Aula 03_Arquivologia - TRE PE

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EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE/PE, TRE/PR E TRE/CE
PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA
AULA: 3
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Olá, queridos alunos. 
Esta é nossa última aula de arquivologia para o concurso do TRE/PE. 
Como você deve ter percebido, nas duas aulas anteriores, nós 
praticamente fechamos o edital. 
Na aula de hoje, que será mais light, vamos fazer um trabalho 
diferente, fechando os pontos do edital que não foram abordados nas 
aulas anteriores, porque não havia questões da FCC sobre estes 
temas específicos. 
Então, na aula de hoje, vamos ver questões de outras bancas, 
especialmente da FUNIVERSA (que tem crescido nos últimos tempos, 
e é muito parecida com a FCC) e, naqueles casos em que não houver 
questões de múltipla escolha, questões do CESPE. 
Quando a aula acabar, vamos ter reparado todos os pontos do edital 
e você terá condições de fazer uma excelente prova de arquivologia. 
Ao final da aula, vou reproduzir a Lei nº 8.159, de 1991 – que é a lei 
mais importante em arquivologia para concursos públicos -, com 
breves comentários nos artigos que eu julgo mais importantes para a 
sua prova. A FCC costuma cobrar muitos artigos exigindo a 
literalidade da lei. 
Vamos lá, então? 
1. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) A finalidade do arquivo é 
(A) produzir e manter os documentos para fins culturais. 
(B) adquirir documentos para a preservação da história. 
(C) servir à administração. 
(D) preservar os objetos colecionados. 
(E) avaliar os documentos por questões de conveniência. 
A principal finalidade do arquivo é servir à administração, 
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento 
da história. 
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A resposta da questão é, assim, a letra “c”, que diz, de forma 
objetiva, que a finalidade do arquivo é servir à administração. 
Porém, vamos aproveitá-la para tratar de um assunto que foi, de 
forma indireta, cobrado na questão, mas que costuma cair bastante 
nas provas. 
É muito comum, em provas de concursos públicos, a exigência de 
conhecimentos acerca das diferenças entre arquivos e bibliotecas e 
museus. Lembra-se que estudamos este assunto na aula 1? Pronto, 
já podemos, também, descartar a letra “d”. Lembre-se que arquivo 
não faz coleção de nada! 
Pois bem, ao analisar as características do arquivo que o diferem de 
bibliotecas ou museus, percebe-se que ele possui algumas 
particularidades – muito cobradas em concursos públicos –, que o 
distinguem. São três: 
I) Exclusividade de criação e recepção por um órgão, uma empresa 
ou uma instituição: 
Na definição de arquivo dada pela Lei nº 8.159, que nós vimos acima, 
está claro que arquivos são os documentos criados ou recebidos por 
órgãos, empresas ou instituições. No arquivo de um órgão, há, 
somente, os documentos criados ou recebidos por aquele órgão, 
diretamente. 
(Por isto, a letra “b” está errada. O arquivo não adquire documento 
algum para a preservação da história. Apenas os cria ou recebe). 
Por outro lado, uma pessoa que decide fazer uma coleção de arquivos 
históricos, coletados nas mais diversas instituições, não possuirá um 
arquivo. Perceba que é possível constituir um arquivo pessoal, mas 
somente com os documentos que são criados diretamente pela 
pessoa ou por ela recebidos. 
II) Origem no curso de suas atividades: 
Os arquivos de uma instituição possuem origem no seu curso (leia-
se: no caminhar, no desenvolver) das suas atividades. Essa 
característica do arquivo está relacionada à característica anterior, ao 
item “I”. 
Ora, se arquivos são os documentos criados ou recebidos por um 
órgão, esses arquivos têm origem no próprio órgão ou estão a ele 
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relacionados. Por isso, característica que distingue o arquivo é a 
origem no curso de suas atividades. 
Observe que essa particularidade é outra diferença entre arquivos e 
bibliotecas. Os documentos de uma biblioteca não têm origem no 
curso de suas atividades; são doados, comprados de editoras, de 
gráficas, etc. 
III) Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo 
conjunto: 
A arquivística trata do conjunto de documentos. Para ser chamado de 
arquivo, a ideia de conjunto, de agrupamento, é necessária. Nesse 
conjunto, o documento precisa estar ligado aos outros, do mesmo 
conjunto – e este é o caráter orgânico. 
Um documento solto, fora de seu conjunto, tem valor muito menor do 
que quando em seu conjunto apropriado. 
Entendida esta diferença? 
