Enap -Gestão da informação e documentação-Exercício Avaliativo 3

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/ MÓDULO III: CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS / Exercício Avaliativo 3
Iniciado em sexta, 4 mai 2018, 10:04
Estado Finalizada
Concluída em sexta, 4 mai 2018, 10:55
Tempo
empregado 50 minutos 26 segundos
Notas 5,00/5,00
Avaliar 25,00 de um máximo de 25,00(100%)
Questão 1
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
As fases de uma gestão documental englobam um conjunto de
procedimentos e podem ser dividas em 3 (três): produção, utilização e
destinação. Assinale a alternativa que corresponde à fase de
PRODUÇÃO do documento:
 
a. Essa fase promove a eliminação periódica dos documentos que
já tenham cumprido os prazos de guarda e não possuam valor
secundário.
b. Essa fase compreende os métodos de controle relacionados às
atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação,
organização e elaboração de instrumentos de recuperação da
informação.
c. Nessa fase é importante ter o cuidado de evitar a produção de
documentos não essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos
recursos de reprografia e de automação.  A afirmação refere-se
à fase de Produção, ou seja, essa fase corresponde à produção dos
documentos provenientes da execução das atividades de um órgão
ou entidade. Nessa fase é importante ter o cuidado de evitar a
produção de documentos não essenciais, a fim de garantir o uso
adequado dos recursos de reprografia e de automação.
d. Essa fase compreende métodos de controle relacionados às
atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação,
organização e elaboração de instrumentos de recuperação da
informação, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a
implantação de sistemas de arquivo.
Sua resposta está correta.
O ciclo de vida dos documentos diz respeito às fases de uma gestão
documental e engloba um conjunto de procedimentos referentes à
produção, utilização e destinação dos documentos, compreendendo
desde a criação até a eliminação ou o recolhimento para a guarda
permanente, e tem como objetivos assegurar, de forma eficiente, a
produção, utilização e destinação dos documentos; garantir que a
informação esteja disponível quando e onde seja necessário; contribuir
para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente,
levando em conta o seu valor probatório, científico ou histórico e
assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor
administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa, além de permitir o
aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e
financeiros.
A resposta é:
Nessa fase é importante ter o cuidado de evitar a produção de
documentos não essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos
recursos de reprografia e de automação. 
Questão 2
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
A destinação dos documentos implica decidir quais os documentos a
serem eliminados e quais serão preservados permanentemente. Com
isso, para que a destinação dos documentos seja realizada de forma
eficiente, deve-se:
 
a. Cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da
gestão de documentos.  O Documento só poderá passar para a
fase de destinação caso tenha cumprido o estabelecido na primeira
e na segunda fase.
b. Manter processos contínuos de avaliação, sem aplicação dos
prazos de guarda e destinação final dos documentos.
c. Não promover a eliminação periódica dos documentos que já
tenham cumprido os prazos de guarda e não possuam valor
secundário.
d. Não é necessário decidir quais os documentos a serem
eliminados e quais serão preservados permanentemente.
Sua resposta está correta.
A resposta é:
Cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gestão de
documentos. 
Questão 3
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
A Teoria das três idades diz que o documento arquivístico passa por
três fases, de acordo com a frequência de uso. Essa teoria determina a
destinação de cada documento. Acerca do ciclo de vida dos
documentos, julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo:
Arquivo permanente: nesta fase encontramos
os documentos que estão em curso, em
trâmite ou que foram arquivados, mas que são
objetos de consultas frequentes.
Falso

Arquivo Intermediário: a idade intermediária
refere-se aos documentos que não são mais de
uso corrente, mas, por conservarem ainda
algum interesse administrativo, aguardam no
arquivo intermediário o cumprimento do prazo
estabelecido em tabela de temporalidade e
destinação para serem eliminados ou
recolhidos ao arquivo permanente.
Verdadeiro

Arquivo corrente: refere-se aos documentos
que devem ser definitivamente preservados
devido a seu valor histórico, probatório ou
informativo. Todo documento possui valor
administrativo, mas nem todo possui valor
histórico. Aqueles que o possuem serão
recolhidos à idade permanente, da qual jamais
serão eliminados. Portanto, apenas os
documentos históricos são recolhidos.
Falso

No arquivo permanente, temos um conjunto de
documentos originários de arquivos correntes,
com uso pouco frequente, que aguardam sua
destinação final.
Falso

