II.2 seleção aquisição e tratamento técnico TOMBAMENTO

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Manual de Mapeamento dos Processos de Rotina
1 APRESENTAÇÃO
O presente manual tem como objetivo a criação de um instrumento de trabalho que permita orientar aos servidores lotados na Seção de Biblioteca e Editoração – SEBIED do Tribunal Regional Eleitoral do Piauí quanto aos serviços administrativos e técnicos biblioteconômicos, bem como permitir a padronização de suas atividades.
A unidade administrativa é responsável pelo tratamento físico e de conteúdo dos documentos bibliográficos e multimeios a serem incorporados ao acervo da biblioteca. Segundo a Resolução n. 87, de 15 de dezembro de 2003, que aprova o Regulamento Interno desta Seção, é de sua competência:
(...) promover a seleção, a aquisição e a divulgação do acervo bibliográfico, em suporte papel e/ou eletrônico. 
Parágrafo único – Compete-lhe, ainda, o processamento técnico da Biblioteca, bem como realizar outros serviços inerentes às atividades específicas na área de Biblioteconomia (Art. 3º, Parágrafo único).
Compete, ainda, à Seção:
catalogar e classificar os documentos, em conformidade com os códigos de catalogação e sistemas internacionais vigentes;
alimentar o banco de dados bibliográfico do Sistema ALEPH;
realizar o controle do acervo bibliográfico;
fazer a manutenção do acervo bibliográfico, verificando o estado de conservação das obras e sua organização nas estantes;
alterar o número de chamada das obras do acervo bibliográfico, sempre que necessário, visando à sua padronização;
divulgar as obras adquiridas pela Biblioteca, através da página da Intranet deste Tribunal;
digitalizar os sumários de periódicos e enviá-los, por e-mail, às Seções, Coordenadorias e Zonas Eleitorais;
preparar fisicamente os documentos para incorporação ao acervo;
encaminhar para restauração e encadernação os livros danificados;
elaborar, mensalmente, a estatística das atividades desenvolvidas;
alimentar a base de dados de Legislação, a partir de pesquisas diárias no DOINET e DJ Eletrônico; 
executar quaisquer outras atividades típicas da Seção.
2 ACERVO DOCUMENTAL
O acervo da SEBIED é composto por obras nas áreas de Direto, notadamente, em Direito Eleitoral, contando atualmente com 2.508 exemplares de livros, 132 títulos de periódicos, além de obras de referência, recursos eletrônicos (fitas VHS, CD, DVD), Diário Oficial da União (Seção 1 e 3, coleção encadernada desde 1994 até agosto de 2008), Códigos LEX – Legislação Federal e Marginalia (desde de 1961). Está organizado segundo a Classificação Decimal de Direito – CDDir para a classe 340 e Classificação Decimal de Dewey – CDD, para as demais classes.
2.1 AQUISIÇÃO POR COMPRA
Processo de agregar à coleção, através da compra, títulos anteriormente selecionados. O bibliotecário participará tão somente da seleção dos materiais, cabendo à unidade Seção de Licitação e Contratos pelo processo de compra.
Procedimentos:
preparar listas de obras solicitadas e/ou sugeridas pelo Chefe da Seção; 
solicitar das unidades administrativas da Secretaria Tribunal sugestões de títulos que atendam às suas necessidades funcionais para compor o pedido de compra;
preparar e encaminhar, sob forma de proposta orçamentária, a lista de obras para apreciação e aprovação do setor competente);
receber da Seção de Material e Patrimônio do TRE as obras adquiridas, conferindo Nota Fiscal/Fatura com as publicações recebidas;
colocar o carimbo de identificação da Biblioteca e de registro ou tombo;
encaminhar as publicações para o processamento técnico;
manter o controle das assinaturas de periódicos (como fiscal de contrato), sugerindo renovações e/ou reclamações de números faltosos;
2.2 AQUISIÇÃO POR DOAÇÃO
Esta modalidade de aquisição prevê duas maneiras: doações solicitadas e espontâneas, em ambos os casos, serão aplicados os mesmos critérios de seleção prévia, previstos abaixo:
Rotina:
a) selecionar o material de interesse da biblioteca; 
b) receber protocolado os materiais enviados por doação;
c) enviar correspondência/e-mail de agradecimento pelo envio de publicações;
d) separar o material doado para o processamento técnico;
e) encaminhar as outras instituições, obras recebidas em duplicata.
2.3 DEPÓSITO LEGAL
2.3.1 Reserva Técnica
Considera-se para efeito deste Manual, depósito legal o recebimento pela Seção de Biblioteca, de obras editadas pelo Tribunal, bem como monografias elaboradas pelos beneficiários do Auxílio Bolsa de Estudos, contemplados pela Resolução do TRE-PI nº 68/2002. As primeiras constituirão em reserva técnica com a finalidade de suprir eventuais solicitações da sua administração. 
A cada título produzido pelo Tribunal, será destinado um número mínimo de cinco exemplares à Seção de Biblioteca, sua depositária legal.
Rotina: 
a) receber protocolado as obras que constarão da reserva técnica;
b) colocar o carimbo de identificação da biblioteca;
c) encaminhar para a estante de reserva técnica.
2.3.2 Programa Auxílio Bolsa de Estudos (EJE)
 Constará do acervo da Seção, conforme dispõe a Resolução TRE-PI nº 68/2002, art. 15, as monografias produzidas pelos servidores beneficiários do Auxílio Bolsa de estudos em curso de pós-graduação que deverão entregar cópia da monografia final ou tese defendida à Seção de Biblioteca do Tribunal.
Rotina: 
a) receber da Escola Judiciária as monografias dos beneficiários;
b) colocar o carimbo de identificação da biblioteca e de registro ou tombo;
c) encaminhar a publicação para o processamento técnico.
2.4 CONTROLE PATRIMONIAL
2.4.1 Registro
A principal finalidade do registro é documentar o patrimônio da Seção. Através deste, efetiva-se a seguinte estatística: 
saber o número exato de exemplares que a Seção possui;
apontar as publicações que entraram para o acervo bibliográfico em um determinado período;
localizar sua procedência, forma de aquisição e custo;
identificar as publicações descartadas do acervo;
determinar o valor do patrimônio bibliográfico;
auxiliar no levantamento e dados estatísticos.
Roteiro para Registro/tombo:
efetivar registro do acervo bibliográfico quando do seu recebimento na Seção, por compra, doação ou permuta;
colocar o carimbo de registro e de identificação da biblioteca na folha de rosto e na parte superior esquerda do seu verso, onde será preenchido com as informações: o número de registro e data de recebimento;
preencher os espaços do carimbo de registro com o número seqüencial ao último registro efetivado acompanhado da data de recebimento;
Colocar carimbo identificador da Biblioteca na página 35 (em caso de livros), página de rosto e sumário; em qualquer página em publicações em forma de folheto.
carimbar livro/folheto recebido por doação com carimbo específico no canto superior direito da folha de rosto;
anexar ao item, o Formulário de catalogação/classificação e enviar para o processamento técnico. 
NOTA 1: O acervo de periódicos, está organizado nas estantes através de uma política de localização fixa/numérica/cronológica de acordo com a entrada do título na biblioteca. 
NOTA 2: Para efeito de registro de publicações periódicas no Sistema Aleph, quando um Tribunal editar mais de um título, será acrescentado ao número de registro do periódico um ponto e um número indicativo de faceta. Exemplo:
TRE de Goiás (nº na estante: 60):
60.1 Boletim informativo
60.2 Verba Legis: revista jurídica de direito eleitoral
60.3 Revista Eleitoral
2.4.2 Descarte
Serão considerados os seguintes critérios para o descarte de materiais: más condições físicas, inadequação e desatualização de conteúdo. 
A retirada física do item do acervo implica em anotar no formulário de catalogação/classificação, a data e a causa da baixa ou substituição daquele item.
Obs.: Os livros e periódicos da Biblioteca adquiridos por compra, são considerados materiais permanentes. Portanto, o descarte constituirá num processo judiciário a ser levado à consideração da administraçãosuperior.. 
2.4.3 Conservação/preservação
Os materiais bibliográficos e multimídia serão retirados, periodicamente, da coleção para submetê-los a um processo de higienização, pequenos reparos e substituição ou conversão de mídia.
3 PROCESSOS TÉCNICOS
Para o processamento técnico da informação, a biblioteca utilizará de instrumentos autorizados passíveis de compatibilidade com as bibliotecas que compõem a Rede de Bibliotecas da Justiça Eleitoral - REJE e utilizados nacional e internacionalmente, tais como:
Código de Catalogação Anglo Americano – AACR2;
Classificação Decimal de Direito – CDDir;
Classificação Decimal de Dewey – CDD 16ª edição;
Tabela de Cutter;
Thesaurus do TSE;
Tabela de termos do PRODASEN;
Lista de termos pré-definidos no Aleph;
Dicionários especializados;
Manual de catalogação em Marc21.
3.1 SELEÇÃO
separação do material documental de acordo com sua tipologia: livros, folhetos, periódicos, CD-ROM, DVD.
ler tecnicamente o documento;
determinar o tipo do mesmo, separando-o; 
Proceder com as etapas de catalogação classificação.
3.2 CLASSIFICAÇÃO
Reunião de documentos, situando-os em campo específico dentro de uma área do conhecimento de acordo com um sistema de classificação. Tem como finalidade a organização do acervo.
Rotina:
a) ler tecnicamente o documento;
b) definir o assunto;
c) consultar as tabelas: CDD, CDDir, Cutter. 
d) selecionar número de chamada que possibilite arranjo lógico e funcional da coleção;
e) proceder com o preenchimento do formulário de catalogação.
3.3 CATALOGAÇÃO
Descrição física do documento de modo a individualizá-lo, facilitando sua recuperação. É feita de acordo com as regras do AACR2.
3.3.1 Catalogação de livros
ler tecnicamente o documento;
transcrever os dados colhidos na leitura técnica para a planilha;
determinar a entrada de acordo com as normas do AACR2;
fazer busca no módulo CATALOGAÇÃO do Sistema ALEPH para verificar se o item já está catalogado na base da REJE;
Caso o item já esteja catalogado na base, seguir os seguintes procedimentos:
conferir as informações para certificar-se de que se trata do mesmo item (consultar preferencialmente por ISBN, título, autor, ano, edição, etc.);
caso corresponda ao item desejado, na tela abaixo, clicar em ITENS;
Ao clicar em ITENS, aparecerá a planilha para preenchimento das informações de inclusão do item na sub-biblioteca;
Clicar em NOVO, ativando os campos para preenchimento;
Preencher o formulário (2. Info. Geral 1) com os campos desejados, observando aqueles que o seu preenchimento é obrigatório;
Verificar abaixo os campos a serem preenchidos: 
Formulário do item (2. INFO. GERAL (1))
	CAMPO
	TIPO
	DESCRIÇÃO
	EXEMPLO
	Código de barras
	Obrigat.
	Livro (compra): PI+nº de patrimônio
Livro (doação): PI+000+nº de registro do item
CD-ROM: PI+CD+nº de registro-nº do exemplar (se houver).
DVD: PI+DVD+nº de registro-nº do exemplar (se houver).
	PI400280
PI0002108
PICD01-1
PIDVD01/1
	Sub-biblioteca
	Obrigat.
	Sub-biblioteca a qual o item pertence
	TRE-PI
	Coleção
	Obrigat.
	Identificação da coleção a qual o item pertence
	
