Assistente Administrativo

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Assistente 
Administrativo
2ª Edição
OPORTUNIDADE
SEJA UM EMPREENDEDOR
GESTÃO 
FINANCEIRA
CURSO A DISTÂNCIA
Ficha técnica
Governador do Distrito Federal
RODRIGO ROLLEMBERG
 
Secretário de Estado do Trabalho, 
Desenvolvimento Social, Mulheres, Igualdade 
Racial e Direitos Humanos do Distrito Federal  
ANTÔNIO GUTEMBERG GOMES DE SOUZA
 
Secretário Adjunto do Trabalho 
THIAGO JARJOUR
 
Subsecretário de Atendimento ao Trabalhador 
e Empregador 
ANTÔNIO VIEIRA PAIVA
 
Coordenador de Qualificação Profissional
GERSON VICENTE DE PAULA JUNIOR
 
Equipe Técnica da Coordenação de 
Qualificação Profissional
TALITA ALENCAR DE ALMEIDA DA SILVA – 
Assessora da Coordenação de Qualificação 
Profissional
 
ALISSON ANANIAS LOPES – Diretor de 
Planejamento e Estratégias de Qualificação.
 
ALBERTINA SOLINO EVELIN – Gerência de 
Planejamento.
 
DÉBORA JEANE DE OLIVEIRA BATISTA – 
Diretora de Gestão de Programas e Projetos 
de Qualificação.
 
CARLA NUNES SOUSA DE LIMA – Gerente 
de Capacitação para o Empreendedor.
 
Programa Qualifica Mais Brasília
É um Programa de Qualificação social e 
profissional que se destina a promover ações 
de qualificação aos trabalhadores e/ou 
empreendedores do Distrito Federal, visando 
potencializar as competências e habilidades 
deste público para atender as exigências 
apresentadas pelo mundo do trabalho.
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Sumário
MÓDULO 1: APRESENTAÇÕES CONCEITUAIS ....................................................... 5
1.1 Responsabilidades no apoio administrativo ........................................................ 5
1.2 O que faz um o profissional de apoio na área administrativa ............................. 6
1.3 O que é uma empresa .......................................................................................... 12
1.4 O que é pessoa física e pessoa jurídica ............................................................. 14
1.5 Oque é um organograma ..................................................................................... 15
1.6 O que é um fluxograma........................................................................................ 17
1.7 Para que serve um fluxograma ........................................................................... 17
1.8 O que é um cronograma ...................................................................................... 19
1.9 Para que serve um cronograma .......................................................................... 19
MÓDULO 2: EQUIPAMENTOS ............................................................................. 23
2.1 Uso do telefone .................................................................................................... 24
2.2 Regras básicas ao telefone ................................................................................. 24
2.3 Utilização do aparelho de xerox .......................................................................... 25
2.4 O que é o fax ......................................................................................................... 26
2.5 Qual é a importância do arquivo ......................................................................... 27
2.6 Uso da máquina de calcular ................................................................................ 28
2.7 O que é um microcomputador ............................................................................. 28
2.8 Componentes de um microcomputador ............................................................. 29
MÓDULO 3: PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS ........................................................ 31
3.1 Para que serve um arquivo .................................................................................. 31
3.2 Recomendações úteis sobre arquivamento ....................................................... 32
3.3 Métodos de arquivamento................................................................................... 33
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MÓDULO 4: EXECUÇÕES ADMINISTRATIVAS ..................................................... 35
4.1 Cheque .................................................................................................................. 36
4.2 Nota promissória ................................................................................................. 36
4.3 Recibo ................................................................................................................... 37
4.4 Nota fiscal ............................................................................................................ 37
4.5 Fatura e Duplicata ................................................................................................ 37
4.6 Rotina administrativa da fatura / duplicata ....................................................... 37
4.7 Correspondências ................................................................................................ 38
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................................ 40
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
MÓDULO 1: APRESENTAÇÕES CONCEITUAIS
1.1 Responsabilidades no apoio administrativo
O profissional que atua na área de auxiliar/assistente administrativo terá como 
responsabilidades de atuação nas áreas:
 Agente administrativo;
 Assistente de administração;
 Assistente de controlador de orçamento;
 Assistente de controle administrativo;
 Assistente de escritório;
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
 Assistente de faturamento;
 Assistente de finanças;
 Assistente do setor de firmas e procurações;
 Assistente técnico; 
 Assistente técnico administrativo;
 Encarregado de departamento de pessoal;
 Encarregado de pessoal.
Atividades:
Executam serviços de apoio nas áreas de recursos humanos, administração, 
finanças e logística; atendem fornecedores e clientes, fornecendo e recebendo 
informações sobre produtos e serviços; tratam de documentos variados, cumprindo 
todo o procedimento necessário referente aos mesmos. 
Atuam na concessão de microcrédito a microempresários, atendendo clientes em 
campo e nas agências, prospectando clientes nas comunidades.
1.2 O que faz um o profissional de apoio na área administrativa
Os profissionais que atuam como auxiliar/assistente administrativo trabalham nos 
mais variados ramos de atividades públicas ou privadas. 
São empregados com carteira e se organizam em equipe, tendo supervisão 
ocasional. O ambiente de trabalho é fechado e o horário é diurno. 
A categoria de “auxiliares” foi extinta nos órgãos públicos e suas funções são 
realizadas pelos assistentes administrativos. 
Já no caso da área privada, a categoria de “auxiliares e ajudantes” parece estar 
em processo de extinção e suas funções sendo incorporadas pelos assistentes ou 
pelos estagiários. 
