou da quantidade, dá-se a denominação itens classe A, aos intermediários, itens classe B, e aos menos importantes, itens classe C. 52 Figura 2: Ordenação dos itens pela importância relativa Cada classe de itens vai merecer um tipo de tratamento: • Classe A: esse grupo de itens deve ser tratado com atenção muito especial pela administração. • Classe B: grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e C. • Classe C: refere-se ao grupo de itens menos importantes em relação aos demais produtos, os quais recebem menos atenção da administração. Alguns fatores afetam a importância de um item. Para exemplificar os tipos de tratamento que os itens merecerão, temos: - Tratamento diferenciado na armazenagem. Os itens do grupo A vão merecer maior atenção e cuidado na armazenagem. Aqueles itens que geram maior retorno devem estar mais disponíveis que os demais. - Custos de falta de material para a produção de determinado item. Os materiais considerados como grupo A merecem tratamento administrativo preferencial, ou seja, a falta de um material classificado nesse grupo é muito mais impactante e tem repercussões mais relevantes na produção. - Projetos de armazenagem devem considerar a disposição primordial para itens mais importantes. Sem desprezar os demais, é claro, um bom projeto de armazenagem deve levar em conta a melhor disposição para alocação dos itens do grupo A. O manuseio dos itens desse grupo não pode ser atrapalhado pela posição dos itens dos outros grupos. Classe A: itens mais importantes Classe B: itens de importância intermediaria Classe C: itens menos importantes 53 Em Termos de Movimentação de Estoques: Não existe uma forma totalmente aceita para determinar o percentual de itens que pertencem à classe A, B ou C. Os itens A são os mais significativos, podendo representar algo entre 35 e 70% do valor movimentado dos estoques, os itens B variam de 10 a 45%, e os itens C representam o restante. Em Termos do Número de Itens: A experiência mostra que poucos itens, de 10 a 20% do total, são da classe A, enquanto grande quantidade, em torno de 50%, são da classe C e 30% a 40% são da classe B. e Em resumo, a análise ABC consiste na verificação dos itens de estoque, em certo espaço de tempo do consumo e em valor monetário ou quantidade, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância. Um economista italiano chamado Pareto foi o primeiro a analisar o fenômeno da classificação ABC, de que, a grosso modo, 20% dos itens participam em 80% dos recursos. Então, a classificação ABC, na verdade, é baseada no conceito da “Lei de Pareto”, também conhecida por relação 80/20. A aplicação dessa relação ocorre em diversos casos de administração de materiais na indústria e na análise mercadológica de marketing. No caso específico da administração da linha de produtos no varejo, a relação 80/20 tem o seguinte enunciado: “80% dos resultados vêm de 20% dos produtos; analogamente, 20% dos resultados vêm de 80% dos produtos”, como mostra o gráfico. Gráfico 12: 20% dos itens participam em 80% dos recursos 100Recursos Itens 20 80 20 80 100 54 Seguindo esse raciocínio, os produtos classificados como “A” representam os 20% dos produtos que geram 80% dos resultados; os produtos classificados como “B” e “C” representam os 80% dos produtos que geram 20% dos resultados. O estudo constante dessa relação permite aos comerciantes gerenciar a relação entre os produtos, dando atenção especial àqueles que efetivamente trazem resultados ao negócio, para que continuem a trazê-los. Os produtos classificados como “B” devem ser passíveis de estudo para que possam sair dessa posição de intermediários, utilizando ferramentas de marketing, para gerar