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Admissão de Empregados – Procedimentos W

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Admissão de Empregados – Procedimentos
1 – INTRODUÇÃO
As empresas individuais ou coletivas estão obrigadas a registrar seus empregados, inclusive
aposentados, que retornam à atividade, menores e estrangeiros, em livros ou fichas próprios. Esta
obrigatoriedade é extensiva aos empregadores rurais.
Para admitir empregados a empresa deve cumprir algumas formalidades legais, seguindo rotinas,
tanto no que diz respeito à contratação, como em relação ao registro do vínculo empregatício.
Inicialmente a empresa deverá exigir do candidato ao emprego alguns documentos destinados a
identificar o profissional, bem como para poder propiciar, ao empregador, subsídios para o correto
desempenho das obrigações trabalhistas a que este se subordina, em relação ao próprio empregado e
aos poder público.
2 – RECRUTAMENTO E SELEÇÃO
O recrutamento e a seleção de pessoal obedece a regras não definidas em lei, no entanto tais
procedimentos permitirão atrair candidatos qualificados às vagas oferecidas pela empresa, para
posterior seleção dos futuros empregados.
O processo de admissão de empregados envolve uma série de etapas que convém às empresas
observar. Esse processo é de suma importância, pois a escolha certa do candidato e o cumprimento
eficiente de todas as rotinas do departamento pessoal podem representar uma enorme economia
futuramente.
A seguir, elaboramos um esquema que contém os passos a serem seguidos pelo setor de Recursos
Humanos e cujos itens serão comentados posteriormente.
– Recrutamento
– Reinicia o processo
– Seleção
– Resultado do exame: Inapto
– Resultado do exame: Apto
– Exame médico Admissional
– Setor ou Departamento de Pessoal
2.1 – RECRUTAMENTO
Para que o processo de recrutamento se inicie, é necessário que o departamento que possui a vaga a
ser preenchida requisite o profissional, informando, dentre outros, o nome do cargo, o número de
vagas oferecidas, salário inicial, escolaridade, idade, sexo e atribuições do cargo.
A empresa interessada em recrutar pessoas para o cargo vago, pode valer­se de quatro sistemas:
Escolher apenas os candidatos que se encaixem no perfil desejado, contratanto para tanto empresa
especializada em recrutamento, que irá recrutar no mercado de trabalho os canditados mais aptos,
escolhendo dois ou três que melhor se encaixem no perfil apresentado encaminhando­os para
entrevistas com a empresa interessada.
Por intermédio do SINE – Sistema Nacional de Empregos existentes nas Capitais dos estados, ou por
intermédio de Postos de Atendimento ao Trabalhador (PAT) presentes nos municipios do interior dos
estados, no qual a empresa se cadastra, abre a vaga de seu interesse e recebe, para entrevistar, os
candidatos que se encaixam no perfil desejado.
Mediante sistema próprio de recrutamento, no qual a empresa abre a possibilidade de recrutar dentre
os próprios empregados, tornando o recrutamento e a seleção mais positivo e mais eficaz posto que
estimula e atrai os próprios empregados às novas vagas abertas na empresa, constituindo fonte mais
próxima e de menor custo.
Por fim recebe currículos de candidatos externos e os seleciona, para entrevistar, os que mais se
aproximam do perfil desejado.
2.2 – SELEÇÃO DE CANDIDATOS
Seleção é o processo de escolha e classificação dos candidatos adequados às vagas oferecidas pela
empresa. Mediante a análise inicial dos currículos, e uma entrevista inicial para captar o potencial do
profissional e saber o quanto o seu perfil se aproxima do perfil desejado pela empresa.
Então feita esta entrevista inicial, que podemos chamar pré­seleção, pode­se utilizar testes
psicotécnicos, entrevista com o pessoal requisitante e outras técnicas que irão revelar as aptidões e
conhecimentos dos candidatos.
2.2.1 – TESTES PRÁTICOS
Muito utilizados os testes práticos devem ser aplicados com cautela pelas empresas, já que a
legislação trabalhista não regula essa técnica. Dessa forma, ao ser questionada quanto a testes
realizados por ocasião da seleção de empregados, a Justiça do Trabalho ao julgar uma causa de teor
semelhante aplica, regra geral, o principio da primazia da realidade.