A única letra que faltou analisarmos foi a letra “e”, mas, cá entre nós, 
ela não faz nenhum sentido. Imagino que, para este concurso, você 
esteja também estudando direito administrativo. Lá é que os critérios 
de conveniência e de oportunidade são estudados (nos atos 
discricionários, lembra?), rs. Aqui, em arquivologia, o arquivo serve 
para servir à administração! Não se esqueça disso. 
GABARITO: C 
2. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale a alternativa 
que apresenta o fator de determinação do caráter 
orgânico de um arquivo. 
(A) A limitação das espécies documentais. 
(B) O fato de ser produzido pela atividade-meio da 
organização. 
(C) A relação do gênero documental com a missão da 
organização. 
(D) A relação que os documentos estabelecem entre si. 
(E) A finalidade científica do arquivo. 
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O que é mesmo o caráter orgânico de um arquivo, que já estudamos? 
Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo 
conjunto: 
A arquivística trata do conjunto de documentos. Para ser chamado de 
arquivo, a ideia de conjunto, de agrupamento, é necessária. Nesse 
conjunto, o documento precisa estar ligado aos outros, do mesmo 
conjunto – e este é o caráter orgânico. 
Um documento solto, fora de seu conjunto, tem valor muito menor do 
que quando em seu conjunto apropriado. 
Portanto, agora, dá pra acertar a questão: o fator de determinação 
do caráter orgânico de um arquivo é a relação que os documentos 
estabelecem entre si – leve isto para a prova! 
GABARITO: D 
3. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale a alternativa 
que apresenta o grau de sigilo em que os dados ou 
informações referentes à soberania e à integridade 
territorial nacionais são passíveis de classificação. 
(A) Ostensivo 
(B) Secreto 
(C) Reservado 
(D) Confidencial 
(E) Ultrassecreto 
Os documentos podem ser classificados, segundo a natureza de seu 
assunto, em ostensivos ou sigilosos. 
Ostensivo, segundo o dicionário, é “que não se esconde”; “que quer 
se mostrar”; “próprio para ser visto”. Pois documentos ostensivos são 
aqueles que podem ser divulgados, pois isto não prejudicará a 
administração. 
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Os documentos sigilosos, por sua vez, são aqueles que, por sua 
natureza, não podem ser divulgados e, por isso, necessitam de 
medidas especiais de salvaguarda e de proteção. 
O § 2º do artigo 23 da Lei nº 8.159 assevera que: 
“Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da 
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo 
da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da 
imagem das pessoas são originalmente sigilosos.” 
Portanto, segundo a legislação, são documentos originalmente 
sigilosos: 
– aqueles cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e 
do Estado; 
- aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidadeda intimidade, 
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. 
A terminologia arquivística brasileira define documento sigiloso como 
aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina 
medidas especiais de proteção quanto a sua guarda e acesso ao 
público. 
O caput deste artigo diz que decreto fixará as categorias de sigilo que 
deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos 
documentos por eles produzidos. Este decreto é, atualmente, o 
Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002. 
Os documentos sigilosos podem ser classificados como ultrassecreto, 
secreto, confidencial ou reservado. 
Aqui, cumpre, apenas, reproduzir os parágrafos do artigo 5º do 
Decreto, que classificam e distinguem os documentos sigilosos: 
“Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em 
ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu 
teor ou dos seus elementos intrínsecos. 
§ 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentre 
outros, dados ou informações referentes à soberania e à integridade 
territorial nacionais, a planos e operações militares, às relações 
internacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento 
científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas 
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econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano 
excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado. 
§ 2º São passíveis de classificação como secretos, dentre outros, 
dados ou informações referentes a sistemas, instalações, programas, 
projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a 
assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, 
programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-
autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do 
Estado. 
§ 3º São passíveis de classificação como confidenciais dados ou 
informações que, no interesse do Poder Executivo e das partes, 
devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação não-autorizada 
possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da 
sociedade e do Estado. 
§ 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou 
informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer 
planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.” 
Quando classificados como sigilosos, os documentos não carregam, 
para sempre, essa classificação. A partir da data de produção do dado 
ou informação, a classificação perdura por: 
– 30 anos, no máximo, se ultrassecreto; 
– 20 anos, no máximo, se secreto; 
– 10 anos, no máximo, se confidencial; 
– 5 anos, no máximo, se reservado. 
Estes prazos poderão ser prorrogados uma vez, por igual período. 
Relendo o parágrafo primeiro do artigo 5º, acima, não restam 
dúvidas de que o grau de sigilo a que os dados ou informações 
referentes à soberania e à integridade territorial nacionais são 
passíveis de classificação é o ultrassecreto. 