melhores resultados para a organização. Os produtos classificados como “C” são passíveis de análise para a possibilidade de substituição, uma vez que, volumosos em quantidade, trazem poucos resultados à loja. Assim, podem ser colocadas novas mercadorias na linha de produtos em substituição aos produtos “C”, visando incrementar os resultados do negócio, melhorando a lucratividade, as vendas por m², etc. O varejo tem um determinado espaço disponível na loja para oferecer produtos a seus clientes. O objetivo principal é ocupar esse espaço com mercadorias que atendam às necessidades dos clientes e que tragam o máximo de resultado para a empresa. Assim, a substituição constante de produtos classificados como “C” por outros com um maior potencial de resultados poderá dar à loja uma dinâmica positiva aos olhos do cliente, tenderá a melhorar a ocupação do espaço disponível para exposição de produtos e, principalmente, tenderá a incrementar os resultados globais do negócio. Por outro lado, como esses produtos trazem proporcionalmente pouco resultado para a organização, a substituição planejada dos itens da classe “C”, não afetará de forma negativa os resultados globais. e A boa administração da relação entre os produtos, espelhada na classificação ABC, é uma das principais fontes de resultados para o varejo e uma das principais funções do gerenciamento de produtos. 55 2 Confecção da Curva ABC Antes de estabelecer uma política de estoques, os produtos devem ser classificados conforme seus requisitos, usando a classificação ABC. Na prática, não há uma regra rígida para a classificação ABC e seus percentuais, que podem variar de empresa para empresa. O exemplo da curva do gráfico mostra que no grupo A encontram-se + ou – 20% dos itens que respondem por + ou – 65% do faturamento da empresa. Os do grupo B representam em torno de 30% dos itens, cujo faturamento estaria por volta dos 25%. Finalmente, o grupo C contém os 50% dos itens restantes, mas que respondem por apenas 10% do faturamento. Gráfico 13: Percentual do valor de consumo anual 3 Aplicações da Classificação ABC O primeiro exemplo refere-se à utilização do faturamento para a classificação ABC. 1) Uma certa empresa industrial, com fábrica em São Paulo, envia seus produtos para 20 municípios paulistas. O faturamento mensal da indústria é visto na tabela. A B CPercentual do Valor de consumo Anual % Número de Itens 56 Tabela 3: Faturamento médio mensal, segundo municípios (R$ 10³) Determinar quais são os municípios que formam as classes A, B e C. Resolução: 1. Ordenam-se os municípios por ordem de faturamento. 2. Calcula-se o faturamento total dos municípios. 3. Calcula-se a participação relativa do faturamento do município no total do faturamento. Por exemplo, a participação de Campinas no total é de: 4. Somam-se as porcentagens relativas para obter a porcentagem acumulada. 5. Calculam-se as frequências acumuladas do número de ordem. Para Campinas é: 1/20 x 100 = 5% Para Sumaré, temos: 11/20 x 100 = 55% Região de Campinas 177,04 Região de Araraquara 53,60 Campinas 79,04 Araraquara 25,23 Limeira 39,99 São Carlos 23,23 Americana 24,52 Matão 2,73 Rio Claro 13,11 Descalvado 2,41 Sumaré 12,14 Região S. J. Rio Preto 55,32 Valinhos 5,83 S. J. Rio Preto 42,44 Cosmópolis 2,41 Votuporanga 6,22 Região de Ribeirão Preto 85,56 Jales 4,59 Ribeirão Preto 57,89 Tanabi 2,07 Franca 27,67 Região de Barretos 8,69 Região de Bauru 42,23 Barretos 8,69 Bauru 42,23 Região de Catanduva 8,67 57 Agora, para se determinar os pontos de corte A e B e entre B e C não existe uma regra absoluta. Cada profissional utiliza uma regra prática própria que se apoia no bom senso e na experiência. Uma regra prática para