Significa que a juiz irá verificar o que de fato ocorreu na empresa, em relação ao empregado.
Dessa forma o que para a empresa não passa de um simples teste, para o judiciário poderá ser
entendido como realização de serviços.
Assim, na hipótese de necessidade de realização de testes admissionais práticos, estes devem ser de
curtíssima duração e de forma a não se tirar proveito do serviço executado.
Há algumas atividades que exigem comprovação da habilidade prática do candidato, por isso é
recomendado verificar o instrumento coletivo da categoria, que em muitos casos estabelece período
máximo para os testes práticos.
O ideal é que os testes compreendam provas de conhecimento ou de capacidade, em que o avaliador
possa analisar as habilidades do candidato, alcançadas por meio do estudo ou da prática.
Com a finalidade caracterização do teste orientamos que:
1. a) as provas de conhecimento, orais ou escritas, sejam utilizadas mais frequentemente, inclusive
envolvendo situações relacionada à empresa, desde que o candidato não tome parte nas
atividades práticas da empresa diretamente;
2. b) as provas práticas, aquelas aplicadas mediante execução de uma tarefa (digitação, desenho,
manobra de veículos), deverão ser aplicadas somente se houver previsão na Convenção da
Categoria, seguindo as regras previamente estabelecidas, como o período de tempo
determinado para a aplicação dos testes.
Desses processos, deverá resultar a seleção do empregado ideal para ocupar o cargo disponível.
2.3 – IMPORTÂNCIA DO FORMULÁRIO
Na recepção dos candidatos e para facilitar o trabalho do setor de pessoal, quando do cumprimento
das formalidades legais, recomenda­se que o setor de recrutamento e seleção que solicite do
candidato à vaga o preenchimento do formulário “Solicitação de Emprego”.
A importância deste formulário, para o setor requisitante, está na qualificação do candidato, sua
formação profissional e sua experiência. Para o setor de pessoal está na documentação elencada e
que serão necessárias quando de sua efetiva admissão.
Esclarecemos que o formulário, assim como o modelo abaixo, não são de exigência obrigatória, mas
tem­se que o mesmo oferece maior facilidade aos setores envolvidos.
Modelo de Solicitação de Emprego que pode ser elaborado pela própria empresa, contendo as
seguintes informações:
SOLICITAÇÃO DE EMPREGO
Cargo Pretendido:
Pretensão salarial:
Nome:
data de nascimento naturalidade nacionalidade
RG CPF
Qualificação Pessoal:
Qualificação Educacional:
Primeiro grau Segundo grau Graduação Pós graduação
Experiência Profissional:
Cabe ressaltar que a Lei 11.644/2008 estabeleceu que a Consolidação das Leis do Trabalho – CLT,
aprovada pelo Decreto­Lei no 5.452, de 1o de maio de 1943, passa a vigorar acrescida do seguinte
art. 442­A:
“Art. 442­A.  Para fins de contratação, o empregador não exigirá do candidato a emprego
comprovação de experiência prévia por tempo superior a 6 (seis) meses no mesmo tipo de atividade.”
Dessa forma o recrutamento de pessoal deve ficar atento a este detalhe, não poderá exigir dos
candidatos experiência superior a seis meses, para o cargo desejado. Deve também observar que em
alguns municípios, como por exemplo, no Rio de Janeiro, a lei municipal pode estabelecer que as
empresas públicas e privadas não exijam de candidatos a emprego a comprovação de que nada
consta em seu nome nos serviços de Proteção ao Crédito (SPC) e/ou SERASA, para fins de
comprovação da existência de problemas de crédito.
Lembramos que, independentemente da existência de normas especificas, tal exigência caracteriza
ato discriminatório, sujeitando as empresas privadas, a processo judicial.
3 – PROCEDIMENTOS PRÁTICOS DO SETOR DE PESSOAL
Toda empresa, de qualquer natureza ou porte, mantémou deveria manter um departamento, seção,
setor ou uma pessoa encarregada, destinado a administrar os procedimentosrelativos aos
empregados e as obrigações a eles referentes conforme dispõe a legislação trabalhista e
previdenciária.