	Nº do exemplar
	
	Identificar apenas quando for item duplicado
	ex. 1, ex. 2, ex. 3.
	Tipo de material
	Obrigat.
	Identificar conforme o tipo de material
	LIVRO, PERIÓDICO...
	Tipo/Localização
	Obrigat.
	Informar o nº de chamada, conforme será impresso na etiqueta de lombada do item. Obs.: Este subcampo admitirá apenas quatro informações, entre elas, utilizar apenas um espaçamento.
	340 B823c 2008 v.1
	Descrição
	Obrigat.
	Detalhar os aspectos físicos do item (paginas, extensão, fascículos de periódicos, etc.)
	90p., il., 23cm.
	Status do item
	Obrigat.
	Condição para empréstimo de livro. Preencher 02
	3 dias
	Nível enun. 1 (a) (vol.)
	Opcional
	Aplica-se a livros e periódicos. Corresponde ao VOLUME
	v.1
i) Após preencher a guia 2.INFO. GERAL (1) clique na guia 3.INFO. GERAL (2) para preencher informações administrativas do item;
Verificar abaixo os campos a serem preenchidos: 
Formulário do item (3.INFO. GERAL 2)
	CAMPO
	TIPO
	ORIENTAÇÃO
	Numero de tombo
	Obrigat.
	Preencher com o nº de registro/tombo do item 
	Data do tombo
	Obrigat.
	Data do registro do item na biblioteca 
	Preço
	Opcional
	Preencher somente em caso de aquisição por compra
	Estatística
	Obrigat.
	Modalidade de aquisição: compra, doação, depósito legal, permuta, outro
j) Após o preenchimento dos campos nas duas planilhas, clique em ADICIONAR. O item fará parte do acervo da sub-biblioteca do TRE-PI.
OBS.: Para maiores detalhes sobre os procedimentos acima, consultar o manual de treinamentos do ALEPH (MARC21 / Catalogação / Itens / OPAC), no tópico FUNÇÃO DE ITENS, página 7.
Após a busca (preferencialmente por ISBN, autor, titulo, série, ano), caso o item não conste na base da REJE, proceder da seguinte forma:
Abrir a planilha de CATALOGAÇÃO (menu CATALOGAÇÃO(ABRIR PLANILHA ou ícone ABRIR PLANILHA). Escolher a planilha de acordo com o tipo de material.
Proceder com o preenchimento dos campos e subcampos da planilha no formato MARC correspondentes;
Para fins de catalogação na REJE, segundo a Orientação Técnica de seu Comitê Gestor, OT nº. 03 /2008, quando aparecem 2 (dois) ISBNs, ambos devem ser registrados. Para tanto, devem ser criados 2 campos 020, um para cada ISBN. É importante lembrar que o ISBN do item sempre deverá ser registrado. Sendo assim, uma publicação que muda de edição deverá ser catalogada em um novo registro, mesmo que o ISBN constante da publicação seja o mesmo da edição anterior.
Obs. Para informações acerca da catalogação de coleções, ver anexo.
3.3.2 Catalogação de Periódicos/Revistas
Para a catalogação de periódicos/revistas segue-se as mesmas recomendações de busca no catálogo coletivo da REJE. A catalogação dos periódicos basear-se-á na representação do primeiro volume/número da publicação. De acordo com a Orientação Técnica do Comitê Gestor, OT nº. 06/2008, a catalogação deste material deverá ser feita de acordo com o AACR2R (capítulo 12 – recursos contínuos), em nível 2 de catalogação (como os demais materiais da REJE).
Rotina:
fazer uma busca no módulo CATALOGAÇÃO do Sistema ALEPH para verificar se o item já está catalogado na base da REJE;
caso o item já esteja catalogado na base, seguir os seguintes procedimentos:
conferir as informações para certificar-se de que se trata do mesmo item (preferencialmente consulta por ISSN, título, ano, etc.); Caso corresponda ao item desejado, na tela abaixo, clicar em ITENS;
A seguinte tela aparecerá:
ao clicar em ITENS, aparecerá a planilha para preenchimento das informações de inclusão do item na sub-biblioteca TRE-PI.
clicar em NOVO, ativando os campos para preenchimento.
Verificar abaixo os campos a serem preenchidos: 
Formulário: 2.Info. Geral (1)
	CAMPO
	TIPO
	ORIENTAÇÃO
	EXEMPLO
	Código de barras
	Obrigat.
	Periódico (compra) PI+nº de patrimônio+nº do fascículo a partir de dois dígitos
Periódico (doação: PI+ano de publicação+00+nº de tombo da biblioteca+nº fascículo
	PI400658-01
PI990058-02
	Sub-biblioteca
	Obrigat.
	Sub-biblioteca a qual o item pertence
	TRE-PI
	Coleção
	Obrigat.
	Identificação da coleção a qual o item pertence
	PERIO
	Nº do exemplar
	Opcional
	Identifica o nº do fascículo do item
	
	Tipo de material
	Obrigat.
	Identifica o tipo de material: Fascículo de periódico
	ISSUE
	Tipo/Localização
	Obrigat.
	Em TIPO, selecionar a opção 4 – Ordenação fixa
	4
	Descrição
	Obrigat.
	Seguir exemplo desta notação: v.1:n.1 (2005:jan./dez.) Obs.: para designação numérica, ano = volume
	v.1:n.1 (2005:jan./dez.)
	Status do item
	Obrigat.
	Condição para empréstimo. Preencher: 01-Consulta local
	01
	Nível enun. 1 (a) (vol.)
	Obrigat.
	Corresponde ao volume/ano do periódico.
	v.1Formulário: 3.Info. Geral (2)
	CAMPO
	TIPO
	ORIENTAÇÃO
	EXEMPLO
	Nº de tombo
	Obrigat.
	Colocar o nº de tombo do item 
	41
	Data do tombo
	Obrigat.
	Data do registro do item na biblioteca 
	
	Preço
	Opcional
	Preencher somente em caso de aquisição por compra
	
	Estatística
	Obrigat.
	Modalidade de aquisição: compra, doação, depósito legal
	
Formulário: 4. Info. Periódicos
	CAMPO
	TIPO
	ORIENTAÇÃO
	Data do fascículo
	Obrigat.
	Informar data de publicação do item
	Data de chegada
	Obrigat.
	Informar data do registro do periódico na biblioteca
Os demais campos serão preenchidos automaticamente pelo sistema.
Obs.: As duplicatas de periódicos não serão catalogadas, tendo em vista a racionalização do acervo e a política de doação entre as bibliotecas pares que não dispõem de tais fascículos.
3.3.3 Catalogação de Materiais Especiais
3.3.3.1 Fotografias
Acervo que contribui para a preservação da memória coletiva institucional sob a perspectiva da imagem.
Nesta modalidade, o material a ser tratado é proveniente da Comissão de Cerimonial, bem como do arquivo de fotografia da própria Biblioteca. Tais materiais serão digitalizados, catalogados e disponibilizados no catálogo da REJE. O acervo físico existente está organizado na gaveta nº 02 (FOTOS), do arquivo Modelo Confiança (nº Patrimônio 001.127), em envelopes médios institucionais de cor branca, com os seguintes códigos de identificação: sigla do fundo proveniente, acompanhado do nº de seqüência do envelope no arquivo e do nº de fotografias no envelope. Ex.BI001-07 (Biblioteca, envelope nº 1-contém 7 fotografias)
Ex.: BI005-24 (Biblioteca, envelope nº 5-contem 24 fotografias).
Este acervo será contemplado pelas seguintes categorias de imagens: Agentes Públicos (servidores retratados individualmente quando do exercício da função ou cargo público de serventia neste Egrégio); Edificações Oficiais (prédios da Justiça Eleitoral retratados em posição frontal); Eventos (atividades de ordem técnica tais como: treinamentos, seminários, palestras, oficinas e fóruns promovidos pelo Tribunal); Solenidades (posses, diplomações, comemorações forenses, homenagens célebres, sessões extraordinárias e demais atos oficiais realizados no Plenário); Comemorações: datas festivas de comemorações promovidas pela Secretaria do TRE-PI alusivas às seguintes datas: natal, dia da mulher, dia das mães, dia do servidor público, festas juninas, dia do Bibliotecário e comemorações relacionadas aos projetos de dimensão corporativa.
Rotina:
receber a fotografia e/ou lote de fotografias, identificando segundo sua categoria, colocar no verso da fotografia e no envelope no espaço adequado, código de identificação;
encaminhar para o Serviço de Indexação;
selecionar fotografias a serem digitalizadas seguindo os seguintes critérios:
Escolher fotografias com maior número de retratados;
Priorizar fotografias em posição frontal dos seus retratados;
Em caso de duplicatas, escolher para digitalização, fotografia que retrate com maior nitidez a imagem. Separar duplicatas em envelope exclusivo e arquivar no envelope 
preencher formulário específico (fotografia) de catalogação/classificação;
utilizar os meios necessários ( entrevista, pesquisa na web,etc.) para fazer levantamento das informações que formam o conteúdo da imagem;
digitalizar imagem através do programa Central de Soluções HP, próprio da impressora-escaner da Biblioteca;
após a digitalização da imagem, esta será salva automaticamente no arquivo MEUS DOCUMENTOS ( MINHAS DIGITALIZAÇÕES ( INDEXAÇÃO DE FOTOGRAFIAS;
Abrir imagem utilizando o editor de imagem do Windows, Paint, para colocar a etiqueta de autenticação: TRE PI, utilizando fonte Arial em negrito, preferencialmente tamanho 16, cuja cor deverá ser ajustada de acordo com cada fotografia de forma que não prejudique a comunicação da imagem e primando pela padronização estética. 
salvar imagem e enviar para a pasta compartilhada FOTOS PARA REJE, contida em MEU COMPUTADOR ( DISCO LOCAL (C:);
contactar suporte técnico de informática para acessar a pasta compartilhada e lançar as fotografias em galeria oculta na web;
lançadas as fotografias na web, proceder com a catalogação destes materiais no Sistema Aleph;
atentar para o modelo específico de Planilha MARC que melhor atenda à demanda de informações deste material, haja vista, ser este um suporte não convencional;
para o preenchimento do CAMPO 856 da Planilha MARC, copiar o seguinte endereço eletrônico: www.tre-pi.jus.br/novo/biblioteca/acervo-reje/reje2.jpg, a ser alterado somente o sufixo, de acordo com a legenda enumerativa atribuída à fotografia na pasta compartilhada. O sufixo no endereço citado, corresponde a: reje2.jpg. (tudo que vier depois da última barra).
Obs.: Sempre quando da inserção de novas fotografias na pasta compartilhada, apagar aquelas que já foram indexadas.
Verificar abaixo os campos Aleph a serem preenchidos:
Formulário: 2. Info. Geral 1
	CAMPO 
	TIPO 
	ORIENTAÇÃO
	MODELO
	Código de barras
	Obrigatório
	Sigla do fundo proveniente + nº do envelope + nº de fotos catalogadas
	BI001-04
	Coleção
	Obrigatório
	Fotografias
	