Sua resposta está correta.
Falso - Arquivo permanente: nesta fase encontramos os documentos
que estão em curso, em trâmite ou que foram arquivados, mas que
são objetos de consultas frequentes. 
Feedback: A afirmativa diz respeito ao arquivo corrente, pois nessa fase
encontramos os documentos que estão em curso, em trâmite ou que
foram arquivados, mas que são objetos de consultas frequentes.
Verdadeiro - Arquivo Intermediário: a idade intermediária refere-se aos
documentos que não são mais de uso corrente, mas, por conservarem
ainda algum interesse administrativo, aguardam no arquivo
intermediário o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de
temporalidade e destinação para serem eliminados ou recolhidos ao
arquivo permanente. 
Feedback: A afirmativa descreve o arquivo intermediário, ou seja, refere-
se aos documentos que não são mais de uso corrente, mas, por
conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam no
arquivo intermediário o cumprimento do prazo estabelecido em tabela
de temporalidade e destinação para serem eliminados ou recolhidos ao
arquivo permanente. 
Falso - Arquivo corrente: refere-se aos documentos que devem ser
definitivamente preservados devido a seu valor histórico, probatório ou
informativo. Todo documento possui valor administrativo, mas nem
todo possui valor histórico. Aqueles que o possuem serão recolhidos à
idade permanente, da qual jamais serão eliminados. Portanto, apenas
os documentos históricos são recolhidos. 
Feedback: A afirmativa diz respeito ao arquivo permanente, pois essa
fase, como o próprio nome sugere, refere-se aos documentos que
devem ser definitivamente preservados devido a seu valor histórico,
probatório ou informativo. 
Falso - No arquivo permanente, temos um conjunto de documentos
originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que
aguardam sua destinação final. 
Feedback: Afirmação equivocada, pois no arquivo intermediário é que
temos um conjunto de documentos originários de arquivos correntes,
com uso pouco frequente, que aguardam sua destinação final. 
Questão 4
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade são
instrumentos arquivísticos que tratam das regras utilizadas para definir
a classificação dos documentos, bem como o tempo que estes
permanecerão no arquivo. Vimos que existem 3 fases em que os
documentos podem estar, são elas: corrente, intermediária e a
permanente. Contudo, para descobrir a forma de classificar esses
documentos e a definição de qual é o tempo correto para manter o
documento em um arquivo, utiliza-se o Código de Classificação dos
Documentos e Tabela de Temporalidade. Julgue como verdadeiras ou
falsas as afirmações abaixo, acerca da classificação de documento e do
uso do código de classificação e da tabelade temporalidade:
Classificar é organizar, e, neste caso, é a
organização dos documentos em um arquivo. A
classificação é feita a partir da análise do
conteúdo dos documentos, para
posteriormente selecionar a categoria do
assunto.
Verdadeiro

O instrumento utilizado para a classificação do
assunto de um documento é a tabela de
temporalidade, que estabelece as regras de
classificação de todo e qualquer documento
produzido ou recebido por um órgão no
exercício de suas funções e atividades.
Falso

Uma vez classificado, o documento pode ser
facilmente localizado e corretamente
arquivado.
Verdadeiro

A Tabela de temporalidade é o instrumento que
registra o ciclo vital dos documentos, na qual
devem constar os prazos de guarda dos
documentos de arquivo corrente, sua
transferência ao arquivo central/intermediário
e sua destinação final, que seria a eliminação
ou o recolhimento ao arquivo permanente.
Verdadeiro

A Tabela de Temporalidade não é construída a
partir do Código de Classificação dos
Documentos e é um instrumento arquivístico
resultante de uma avaliação, que tem por
objetivo definir prazos de guarda e destinação
de documentos, com vista a garantir o acesso à
informação.
Falso