Um departamento pessoal, ou setor pessoal, bem administrado por um profissional experiente e
competente, atualizado em legislação trabalhista e previdenciária pode se tornar uma fonte de
economia para a empresa, a ausência de um profissional capacitado pode gerar descontentamentos
no corpo de colaboradores e, por consequencia uma fonte de dispêndio muito grande, além de muitos
problemas com processos trabalhistas e fiscalizações tanto do ministério do trabalho quanto do INSS.
Após a escolha do candidato ideal, o setor de recrutamento e seleção ou a área interessada deverá
encaminhar o futuro empregado ao setor de pessoal que dará inicio aos procedimentos para a
admissão do profissional.
O primeiro passo do setor de pessoal, para efetivar a admissão do candidato, será providenciar uma
requisição para que o mesmo faça o exame médico admissional.
Este exame sempre deverá ser realizado antes que o trabalhador assuma suas atividades.
3.1 – EXAME MÉDICO ADMISSIONAL
Segundo o artigo 168 da CLT será obrigatório o exame medico por conta do empregador nas
seguintes condições:
– Na admissão (antes que o empregado inicie suas atividades)
O exame médico na admissão é requisito imprescindível, uma vez que através dele se verifica a
capacidade física ou mental do empregado para o exercício da atividade.
Este exame está incluído no Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional – PCMSO da
empresa, que tem por finalidade a promoção e preservação da saúde dos trabalhadores, conforme
dispõe as instruções da Norma Regulamentadora nº 7 aprovada pela Portaria n° 3214/78.
Portanto o ainda candidato será encaminhado, pelo setor de pessoal, ao médico do trabalho por meio
de uma requisição própria. O médico poderá ser do serviço de medicina ocupacional da empresa ou
de empresas especializadas em realização de serviços de medicina ocupacional.
Esses exames compreendem:
avaliação clínica, abrangendo anamnese ocupacional e exame físico e mental, será então verificada a
aptidão do candidato ao cargo oferecido e será determinado os riscos ambientais aos quais o mesmo
estará exposto, se for o caso.
Informe:
Para os trabalhadores cujas atividades envolvem os riscos discriminados nos Quadros I e II da NR 7,
os exames médicos complementares deverão ser executados e interpretados com base nos critérios
constantes dos referidos quadros e seus anexos. A periodicidade de avaliação dos indicadores
biológicos do Quadro I deverá ser, no mínimo, semestral, podendo ser reduzida a critério do médico
coordenador, ou por notificação do médico agente da inspeção do trabalho, ou mediante negociação
coletiva de trabalho.
Para os trabalhadores expostos a agentes químicos não constantes do Quadro I e II, outros
indicadores biológicos poderão ser monitorizados, dependendo do estudo prévio dos aspectos de
validade toxicológica, analítica e de interpretação desses indicadores.
Outros exames médicos complementares usados normalmente em patologia clínica para avaliar o
funcionamento de órgãos e sistemas orgânicos podem ser realizados, a critério do médico
coordenador ou encarregado, ou por notificação do médico agente da inspeção do trabalho, ou ainda
decorrente de negociação coletiva do trabalho. (Subitens 7.4.1 e 7.4.2 da NR 7)
Caso o candidato venha a ser considerado inapto para a função, a empresa deverá voltar ao processo
de seleção e chamar o segundo melhor colocado, ou reiniciar o processo desde o recrutamento.
Sendo o candidato considerado apto para a função, o serviço de medicina ocupacional, por intermédio
do médico do trabalho encaminhará ao setor de pessoal o ASO (Atestado Saúde Ocupacional) onde
restará atestado a capacidade funcional do mesmo.
O ASO (Atestado Saúde Ocupacional) devera conter: Nome, numero de registro e função do
empregado, Indicação dos procedimentos médicos a que foi submetido, definição de apto ou inapto
para a função, nome do medico, data e assinatura.
A partir de então a empresa poderá iniciar o processo de admissão propriamente dito, lembrando que
as despesas decorrentes dos exames médicos são de inteira responsabilidade do empregador,
devendo comprovar seus pagamentos sempre que solicitado pelo Agente de Inspeção do Trabalho.