	Tipo de material
	Obrigatório
	fotografia
	
	Tipo/localização
	Obrigatório
	Gaveta nº 2, envelope nº 5, ano 1997
	G2 005 1997
	Descrição
	Obrigatório
	Nº de fotos, detalhes físicos e dimensões 
	4 fots.: color.; 21 x 15cm
	Status do item
	Obrigatório
	Consulta local
	01
Formulário: 3.Inf. Geral 2
	Nº de tombo
	Obrigatório
	Colocar nº do envelope
	005/1997
	Data de tombo
	Obrigatório
	Colocar data correspondente
	
	Estatística
	Obrigatório
	Outro
	05
3.3.3.2 Fitas VHS
Nesta modalidade, também será feito a pesquisa no catálogo coletivo, selecionando-se o tipo de material VIDEO na Busca avançada, ou FITAS DE VÍDEO, na busca Multi-base. Caso o item já esteja catalogado na base, recomenda-se:
clicar no link catalogação (onde aparecerá a planilha específica para este material em MARC, da mesma forma que nos outros tipos de materiais);
conferir os campos para certificar-se do correto preenchimento dos mesmos; 
caso corresponda ao item desejado, clicar em ITENS para o preenchimento da planilha com dados da sub-biblioteca TRE-PI. Aparecerá a seguinte tela:
Clicar em NOVO e proceder com o preenchimento dos dados da sub-biblioteca segundo as instruções abaixo:
Formulário: 2.Info. Geral 1
	CAMPO
	TIPO
	ORIENTAÇÃO
	MODELO
	Cód. de barras
	Obrigatório
	PI + nº de tombo (o qual será geral para toda a coleção, se for o caso do item) acrescido de hífen e nº de ordem do item dentro da coleção.
	PI400438-01
	Coleção
	Obrigatório
	Vídeo
	
	Tipo de material
	Obrigatório
	Vídeo
	
	Tipo/Localização
	Obrigatório
	Informar o nº de chamada, conforme será impresso na etiqueta de lombada do item precedido pela sigla SEBIED e sucedido por VHS + nº de tombo.
	SEBIED
341.28
T267d
VHS-07
	Descrição
	Obrigatório
	Padrão segundo o AACR2.
	VHS 86min. son. 1/2 pol.
	Status do item
	Obrigatório
	Preencher 02
	3 dias
Formulário: 3.Info. Geral 2
	CAMPO
	TIPO
	ORIENTAÇÃO
	MODELO
	Nº de tombo
	obrigatório
	Colocar nº de registro + ano do registro (será igual para itens de uma coleção)
	07/2004
	Data de tombo
	Obrigatório
	Colocar data correspondente
	
	Estatística
	Obrigatório
	Colocar estatística correspondente à forma de aquisição
	
Preenchidas tais planilhas, o próximo passo será ADICIONAR.
Após fazer a busca, caso o item ainda não esteja catalogado na base da REJE, recomenda-se:
Abrir a planilha de CATALOGAÇÃO (menu CATALOGAÇÃO(ABRIR PLANILHA ou ícone ABRIR PLANILHA). Escolher a planilha de acordo com o tipo de material.
Proceder com o preenchimento da planilha segundo as normas de catalogação específicas.
3.3.3.3 CD-ROM
OBSERVAÇÕES PRELIMINARES:
 Para catalogação de um documento disponível em outro suporte físico, fazer novacatalogação conforme as regras do AACR2 (capítulos 9 - Recursos eletrônicos e 12 - Recursos contínuos). 
No âmbito da REJE, o Comitê Gestor convencionou de acordo com a Orientação Técnica, OT nº. 01/2009, que para coleções de CD-ROM e DVD não será adotada a regra das coleções de livros, de separar cada volume em um registro. Dessa forma, as coleções em CD-ROM e DVD deverão ser catalogadas em um único registro e cada item será um item na base.
Catalogar CD como material adicional no mesmo registro, somente, quando o material adicional for editado ao mesmo tempo pelo mesmo editor da obra principal e for usado unicamente em conjunto com ela, sendo parte integrante do item. Neste caso, utilizar subcampo $e precedido pelo sinal (+) como no exemplo abaixo:
300 ## 
$a 509 p.; 
$c 23 cm 
 $e + 1 CD-ROM
Catalogar material adicional (CD-ROM), separadamente, quando: o material adicional não for editado ao mesmo tempo em que a obra principal, ou material adicional tiver um título ou autor diferente da obra principal.
Caso o item não esteja catalogado na base, seguir as seguintes recomendações: 
abrir planilha específica CD.MRC (TSE01) no módulo catalogação;
proceder com o preenchimento dos campos e sub-campos planilha MARC, conforme já mostrado anteriormente;
Obs.: Utilizar o campo 530 para notas que descrevem diferentes suportes físicos para o mesmo documento. Exemplo: Disponível também em versão impressa.
após o preenchimento da planilha, catalogar o item na sub-biblioteca, observando as convenções descritas na Seção 3.3 (Formulários 2. Info. Geral (1), p. 10 e 3. Info. Geral (2), p.12), observando o número de chamada – campo Tipo/localização (o qual será impresso na etiqueta) - que terá a seguinte notação: 
Formulário: 2 Info. Geral (1) 
	CAMPO
	TIPO
	DESCRIÇÃO
	MODELO
	Tipo/localização
	Obrigat.
	Informar nº de chamada conforme será impresso na etiqueta do item.
	SEBIED 340.05 B582b CD-01/7
	Descrição
	Obrigat.
	
	1 CD-ROM 4 ¾ pol.
Ex.: SEBIED 340.05 B582b CD-01/7
Descrição: CD-ROM 4 ¾ pol.
 Nota do OPAC: Caso necessário, colocar nota que complemente informações relevantes do item não mencionadas anteriormente. Ex.: Conteúdo: janeiro/dezembro 2004.
 
3.3.3.4 DVD
Para catalogação, seguir as mesmas recomendações de busca no catálogo coletivo, para evitar duplicação de registros. Se no procedimento de busca, o item for encontrado, clicar em ITENS e proceder com o a catalogação na sub-biblioteca.
No âmbito da REJE, o Comitê Gestor convencionou de acordo com a Orientação Técnica, OT nº. 1/2009, que para coleções de DVD, bem como para CD-ROM, não será adotada a regra das coleções de livros, de separar cada volume em um registro. Dessa forma, as coleções em DVD e CD-ROM deverão ser catalogadas em um único registro e cada item será um item na base.
OBSERVAÇÃO: Para o preenchimento da planilha 2.INFO. GERAL (1), seguir as regras da subseção 3.3, p. 10 e 12, para catalogação na Sub-Biblioteca, com atenção especial para os campos TIPO/LOCALIZAÇÃO e DESCRIÇÂO, os quais deverão ser notados de acordo com o modelo a seguir:
	CAMPO
	TIPO
	DESCRIÇÃO
	EXEMPLO
	Tipo/localização
	Obrigat.
	Informar o nº de chamada conforme será impresso na etiqueta do item.
	SEBIED 341.41941 R437r DVD-07
	Descrição
	Obrigat.
	Informar de acordo com a regra 9.5D do AACR2R.
	1 DVD, son., color., 4 3/4 pol.
3.3.3.5 Produção da Justiça Eleitoral – PROIN
Constitui um banco de dados com a produção intelectual e artística dos servidores efetivos da Justiça Eleitoral. Para a alimentação da base de produção intelectual da Justiça Eleitoral (PROD-JE), observar os procedimentos: 
abrir planilha MARC específica para este material no módulo catalogação, denominada: produção_je.mrc(TSE01);
catalogar segundo as normas do AACR2;
preenchida a planilha MARC, catalogar na Sub-Biblioteca, observando as seguintes convenções dos formulários 2. Info. Geral (1) e 3. Info. Geral (2) às páginas 10 e 12, observando as especificidades deste material:
	CAMPO
	TIPO
	DESCRIÇÃO
	EXEMPLO
	Cód. Barras
	obrigatório
	PI + nº de registro
	PI001
	Coleção
	obrigatório
	PROIN 
	