Infelizmente, aqui, não tem jeito: você precisará memorizar quais 
informações são classificadas em qual nível. Mas, cá entre nós, não é 
tanta coisa assim. Aposto que, em outras matérias, você precisa 
memorizar coisas bem piores, rs. 
GABARITO: E 
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4. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) A classificação de um 
documento no grau de ultrassecreto é de competência do 
(A) diretor do Arquivo Nacional. 
(B) presidente do Conselho Nacional de Arquivos. 
(C) servidor civil. 
(D) vice-presidente da República. 
(E) servidor militar. 
O Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, dispõe sobre a 
salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos 
de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da 
Administração Pública Federal, e dá outras providências. 
Veja o que diz o artigo 6º deste decreto: 
“Art. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de competência das 
seguintes autoridades: 
I - Presidente da República; 
II - Vice-Presidente da República; 
III - Ministros de Estado e equiparados; e 
IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica. 
Parágrafo único. Além das autoridades estabelecidas no caput, podem 
atribuir grau de sigilo: 
I - secreto, as autoridades que exerçam funções de direção, comando 
ou chefia; e 
II - confidencial e reservado, os servidores civis e militares, de acordo 
com regulamentação específica de cada Ministério ou órgão da 
Presidência da República. 
I - Presidente da República; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 
2004) 
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II - Vice-Presidente da República; (Redação dada pelo Decreto nº 
5.301, de 2004) 
III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; 
(Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) 
IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e 
(Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) 
V - Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no 
exterior. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)” 
A questão pergunta qual das autoridades listadas pode julgar 
arquivos ultrassecretos. O caput do artigo nos informa logo que a 
resposta correta é o Vice-Presidente da República. 
Veja que outras pessoas também podem atribuir este grau de sigilo 
ao documento (não só o Vice-Presidente da República), mas, para 
responder corretamente à questão, somente este dado era 
necessário. 
GABARITO: D 
5. (APEX-Brasil - 2006 – FUNIVERSA) Por seus 
mantenedores, o arquivo pode ser classificado de 4 
maneiras. Assinale aquela que não é uma classificação 
de arquivo. 
(A) Públicos. 
(B) Institucionais. 
(C) Comerciais. 
(D) Familiares ou pessoais. 
(E) Gerais ou centrais. 
Os arquivos podem ser classificados, em face das características das 
organizações, em: 
- Públicos: federais, estaduais ou municipais; 
- Institucionais: instituições educacionais, igrejas, corporações não-
lucrativas, sociedades, associações; 
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- Comerciais: firmas, corporações, companhias; 
- Familiais ou pessoais. 
Está claro, então, que a letra “e” é a letra errada, que não é uma 
classificação de arquivo. 
Agora, uma dica para você, que não se restringe à arquivologia. 
Como a banca do nosso concurso é a FCC, você terá cinco opções 
para escolher, dentre elas, a correta (ou, em alguns casos, a 
incorreta). Na maioria das vezes, o examinador tentará confundir 
você com algum conceito que tem a ver com aquela matéria de forma 
geral, mas não com a pergunta, especificamente. 
É o que aconteceu nessa questão. Veja que a letra “e”, que é a letra 
errada, possui relação com os arquivos, sim. Os arquivos podem ser 
classificados, também, como centrais ou setoriais. 
Arquivos setoriais são estabelecidos junto aos órgãos, para 
documentos consultados frequentemente, localizados nos órgãos que 
os receberam ou próximos a eles. Assim, cumprem funções de 
arquivo corrente. 
Os arquivos gerais ou centrais, por sua vez, são aqueles que 
centralizam o recebimento de arquivos dos mais diversos setores, 
próximos ou não a eles. 
O examinador tentou confundir você, colocando, no item errado, a 
palavra “centrais”, que existe em arquivologia. 
Por isso, a minha dica é que, caso você não consiga, de cara, 
identificar qual a letra correta, é que você tente, então, identificar 
qual letra está diferente das demais. 
Alguém que não estudouessa parte da matéria poderia acertar o 
item, simplesmente pensando qual a característica que destoa das 
demais. No caso, não é difícil perceber que público, institucional, 
comercial e pessoal fazem parte de um todo, que se refere às 
características das organizações. E que central ou geral, apesar de 
ser classificação dos arquivos, não tem a ver com as outras 
alternativas. 
Entendida a dica? Mas, claro, você só irá usá-la caso não consiga 
responder à pergunta. De toda forma, pode ser que seja útil durante 
a prova, não é mesmo? 