4 – CABE AO SETOR DE PESSOAL REALIZAR:
– Admissões (registro dos empregados), Folha de pagamento, Férias, Demissões, recolhimento dos
Encargos Sociais;
– Atendimento aos trabalhadores propiciando uma adequada relação trabalhista entre a empresa e os
mesmos;
– Facilita a administração de benefícios tendo em vista o bem estar de todos os empregados;
– Orientação quanto ao cumprimento da legislação trabalhista, previdênciaria e convenção coletiva
dos funcionários.
– Eventualmente participar das negociações salariais.
4.1 – DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA A ADMISSÃO
Com o ASO em mãos o candidato apresentará os seguintes documentos para que a empresa de início
ao registro do empregado. A lei é taxativa quanto a isto, dispõe o artigo 41, caput, da CLT que em
todas as atividades o empregador deverá registrar os empregados em livro, ficha ou sistema
eletrônico, conforme instruções expedidas pelo Ministério do Trabalho. O registro deve ser efetuado de
imediato, sob pena de autuação pela fiscalização, equivalente a 378,2847 UFIRs, correspondente a
R$ 402,53, por empregado, em situação irregular, dobrado na reincidência. Segue relação de
documentos necessários para a admissão:
1. a) Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS;
2. b) Cartão de inscrição no PIS/PASEP;
3. c) Título de Eleitor;
4. d) Certificado de reservista, ou prova de alistamento militar para o sexo masculino;
5. e) Carteiras profissionais expedidas pelos órgãos de classe, por exemplo: OAB, CREA, CRC;
6. f) relação de salário de contribuição – Esta relação não tem sido solicitada pelas empresas em
razão da utilização, peli INSS, do SEFIP/GEFIP que contém as informações necessárias para os
casos de comprovação de carência quando da solicitação de benefícios previdenciários, por
exemplo, auxílio­doença. Está colocada aqui em razão de ainda existir no ordenamento jurídico.
4.1.1 – CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL – CTPS
A CTPS é um dos documentos mais importantes do cidadão brasileiro, pois é o documento que
identifica o trabalhador e é necessário para o exercício de qualquer emprego. A CTPS serve para
anotar o contrato de trabalho, solicitar seguro­desemprego, comprovar tempo para aposentadoria, isto
é, é através deste documento que todos os direitos e os benefícios dos trabalhadores são garantidos.
A CTPS será apresentada obrigatoriamente, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o
admitir.
Protocolo de entrega e Recebimento da CTPS Modelo
PROTOCOLO DE ENTREGA E RECEBIMENTO DA CTPS
EMPRESA:
EMPREGADO:
CTPS Nº/SÉRIE:
Em __/__/__ recebemos a CTPS do empregado acima identificado, para:
( )  anotações de registro ( ) atualização da CTPS ( ) outros.
Será devolvido no dia: __/__/__, nos termos do art. 29 da CLT.
  Em __/__/__ , em devolução, recebi o documento acima.
assinatura do empregado
Obs.:
( ) 1ª via – empregado
( ) 2ª via – empresa
Na CTPS, são registrados os salários e todas as informações básicas para o reconhecimento dos
direitos do trabalhador, perante a Justiça do Trabalho, bem como para a obtenção da aposentadoria e
demais benefícios da Previdência Social.
Além de registrar todas as relações de trabalho de seu portador, comprovando o vínculo que mantém
com o empregador, a CTPS garante­lhe também o direito ao Seguro­Desemprego.
A CTPS, segundo o artigo 40 da Consolidação das Leis de Trabalho, também vale como prova de
identidade. As anotações da CTPS espelham a conduta,a formação e o passado do trabalhador. No
entanto o empregador está proibido de anotar informações desabonadoras relativas ao empregado.
Exigência da CTPS para o registro.
É indispensável que o empregador a exija, por ocasião da admissão, sob pena de incorrer em multa
por manter empregado sem o devido registro nesse documento.
A inscrição do empregado no sistema PIS/PASEP é feita uma única vez.
A empresa deve verificar se o empregado já foi cadastrado, solicitando a apresentação do
Comprovante de Inscrição do PIS ou do PASEP, conforme o caso.