escolher o ponto de transição entre as classes A e B é observaras porcentagens acumuladas do faturamento na sequência, parando quando houver mudança clara no grau de participação. Por exemplo, observou- se na tabela que a partir do item 6, as porcentagens são menores que 9%. Então, podemos considerar como classe A os municípios de 1 a 5. Assim, cerca de 60,68% do faturamento total da indústria é representado por 5 municípios, ou seja, 25% do número de municípios. Do item 10 em diante, as porcentagens mudam, caindo abaixo de 5%. Podemos considerar então esse ponto como transição entre as classes B e C. Ou seja, os municípios de 6 a 9 serão considerados classe B e, daí para diante, classe C. Essa última, no exemplo tem 11 municípios, ou seja 55% do total de municípios, mas equivale a apenas 100,0 – 84,02 = 15,98% do faturamento total. Observamos então que a empresa pode se concentrar em 45% dos municípios, se der atenção especial às classes A e B. Mas, com isso, cobrirá apenas 84% do faturamento da empresa. Tabela 4: Ordenação dos municípios, segundo a ordem decrescente de faturamento (Exemplo de classificação ABC) Nº ordem Município Frequência acumulada % Faturamento Mensal (R$ 1.000,00) % Faturamento % Acumulada 1 Campinas 5 R$ 79,04 18,33 18,33 2 Ribeirão Preto 10 R$ 57,89 13,43 31,76 3 S. J. Rio Preto 15 R$ 42,44 9,84 41,61 4 Bauru 20 R$ 42,23 9,80 51,40 5 Limeira 25 R$ 39,99 9,28 60,68 6 Franca 30 R$ 27,67 6,42 67,10 7 Araraquara 35 R$ 25,23 5,85 72,95 8 Americana 40 R$ 24,52 5,69 78,64 9 São Carlos 45 R$ 23,23 5,39 84,02 10 Rio Claro 50 R$ 13,11 3,04 87,07 11 Sumaré 55 R$ 12,14 2,82 89,88 12 Barretos 60 R$ 8,69 2,02 91,90 13 Catanduva 65 R$ 8,67 2,01 93,91 58 Outro exemplo: 2) Calculando o valor monetário consumido por cada item, tem-se: Tabela 5: Calculando o valor monetário consumido por item 14 Votuporanga 70 R$ 6,22 1,44 95,35 15 Valinhos 75 R$ 5,83 5,83 96,70 16 Jales 80 R$ 4,59 1,06 97,77 17 Matão 85 R$ 2,73 0,63 98,40 18 Cosmópolis 90 R$ 2,41 0,56 98,96 19 Descalvado 95 R$ 2,41 0,56 99,52 20 Tanabi 100 R$ 2,07 0,48 100,00 TOTAL R$ 431,11 100,00 Item Consumo (unidades/ ano) (A) Custo (R$/ unidade) (B) (A) x (B) Custo Total (R$/ unidade) 1 450 R$ 2,35 450 x R$ 2,35 R$ 1.057,50 2 23.590 R$ 0,45 23.590 x R$ 0,45 R$ 10.615,50 3 12.025 R$ 2,05 12.025 x R$ 2,05 R$ 24.651,25 4 670 R$ 3,60 670 x R$ 3,60 R$ 2.412,00 5 25 R$ 150,00 25 x R$ 150,00 R$ 3.750,00 6 6.540 R$ 0,80 6.540 x R$ 0,80 R$ 5.232,00 7 2.460 R$ 12,00 2.460 x R$ 12,00 R$ 29.520,00 8 3.480 R$ 2,60 3.480 x R$ 2,60 R$ 9.048,00 9 1.250 R$ 0,08 1.250 x R$ 0,08 R$ 100,00 10 4.020 R$ 0,50 4.020 x R$ 0,50 R$ 2.010,00 11 1.890 R$ 2,75 1.890 x R$ 2,75 R$ 5.197,50 12 680 R$ 3,90 680 x R$ 3,90 R$ 2.652,00 13 345 R$ 6,80 345 x R$ 6,80 R$ 2.346,00 14 9.870 R$ 0,75 9.870 x R$ 0,75 R$ 7.402,50 15 5.680 R$ 0,35 5.680 x R$ 0,35 R$ 1.988,00 TOTAL 72.950 R$ 107.982,25 59 Organizando os itens por ordem decrescente do valor consumido durante o período e calculando os percentuais de cada um dos itens em relação ao total, obtém-se: Tabela 6: Calculando os percentuais dos itens em relação ao total *A última coluna refere-se à participação de cada item no total de número de itens. Analisando a tabela, vemos que os três primeiros itens representam 60% dos gastos totais e estes três itens juntos correspondem a 20% do número de itens em análise (6,66% x 3 = 19,98). Conclui-se, então, que 20% dos itens são responsáveis por 60% dos gastos. Se julgarmos que, na tabela, a proporção para a classificação ABC é de 20/25/55, isso significa dizer que os itens que serão classificados em A são aqueles que juntos representam 20% dos itens (os primeiros na ordem decrescente), os classificados em