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GABARITO: E 
6. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) O registro dos 
documentos que chegam ao setor é uma atividade 
conhecida como de arquivo especializado. 
Antes de responder ao item, precisamos saber o que é um arquivo 
especializado. 
Segundo a natureza dos documentos, os arquivos podem ser 
classificados em especiais ou especializados e essa diferença tem sido 
muito explorada pelo Cespe em suas provas. 
Arquivo especializado é aquele arquivo especializado (como diz o 
nome!) em alguma área do conhecimento, independentemente da 
forma física que apresenta. 
Exemplos: arquivos de engenharia, arquivos de veterinária, arquivos 
de geologia, etc. 
Arquivo especial é aquele que, como diz o nome, necessita de 
condições especiais em seu armazenamento ou controle. São 
arquivos nas mais diferentes formas físicas, como fitas, disquetes, 
CD-ROM, slides, fotografias. 
Portanto, voltando ao item, registro de documentos nada tem a ver 
com arquivo especializado! 
A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é 
conhecida como registro de documentos, que é uma das atividades 
do protocolo. 
O examinador procurou misturar dois conceitos que não se 
confundem! 
Item errado 
7. (STJ – 2008 – CESPE) O protocolo deve separar as 
correspondências oficiais das particulares e a 
correspondência oficial de caráter ostensivo da de 
caráter sigiloso. 
O quadro a seguir lista, uma a uma, as rotinas de recebimento e 
classificação do protocolo: 
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Passos Rotinas 
1 Receber a correspondência (malotes, balcão, ECT). 
2 Separar a correspondência oficial da particular. 
3 Distribuir a correspondência particular. 
4 
Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de
caráter sigiloso. 
5 
Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos
destinatários. 
6 Abrir a correspondência ostensiva. 
7 
Tomar conhecimento da correspondência pela leitura,
verificando a existência de antecedentes. 
8 
Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não
estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação
informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a
juntada. 
9 
Interpretar e classificar a correspondência, com base no código
de assuntos adotado, se for o caso. 
10 
Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que
possível, no canto superior direito do documento. 
11 
Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o
código de assunto, se for o caso. 
12 
Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na fi cha de
protocolo. 
13 
Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação. 
De fato, separar as correspondências oficiais das particulares é tarefa 
do protocolo. 
Além disso, deve-se, também, separar a correspondência oficial de 
caráter ostensivo da de caráter sigiloso. 
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Observe que a correspondência oficial poderá ser aberta pelo 
protocolo, mas a correspondência sigilosa, por óbvio, não o poderá – 
deverá ser encaminhada aos respectivos destinatários. Essa diferença 
é muito cobrada em provas de concurso público. 
Item certo 
8. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativa – 
2009 – Adaptada) A destinação dos documentos é 
indicada pela tabela de temporalidade. 
Você se lembra das 5 atividades típicas dos arquivos correntes? Pois 
bem, a última delas é a destinação: 
1 – Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e 
movimentação; 
2 – Expedição; 
3 – Arquivamento; 
4 – Empréstimo e consulta; 
5 – Destinação. 
Última atividade dos arquivos correntes é a destinação, conceituada 
pela terminologia arquivística brasileira como: operações que se 
seguem à fase de avaliação dos documentos destinadas a promover 
sua guarda temporária ou permanente, sua eliminação ou sua 
microfilmagem. 
Alguns documentos têm valor temporário; outros, valor permanente 
e, por isso, não poderão, jamais, ser eliminados. 
A primeira fase desta etapa de destinação é analisar e avaliar os 
documentos para determinar se eles têm valor temporário ou 
permanente. Para auxiliar nesta decisão, há um instrumento, 
muitíssimo cobrado em concursos públicos, chamado tabela de 
temporalidade. 
A tabela de temporalidade, você já sabe, é o instrumento de 
destinação, aprovado pela autoridade competente, que estabelece 
prazos para a manutenção dos documentos em arquivos correntes ou 
intermediários ou para sua eliminação. Veja, mais uma vez, a 
definição da terminologia arquivística brasileira: 
“Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, 
que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos 
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nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos 
permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e 
eliminação.” 
Veja o exemplo a seguir, da tabela de temporalidade de documentos 
de uma pessoa física: 
Vamos observar a primeira linha da tabela: ela diz que os 
documentos de Imposto de Renda deverão ser mantidos por 5 anos, 
contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento 
poderia ter sido efetuado. Os comprovantes de pagamento de compra 
de água, por sua vez, têm o prazo de guarda de 90 dias. Isto significa 
que, para a sua casa não ficar cheia de documentos velhos e inúteis, 
você pode eliminar as contas de água depois de 90 dias. 