Informe Fiscal
A Portaria do Secretário de Políticas de Emprego e Salário – SPES nº 1/1997, artigo 1º, § 2º, que
estabelece normas para emissão da CTPS, determina que quando da emissão da primeira via da
CTPS, o cadastramento no sistema PIS/PASEP será de competência das Delegacias Regionais do
Trabalho.
Caso o empregado não tenha a inscrição no sistema PIS/PASEP, a empresa deverá efetuá­la,
preenchendo o Documento de Cadastramento do Trabalhador – DCT e entregá­lo em duas vias nas
agências da Caixa Econômica Federal (CAIXA).
Os comprovantes de cadastramento (via empregado e empregador) serão disponibilizados no ato da
inscrição ou até cinco dias úteis a partir da data de entrega do respectivo DCT no posto de venda da
CAIXA.
4.1.2 – CONTRATO DE EXPERIÊNCIA
Na hipótese de celebração de contrato individual de trabalho, elaborado em documento à parte, como
é aconselhável, deve­se anotá­lo na parte destinada às “Anotações Gerais” da CTPS, como por
exemplo: “Há cláusulas de trabalho firmadas em documento à parte”.
Embora não obrigatório para a maioria das situações o contrato de experiência é utilizado para
conhecimento das partes.
Seu prazo é limitado legalmente em 90 dias. Firmado por período inferior, cria­se a possibilidade de
uma única prorrogação, a qual somada ao primeiro período não poderá ultrapassar o limite legal, sob
pena de tornar­se indeterminado.
Modelo de Contrato de Experiência
Contrato de Experiência
Pelo presente instrumento particular de Contrato de experiência:
Qualificação das partes
1ª – O empregado é neste ato contratado a título de Experiência, pelo prazo de 45 dias, sendo certo
que este prazo poderá estender­se por mais 45 dias se for conveniente as partes.
2ª – O empregado exercerá a função ………………………………………………………
3ª – O empregado receberá a remuneração de R$……………………. pagos por mês, podendo a
empregadora modificar o sistema de remuneração, quer quanto à forma, quer quanto à época de
pagamento, desde que não decorram prejuízos salariais para o empregado.
4ª – O horário de trabalho a ser cumprido pelo empregado, será de 44 horas semanais com descanso
semanal aos domingos ou conforme acordo entre as partes e o sindicato da classe, firmando
prorrogação ou compensação de horário.
5ª – Fica estipulado, nos termos do que dispõe o art. 469, § 1º, da CLT, que o empregado acatará em
qualquer tempo, ordem da empregadora, para prestação de serviços não só na localidade da
celebração do contrato de emprego, como em qualquer localidade território nacional, quer essa
transferência seja transitória quer seja definitiva.
6ª – Correrá por conta do empregado, seu transporte para o local de trabalho, do trabalho para
residência e a alimentação. Na hipótese da empregadora vir a fornecer qualquer dessas vantagens, o
fará liberalmente sem que este fato importe em obrigações futuras, exceto para os transportes.
7ª – No caso de rescisão imotivada do presente contrato por iniciativa de quaisquer das partes, antes
de expirado o termo ajustado, aplicar­se­á o preceituado nos arts. 479 e 480.
8ª – O empregado deverá obedecer e cumprir o regulamento interno da empregadora, cuja cópia
recebe no presente ato, constituindo justa causa para dispensa, a infração de quaisquer de seus
dispositivos.
9ª – Na eventualidade do empregado causar qualquer dano aos bens que constituem o patrimônio da
empregadora, reserva­se esta o direito de descontar do empregado, o saldo que contra este resultar
na apuração do fato, sem prejuízo, outrossim, da aplicação da penalidade cabível, quando o fato se
constituir em ilícito contratual.
Local e Data.
Assinatura da Empresa Assinatura do Empregado
Prorrogação do Prazo
As partes resolvem prorrogar o prazo acima estabelecido por mais…………(geralmente45 dias), a
contar de……………..até…………………. permanecendo em vigor todas as demais clausulas
contratadas.
Local e Data.