	Tipo de material
	obrigatório
	Selecionar material
	
	Tipo / localização
	obrigatório
	PROIN + nº Class. + Cutter + ano
	PROIN 341.28 C257a 2008
Obs.: Identificar origem da produção intelectual no campo 901 – lotação do autor. Este constitui-se um campo obrigatório. A lista para opções de preenchimento está disponível com o comando Ctrl+F8. O campo BAS indicará Prod-JE, e deverá ser mantido na planilha.
3.3.3.6 Normas Internas do TSE – NITSE
Busca reunir em uma só base de dados as normas internas de todos os Tribunais Eleitorais de forma a facilitar a consulta pelos servidores e administração das informações na íntegra acessadas a partir do catálogo da Biblioteca. Constam das matérias a serem catalogadas nesta base: atos, portarias, ordens de serviço e instruções normativas de cada Tribunal.
Rotina:
a) Pesquisar na publicação Atos da Presidência: portarias e resoluções, 2001;
b) pesquisar no arquivo eletrônico sebied1: Índice remissivo e ementários de Portarias bem como na home page do Tribunal no link NORMAS INTERNAS – TRE a norma a ser catalogada e suas alterações;
c) conectar a base específica LEG01-TSE Legislação, localizada no menu ALEPH do Módulo Catalogação;
c) escolher planilha MARC específica para o Piauí, conforme ilustração abaixo: 
Proceder com o preenchimento da planilha MARC conforme a Orientação Técnica da REJE OT nº. 1/2008. (ver anexo).
Obs.: Colocar o termo principal da indexação no Campo 650 04 em Caixa alta.
Para o preenchimento do campo 856 do MARC, primeiramente copiar endereço do arquivo na web, clicando com o botão direito do mouse em cima da palavra inteiro teor. Clicar em copiar atalho que será colado no respectivo campo.
Nesta modalidade não se fará catalogação na sub-biblioteca.
3.4 INDEXAÇÃO
Identificação e descrição do conteúdo do documento com termos representativos, para fins de uma posterior recuperação de sua informação.
Rotina:
a) analisar o documento e estabelecer o assunto do conteúdo;
b) identificar os conceitos presentes no assunto;
c) expressar o assunto em linguagem natural;
d) traduzir para o vocabulário de indexação, consultando thesauros e glossários da Justiça Eleitoral;
OBS.:Ao indexar portarias, deverão ser consideradas somente aquelas de relevante interesse coletivo e da administração, não devendo ser selecionadas portarias de designações individuais.
3.4.1 Sumários de Periódicos
OBS.: Somente poderão ser catalogados os sumários de periódicos que já se encontrem catalogados na base local.
Pesquisar o fascículo para o qual deseja criar o sumário, a fim de verificar se o mesmo já existe na base. A pesquisa pode ser feita no campo de títulos na base CATÁLOGO DA REJE, colocando-se o título do periódico e ano do fascículo.
O resultado da busca será exibido, conforme tela abaixo:
Para inclusão do sumário do periódico na Sub-Biblioteca:
clicar em ITENS e proceder com o preenchimento da planilha:
começar o preenchimento pela planilha 5. NÍVEIS DE PERIÓDICOS para geração automática do código de barras. 
informar volume (no campo Nível enum. 1 (a)(vol.)) e número do fascículo (Nível enum. 2 (b)). 
d) informar o ano cronológico no campo especificado;
e) clicar em ADICIONAR, onde automaticamente será remetido à planilha 2. INFO. GERAL(1)
Na planilha acima, bem como nas planilhas INFO. GERAL 2, INFO. PERIÓDICOS, o preenchimento será semelhante à planilha de títulos de periódicos (ver seção 3.4.2 alíneas c e e).
observe que o Código de barras será gerado automaticamente.
OBS.: Caso o sumário desejado ainda não tenha sido catalogado, abra o módulo de CATALOGAÇÃO do ALEPH, clicar em ABRIR PLANILHA. Escolher a planilha SUMÁRIO.MRC, conforme tela abaixo:
A seguinte planilha será exibida:
Orientação para preenchimentosdos campos: ver manual de Treinamento Aquisição e Controle de Periódicos, no tópico COMO CATALOGAR SUMÁRIOS NO ALEPH.
4 IMPORTAR REGISTROS EM FORMATO MARC
realizar a busca, preferencialmente, no catálogo on-line da Rede RVBI, no endereço http://biblioteca.senado.gov.br:8991/E;
Ao visualizar o resultado no formato completo, clicar na opção “SALVAR/EMAIL”
A tela para salvar o resultado será exibida:
em “FORMATO DE REGISTROS” selecionar a opção “FORMATO MARC”;
em “CODIFICAÇÃO” selecionar a opção “UNICODE/UTF-8”;
clicar em “OK”;
A seguinte tela será exibida:
clicar em “SALVAR SELEÇÃO”. Será exibida a tela abaixo. Clicar em “SALVAR”
a seguir, será exibida a tela abaixo, para seleção da pasta onde o arquivo será salvo. Informar o nome do arquivo com a extensão “txt.”
salvar o arquivo em C:\AL500_18\CATALOG\ConvertIn;
abrir o módulo de CATALOGAÇÃO do ALEPH;
clicar em IMPORTAR TÍTULOS;
em ARQUIVO DE ENTRADA localizar o arquivo desejado
na opção ROTINA DE CONVERSÃO selecionar a opção Converter USMARC de 2709 para UTF;
clicar na opção CONVERTER. O registro convertido será exibido na janela abaixo do botão CONVERTER;
a parte inferior da janela, identificada como INFORMAÇÕES BIBLIOGRÁFICAS exibe as informações do registro selecionado.
clicar na opção CATALOGAÇÃO e proceder com as alterações na planilha de catalogação do item. 
5 GERAR RELATÓRIO DE ITENS
Nesta modalidade, serão recuperados todos os itens existentes na base com o código da sub-biblioteca especificado no formulário.
 Rotina:
abrir o módulo de CATALOGAÇÃO de ALEPH. 
ir para o menu SERVIÇOS, selecionar a opção ITENS; em seguida, a opção FORMULÁRIO GERAL DE RECUPERAÇÃO, conforme tela abaixo:
O seguinte formulário será exibido:
Preencher os seguintes campos:
ARQUIVO DE SAÍDA: convencionar e informar nome do arquivo, em minúsculo, sem acentos e espaçamento.
RECUPERAR POR: selecionar a opção Sub-biblioteca, e informar o código TREPI (em maiúscula, sem espaçamento). 
OBS. 1: Nos campos RECUPERAR POR, escolher opções para tornar o seu relatório mais específico: por exemplo, escolher o tipo de material, data de registro, data de atualização, etc.
OBS. 2: No caso de utilização das opções RECUPERAR POR ( DATA DE REGISTRO ou DATA DE ATUALIZAÇÃO, sempre preencher os dois campos abaixo, com datas inicial e final desejadas, no seguinte formato: AAAAMMDD. 
e) clicar em ENVIAR PARA FILA para enviar o arquivo para o servidor do ALEPH. 
f) ir para o menu ALEPH ( GERENCIADOR DE TAREFAS, onde a seguinte tela será exibida:
Para exibir o arquivo que contém a lista de itens:
g) selecionar TSE50 no campo CONECTAR. A lista será carregada e o arquivo será exibido no quadro inferior;
h) marque o arquivo recém-criado no quadro inferior da tela e clique na seta existente entre as duas partes da janela, para transferir o arquivo do servidor para o seu computador;
i) para ver a lista na tela, selecionar a opção VISUALIZAR IMPRESSÃO na parte inferior da tela. Em seguida clicar em IMPRIMIR. O relatório será exibido, conforme tela abaixo: 
6 IMPRESSÃO DE ETIQUETAS DE LOMBADA E CÓDIGOS DE BARRAS
Para emitir etiquetas de lombada e códigos de barras é necessário, primeiramente, a realização dos procedimentos do tópico anterior.
abrir o módulo de CATALOGAÇÃO do ALEPH;
ir para o menu SERVIÇOS ( ITENS ( IMPRIMIR ETIQUETAS DE ITENS. O seguinte formulário será exibido:
Seguem abaixo os campos que devem ser preenchidos:
ARQUIVO DE ENTRADA: informe o nome do arquivo criado, a partir dos procedimentos para GERAR RELATÓRIO DE ITENS. 
OBS.: O nome do arquivo de saída do Formulário Geral de Recuperação (ver tópico GERAR RELATÓRIO DE ITENS) será o mesmo do Arquivo de entrada no procedimento Imprimir Etiquetas de Itens.
ARQUIVO DE SAIDA: informe um nome para o arquivo de saída. Este arquivo será usado para a impressão das etiquetas.
FORMATO DE ETIQUETA: selecionar LOMBADA E CÓDIGO DE BARRAS (22)
clicar em ENVIAR PARA FILA. 
ir para o menu ALEPH ( GERENCIADOR DE TAREFAS, onde aparecerá a seguinte tela: 
para exibir o arquivo que contem a lista de itens, selecionar TSE50 no campo CONECTAR. A lista será carregada e o arquivo será exibido no quadro inferior;
selecione o arquivo recém-criado no quadro inferior da tela e clique em IMPRIMIR. As etiquetas serão exibidas na tela:
para imprimir as etiquetas, clicar em PRINT.
7 GERAR RELATÓRIOS NO ALEPH
Procedimento a ser feito diariamente para controlar a circulação dos itens do acervo a serem devolvidos durante o expediente. O procedimento para geração de relatórios no Sistema Aleph obedecerá, sempre, os mesmos passos e quantos forem, poderão ser feitos por analogia a este, o qual trata do relatório de empréstimo do módulo Circulação.
abrir o menu SERVIÇOS (acessível em qualquer módulo do sistema);
escolher tipo de relatório desejado;
preencher com os dados necessários à sua recuperação;
ir para gerenciador de tarefas no menu ALEPH;
clicar em CONECTAR TSE50, para chamar o arquivo enviado para a fila – logo aparecerá na caixa de arquivos remotos;
selecionar no arquivo e na seta que aponta para cima;
na caixa de arquivo local, selecioná-lo;
em configurar impressão, optar por VISUALIZAÇÃO DA IMPRESSÃO;
o próximo passo será clicar em IMPRIMIR, para visualizar impressão.
8 SERVIÇO DE ALERTA
8.1 MURAL 
À medida que forem detectadas novas informações consideradas de interesse da comunidade, tais como: editais de concurso, aquisição de livros, aquisição de novos fascículos de periódicos, dentre outras, a Seção utilizará do Serviço de Alerta publicizando, em mural específico para tal, ou ainda, por meio de correio eletrônico e serviço de Intranet. 
8.2 INFORMATIVO DA SEÇÃO DE BIBLIOTECA E EDITORAÇÃO – INFOSEBIED
Trata-se de um informativo diário de caráter referencial alimentado por informações coletadas nos diários: Oficial da União, Diários de Justiça Eletrônico do TRE-PI, TSE e CNJ; diretórios institucionais e Informativo da Seção de Legislação do TSE – INFOSELEG, bem como nos sites alternativos abaixo elencados:
Editora Magister: http://editoramagister.com/;
Senado Federal: http://www.senado.gov.br/sf/;
Câmara dos Deputados: http://www2.camara.gov.br/;
Ministério do Planejamento: http://www.planejamento.gov.br/;
Consultor jurídico: http://www.conjur.com.br/, e etc.
Rotina: 
Coletar informações nas fontes elencadas acima;
Organizar a disposição das informações conforme a categoria da informação ou ato.
Editar texto e layout em modelo pré-formatado em Power Point, disponível na área de trabalho dos micro-computadores 1 e 3 (patrimônios: 018.975 e 017.028 respectivamente);
Depois de editado, proceder com a impressão digital configurando escolha da Impressora digital como do PDF v6 (segue o mesmo procedimento para impressão normal). Clicar em OK! 
Na próxima tela, aparecerá janela com o nome doPDF – Salvar PDF. Selecionar a opção Alweys use this folder (sempre salvar em pasta). Clicar em OK! O documento será salvo na pasta escolhida.
 