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Não é preciso decorar nenhum desses valores, é claro! A tabela acima 
serve apenas para você compreender, na prática, o que é uma tabela 
de temporalidade! 
Agora, já estamos prontos para responder ao item: sim, a destinação 
dos documentos é indicada pela tabela de temporalidade. Ficou fácil 
agora, né?! 
Item certo. 
9. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS – Analista de Transportes 
Urbanos/Arquivista – 2008) Os documentos de guarda 
temporária devem ser mantidos por cinco anos. 
O tempo em que os documentos devem ser mantidos sob guarda 
temporária depende da natureza do documento. 
Este prazo é definido por meio da tabela de temporalidade e deve ser 
cuidadosamente analisado. 
As bancas costumam, em suas provas de concursos públicos, 
perguntar se os documentos devem ser mantidos por um prazo 
qualquer de anos, sem fazer qualquer referência ao tipo de 
documento ou a sua tabela de temporalidade. Esses itens de prova 
são, de forma geral, errados. 
Existem documentos que, sob a guarda temporária, podem ser 
mantidos por, por exemplo, 1, 5 ou 100 anos e é impossível dizer, 
genericamente, sem a tabela de temporalidade, qual é este prazo. 
Eu poderia preparar uma aula inteira somente com exercícios 
exatamente iguais ao acima, afirmando que determinadodocumento 
deve ser mantido por um prazo X. A grande verdade é que não há 
como saber por quanto tempo o documento deve ser mantido sem a 
sua tabela de temporalidade. Fique atento a isto! 
Item errado. 
10. (MPU – CESPE – 2010) O processo de avaliação de 
um documento tem como resultado a elaboração da 
tabela de temporalidade do documento. 
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Nas duas questões acima, estudamos as tabelas de temporalidade, 
que já havíamos estudado nas duas aulas anteriores. E fizemos isto 
porque a esta tabela é instrumento utilizado no processo de avaliação 
dos documentos, que está expressamente previsto no edital: 
“avaliação de documentos”. 
Acabamos de ver, no item acima, que, na fase de destinação, a 
análise e a avaliação dos documentos são feitas. Deste modo, dizer 
que o processo de avaliação de um documento tem como resultado a 
elaboração da tabela de temporalidade faz todo sentido! 
Na tabela, está escrito, suponha, que os memorandos internos serão 
eliminados após 10 anos e os atos de aposentadoria somente após 
150 anos. 
Item certo. 
11. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) O conjunto 
de operações técnicas referentes à produção, à 
tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em 
fase corrente e intermediária é conhecido por gestão de 
documentos. 
Para acertar este item, bastava o candidato saber a definição de 
gestão de documentos, constante do artigo 3º da Lei n.º 8.159, de 8 
de janeiro de 1991: 
“Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente.” 
A definição apresentada pelo examinador é igual àquela constante da 
legislação; item correto, deste modo. 
Perceba que a gestão de documentos também está expressa no 
edital. Na questão acima, vamos abordá-la melhor. 
Item certo 
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12. (MPU – CESPE – 2010) A produção, uma das fases 
básicas da gestão de documentos, engloba as seguintes 
atividades de protocolo: recebimento, classificação, 
registro, distribuição e tramitação dos documentos. 
Segundo Marilena Leite Paes (Arquivo – Teoria e Prática, 3ª Edição, 
Editora FGV, 2004, pg.53-54), existem 3 fases da gestão de 
documentos: produção, utilização e destinação.Vejamos o que ela 
fala sobre estas fases: 
Produção: refere-se à elaboração dos documentos em decorrências 
das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o arquivista deve 
contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à 
administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias 
desnecessárias, propor consolidação de atos normativos alterados ou 
atualizados com certa frequencia, visando à perfeita compreensão e 
interpretação dos textos; sugerir criação ou extinção de modelos e 
formulários; apresentar estudos sobre a adequação e o melhor 
aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos; contribuir 
para a difusão de normas e informações necessárias ao bom 
desempenho institucional; opinar sobre escolha de materiais e 
equipamentos; participar da seleção dos recursos humanos que 
deverão desempenhar tarefas arquivísticas e afins. Em resumo, a 
gestão de documentos assumiu nas instituições papel tão relevante 
quanto a gestão de materiais e de recursos humanos, embora ainda 
não seja assim reconhecido. 