Assinatura da Empresa Assinatura do Empregado
4.1.3 – ACORDO DE PRORROGAÇÃO DE HORAS
A duração do trabalho normal para os empregados urbanos ou rurais é limitada em 44 horas semanais
ou 8 horas diárias. No entanto, a jornada máxima diária poderá ser prorrogada até mais 2 horas,
desde que pagas com adicional de no mínimo 50% à do horário normal, (Constituição Federal/1988,
art. 7°, inciso XVI).
– Trabalhador menor
Para o trabalhador menor, a prorrogação da jornada normal está sujeita a algumas restrições. Só é
permitido ao menor exceder a jornada normal de trabalho por meio do sistema de compensação,
mediante acordo ou convenção coletiva ou em caso de força maior, até no máximo de 12 horas, com
salário acrescido de adicional de horas extras de 50%, desde que seja imprescindível para o
funcionamento do estabelecimento (art. 413 da CLT). A empresa deverá comunicar o ocorrido à
Delegacia Regional do Trabalho, por escrito, dentro do prazo de 48 horas.
Modelo de Acordo de Prorrogação de Horas
ACORDO PARA PRORROGAÇÃO DE HORAS
Pelo presente acordo para prorrogação de horas de trabalho, firmado entre a empresa
………………………………. e o empregado……………………………… fica convencionado que:
1° – A jornada de trabalho dos empregados acordantes será de ……………………….
2° – O intervalo para repouso e/ou alimentação será de …………………………….. horas
às…………….. horas.
3° – A duração do trabalho diário será prorrogado por ……………………………horas, sendo
consideradas extras e pagas conforme percentual abaixo.
4º – A remuneração de trabalho será a seguinte:
Hora normal R$ …………………………………………………………………………..
Hora extra R$ …………………. percentual …………………………………………..%
5º Quando ocorrer um feriado no meio da semana, o período acrescido da prorrogação
correspondente, será feito no (s) outro (s) dia (s), respeitado sempre o limite máximo de 10 horas
diárias e 44 horas semanais.
6º Decorrente desta prorrogação, o horário de trabalho passará a ser
de acordo, as partes assinam o presente em 2 vias, o qual vigorará pelo prazo de
…………………………………………………………………………………………………
Local e Data ……………………………………………………………………………….
Assinatura do empregador …………………………………………………………..
Assinatura do empregado …………………………………………………………….
Testemunhas
4.1.4 – ACORDO DE COMPENSAÇÃO DE HORAS
A jornada de trabalho diária máxima permitida é de 8 horas, no entanto, permite a CLT prorrogação
desse limite, se por força de acordo ou convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia
for compensado pela respectiva diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no período
máximo de 1 ano, à soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite
máximo de 10 horas diárias.
Havendo rescisão de contrato de trabalho sem que o saldo de horas extras tenha sido devidamente
compensado, o empregado terá direito ao pagamento de adicional, calculado sobre o valor da
remuneração na data da rescisão (§ 3º do art. 59 da CLT).
Modelo de Acordo de Compensação de Horas
Acordo de Compensação de Horas
Pelo presente acordo para compensação de horas de trabalho, firmado entre a empresa
…………………………… e o empregado…………………………………………. fica convencionado que
o horário normal de trabalho será o seguinte:
Dias e Horário de trabalho
Intervalo para descanso e refeição
Segunda­feira
Terça­feira
Quarta­feira
Quinta­feira
Sexta­feira
Sábado
Das …………………………….. às ……………………………………………
Das …………………………….. às ……………………………………………
De acordo, as partesassinam o presente em 2 vias, o qual vigorará pelo prazo de
……………………………………………………………………………………
Local e Data
Assinatura do empregador
Assinatura do empregado
Testemunhas
5 – CAGED
Sempre que houver movimentação de empregados, admitidos, demitidos ou transferidos em regime de
CLT, a empresa deve informar ao Ministério do Trabalho até o dia 7 do mês seguinte ao ocorrido.
Esta comunicação é feita por meio do formulário Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
(CAGED), por via postal.