Os agentes de microcrédito atuam junto às comunidades, em ambientes abertos.
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
Para o acesso às ocupações dessa família ocupacional, requer-se o ensino médio 
completo, curso básico de qualificação de até duzentas horas-aula e um a dois 
anos de experiência profissional. 
A(s) ocupação(ões) elencada(s) nesta família ocupacional demanda formação 
profissional para efeitos do cálculo do número de aprendizes a serem contratados 
pelos estabelecimentos, nos termos do artigo 429 da Consolidação das Leis do 
Trabalho - CLT, exceto os casos previstos no art. 10 do decreto 5. 598/2005, conforme 
a Classificação Brasileira de Ocupações do Ministério do Trabalho e Emprego.
Dentre as funções desempenhadas pelo profissional auxiliar/assistente 
administrativo, estão:
A  - TRATARDOCUMENTOS
A.1 Registrar a entrada e saída de documentos
A.2 Conferir notas fiscais, faturas de pagamentos e boletos
A.3 Triar documentos
A.4 Distribuir documentos
A.5 Conferir dados e datas
A.6 Verificar documentos
A.7 Identificar irregularidades nos documentos
A.8 Conferir cálculos
A.9 Submeter pareceres
A.10 Classificar documentos
A.11 Arquivar documentos
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
B  - PREENCHER DOCUMENTOS
B.1 Digitar textos e planilhas
B.2 Preencher formulários
B.3 Preparar minutas
B.4 Redigir escrituras de compra e venda
B.5 Registrar óbitos, casamentos e nascimentos
B.6 Emitir certificados e apólices
B.7 Averbar transferências de propriedades
B.8 Digitar notas de lançamentos contábeis
B.9 Emitir cartas convite nos processos de compras e serviços
B.10 Preencher propostas de endosso e renovações de seguros em geral
C  - PREPARAR RELATÓRIOS, FORMULÁRIOS E PLANILHAS
C.1 Coletar dados
C.2 Verificar índices econômicos e financeiros
C.3 Elaborar planilhas de cálculos
C.4 Elaborar organogramas, fluxogramas e cronogramas
C.5 Efetuar cálculos
C.6 Redigir atas
C.7 Elaborar correspondência
C.8 Dar apoio operacional para elaboração de manuais técnicos
C.9 Emitir notificações
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
D  - ACOMPANHAR PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
D.1 Verificar prazos estabelecidos
D.2 Localizar processos
D.3 Acompanhar notificações de não conformidade
D.4 Encaminhar protocolos internos
D.5 Atualizar cadastro
D.6 Atualizar dados de planejamento
D.7 Convalidar publicação de atos
D.8 Cadastrar avisos de sinistro
D.9 Expedir ofícios e memorandos
D.10 Apurar veracidade das informações colhidas em campo
D.11 Conferir bens dados em garantia
D.12 Realizar pesquisa cadastral
D.13 Definir condições de crédito (valor, prazo, garantia)
D.14 Participar do comitê de crédito
D.15 Solicitar negativação do CPF (SPC, Serasa etc.)
E  - ATENDER CLIENTES
E.1 Fornecer informações sobre produtos e serviços
E.2 Identificar natureza das solicitações dos clientes
E.3 Atender fornecedores
E.4 Registrar reclamações dos clientes
E.5 Receber clientes
E.6 Identificar perfil do cliente
E.7 Esclarecer dúvidas
E.8 Solicitar documentos
E.9 Coletar referências pessoais
E.10 Fazer levantamento socioeconômico do cliente
E.11 Realizar reuniões com clientes (proposta, concessão, cobrança)
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
E.12 Capacitar clientes
E.13 Renegociar dívida
E.14 Analisar viabilidade econômico-financeira do empreendimento
F  - EXECUTAR ROTINAS DE APOIO NA ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
F.1 Executar procedimentos de recrutamento e seleção
F.2 Executar rotinas de admissão de pessoal
F.3 Executar rotinas de demissão de pessoal
F.4 Dar suporte administrativo à área de treinamento
F.5 Orientar funcionários sobre direitos e deveres
F.6 Controlar frequência dos funcionários
F.7 Auxiliar na elaboração da folha de pagamento
F.8 Controlar recepção e distribuição de benefícios (vale transporte etc.)
F.9 Atualizar dados dos funcionários
F.10 Capacitar pessoal
G  - PRESTAR APOIO LOGÍSTICO
G.1 Controlar material de expediente
G.2 Levantar a necessidade de material
G.3 Requisitar materiais
G.4 Solicitar compra de material
G.5 Conferir material solicitado
G.6 Providenciar devolução de material fora de especificação
G.7 Distribuir material de expediente
G.8 Controlar expedição de malotes e recebimentos
G.9 Controlar execução de serviços gerais (limpeza, transporte, vigilância)
G.10 Pesquisar preços
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
H  - PROSPECTAR CLIENTES
H.1 Mapear área de atuação
H.2 Estabelecer roteiro de visitas
H.3 Identificar parceiros na comunidade
H.4 Visitar órgãos e instituições
H.5 Visitar comunidade (comércio, serviços, residências)
H.6 Programar eventos
H.7 Organizar eventos
H.8 Divulgar programa de microcrédito
H.9 Ministrar palestras informativas
H.10 Elaborar listas de clientes potenciais
H.11 Contratar clientes em potencial (telemarketing)
I  - ACOMPANHAR DESEMPENHO DO EMPREENDIMENTO
I.1 Verificar destinação do crédito
I.2 Orientar procedimentos de gestão
I.3 Realizar cobrança preventiva
I.4 Cobrar parcelas vencidas
I.5 Propor renovação de crédito
Z  - DEMONSTRAR COMPETÊNCIAS PESSOAIS
Z.1 Demonstrar iniciativa
Z.2 Trabalhar em equipe
Z.3 Demonstrar flexibilidade
Z.4 Demonstrar capacidade de adaptação de linguagem
Z.5 Demonstrar capacidade de negociação
Z.6 Demonstrar capacidade de empatia
Z.7 Demonstrar capacidade de observação
Z.8 Demonstrar persistência
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
Z.9 Demonstrar facilidade de comunicação
Z.10 Transmitir credibilidade
Z.11 Contornar situações adversas
Z.12 Demonstrar criatividade
Z.13 Demonstrar autocontrole
Referenciais de acordo com a CBO/TEM (2010)
1.3 O que é uma empresa
De acordo com Lemos Jr. (2008, p. 21), historicamente, o termo empresa teve seu 
surgimento no Código Comercial Francês do século XIX, ao referir-se ao contrato 
de empresa ou fornecimento de serviços, dentro da matéria de competência dos 
tribunais de comércio. 