Avaliação: talvez a mais complexa das três fases da gestão de 
documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos 
documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus 
prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivo 
permanente e quais serão eliminados por terem perdido o seu valor 
para a instituição. 
Utilização: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, 
classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de 
organização e arquivamento de documentos em fase corrente e 
intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à 
documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de 
informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções 
administrativas, técnicas ou científicas das instituições. 
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Fica claro, portanto, que o item está errado, pois o protocolo faz 
parte da fase de utilização de documentos. 
Item errado. 
Esta foi nossa última questão do curso. Se você olhou o edital com 
atenção, vai perceber que o único assunto que faltou abordarmos foi 
o “automação”. Quase não existem questões relacionadas a este 
tema. Quando há questões, elas são muito relacionadas à 
microfilmagem, que estudamos na aula passada. 
Mas, para desencargo de consciência, vou falar abaixo um pouquinho 
sobre automação, que é o que eu acredito que possa ser cobrado. 
Não restam dúvidas de que todas as áreas do conhecimento humano 
têm sofrido influência das novas tecnologias, entre as quais inclui-se 
a informática. 
Em arquivologia, o impacto destas tecnologias é bastante notado e, 
cada vez mais, soluções automatizadas têm sido adotadas. Os 
computadores têm sido apoio relevante no tratamento da informação 
e sua posterior recuperação. É praticamente impossível imaginar, na 
atual conjuntura, um órgão de tamanho razoável sem o mínimo de 
tecnologia automatizada. 
Das técnicas de automação cobradas em concursos públicos, a mais 
relevante é, sem dúvida alguma, o conceito de GED. 
GED é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, mas 
também pode ser chamado de Gestão Eletrônica de Documentos. 
É um conjunto de tecnologias que permite a uma instituição gerenciar 
seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das 
mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, 
planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc. 
Importante, para provas de concursos públicos, é saber quais são as 
vantagens da implementação do GED e dos sistemas de automação 
como um todo. Pode-se citar: 
• Maior rapidez na localização e recuperação dos documentos; 
• Otimização do espaço físico; 
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• Diminuição de gastos (com cópias, por exemplo). 
Sobre as tecnologias de arquivo, costuma-se perguntar as vantagens 
que advêm de sua implantação e os conceitos básicos, abordados 
acima. 
Pronto! Agora, com esta explicação, fechamos o nosso edital. 
Como eu acho que a prova exigirá bons conhecimentos da letra seca 
da lei, reproduzo, abaixo, a Lei nº 8.159 e farei, ainda, alguns 
comentários, que eu julgo lhe serem úteis durante o seu estudo. 
Os meus comentários estarão em vermelho e dentro de um box, para 
quem imprimir as aulas em preto e branco. 
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá 
outras providências. 
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA 
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a 
seguinte Lei: 
CAPÍTULO I 
DISPOSIÇÕES GERAIS 
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção 
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à 
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como 
elementos de prova e informação. 
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www.pontodosconcursos.com.brVeja que a gestão documental é instrumento de apoio à 
administração, à cultura e ao desenvolvimento científico. É, também, 
elemento de prova e informação. É muito comum - muito mesmo - 
questões perguntando sobre o objetivo do arquivo, que é justamente 
este, servir de prova. Guarde isto! 
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos 
de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, 
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência 
do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, 
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos 
documentos. 
Não vou perder muito tempo desmembrando o artigo, pois já o 
fizemos, durante as aulas. Este é, na minha opinião, o artigo de lei 
mais exigido em arquivologia para concursos públicos. 
Eu destacaria a expressão “produzidos ou recebidos” que traduz bem 
essa particularidade do arquivo, que o distingue de bibliotecas ou 
museus - que podem, por exemplo, comprar ou permutar os 
arquivos. 
Na minha opinião, o trecho que mais confunde os alunos na hora da 
prova é “qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza 
dos documentos”. Durante o estudo, os alunos não prestam atenção 
neste trecho e, na hora “h”, costumam achar que trata-se de um 
“peguinha” da banca. 
É muito comum, em provas de concursos públicos, a mera 
reprodução do artigo! 
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Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. 
Gestão de documentos está no seu edital, então vale a pena dar uma 
conferida na definição trazida pela lei. 
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações 
de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas 
em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob 
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja 
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à 
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem 
das pessoas. 
O que o artigo está dizendo é que: 
a) As informações constantes em órgãos públicos referentes ao 
interesse particular de um cidadão ou de interesse coletivo ou geral 
são, em regra, acessíveis; 
b) Todavia, as informações cujo sigilo é imprescindível à segurança 
da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, 
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são a exceção da 
regra acima e, portanto, são inacessíveis. 