– Modelo do CAGED
De acordo com a Portaria MTE nº 561, de 05.09.2001 (DOU 06.09.2001), a partir da competência de
NOVEMBRO de 2001 a declaração CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – Lei
nº 4.923/1965) somente poderá ser entregue por meio de meio eletrônico (Disquete ou Internet),
observa­se, entretanto, que a referida Portaria MTE nº 561/2001 foi revogada pela de nº 235, de
14.03.2003 do mesmo Ministério, sem, contudo, modificar esta informação.
6 – FGTS
Todo empregado faz parte do sistema do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, este é um direito
garantido pelo inciso III do artigo 7° da Constituição Federal/1988. Sendo assim, a empresa que
admite um empregado está obrigada a incluí­lo no formulário oficial para recolhimento do FGTS.
Desde 1° de fevereiro de 1999, utiliza­se, obrigatoriamente, a Guia de Recolhimento do Fundo de
Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP).
7 – IR
O empregado admitido deve informar ao empregador quais são seus dependentes, caso os tenha,
para apuração da renda líquida mensal para cálculo do Imposto de Renda.
– Modelo de Declaração de Dependentes
DECLARAÇÃO DE DEPENDENTES PARA FINS DE DESCONTO DO IMPOSTO DE RENDA NA
FONTE
FONTE PAGADORA:
CNPJ Nº:
EMPREGADO:
CPF Nº:
CTPS Nº/SÉRIE:
ESTADO CIVIL:
RELAÇÃO DE DEPENDENTES:
NOME: Relação de dependência Data de nascimento:
Declaro sob as penas da lei, que as pessoas relacionadas acima, são meus dependentes.
Local e Data:
Assinatura:
8 – SALÁRIO­FAMÍLIA
O trabalhador de baixa renda tem direito à cota do salário­família garantido constitucionalmente e pago
em razão de seu dependente. O empregado e o trabalhador avulso de baixa renda têm direito ao
salário­família independente de período de carência.
Para receber o salário­família, o empregado deve apresentar para a empresa certidão de nascimento
do filho ou documentação relativa ao equiparado ou inválido e firmar Termo de Responsabilidade.
Para manutenção do salário­família, obriga­se o empregado à apresentação anual de atestado de
vacinação obrigatória, até seis anos de idade, à comprovação semestral de freqüência à escola do
filho ou equiparado, a partir de sete anos de idade.
Quanto à vacinação obrigatória, atualmente utiliza­se o modelo Cartão da Criança, em substituição à
Carteira de Vacinação.
– Modelo de Termo de Responsabilidade
Termo de Responsabilidade
EMPRESA:_______________________________________________________
CNPJ Nº:________________________________________________________
SEGURADO:______________________________________________________
CPF Nº: ________________________________________________________
CTPS Nº/SÉRIE:___________________________________________________
ESTADO CIVIL: ____________________________________________________
RELAÇÃO DE BENEFICIÁRIOS
NOME: ___________________________________________________________
Data de nascimento: ________________________________________________
Pelo presente Termo de Responsabilidade declaro estar ciente de que deverei comunicar de imediato
a ocorrência que determinam a perda do direito ao salário­família:
Óbito de filho;
Cessação da invalidez de filho inválido;
Sentença judicial que determine o pagamento a outrem (casos de divórcio, desquite ou separação,
abandono de filho ou perda do pátrio poder).
Estou ciente, ainda, que a falta de cumprimento do compromisso ora assumido, além de obrigar à
devolução das importâncias recebidas indevidamente, sujeitar­me­á às penalidades previstas no art.
171 do Código Penal e à rescisão do contrato, por justa causa, nos termos do art. 482 da
Consolidação das Leis do Trabalho.
Local e Data:
9 – VALE­TRANSPORTE
No momento da admissão, o empregador quetiona o empregado se o mesmo deseja receber vale­
transporte, mediante declaração escrita. Optando pelo recebimento o empregado informará quantos e
quais os tipos de transportes são necessários para deslocar­se para o trabalho e retornar para a
residência, comprometendo­se a utilizá­los conforme declarado, sob pena de ser demitido por justa
causa.