Porém, somente por meio do Código Civil italiano que a empresa foi escolhida sob o 
manto do empresário, do estabelecimento e da atividade, contrapondo-se à teoria 
dos atos de comércio, até então em vigor, mas que já não garantia o comércio em 
evolução.
Tamanha evolução pode ser vista em todas as esferas e setores que produzem 
mercado no mundo. Seja produto, seja serviço, seja venda.
De acordo com Bulgarelli (1995, p. 28), a empresa se expressa através de três 
conceitos básicos: O empresário, o estabelecimento e a atividade.
O empresário possui consciência do cargo da sociedade de sua atividade. Contudo, 
muitas vezes, exala-a durante o momento em que há uma rigorosa fiscalização 
do Estado para alguma espécie de estimulação fiscal ou do mesmo modo para o 
livramento dos pagamentos de ordem tributária.
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
Já sabemos que os favorecimentos possuem a finalidade de agilizar a atividade 
empresarial que é avaliada para o grupo. Benefício, se a intento da constituição 
é fomentar a economia, os empresários prestadores de ocupação merecem 
tratamento social, como exercem esses intentos que a Lei visa implantar.
Somos aptos a executar a semelhança ou a interpretação extensiva para aumentar 
os favorecimentos aos empresários prestadores de serviço. 
A afinidade e a interpretação extensiva estão bem próximas, sendo que a inicial 
incide em um “processo por intermédio do qual se elucida a maneira da repreensão 
e intenção de todo ordenamento jurídico a ampliar-se atrás dos eventos 
expressamente regulamentados”.
Ora, não seriam as empresas prestadoras de serviços, autores econômicos tais como 
são os negócios praticantes de atuações comerciais estreitas? A característica 
trivial a ambas é de extraordinários administradores econômicos, o que delibera a 
vastidão dos favorecimentos de uma para outra.
Se preferirmos utilizar o começo da isonomia, somos competentes em invocar 
a abertura geral pelo qual uma propriedade jurídica só é fidedigna a grau 
desenvolvimento de todos os indivíduos daquela classe que se encontrem na mesma 
quadra material: todos os empresários são autores econômicos, por consecutivo, 
todos aqueles que apertam eficácia econômica organizada de forma empresarial 
estão competentes a comunicar dos mesmos melhoramentos.
Art. 966. Considera-se empresário quem exerceprofissional-
mente atividade econômica organizada para a produção ou a 
circulação de bens ou de serviços.
Parágrafo único. Não se considera empresário quem exerce 
profissão intelectual, de natureza científica, literária ou artística, 
ainda com o concurso de auxiliares ou colaboradores, salvo se o 
exercício da profissão constituir elemento de empresa. 
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
Tal definição serve tanto para o empresário individual quanto para o empresário 
coletivo (por força do art. 982 CC). 
Já referente ao estabelecimento, fica claro que a constituição de uma empresa torna 
sua estrutura ou seu estabelecimento o endereço, a localização física de onde se 
localizar.
Finalizando, a atividade é a área de atuação que o empresário, por meio do seu 
estabelecimento, desenvolve sua comercialização.
1.4 O que é pessoa física e pessoa jurídica
Noronha e Bicca (2006, p. 67) dizem que em definição de pessoa física e Jurídica é 
necessário primeiro definir pessoa. 
Persona era a palavra utilizada no latim para designar as máscaras utilizadas no teatro. 
Daí provém personalidade, que é uma aptidão genérica para adquirir direitos e contrair 
obrigações. 
A pessoa física é o ser humano, levando-o em consideração como ser sujeito de 
obrigações e direitos. Já a pessoa jurídica é uma junção de pessoas naturais ou de 
patrimônio tendo em vista a obtenção de certos fins, todavia, tem que ser reconhecida 
pela norma e está sujeita a direitos e obrigações.
Lisboa (2008, p. 49) define pessoa física como pessoa sendo o ser humano, pouco 
importando sua idade ou origem, tem inicio da sua existência a partir do nascimento. 
O mesmo autor em (2008, p. 63) define pessoa jurídica como toda entidade constituída de 
forma solene pela vontade de pessoas físicas ou jurídicas, com personalidade e patrimônio 
próprios, cuja finalidade encontra-se prevista em sua ata constitutiva.
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
Uma vez definidos as pessoas no cenário do ambiente de trabalho, apresentar-se-á a seguir 
as funções de trabalhos que um assistente administrativo deverá ter.