9 SERVIÇO DE REFERÊNCIA/INFORMAÇÃO
Para melhor utilização dos serviços e produtos oferecidos pela Biblioteca, esta utilizará do Serviço de Referência/Informação, o qual poderá ser automatizado ou presencial.
Provisão de documentos:
Auxílio à consulta nos Diários Oficiais impressos e/ou eletrônico e autenticação dos mesmos - certificação com original;
Pesquisa em bases de dados autorizadas;
Fornecimento de cópias (ver sub-seção 10.3);
Provisão de auxílio bibliográfico:
Localização de material;
Levantamento bibliográfico;
Alerta eletrônico
Digitalização de sumários de periódicos; 
Lista de novas aquisições;
Eventos da Biblioteca;
Orientação aos usuários:
Sobre os serviços e recursos da Biblioteca;
Como utilizar o catálogo da REJE (ver manual específico);
Normalização bibliográfica;
Catalogação na fonte;
10 POLÍTICA DE CIRCULAÇÃO
10.1 CONSULTA
Asconsultas ao acervo deverão ser, preferencialmente, delegadas pelos servidores da Biblioteca, aos usuários internos e externos, sendo vedada a saída de material bibliográfico por ocasião de solicitação de usuários não cadastrados. A estes, será permitida, apenas, consulta local ou requerimento do material consultado para reprografia. Neste caso, o requerente será acompanhado do servidor da Seção em direção ao Setor de Reprografia deste Tribunal, atentando-se à legislação do direito autoral.
De acordo com a Resolução TRE-PI n°. 87 de 15 de dezembro de 2003 (ver anexos), são usuários da Seção de Biblioteca e Editoração: 
I – Usuários Internos:
a) Membros do TRE e Procurador Regional Eleitoral;
b) Juízes e Promotores eleitorais;
c) Servidores ativos e inativos do TRE;
d) Servidores Requisitados;
e) Estagiários.
II – Usuários Externos:
a) Todos aqueles não elencados no inciso anterior.
10.2 EMPRÉSTIMO
A política de empréstimo aos usuários seguirá as recomendações previstas no regulamento da Biblioteca. Para solicitação de empréstimo, nesta Seção, o servidor/usuário deverá ser previamente cadastrado no Sistema Aleph500 gerenciador da Biblioteca, ocasião em que efetuará sua inscrição (nº de matricula no TRE-PI e senha). Aos estagiários, o cadastro dar-se-á mediante apresentação do Termo de Compromisso formalizado quando de sua convocação por unidade administrativa competente. 
Obs.: Para esclarecimentos acerca do Módulo Circulação do Sistema Aleph, ver manual de Circulação da Exlibris.
10.3 REPROGRAFIA
Não será permitido a reprodução total de qualquer material do acervo, obedecendo-se à legislação autoral vigente. Caso seja autorizada a reprografia de material requerido aos servidores desta Seção, o processo haverá de ser conduzido por estes, junto ao setor de Reprografia deste Tribunal, em observância à Portaria nº 276/01 (ver anexo III), que dispõe sobre a cobrança de cópias reprográficas.
À Seção de Biblioteca e Editoração, é conferida a autoridade de certificação com original de reprodução mecanográfica em se tratando de matérias publicadas no Diário Oficial da União e Diário de Justiça do Estado do Piauí. 
11 SERVIÇO DE AVALIAÇÃO E CONTROLE DAS ATIVIDADES DA SEÇÃO
Para efeito de avaliação e controle das atividades e serviços oferecidos pela Seção, esta, utilizar-se-á de técnicas estatísticas diárias e mensais que reunidas e analisadas possam oferecer subsídios para a tomada de decisões, tais como: planilhas estatísticas, questionários, pesquisas de satisfação, reuniões bimestrais entre os seus servidores para planejamento estratégico e avaliação de suas atividades.
12 SERVIÇO DE ATUALIZAÇÃO DE ARQUIVOS ELETRÔNICOS DE LEGISLAÇÃO
Trata-se do serviço de pesquisa em sites governamentais com a finalidade de atualização eletrônica dos arquivos em drive local de atos oficiais administrativos e da Legislação Federal pertinente à Administração Pública:
DOU-e Diário Oficial da União (http://portal.in.gov.br/in/pesquisa_avancada): Seções 1 e 3, através do Portal da Imprensa Nacional;
DJ Eletrônico TRE-PI (link disponível na página inicial da Intranet): Portarias e Resoluções judiciais deste Tribunal;
DJ Eletrônico TSE (http://www.tse.jus.br/sadJudDiarioDeJusticaConsulta/); correspondente às Resoluções e respectivas ementas.
Informativo do TSE (http://www.tse.jus.br/internet/midia/informativo.htm).
12.1 PORTAL DA IMPRENSA NACIONAL
Para fazer a pesquisa no Portal da Imprensa Nacional, seguir os seguintes procedimentos:
Entrar na página eletrônica no endereço citado acima, onde aparecerá a seguinte tela:
Escolher o tipo de busca mais conveniente. 
Selecionar DATA da publicação desejada e proceder à pesquisa no Órgão correspondente.
OBS.: DOU-SEÇÃO 1 - indexar leis, decretos, medidas provisórias e leis complementares relativos à atividade administrativa do servidor público federal, dos seguintes Órgãos: Poder Executivo, Poder Legislativo, Presidência da República, Poder Judiciário e Profissões Liberais. 
Salvar em arquivo local na base de dados de LEGISLAÇÃO ATUALIZADA encontrado na pasta “ATALHO PARA COMUM EM RPIWSEBIED02” encontrada no DESKTOP.
DOU - SEÇÃO 3, ver em todos os Órgãos elencados acima informações relacionadas à homologação de concursos públicos. Indexar no arquivo de dados CONCURSOS HOMOLOGADOS encontrado em MEUS DOCUMENTOS da pasta COMUM.
12.2 DJ ELETRÔNICO DO TRE-PI
Indexar portarias e resoluções, alimentando o índice alfabético-remissivo, inclusive com suas respectivas ementas, salvando em arquivo local na pasta EMENTÁRIOS-TRE-PI, encontrada em MEUS DOCUMENTOS do RPIWSEBIED02. As ementas serão encontradas no mesmo documento, logo abaixo, conforme a ilustração:
Ao fazer a busca, seguir os seguintes procedimentos:
Abrir a página da Intranet e clicar no link Diário de Justiça Eletrônico, na página inicial da Intranet, aparecerá a seguinte tela:
Escolher a data do Diário desejado e Abrir documento em PDF. 
OBS.: Somente serão indexadas portarias normativas de relevante interesse coletivo, não devendo ser selecionadas portarias de designações individuais.
12.3 DJ ELETRÔNICO TSE
Localizar a página através do endereço: http://www.tse.jus.br/ sadJudDiarioDeJusticaConsulta/ e proceder à pesquisa no Diário selecionando a data da publicação, conforme o exemplo anterior. Proceder à indexação das Resoluções arroladas, salvando-as em arquivo local na pasta RESOLUÇÕES encontrada em MEUS DOCUMENTOS no Atalho COMUM do DESKTOP do Computador Sebied01.
12.4 INFORMATIVO DO TSE
Trata-se de uma publicação eletrônica semanal, que traz resumos não oficiais de decisões do TSE ainda não publicados e acórdãos já publicados no DJE.
Acessar página através do endereço http://www.tse.jus.br/internet/midia/informativo.htm. 
Abrir o último fascículo publicado; 
Salvar em arquivo local, na pasta RESOLUÇÕES encontrada em MEUS DOCUMENTOS em COMUM SWSEBIED01.
13 SISTEMA DE ACOMPANHAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS-SADP
Para acompanhamento do trâmite dos documentos e processos recepcionados eletronicamente por esta Seção, utilizar o Software Acesso cliente, atentando para a proveniência de cada documento recebido.
Para processos encaminhados à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos-CPAD, acessar com os seguintes dados: Usuário: CPAD e Senha: CPAD.
Para documentos encaminhados à Biblioteca, acessar com: Usuário: AURORA e Senha: abcde1.
Rotina:
a) Clicar no atalho Acesso Cliente na área de trabalho;
b) Identificar usuário e senha conforme seu tipo, como descrito acima;
Aparecerá a seguinte tela:
�
14 ASI Web – AUTOMATION OF INVENTORY
Sistema eletrônico utilizado para solicitação de material de consumo 	junto à Seção de Almoxarifado e Patrimônio. 
Para o requerimento de materiais, proceder-se-á da seguinte forma:
Acessar o Sistema ASI encontrado na home page do Tribunal. Ao clicar aparecerá a seguinte tela, onde deverá ser preenchido o campo NOME com o nome do servidor cadastrado. �
Ao clicar em pesquisar, aparecerá uma lista de resultados. Escolher nome correspondente ao usuário requerente. Clicar em anexar.
�
A seguir o sistema mostrará a tela de identificação para o preenchimento da senha e confirmação:
REFERÊNCIAS
BRASIL. Tribunal Regional Eleitoral do Piauí. Resolução nº 134, de 8 de outubro de 2007. Aprova o Regimento Interno da Secretaria do Tribunal. Disponível em: http://intra.tre-pi.gov.br/home/regimentos.jsp. Acesso em: 16 nov. 2009.
______. Portaria nº 276/01 de 03 de julho de 2001. Dispõe sobre a cobrança de cópias reprográficas pelo Tribunal Regional Eleitoral do Piauí. D. J. E, Teresina, nº 4. 516, p. 16, 06 jul. 2001.
______. Resolução nº 87, de 15 de dezembro de 2003. Aprova o Regimento Interno da Biblioteca Des. Cristino Castelo Branco. D. J. E., Teresina, nº 5.095, p. 04, 09 jan. 2003.
MANUAL de treinamento Aleph500. São Paulo: Ex Libris, 2007.
SILVA, Divina Aparecida da; ARAUJO, Iza Antunes. Auxiliar de Biblioteca:técnicas e práticas para a formação profissional. 5. ed. Brasília: Thesaurus, 2005.
ANEXOS
ANEXO A
ORIENTAÇÕES TÉCNICAS DO COMITÊ GESTOR DA REJE
 OT /nº 1/2008 - REVISADA	 Brasília, 22 de junho de 2009.
Roteiro de Inclusão da Base de Normas Internas do TSE – NITSE
BASE NITSE
Base de normas administrativas de âmbito interno, emanadas do Tribunal Superior Eleitoral e dos Tribunais Regionais, com inteiro teor. Ex. Atos, Portarias, Ordens de Serviço, Instruções Normativas.
OBJETIVO
Este roteiro destina-se a orientar os usuários do Módulo de Inclusão do Aleph (GUI) no preenchimento correto e padronizado dos campos do Marc 21, das planilhas da base NITSE – Normas Internas do TSE.
REQUISITOS 
	- Utilizar o sistema Aleph para inclusão e pesquisa de documentos;
	- Utilizar o Itar (programa de gerenciamento de imagens do TSE e disponível para todos os TREs) para linkar os registros da base ao inteiro teor do documento. O sistema poderá ser solicitado a Secretaria de Gestão da Informação, diretamente com o Secretário;
	- O documento linkado deverá, na medida do possível, ser a versão digital do original, com a assinatura da autoridade;
	- Utilizar o Tesauro da Justiça Eleitoral para indexação;
	- Consultar a Seção de Legislação do TSE para adaptações, supressões e acréscimos de elementos específicos do TRE.
Campo LDR
Nada deve ser alterado neste campo. 
Campo 008 – Campos de dados fixos