B são os que juntos representam 25% dos itens (o grupo que vem logo após o primeiro na ordem decrescente) e os classificados em C os que juntos representam 55% dos itens (o último grupo na ordem decrescente). Item Consumo (unidades/ ano) Custo (R$/ unidade) Percentual Percentual acumulado Frequência* 7 2.460 R$ 29.520,00 27,34 27,34 6,66 3 12.025 R$ 24.651,25 22,83 50,17 6,66 2 23.590 R$ 10.615,50 9,83 60,00 6,66 8 3.480 R$ 9.048,00 8,38 68,38 6,66 14 9.870 R$ 7.402,50 6,86 75,23 6,66 6 6.540 R$ 5.232,00 4,85 80,08 6,66 11 1.890 R$ 5.197,50 4,81 84,89 6,66 5 25 R$ 3.750,00 3,47 88,36 6,66 12 680 R$ 2.652,00 2,36 90,82 6,66 4 670 R$ 2.412,00 2,23 93,05 6,66 13 345 R$ 2.346,00 2,17 95,23 6,66 10 4.020 R$ 2.010,00 1,86 97,09 6,66 15 5.680 R$ 1.988,00 1,84 98,93 6,66 1 450 R$ 1.057,50 0,98 99,91 6,66 9 1.250 R$ 100,00 0,09 100,00 6,66 TOTAL 72.950 R$ 107.982,25 100,00 100,00 60 Tabela 7: Proporção para a classificação ABC No nosso exemplo, podemos concluir que 20% (19,98%) dos itens são da classe A e representam 60% dos gastos, 26,64% dos itens são da classe B e representam aproximadamente 25% dos gastos (84,89% – 60,00% = 24,89%) e 53,28% dos itens são da classe C e resultam em cerca de 15% dos gastos (R$ 100 – 84,89 = 15,11). Observe- se que as contas entre parênteses representam a diferença do percentual acumulado e o percentual da classe. Item Custo (R$/ unidade) Percentual Percentual acumulado Frequência Frequência acumulado Classes 7 R$ 29.520,00 27,34 27,34 6,66 A3 R$ 24.651,25 22,83 50,17 6,66 2 R$ 10.615,50 9,83 60,00 6,66 19,98 8 R$ 9.048,00 8,38 68,38 6,66 B 14 R$ 7.402,50 6,86 75,23 6,66 6 R$ 5.232,00 4,85 80,08 6,66 11 R$ 5.197,50 4,81 84,89 6,66 26,64 5 R$ 3.750,00 3,47 88,36 6,66 C 12 R$ 2.652,00 2,36 90,82 6,66 4 R$ 2.412,00 2,23 93,05 6,66 13 R$ 2.346,00 2,17 95,23 6,66 10 R$ 2.010,00 1,86 97,09 6,66 15 R$ 1.988,00 1,84 98,93 6,66 1 R$ 1.057,50 0,98 99,91 6,66 9 R$ 100,00 0,09 100,00 6,66 53,28 TOTAL R$ 107.982,25 100,00 100,00 61 a 1) Julgue verdadeiro ou falso. A classe A é o grupo de itens que deve ser tratado com atenção muito especial pela administração. Verdadeiro ( ) Falso ( ) 2) Julgue verdadeiro ou falso. A classe B refere-se ao grupo de itens menos importantes em relação aos demais produtos, os quais recebem menos atenção da administração. Verdadeiro ( ) Falso ( ) Atividades 62 Referências ARNOLD, J. R. T. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999. BALLOU, R.H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4. ed. Porto Alegre: Bookman, 2001. _______. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993. CAMARGO, A. S. A.; AMARANTE, F. G. C. Gestão de estoques. Florianópolis, 1999. DIAS, M. A. P. Administração de materiais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 1995. GASNIER, D. Gestão de materiais: a finalidade dos estoques. Disponível em: <http:// www.amazu.com.br/PROF%20ALAN/LOGI%8DSTICA/Aula_4_A%20finalidade_dos_ estoques.pdf>. Acesso em: 13 abr. 2017. MARTINS, P.G. et al. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2000. 63 UNIDADE 5 | LOTE ECONÔMICO DE COMPRA (LEC) E DE PRODUÇÃO (LEP) 64 Unidade 5 | Lote Econômico de Compra (LEC) e de Produção (LEP) De que forma a organização do estoque pode interferir nas relações com os clientes? Você já pensou sobre esse assunto? 