Partes Interessadas no Projeto

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3. Gerência de Partes Interessadas
© Tera – Márcio Moreira – 2018 – www.teraits.com
Gestão de Projetos
Preparatório Para Certificação PMP
Processos
Grupo de Processo
Processo
Iniciação
Identificar as Partes Interessadas
Planejamento
Planejara Gestãoo EngajamentodePartes Interessadas
Execução
Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas
Monitoramento & Controle
ControlarMonitoraroEngajamento das Partes Interessadas
Da resistência ao entusiasmo!?
Identificar as Partes Interessadas
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Termo de Abertura do Projeto
Documentos deaquisiçãoNegócio:
Caso de Negócio
Plano de Gestão de Benefícios
Plano de Gestão do Projeto:
Comunicação e de Engajamento
Documentos do Projeto:
Mudanças, Questões e Requisitos
Acordos
Fatores Ambientais da Empresa
Ativos de Processos Organizacionais
Opinião Especializada
Coleta de Dados:
Questionários, Pesquisas e Brainstorming
Análise de Dados:
Análise das Partes Interessadas
Análise de Documentos
Representação de Dados:
De Partes Interessadas
Reuniões
Registro das Partes Interessadas
Solicitações de Mudanças
Plano de Gestão do Projeto Atualizado:
Requisitos, Comunicações e Engajamento
Documentos do Projeto Atualizados:
Premissas, Questões e Riscos
Missão:
Identificar pessoas e empresas afetadas pelo projeto, documentar seus interesses, influência e impacto no sucesso do projeto
Documentos de Entrada: Revelam partes interessadas envolvidas
Fatores ambientais da empresa: Estruturas envolvidas e agências governamentais envolvidas
Identificar as Partes Interessadas
Análise das Partes Interessadas
Matrizes: Poder x Interesse, Poder x Influência e Impacto x Influência
Técnicas:
Brainstorming: Brain Writing: Os participantes se preparam para a sessão de avaliação e criação
Saídas:
Registro das partes interessadas:
Identificação:	nome, contatos, posição, local e papel no projeto
Avaliação:	interesse, influências, expectativas e fase de maior interesse
Classificação:	interna/externa, apoiadora/neutra/resistente, direção de influência, etc.
Upward (para cima: cliente, patrocinador, comitê), doward (para baixo: equipe, especialistas), outward (para fora: usuários, fornecedores, governo) e sideward (lateral: pares do GP, gerentes funcionais)
Exemplo:
Envolvido
Posição na Organização
Papel no Projeto
Nível de Interesse
Nível de Influência
Fulano
Diretor
Patrocinador
Baixo
Alto
Beltrano
Coordenador
Cliente
Alto
Médio
Cicrano
Coordenador
Cliente
Baixo
Alto
Identificar as Partes Interessadas
Detalhes
Exemplos de questões
1) Qual combinação abaixo de partes interessadas normalmente representa maior risco de problemas?
A. Apoiador, com alto interesse e alto poder
B. Apoiador, com alto interesse e baixo poder
C. Neutro, com alto interesse e alto poder
D. Neutro, com alto interesse e baixo poder
2) Qual das afirmações a seguir MELHOR descreve como as partes interessadas estão envolvidas em um projeto?