Ao abrir a planilha de preenchimento o sistema assume o ano corrente. 
Quando o ano do documento a ser incluído for anterior ao ano corrente, deve-se atualizar a informação.
Procedimento: posicione o cursor sobre a data, utilize o comando CTRL + F e no campo Data 1 (07-10) altere o ano. 
Campo 040 – Fonte catalogadora (NR)
Indica o Tribunal que incluiu o documento na base. 
Não tem indicadores e possui os subcampos “a” e “b” (NRs).
Procedimento: 
- Subcampo “a”: preencha com a sigla do Tribunal que incluiu o registro.
Ex. TSE, TRE-SP; TRE-PI
- posicione o cursor em frente ao subcampo “a”, utilize o comando CTRL + F8 e selecione o Tribunal
- subcampo “b”: é preenchido automaticamente com a sigla do idioma do documento.
Campo 110 – Origem (R)
Indica o órgão produtor da norma.
Não tem indicadores e possui os subcampos “a” (NR), “b” (NR), “c” (NR).
Procedimento:
subcampo “a”: preencha com o nome do órgão principal, conforme lista abaixo;
posicione o cursor em frente ao subcampo “a”;
utilize o comando F3;
selecione o órgão principal que produziu o documento a ser incluído, conforma abaixo: 
TRE-AC; TRE-AL; TRE-AM, TRE-AP, TRE-BA, TRE-CE, TRE-DF, TRE-ES, TRE-GO, TRE-MA, TRE-MG, TRE-MS, TRE-MT, TRE-PA, TRE-PB, TRE-PE, TRE-PI, TRE-PR, TRE-RJ, TRE-RN, TRE-RO, TRE-RR, TRE-RS, TRE-SC, TRE-SE, TRE-SP, TRE-TO, TSE.
subcampo “b”: preencha com o nome ou sigla do primeiro órgão subordinado, se houver. Utilize o Tesauro da Justiça Eleitoral para uso correto dos nomes dos cargos e dos setores. 
Ex. Corregedoria-Geral Eleitoral; Corregedoria Regional Eleitoral; Presidência; Secretaria de Recursos Humanos; 14ª Zona Eleitoral; TSE/TRE-DF/1ª Zona Eleitoral do Distrito Federal.
subcampo “c”: preencha com o nome ou sigla do segundo órgão subordinado, se houver.
OBS1. No caso de norma conjunta criar mais um campo 110.
OBS2. No caso de haver subordinação e essa houver sido utilizada anteriormente, o comando F3 no subcampo “a” preencherá automaticamente todos o subcampos até o terceiro grau de subordinação. Recomenda-se atenção para padronização no uso do nome da entidade e subordinações. 
Campo 245 - Tipo/número/data (NR)
Indica o tipo normativo, o número e a data da norma.
Utiliza o indicador “0” e tem os subcampos “a” até “e”’ (NRs): 
Procedimento: 
- subcampo “a”: preencha com a sigla da norma;
- posicione o cursor em frente ao subcampo “a”; 
utilize o comando CTRL + F8 ou a tecla Tab; 
selecione da lista padronizada o tipo normativo que corresponde ao documento a ser incluído:
. Ato – Ato
	. Instrução - INT
. Ordem de Serviço – OSV
. Portaria – PRT
- subcampo “b”: preencha com o número da norma, sem acréscimos de zeros à esquerda. Ex. 1, 12, 39 
- subcampo “c” : preencha o ano da norma com 4 dígitos. Ex. 2007, 2008
	- subcampo “d”: preencha o mês da norma com 2 dígitos. Ex. 01, 09, 12
	- subcampo “e”: preencha o dia da norma com 2 dígitos. Ex. 03, 14, 31
Campo 500 – Observação ou Nota geral (R)
Deve ser preenchido sempre que houver necessidade de acréscimos ou informações para as quais não existe campo específico na planilha e/ou que sejam importantes e esclarecedores sobre o documento.
Não tem indicadores e possui só o subcampo “a”.
Ex1. Portaria Nº 168 11/05/2004 - Retificação no Diário da Justiça 13/05/2004 p. 94 
Ex2. Anexo: Regulamento 333
Campo 520 – Ementa ou Nota resumo (R)
Os atos internos normalmente não apresentam ementas. Todavia, se necessário o campo poderá ser utilizado.
Não tem indicadores e possui só o subcampo “a” (NR).
Campo 590 – Vide (campo não mais utilizado)
Utilizado como campo Vide na primeira fase da migração para o sistema Aleph, o 590 não mais é utilizado. A partir de 2007 as remissões e as alterações sofridas pelas normas começaram a ser feitas utilizando-se o campo 856 para remissão e linkagem ao texto da norma alterada. Desconsidere seu uso em registros do TSE anteriores a mudança do campo, já que estes serão revisados retrospectivamente. 
Campo 591 – Fonte (R)
Refere-se ao jornal, boletim, revista, sessão do Tribunal, site ou página da web, etc, onde o ato ou a norma foram disponibilizados ou publicados. 
Não tem indicadores e possui os subcampos “a” a “j” (NR)
Procedimentos:
- subcampo “a”: título/nome da fonte;
- preencha com a sigla da Fonte, conforme a lista abaixo:
- posicione o cursor em frente ao subcampo;
- utilize o comando CTRL + F8 e selecione da lista padronizada a Fonte. Para o acréscimo de novos títulos consultar a Seção de Legislação da Coordenadoria de Biblioteca do TSE.
OBS. No caso da norma ter sido publicada em mais de uma Fonte criar novo campo.
BI - Boletim Interno
CLBR – Coleção de Leis do Brasil
DCN – Diário do Congresso Nacional
DeJE TRE-MT - Diário Eletrônico da Justiça Eleitoral do TRE-MT 
DeJE TRE-RS - Diário Eletrônico da Justiça Eleitoral do TRE-RS 
DeJ TST - Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho - TST 
DJe CNJ - Diário da Justiça Eletrônico do CNJ 
DJe STF - Diário da Justiça Eletrônico do STF 
DJe STJ - Diário da Justiça Eletrônico do STJ 
DJe STM - Diário da Justiça Eletrônico do STM 
DJE TRE-AC - Diário da Justiça Eleitoral do TRE-AC 
DJe TRE-DF - Diário da Justiça Eletrônico do TRE-DF 
DJe TRE-MG - Diário da Justiça Eletrônico do TRE-MG 
DJe TRE-PB - Diário da Justiça Eletrônico do TRE-PB
DJe TRE-PI - Diário da Justiça Eletrônico do TRE-PI 
DJe TRE-RN - Diário da Justiça Eletrônico do TRE-RN 
DJE TRE-SC - Diário da Justiça Eleitoral do TRE-SC 
DJE TRE-TO - Diário da Justiça Eleitoral do TRE-TO 
DJe TSE - Diário da Justiça Eletrônico do TSE 
DJUS - Diário da Justiça da União
DODF - Diário Oficial do Distrito Federal 
DOFC - Diário Oficial da União 
JTSE - Jurisprudência do TSE
Não Publicado, - Não publicado
PSES - Publicado em Sessão
OBS. Devido à falta de padrão na denominação dos jornais eletrônicos dos Tribunais e seguindo prática já adotada para os jornais impressos, fica estabelecido para as bases de legislação o uso de siglas do título das publicações. O padrão será: primeiras letras do título em maiúscula, exceto a palavra “eletrônico” cuja abreviatura em minúscula já está consagrada, seguidas de espaço e da sigla do órgão em maiúscula, separadas da abreviatura do estado por um traço. 
- subcampo “b”: seção/número/caderno/parteda publicação dos Diários Oficiais da Justiça e da União ou dos Estados;
digite o nome da seção/caderno/parte, etc, por extenso, seguida do dígito e/ou do qualificativo. No caso de “número” use “n.”
Ex. Seção 1, Parte 2, Tomo I, etc. 
subcampo “c”: seção/número/caderno/parte da publicação dos Diários Eletrônicos; 
digite o nome da seção/caderno/parte, etc, por extenso, seguida do dígito e/ou do qualificativo. No caso de “número” use “n.”
	Ex. n. 45; Caderno 1 – Administrativo; Caderno 2 – Judicial; Cadernos 5 Editais e leilões (exemplo do Dje TJ-SP); Caderno Tribunal Superior do Trabalho – Jurídico; Caderno do TRT da 10ª REGIÃO – Jurídico; 
- subcampo “d”: data da publicação para jornais impressos
- preencha no padrão dd/mm/aaaa
 Ex: 01/02/2006; 23/08/2008
- subcampo “e”: página onde está publicado o ato ou norma, caso exista.
- preencha com o número da página, sem acréscimos de zeros à esquerda e sem a sigla “p.” porque essa informação está automatizada no sistema Aleph e, embora não apareça no módulo de inclusão GUI é visualizada na OPAC. Ex. 1; 56; 657. 
	- subcampo “f”: observações sobre a Fonte
- preencha com informações importantes ou esclarecedoras sobre a Fonte. Seu preenchimento deve seguir, quando cabível, os padrões e terminologia já definidos para a mesma informação em outros campos (data, siglas, ordem das informações, etc.)
Ex. Republicada por ter saído no DOFC 1 18/08/2005 p. 148, com apenas quatro casas decimais; BI Edição Especial 10/09/2002 p. 7 
- subcampo “g”: volume da publicação (ou ano como volume)
- preencha com o número do volume, sem acréscimos de zeros à esquerda e sem a sigla “v.” porque essa informação está automatizada no sistema Aleph e, embora não apareça no módulo de inclusão GUI é visualizada na OPAC. Ex. v. 1, v. 13
	- subcampo “h”: data de divulgação, editoração ou disponibilização dos Diários eletrônicos dos Tribunais;
- preencha a data no padrão dd/mm/aaaa, antecedida da expressão “Divulgado em”; “Editorado em: “ ou “Disponibilizado em” conforme o que é usado pela publicação, seguido de dois pontos. 
	Ex.; Divulgado em: 15/05/2009; Editorado em: 30/03/2009; Disponibilizado em: 21/10/2008
- subcampo “i”: data de publicação dos Diários eletrônicos dos Tribunais;
- preencha a data no padrão dd/mm/aaaa, antecedida da expressão “Publicado em” seguido de dois pontos. Ex. Publicado em: 21/10/2008
	- subcampo “j”: Vago
Campo 592 – Situação
Indica o status da norma.
Não tem indicadores e só possui o subcampo “a”.
- Preencha com os termos que indicam a situação da norma quanto a sua vigência.
- posicione o cursor em frente ao subcampo;
- utilize o comando CTRL + F8 e selecione da lista padronizada o termo que indique qual é a situação da norma. A situação das normas deverá ser indicada utilizando-se os seguintes termos: 
Não consta revogação expressa: utilizar no momento de inclusão da norma;
Obs. A expressão foi considerada adequada para a maioria das normas, sendo o padrão dos principais órgãos oficiais de divulgação legislativa. 
Revogada/Revogada parcialmente: utilizar quando houver revogação, total ou parcial, expressa no texto da norma. Se revogação parcial indicar a parte revogada;
Alterada: utilizar para alteração total ou parcial. Indicar segundo o padrão: 
Campo 650 – Assunto
Utilizado para inclusão de assuntos tratados nas normas e atos incluídos na base de dados, segundo descritores constantes do Tesauro da Justiça Eleitoral e complementarmente o VCB da Rede RVBI. Possui os indicadores 0 e 4 e um único subcampo “a” (R) 
OBS. Em caso de grande quantidade de descritores, utilize novos campos 650.
- subcampo “a”: contém os termos que representam os conceitos, idéias ou assuntos tratados nas normas.
- preencha cada subcampo “a” com um descritor ou expressão autorizada pelo tesauro;
	- posicione o cursor em frente ao subcampo;
- utilize o comando CTRL + F3 e selecione da lista padronizada o termo autorizado. 
Campo 700 - Assinatura
		