1 Introdução, Conceituação e Representação Gráfica A decisão de estocar é básica em qualquer momento. Ao tomar a decisão tem que se considerar: 1) É econômico estocar o item? 2) É interessante estocar um item indicado como antieconômico somente para satisfazer um cliente (por questões de melhora no relacionamento)? Resposta à Questão 1: não é econômico estocar um item se isso excede o custo decomprá-lo ou produzi-lo, de acordo com as necessidades. Resposta à Questão 2: é uma decisão difícil, pois, para prestar melhor serviço ao cliente, talvez seja preciso fazer estoques antieconômicos. Problema: O tempo necessário para comprar e/ou fabricar pode ser maior do que ele deseja esperar. A decisão é então tomada item por item, sobre o custo de fabricação na base de pedido por pedido. Então: Quanto deve ser comprado de cada vez? Temos que verificar os custos para então responder a esta questão. Como vimos, há tipos de custo que afetam a decisão: há custos que aumentam se a quantidade do material pedido aumenta, são os custos de armazenagem, ou os custos de se manter em estoque. E, por outro lado, há aqueles 65 custos que diminuem à medida que a quantidade do material pedido aumenta, são os custos por pedido. Estes custos diminuem em função da distribuição dos custos fixos por quantidades maiores. O custo total é então o somatório dos custos de armazenagem com os custos de pedido. O ponto no gráfico identificado como Lote Econômico de Compra - LEC seria o ponto ideal da aquisição, ou da compra do lote, aquele ponto de encontro dos custos e onde a curva de custo total tem seu valor mais baixo. Gráfico 14: Lote Econômico de Compra - LEC 2 O Lote Econômico de Compra O Lote Econômico de Compra – LEC deve ser a quantidade que justamente balanceia os custos de armazenagem e de pedido. Para ilustrar o conceito, suponhamos que a empresa Made Ltda vende um produto cuja demanda anual é de 40.000 unidades. O custo de emissão de um pedido de compra, também chamado de custo de obtenção, é de R$ 30,00 por pedido. Os custos anuais de manutenção dos estoques são de R$ 0,30 por unidade. Calcular o custo total (CT) decorrente de manter os estoques para lotes (Q) de 2.500, 2.600, 2.700, 2.800, 2.900, 3.000, 3.100 e 3.200 unidades. $ QuantidadeLEC Custo de pedido Custo de armazenagem Custo Total 66 Solução: C = 40.000 Ca = custos de armazenagem = R$ 0,30 x Q/2 Cp = custos de pedido = R$ 30,00 x D/Q = 30 x 40.000/Q Esta tabela mostra os custos de armazenagem, de pedido e o custo total para cada um dos lotes solicitados no exemplo: Tabela 8: Custos de armazenagem, de pedido e custo total para cada lote O lote econômico consiste em encontrar qual desses lotes, ou algum intermediário, é o mais adequado. Precisamos determinar o Q mínimo, ou o lote mínimo. Para isso, podemos substituir vários valores de Q até achar o CT mínimo. No exemplo acima, nota-se que o lote mais econômico é 2.800. Isto é, se a empresa adquirir lotes de 2.800 unidades terá o custo mais baixo somando-se o custo de armazenagem (manutenção de estoques) com o custo do pedido. LOTE (Q) Custo de Aquisição (CA) Custo do Pedido (CP) Custo Total (CT) 2.500 0,3 x 2.500/2 = 375 30 x 40.000/2.500 = 480,00 375 + 480,00 = 855,00 2.600 0,3 x 2.600/2 = 390 30 x 40.000/2.600 = 461,54 390 + 461,54 = 851,54 2.700 0,3 x 2.700/2 = 405 30 x 40.000/2.700 = 444,44 405 + 444,44 = 849,44 2.800 0,3 x 2.800/2 = 420 30 x 40.000/2.800 = 428,57 420 + 428,57 = 848,57 2.900 0,3 x 2.900/2 = 435 30 x 40.000/2.900 = 413,79 435 + 413,79 = 850,00 3.000 0,3 x 3.000/2 = 450 30 x 40.000/3.000 = 400,00 450 + 400,00 = 850,00 3.100 0,3 x 3.100/2 = 465 30 x 40.000/3.100 = 387,10 465 + 387,10 = 852,10 3.200 0,3 x 3.200/2 = 480 30 x 40.000/3.200 = 375,00 480 + 375,00 = 855,00 67 3 Lote Econômico de Fabricação (LEF) O LEF é semelhante ao LEC. A diferença é que no LEC todo o lote é entregue de uma só vez e nada é consumido enquanto o lote está sendo entregue. Aplica-se o LEF no caso de uma empresa que fabrica internamente seus itens ou peças ou componentes que serão usados em outra parte do processo produtivo. Quadro 