A. Elas determinam o cronograma, as entregas e os requisitos do projeto
B. Elas ajudam a determinar restrições e entregas dos produtos do projeto
C. Elas determinam as necessidades e as restrições de recursos no projeto
D. Elas ajudam a fornecer premissas, a EAP e os planos de gerenciamento
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Planejar o Engajamento das Partes Interessadas
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Termo de Abertura do Projeto
Plano de Gestão do Projeto
Recursos, Comunicações e Riscos
Documentos do Projeto:
Premissas, Mudanças, Questões, Cronograma, Riscos
Registro de partes interessadas
Acordos
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
Opinião Especializada (consultoria)
Coleta de Dados:
Benchmarking
Análise de Dados(Técnicas analíticas):
Premissas, Restrições e Causa-Raiz
Toma da Decisão:
Priorização e Classificação
Representação de Dados:
Mapa Mental e Matriz de Engajamento
Reuniões
Plano de Gestão das Partes Interessadas
Documentos de projeto atualizados
(cronograma e registro de partes
interessadas)
Missão:
Desenvolver estratégias para gestão eficiente do engajamento das Partes Interessadas, com base em suas necessidades, interesses e impacto
Envolve criar e manter relacionamentos com as Partes Interessadas
Plano de Gestão do Projeto: Construído em paralelo com os demais planos de gestão do projeto
Opinião especializada: Decidir o nível de engajamento necessário das Parte Interessadas
Planejar o Engajamento das Partes Interessadas
Planejar a Gestão o Engajamento das Partes Interessadas
Técnicas - Propósito
Matriz de Engajamento
Planejar o Engajamento das Partes Interessadas
Técnicas & Representação de Dados
Plano de Gestão das Partes Interessadas:
Matriz de engajamento atual e desejado, escopo, relações, padrões de reação, requisitos de comunicação, frequência, métodos de atualização e refinamento do planejamento, etc.
Envolvido
Posição na
Organização
Papel no
Projeto
Nível de
Interesse
Nível de
Influência
Engajamento
Atual
Engajamento
Necessário
Estratégia
Fulano
Presidente
Patrocinador
Baixo
Alto
Inconsciente
Entusiasta
Dupla abordagem
Beltrano
Diretor
Cliente
Médio
Alto
Resistente
Apoiador
Dupla abordagem
Cicrano
Gerente
Cliente
Alto
Médio
Neutro
Apoiador
Mostrar benefícios
Fulano II
Supervisor
Usuário Chave
Médio
Médio
Apoiador
Apoiador
n/a
BeltranoII
Analista
Usuário
Baixo
Baixo
Entusiasta
Apoiador
n/a
Planejar o Engajamento das Partes Interessadas
Saídas
Exemplos de questões
3) O plano de engajamento das partes interessadas é feito para:
A. Identificar as partes interessadas envolvidas no projeto
B. Definir o nível de influência e de interesse das partes interessadas
C. Registrar as reclamações e os feedbacks das partes interessadas
D. Identificar o tipo de engajamento atual e desejado das partes interessadas e planejar como sair de um e chegar no outro
4) Um gerente de projetos quer transformar engajamento inadequados em apoio. Usando o PMBOK 5 como referencia, em ordem, quais tipos de engajamento o gerente de projetos deve tratar primeiro?
A. Neutro, inconsciente e apoiador
B. Neutro, inconsciente e resistente
C. Entusiasta, neutro e apoiador
D. Neutro, apoiador e entusiasta
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Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Plano de Gestão do Projeto:
Riscos e Mudanças
Plano deEngajamentoGestãodas Partes Interessadas
Plano de Gestão das Comunicações
Documentos do Projeto:
Registro de Mudanças
Questões, Lições Aprendidas e Partes Interessadas
Fatores Ambientais da Empresa
Ativos de processos organizacionais
Opinião Especializada
MétodosHabilidadesde Comunicação:
Feedback
Habilidades Interpessoais:
Habilidade de Gestãode Conflitos, Consciência Cultural e Política, Negociação, Observação e Conversação
Regras Básicas
Reuniões
Solicitações de Mudanças
Plano de Gestão do Projeto Atualizado:
Comunicações e Engajamento
Documentos do Projeto Atualizado:
Registro de Mudanças e Lições Aprendidas
Registro de Questões e de Partes Interessadas
Ativos de Processos Atualizado
Missão:
Comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender suas necessidades e expectativas, resolvendo questões à medida que elas surgem e manter o engajamento delas:
Gerenciar as expectativas das partes interessadas durante negociações e comunicações
Abordar as preocupações antes que elas virem questões e antecipar futuros problemas
Esclarecer e solucionar as questões identificadas
Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas
Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas
Registro de Questões:
Documentar, classificar (urgência e impacto) e acompanhar a resolução das questões e preocupações das partes interessadas
Solicitações de Mudanças:
Podem incluir todos os tipos (ações preventivas, corretivas, reparos de defeito e atualizações)
Plano de Gestão do Projeto:
Plano de Engajamento das Partes Interessadas, ex.: mudanças de necessidades de comunicação, mudanças de estratégias,etc.