1.5 Oque é um organograma
De acordo com Daychoum (2007, p.188), a definição de organograma é um 
gráfico que representa a estrutura forma de uma organização. Os organogramas 
mostram como estão dispostos os órgãos ou setores, a hierarquia e as relações de 
comunicação existentes entre eles.
Quanto mais alto for o cargo disposto, maior é a sua abrangência de atividade.
A seguir apresentaremos duas estruturas de organogramas exemplificados por 
Daychoum (2007, p. 191), as estruturas funcional e projetizada.
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
DAYCHOUM (2007, p. 191) – Estrutura Funcional.
Na estrutura funcional, a hierarquia é definida onde cada funcionário tem um 
superior bem definido. Os membros da equipe são agrupados por especialidade. 
DAYCHOUM (2007, p. 191) – Estrutura Funcional.
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
Já na estrutura projetizada, os membros das equipes frequentemente trabalham 
juntos, num mesmo local físico. Neste tipo de estrutura, a maioria dos recursos 
da organização está envolvida em projetos, e os gerentes de projetos têm grande 
autoridade e independência.
Uma vez definido organograma, apresentar-se-á a seguir a definição de fluxograma 
que um assistente administrativo deverá ter.
1.6 O que é um fluxograma
De acordo com Brassard (1996, p. 9), o estudo de um fluxograma possibilita a 
identificação de eventuais lapsos, que são uma potencial fonte de problemas.
Uma vez definido o fluxograma, apresentar-se-á a seguir a aplicabilidade de 
fluxograma que um assistente administrativo deverá ter.
1.7 Para que serve um fluxograma
De acordo com Vergueiro (2002, p. 53), o fluxograma é um instrumento gráfico 
bastante utilizado na área de Organização e Método. 
Nesse campo, destina-se, de uma maneira geral, ao estudo das rotinas 
administrativas, visando permitir a identificação da real necessidade de cada 
uma delas e as implicações decorrentes de sua alteração sob o ponto de vista 
de melhoria da qualidade do serviço ou produto.
Tal definição tem aplicabilidade nos serviços administrativos executados pelos 
auxiliares/assistentes administrativos nos quais são realizadas tarefas, gerando 
produtos ou serviços pelo uso de determinado método de aplicabilidade. 
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
Confira algumas funções:
 Selecionar os problemas a serem comparados e estabelecer uma ordem de 
prioridades para sua análise;
 Selecionar padrão de comparação;
 Colocar a cronologia de execução;
 Aplicar variáveis em categorias determinadas;
 Comparar dados;
 Listar categorias definindo os níveis de importância.
A seguir, apresentaremos um modelo de fluxograma aplicado para função 
administrativa.
Vergueiro (2002, p. 54) - Fluxograma
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
Tal recurso tem rotina de denominação, podendo ser chamado de gráfico de 
procedimentos, processos, fluxos de pessoas, documentos. Possuindo diversos 
formatos e modelos.
Para desenvolvimento de um fluxograma, é importante seguir passos de elaboração.
1.8 O que é um cronograma
Conforme Panitz (2003, p. 94), o cronograma é o identificador de execução de fases 
de um determinado projeto ou serviço.
1.9 Para que serve um cronograma
Orth (2009, p. 18) apresenta a aplicabilidade do cronograma em um projeto, quando 
há a necessidade de se desenvolver algo novo.
Assim, a indicação no tempo de cada fase, etapa ou atividade tem validade. 
Neste definidor de aplicabilidade profissional contam todas as etapas de trabalho 
que devem estar definidos como marcos de finalizações que mensuram e controlam 
o andamento do projeto/serviço.
Definir um cronograma poderá ser de forma gerencial, não precisando atrelar a tal 
definição uma agenda extensa. 
A programação do cronograma poderá ser realizada por hora, por dia, por semana, 
por mês e por ano. Depende da função exercida pelo profissional auxiliar/assistente 
administrativo.
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
Um exemplo básico de cronograma:
Mês Atividades Duração Início Término Pendências 
Janeiro
Fevereiro
Março
Abril
Junho
Julho
Agosto
Setembro
Outubro
Novembro
Dezembro
De acordo com a tabela acima, pode-se definir prazos iniciais e finais, início das 
execuções, metas de finalizações, adicionar pendências de períodos não concluídos 
e ainda minimizar ou maximizar o tempo de exemplo.
De acordo com Tenório (2005, p. 44), a definição de cronograma está explicita na 
afirmação de que relacionar as atividades a serem executadas e o tempo previsto 
para sua realização é uma forma de executar. Em termos gerenciais, isso permite 
que se faça um esforço no sentido de:
 Identificar as atividades e o tempo necessário para sua execução;
 Estimar o tempo em face dos recursos disponíveis;
 Analisar a possibilidade de superpor atividades, executando-as em paralelo; 
e
 Verificar a dependência entre as atividades.
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
QUADRO SINÓPTICO – MÓDULO I
1.1 Responsabilidades no apoio 
administrativo
O profissional que atua na área de auxiliar/as-
sistente administrativo terá como responsabili-
dades de atuação nas áreas Agente adminis-
trativo, Assistente de administração, Assistente 
de controlador de orçamento, Assistente de 
controle administrativo, Assistente de escritó-
rio, Assistente de faturamento, Assistentede fi-
nanças - exclusive no serviço público, Assisten-
te do setor de firmas e procurações, Assistente 
técnico - no serviço público, Assistente técnico 
administrativo, Encarregado de departamento 
de pessoal, Encarregado de pessoal: Execu-
tam serviços de apoio nas áreas de recursos 
humanos, administração, finanças e logística; 
atendem fornecedores e clientes, fornecendo e 
recebendo informações sobre produtos e servi-
ços; tratam de documentos variados, cumprin-
do todo o procedimento necessário referente 
aos mesmos. 