– Modelo de Declaração e Termo de Compromisso
Declaração e Termo de compromisso
EMPREGADOR:
END.:
CNPJ nº:
EMPREGADO:
CTPS Nº/SÉRIE:
DPTO:
SIM_____ desejo adquirir vales­transporte
NÃO____ desejo adquirir vales­transporte
Declaro que estou morando na __ (rua, avenida, etc.)_____, nº_______, bairro___________
,cidade_________ , Estado, e que utilizo os seguintes meios de transportes para meu deslocamento
residência­trabalho e vice­versa:
Quant.
____ ônibus
____ metrô
____ trem
____ outros (especificar)_______
Assinatura do empregado
10 – ANOTAÇÕES NA FICHA, LIVRO OU SISTEMA ALETRÔNICO
O art. 41 da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, estabelece que em todas as atividades será
obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros,
fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
Em tal registro deverão ser anotados, além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador,
todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, acidentes e
demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador. (§ único do art. 41 da CLT).
De acordo com o art. 1º da Portaria MTPS nº 3626/ 91, o registro de empregados, que poderá ser
efetuado em livro, por meio de fichas ou em sistema informatizado, e deverá conter, obrigatoriamente,
as seguintes informações:
1. identificação do empregado, com número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social ou
número de Identificação do Trabalhador;
2. data de admissão e demissão;
3. cargo ou função;
4. remuneração e forma de pagamento;
5. local e horário de trabalho;
6. concessão de férias;
7. identificação da conta vinculada do FGTS e da conta do PIS/PASEP;
8. acidente do trabalho e doença profissional, quando tiverem ocorrido.
A relação acima indica as informações mínimas obrigatórias, podendo a empresa, se assim o desejar,
efetuar outros tipos de anotações na ficha ou folha do livro de registro de empregado, incluindo dados
documentais ou relativos à vida funcional do trabalhador, facultando­se, ainda a aposição da
respectiva foto.
Ressalte­se ainda que não há mais necessidade de autenticação do livro ou ficha de registro, de
acordo com a Lei 10.243 de 19.06.2001.
Quanto à Previdência Social, em se tratando de empregado, a formalização de relação de emprego o
torna segurado obrigatório, cuja filiação decorre automaticamente do exercício de atividade
remunerada abrangida pelo Regime Geral da Previdência Social – RGPS.
Dessa forma, não há necessidade de qualquer comunicação ao INSS das admissões feitas pela
empresa ou formalidades relativas à matrícula, registro etc., dos seus empregados.
Documentos que devem ser guardados no prontuário do empregado.
Os documentos que deverão ficar arquivados no prontuário do empregado são:
– Ficha de registro de empregados
– Contrato de trabalho
– Declaração de opção para vale transporte
– Ficha de salário família
– Termo de responsabilidade para salário família
– Termo de responsabilidade para fins de imposto de renda
– Ficha financeira
– Cartões de ponto
As cópias do registro de nascimento dos filhos também deverão ficar arquivados para fiscalizaçãodo
INSS.
Os documentos acima (o contrato de trabalho, as declarações de opção para salário família, para fins
de imposto de renda, FGTS, vale transporte e o termo de responsabilidade para salário família)
deverão ser preenchidos em 2 vias de igual teor sendo uma fornecida ao empregado.
Artigos 1º e 2º da Lei 5.583 de 06.12.64
” E proibido por lei reter documentos mesmo sendo copia do funcionário a ser admitido”
Artigo 53 da CLT
“A empresa que receber a carteira profissional e a retiver por mais de 48 horas ficara sujeita a multa
de 5 salários mínimos”
Fundamento legal: CLT, arts. 13 a 29, 41, 58, 59, 60, 413, 445, 451, 580 a 601; Constituição Federal,
art. 7º; Lei 8.036/1990; Portaria MTE nº 41/2007; Circular CAIXA nº 188/2000; Portaria MTPS nº
3.626/1991; Decreto nº 53.153/1963; IN/SRT/MTb nº 1/1988; Decreto nº 95.247/1987 e RIR/1999, art.
77, Ato Declaratório DEFIT nº 4/2002 Ofício­Circular nº 2/1999 Portaria MTb nº 290/1997 Portaria
MTb/GM nº 3.339/1986 Portaria MTb/SPES nº 1/1997 Portaria MTE nº 210/2008 Portaria MTE nº
41/2007.
Fonte: LegisWeb

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