Utilizado para inclusão do nome da autoridade que assina o documento e do cargo que ocupa. 
Possui os indicadores 0 e 4 e os subcampos “a” (NR) e “c” (R). 
subcampo “a” : indica o nome da autoridade que assina o documento.
preencha com o nome do signatário. 
OBS1. Os presidentes dos Tribunais e os Corregedores deverão ter seus nomes antecedidos das palavras “Ministro”, “Corregedor-geral”, “Desembargador”.
OBS2. No caso de haver mais de um signatário, duplicar o campo. 
Ex. PRT 1 de 03/09/2002 
	
	- subcampo “c”: indica o título do cargo do signatário
- preencha com o nome do cargo tal qual consta do documento.
Ex. Diretor-geral, Diretoria-geral, Secretária de Coordenação Administrativa; Diretor da Divisão Administrativa; Presidente em exercício; Vice-presidente, etc. 
OBS. Utilize o tesauro quanto a nomenclatura dos cargos.
	
Campo 856 – Localização e acesso eletrônico
Utilizado para linkagem com o inteiro teor do documento principal. 
Possui os indicador 4 e 1 e os subcampos “u” (R), “z” (R) e “4” (NR). 
	- subcampo “u”: indica o endereço eletrônico (URL) utilizado para linkagem do registro com o inteiro teor da norma principal, revogadora, alteradora, etc.
No caso do TSE utilize o endereço abaixo. Para os TREs deverá ser consultado setor de Informática de cada Tribunal.
preencha o espaço das interrogações da URL abaixo, respectivamente, com a sigla da norma - à exceção dos Atos e Portarias que deverão ser grafados por extenso, com o número em 4 dígitos e a data no padrão “aaaa/mm/dd”. (consulte a lista do campo 245 acima)
 
<http://intranet.tse.gov.br/sadJudInteiroTeor/baseDados/inteiroTeor/actionGetBinary.do?tipo=???&numero=????&data=????> 
Ex.
http://intranet.tse.gov.br/sadJudInteiroTeor/baseDados/inteiroTeor/actionGetBinary.do?tipo=INT&numero=0007&data=20080826
- subcampo “z”: é o texto que aparecerá na tela e que é definido pelo catalogador.
	- preencha com expressões como “Inteiro teor”, “Localização eletrônica”, etc.
- subcampo “4”: comando do Marc 21 para que o endereço do link não seja exibido. Escrever: Não exibir.
Campo 856 – Localização e acesso eletrônico do VIDE (R)
Utilizado para indicar na norma alterada as informações da norma alteradora e para linkar o inteiro teor da norma alterada. O campo utilizado é denominado Vide. 
Não tem indicadores, somente os subcampos “u” (R) e “z” (R). 
OBS. O campo 590 do Marc 21 foi utilizado, no momento da migração para o Aleph, como Vide. 
A partir de 2007 as remissões e as alterações sofridas pelas normas começaram a ser feitas utilizando-se o campo 856 sem indicadores. Desconsidere seu uso em registros do TSE anteriores a mudança do campo, já que tais registros serão revisados. 
subcampo “u”: indica o endereço eletrônico (URL) utilizado para linkagem do inteiro teor da norma revogadora, alteradora, etc. No caso do TSE utilize o endereço abaixo. Para os TREs deverá ser consultado setor de Informática de cada Tribunal.
- preencha o espaço das interrogações da URL abaixo, respectivamente, com a sigla da norma - à exceção dos Atos e Portarias que deverão ser grafados por extenso, o número com 4 dígitos e a data no padrão “aaaa/mm/dd”. 
http://intranet.tse.gov.br/sadJudInteiroTeor/baseDados/inteiroTeor/actionGetBinary.do?tipo=???&numero=????&data=aaaammdd
Ex. 
http://intranet.tse.gov.br/sadJudInteiroTeor/baseDados/inteiroTeor/actionGetBinary.do?tipo=OSV&numero=0064&data=19990609
- subcampo “z”: preencha com o tipo/nº/data e a(s) da norma revogadora, alteradora, etc. e, se pertinente, a indicação da(s) parte(s) alterada(s). A terminologia empregada deverá ser: Revoga, Revoga parcialmente, Altera. 
Ex.1 PRT 434 de 24/09/2007 Revogação
Ex.2 OSV 127 de 27/11/1997 Revogação parcial
Ex.3 PRT 218 de 14/08/2008 Alteração
OBS. Desconsidere o uso e as formas de notação do Vide utilizadas pela base anterior aesta Orientação Técnica pois as mesmas estão em processo de revisão pelo TSE.
- subcampo “4”: comando do Marc 21 para que o endereço do link não seja exibido
Escrever: Não exibir.
IMPORTANTE: Sempre que houver alteração da situação da norma (revogação, revogação parcial, alteração, etc.) atualizar o campo “Situação” da norma alterada. 
OT/nº 01/2008					 Brasília, 19 de setembro de 2008.
Aproveitamento/alteração e criação de registros 
Quem não converteu seus dados deverá aproveitar os registros já convertidos, para evitar mais duplicidade de registros na base. O aproveitamento de registros se dará quando: 
a) a obra for do mesmo autor e 
b) mesmo título e 
c) mesma edição/reimpressão do item descrito na base 
Deve-se entrar em contato com a Biblioteca que catalogou a obra quando discordar, fundamentalmente, do ponto de acesso principal/secundário e de todos os descritores atribuídos à obra.
 
Pontuação da catalogação descritiva
O sistema de pontuação automática do ALEPH se refere apenas à pontuação que é fixa (de acordo com as regras do AACR2R). Deve-se, portanto, pontuar os casos em que a pontuação pode variar. Após finalizada a catalogação, deve-se visualizar o registro em modo Web OPAC (Ctrl + O) para checar a pontuação e fazer as correções necessárias.
ISBN - ATENÇÃO: *MODIFICADA*
O ISBN não é elemento decisório em relação à criação de novos registros. É sabido que, infelizmente, as editoras no Brasil não seguem com rigor as orientações da Agência Bibliográfica Nacional (Biblioteca Nacional) de se usar um novo ISBN para novas edições. Portanto, uma publicação que muda de edição deverá ser catalogada em um registro novo, mesmo que o ISBN constante na publicação seja o mesmo da edição anterior.
ISBN 10 x ISBN 13
A partir de 01/01/2007, o ISBN passou a ter, obrigatoriamente, 13 dígitos. A mudança ocorreu para aumentar a capacidade do sistema. Durante um período de transição, algumas editoras incluíram em suas publicações, 2 ISBNs: 10 dígitos e 13 dígitos. Para fins de catalogação na REJE, quando aparecem os 2 ISBNs, ambos devem ser registrados. Para tanto, devem ser criados 2 campos 020, um para cada ISBN.
Para mais informações, ver links abaixo: 
Nota da BN 
http://www.bn.br/bnPortal/site/pages/servicosProfissionais/agenciaISBN/trezedigitos.htm 
Conversor de ISBN 
http://www.isbn.org/converterpub.asp 
ISBN-13 for dummies (em inglês) 
http://www.bisg.org/isbn-13/ISBN13_For_Dummies.pdf
ATENÇÃO:
O ISBN é um elemento obrigatório que auxilia na detecção de duplicações e garante a unicidade de um título. É importante que o ISBN seja sempre registrado
Questões relacionadas ao sistema Aleph
Em caso de dificuldades de acesso, manutenção ou qualquer outra questão relacionada ao Aleph, tomar as seguintes providências:
Entrar em contato com a empresa EXLBR, responsável, por força contratual, pelo suporte técnico do Aleph 
Se o referido sistema estiver operando normalmente, verificar com a informática (suporte técnico) de cada TRE 
Se persistir o problema, encaminhar e-mail para reje@tse.gov.br
Campo 090 (número de chamada local) 
“Conforme a Resolução n. 1/2008 da Comissão de Catalogação e da Comissão de Estudos do Marc 21, enviada no dia 01/02/2008, foi feita pela Letícia da Ex Libris a exclusão do campo 090 (número de chamada local) do acervo da REJE, num total de 16500 registros com o campo excluído. Lembramos a todos que esse campo não mais deverá ser utilizado.”
Catalogação de periódicos 
A catalogação de periódicos deverá ser feita de acordo com o AACR2R (consultar capítulo 12 – recursos contínuos), em nível 2 de catalogação (como demais materiais catalogados na REJE).
Em caso de dúvidas sobre questões NÃO encontradas no código de catalogação, entrar em contato com o Comitê Gestor (TSE) – reje@tse.gov.br
Campo 040
O campo 040 contém informações sobre as Bibliotecas que realizaram ou alteraram a catalogação, e deve ser preenchido sempre. Para fins de padronização, o preenchimento será feito da seguinte forma:
Subcampo $a 
Instituição da catalogação original 
(Sigla do tribunal, hífen, sigla do estado 
 Ex: TRE-SP 
 