Atuam na concessão de microcrédito a micro-
empresários, atendendo clientes em campo e 
nas agências, prospectando clientes nas co-
munidades.
1.2 O que faz um o profissional de 
apoio na área administrativa?
Já no caso da área privada, a categoria de “au-
xiliares e ajudantes” parece estar em processo 
de extinção e suas funções sendo incorpora-
das pelos assistentes ou pelos estagiários.
1.3 O que é uma empresa? De acordo com Lemos Jr. (2008, p. 21), his-
toricamente, o termo empresa teve seu surgi-
mento no Código Comercial Francês do século 
XIX, aoreferir-se ao contrato de empresa ou 
fornecimento de serviços, dentro da matéria de 
competência dos tribunais de comércio. 
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MÓDULO 1: Apresentações Conceituais
1.4 O que é pessoa física e pessoa 
jurídica?
A pessoa física é o ser humano, levando-o em 
consideração como ser sujeito de obrigações 
e direitos. Já a pessoa jurídica é uma junção 
de pessoas naturais ou de patrimônio tendo 
em vista a obtenção de certos fins, todavia, tem 
que ser reconhecida pela norma e está sujeita 
a direitos e obrigações.
1.5 O que é um organograma? De acordo com Daychoum (2007, p.188), a de-
finição de organograma é um gráfico que re-
presenta a estrutura forma de uma organiza-
ção. Os organogramas mostram como estão 
dispostos os órgãos ou setores, a hierarquia e 
as relações de comunicação existentes entre 
eles.
1.6 O que é um fluxograma? De acordo com Brassard (1996, p. 9), o estudo 
de um fluxograma possibilita a identificação de 
eventuais lapsos, que são uma potencial fonte 
de problemas.
1.7 Para que serve um fluxograma? Nesse campo, destina-se, de uma maneira 
geral, ao estudo das rotinas administrativas, 
visando permitir a identificação da real neces-
sidade de cada uma delas e as implicações 
decorrentes de sua alteração sob o ponto de 
vista de melhoria da qualidade do serviço ou 
produto.
1.8 O que é um cronograma? Conforme Panitz (2003, p. 94).o cronograma é 
o identificador de execução de fases de um de-
terminado projeto ou serviço.
1.9 Para que serve um cronograma? Definir um cronograma poderá ser de forma 
gerencial, não precisando atrelar a tal definição 
uma agenda extensa. 
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MÓDULO 2: Equipamentos
MÓDULO 2: EQUIPAMENTOS
Conforme foi apresentado anteriormente no módulo 1, o assistente administrativo 
trabalha nos mais variados ramos de atividades públicas ou privadas. São 
empregados com carteira e se organizam em equipe, tendo supervisão ocasional. 
Como recursos de trabalho, destacam-se:
Recursos de Informática 
Máquina de calcular 
Legislação e manuais 
Material de escritório 
Internet 
Fax 
Telefone 
Agenda 
Cartão De Identificação 
Material Promocional 
Referenciais de acordo com a CBO/MTE (2010)
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MÓDULO 2: Equipamentos
A seguir, apresentaremos algumas funcionalidades e aplicações de recursos de 
trabalho no cotidiano do assistente administrativo.
2.1 Uso do telefone
De acordo com Linkemer (1999, p. 69), o telefone existe há muito tempo, mas, como 
toda a tecnologia moderna, agora faz coisas que antes consideradas do domínio da 
ficção científica.
O telefone é um aspecto tão importante de sua habilidade de se comunicar 
com eficiência que já é hora de respeitá-lo como ele merece.
2.2 Regras básicas ao telefone
De acordo com o mesmo autor a hora dos telefonemas é como nenhuma outra. É 
uma hora consumida, tragada e muitas vezes desperdiçada.
Yanger (2009, p.131) diz que o telefone é uma segunda escolha. A primeira é 
o atendimento pessoal.
O telefone tem a vantagem de possibilitar um feedback instantâneo, tanto na 
informação receptiva, quanto na informação ativa. 
Sempre que um auxiliar/assistente administrativo for entrar em contato com um 
cliente, deverá manter a regra de abordagem:
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MÓDULO 2: Equipamentos
1. Abordagem
 Criando uma frase inicial eficiente;
 Apresentando-se;
 Explique em seguida à razão do seu telefonema;
 Chame a pessoa pelo nome;
 Descreva-se sucintamente, a razão pela qual ligou;
 Diga claramente o que deseja no seu contato;
 Estabeleça um intercâmbio com a pessoa sem jogar muita conversa fora;
 Crie uma frase de despedida memorável e pertinente;
 Preocupe-se se gasta cinco, dez ou mais minutos confraternizando ao 
telefone. Lembre-se que tempo é precioso.
2. Tome notas de seu telefone, arquivando o contato.
3. Anote o tempo que cada ligação tomou.
4. Tenha um plano de ação para o próximo contato.
5. Considere a ideia de utilizar dos recursos e acessórios do telefone para que possa 
ter mobilidade em tarefas conjuntas.
2.3 Utilização do aparelho de xerox
Xerox é uma máquina copiadora que tem função de reproduzir cópias de um 
documento original. A utilização é simples. 