Sua resposta está correta.
Verdadeiro - Classificar é organizar, e, neste caso, é a organização dos
documentos em um arquivo. A classificação é feita a partir da análise
do conteúdo dos documentos, para posteriormente selecionar a
categoria do assunto. 
Feedback: A afirmativa é correta, pois classificar é organizar, e, neste
caso, é a organização dos documentos em um arquivo. A classificação é
feita a partir da análise do conteúdo dos documentos, para
posteriormente selecionar a categoria do assunto. 
Falso - O instrumento utilizado para a classificação do assunto de um
documento é a tabela de temporalidade, que estabelece as regras de
classificação de todo e qualquer documento produzido ou recebido por
um órgão no exercício de suas funções e atividades. 
Feedback: O instrumento utilizado para essa análise é o código de
classificação, que estabelece as regras de classificação de todo e
qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício
de suas funções e atividades. 
Verdadeiro - Uma vez classificado, o documento pode ser facilmente
localizado e corretamente arquivado. 
Feedback: Afirmativa correta, pois uma vez classificado, o documento
pode ser facilmente localizado e corretamente arquivado. 
Verdadeiro - A Tabela de temporalidade é o instrumento que registra o
ciclo vital dos documentos, na qual devem constar os prazos de guarda
dos documentos de arquivo corrente, sua transferência ao arquivo
central/intermediário e sua destinação final, que seria a eliminação ou o
recolhimento ao arquivo permanente. 
Feedback: O item descreve a tabela de temporalidade, ou seja, a Tabela
de temporalidade é o instrumento que registra o ciclo vital dos
documentos, na qual devem constar os prazos de guarda dos
documentos de arquivo corrente, sua transferência ao arquivo
central/intermediário e sua destinação final, que seria a eliminação ou o
recolhimento ao arquivo permanente. 
Falso - A Tabela de Temporalidade não é construída a partir do Código
de Classificação dos Documentos e é um instrumento arquivístico
resultante de uma avaliação, que tem por objetivo definir prazos de
guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à
informação. 
Feedback: A Tabela de Temporalidade é SIM construída a partir do
Código de Classificação dos Documentos e é um instrumento
arquivístico resultante de uma avaliação, que tem por objetivo definir
prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o
acesso à informação. 
Questão 5
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
O arquivo da Seção em que você trabalha não comporta mais nenhuma
caixa-arquivo. Novas caixas que entram no arquivo são armazenadas
nos corredores, em cima das mesas de trabalho e até no banheiro. Essa
situação é semelhante em outras áreas do Órgão.
Preocupado com esse cenário, seu Chefe, o Sr. Abelardo, decidiu, junto
com a Coordenação, descartar diversas caixas de documentos e
processos mais antigos da sua Seção, que, segundo eles, não são
consultados. 
Assim, o Sr. Abelardo solicitou a você que separasse as caixas-arquivo
dos anos mais antigos e fizesse um relatório, para aprovação do
Coordenador, com uma justificativa para eliminação daquelas caixas
com documentos. 
Depois de concluída essa atividade, com autorização do Coordenador,
as caixas-arquivo contendo documentos e processos da sua Seção
puderam ser encaminhadas para o descarte. 
Você, que recentemente fez o curso de Gestão da Informação e
Documentação - Conceitos básicos sobre Gestão Documental, enviou
um e-mail ao seu Chefe, explicando, entre outras coisas, que os
documentos acumulados no Órgão só podem ser descartados após a
elaboração do seguinte documento:
 
a. Plano de Classificação de Documentos.
b. Manual de Procedimentos Arquivísticos.
c. Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. 
d. Plano de Destinação de Documentos.
Sua resposta está correta.
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de
avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação
de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos
dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente
contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma
instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas
fases corrente e intermediária, e a destinação final - eliminação ou
guarda permanente.  
A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos da Administração
Pública Federal ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e
seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de
Avaliação de Documentos - CPAD e com autorização da instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de competência. 
Após obter a autorização para proceder à eliminação, os órgãos e
entidades deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação
de Documentos, em periódico oficial, sendo que, na ausência deste,
poderão publicá-los em outro veículo de divulgação local, para dar
publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos
relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos. 
Os órgãos e entidades deverão encaminhar obrigatoriamente para a
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência,
uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação
p p g p g ç
local no qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi
publicado. 
Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o
Termo de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo registrar as
informações relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar
publicidade em periódico oficial, devendo ser dada publicidade em
boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico,
encaminhando uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos
para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência, para ciência de que a eliminação foi efetivada. 
A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público
será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica,
pulverização, desmagnetização ou reformatação, nunca por
incineração, com garantia de que a descaracterização dos documentos
não possa ser revertida. 
Ainda sobre eliminar documentos sem obedecer a legislação vigente: 
Ficará sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma
da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos
de valor permanente ou considerado como de interesse público e
social. (Art. 25 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991). 
1.1 CÓDIGO PENAL - DECRETO LEI Nº 2.848, DE 07 DE
DEZEMBRO DE 1940 
Art. 305 - Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício
próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio,documento
público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor: 
Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o
documento é público, e reclusão, de um a cinco anos, e
multa, se o documento é particular. 
Referências: Resolução nº 14 e nº 40 do CONARQ; Lei nº 8159; Decreto Lei
2848/40.
A resposta é: 
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.