Art. 5º A administração pública franqueará a consulta aos 
documentos públicos na forma da Lei. 
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Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material 
ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações 
penal, civil e administrativa. 
CAPÍTULO II 
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS 
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos 
públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal 
em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e 
judiciárias. 
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas 
encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas 
atividades. 
§ 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter 
público implica o recolhimento de sua documentação à instituição 
arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. 
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, 
intermediários e permanentes. 
Muitíssimo importante isto! 
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, 
mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas 
freqüentes. 
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Na minha opinião, este é o segundo artigo da lei mais cobrado em 
concursos públicos. Leia e releia-o, mas tenho certeza que, com 
pouco esforço, você já estará com ele memorizado. Portanto, são 
documentos correntes: 
- os documentos em curso; 
- os documentos que são movimentados, que sejam objeto de 
consultas frequentes ; e 
- os documentos, ainda que não movimentados, que sejam objeto de 
consultas frequentes. 
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não 
sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse 
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente. 
A definição de documentos intermediários também é importante para 
a sua prova! Mais uma vez, leia e releia o artigo da lei! 
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de 
valor histórico, probatório e informativo que devem ser 
definitivamente preservados. 
Muitos alunos titubeiam, na hora da prova, por conta da palavra 
“definitivamente”. É isso aí mesmo, os documentos permanentes são 
aqueles que são preservados definitivamente. 
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Além disso, são aqueles que possuem valor histórico, probatório e 
informativo. É correto dizer, também, que eles possuem valor 
secundário. 
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições 
públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da 
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de 
competência. 
Art. 10 Os documentos de valor permanente são inalienáveis e 
imprescritíveis. 
Guarde isto! 
CAPÍTULO III 
DOS ARQUIVOS PRIVADOS 
Este capítulo, de forma geral, é menos importante que o anterior, já 
que, via de regra, os arquivos, em um órgão público que realiza 
concurso público, são também públicos. 
Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos 
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em 
decorrência de suas atividades. 
Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder 
Público como de interesse público e social, desde que sejam 
considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e 
desenvolvimento científico nacional. 
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Art. 13 Os arquivos privados identificados como de interesse público 
e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da 
unidade documental, nem transferidos para o exterior. 
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público 
exercerá preferência na aquisição. 
Art. 14 O acesso aos documentos de arquivos privados identificados 
como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante 
autorização de seu proprietário ou possuidor. 
Art. 15 Os arquivos privados identificados como de interesse público 
e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a 
instituições arquivísticas públicas. 
Art. 16 Os registros civis de arquivos de entidades religiosas 
produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam 
identificados como de interesse público e social. 
CAPÍTULO IV 
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃODE INSTITUIÇÕES 
ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS 
Este capítulo é, para mim, pouquíssimo importante, já que trata de 
coisas que são raramente cobradas em concursos públicos. 
Art. 17 A administração da documentação pública ou de caráter 
público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do 
Distrito Federal e municipais. 
§ 1� São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e 
os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São 
considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério 
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da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do 
Exército e do Ministério da Aeronáutica. 
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo 
do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o 
arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o 
arquivo do Poder Legislativo. 
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo 
com sua estrutura político-jurídica. 
Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos 
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, 
bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua 
guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. 
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo 
Nacional poderá criar unidades regionais. 
Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão 
e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder 
Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar 
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 
Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão 
e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder 
Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e 
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oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o 
acesso aos documentos sob sua guarda. 
Art. 21 Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os 
critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e 
municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, 
observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei. 
CAPÍTULO V 
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS 
Art. 22 É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos 
públicos. 
Costuma cair em provas. 
Art. 23 Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser 
obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por 
eles produzidos. 
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da 
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo 
da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da 
imagem das pessoas são originalmente sigilosos. 
Este parágrafo é uma exceção ao artigo anterior. 
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da 
sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 
(trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo 
ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. 
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§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a 
imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 
(cem) anos, a contar da data de sua produção. 
Como a matéria deste concurso é pequena, eu faria um esforço para 
memorizar a diferença destes prazos, acima. 
Art. 24 Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar 
a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que 
indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de 
situação pessoal da parte. 
Parágrafo único Nenhuma norma de organização administrativa será 
interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto 
neste artigo. 
DISPOSIÇÕES FINAIS 
Art. 25 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, 
na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir 
documentos de valor permanente ou considerado como de interesse 
público e social. 