Para que o auxiliar tenha conhecimento de leitura instrucional para manusear o 
aparelho. 
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MÓDULO 2: Equipamentos
É importante ressaltar que a manutenção deverá ser realizada apenas por 
profissionais treinados para troca e reposição de acessórios.
Para que o auxiliar possa fazer 
a utilização do equipamento, 
basta ligar, esperar o tempo de 
aquecimento e escolher o número 
de cópias que irá reproduzir.
A utilização por parte do 
assistente administrativo faz 
parte da rotina laboral, uma vez 
que o manuseio de documentos 
compõe as funcionalidades que 
estão expressas na sua rotina de 
trabalho.
2.4 O que é o fax
O fax (forma abreviada de fac-simile) é uma ferramenta decomunicação que serve para a 
transmissão de dados, documentos e comunicação.
É aproveitado para a transferência de mensagens urgentes e para o envio acelerado de 
documentos, de cuja informação há premência, quando não há condições deenvio do 
documento por meio eletrônico. Quando indispensável o original, ele segueem seguida 
pela via e na forma de praxe. Correio ou Malote.
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MÓDULO 2: Equipamentos
Importante que a utilização de tal ferramenta deverá 
ser realizada apenas em casos de urgência na troca 
da informação e é importante que ao receber um 
comunicado, documento ou até mesmo memorando, 
que os mesmos sejam copiados para preservação da 
documentação, visto que o papel do fax é suscetível à 
deterioração em curto prazo.
2.5 Qual é a importância do arquivo
De acordo com Schellenbere (1973), arquivo não se apresenta com precisão, alguns 
teóricos afirmam ter surgido na Grécia Antiga, outros defendem que o termo precede 
de achivum, palavra de origem latina, que significa guarda de documento.
Schellenbere (1973) definiu arquivo como correspondendo aos antigos 
documentos dos quais essencialmente se ocupou e elaborou princípios para 
seu tratamento aplicáveis particularmente entre ele, definição voltada para o 
estágio ainda monumental da instituição.
A difusão do conteúdo e da informação toma a nova mentalidade do processo 
administrativo como necessidade de abordar a importância dos arquivos nas 
tomadas de decisões para desenvolvimento em contexto administrativo.
Para Paes (1997, p. 16), o arquivo representa uma “Acumulação ordenada dos 
documentos, em suamaioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no 
curso de suas atividades e preservados para consecução de seus objetivos, visando 
à utilidade que poderão oferecer no futuro”.
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MÓDULO 2: Equipamentos
2.6 Uso da máquina de calcular
A máquina de calcular é utilizada para desenvolver confirmações de custos e 
orçamentos dentro do processo laboral de um assistente administrativo.
Por meio dela, é possível prover cálculos com exatidão.
2.7 O que é um microcomputador
Microcomputador é o conjunto de duas definições: Hardware e Software, onde 
o hardware é toda estrutura física do seu equipamento (Placas) e software toda 
estrutura lógicas (programas).
Os microcomputadores podem ser:
Onde os Mainframes são computadores de alta performance, sendo utilizados 
como armazenadores de uma grande qualidade de dados.
Os Desktops – Computadores estruturais de armazenamento de informações 
profissionais e pessoais. Eles são a maioria no mercado de consumo.
Os notebooks – Computadores compactos portáteis com configurações similares 
aos desktops, tendo a vantagem da mobilidade.
Os netbooks – Computadores portáteis com performance inferiores aos desktops 
e notebooks, mas com funcionalidades que atendem perfeitamente o consumidor 
corporativo e doméstico.
Os assistentes administrativos trabalham na maioria das vezes em computadores 
desktops em seus departamentos e em algumas empresas ainda contam com um 
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MÓDULO 2: Equipamentos
computador MainFrame como auxiliar de arquivamento de dados. 
De acordo com Horstmann (2004, p.20), a flexibilidade de um computador é um 
fenômeno bastante surpreendente. A mesma máquina pode contratar acesso a 
ambientes compartilhados e ambientes seguros.
2.8 Componentes de um microcomputador
Entre os componentes de um computador, destacamos em Hardware:
 Monitor 
 Teclado
 Mouse
 Caixa de som
 Microfone
 Estabilizados
 No-Break
 Gabinete
 Impressoras
E os softwares:
 Programas de instalação de hardware
 Programas de instalação de auxilio administrativo
 Programas como editor de texto, editos de apresentações, editor de 
planilhas, entre outros.
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MÓDULO 2: Equipamentos
QUADRO SINÓPTICO
2.1 Uso do telefone O uso do telefone é totalmente funcional para 
o assistente administrativo. Muitos contatos 
e muitas pendências são solucionadas por 
meio do telefone.
2.2 Regras básicas ao telefone - Atenção: com as informações passadas é 
primordial para que o assistente administra-
tivo.
- Triar assuntos;
- Objetividade;
- Rapidez
- Ética.
2.3 Utilização do aparelho deXerox - O manuseio da copiadora é simples. É im-
portante que o assistente administrativo saiba 
utilizar a máquina copiadora para reprodução 
de documentos.
2.4 O que é o fax? - Aparelho que facilita a distribuição da infor-
mação.
2.5 Qual é a importância do arquivo? - Armazenamento de informações
2.6 Uso da máquina de calcular - Para orçamentos e exatidão de números.
2.7 O que é um microcomputador? - Máquina composta por Hardware e Softwa-
re.