Documentos do Projeto Atualizado:
Registro de Partes Interessadas:
Fatos são sempre mais realistas que as falas
Lições Aprendidas:
Causas das questões, razões das ações corretivas e lições aprendidas
Saídas
Exemplos de questões
5) Na gestão do engajamento das partes interessadas os gerente de projetos deve:
A. Ficar atento as expectativas delas durante negociações e comunicações
B. Observar as preocupações delas antes que ocorram problemas
C. Registrar e tratar todas as preocupações e problemas delas
D. Todas as alternativas acima devem ser empreendidas neste processo
6) Qual dos itens abaixo não é uma entrada do processo gerenciar o engajamento de partes interessadas?
A. O plano que diz como o engajamento das pessoas deve ser tratado
B. A base de conhecimento de gestão de projetos da empresa
C. A negociação de regras básicas do projeto
D. O documento que registra as mudanças já solicitadas no projeto
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Monitorar o Engajamento das Partes Interessadas
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Plano de Gestão do Projeto:
Recursos, Comunicações e Engajamento
Documentos do Projeto:
Registro de Questões
Lições Aprendidas, Comunicações, Riscos e Partes Interessadas
Dados de Desempenho do Trabalho
Fatores Ambientais da Empresa
Ativos de Processos Organizacionais
Sistemas de Gestão de Informações
Opinião Especializada
Análise de Dados: Alternativas, Causa-Raiz e Partes Interessadas
Tomada de Decisão: Múltiplos Critérios e Votação
Representação de Dados: Matriz
Habilidades de Comunicação: Feedbacks e Apresentações
Habilidades Interpessoais: Escuta Ativa, Consciência Cultural e Política, Liderança, Rede de Relacionamento
Reuniões
Informações de Desempenho do Trabalho
Solicitações de Mudanças
Plano de Gestão do Projeto Atualizado:
Recursos, Comunicações e Engajamento
Documentos do Projeto Atualizado:
Registro de Questões, Partes Interessadas
Lições Aprendidas e Riscos
Ativos de Processos Organizacionais Atualizado
Missão:
Monitorar o relacionamento com as partes interessadas do projeto e ajustar as estratégias/planos para manter as partes interessadas engajadas
Consciência:
Política: Reconhecer as relações de poder (formais ou não), nas empresas e no projeto; e atuar nesse ambiente
Cultural: Entender as diferenças de pessoas, grupos e empresas; e adaptar as comunicações à essas diferenças
Monitorar o Engajamento das Partes Interessadas
Monitorar o Engajamento das Partes Interessadas
Informações de Desempenho do Trabalho:
Reúne os dados, informações e relatórios de desempenho de vários processos de controle, analisados e integrados gerando informações que serão utilizadas para as tomadas de decisões e comunicações
Solicitações de Mudanças:
Tipicamente são geradas Ações Preventivas e Ações Corretivas
Plano de Gestão do Projeto Atualizado:
Geralmente são afetados os planos de gestão de: recursos, comunicações e de engajamento das partes interessadas
Documentos de Projeto Atualizado:
Tipicamente são afetados os Registros de: Questões, Partes Interessada e Riscos
Os acertos e os erros nas estratégias de engajamento e nas aplicações delas são registrados nas Lições Aprendidas
Saídas
Exemplos de questões
7) Todas opções a seguir são saídas do Monitorar o Engajamento das Partes Interessadas, EXCETO:
A. Informações de desempenho do trabalho do projeto
B. Registro de partes interessadas e de questões
C. Manter as partes interessadas com o engajamento necessário
D. Plano de gestão das partes interessadas
8) Todas as alternativas abaixo podem ajudar a Monitorar o engajamento das partes interessadas, EXCETO:
A. Registro de classificação dos tipos de custos dos pagamentos do projeto
B. Preocupações e problemas apontados pelas partes interessadas
C. Dados sobre o andamento previsto e realizado do projeto
D. Programação de férias das pessoas e comunicações do projeto
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