3: diferença entre LEC e LEF Como vimos no item anterior, quando a empresa compra o componente de outra, ela procura um lote (Q) adequado de compra, considerando as despesas com a armazenagem para este lote, na sua empresa, e os custos (= custos de pedido, custos de obtenção) para a própria compra do lote. Quando é a própria empresa que fabrica os seus componentes, os lotes relativos a estes podem até ser menor, pois poderão ser consumidos à medida que vão sendo fabricados. Mas não podem ser tão pequenos a ponto de inviabilizarem a produção dos mesmos, em função da subutilização dos equipamentos. No caso do LEF podemos considerar 3 casos: 1º. A velocidade (V) com que a peça é fabricada (também chamada de cadência de fabricação ou taxa de produção) é maior do que o Consumo (C), ou a demanda, do setor produtivo do produto final, ou seja, V > C. Nesse caso, significa dizer que há um acúmulo de peças fabricadas e justifica-se o lote de fabricação. LEC LEF • Empresa A: fabrica bolsas • Empresa B: fabrica o zíper para a Bolsa • A empresa A compra da Empresa B o zíper para utilizar na fabricação da bolsa • Empresa A: fabrica bolsas • Empresa A: fabrica o zíper para a Bolsa • A empresa A, ao invés de comprar, ela mesma fabrica o zíper. 68 Exemplo: Uma peça é estampada numa prensa a uma velocidade de 500 unidades/ hora. Essa mesma peça é utilizada na montagem do produto final em um outro processo produtivo onde a sua demanda é de 10 unidades/hora. Qual deve ser a programação da prensa e o lote de fabricação? Se 1 hora de prensa atende 50 horas de demanda do outro processo produtivo, temos que: 500/10 = 50 Decisão da empresa: a prensa pode ser operada sem parar e produzir um lote grande. A partir disso, ela para e fabrica outra estampa. Exemplo: 5 horas X 500 = 2.500 peças. Com isso, o outro processo produtivo terá matéria prima por 250 horas sem parar. 2º. V = C, significa dizer que a velocidade com que a peça é fabricada é igual ao consumo da mesma no outro setor produtivo. Nesse caso, não há acúmulo de peças produzidas e não há sentido em se falar de lote de fabricação. No mesmo exemplo seria: velocidade de fabricação = 500 unidades/hora e consumo da peça fabricada = 500 unidades/hora. Nesse caso, a prensa se tornaria um equipamento dedicado e produziria uma única peça para atender o outro setor produtivo. 69 3º. V < C, nessa situação, a velocidade com que a peça é fabricada é menor que a velocidade com que é consumida, portanto, não há formação de lote de fabricação. Ao contrário: a empresa deve comprar de terceiros a peça que será utilizada na montagem do produto final. V sendo menor que C, a empresa deve comprar de terceiros a diferença entre C – V. 4 Lote Econômico sob Desconto Há situações em que se podem obter descontos no preço de pedido de determinado produto. Pode ocorrer também que o fornecedor ofereça descontos no preço unitário, de acordo com um aumento da quantidade comprada. A empresa deve então determinar o que é mais econômico: adquirir quantidades de produtos maiores que o lote de compra, obtendo assim uma redução no preço, ou comprar a quantidade determinada pelo lote independente de qualquer nível de desconto. 70 5 Lote Econômico sob Restrição de Investimentos em Estoque Os modelos de lote econômico vistos até o momento baseavam-se em uma disponibilidade ilimitada de recursos financeiros, ou seja, para qualquer quantidade, independentemente do valor total, a compra seria efetuada. Porém, há situação em que existe limitação financeira, logo o lote econômico deve ser colocado de maneira adequada a essa situação. 