2.8 Componentes de um 
microcomputador
- Monitor
- Teclado
- Mouse
- Caixa de Som
- Microfone
- Estabilizados
-No-Break
- Gabinete
- Impressoras
- Programas
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MÓDULO 3: Práticas Administrativas
MÓDULO 3: PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS
3.1 Para que serve um arquivo
O arquivo serve para catalogar e classificar os documentos administrativos.
Um departamento organizado poderá auxiliar o desenvolvimento das atividades 
laborais do assistente administrativo no seu local de trabalho.
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MÓDULO 3: Práticas Administrativas
3.2 Recomendações úteis sobre arquivamento
De acordo com Sousa (2003), a falta de classificação nos arquivos causa diversos 
problemas na administração pública brasileira. 
O mesmo autor aponta que a ausência de transferência e recolhimento de documentos 
é relacionada ao conceito de ciclo de vida dos documentos que, na verdade, não 
encontra respaldo nos princípios arquivísticos apesar de ser amplamente aceito 
pelos autores de manuais de tratamento de arquivo.
A organização de arquivo remete à organização da seção de trabalho, bem 
como da facilidade de instituir o acesso à documentação destinada aos 
procedimentos administrativos relacionados à atividade laboral do assistente.
A utilização de arquivos faz com que a promoção de acesso aos conteúdos 
transforma os manuais para a organização de arquivos por meio de índices para 
facilitar o acesso aos conteúdos.
De acordo com Fonseca (2005, p.10), a falta de percepção das relações 
interdisciplinares entre essas duas áreas do conhecimento é instigante, na medida 
em que tais relações parecem bastante óbvias, quando se identifica a informação 
como elemento centro do conjunto de objetos de que ambas se ocupam.
Para armazenar os arquivos, é necessário que seja realizado em local adequado, 
viabilizando o armazenamento de tudo que é produzido.
Silvino Filho (1995, p. 2) mostra que por meio do levantamento da produção 
documental, tabela de temporalidade e plano de destinação de documentos é possível 
desenvolver uma organização documental que deriva as atividades administrativas 
setoriais, fazendo assim, com que os profissionais da área administrativa tenham 
seus trabalhos facilitados pela organização da seção de documentação.
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MÓDULO 3: Práticas Administrativas
3.3 Métodos de arquivamento
Para que departamento administrativo funcione de acordo com as necessidades 
setoriais, os assistentes administrativos deverão saber preservar o processo 
de arquivamento, facilitando assim o acesso às informações e documentações 
armazenadas. 
A seguir apresentaremos os métodos de arquivamentos executados por assistentes 
administrativos:
 Arquivo da documentação;
 Classificação alfabética;
 Classificação da documentação;
 Método cronológico;
 Método de arquivamento por assunto;
 Método de arquivamento por nome;
 Método geográfico;
 Método numérico comum ou ordinário;
 Método numérico duplex;
 Métodos de arquivamento;
 Microfilmagem;
 Recebimento da documentação;
 Registro da documentação;
 Regras de Classificação alfabética para nomes de empresas;·.
 Regras de classificação alfabética para Nomes de Pessoas.
No próximo módulo serão apresentadas as técnicas administrativas na prática do 
assistente administrativo.
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MÓDULO 3: Práticas Administrativas
QUADRO SINÓPTICO
3.1 Para que serve um arquivo? Arquivo serve para catalogar e classificar os 
documentos administrativos.
3.2 Recomendações úteis sobre arqui-
vamento
Arquivo remete à organização da seção de 
trabalho bem como da facilidade de instituir o 
acesso à documentação destinada aos pro-
cedimentos administrativos relacionados à 
atividade laboral do assistente.
3.3 Métodos de arquivamento - Arquivo da documentação;
- Classificação alfabética;
- Classificação da documentação;
- Método cronológico;
- Método de arquivamento por assunto;
- Método de arquivamento por nome;
- Método geográfico;
- Método numérico comum ou ordinário;
- Método numérico duplex;
- Métodos de arquivamento;
- Microfilmagem;
- Recebimento da documentação;
- Registro da documentação;
- Regras de Classificação alfabética para 
nomes de empresas;
- Regras de classificação alfabética para 
Nomes de Pessoas.
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MÓDULO 4: Execuções Administrativas
MÓDULO 4: EXECUÇÕES ADMINISTRATIVAS
As técnicas (execuções) administrativas, de acordocom Trangtenberg (2005, 
p.110), derivam as transferências rápidas. Tal importância cada vez mais ampla no 
contexto administrativo. 
Os assistentes administrativos se revestem de práticas administrativas condensadas 
as técnicas e desenvolvem o processo laboral conforme as especificações já 
ensinadas durante o presente curso.
Assim, a seguir, apresentar-se-á técnicas comerciais desempenhadas por 
assistentes administrativos como contemplação de sua atividade laboral.
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MÓDULO 4: Execuções Administrativas
4.1 Cheque
De acordo com Azevedo (2008, p.96), cheque é uma ordem de pagamento, em 
dinheiro e à vista, sacada contra bancos ou instituições financeiras, de quantia 
determinada, e razão de provisão de fundos que o emitente possui junto ao sacado.
O assistente administrativo que trabalha como chefe de seções pode ser encarregado 
de efetuar pagamentos. 
Os mesmos podem decorrer por meio de cheques. Como é um instrumento 
garantidor de crédito e de fácil circulação, desempenha função econômica, 
reduzindo os problemas com o constante deslocamento da moeda e tornando 
possível a obtenção do crédito, por meio de mecanismo bem simples, o que facilita 
a rotina administrativa.
4.2 Nota promissória
Dentro das rotinas administrativas, o assistente também poderá fazer emissão e 
pagamento de notas promissórias.