 No caso do TSE será preenchido somente com a sigla TSE. 
Subcampo $b: 
Idioma da agência catalogadora 
Subcampo $d 
Instituição que modificou o registro
Para o correto preenchimento do campo, foi implementado no sistema Aleph a funcionalidade de preenchimento automático para o campo 040. Para acessá-la, basta selecionar o campo e usar o comando CTRL + F8. Aparecerá uma lista com todas as bibliotecas da REJE. Selecione a sua e clique em OK. O campo será preenchido automaticamente.
Atenção:
Não será permitido salvar o registro caso o campo seja preenchido com algo que não conste nesta lista.
Em caso de dúvidas, entre em contato com o Comitê Gestor (reje@tse.gov.br).
Duplicações 
Antes de catalogar um item novo na base, deve-se fazer uma pesquisa exaustiva para certificar-se de que a obra ainda não consta na base. Usar a pesquisa na base de dados "Catálogo da REJE". 
Caso a obra não seja encontrada, cria-se então um registro novo. 
Caso seja encontrada a pré-catalogação da obra, proceder, no registro encontrado, a catalogação completa da obra, eliminando o campo BAS pelo comando CTRL+F5. 
Neste caso, se o campo 040 se encontrar preenchido, alterar o subcampo $a para biblioteca que fez a catalogação completa. Para preenchimento do campo, usar a lista 
pelo comando CTRL+F8 (ver OT n. 07/2008).
Se forem encontrados mais de um registro da mesma obra (mesmo ano, edição), adicione seu item no registro mais antigo, ou seja, o que tiver o menor número de sistema.
Caso fique alguma dúvida sobre o registro ser a mesma obra ou não, use o Fórum da REJE (http://forum.tse.gov.br/) para esclarecer com os colegas que possuem item no registro em questão. Coloque no assunto do tópico o nome das bibliotecas envolvidas, para facilitar a comunicação (ex: Atenção TRE-SP e TRE-AM)
Feito isso e confirmada a duplicidade de registros, pedimos que envie um e-mail para reje@tse.gov.br informando os números de sistema dos registros duplicados.
A partir daí, a coordenação do Comitê Gestor irá notificar, por e-mail, as bibliotecas que estão com os itens no registro errado para que façam a correção (transferência dos itens para o registro correto). Assim, o registro duplicado será excluído. Será dado um prazo de 7 dias corridos para a transferência dos itens para o registro correto.
ATENÇÃO: caso a correção não seja feita no prazo estabelecido, o registro será excluído juntamente com os itens das bibliotecas.
Acreditamos que esta forma de trabalho possibilitará uma correção global das duplicações na base.
Devemos lembrar que uma rede de bibliotecas deve trabalhar em conjunto, e a consistência do catálogo coletivo depende da colaboração de todos.
Catalogação das coleções 
Após análise de alguns casos, discussões com os colegas, consultas ao Código de Catalogação Anglo-Americano e a catálogos coletivos (RVBI e BN) e ouvida opinião de uma especialista em catalogação (Antônia Memória), o Comitê Gestor da REJE acordou uma forma de registro de coleções. Essa forma de registro foi levada à apreciação da Comissão de Catalogação, que se posicionou de pleno acordo com o que foi sugerido. 
 Visto que a base da REJE possui coleções registradas de diversas formas diferentes, buscou-se escolher a que fosse mais fácil tanto para o catalogador, na identificação do material a ser descrito, quanto para o usuário, na recuperação do documento. Além disso, optou-se por uma forma correta do ponto de vista da catalogação, não violando nenhuma regra do Código. 
 A forma de catalogação acordada é a seguinte:
(Para as coleções, catalogar cada volume de uma edição em um registro diferente. 
Isso implica em algumas observações nos seguintes campos:Campo 020 (ISBN) – uso obrigatório
020 $a ISBN da coleção, na forma: ISBN sem hífen (obra completa) 
020 $a ISBN do volume, na forma: ISBN sem hífen (v. 1) 
Campo 245 (título) - uso obrigatório 
245 $a Título coletivo : 
 $b volume/tomo/parte/etc : título da parte
*O volume/tomo/parte/etc. aqui será tratado como subtítulo (outras informações sobre o título) e, portanto, deve ser transcrito da mesma forma que aparece na página de rosto do item que está sendo descrito (regra 1.1E1). 
Exemplo: vol. 7, v. 4, v. II, t. 1, tomo 3, parte 2. pt. 5
Campo 246 (forma variante do título) - uso obrigatório
Para fins de padronização, uso do campo 246: 
 	246 $a Título coletivo : 
 $b usar o volume/tomo/parte/etc. conforme abreviaturas previstas no Código (apêndice B) e os números em algarismos arábicos. (para volume, o código traz duas opções: v. e vol. Usar v.).
Campo 300 (descrição física) - uso obrigatório
 
300 $a - Lembrar que agora, mesmo pertencendo a uma coleção, o que estará sendo descrito é o exemplar único (um volume, parte ou tomo). Dessa forma, a descrição deve ser feita em termos de número de páginas. Caso o volume seja paginado como continuação de outro volume, descrever suas páginas inicial e final, na forma: p. 367-490 (regra 2.5B6).
Campo 505 (nota de conteúdo) 
505 $a - Aqui deve ser descrito o conteúdo apenas do volume que está sendo catalogado. Não colocar neste campo nada referente aos outros volumes da coleção. Usar como primeiro indicador: “8”.
Campo 650 (Assunto) 
650 $a - Assim como o campo 505, os campos de assunto devem se referir somente ao volume que está sendo catalogado.
Exemplo: Curso de direito civil brasileiro / Maria Helena Diniz – volume 7
020 $a 9788502017979 (obra completa) 
020 $a 9788502059931 (v. 7) 
245 $a Curso de direito civil brasileiro : 
 $b 7 : responsabilidade civil 
246 $a Curso de direito civil brasileiro : 
 $b v. 7 
300 $a 682 p. 
 $c 21 cm 
505 $a Introdução ao estudo da responsabilidade civil - Teoria geral da responsabilidade civil - Responsabilidade contratual por inadimplemento da obrigação - Responsabilidade extracontratual. 
650 $a Código Civil 
 $x Legislação
Foram exemplificados aqui somente os campos que terão alguma alteração caso se utilize essa forma de descrição. Os demais campos seguem as regras convencionais de catalogação.
Acredita-se que adotando esta forma tanto a representação física quanto a descrição de conteúdo ficarão mais coerentes para algumas coleções, como a exemplificada acima. Em outros casos, apesar de não se justificar a separação dos volumes em registros diferentes por se tratarem do mesmo assunto, não se incorre em erro do ponto de vista da catalogação. Dessa forma, pode-se trabalhar com um padrão único para a Rede. A sugestão do Comitê não é uma solução usual nas redes de bibliotecas, porém, não há nenhuma proibição ou incorreção. Assim, informamos aos demais membros da Rede a forma que deve ser usada para se tratar as coleções.
OT n.10/2008 Brasília, 19 de setembro de 2008.
Como corrigir as coleções
Conforme a orientação técnica de registro das coleções na REJE, cada volume de cada edição deverá constar de um novo registro na base. Porém, há várias coleções já registradas na base de outra forma: todos os volumes no mesmo registro. Estas coleções deverão ser, aos poucos, corrigidas para se adaptarem à nova regra.
Para isso, deve ser efetuado o seguinte procedimento:
Encontre o registro original da coleção; 
Pesquise na base se já existem registros dos volumes em separado, na edição e ano da coleção desejada. Caso encontre, mude os itens para estes registros; 
Caso não encontre, duplique o registro e siga os passos abaixo: 
Faça as modificações no registro duplicado para que este se refira a apenas um volume da coleção (ver OT n. 09/2008); 
Mova os itens do volume catalogado para o novo registro (ver manual Como mover itens no Aleph); 
Para cada volume que possuir, repita este procedimento; 
Altere a catalogação do registro original para que este se refira ao primeiro volume desta coleção constante na biblioteca;
Feito isso, avise ao Comitê Gestor da REJE, pelo e-mail reje@tse.gov.br
A biblioteca do TSE já iniciou essa correção e informará aos TRE’s que possuem itens nos registros que corrigirmos para que efetuem as mudanças.
OT n.11/2008 Brasília, 19 de setembro de 2008.
Tiragem e reimpressão - Atenção: *modificada*
Via de regra, somente a mudança de edição gera um registro novo para determinada publicação, ou seja, uma nova tiragem ou reimpressão não acarreta em um novo registro. Porém, no caso de mudança do ano da publicação, acredita-se que convém que seja aberto um novo registro (R 1.2D3).
Quando se tratar de uma reimpressão ou tiragem no mesmo ano da reimpressão ou tiragem anterior, não se cria registro novo. Registra-se apenas em nota OPAC.
Exemplo: 
TSE possui 5. reimpressão.
ANEXO B
FÓRUM REJE Brasília, 27 de novembro de 2008.
Assunto: Correção da base - nova implementação. 
Depois de iniciada a correção da base, o Comitê Gestor decidiu criar um nível superior de catalogador, para que os registros por ele alterados não possam ser modificados por outros catalogadores. Vamos utilizar este catalogador para as correções feitas pelo TSE, e os registros corrigidos ficarão da seguinte forma na planilha:
CAT |a CORREÇÃO |b 20 |c 20081126 |l TSE01 |h 1330
Pedimos a todos que, caso sejam identificados erros de descrição física, ou seja, de catalogação (não incluindo nota de conteúdo e indexação), o Comitê seja avisado pelo e-mail reje@tse.gov.br para que possamos alterar o registro. As correções referentes à descrição de conteúdo (notas de conteúdo e indexação) serão feitas num momento posterior.
Ao abrir os registros corrigidos, aparecerá uma mensagem avisando que eles não podem ser alterados. Basta clicar em OK e o registro será aberto normalmente para visualização. As alterações feitas, porém, não serão salvas.
FORUM REJE 								 06 de maio de 2008.
Assunto: Pré-catalogação
Não sei se mais alguma biblioteca da REJE utiliza esse recurso, mas o TSE está adotando a pré-catalogação das obras que estão sendo encomendadas. Trata-se de uma catalogação rápida, apenas com os dados básicos do livro, obtidos por meio de livrarias virtuais, sites e catálogos de editoras. Usamos a planilha "aquisicao.mrc", que está configurada para não aparecer nos resultados de busca no OPAC, ou seja, o usuário não tem acesso a esses registros, já que o material ainda não se encontra disponível.
Assim, às vezes as informações obtidas não serão exatamente as corretas em relação ao exemplar adquirido. Essas informações serão corrigidas tão logo a encomenda chegue, ou seja, quando dispusermos do exemplar em mãos para fazer a catalogação completa. Dessa forma, podem ser encontrados registros incompletos e/ou incorretos na Rede. Caso alguma outra biblioteca possua o mesmo material, deverá executar a catalogação completa do mesmo.
Lembre-se de excluir o campo BAS! (pode-se usar o comando: CTRL + F5)
FORUM REJE 								30 de maio de 2008.
Assunto: Campo 260 - Nova implementação do Aleph
Conforme solicitado, a Letícia incluiu o índice de local-editora no campo 260. Funciona da seguinte forma:
Coloca-se a editora no sub-campo $b e pressiona-se o botão F3. Abrirá uma janela com o nome da editora e local de publicação. Ao se clicar, os sub-campos $a e $b são preenchidos automaticamente.
Essa implementação é de muita ajuda para a pré-catalogação dos livros que estão sendo encomendados, pois muitas vezes não sabemos o local da editora.
É muito útil também para