71 a 1) Julgue verdadeiro ou falso. O custo total é então o somatório dos custos de armazenagem com os custos de pedido. Verdadeiro( ) Falso ( ) 2) Julgue verdadeiro ou falso. O Lote Econômico de Fabricação – LEF deve ser a quantidade que justamente balanceia os custos de armazenagem e de pedido. Verdadeiro ( ) Falso ( ) Atividades 72 Referências ARNOLD, J. R. T. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999. BALLOU, R.H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4. ed. Porto Alegre: Bookman, 2001. _______. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993. CAMARGO, A. S. A.; AMARANTE, F. G. C. Gestão de estoques. Florianópolis, 1999. DIAS, M. A. P. Administração de materiais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 1995. GASNIER, D. Gestão de materiais: a finalidade dos estoques. Disponível em: <http:// www.amazu.com.br/PROF%20ALAN/LOGI%8DSTICA/Aula_4_A%20finalidade_dos_ estoques.pdf>. Acesso em: 13 abr. 2017. MARTINS, P.G. et al. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2000. 73 UNIDADE 6 | SISTEMAS DE CONTROLE DE ESTOQUES 74 Unidade 6 | Sistemas de Controle de Estoques Além de serem identificados, classificados e mantidos, os estoques também precisam ser controlados. Nesta Unidade 6, veremos algumas rotinas e procedimentos adequados a isso. 1 Introdução É importante que haja algum método para determinar quando a quantidade de um item atingiu o ponto de pedido, sem afetar o processo produtivo da empresa e sem aumentar os custos. A definição do quanto e quando fica clara ao aplicar o método do Lote Econômico de Compra, porém, nos tempos atuais, o quanto não é tão importante assim. A maioria das grandes empresas tem enfatizado o “quando” repor o estoque. Existem sistemas de controle de estoques que apresentam, com certo grau de precisão, os volumes a serem adquiridos para determinado tempo de produção. Vejamos alguns deles. 2 Sistemas de Duas Gavetas Dentre os sistemas de controle de estoques, destaca-se o sistema de duas gavetas. É um método simples e bastante recomendável, principalmente em setores como o de revenda de autopeças e no comércio varejista de pequeno porte. Imagine duas caixas: A e B, conforme a figura. 75 Figura 3: Sistemas de duas gavetas O estoque é armazenado nessas duas caixas (ou gavetas). A caixa A tem uma quantidade de material suficiente para atender ao consumo durante o tempo de reposição, mais o estoque de segurança. A caixa B tem um estoque equivalente ao consumo previsto no período. Os pedidos de material que chegam são atendidos pelo estoque da caixa B. Quando a caixa esvazia, conforme mostra a figura, isso indica que deverá ser providenciado outro pedido de compra. Para não faltar, passa-se a atender os pedidos pelo estoque da caixa A. Figura 4: Sistemas de duas gavetas caixa B vazia Nesse intervalo de tempo, deverá ser recebido o material comprado quando a caixa B foi a “zero” (esvaziou). Deve-se então completar o nível de estoque da caixa A e complementar a caixa B. Volta-se então a consumir o estoque da caixa B. Figura 5: Sistemas de duas gavetas com estoque da caixa B parcialmente reposto A vantagem do método de duas gavetas é a redução do processo burocrático de reposição do material. Caixa A Caixa B Caixa A Caixa B (vazia) Caixa A (estoque reposto) Caixa B (estoque parcialmente reposto) 76 3 Sistema dos Máximos-Mínimos (Quantidades Fixas) Nesse sistema, a reposição de um determinado item é feita quando seu estoque atinge um nível pré-determinado. A quantidade a ser pedida é fixa, pois aqui é considerada a mais econômica. Porém, os períodos de reposição são variáveis, isto é, em função do consumo do item na empresa a reposição pode ocorrer depois de três meses, por exemplo, e no período seguinte, o mesmo consumo ocorre em quatro ou cinco