As notas promissórias, de acordo com Azevedo (2008, p. 88), são promessas 
de pagamento, isto é, compromisso solene e escrito, pelo qual alguém se 
obriga a pagar a outrem certa soma em dinheiro.
Desta forma, é possível no caso do assistente administrativo, fazer pagamentos no 
setor financeiro ou executar garantias de recebimentos.
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MÓDULO 4: Execuções Administrativas
4.3 Recibo
Azevedo (2008, p. 28) diz que a apresentação de documentos denominada de recibo 
pode ser paga de acordo com a quantia acordada.
Por meio do recibo, o assistente administrativo poderá expedir pagamento de 
serviços e produtos ou até mesmo efetuar pagamentos de recibos apresentados.
4.4 Nota fiscal
De acordo com Costa (2007, p. 703), a nota fiscal é emitida sempre que há saída de 
produtos ou serviços. 
Assim, o assistente administrativo trabalha também com a expedição de notas 
fiscais e conferências de emissões.
4.5 Fatura e Duplicata
De acordo com Costa (2007, p. 383), a duplicata é um título de crédito causal e à 
ordem, que pode ser criada no ato da extração da fatura, para circulação como efeito 
comercial, decorrente da compra e venda mercantil ou da prestação de serviços. Já 
a fatura representa a nota de venda. 
Ambos podem ser expedidos pelo assistente administrativo que trabalha com 
faturamento da empresa.
4.6 Rotina administrativa da fatura / duplicata
Quando um cliente efetua uma compra, imediatamente é realizada a emissão da 
compra com toda especificação dos itens comprados, o mesmo acontece quando 
há solicitação de serviços. 
A fatura é apresentada com os valores de cada item. Assim, é apresentado no ato 
da compra o demonstrativo dos itens comprados com valores unitários e totais. O 
mesmo acontece com a especificação de serviços.
Ao final da compra, se a mesma não for paga de imediato pelas modalidades de 
aceite apresentadas no mercado, poderá ser apresentada uma duplicada a ser paga 
em momento posterior. 
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MÓDULO 4: Execuções Administrativas
4.7 Correspondências
De acordo com Almeida (1999), segue abaixo meios de elaboração de 
correspondências administrativas:
 Memorando: é um tipo de correspondência interna trocada entre chefes ou 
pessoas do mesmo setor de forma burocrática.
 Carta: para elaboração de uma carta administrativa, é necessário que o 
remetente desenvolva um texto conciso, claro, objetivando o tema ao qual 
o conteúdo da carta se propõe, deixando o destinatário ciente de todas as 
informações. Cada parágrafo deverá abordar um assunto para não confundir 
a recepção das informações.
 Circular: é reproduzida em inúmeras cópias. Podendo ser copiada. Seu 
objetivo é acessar com a informação preterida o maior número de pessoas 
ligadas e acessíveis a tais informações.
 Requerimento: é utilizado para solicitar algo de ordem público. É uma forma 
comercial de pedir deferimento para assuntos específicos de forma objetiva.
 Declaração: é realização de forma interna e externa, tendo como objetivo 
comunicar a quem interessar da veracidade da afirmação.
 Ofício: é um tipo de correspondência externa destinada a órgãos oficiais ou 
equiparados.
 Procuração: atende a substituição de tarefas e apresentações, podendo ser 
restrito ou irrestrito.
 Comunicação interna: funciona com notificações em ambientes internos 
atendendo aos funcionários de um departamento ou uma empresa.
 Relatório: exprime a apresentação da execução de metas e objetivos 
cumpridos. 
 Aviso: notificação e lembrete informativo.
 Edital: apresentação formal de parâmetros desenvolvidos no ambiente 
interno ou externo da empresa.
 Certidão: emissão de atestado.
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MÓDULO 4: Execuções Administrativas
 Instrução: informativo operacional de desenvolvimento de um serviço ou 
produto para o público de acesso ao departamento administrativo.
 Telegrama: é utilizado em pequena escola para atingir a entrega da 
informação de forma bem objetiva. Sua escrita requer descrição sucinta.
 Ata: descreve procedimentos e ações vinculadas a reuniões agendadas.
QUADRO SINÓPTICO
Cheque É uma ordem de pagamento, em dinheiro e 
à vista, sacada contra bancos ou instituições 
financeiras, de quantia determinada, e razão 
de provisão de fundos que o emitente possui 
junto ao sacado.
Nota promissória São promessas de pagamento, isto é, compro-
misso solene e escrito, pelo qual alguém se 
obriga a pagar a outrem certa soma em dinhei-
ro.
Recibo A apresentação de documentos denomina-
da de recibo pode ser paga de acordo com a 
quantia acordada
Nota fiscal Comprovação de compra.
Fatura e Duplicata A duplicata é um título de crédito causal e à 
ordem, que pode ser criada no ato da extração 
da fatura, para circulação como efeito comer-
cial, decorrente da compra e venda mercantil 
ou da prestação de serviços. Já a fatura repre-
senta a nota de venda.
Rotina administrativa da fatura / du-
plicata
Quando um cliente efetua uma compra, ime-
diatamente é realizada a emissão da compra 
com toda especificação dos itens comprados, 
o mesmo acontece quando há solicitação de 
serviços.
Correspondências Memorando, Carta, Circular, Requerimento, 
Declaração, Ofício, Procuração, Comunicação 
Interna, Relatório, Aviso, Edital, Certidão, Ins-
trução, Telegrama, Ata
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MÓDULO 4: Execuções Administrativas
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