Art. 26 Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , 
órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional 
de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos 
- SINAR. 
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-
Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de 
instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. 
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§ 2º A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo 
serão estabelecidos em regulamento. 
Art. 27 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. 
Art. 28 Revogam-se as disposições em contrário. 
Brasília, em 08 de janeiro de 1991. 
Queridos alunos, acabamos, aqui, nosso curso de arquivologia para 
TRE/PE, TRE/PR e TRE/CE. 
Espero que vocês tenham gostado das aulas e, mais importante, 
aprendido bastante. Sério mesmo, o melhor jeito de estudar para um 
concurso e fazer as questões daquela banca examinadora que fará o 
seu certame. 
Eu posso enumerar, por exemplo, uma dezena de diferenças 
importantes entre as questões cobradas pelo CESPE e pela FCC em 
arquivologia. Estudando por questões da banca, a sua chance de 
sucesso é muito maior. 
Eu sugiro que você releia outra vez as nossas aulas e faça o maior 
número de exercícios da FCC que conseguir. E pode me chamar no 
fórum se tiver alguma dúvida. 
Abaixo, como de costume, as questões resolvidas nesta aula, com os 
respectivos gabaritos. 
Este mês, chegaram às livrarias as atualizações dos meus livros de 
Administração de Recursos Materiais para Concursos (Teoria e 
Exercícios do CESPE comentados) e Arquivologia para 
Concursos (Teoria e Exercícios do CESPE e da FCC 
comentados) – ambos são da Editora Método e são coordenados 
pelos mestres Vicente Paulo e Marcelo Alexandrino. 
Bom, eu desejo a você uma excelente prova e que Deus te abençoe. 
Um abraço e força na peruca, 
Carolina Teixeira. 
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LISTA DAS QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA 
1. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) A finalidade do arquivo é 
(A) Produzir e manter os documentos para fins culturais. 
(B) Adquirir documentos para a preservação da história. 
(C) Servir à administração. 
(D) Preservar os objetos colecionados. 
(E) Avaliar os documentos por questões de conveniência. 
2. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale a alternativa que 
apresenta o fator de determinação do caráter orgânico de 
um arquivo. 
(A) A limitação das espécies documentais. 
(B) O fato de ser produzido pela atividade-meio da organização. 
(C) A relação do gênero documental com a missão da 
organização. 
(D) A relação que os documentos estabelecem entre si. 
(E) A finalidade científica do arquivo. 
3. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale a alternativaque 
apresenta o grau de sigilo em que os dados ou informações 
referentes à soberania e à integridade territorial nacionais 
são passíveis de classificação. 
(A) Ostensivo 
(B) Secreto 
(C) Reservado 
(D) Confidencial 
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(E) Ultrassecreto 
4. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) A classificação de um 
documento no grau de ultrassecreto é de competência do 
(A) Diretor do Arquivo Nacional. 
(B) Presidente do Conselho Nacional de Arquivos. 
(C) Servidor civil. 
(D) Vice-presidente da República. 
(E) Servidor militar. 
5. (APEX-Brasil - 2006 – FUNIVERSA) Por seus mantenedores, 
o arquivo pode ser classificado de 4 maneiras. Assinale 
aquela que não é uma classificação de arquivo. 
(A) Públicos. 
(B) Institucionais. 
(C) Comerciais. 
(D) Familiares ou pessoais. 
(E) Gerais ou centrais. 
6. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) O registro dos 
documentos que chegam ao setor é uma atividade conhecida 
como de arquivo especializado. 
7. (STJ – 2008 – CESPE) O protocolo deve separar as 
correspondências oficiais das particulares e a 
correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter 
sigiloso. 
8. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 
– Adaptada) A destinação dos documentos é indicada pela 
tabela de temporalidade. 
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9. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS – Analista de Transportes 
Urbanos/Arquivista – 2008) Os documentos de guarda 
temporária devem ser mantidos por cinco anos. 
10. (MPU – CESPE – 2010) O processo de avaliação de um 
documento tem como resultado a elaboração da tabela de 
temporalidade do documento. 
11. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) O conjunto de 
operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao 
uso, à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e 
intermediária é conhecido por gestão de documentos. 
12. (MINISTÉRIO DA SAÚDE – CESPE -2008) A gestão de 
documentos tem como fases básicas a produção, a 
conservação e utilização e a destinação. 
 
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GABARITO DAS QUESTÕES COMENTADAS NA AULA 
1 C
2 D
3 E
4 D
5 E
6 E
7 C
8 C
9 E
10 C
11 C
12 E