meses, e assim por diante. Gráfico 15: Sistema dos máximos-mínimos (quantidades fixas) Nesse gráfico, podemos identificar todos os níveis de estoque e concluir que o Ponto de Pedido – PP e o lote de compra Q são fixos e constantes. Mas as reposições são realizadas em períodos variáveis, sempre acontecendo quando o nível de estoque alcança o ponto de pedido. O cálculo do ponto de pedido é em função do consumo médio e do tempo de reposição do item pelo fornecedor, assim: PP = consumo médio x tempo de reposição + E. Mn A vantagem desse método é uma razoável automatização do processo de reposição. J F M A AJ PP JM Quantidade Estoque máximo Estoque mínimo Tempo 77 4 Sistema das Revisões Periódicas (Datas Fixas) Para determinados itens de estoque é mais recomendada a utilização do sistema de revisão periódica ou intervalo padrão, ou ainda, datas fixas. Nesse sistema, depois de decorrido um intervalo de tempo pré-estabelecido, por exemplo, três meses, um novo pedido de compra para um certo item de estoque é emitido, como pode ser observado no gráfico. Gráfico 16: Sistema das revisões periódicas (datas fixas) Para determinar o quanto deve ser comprado no dia da emissão do pedido, verifica- se a quantidade disponível em estoque, comprando-se o que falta para atingir um estoque máximo, também previamente determinado. Considera-se aqui também um estoque mínimo ou de segurança, que deve ser dimensionado de forma que previna o consumo acima do normal e os atrasos de entrega durante o período de revisão e tempo de reposição. Nesse sistema, o período de revisão é fixo, mas permite que a quantidade do pedido varie. Assim, a quantidade disponível em estoque mais a quantidade pedida deve ser suficiente para durar até que a próxima remessa seja recebida. Temos, então: Q (quantidade a ser pedida) = estoque máximo – estoque atual A dificuldade desse método é a determinação do período entre as revisões. Para isso, sugere-se analisar alguns aspectos, como: • Pequeno período de tempo entre as revisões acarreta estoque médio alto e, como consequência, aumenta os custos de estocagem. • Grande período de tempo entre as revisões acarreta baixo estoque médio, mas, em consequência, gera aumento no custo de pedido e risco de ruptura. J F M A AJJM Quantidade Estoque máximo Estoque mínimo Tempo RevisãoRevisãoRevisão 78 Gráfico 17: Exemplo de gráfico com cálculos de custos Para minimizar esses riscos, devem ser calculadas revisões para cada material ou grupo de material estocado, de acordo com os objetivos operacionais e financeiros da empresa. 5 Sistema de Planejamento das Necessidades de Materiais (MRP) Um dos sistemas de planejamento e controle de materiais mais divulgados é o Materials Requirement Planning (MRP) ou Planejamento das Necessidades de Materiais. O MRP é uma técnica que determina as necessidades de compras de material que serão utilizados na fabricação de um determinado produto. Esse sistema apresenta, com bastante precisão, os volumes a serem comprados de material para determinado período. O controle da atividade de compras e de produção utiliza o MRP para decidir pela compra ou fabricação de itens específicos. 28 26 24 22 20 18 18,2 20,8 17,1 17,0 17,0 17,9 19,2 20,9 23,0 23,4 23,4 22,9 22,7 26,8 28,0 24,7 24,6 24,6 24,3 23,7 23,8 23,7 22,7 22,6 23,123,1 23,3 24,3 23,7 16 Em R ea is p o r to ne la d a Média 00/01 Média 03/04 Média 01/02 Mai Jul Set Nov Jan Mar Jun Ago Out Dez Fev Abr 79 Como funciona? A partir da lista de materiais e em função de uma demanda pelo material dentro da empresa, o MRP (sistema computacional) calcula as quantidades necessárias na produção e verifica se há
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